Bí quyết quản lý thời gian hiệu quả

Nhà nghiên cứu Teresa Amabile cùng cộng sự của mình tiến hành nghiên cứu về vấn đề quản lý thời gian với gần 10.000 nhật kí ghi chép lại hoạt động làm việc của những người đang làm những công việc đòi hỏi tính sáng tạo cao, những người này đồng ý rằng, việc áp lực thời gian thường dập tắt tính sáng tạo.
Ngày nay, nhiều nhân viên, nhiều quản lý luôn trong tình trạng “Tôi bận quá, tôi không có thời gian”, nhìn xung quanh đâu đâu chúng ta cũng thấy sự tất bật, cuống cuồng trong guồng quay công việc.
Những trường hợp không có thời gian ấy đều được hình thành từ việc họ không biết cách sắp xếp, lên kế hoạch công việc cụ thể và rõ ràng, đôi khi có những sư cố ngoài ý muốn và bất ngờ bắt buộc phải giải quyết ngay tức thì, những cuộc điện thoại từ khách hàng, đối tác ,.. xảy ra vượt ngoài tầm kiểm soát của bạn.
Đây chính là những thứ cần nhà quản lý hay các nhanh viên phải nhanh chóng phát hiện và giải quyết ngay. Tác giả của cuốn sách Quản lý thời gian của Đại học Kinh doanh Harvard đã chỉ ra được 8 yếu tố khiến bạn lãng phí thời gian và quản lý chúng một cách hiệu quả hơn.

1. Tập trung làm việc, tránh xa những thứ gây sao nhãng là điều quan trọng giúp bạn quản lý thời gian 

Những công việc gây sao nhãng như đọc báo, lướt facebook, instagram, hóng những câu chuyện phiếm từ đồng nghiệp sẽ khiến bạn mất rất nhiều thời gian. Hay việc khi bạn đang tập trung vào công việc này, rồi lại chuyển sự tập trung đó sang công việc khác, sau lại quay về việc cũ cũng là thứ ăn cắp thời gian của bạn.
Hãy chỉ tập trung hoàn thành một việc duy nhất rồi dần chuyển sang những công việc mới.

2. Từ chối những công việc vượt ngoài khả năng kiểm soát, không phù hợp năng lực

Hãy từ chối những công việc mà bạn chưa biết được mình có đủ thời gian hay phù hợp với năng lực của mình để hoàn thành công việc đó.
Bạn có thể thực hiện theo quy tắc 80/20 với 20% hành động sẽ dẫn đến 80% kết quả quan trọng. Hãy tạo thói quen nói “Không” đối với những đồng nghiệp đang cố tình đẩy công việc của họ sang cho bạn để tránh được việc ôm đồm quá nhiều công việc dẫn đến tình trạng quá tải.

3. Khắc phục và từ bỏ thói quen trì hoãn

Thói quen trì hoãn bắt nguồn từ 3 nguyên nhân chính: công việc nhàm chán, không gây hứng thú; luôn sợ sai, sợ thất bại; không biết bắt đầu công việc từ đâu.
Bạn nên giao những công việc không thể nhận cho người làm tốt hơn bạn, nếu bạn không thể giao phó cho ai khác thì hãy thẳng thắn thừa nhận bạn hiện tại không thể làm được công việc đó để cấp trên sắp xếp cho một người khác. Hãy đối đầu trực tiếp với các nỗi sợ của mình, đừng lo lắng việc thất bại, hãy tin vào bản thân là mình có thể làm được điều đó, dùng hành động để xua đi nỗi sợ tinh thần.
Với những công việc không biết bắt đầu từ đâu, quản lý thời gian hiệu quả bằng cách tránh sự trì hoãn, bạn có thể nhảy vào tiến trình công việc ở một điểm bất kì, rồi dần dần tìm cách thực hiện tiếp. Hoặc tốt nhất bạn có thể chia công việc thành những công việc nhỏ khác vào thực hiện dần dần theo mức độ ưu tiên và quan trọng.

4. Giải quyết các công việc giấy tờ

Hãy bắt tay giải quyết các công việc liên quan đến giấy tờ một cách triệt để và dứt khoát để sau này bạn không cần làm lại cùng công việc như vậy thêm lần nào nữa. Đối với một văn bản không cần bạn phải trả lời thì hãy nhanh chóng đọc qua với văn bản, ngược lại, nếu buộc phải trả lời mà không mất nhiều thời gian thì hãy trả lời luôn sau đó lưu lại hồ sơ hoặc bỏ đi nếu cần thiết.

5. Không nhận lấy trách nhiệm và vấn đề của cấp dưới

Bạn có thể đào tạo, hướng dẫn, cầm tay chỉ việc cho nhân viên cấp dưới nhưng đừng để họ đặt gánh nặng lên lưng bạn. Hãy chỉ cho họ lời khuyên khi họ gặp những rắc rối và khó khăn thật sự.

6. Hạn chế việc đi lại, di chuyển khi không cần thiết

Khi cần thiết phải đi lại nơi khác hoặc di chuyển, nhớ đem theo những công việc mà bạn có thể làm để lấp vào chỗ trống thời gian rãnh rỗi của chuyến đi bằng nhiều hoạt động hữu ích.

7. Kiểm soát Email

Hãy chọn một thời gian nhất định trong ngày để đọc hết email được gửi đến, dùng địa chỉ email công ty cho mục đích công việc, hãy xoá hết những thư rác, thư spam mà không cần phải mất thời gian mở chúng. Đây cũng chính là một trong những bí quyết giúp quản lý thời gian mà ai cũng biết nhưng chưa ai có thể nghiêm túc thực hiện nó.

8. Loại bỏ những cuộc họp không hiệu quả

Hãy nói tạm biệt với những cuộc họp không cần thiết và những cuộc họp mà bạn không góp phần tham gia, hạn chế những cuộc hợp thiếu nội dung chi tiết và chương trình rõ ràng.