Chiến dịch tuyển dụng

Từ yêu cầu của một đề xuất tuyển dụng, doanh nghiệp có thể chia thành từng đợt tuyển dụng khác nhau. Để thực hiện một đợt tuyển dụng nhân sự, người quản lý cần tạo ra các Chiến dịch tuyển dụng tương ứng cho từng vị trí. Chiến dịch tuyển dụng sẽ là nơi quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình tuyển dụng nhân sự.

 

Tạo chiến dịch tuyển dụng trên 1Office như thế nào?

 

Để quản lý các chiến dịch tuyển dụng trên 1Office, bạn thực hiện các bước sau:

Bước 1: Tạo chiến dịch tuyển dụng

Bước 2: Quản lý các chiến dịch tuyển dụng.

 

Bước 1: Tạo chiến dịch tuyển dụng

 

Bạn có thể tạo chiến dịch tuyển dụng theo 2 cách: Tạo chiến dịch tuyển dụng từ đề xuất tuyển dụng hoặc Tạo 1 chiến dịch tuyển dụng độc lập.

Cách 1: Tạo chiến dịch tuyển dụng độc lập.

  • Kích vào biểu tượng Phân hệ > Chọn Tuyển dụng > Chọn Chiến dịch tuyển dụng, ấn chọn nút Tạo mới
  • Nhập các trường thông tin cần thiết
  • Chọn Cập nhật để lưu lại

Trường thông tin có dấu sao đỏ (*) là trường bắt buộc phải nhập

 

Các trường cần lưu ý:

 

STT Tên trường Mô tả
1 Tên chiến dịch Nhập tên cho chiến dịch của bạn. Khi chọn đề xuất áp dụng, tên chiến dịch sẽ lấy theo đề xuất
2 Đề xuất tuyển dụng Chọn 1 đề xuất tuyển dụng đã được tạo trước trên hệ thống. Sau khi chọn, những thông tin của đề xuất như vị trí, phòng ban… sẽ tự điền vào các trường thông tin bên dưới của chiến dịch tuyển dụng.
3 Người phụ trách Người phụ trách là những người được phép thực hiện các tác vụ quản lý, xem, sửa, xóa và thảo luận
4 Người theo dõi Người theo dõi là những người được phép xem và thảo luận trong chiến dịch
5 Số lượng Nhập số lượng ứng viên cần tuyển tương ứng với chiến dịch này
6 Ngày bắt đầu

Ngày kết thúc

Chọn thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc chiến dịch, sao cho ngày kết thúc chiến dịch không được vượt quá hạn tuyển của đề xuất tuyển dụng.
7 Chi phí dự kiến Mỗi một chiến dịch đều phát sinh các khoản chi phí, người quản lý có thể nhập khoản chi phí dự kiến đó tại trường này
 8 Gia hạn Cho phép chọn lại ngày kết thúc chiến dịch, sao cho ngày kết thúc chiến dịch không được vượt quá hạn tuyển của đề xuất tuyển dụng.

 

Cách 2: Tạo chiến dịch tuyển dụng từ Đề xuất tuyển dụng

 

  • Chọn một đề xuất tuyển dụng đã được duyệt và còn hạn tuyển > click chọn tác vụ Tạo chiến dịch
  • Nhập thông tin cho chiến dịch (tương tự như cách 1)

 

Bước 2: Quản lý chiến dịch tuyển dụng

 

Tính năng quản lý Chiến dịch tuyển dụng trên 1Office sẽ hỗ trợ bạn những công việc như: Chuyển trạng thái của ứng viên, Thêm mới hồ sơ ứng viên, Tạo lịch phỏng vấn, Thêm các cổng tuyển dụng, Gia hạn chiến dịch…

 

STT Tên tính năng Quyền Mô tả
1 Chuyển trạng thái Người phụ trách

Người được phân quyền Quản lý ở phân hệ Tuyển dụng

Cho phép cập nhật trạng thái của chiến dịch: 

  • Hoàn thành
  • Hủy

Đối với những chiến dịch có trạng thái Đang thực hiện, sẽ có thêm các tác vụ: Thêm cổng, Thêm ứng viên, Ngân sách, Phỏng vấn, Gia hạn

2

Thêm cổng  Người phụ trách chiến dịch

Người được phân quyền Quản lý ở phân hệ Tuyển dụng

Người quản lý có thể thêm các cổng tuyển dụng vào các chiến dịch để phục vụ cho việc tự động lấy CV về phần mềm
3 Thêm ứng viên Người phụ trách chiến dịch

Người được phân quyền Quản lý ở phân hệ Tuyển dụng

Ngoài những hồ sơ ứng viên đổ về từ các cổng tuyển dụng, người dùng có thể trực tiếp tạo mới hồ sơ ứng viên cho 1 chiến dịch.
4 Ngân sách Người phụ trách chiến dịch

Người được phân quyền Quản lý ở phân hệ Tuyển dụng

Cho phép cập nhật ngân sách thực tế. Đó là chi phí tuyển dụng cho từng nguồn ứng viên
5 Phỏng vấn Người phụ trách chiến dịch

Người được phân quyền Quản lý ở phân hệ Tuyển dụng

Cho phép người dùng tạo lịch phỏng vấn cho các ứng viên trong chiến dịch 
6 Gia hạn Người phụ trách chiến dịch

Người được phân quyền Quản lý ở phân hệ Tuyển dụng

Cho phép chọn lại ngày kết thúc của chiến dịch sao cho ngày kết thúc chiến dịch không được vượt quá hạn tuyển của đề xuất tuyển dụng.

 

1. Chuyển trạng thái

 

Để chuyển trạng thái cho một chiến dịch, bạn click chọn vào biểu tượng Trạng thái ở góc trái trên màn hình > chọn trạng thái cho chiến dịch. Các trạng thái của chiến dịch gồm có:

  • Lên kế hoạch: Hệ thống sẽ căn cứ vào ngày bắt đầu của chiến dịch, khi thời gian bắt đầu lớn hơn thời gian hiện tại thì chiến dịch có trạng thái Lên kế hoạch, chiến dịch có trạng thái Đang thực hiện khi ngày bắt đầu lớn hơn hoặc bằng ngày hiện tại
  • Hoàn thành: Khi số lượng ứng viên trúng tuyển bằng số lượng tuyển của chiến dịch thì hệ thống sẽ tự chuyển chiến dịch về trạng thái Hoàn thành
  • Hủy: Người dùng được phép chuyển chiến dịch bất kỳ về trạng thái Hủy
  • Quá hạn: Khi một chiến dịch đã hết hạn mà số lượng ứng viên trúng tuyển chưa đủ thì hệ thống sẽ tự động chuyển về trạng thái Quá hạn

 

2. Thêm cổng tuyển dụng

 

Cổng tuyển dụng là phương tiện trung gian đưa CV ứng tuyển của ứng viên về phần mềm. Để thực hiện được điều này, mỗi chiến dịch cần được gán với các cổng tuyển dụng. Để gán cổng tuyển dụng, bạn thực hiện theo thao tác sau:

Tại chi tiết một chiến dịch, click chọn tác vụ Thêm cổng > chọn loại cổng > chọn cổng cần thêm vào. 1Office cung cấp cho doanh nghiệp 2 loại cổng tuyển dụng:

  • Cổng mailbox: Ứng viên nộp hồ sơ tại các nguồn tuyển dụng như Vietnam Work, JobsGO… sẽ đổ về địa chỉ mail đã nhập trong cổng và cập nhật lên phần Hồ sơ ứng viên

 

  • Cổng webform: Khi ứng viên nộp hồ sơ qua link online đã được thiết lập sẵn, thông tin Ứng viên sẽ đổ về phần Hồ sơ ứng viên

 

3. Thêm ứng viên

 

Để thêm ứng viên vào chiến dịch, tại chi tiết một chiến dịch, bạn chọn tác vụ Thêm ứng viên trên góc phải màn hình ;

  • Chọn ứng viên có sẵn: Cho phép chọn các ứng viên có sẵn trên hệ thống, chỉ được phép chọn các ứng viên có trạng thái Tự do

 

  • Thêm mới ứng viên: nhập thông tin ứng viên mới. Chi tiết xem tại Hướng dẫn tạo mới Hồ sơ ứng viên

 

4. Ngân sách:

 

Để cập nhật ngân sách cho chiến dịch, tại một chiến dịch, bạn chọn tác vụ Ngân sách trên góc phải màn hình > Nhập ngân sách cho mỗi nguồn ứng viên:

 

5. Phỏng vấn

 

Từ một chiến dịch, người quản lý có thể tạo lịch phỏng vấn cho ứng viên bằng cách chọn tác vụ Phỏng vấn ở góc trái trên màn hình > Nhập thông tin cho lịch phỏng vấn:

 

Hệ thống sẽ tự động gửi email nhắc nhở tới người phỏng vấn trước 30 phút kể từ giờ bắt đầu phỏng vấn

 

6. Gia hạn

 

Để gia hạn thêm cho chiến dịch, tại chi tiết một chiến dịch, bạn chọn Khác ở góc trên màn hình > chọn Gia hạn > Nhập thời gian muốn gia hạn thêm

 

Cập nhật lần cuối vào ngày 15/09/2020