Bí kíp “công phu” viết thư mời phỏng vấn cho nhà tuyển dụng
Sau vòng sàng lọc hồ sơ, doanh nghiệp bạn cần trao đổi thêm với những ứng viên tiềm năng về công việc. Một bức email chuyên nghiệp, nổi bật sẽ thu hút ứng viên và tăng tỷ lệ phản hồi. Nếu bạn đang chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy tham khảo mẫu thư mời phỏng vấn cho nhà tuyển dụng dưới đây của 1Office nhé!
Mục lục
1. Mẫu thư mời phỏng vấn là gì?
Thư mời phỏng vấn (hay còn gọi là Interview Invitation Email) là lá thư gửi ứng viên sau vòng xét duyệt hồ sơ thành công và bạn muốn mời ứng viên đó tham gia phỏng vấn để trao đổi kỹ hơn.
Với thư này, ứng viên có thể hoặc chấp nhận lời mời bởi họ có nhiều lựa chọn khác ngoài công ty bạn. Một email đầy đủ thông tin, văn phong chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ “apply” lên đáng kể.
Sau khi sàng lọc hồ sơ, bạn cần gửi thư mời phỏng vấn cho ứng viên
Đọc thêm: Mẫu thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn
2. Nội dung chính của mẫu thư mời phỏng vấn
Thư mời phỏng vấn cần đảm bảo nội dung ngắn gọn và rõ ràng, thể hiện rõ ràng ý muốn được mời ứng viên tham gia buổi phỏng vấn. Checklist dưới đây là những nội dung cần được đề cập trong thư, theo thứ tự lần lượt từ đầu xuống cuối:
- Tiêu đề email: Đảm bảo tính chính xác, đặc biệt khi bạn sử dụng template email cho sẵn. Những trường hợp gửi nhầm người hoặc sai tiêu đề sẽ khiến bạn mất điểm trong mắt ứng viên rất nhiều. Đồng thời phải thể hiện rõ ràng ý muốn mời tham gia phỏng vấn (nếu không có thể ứng viên sẽ vẽ ra những kịch bản xấu và không muốn mở email).
- Lời cảm ơn ứng viên: Đây là nội dung bắt buộc phải có trong email mời phỏng vấn. Hãy dành vài dòng để cảm ơn ứng viên đã quan tâm đến công ty bạn và dành thời gian để ứng tuyển
- Mục đích của buổi phỏng vấn
- Thời gian và địa điểm phỏng vấn
- Cách thức phỏng vấn: Nếu phỏng vấn qua điện thoại hoặc Skype, bạn sẽ phải cung cấp trước cho ứng viên số điện thoại hoặc tài khoản Skype cho họ
- Thông tin người liên lạc và lưu ý: Trong quá trình đi phỏng vấn, rất có thể ứng viên sẽ bị lạc đường, quên hoặc nhớ nhầm thời gian phỏng vấn. Bạn nên cung cấp phương thức liên lạc cho họ để có thể kịp thời hỗ trợ hoặc nhắc nhở.
- Các thông tin về công ty: Website, fanpage,… là những nguồn giúp tăng độ tin cậy cũng như nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp trong mắt ứng viên.
Hãy chú ý đến nội dung chính của thư mời phỏng vấn
Đọc thêm: Mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế và “ít đau thương”
3. Làm sao để tăng tỷ lệ “apply” của ứng viên?
Bạn có thể sắp xếp và cung cấp một vài lựa chọn cho ứng viên như: ngày, thời gian, địa điểm, hình thức phỏng vấn. Đối với các chiến dịch tuyển dụng nhận được nhiều hồ sơ, cách này sẽ giúp tăng tỉ lệ mở thư và tham gia phỏng vấn của ứng viên.
Làm sao để tăng tỷ lệ “apply” của ứng viên?
Đừng quên, sau khi gửi thư mời phỏng vấn từ 2 – 6 giờ, bạn nên gọi điện thoại xác nhận xem ứng viên đã đọc hay chưa. Đây cũng là cách để bạn kiểm tra cách ứng xử xã hội của ứng viên để có những ấn tượng và đánh giá đầu tiên.
Đọc thêm: Tổng hợp 4 mẫu thư trả lời nhận việc tăng 10 lần tỷ lệ ứng viên đi làm
4. Một số lưu ý khi viết mẫu thư mời phỏng vấn
- Văn phong nghiêm túc và đúng đắn: Tránh sử dụng emoji, từ lóng hoặc viết tắt.
- Lịch sự: Nên tránh gửi mail sau giờ làm việc và vào ngày cuối tuần. Nếu bạn và ứng viên không ở cùng múi giờ, hãy chọn những lúc hai bên cùng làm việc để quá trình trao đổi thuận tiện hơn.
- Lịch thiệp: Một điều tối kỵ là không nên gửi mail vào tài khoản công ty của ứng viên. Thay vào đó, bạn nên gửi vào email cá nhân hoặc liên lạc qua Facebook, Zalo…
Đọc thêm: Mẫu đánh giá quy trình thử việc chuẩn của nhân viên
5. Mẫu thư mời phỏng vấn
Hãy chú ý đến văn phong trong thư mời phỏng vấn của bạn
Dưới đây là cách viết email thư mời do 1Office tổng hợp. Bạn có thể tùy chỉnh ngôn từ, văn phong để phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp:
5.1 Mẫu thư mời phỏng vấn bằng Tiếng Việt
Tiêu đề email: Thư mời tham gia phỏng vấn – [Tên_công_ty] / Thư mời phỏng vấn (qua điện thoại / Skype…) với [Tên_công_ty] cho vị trí [Tên_vị_trí]
Nội dung email:
[Tên_ứng_viên] thân mến,
Trước hết, chúng tôi rất cảm ơn sự quan tâm bạn đã dành cho công ty của chúng tôi.
Tên tôi là [Tên_của_bạn] và tôi là Trưởng bộ phận tuyển dụng của công ty. Qua hồ sơ của bạn, chúng tôi nhận thấy bạn có những tiềm năng để trở thành một phần của công ty chúng tôi.
Chúng tôi rất hy vọng có thể trao đổi thêm với bạn trong một buổi phỏng vấn ngắn qua điện thoại/ Skype/ tại [thời_gian, địa_điểm]. Đây là một bước cần thiết trong quá trình tuyển dụng để chúng tôi có thể hiểu hơn về bạn cũng như được chia sẻ với bạn nhiều hơn về câu chuyện của chúng tôi.
Bạn vui lòng trả lời lại email này trước [thời gian] để xác nhận khả năng tham gia buổi phỏng vấn. Nếu có bất kỳ điều gì bất tiện, bạn có thể liên hệ ngay qua email này hoặc qua [số_điện_thoại].
Chúng tôi rất mong sớm được gặp và trò chuyện với bạn.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ ký]
Nên tránh gửi mail sau giờ làm việc và vào ngày cuối tuần
Đọc thêm: Mẫu quy trình tuyển dụng trong doanh nghiệp
5.2 Thư mời phỏng vấn bằng Tiếng Anh
Subject: Invitation to interview with [Company_name] for the [Job_title] position
Dear [Candidate_Name],
Thank you once again for applying to [Company_name] for [Job_title] position.
After reviewing your application, we have decided to select you for the next round. I am thrilled to invite you for a job interview on [date], at [time] at our office in […].
One of the interviewers will also be our [position, name], and the interview should not take longer than [X minutes].
The goal of this interview is for us to get to know you better, and for you to ask any questions you may have. We want to make sure that your goals and ambitions match our company’s culture and position.
If the date or time of the interview is inconvenient, please contact me by phone [Phone_Number] or email [Email] to arrange another appointment.
We look forward to seeing you.
Tạm kết
Song song với quá trình tuyển dụng, đừng quên chăm sóc trải nghiệm của ứng viên trước khi phỏng vấn. Thư mời phỏng vấn sẽ là công cụ đắc lực giúp bạn nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt ứng viên.
Bạn cũng đừng quên quản lý hồ sơ ứng viên chặt chẽ để đạt được hiệu quả cao nhất. Tiến hành gửi thư mời phỏng vấn chỉ khi bạn có trong tay danh sách ứng viên tiềm năng đã được chắt lọc.
Bên cạnh đó bạn không nên gửi một cách ồ ạt nếu không muốn ứng viên vừa bị bạn đánh trượt tuần trước lại nhận được mail mời phỏng vấn.
Tuyển dụng là bước quan trọng trong doanh nghiệp
Tuyển dụng là bước quan trọng giúp xây dựng bộ máy nhân sự cho doanh nghiệp, chính vì vậy doanh nghiệp cần xây dựng và chuẩn hóa quy trình tuyển dụng thật tốt.
Thấu hiểu khó khăn của các doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số, 1Office mang đến giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp gồm bộ công cụ số hóa giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình tuyển dụng, nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm được thời gian, chi phí và các nguồn lực khác.
HRM – Bộ tính năng hỗ trợ giải quyết công tác quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp: Tuyển dụng; số hóa lưu trữ hồ sơ – có thể giải quyết tất cả các vấn đề trong việc quản lý nhân sự khi số hóa nhanh chóng tất cả các dữ liệu.
1Office – Chuyên gia tối ưu hóa doanh nghiệp
Với 1Office, HR có thể tạo đề xuất tuyển dụng trực tuyến. Thông báo ngay lập tức được gửi cho ban lãnh đạo xét duyệt trên phần mềm. Nhờ đó, rút ngắn tối đa thời gian chờ.
Việc chăm sóc, phân loại, sàng lọc hồ sơ của các ứng viên khi tham gia tuyển dụng cũng được thực hiện chi tiết và có quy trình rõ ràng, minh bạch.
Tình trạng thất lạc hồ sơ ứng viên cũng chấm dứt vì hồ sơ sẽ được đẩy tự động từ các trang tuyển dụng vào hệ thống.
Đặc biệt, ứng dụng AI bóc tách dữ liệu hỗ trợ đánh giá ứng viên dễ dàng. Chỉ với một cú click chuột là người dùng sẽ có một bảng báo cáo tự động để đo lường chi phí cũng như hiệu suất làm việc của từng chuyên viên một.
Điều này giúp cho các nhà quản trị nắm bắt rõ ràng tình hình nhân sự, sau đó đưa ra cái nhìn tổng thể về biến động nguồn nhân lực để có thể giải quyết kịp thời.
Hệ thống của 1Office có thể kết nối với hơn 90% các máy chấm công trên thị trường. Dữ liệu sẽ được đẩy trực tiếp vào hệ thống, xua tan nỗi lo đường truyền trục trặc hay máy chấm công hỏng.
Hơn nữa, 1Office còn cho phép tùy biến các chính sách chấm công tiền lương dưới dạng hàm Excel, tùy thuộc vào nhu cầu của từng doanh nghiệp, chấm dứt tình trạng tính lương thủ công cho các HR.
Với 1Office, quy trình tuyển dụng sẽ trở nên dễ dàng
Ngoài ra, khi sử dụng 1Office, người dùng sẽ được hỗ trợ trả lương trực tiếp trên phần mềm giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
HR sẽ không phải lo lắng vì thất lạc đơn từ hay hồ sơ nữa vì mọi thông tin nhân sự được số hóa, lưu trữ và bảo mật tập trung trên phần mềm 1Office.
Cùng với đó, hệ thống sẽ tự động tổng hợp đơn từ và kết nối với các phân hệ khác như KPI, doanh số,…để dễ dàng tính toán bảng lương và giảm thiểu tỷ lệ sai sót.
Hơn nữa, tính năng bảo mật dữ liệu cũng được nâng cao giảm thiểu khả năng rò rỉ thông tin ra bên ngoài tránh tình trạng kẻ xấu trục lợi gây ảnh hưởng đến bộ mặt của doanh nghiệp.
Bất kỳ ai trong doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm 1Office.
Chỉ với những thao tác đơn giản và không quá khó để hiểu, cấp trên và nhân viên có thể tương tác với nhau, thoải mái thảo luận, chia sẻ mọi điều qua mạng nội bộ, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
Đặc biệt, 1Office đã được Bộ Thông tin và Truyền thông lựa chọn là nền tảng tiên phong trong chương trình chuyển đổi số quốc gia, là giải pháp mang lại hiệu quả bền vững cho các doanh nghiệp.
1Office hy vọng bài viết này đã giúp bạn có thêm thông tin tham khảo để ứng dụng vào các công việc trong tương lai!
Ngoài ra, nếu bạn đang gặp khó khăn trong công tác tuyển dụng và quá trình chăm sóc ứng viên, hãy đăng ký nhận tư vấn miễn phí tại 1office.vn, 1Office sẽ hỗ trợ bạn giải quyết khó khăn một cách nhanh chóng!
Đọc thêm:
Phương pháp vượt mức KPI tuyển dụng cho nhân sự đơn giản, hiệu quả
Mẫu mô tả công việc Chuyên viên tuyển dụng dùng cho mọi doanh nghiệp
