Top 7 phần mềm quản lý công việc hiệu quả, công cụ quản lý quá trình làm việc chuyên nghiệp

Với sự phát triển như vũ bão của công nghệ và xu hướng làm việc số hóa, những phần mềm quản lý tiến độ và hiệu quả công việc đã không còn quá xa lạ đối với các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên không phải tổ chức, cá nhân nào cũng biết cách chọn lựa và ứng dụng phần mềm quản lý công việc hiệu quả để tối ưu hóa công việc hàng ngày. Bài viết dưới đây của 1Office sẽ giới thiệu đến bạn những thông tin chi tiết về Top 7 phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất 2022 và những tiêu chí để doanh nghiệp của bạn có thể chọn được phần mềm phù hợp với doanh nghiệp mình.

I. Vai trò của các phần mềm quản lý công việc đối với cá nhân và doanh nghiệp

Công tác quản lý công việc và nhân sự của các doanh nghiệp thể hiện ở việc sử dụng thời gian và nguồn nhân lực một cách hiệu quả để từng bước hoàn thành dự án, công việc và phát triển bền vững.

Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp đều có các hình thức quản lý công việc khác nhau tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức, quy mô dự án cũng như điều kiện doanh nghiệp. Nhưng trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ như hiện nay, sự ra đời của các phần mềm quản lý tiến độ công việc đã tiên phong cho xu hướng quản lý mới, giúp nhà quản trị nâng cao hiệu quả quản lý công việc và hạn chế rủi ro.

Cụ thể, các phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp:

• Tối ưu quản lý công việc cá nhân, giảm bớt gánh nặng quản lý

Muốn quản lý công việc của tập thể đạt hiệu quả thì mỗi cá nhân cần quản lý tốt các công việc của mình sao cho rõ ràng, đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ và thời hạn. Nhiều nhà quản trị hiện nay đau đầu vì quy mô nhân sự cùng khối lượng công việc lớn khiến họ mất tập trung, không nắm bắt được thông tin và tiến độ công việc.

Trong khi đó các ứng dụng quản lý công việc có đầy đủ tính năng hiện đại từ phân loại và sắp xếp đầu việc, nhắc nhở deadline, đáp ứng nhu cầu của nhà quản trị.

Việc tìm hiểu và chọn lựa phần mềm quản lý công việc hiệu quả vừa giúp nhân viên chủ động sắp xếp và hoàn thành nhiệm vụ vừa giúp quản lý giảm bớt gánh nặng trong việc nắm bắt tiến độ, cập nhật tình hình công việc cũng như theo dõi kết quả làm việc của nhân viên.

• Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí

Trước đây khi vẫn còn quản lý công việc và dự án theo phương pháp truyền thống, mỗi phòng ban hoặc doanh nghiệp phải họp định kỳ để tiến hành cập nhật tình hình, quản lý phải nhắn tin cho từng người để nhắc nhở hoặc xác định nhiệm vụ, điều này rất mất thời gian.

Tuy nhiên với các phần mềm quản lý công việc hiệu quả hiện nay, nhà quản trị hoàn toàn có thể giao việc và theo dõi ngay trên phần mềm, từ đó điều chỉnh, cân đối mọi đầu việc sao cho phù hợp và mang lại hiệu quả cao nhất.

• Hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh

Khi quản lý công việc theo phương pháp truyền thống, quản lý phải cập nhật công việc từng phòng ban theo báo cáo định kỳ, không thể ngày nào cũng check đầu việc và tiến độ. Tình trạng này dẫn đến việc khi có vấn đề gì phát sinh thì cả nhân viên và quản lý đều không phát hiện kịp thời để xử lý, dẫn đến những hậu quả lớn khó có thể khắc phục.

Với phần mềm quản lý công việc hiệu quả, khả năng cập nhật đầu việc, tiến độ làm việc của nhân viên thường xuyên, chính xác sẽ giúp nhà quản trị kịp thời phát hiện điểm nóng để khắc phục, tránh những tổn thất sau này.

• Góp phần chuyên nghiệp hóa môi trường làm việc

Thay vì nhân sự phải tất bật chạy ngược xuôi các phòng ban để cập nhật tiến độ công việc cũng như báo cáo tình hình làm nội bộ công ty trở nên rối ren, lục đục thì khi sử dụng các phần mềm quản lý công việc, mọi dự án, công việc sẽ được cập nhật và trao đổi trên cùng một nền tảng. Từ đó, quy trình quản lý công việc của nhân sự trở nên chuyên nghiệp hơn.

Từ đây có thể thấy rằng những lợi ích mà các phần mềm quản lý công việc mang lại cho cá nhân và doanh nghiệp là rất lớn. Vậy hiện nay có những phần mềm quản lý công việc nào được sử dụng phổ biến và chất lượng nhất? Hãy cùng theo dõi phần tiếp theo để tham khảo top 7 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất năm 2023.

II. Top 7 phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

1. 1Office – Phần mềm quản lý công việc và dự án số 1 hiện nay

Nhắc đến phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay, không thể không kể đến giải pháp phần mềm quản lý công việc hiệu quả và dự án 1Office. Với khả năng lưu trữ thông tin, sắp xếp các đầu việc và đánh giá hiệu suất minh bạch, rõ ràng, 1Office đã được lựa chọn sử dụng bởi hơn 5000 doanh nghiệp lớn, giúp các doanh nghiệp giải quyết triệt để những khó khăn trong vận hành và giám sát tiến độ công việc, dự án.

Ưu điểm trong tính năng của phần mềm quản lý công việc 1Office:

• Quản lý công việc mọi lúc mọi nơi trên cùng một nền tảng duy nhất

Nếu doanh nghiệp dùng nhiều nền tảng khác nhau để giao việc cũng như theo dõi tình hình thì rất khó nắm bắt chính xác ai đang làm gì, công việc đang tiến hành đến đâu. 1Office sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để tình trạng này khi hệ thống hóa toàn bộ công việc cũng như cho phép tương tác trên cùng một nền tảng.

Cụ thể, 1Office sở hữu bộ lưu trữ khổng lồ cho phép lưu trữ mọi thông tin, dữ liệu công việc. Khi đã update dữ liệu, các đầu việc sau đó phân quyền truy cập, mọi thành viên của phòng ban hoặc phụ trách dự án có thể cùng nắm bắt được thông tin và trao đổi trực tiếp trên hệ thống phần mềm.

• Cập nhật tiến độ công việc realtime, nhắc nhở deadline

Với khả năng cập nhật tiến độ công việc thường xuyên và chính xác qua Gant hay Kanban, 1Office giúp nhà quản trị nắm bắt được thông tin và tiến độ dễ dàng.

Phần mềm quản lý công việc hiệu quả 1Office còn cung cấp mọi nghiệp vụ tự động cảnh báo, nhắc nhở thông minh để mỗi nhân viên biết được việc mình phải làm gì, đảm bảo hoàn thành công việc đúng thời hạn.

• Hỗ trợ xây dựng kế hoạch hiệu quả, khoa học

Phần mềm quản lý công việc 1Office hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch cho mọi công việc, dự án một cách thực tế, khả quan nhờ báo cáo minh bạch cùng khả năng đánh giá hiệu quả công việc chính xác.

Tính năng này giúp quản lý giao việc và phân bổ nhân lực hợp lý theo từng vị trí phòng ban. Hệ thống cũng sẽ tự động cập nhật lịch biểu cá nhân để mọi nhân viên chủ động với công việc của mình.

• Báo cáo và đánh giá hiệu quả công việc

Một trong những tính năng giúp 1Office giải quyết được những bài toán khó nhằn trong quản lý công việc dự án chính là khả năng tự động cập nhật báo cáo theo tiến độ, đầu việc để nhà quản trị có thể nắm được chi tiết tình công việc.

1Office hỗ trợ báo cáo trực quan dưới dạng màn hình Dashboard, báo cáo động dễ quan sát và đánh giá. Từ đó lãnh đạo có thể đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên một cách chính xác, minh bạch nhất.

Bảng giá phần mềm quản lý công việc hiệu quả 1Office:

Với mức giá và những tính năng nổi bật như vậy, 1Office là phần mềm quản lý công việc hiệu quả dành cho các doanh nghiệp có quy mô từ 30 – trên 100 nhân sự và có nhu cầu ứng dụng phần mềm để quản lý một cách toàn diện hệ thống công việc và dự án.

 NHẬN TƯ VẤN & DEMO PHẦN MỀM MIỄN PHÍ

2. Phần mềm quản lý công việc hiệu quả Todoist

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý tiến độ công việc toàn diện thì Todoist chính là lựa chọn sáng suốt. Đây là một trong những ứng dụng quản lý công việc trực tuyến với lượng người dùng lớn nhất hiện nay.

Ưu điểm:

• Ngoài những tính năng cơ bản như cập nhật danh sách công việc theo thứ tự ưu tiên, phân chia đầu việc cho các dự án, nhắc nhở làm việc, Todoist còn có tính năng cộng tác để hỗ trợ người dùng trao đổi thông tin và tương tác trên cùng một nền tảng, thuận tiện để làm việc.
• Todoist hỗ trợ cài đặt và sử dụng trên nhiều nền tảng và có thể đồng bộ qua tài khoản đăng ký
• Todoist còn được trang bị bộ nhận diện ngôn ngữ thông minh

Hạn chế:

Ứng dụng quản lý công việc Todoist được thiết lập 17 ngôn ngữ khác nhau nhưng lại không có tiếng Việt. Điều này khá bất tiện cho các doanh nghiệp Việt Nam trong thời gian đầu sử dụng.

Với tính năng đa dạng cùng bộ ngôn ngữ khá đặc trưng như trên, Todoist phù hợp với những doanh nghiệp lớn đã hợp tác và thường xuyên liên lạc với đối tác nước ngoài với tiêu chí nhân viên cần biết tiếng Anh để có thể dễ dàng sử dụng.

Tham khảo ngay: Top 9 phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí tốt nhất

3. Jira – Giải pháp tối ưu công tác quản lý dự án hiệu quả

Jira là phần mềm tối ưu quản lý tiến độ dự án được thiết kế với mục tiêu hướng đến đối tượng đội nhóm phát triển sản phẩm. Sử dụng Jira, doanh nghiệp có thể theo dõi và nắm bắt kịp thời bất kỳ vấn đề nào liên quan đến công tác phát triển và hoàn thiện sản phẩm.

Ưu điểm:

• Phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch và cập nhật tình hình công việc với giao diện bảng Scrum và Kanban trực quan
• Cung cấp số lượng báo cáo quản trị công việc lớn giúp doanh nghiệp kiểm tra và đánh giá công việc dễ dàng
• Jira có khả năng tích hợp và kết nối rộng rãi với nhiều công cụ khác

Hạn chế:

• Giao diện của phần mềm khá phức tạp nên nhân sự cần một khoảng thời gian nhất định để làm quen
• Chi phí sử dụng phần mềm ở mức khá cao, dao động tử $7 – $14/tháng.

Với những đặc điểm như vậy, Jira chính là lựa chọn tuyệt vời nhất cho các doanh nghiệp kinh doanh phần mềm với quy mô dưới 100 nhân sự.

4. Phần mềm quản lý thời gian hiệu quả Myxteam

Myxteam là công cụ quản lý công việc hiệu quả được nghiên cứu và phát triển tại Việt Nam. Phần mềm hỗ trợ tương tác và quản lý các dự án hiệu quả, tiết kiệm thời gian gấp nhiều lần khi doanh nghiệp không phải thường xuyên họp hành để cập nhật tiến độ công việc.

Ưu điểm:

• Dữ liệu được tập trung thống nhất, mọi nhân sự có thể nắm bắt được các đầu việc của dự án một cách đồng bộ.
• Nhắc nhở thông minh giúp nhân viên không bỏ sót việc
• Tính năng Chatwork giúp dễ dàng nhắn tin, tạo nhóm công việc thay vì phải sử dụng nhiều app chat khác

Hạn chế:

Myxteam chỉ bao gồm những tính năng quản trị cơ bản và đơn giản nên chỉ phù hợp với những doanh nghiệp quy mô nhỏ và chưa có kinh nghiệm trong việc ứng dụng công nghệ vào quy trình làm việc.

5. Phần mềm quản lý thời gian, công việc dự án MS Project

Được lập trình và thiết kế để hướng tới mục tiêu tối ưu hoạt động quản trị dự án một cách toàn diện nhất, MS Project có khả năng xử lý gần như tất cả các tác vụ từ cập nhật các đầu việc đến nhắc nhở thông minh để hoàn thiện bất cứ dự án nào.

Ưu điểm:

• Phần mềm cho phép điều chỉnh kế hoạch và các đầu việc một cách linh hoạt, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, đội nhóm
• Bảng tính của hệ thống MS Project trang bị sẵn công cụ hiển thị và phân tích dữ liệu để hỗ trợ người dùng nắm bắt thông tin
• Tích hợp với các phần mềm thuộc Microsoft giúp người dùng có thể liên kết với Outlook, Microsoft Teams hoặc Yammer

Hạn chế:

Chi phí đăng ký sử dụng các gói của phần mềm MS Project ở mức khá cao, dao động từ $7 – $55/ tài khoản/ tháng.

Tính năng quản lý công việc và dự án toàn diện cùng mức chi phí cao, MS Project là sự lựa chọn phù hợp của các doanh nghiệp có quy mô lớn mà dự án triển khai thường mang tính chất lâu dài.

6. Phần mềm Wrike

Công cụ quản lý công việc hiệu quả hàng ngày Wrike đã đồng hành cùng khá nhiều đại lý và các nhà cung cấp dịch vụ lớn và trở thành một trong những phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất hiện nay.

Ưu điểm:

• Khả năng bảo mật thông tin cao, cho phép người dùng chia sẻ dữ liệu và theo dõi tiến độ, thời gian làm việc an toàn, hiệu quả
• Phần mềm có tính năng tự động cập nhật biểu đồ, báo cáo bằng đồ họa thông minh giúp phân tích dữ liệu liên tục 15 phút một lần.
• Phần mềm cho phép người dùng tùy chỉnh sử dụng biểu mẫu báo cáo một cách linh hoạt và hiệu quả

Hạn chế:

Giao diện và cách sử dụng phần mềm quản lý thời gian hiệu quả Wrike khá phức tạp và yêu cầu có thời gian để làm quen. Ngoài ra, phiên bản ứng dụng trên IOS và Android của phần mềm này không đầy đủ toàn bộ tính năng như trên máy tính nên đôi khi khó khăn trong việc sử dụng mọi lúc mọi nơi.

Với những tính năng trên, phần mềm Wrike phù hợp với những đại lý hoặc nhà cung cấp lớn.

7. Phần mềm hỗ trợ quản lý công việc nhóm Microsoft Teams (MS Teams)

Sở hữu những tính năng hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả như chat, họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu,… MS Teams được đánh giá là ứng dụng toàn diện dành cho mọi tổ chức doanh nghiệp.

Ưu điểm:

• Teams hỗ trợ họp trực tuyến, nhắn tin hoặc gọi điện mọi lúc mọi nơi
• Tự động hóa mọi quy trình từ lập lịch biểu đến ghi chú
• Phần mềm có cho phép sử dụng miễn phí với các tính năng giới hạn

Hạn chế:

Dù sở hữu nhiều tính năng tiện ích nhưng MS Teams không phải sự lựa chọn mang tính lâu dài cho doanh nghiệp vì hạn chế trong tính năng quyền truy cập. Teams không có tính năng phân quyền truy cập nên bất cứ ai trong nhóm/ tổ chức đều có thể xem hết các tài liệu được lưu trữ. Điều này mang lại khá nhiều rủi ro tiềm ẩn cho doanh nghiệp.

Như vậy, MS Teams chỉ thích hợp sử dụng cho các phòng ban trong việc tối ưu quản lý công việc của đội nhóm một cách hiệu quả.

Đó là top 7 phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp và đã được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Tuy nhiên nếu bạn là doanh nghiệp mới tìm đến những giải pháp phần mềm quản lý công việc, làm thế nào để lựa chọn được ứng dụng phù hợp? Hãy cùng tìm câu trả lời trong phần tiếp theo.

III. Tiêu chí chọn lựa phần mềm quản lý công việc tốt nhất cho doanh nghiệp

Để lựa chọn được phần mềm quản lý công việc hiệu quả, doanh nghiệp cần cân nhắc 2 yếu tố chính: các tính năng cụ thể của phần mềm và mức độ phù hợp với điều kiện doanh nghiệp.

Các tính năng cơ bản của phần mềm:

• Tính năng cộng tác và đồng bộ khi sử dụng

Các tính năng cộng tác chủ yếu của phần mềm quản lý công việc như tạo và giao việc, theo dõi tiến độ, nhắn tin, bình luận,… Doanh nghiệp khi chọn lựa phần mềm cần chú ý đến những tính năng này để tối ưu hóa công tác quản lý công việc.

• Tính năng lập kế hoạch, theo dõi và báo cáo
• Khả năng cấp quyền truy cập để bảo mật thông tin cho doanh nghiệp

Tiếp theo, doanh nghiệp cần chú ý đến quy mô nhân sự và đặc điểm kinh doanh để lựa chọn phần mềm. Những doanh nghiệp với quy mô vừa và nhỏ nên lựa chọn phần mềm quản lý công việc với giao diện đơn giản, tính năng cơ bản để tránh gặp phải những khó khăn khi phổ biến phần mềm đến toàn bộ nhân viên.

Với những thông tin chia sẻ về các phần mềm quản lý công việc hiệu quả trên cùng cách chọn phần mềm phù hợp với doanh nghiệp, 1Office hy vọng bạn đọc đã có được cái nhìn toàn diện nhất về các công cụ quản lý công việc hiệu quả và phần nào đưa ra được quyết định lựa chọn phần mềm cho doanh nghiệp của mình.

 Nhận tư vấn miễn phí

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA