Top 5 phần mềm quản lý công việc miễn phí

Tại Việt Nam có tới 98% doanh nghiệp vừa và nhỏ (hay còn được gọi là SMEs). Những doanh nghiệp này thường có xu hướng sử dụng phần mềm quản lý công việc miễn phí để tiết kiệm chi phí. Tại bài viết này, hãy cùng 1Office điểm danh 5 phần mềm quản lý công việc miễn phí được ưa chuộng nhất hiện nay!

Các nhà quản lý của các doanh nghiệp nhỏ thường có xu hướng sử dụng Excel để quản lý. Tuy nhiên, việc quản lý qua công cụ này mất khá nhiều thời gian, dễ nhầm lẫn. Vì vậy, việc ứng  dụng những phần mềm quản lý công việc được khuyến khích. Với mục tiêu động hóa các tác vụ và tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên. Từ đó giúp nhà quản lý kiểm soát được thời gian, hiệu quả công việc hơn rất nhiều lần so với hình thức quản lý thủ công truyền thống.

1.Phần mềm quản lý công việc miễn phí Asana

Asana là ứng dụng quản lý công việc nhóm miễn phí (trả phí khi sử dụng trên 15 người) và dự án trực tuyến, giúp người dùng sắp xếp các công việc hiệu quả, thông minh hơn. Phần mềm rất phù hợp trong việc phân công của hoạt động làm việc nhóm. Phiên bản Miễn phí của Asana bao gồm các tính năng sau:

• Quản lý không giới hạn nhiệm vụ
• Quản lý không giới hạn dự án
• Không giới hạn tin nhắn
• Quản lý chi tiết, không giới hạn các hoạt động chỉnh sửa, trao đổi trên công việc
• Bộ nhớ tệp không giới hạn (100MB mỗi tệp)
• Hỗ trợ lên đến 15 người dùng

Nếu doanh nghiệp hoặc đội nhóm của bạn có trên 15 người thì buộc phải sử dụng phiên bản trả phí của Asana.  Tuy nhiên, giá của Asana khá đắt đỏ. Phiên bản Premium của Asana có giá là 252.000 VND/ người/ tháng ($10,99) và giá phiên bản Business của họ vào khoảng 575.000 VND/ người/ tháng ($ 24,99). Và Asana hiện chưa có phiên bản tiếng Việt, cho nên việc làm việc và đồng bộ thông tin trên phần mềm khá khó khăn với người Việt. 

Xem thêm: Top 9 phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí

2. Evernote

Evernote là phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí dựa trên điện toán đám mây, cho phép người dùng đính kèm tài liệu, cộng tác trong các dự án và lưu trữ tất cả thông tin trên một hệ thống tập trung. Thành viên trong nhóm có thể truy cập, chỉnh sửa, tải file hình ảnh, video từ bất cứ thiết bị nào. 

Phiên bản Miễn phí của phần mềm quản lý công việc Evernote bao gồm các tính năng sau:

• Đồng bộ hóa tài khoản của bạn với tối đa hai thiết bị (điện thoại di động, máy tính để bàn hoặc web)
• Tìm kiếm ghi chú (nhiệm vụ) bằng cách sử dụng thẻ tác vụ
• Quét ghi chú viết tay, bảng trắng và biên nhận
• Kích thước ghi chú tối đa 25MB
• Giới hạn tải lên hàng tháng 60MB

Ngoài ra, nếu bạn làm việc cần sử dụng dung lượng lớn hơn thì có thể quan tâm tới phiên bản trả phí của Evernote. Với bản Premium sẽ có giá là 184.000 VND/ người/ tháng ($7,99) và giá gói Doanh nghiệp là 345.000 VND/ người/ tháng ($14,99). Đây là mức giá khá đắt đỏ trên thị trường, phù hợp với những nhóm có ít thành viên.

3. Phần mềm quản lý công việc Jira

Jira là công cụ được thiết kế phục vụ lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án bằng cách sử dụng phương pháp quản lý agile (phương pháp tập trung vào hiệu quả). Tại đây, bạn có thể dễ dàng lên kế hoạch, theo dõi với giao diện bảng Scrum và Kanban. Jira có khả năng phân quyền khá tốt. 

Tuy nhiên, giao diện của phần mềm Jira khá phức tạp, người dùng mất nhiều thời gian để làm quen. Ngoài phiên bản dùng thử miễn phí thì Jira cũng có phiên bản trả phí với nhiều tính năng hơn có giá 7$/ người/ tháng.

4. Todolist 

Todolist là phần mềm quản lý công việc dựa trên điện toán đám mây. Phần mềm này tập trung vào danh sách nhiệm vụ và dự án đơn giản, trực quan. Todoist giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng tạo dự án, theo dõi và quản lý công việc mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị như máy tính xách tay, đồng hồ thông minh, trình duyệt web và email.

Phiên bản miễn phí của phần mềm quản lý công việc Todolist bao gồm các tính năng sau:

• Khả năng quản lý lên đến 80 dự án
• Ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng
• Tích hợp trên nhiều thiết bị
• Hỗ trợ tối đa 5 người cho mỗi dự án

Đối với nhóm có trên 5 thành viên, Todolist sẽ tính thu phí.Gói Premium của Todoist có giá từ 96.000 VND/ người/ tháng ($ 4) và gói Business là 138.000 VND/ người/ tháng ($6). 

Bên cạnh Todolist, trên thị trường cũng có rất nhiều phần mềm sắp xếp lịch làm việc giúp bạn có thể kiểm soát chất lượng công việc và theo dõi tiến độ dự án ngay cả khi làm việc từ xa trong mùa dịch mà bạn có thể tham khảo thêm.

Xem thêm: 7+ Ứng dụng Work From Home giúp doanh nghiệp đạt KPIs ngay cả trong mùa dịch

5. Phần mềm quản lý công việc miễn phí Trello

Trello là công cụ quản lý công việc dùng để thiết lập và quản lý các đầu việc hiệu quả. Tính năng nổi bật của Trello đó chính là quản lý công việc theo nhóm. Các công việc chung của nhóm thì thành viên chỉ cần nhìn qua là nắm được toàn bộ và công việc của mình. Tuy nhiên, tính năng phân quyền ở trên Trello lại chưa rõ ràng. Bạn khó có thể xác định công việc và nhóm công việc với từng đối tượng quản lý phù hợp. Phần mềm Trello chỉ phù hợp với những nhóm làm việc nhỏ dưới 10 thành viên. 

Phiên bản miễn phí của Trello bao gồm các tính năng sau:

• Không giới hạn các thẻ nhiệm vụ
• Lên đến 10 bảng Kanban
• Bộ nhớ không giới hạn (10MB / tệp)
• 50 lệnh tự động chạy mỗi tháng
• Quản lý không giới hạn nhật ký hoạt động tại từng nhiệm vụ
• Giới hạn người dùng

Đối với phiên bản Business Class của Trello có những tính năng vượt bậc hơn và sử dụng cho đội nhóm lớn hơn 10 người có giá là 288.000 VND/ người/ tháng ($12,5). 

Nhược điểm của phần mềm quản lý công việc miễn phí

Các phần mềm quản lý công việc nêu trên đều cho phép khách hàng dùng thử hoặc miễn phí, tuy nhiên cần cân nhắc  khi sử dụng những phần mềm này tại thời điểm hiện tại có thể mở rộng và phục vụ doanh nghiệp của bạn với quy mô lớn hơn hay không. Việc chuyển giao dữ liệu hay tổng hợp thông tin từ các phần mềm khiến bạn mất rất nhiều thời gian và hiệu suất kém.

Do đó, nhà quản lý phải cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn những ứng dụng phù hợp hoặc sử dụng những phần mềm có tính phí nhưng đem lại hiệu quả cao hơn.

Quản lý công việc hiệu quả với phần mềm 1Office

Bên cạnh những nền tảng quản lý công việc nhóm miễn phí thì tại Việt Nam cũng có nhiều ứng dụng giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc của mình. Phải kể tới trong số đó là nền tảng quản trị công việc tổng thể 1Office. Ngoài những tính năng cơ bản, 1Office có ưu thế hơn ở các tính năng cao cấp:

• Chi phí hợp lý & linh hoạt.  Đa số các phần mềm hiện nay tính phí theo gói cố định (gói tối thiểu là 30 người trở lên). Điều này vô hình chung khiến giá thành bị đội lên và lãng phí nhiều tài nguyên. Trong khi đó, 1Office tính phí theo hình thức “thuê bao” – chi phí sử dụng tương ứng với số lượng người dùng. Qua đó giúp các doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn cũng như tối ưu chi phí.
• 1Office tạo một hệ sinh thái làm việc khép kín và bảo mật cao tạo nên tính liên thông dữ liệu, tính thống nhất cho doanh nghiệp. Phần mềm sử dụng được trên cả máy tính và điện thoại. 
• 1Office giải quyết 04 bài toán cơ bản trong quản lý doanh nghiệp. Quản lý công việc (WorkPlace), Quản lý nhân sự (HRM), Quản lý khách hàng (CRM) và Tự động hóa Quản lý tổng thể. Đặc biệt, tất cả được tích hợp trong một phần mềm duy nhất 1Office, không qua các app trung gian, không thủ tục thủ công dài dòng. 
• 1Office có khả năng tùy biến và tự động cao. Người dùng có thể chủ động cài đặt và linh hoạt tạo các tính năng phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình.
• Lưu trữ tập trung.  Phần mềm 1Office cho phép lưu trữ toàn bộ văn bản, hồ sơ theo từng nhóm đối tượng liên quan trên nền tảng đám mây. Từ đây, các phòng ban sẽ dễ dàng quản lý, tìm kiếm tài liệu. Phần mềm có thể trích xuất 1 hoặc nhiều chứng từ một cách dễ dàng. 1CA của 1Office  giúp giảm thiểu rủi ro bị phân tán chứng từ, giúp bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối.
• Giá phần mềm quản lý công việc 1Office được tính theo thuê bao (2.000VND/user/ ngày). Từ đây doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí sử dụng hơn nhiều so với các phần mềm khác. 

Những tính năng của 1Office không phải phần mềm quản lý công việc nào cũng có thể có được. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm về cách Quản lý công việc và tiến độ dự án chỉ bằng 1Click trên phần mềm để có thể đưa ra quyết định chính xác nhất!

Để sở hữu cho doanh nghiệp của mình phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể 1Office, quý khách hàng vui lòng để lại thông tin liên hệ, đội ngũ chuyên gia của 1Office sẽ liên hệ tư vấn ngay hôm nay: