Quản lý Nghỉ bù

Nghỉ bù là một chế độ phúc lợi được doanh nghiệp quy định nhằm cân đối thời gian cho phù hợp với giờ làm cũng như chi trả cho người lao động. Khi nhân sự làm thêm, công ty có thể chi trả số giờ làm thêm bằng số giờ nghỉ bù thay vì tính số giờ làm thêm thành công làm việc. Để giải quyết vấn đề này, tính năng Nghỉ bù của 1Office cho phép người dùng quản lý quỹ nghỉ bù của nhân viên, nhân viên có thể tích lũy thời gian làm thêm / tăng ca để nghỉ bù và sử dụng chúng thông qua các loại đơn xin nghỉ và đơn xin vắng mặt.

 

Khi cài đặt tính năng cho phép nghỉ bù, thay vì chỉ tính công như trước đây, thì hiện tại người dùng có thể chọn kiểu nghỉ bù trong lúc làm đơn tăng ca/ đơn làm thêm để thời gian tăng ca/ làm thêm đó được cộng vào quỹ của mình, và sử dụng chúng trong khoảng thời gian lũy kế cho phép. Để áp dụng được tính năng nghỉ bù này, trước hết người quản lý cần phải thực hiện các thao tác cài đặt trong hệ thống.

 

Để thiết lập và quản lý nghỉ bù, bạn xem hướng dẫn chi tiết tại mục Hướng dẫn chi tiết Nghỉ

 

Làm sao để sử dụng tính năng Nghỉ bù trên 1Office?

Bước 1: Cài đặt nghỉ bù

Bước 2: Tạo đơn làm thêm/ đơn tăng ca

Bước 3: Tạo đơn xin nghỉ

Bước 4: Quản lý nghỉ bù

Bước 1: Cài đặt nghỉ bù

Để sử dụng được các tính năng quản lý nghỉ bù, bạn cần thực hiện các cài đặt cho nghỉ bù như sau:

  • Chọn vào biểu tượng mũi tên   cạnh biểu tượng avatar > Chọn Cài đặt hệ thống > Nhân sự > Cài đặt nghỉ bù
  • Thực hiện cài đặt Nghỉ bù: Tùy chỉnh bật/tắt các option

Click vào ảnh để xem chi tiết

  • Chọn Cập nhật  để lưu lại cài đặt

 

Bước 2: Tạo đơn làm thêm/ đơn tăng ca

 

Chi tiết tạo đơn làm thêm xem tại đây

 

Chi tiết tạo đơn tăng ca xem tại đây

 

Lưu ý

– Khi tạo đơn Làm thêm/Tăng ca -> Chọn kiểu: Nghỉ bù

Click vào ảnh để xem chi tiết

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Bước 3: Tạo đơn xin nghỉ

Chi tiết tạo đơn xin nghỉ xem tại đây

Lưu ý:

– Khi tạo đơn Xin nghỉ -> Chọn lý do: Nghỉ bù

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Bước 4: Quản lý nghỉ bù

Tất cả đơn từ nhân sự tạo ra liên quan đến nghỉ bù sẽ được người quản lý theo dõi và quản lý tại mục Quản lý nghỉ bù

1. Chọn phân hệ Nhân sự

2. Tại thanh menu, chọn mục Quản lý phép, bù -> chọn tiếp Quản lý nghỉ bù

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Các trường cần lưu ý:

STT Tên trường Mô tả
1 Tổng tồn Số giờ nghỉ bù có thể sử dụng = Tồn thực tế
2 Tồn thực tế = Số giờ thêm – Sử dụng
3 Sử dụng Số giờ nghỉ bù đã sử dụng
4 Số giờ thêm Tổng thời gian nghỉ bù sinh ra từ đơn từ (đơn tăng ca, đơn làm thêm) và thời gian nghỉ bù được thêm thủ công
5 Hết hạn Số giờ nghỉ bù hết hạn
6 Ứng Số giờ nghỉ bù có thể ứng

 

3. Thanh tác vụ

3.1. Tạo mới: Thêm trực tiếp số giờ nghỉ bù cho 1 nhân sự

Trong trường hợp muốn thêm giờ nghỉ bù cho nhiều nhân sự, bạn dùng tác vụ Import

3.2. Import: Cho phép import số quỹ nghỉ bù hiện tại của nhân sự lên phần mềm

Có 2 loại import nghỉ bù là Import thêm và Import tồn đầu kỳ

3.2.1. Import nghỉ bù: import thêm quỹ nghỉ bù cho nhân sự

1. Để import, bạn chuẩn bị 1 file excel bao gồm: Mã nhân sự, Ngày (Ngày tính đến thời điểm số giờ nghỉ bù tồn tại), Số giờ (Số giờ nghỉ bù

 

2. Đính kèm file excel và chọn số hàng dữ liệu (Từ hàng … Đến hàng)

3. Chọn trường dữ liệu và các cột excel tương ứng khi import

Ấn vào ảnh để xem ảnh gốc

4. Chọn  để hệ thống thực hiện import dữ liệu.

 

3.2.2. Import tồn đầu kỳ: Số nghỉ bù sẽ được tính từ thời điểm này trở đi

Các bước thực hiện tương tự import nghỉ bù

3.2.3. Lịch sử import nghỉ bù: Lịch sử các lần import nghỉ bù

 

3.3. Export: Bạn có thể xuất file nghỉ bù bằng cách chọn export, hệ thống sẽ tự động sinh ra 1 file excel

3.4. Chọn năm: Chọn năm mà bạn muốn xem

3.5. Xem theo tháng: Mặc định khi bạn vào Quản lý nghỉ bù hệ thống sẽ để xem theo năm, và muốn xem theo từng tháng thì bạn chọn vào biểu tượng …

Ấn vào ảnh để xem ảnh gốc

3.6. Cài đặt: Đây là bước link sang phần cài đặt nghỉ bù ở cài đặt hệ thống

4. Tác vụ trong màn hình chi tiết nghỉ bù của một nhân sự

Ấn vào ảnh để xem ảnh gốc

  • Tab thông tin chung:
STT Tên trường Mô tả
1 Thông tin nhân sự Các thông tin cơ bản của nhân sự như: Mã, Phòng ban, Vị trí, Trạng thái
2 Thông tin chi tiết nghỉ bù Gồm các thông tin về số giờ hiện có, số giờ đã sử dụng và số giờ hết hạn
3 Tăng/Giảm Ngoài việc cập nhật quỹ từ đơn từ của nhân sự, người quản lý có thể tăng hoặc giảm số giờ của quỹ bằng tác vụ này
4 Chọn năm Chọn năm cần xem
5 Xem theo năm Xem theo năm
  • Tab lịch sử nghỉ bù:

Tất cả các đơn làm thêm/tăng ca, đơn xin nghỉ sau khi duyệt; Số giờ nghỉ bù cập nhật trực tiếp sẽ được tính toán và cập nhật vào Lịch sử nghỉ bù của nhân sự đó.

Ấn vào ảnh để xem ảnh gốc

Lưu ý: Chỉ có thể Sửa/Xóa các thông tin về quỹ do người quản lý cập nhật trực tiếp.

 

Như vậy, 1Office đã hướng dẫn xong các tính năng để bắt đầu sử dụng Quản lý Nghỉ bù. Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ tổng đài 083 438 8888 (hỗ trợ 24/7) hoặc gửi vào hòm thư support@1office.vn để 1Office được tư vấn và giải đáp giúp bạn.

Chúc bạn thành công!

Cập nhật lần cuối vào ngày 30/08/2020