Phần mềm chấm công tính lương nhân sự tự động hàng đầu tại Việt Nam

Các nghiệp vụ chấm công tính, lương theo phương thức truyền thống làm mất rất nhiều thời gian của người quản lý. Làm thế nào để giải phóng bạn khỏi quy trình quản lý tính lương nhân viên phức tạp, lằng nhằng và lộn xộn qua các file Excel, giấy tờ? Đó là lúc doanh nghiệp của bạn cần đến phần mềm chấm công tính lương. Trong bài viết này 1Office sẽ đưa ra một vài tiêu chí để bạn có thể cân nhắc và lựa chọn được phần mềm quản lý nhân sự chấm công tính lương nhân viên tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.

1. Tìm hiểu về phần mềm chấm công tính lương tự động

1.1. Phần mềm chấm công tính lương là gì?

Bất kỳ người làm nhân sự nào cũng biết rằng có nhiều việc phải xử lý trong việc chấm công – tính lương. Từ việc tuyển dụng nhân viên và đưa thông tin vào bảng lương của công ty, duy trì hồ sơ bảng lương cho đến khi thay đổi, công việc lặp đi lặp lại hàng tháng. Phần mềm quản lý chấm công tính lương giúp các nhà quản lý nhân sự theo dõi tất cả các hoạt động này một cách dễ dàng. 

Như vậy, phần mềm chấm công tính lương là phần mềm tự động hóa quy trình trả lương. Nó có thể chạy tự động theo công thức có sẵn và theo dữ liệu từ bảng chấm công của nhân viên. Bảng chấm công này cũng được số hóa bằng cách tích hợp dữ liệu từ máy chấm công vào phần mềm. Từ đó, người quản lý có thể nắm rõ những thông tin về thời gian làm việc chi tiết của nhân viên.

1.2. Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự chấm công tính lương

Xử lý chấm công và quản lý tiền lương bao gồm một loạt các hoạt động đảm bảo tài sản của doanh nghiệp được minh bạch, rõ ràng. Bạn có thể đang thực hiện theo cách thủ công hoặc với một hệ thống lỗi thời hoặc thông qua một bảng tính phức tạp, tốn thời gian và đôi khi là không chính xác.

Phần mềm chấm công tính lương giúp các nhà quản lý bảng công chính xác, tính lương hợp lý hóa. Đây cũng là không gian số cho phép nhân viên và chủ doanh nghiệp theo dõi toàn bộ quá trình hoạt động tại công ty. Sử dụng phần mềm quản lý chấm công tính lương hiệu quả trong doanh nghiệp có thể đem lại những lợi ích sau:

• Tự động hóa bảng lương

Phần mềm tính lương hay phần mềm nhân sự tiền lương có thể tự động hóa các nhiệm vụ phức tạp và đơn giản. Ứng dụng cho phép bạn giải quyết công việc liên quan đến quản lý quy trình tính lương tốt hơn từ việc quản lý chấm công đến khi kết thúc hạn trả lương.

• Theo dõi chi phí trả lương

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào tiền lương luôn là một khoản chi phí cố định và thường xuyên. Khi doanh nghiệp phát triển hơn, chi phí cũng tăng lên và bạn cần phải có thông tin đầy đủ vào báo cáo lãi và lỗ hàng tháng. Phần mềm tính lương nhân viên tự động có thể tạo các báo cáo này ngay từ sổ đăng ký tiền lương của nhân viên theo quy chế của họ.

• Giảm thiểu sai sót trong tính toán

Ứng dụng chấm công tính lương tự động hóa các nhiệm vụ tính toán từ phức tạp đến chi tiết. Tức là, phần mềm sẽ giúp bạn tự động xử lý dữ liệu từ máy chấm công, các file excel, bảng lương riêng lẻ từng cá nhân,… Một phần mềm hiện đại sẽ tự động tính toán lương theo công thức có sẵn và trả kết quả chính xác.

• Tiết kiệm thời gian tính lương

Phần mềm quản lý nhân sự cho phép nhà quản lý nhập dữ liệu của nhân viên đầy đủ như: tiền lương, thuế, thông tin thanh toán,… Thời gian làm bảng lương có thể rút xuống còn 1 ngày cho toàn bộ nhân sự. Bởi vì mọi nghiệp vụ đều được tự động hóa bằng công thức và dữ liệu có sẵn.

Như vậy, phần mềm quản lý chấm công tính lương đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nó có thể loại bỏ những quy trình quản lý nhân sự từ thủ công truyền thống đến số hóa hiện đại. Tuy nhiên, khi lựa chọn phần mềm áp dụng thực tế cho doanh nghiệp, bạn cần phải đảm bảo các tiêu chí phù hợp về nhiều mặt.

Tham khảo ngay: TOP 7 Phần mềm Check In tự động, quản lý chấm công từ xa tốt nhất 2022

2. Tiêu chí lựa chọn phần mềm chấm công tính lương hiệu quả

2.1. Linh hoạt với quy tắc tính lương của doanh nghiệp

Hệ thống doanh nghiệp của bạn có thể bao gồm nhiều phân cấp từ giám đốc đến thực tập sinh. Bên cạnh đó, công ty của bạn lúc nào cũng sẽ bao gồm nhiều phòng ban, bộ phận với các chức danh của nhân sự khác nhau, chế độ và tiền lương khác nhau.

Phần mềm tính lương online hiện đại là có thể linh hoạt được với quy tắc tính lương riêng biệt và phù hợp với từng vị trí. Nó phải cho phép bạn tùy chỉnh công thức về các khoản thu nhập, phụ cấp, khấu trừ, hoàn trả và phúc lợi, tạm ứng lương cho nhân viên,… linh hoạt theo chính sách của công ty.

2.2. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Phần mềm tốt là được thiết kế thân thiện với người sử dụng. Tức là, các thao tác sử dụng không quá phức tạp mà đơn giản cho mọi đối tượng. Nếu một phần mềm mà tốn nhiều thời gian để làm quen và thao tác thì không đem lại hiệu quả làm việc cao. 

Giao diện phần mềm quản lý chấm công tính lương nhân viên có thân thiện thì trải nghiệm của người dùng mới được “happy” (hạnh phúc, hài lòng). Đây là một trong những yếu tố đủ để đánh giá và lựa chọn hệ thống tính lương phù hợp.

2.3. Lưu trữ tập trung, dễ tìm kiếm 

Một điều quan trọng đặc biệt trong quy trình quản lý nhân sự của người làm quản lý chính là làm thế nào để dễ dàng tìm kiếm và quản lý tập trung? Một phần mềm chấm công tính lương nhân viên là có thể lưu trữ toàn bộ thông tin về nhân sự trên một nơi tập trung duy nhất.

Khi quy trình vòng đời của một nhân sự hay của tất cả nhân sự trong công ty đều được tập trung tại một nơi thì người quản lý không còn tốn kém thời gian tìm kiếm dữ liệu. Ngay cả chi phí đầu tư cho lưu trữ giấy tờ, chi phí in ấn cũng được giảm thiểu đáng kể.

2.4. Bảo mật cao

Nhắc đến tiền lương là nhắc đến các thông tin nhạy cảm nhất của nhân viên. Từ thông tin cá nhân, mức lương cụ thể, chế độ phúc lợi, tiền thưởng hay phạt hàng tháng,… đều phải có tính riêng tư.

Chính vì thế, một phần mềm tính lương nhân viên đạt chuẩn chính là đưa yếu tố bảo mật lên hàng đầu để bảo vệ dữ liệu của nhân viên. Điều này giúp cho doanh nghiệp của bạn tránh việc mất đoàn kết, mâu thuẫn nội bộ.

Trên thị trường hiện đang có rất nhiều phần mềm chấm công tính lương miễn phí khác nhau. Những tiêu chí trên chính điều kiện cần và đủ để doanh nghiệp của bạn có quyết định lựa chọn một giải pháp phù hợp nhất.

3. Phần mềm 1Office – Giải pháp quản lý chấm công tính lương top đầu Việt Nam

1Office là giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp với hệ sinh thái ứng dụng đa dạng. Phân hệ quản lý chấm công tính lương của 1Office giúp tự động hóa toàn toàn quy trình chấm công, tính lương và hỗ trợ quản lý nhân sự một cách hiệu quả.

Là một nền tảng có thể tùy chỉnh và cấu hình linh hoạt dựa vào nhu cầu của doanh nghiệp. 1Office mang đến các giải pháp quản lý nhân sự từ xa, chấm công online, cấu hình API trực tiếp từ bảng chấm công sang bảng lương cho phép doanh nghiệp tính lương nhân viên một cách nhanh chóng. Chính vì sự chuyên nghiệp và giao diện dễ sử dụng, phần mềm quản lý chấm công tính lương của 1Office là sự lựa chọn của hơn 5000 doanh nghiệp với gần 450.000 người dùng.

Các Tính năng nổi bật của hệ thống:

Phần mềm chấm công tính lương của 1Office bao gồm 2 tính năng chính: Chấm công và Tính lương. 1Office đáp ứng đầy đủ tính linh động, đa dạng và những thay đổi liên tục trong chính sách chấm công tiền lương của doanh nghiệp.

• Đối với tính năng quản lý chấm công, 1Office số hóa đơn từ (đơn xin nghỉ, công tác, OT,…) ngay trên phần mềm. Ngoài ra, phần mềm tự động kết nối với các dòng máy chấm công khác nhau và tổng hợp dữ liệu vào bảng công cho từng nhân sự. Từ đó, nhân sự và cả người quản lý có thể theo dõi trên bảng công trực quan, sinh động và chi tiết.
• Đối với tính năng quản lý tiền lương, 1Office liên kết dữ liệu giữa các tính năng khác như Chấm công, KPI, Công việc, Bán hàng,… và sẽ tự động tính lương – trả lương qua tài khoản ngân hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp của bạn có thể xóa bỏ hoàn toàn quy trình tổng hợp đơn từ, log vân tay,… cũng như tính toán thủ công rắc rối, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. 

DÙNG THỬ PHẦN MỀM MIỄN PHÍ

4. Vì sao nên lựa chọn phần mềm chấm công tính lương tự động 1Office

Khi sử dụng phần mềm chấm công tính lương 1Office, người quản lý có thể dễ dàng trong việc phê duyệt lương một cách nhanh chóng. Nhân viên của bạn cũng có thể theo dõi được thường xuyên hoạt động làm việc và nắm bắt chính xác lương thưởng thực của cá nhân.

• Phê duyệt lương chỉ bằng một cú nhấp chuột

Sau khi bảng lương đã được thiết lập theo công thức chính xác và tự động cho ra kết quả hàng tháng, phần mềm sẽ hoàn thành bằng cú nhấp phê duyệt. Điều này có nghĩa việc tính toán lương tự động theo thông tin cập nhật mới nhất và quy trình phê duyệt trả lương đơn giản. Công việc của người làm nhân sự cũng trở nên đơn giản hơn.

• Phần mềm thông minh, dễ sử dụng

1Office thiết kế giao diện ưu tiên độ thân thiện với người dùng hàng đầu. Phần mềm có thể liên kết được với các file dữ liệu excel bên ngoài để người làm nhân sự có thể dễ dàng truy xuất vào ra dễ dàng. 

• Liên kết và lưu trữ trên nền tảng tập trung

Mọi tính năng của 1Office đều được tích hợp ngay trên một nền tảng có tính liên kết và hỗ trợ nhau. Chính vì thế, doanh nghiệp của bạn không phải tốn kém chi phí cho các phần mềm riêng lẻ, mà chỉ trả phí 1 lần cho tất cả các tính năng nói trên.

• Bảo mật dữ liệu tuyệt đối

Đối với các phân cấp khác nhau sẽ có quyền truy cập và xem được thông tin quản lý khác nhau. 1Office cho phép cấp quản lý nhân sự, ban lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp có thể xem và theo dõi và phê duyệt bảng công – lương của nhân sự. Đối với những vị trí, phòng ban khác nhau chỉ có thể kiểm tra và theo dõi được thông tin cá nhân. Thông tin giữa các cá nhân sẽ được bảo mật hoàn toàn.

• Hỗ trợ trực tuyến trên Ticket

1Office luôn có đội ngũ hỗ trợ online thường xuyên, cam kết phản hồi chỉ trong vòng 1 giờ. Bất kỳ ai trong doanh nghiệp của bạn cũng có thể gửi yêu cầu hoặc câu hỏi về cho bộ phận Triển khai của 1Office qua tính năng Ticket có tên gọi Hỗ trợ 247.

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA