Top 11 phần mềm quản lý công việc tốt nhất 2021

Thế giới chuyển động nhanh theo từng ngày với nhịp độ làm việc hối hả, gấp rút. Doanh nghiệp nào cũng muốn nhân viên của mình nâng cao năng suất, làm việc với công suất cao trong vòng một thời gian ngắn. Để làm được điều đó, việc tìm đến các phần mềm quản lý công việc là giải pháp tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm công sức, nâng cao hiệu suất làm việc của mình dễ dàng. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý công việc, tuy nhiên làm sao để có được ứng dụng tốt, phù hợp, hiệu quả nhất lại là vấn đề không đơn giản. Vì vậy, hãy cùng 1Office tìm hiểu về top 11 phần mềm quản lý công việc hiệu quả, được nhiều người tin dùng nhất hiện nay nhé.

1. Lợi ích của phần mềm quản lý công việc đối với doanh nghiệp

Thời đại công nghệ lên ngôi, nhiều công ty đã lựa chọn cách quản lý công việc bằng các phần mềm thay vì cách quản lý thủ công rườm rà, mất nhiều thời gian như trước. Trong thời buổi 4.0 hiện nay, việc áp dụng phần mềm mang lại nhiều ưu điểm vượt trội cho người dùng như:

• Quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi: Phần lớn phần mềm quản lý hiện nay đều tương thích trên nhiều thiết bị khác nhau như: điện thoại di động (smartphone), máy tính bảng (tablet/ iPad), pc (máy tính). Do đó, việc điều hành công việc từ xa hay làm việc online không còn là trở ngại nữa. Dù ở bất cứ đâu, bạn đều có thể dễ dàng cập nhật thông tin công việc cũng như tiến độ và những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc ngay trên hệ thống phần mềm. 
• Quản lý lưu trữ thông tin công việc: Thay vì giao công việc bằng hình thức truyền miệng hoặc ghi chú cá nhân như trước, phần mềm quản lý sẽ hiển thị đầy đủ và chi tiết nhất tới người dùng.
• Báo cáo chi tiết: Với mỗi dự án khác nhau, phần mềm sẽ thống kê và đưa ra danh sách những công việc đã được hoàn thành, chưa hoàn thành, hoàn thành bởi những ai một cách dễ dàng.
• Lên kế hoạch chi tiết: cho phép người dùng lên kế hoạch theo từng tuần, từng tháng hay từng quý nhanh chóng, phù hợp với từng mức độ. Đặc biệt, mỗi công việc đều có tag ưu tiên, quan trọng sẽ được sắp xếp lên đầu để thực hiện trước, được thông báo nhắc nhở khi chưa hoàn thành. Điều này giúp nhân viên, nhà quản lý có thể theo dõi và follow công việc một cách sát sao nhất.

Như đã thấy, phần mềm quản lý công việc là giải pháp hoàn hảo dành cho mọi doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu suất, tiến độ làm việc của nhân viên. Từ đó, giúp nhà quản lý tránh bỏ sót công việc của nhân viên và giúp nhân viên biết cách sắp xếp công việc của mình một cách linh hoạt hơn. Để giúp cho doanh nghiệp tối ưu quá trình vận hành nhân sự, công việc, bạn có thể tham khảo thêm về cách quản lý công việc hiệu quả và top 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay.

2. Top 11 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất 

2.1 Phần mềm quản lý công việc Trello

Trello là một ứng dụng hiệu quả dành riêng cho hoạt động quản lý, giám sát công việc trong một dự án. Trello có bản dùng miễn phí vĩnh viễn cho người dùng nhưng bị giới hạn một số chức năng. Ưu điểm của phần mềm này là giao diện làm việc của Trello giống với các tờ giấy note trên màn hình, nên việc sử dụng là hoàn toàn dễ dàng. Chỉ cần nhìn vào giao diện là nhà quản lý có thể nắm bắt được tiến độ dự án một cách tổng thể nhất.

Tuy nhiên, Trello chỉ phù hợp với những dự án hay nhóm làm việc có quy mô nhỏ, không phù hợp để báo cáo công việc với những dự án phức tạp, có quy mô lớn.

2.2 Phần mềm Due 

Due được biết đến là phần mềm quản lý công việc dành cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và freelancers. Phần mềm nổi bật với tính năng nhắc nhở công việc cực kỳ nhanh chóng, hiệu quả. Ứng dụng sẽ liên tục nhắc nhở bạn những nhiệm vụ cho đến khi bạn hoàn thiện chúng. Chỉ khi nào người dùng nhấn “đã hoàn thành” vào các đầu mục công việc thì chế độ thông báo tự động mới tắt.

Với ưu điểm của Due là tập trung vào tính năng nhắc việc nên các nhiệm vụ khác trong quản trị công việc như: báo cáo, lập kế hoạch, giao việc còn nhiều hạn chế. Chính vì vậy, phần mềm chỉ phù hợp với những người muốn tìm kiếm giải pháp quản lý công việc cho quy mô nhỏ và vừa.

2.3 Phần mềm quản lý dự án, công việc Asana

Asana là phần mềm theo dõi công việc, dự án giúp người dùng có thể sắp xếp được công việc một cách tối ưu nhất. Phần mềm hoàn toàn phù hợp với những người dùng quản lý công việc nhóm, quản lý công việc dự án trực tuyến và giúp người dùng sắp xếp thời khóa biểu một cách hiệu quả.

Điểm trừ của Asana là chi phí khá đắt đỏ với mức 9.99$ / người dùng / tháng. Để sử dụng trọn vẹn các tính năng của Asana thì doanh nghiệp phải bỏ ra một mức phí khá cao. 

2.4 Làm việc nhóm và lên kế hoạch công việc với Slack

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả thì Slack – giải pháp hiệu quả mà bạn nên trải nghiệm. Với nhiều tính năng ưu việt, nổi trội, Slack cho phép người dùng mở và gửi các file dễ dàng. Đặc biệt, khi bạn được gắn thẻ vào một dự án hay công việc nào đó, phần mềm sẽ tự động hiển thị thông báo ngay đến bạn. 

Phần mềm Slack tương thích với Google Drive, Dropbox hoặc SalesForce nên rất tiện cho người sử dụng. 

2.5 Project manager

Project manager được biết đến là phần mềm quản lý dự án theo thời gian thực, giúp người dùng đo lường và theo dõi chính xác dược lịch trình, ngày tới hạn của công việc. Với ưu điểm, phần mềm mang đến cho người dùng nhiều tính năng nổi bật như: quản lý dự án theo dạng bảng, dạng Gantt, lên kế hoạch dự án..

Hiện nay phần mềm chỉ cung cấp bản tính phí, cho nên người dùng phải đầu tư một khoản khá lớn để có thể trải nghiệm phần mềm. Trong đó, gói thấp nhất dành cho việc quản lý dự án cá nhân với chi phí từ 15 usd/người/tháng.

2.6 monday.com 

Là một trong những phần mềm quản lý dự án hiệu quả trên thị trường hiện nay. Phần mềm là giải pháp hoàn hảo dành cho các phòng ban, các thành viên làm việc từ xa. Sở hữu nhiều tính năng nổi trội, phần mềm có khả năng tích hợp mọi thông tin trên một nền tảng duy nhất, giúp nhà quản lý bao quát được toàn bộ công việc dễ dàng để đưa ra các quyết định quan trọng.

Tuy nhiên, Monday chỉ hỗ trợ 4 gói giải pháp khác nhau về mức độ chuyên sâu tính năng bao gồm: gói Basic ($8/tài khoản/tháng), Standard ($10/tài khoản/tháng), Pro ($16/tài khoản/tháng) và Enterprise (liên hệ với nhà cung cấp để nhận báo giá). Đây là mức giá cao mà không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng chi trả. Ngoài ra, phần mềm chỉ phù hợp với các đội nhóm phải làm việc từ xa, có quy mô vừa và lớn.

2.7 Jira Software

JIRA là một giải pháp quản lý dự án từ công ty phần mềm Atlassian, công cụ được thiết kế giúp các nhóm phần mềm lập kế hoạch và theo dõi dự án, bằng cách sử dụng phương pháp quản lý agile (phương pháp tập trung vào hiệu quả). Do đó, các phiên bản sản phẩm được nâng cấp và phát hành liên tục dựa theo phản hồi của khách hàng.

Tuy nhiên phần mềm còn tồn tại một số vấn đề như: Giao diện còn phức tạp, khó sử dụng khi chưa được đào tạo, làm quen về phần mềm mất nhiều thời gian. Đặc biệt, phần mềm chỉ giới hạn về một số lĩnh vực nhất định, chỉ phù hợp với các team công nghệ, phát triển phần mềm, hoặc các team làm việc theo phương pháp agile.

2.8 Phần mềm quản lý công việc – Wrike

Nhắc đến phần mềm làm việc nhóm thì không thể không nhắc đến Wrike – phần mềm quản theo dõi công việc với nhiều tính năng hiệu quả giúp thay thế email và các công việc khác. Nếu bạn đang quản lý nhiều việc chắc chắn sẽ hài lòng với số lượng dự án không giới hạn để sử dụng.

Điểm trừ của Wrike chỉ phù hợp với những team nhỏ hoặc các start-up không có nhiều kinh phí. Nếu một doanh nghiệp nhỏ muốn sử dụng các chức năng chuyên sâu hơn thì phải mua gói đắt tiền hơn, trong khi kinh phí không hề nhỏ. Phiên bản Professional dành cho nhóm 5 – 15 người, mức phí $9.8/ người dùng/ tháng.

2.9 Google Tasks

Google Tasks là app nhắc nhở công việc vô cùng hữu dụng nếu được sử dụng trong hệ sinh thái các phần mềm của Google. Bạn có thể dễ dàng kết nối nhanh chóng với các dịch vụ khác của google như: gmail, Google Calendar. 

Tuy nhiên, hiện ứng dụng chỉ xử lý được các tác vụ tương đối đơn giản, chưa thực sự hữu dụng với những các nhân làm việc với nhu cầu và cường độ cao. Phần hoàn toàn tương thích với nhiều thiết bị như: web, IOS hay Android dễ dàng.

2.10 Phần mềm Notion

Notion là một ứng dụng ghi chép, cho phép người dùng lên kế hoạch, ghi chú, tổ chức cuộc sống. Với ứng dụng này, tất cả mọi thứ đều có thể lưu trữ vào chung một không gian ( all all-in-one workspace). Bạn có thể sử dụng phiên bản web hoặc app trên máy tính Windows, MacOS, máy tính bảng, điện thoại iOS lẫn Android. Tất cả đều được đồng bộ với nhau, giúp bạn thuận tiện, dễ dàng quản lý.

Tuy nhiên, phần mềm chỉ phù hợp với những team nhỏ, hoặc cần những chức năng như quản trị hoặc bảo mật. Để sử dụng phần mềm, bạn phải bỏ ra một khoản phí  $4/tháng (92.000VND) với gói Personal và gói Team có giá $8/thành viên/tháng (190.000VND)

2.11 Phần mềm quản lý công việc toàn diện – 1Office

Quản lý công việc là một trong những tính năng quan trọng nhất trong mà bất kỳ một doanh nghiệp, một CEO nào cũng cần. Chính vì vậy 1Office đã phân tích hàng chục phần mềm quản lý công việc nổi tiếng trên thế giới, cũng như các lý thuyết quản lý công việc truyền thống (mô hình thác nước) hoặc hiện đại (mô hình Scrum) để kết hợp điều chỉnh cho phù hợp với thói quen sử dụng của doanh nghiệp Việt Nam, để cho ra đời phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp 1Office tích hợp nhiều tính năng thông minh. Hãy cùng theo dõi video dưới đây để hiểu hơn về giải pháp quản lý công việc toàn diện này nhé: