Cách xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng

Chân dung ứng viên tiềm năng là một khái niệm khá mới ở Việt Nam. Chúng ta chỉ quen nghe với khái niệm chân dung khách hàng tiềm năng ở ngành marketing, còn chân dung ứng viên tiềm năng ở ngành tuyển dụng thì còn rất lạ lẫm. Để hiểu rõ hơn về khái niệm này, hãy cùng 1Office tìm hiểu về chúng trong số tiếp theo của chuỗi bài “HR toàn tập” nhé!

1. Chân dung ứng viên tiềm năng là gì?

Ứng viên tiềm năng được hiểu là một nhân sự bạn muốn tuyển được từ bản JD bạn tạo ra. Ứng viên này là mẫu người lý tưởng đối với vị trí đó về mọi mặt cả trong và ngoài công việc. Hình mẫu này là để người làm tuyển dụng có thể bám sát vào trong tất cả các khâu của quá trình tuyển dụng. 
Khi lập JD chúng ta chỉ có thể đưa ra những tiêu chí nổi mà chính ta yêu cầu. Đây cũng chính là tiêu chí đánh giá hồ sơ ứng viên. Nhưng có đó chỉ là một phần nhỏ của một nhân sự tốt mà nhà tuyển dụng muốn có ở vị trí đó. Những tiêu chí ẩn kia có thể là vấn đề lớn như: mục tiêu nghề nghiệp, tính cách của ứng viên đến những vấn đề rất nhỏ như khu vực sinh sống.

2. Ảnh hưởng của việc xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng 

Tuyển dụng cũng như bán một vị trí làm việc trong doanh nghiệp. Sở hữu một chân dung ứng viên chi tiết sẽ tác động đến 02 mặt của tuyển dụng đó là: Chi phí tuyển dụng và chất lượng ứng viên.   

2.1 Tiết kiệm chi phí tuyển dụng

Chi phí tuyển dụng giảm khi bạn đã xác định được tập ứng viên. Chi phí ở đây gồm cả chi phí hữu hình như tiền bạc và cả chi phí vô hình như công sức, trí lực. Vậy nên nếu phác họa được ứng viên tiềm năng sẽ giúp nhà tuyển dụng có thể khoanh vùng ứng viên, tiếp cận đến một tập ứng viên nhỏ nhưng chất lượng lại tốt hơn rất nhiều. Ngoài ra khi đã có chân dung này thì chất lượng truyền thông tuyển dụng cũng sẽ tăng lên đáng kể. 

2.2 Nâng cao chất lượng ứng viên

Chất lượng ứng viên là điều cải thiện rõ rệt nhất khi xây dựng chân dung ứng viên. Chân dung ứng viên là nền tảng để nội dung tuyển dụng (JD, nội dung phỏng vấn, bộ câu hỏi,…). Từ đó giảm thiểu tối đa sự cảm tính khi xây dựng nội dung tuyển dụng và chọn lựa ứng viên. Những yêu cầu ẩn bên ngoài JD thường sẽ là yếu tố quyết định mức độ gắn bó của nhân viên mới với doanh nghiệp. Nên xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng là cách để nâng cao độ hài lòng của nhân viên và chất lượng của hành trình nhân viên (employee Journey) của nhân viên.

3. So sánh mẫu chân dung ứng viên và yêu cầu trong JD

Khác biệt lớn nhất giữa 02 khái niệm là ở mục đích của chúng. Yêu cầu của JD là bước lọc đầu tiên để loại những CV yếu kém và là những mốc tối thiểu để CV có thể được chọn. Còn ứng viên tiềm năng là hình mẫu hướng đến của doanh nghiệp.
Các nhà tuyển dụng lựa chọn ứng viên dựa vào mô tả ứng viên nhưng không có nghĩa là nhân viên được chọn giống 100% với chân dung ứng viên. Ứng viên được chọn sẽ đạt nhiều tiêu chí nhất trong các yếu tố cấu thành ứng viên tiềm năng. 

4. Những yếu tố cơ bản tạo nên chân dung ứng viên tiềm năng 

Có nhiều cách để phân chia nội dung của một ứng viên tiềm năng. Nhưng hầu hết các doanh nghiệp nhỏ và vừa, tuyển dụng số lượng ít và việc tuyển dụng diễn ra không thường xuyên, phương pháp xây dựng chân dung ứng viên được sử dụng là lọc phễu. Phương pháp này bám sát theo quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp định hình ứng viên tiềm năng bằng các phễu được HR và trưởng bộ phận xây dựng. Nội dung sẽ được chia thành là 03 mặt chính là phần nổi, phần chìm và phần kỳ vọng của ứng viên. 

4.1 Những yếu tố bề nổi

Phần nổi được định nghĩa là những phần nằm yêu cầu nằm trong JD. Đây là các yếu tố được doanh nghiệp công khai của doanh nghiệp, là những yêu cầu tối thiểu với ứng viên. Những yêu cầu này thường bao gồm: Tuổi, giới tính, bằng cấp, kinh nghiệm, kỹ năng, kinh nghiệm đặc thù, thái độ cơ bản,… 

4.2 Những yếu tố chìm

Phần chìm là những yêu cầu không thể công khai vì nhạy cảm hoặc yêu cầu bảo mật của doanh nghiệp. Các yếu tố này rất rộng không cố định, nó thay đổi theo doanh nghiệp và quản lý. Trong phần chìm này lại thường được chia ra 02 mặt riêng biệt là phần có yếu tố khai thác qua CV và yếu tố khai thác qua phỏng vấn.

• Yếu tố khai thác qua CV là những thông tin có thể lấy được từ CV hoặc có thể đánh giá mà không cần phỏng vấn ứng viên. Các yếu tố này thường là: Lịch sử làm việc, lịch sử học tập, mục tiêu nghề nghiệp,… 
• Những yếu tố khai thác khi phỏng vấn là những thông tin về tính cách, thái độ, phong thái. Đây là những yếu tố mà người ta hay dùng từ “hợp”, nó rất quan trọng trong quá trình làm việc và giữ chân nhân sự.

4.3 Kỳ vọng của ứng viên

Kỳ vọng của ứng viên là những yêu cầu của những ứng viên trong quá trình làm việc. Tuyển dụng là chọn người phù hợp nhất chứ không phải người giỏi nhất. Nếu như 02 yếu tố trên là tối thiểu thì đây là giới hạn để chọn lựa ứng viên. Những yếu tố ở đây gồm có: đòi hỏi môi trường, đòi hỏi đãi ngộ, đòi hỏi sự thăng tiến,… 

5. Một mẫu chân dung ứng viên tiềm năng sơ bộ 

Đây là một mẫu ứng viên tiềm năng sơ bộ cho vị trí nhân viên kinh doanh B2B tại 1Office văn phòng Hà Nội mẫu quý I năm 2019. 
Lưu ý:

• Đây chỉ là mẫu ứng viên sơ bộ, mẫu chân dung 
• Mục “nội dung” có thể không chính xác do yêu cầu bảo mật của 1Office
• Mục “tỷ trọng” của các tiêu chí 1Office xin phép để trống vì lý do bảo mật
• Kỳ vọng ứng viên 1Office xin phép không cung cấp vì lý do bảo mật

5.1 Những yếu tố bề nổi

5.2 Yếu tố chìm – qua CV 

5.3 Yếu tố chìm – qua phỏng vấn 

Kết luận

Khái niệm chân dung ứng viên tiềm năng vẫn còn rất mới ở Việt Nam nhưng tầm quan trọng của nó đã được khẳng định tại nhiều môi nước phát triển trên thế giới. Xây dựng và hoàn thiện nó là việc bắt buộc trong quá trình chuyên nghiệp hóa quy trình tuyển dụng. Hy vọng bài viết của 1Office có thể giúp ích phần nào trong quá trình xây dựng hệ thống tuyển dụng của các doanh nghiệp.
1Office cung cấp nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể có chức năng quản trị hệ thống tuyển dụng chuyên nghiệp và hiện đại. Đăng ký dùng thử ngay tại link bên dưới

Xem thêm bài viết liên quan:
Onboarding và những điều mà người HR nên biết
Phương pháp xây dựng khi cho digital marketing mà mọi nhà quản lý cần biết
Phân biệt Recruiter và Headhunter trong tuyển dụng