Khen thưởng và Kỷ luật

Khen thưởng và kỷ luật đối với tổ chức đảm bảo sự công bằng trong doanh nghiệp. Tạo động lực và áp lực cho nhân viên thực hiện công việc nghiêm chỉnh. Xây dựng văn hóa của tổ chức, xây dựng tổ chức ngày càng phát triển vững mạnh.

Làm sao để bắt đầu sử dụng tính năng Khen thưởng và kỷ luật?

 

Để quản lý tính năng này trên 1Office, bạn theo dõi 2 bước sau:

Bước 1: Cài đặt các hình thức khen thưởng và kỷ luật theo quy chế của doanh nghiệp
Bước 2: Tạo mới khen thưởng và kỷ luật
Bước 3: Quản lý Khen thưởng và kỷ luật

 

Bước 1: Cài đặt các hình thức khen thưởng và kỷ luật

Khi bắt đầu sử dụng tính năng khen thưởng, kỷ luật, bạn hãy thực hiện những cài đặt trước để ứng dụng có hiệu quả những tiện ích mà quản lý khen thưởng, kỷ luật của 1Office mang lại. Để thực hiện cài đặt, bạn thao tác theo các bước sau:

  • Chọn vào biểu tượng mũi tên    cạnh biểu tượng avatar (góc trên bên phải màn hình) > Chọn Cài đặt hệ thống > Chọn Nhân sự
  • Trong màn hình cài đặt Nhân sự  > Chọn mục Cài đặt hình thức khen thưởng, Cài đặt hình thức kỷ luật, Cài đặt kỷ luật nội bộ.

Click vào ảnh để xem chi tiết

  • Lựa chọn mục cài đặt cần thêm > Chọn Tạo mới  (góc trái màn hình)

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

Click vào ảnh để xem chi tiết

  • Nhập nội dung các hình thức khen thưởng và kỷ luật
  • Ấn Cập nhật để lưu cài đặt

 

Các trường cần lưu ý

 

STT Tên trường Mô tả
1 Tên hình thức Nhập tên hình thức khen thưởng, kỷ luật theo quy chế công ty áp dụng
2 Hình thức cha Các nhóm hình thức khen thưởng, kỷ luật theo Luật lao động quy định
3 Mô tả Nhập chi tiết mô tả hình thức khen thưởng, kỷ luật
4 Hoạt động Tích chọn Bật/Tắt trạng thái hoạt động hay không của hình thức
5 Chốt kỷ luật nội bộ
  • Chốt kỷ luật nội bộ là một nghiệp vụ nhằm không cho phép nhân sự thực hiện việc tạo quyết định kỷ luật nội bộ trong tháng đó nữa, nhằm tránh những sai xót cho việc tính toán trong bảng lương
  • Cài đặt ngày chốt kỷ luật hàng tháng

Bước 2: Tạo mới khen thưởng và kỷ luật

Khen thưởng

 

Là việc ghi nhận, biểu dương, tôn vinh công lao, sự đóng góp và khuyến khích, động viên các cá nhân, tập thể có thành tích đã đạt được cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Đầu tiên để bắt đầu thực hiện tạo mới quyết định khen thưởng, từ màn hình Cài đặt các bạn chọn biểu tượng phân hệ  (góc trên bên phải) > Chọn Nhân sự

  • Tại màn hình Khen thưởng > Chọn biểu tượng Tạo mới (góc trái màn hình)
  • Nhập nội dung quyết định khen thưởng
  • Ấn Cập nhật để lưu

Click vào ảnh để xem chi tiết

Các trường cần lưu ý

 

STT Tên trường Mô tả
1 Số quyết định Số quyết định khen thưởng theo doanh nghiệp quy định
2 Ngày quyết định Ngày quyết định khen thưởng có hiệu lực
3 Cấp ra quyết định Vị trí công việc ra quyết định khen thưởng
4 Khen thưởng ngoài công ty Tích chọn Bật/Tắt khen thưởng ngoài công ty. Khen thưởng này được định nghĩa là những quyết định khen thưởng từ ngoài doanh nghiệp
5 Nhân viên Chọn Phòng ban, chức vụ, vị trí, cá nhân được khen thưởng
6 Hình thức khen thưởng Chọn hình thức khen thưởng áp dụng đối với quyết định đang tạo, các hình thức này đã được cài đặt trong hệ thống
7 Giá trị tiền mặt Giá trị khen thưởng được tính bằng tiền tệ
8 Lý do Nhập chi tiết lý do được khen thưởng
9 Đính kèm Đính kèm file, ảnh,… (nếu có)

Lưu ý: 

  • Những trường thông tin có dấu * đỏ là trường bắt buộc
  • Quyết định khen thưởng cần phải được duyệt thì mới được ghi nhận và liên kết đến bảng lương của nhân sự

Click vào ảnh để xem chi tiết

Kỷ luật

 

Là việc kiểm điểm, xử lý và trừng phạt những cá nhân, tập thể có hành vi không tuân theo hoặc vi phạm quy định của pháp luật, quy tắc của tổ chức, gây ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc chung của tổ chức.

Tính năng quản lý Kỷ luật bao gồm 2 hình thức:

  • Kỷ luật lao động: là những quyết định kỷ luật phạm các lỗi theocác hình thức kỷ luật theo luật quy định
  • Kỷ luật nội bộ: là những quyết định kỷ luật phạm các lỗi theo các hình thức kỷ luật riêng của doanh nghiệp áp dụng

Để thực hiện tạo quyết định kỷ luật bạn thao tác như sau:

  • Chọn hình thức kỷ luật: Kỷ luật lao động hoặc Kỷ luật nội bộ
  • Chọn biểu tượng Tạo mới (góc trái màn hình)
  • Nhập nội dung quyết định kỷ luật
  • Ấn Cập nhật để lưu

(Tạo mới Kỷ luật lao động)

Click vào ảnh để xem chi tiết

(Tạo mới Kỷ luật nội bộ)

Click vào ảnh để xem chi tiết

Các trường cần lưu ý

 

STT Tên trường Mô tả
Kỷ luật lao động
1 Số quyết định Số quyết định khen thưởng theo doanh nghiệp quy định
2 Ngày quyết định Ngày quyết định kỷ luật có hiệu lực
3 Cấp ra quyết định Vị trí công việc ra quyết định kỷ luật
4 Nhân viên kỷ luật Chọn Phòng ban, chức vụ, vị trí, cá nhân vi phạm
5 Hình thức kỷ luật Chọn hình thức kỷ luật áp dụng đối với quyết định đang tạo, các hình thức này đã được cài đặt trong hệ thống
6 Lý do Nhập chi tiết lý do kỷ luật
7 Đính kèm Đính kèm file, ảnh,… (nếu có)
Kỷ luật nội bộ
1 Ngày hiệu lực Ngày quyết định kỷ luật có hiệu lực
2 Người vi phạm Nhân sự vi phạm kỷ luật
3 Lỗi vi phạm Những lỗi vi phạm nội bộ theo quy chế riêng của từng doanh nghiệp. Các lỗi vi pham này đã được cài đặt trước đó lại Thư viện lỗi, kỷ luật (xem chi tiết Thư viện lỗi, kỷ luật)
4 Số tiền Giá trị số tiền phạt trên từng lỗi vi phạm
5 Người liên đới Nhân sự bị phạt liên đới cùng với người vi phạm, có thể là Trưởng nhóm, Trưởng phòng,… quản lý trực tiếp
6 Tiền vi phạm Giá trị số tiền phạt của người người liên đới

Lưu ý:

  • Những trường thông tin có dấu * đỏ là trường bắt buộc
  • Quyết định kỷ luật cần phải được duyệt thì mới được ghi nhận và liên kết đến bảng lương của nhân sự
  • Trong màn hình tạo mới quyết định kỷ luật nội bộ, ấn  biểu tượng để tạo nhiều quyết định cùng lúc

 

Thư viện lỗi, kỷ luật

Để thực hiện tạo thư viện lỗi, kỷ luật theo quy chế của doanh nghiệp đang áp dụng, ở màn hình Khen thưởng, kỷ luật bạn chọn đối tượng Thư viện lỗi, kỷ luật

Click vào ảnh để xem chi tiết

  • Click chọn biểu tượng Tạo mới  (góc trái màn hình)
  • Nhập nội dung lỗi vi phạm
  • Ấn Cập nhật để hoàn thành tạo mới

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Các trường cần lưu ý

 

STT Tên trường Mô tả
1 Lỗi vi phạm Tên lỗi vi phạm kỷ luật nội bộ
2 Số tiền Giá trị số tiền phạt của lỗi vi phạm
3 Người liên đới Người bị phạt liên đới khi có nhân sự vi phạm kỷ luật
4 Tiền liên đới Giá trị số tiền phạt của người liên đới

Lưu ý:

  • Những trường thông tin có dấu * đỏ là trường bắt buộc
  • Trong màn hình tạo mới, ấn  biểu tượng để tạo nhiều lỗi vi phạm cùng lúc

 

Bước 3: Quản lý Khen thưởng và kỷ luật

1Office cho cung cấp cho người dùng 3 cách quản lý khen thưởng và kỷ luật:

  • Quản lý khen thưởng và kỷ luật tại màn hình danh sách
  • Quản lý khen thưởng và kỷ luật tại màn hình chi tiết
  • Báo cáo tổng hợp danh sách khen thưởng, kỷ luật lao động và kỷ luật nội bộ

Tại màn hình danh sách Khen thưởng và kỷ luật, click chuột phải vào quyết định khen thưởng hoặc quyết định kỷ luật  để thực hiện tác vụ quản lý

Click vào ảnh để xem chi tiết

Tại màn hình chi tiết khen thưởng hoặc kỷ luật, bạn thực hiện các tác vụ quản lý ở góc phải màn hình:

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Các tính năng quản lý Khen thưởng, kỷ luật

 

STT Tên tính năng Quyền thực hiện Mô tả
1 Xem nhanh Người quản lý Tính năng này cho phép người quản lý có thể xem nhanh chi tiết quyết định khen thưởng hoặc kỷ luật mà không cần phải thao tác ấn vào để xem màn hình chi tiết
2 Duyệt Người quản lý

Người được cài đặt duyêt

Tính năng này cho phép Người quản lý/Người được cài đặt duyệt thực hiện duyệt hay không duyệt quyết định khen thưởng và kỷ luật
3 Sửa/Xóa Người quản lý Tính năng này cho phép người quản lý có thể sửa/xóa
4 Thêm tài liệu Người quản lý Tính năng này cho phép người quản lý có thể đính kèm thêm tài liệu

 

Lưu ý:

  • Để sửa/xóa các quyết định khen thưởng, kỷ luật đã được duyệt, cần phải thực hiện hoàn duyệt để sửa/xóa

Báo cáo tổng hợp danh sách khen thưởng, kỷ luật lao động và kỷ luật nội bộ

Tại đây người quản lý có thể theo dõi tổng quan nhất về các quyết định khen thưởng, kỷ luật của doanh nghiệp trong tháng

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Như vậy, 1Office đã giới thiệu xong các thao tác thực hiện để bắt đầu sử dụng tính năng Khen thưởng, kỷ luật. Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ tổng đài 088 610 1010 (hỗ trợ 24/7) hoặc gửi vào hòm thư support@1office.vn để 1Office được tư vấn và giải đáp giúp bạn.

Chúc bạn thành công!

 

 

 

Cập nhật lần cuối vào ngày 12/11/2020