Điều khoản dịch vụ (ToS)

Giới thiệu

1Office là nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp được phát triển và vận hành bởi Công ty Cổ phần 1Office. Khi truy cập hoặc sử dụng các sản phẩm, dịch vụ của 1Office, Khách hàng và Người dùng được hiểu là đã đọc, hiểu và đồng ý tuân thủ các Điều khoản Dịch vụ (Terms of Service – ToS) này.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về Điều khoản Dịch vụ, 1Office sẵn sàng giải thích cho Khách hàng về các điều khoản này. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ đến chuyên viên tư vấn dịch vụ hoặc theo email support@1office.vn.

1Office bảo toàn quyền sửa đổi, bổ sung hoặc cập nhật các Điều khoản Dịch vụ này vào bất kỳ thời điểm nào. Các nội dung cập nhật sẽ được công bố trên website và có hiệu lực theo thời điểm được thông báo.

Điều khoản dịch vụ (Terms of Service - ToS) này áp dụng cho Khách hàng SME sử dụng gói SaaS Chuẩn của 1Office với hạ tầng do 1Office vận hành. Khách hàng có nhu cầu triển khai Private Cloud, On-Premise, tích hợp phức tạp hoặc tùy chỉnh sâu xin tham khảo Phiên bản Enterprise hoặc liên hệ Đội ngũ kinh doanh để được tư vấn.

Điều 1: Chấp nhận điều khoản

1.1. Cách thức chấp nhận

Bằng việc ký kết Hợp đồng dẫn chiếu đến bản Điều khoản này, hoặc bắt đầu sử dụng bất kỳ Dịch vụ nào của 1Office, Khách hàng xác nhận đã đọc, hiểu và đồng ý bị ràng buộc bởi toàn bộ nội dung của Điều khoản này. Người thực hiện hành vi chấp nhận phải là đại diện có thẩm quyền hợp pháp của Khách hàng.

1.2. Cập nhật điều khoản

1Office có quyền sửa đổi Điều khoản này với thông báo trước tối thiểu 15 ngày qua email đăng ký. Việc Khách hàng tiếp tục sử dụng Dịch vụ sau thời hạn thông báo được coi là chấp nhận Điều khoản mới.

Điều 2: Định nghĩa thuật ngữ

Trong Điều khoản này, các thuật ngữ sau có nghĩa như sau:

• “1Office” hoặc “Bên cung cấp”: Công ty Cổ phần 1Office.
• “Khách hàng” hoặc “Bên sử dụng dịch vụ Phần mềm thuê bao”: Doanh nghiệp được xác định trong Hợp đồng.
• “Hợp đồng” hoặc “Hợp đồng nguyên tắc”: Văn bản Hợp đồng thuê bao dịch vụ phần mềm 1Office ký giữa 1Office và Khách hàng, quy định các nguyên tắc thương mại chung áp dụng xuyên suốt quá trình hợp tác giữa hai Bên, không xác định thời hạn cố định.
• “Phụ lục Đơn hàng”: Văn bản đính kèm Hợp đồng nguyên tắc, ký kết theo từng đợt đặt mua, gia hạn hoặc mua thêm User, xác định đơn giá, số lượng User, Kỳ License, mức chiết khấu, tổng giá trị và điều khoản thanh toán cho từng đơn hàng cụ thể.
• “Kỳ License”: Là khoảng thời gian Khách hàng được quyền sử dụng License theo từng Phụ lục Đơn hàng, được xác định bắt đầu từ “Ngày tính phí dịch vụ” đến hết thời gian của License dịch vụ. Một Khách hàng có thể có nhiều Kỳ License hiệu lực đồng thời hoặc nối tiếp nhau theo các Phụ lục Đơn hàng khác nhau, độc lập với thời hạn của Hợp đồng nguyên tắc.
• “Dịch vụ”: Quyền truy cập và sử dụng nền tảng phần mềm quản trị doanh nghiệp 1Office (SaaS) cùng các dịch vụ đi kèm theo gói đã mua.
• “Nền tảng” hoặc “Phần mềm”: Hệ thống phần mềm 1Office vận hành trên hạ tầng đám mây do 1Office quản lý.
• “License”: Quyền sử dụng Nền tảng có giới hạn, không độc quyền, không thể chuyển nhượng, theo phạm vi Hợp đồng và Phụ lục Đơn hàng giữa Khách hàng và 1Office.
• “User”: Cá nhân được Khách hàng cấp quyền truy cập Nền tảng.
• “Admin”: User được Khách hàng chỉ định quản trị hệ thống trong phạm vi tổ chức.
• “Dữ liệu Khách hàng”: Dữ liệu, thông tin, nội dung do Khách hàng hoặc User nhập vào Nền tảng. Tất cả thông tin mà Khách hàng gửi, tải lên, truyền hoặc bằng bất kể phương thức nào giúp hiển thị thông tin đó trên Nền tảng. Dữ liệu đó bao gồm: các tin nhắn, các thông báo, các tập tin, các hình ảnh, các video, các ý kiến, các nhận xét, các đường dẫn, các nội dung liên quan và tất cả mọi thông tin được hiển thị trên Nền tảng; Dữ liệu của Khách hàng bao gồm cả mọi thông tin, đường dẫn, văn bản mà Khách hàng và các tài khoản sử dụng của Khách hàng nhập vào Phần mềm thông qua các nền tảng lưu trữ đám mây như Google Drive, OneDrive, DropBox.
• “Sự kiện Bất khả kháng”: Sự kiện nằm ngoài tầm kiểm soát hợp lý của bên bị ảnh hưởng, không thể dự đoán và không thể khắc phục dù đã áp dụng biện pháp hợp lý.
• “Tính năng AI”: Tất cả các tính năng, công cụ và dịch vụ ứng dụng trí tuệ nhân tạo được tích hợp vào nền tảng 1Office, bao gồm AI Assistant, AI Automation, AI Agent và AI Analytics. Danh sách Tính năng AI cụ thể được công bố và cập nhật tại trang thông tin sản phẩm chính thức của 1Office.
• “AI Input”: Dữ liệu, văn bản, lệnh hoặc thông tin bất kỳ mà Khách hàng hoặc Người dùng cung cấp cho Tính năng AI để xử lý, bao gồm cả dữ liệu được hệ thống tự động truyền vào theo cấu hình của Khách hàng hoặc Người dùng (ví dụ: hồ sơ nhân sự, hợp đồng, dữ liệu nghiệp vụ từ các module trong nền tảng 1Office). AI Input được coi là Dữ liệu Khách hàng (Customer Data) theo Điều khoản này và DPA.
• “AI Output”: Kết quả, nội dung, gợi ý, phân tích, bản nháp, dữ liệu phát sinh hoặc hành động được Tính năng AI tạo ra dựa trên AI Input và/hoặc ngữ cảnh xử lý hợp lệ trong Nền tảng. Trong phạm vi AI Output được hiển thị, lưu trữ hoặc sử dụng trong tài khoản của Khách hàng, AI Output được coi là Dữ liệu Khách hàng theo Điều khoản này và DPA.
• “AI Agent”: Tính năng AI có khả năng lập kế hoạch hoặc thực hiện một chuỗi hành động trên Nền tảng nhằm hỗ trợ đạt mục tiêu do User chỉ định, trong phạm vi quyền truy cập, cấu hình, giới hạn kỹ thuật, chính sách phê duyệt và cơ chế kiểm soát do 1Office cung cấp hoặc do Khách hàng thiết lập. Tùy từng loại hành động và cấu hình, AI Agent có thể yêu cầu xác nhận của User/Admin trước khi thực hiện hoặc có thể thực hiện tự động trong phạm vi được cho phép.

Điều 3: Thứ tự ưu tiên tài liệu

Quan hệ giữa các bên được điều chỉnh bởi các tài liệu dưới đây, theo thứ tự ưu tiên giảm dần:

Điều 4: Phạm vi dịch vụ

4.1. Dịch vụ cung cấp

1Office cung cấp quyền truy cập và sử dụng (License) Nền tảng phần mềm quản trị doanh nghiệp 1Office theo mô hình SaaS (hạ tầng do 1Office vận hành) cùng dịch vụ triển khai tiêu chuẩn, hỗ trợ kỹ thuật và cập nhật phần mềm trong Kỳ License.

4.2. Phạm vi gói chuẩn

4.3. Không cam kết phù hợp tuyệt đối

Nền tảng được phát triển để đáp ứng nhu cầu chung của doanh nghiệp. 1Office không bảo đảm phần mềm sẽ phù hợp hoàn hảo với mọi quy trình đặc thù của Khách hàng. Khách hàng có trách nhiệm đánh giá tính phù hợp trước khi ký kết.

Điều 5: Giấy phép sử dụng phần mềm

5.1. Cấp phép có giới hạn

Trong Kỳ License, 1Office cấp cho Khách hàng License sử dụng Nền tảng với tính chất:

• Không độc quyền, không thể chuyển nhượng
• Giới hạn theo số lượng User, tính năng và thời hạn quy định tại Phụ lục Đơn hàng
• Chỉ phục vụ hoạt động nội bộ hợp pháp của Khách hàng.

5.2. Các hành vi bị cấm

Khách hàng không được:

• Cấp phép lại, chuyển nhượng, bán hoặc cho thuê lại quyền truy cập cho bên thứ ba;
• Dịch ngược, phân tích mã nguồn hoặc tái tạo phần mềm;
• Xây dựng sản phẩm cạnh tranh dựa trên Nền tảng;
• Sử dụng Nền tảng để cung cấp dịch vụ cho bên ngoài theo hình thức resell mà không có thỏa thuận đối tác.

Điều 6. Tài khoản và quản trị hệ thống

6.1. Trách nhiệm của Admin

Khách hàng chỉ định duy nhất một tài khoản Admin chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ tài khoản, phân quyền, cấu hình và hoạt động của người dùng trong hệ thống. Ngoài ra, Khách hàng có thể chỉ định thêm các tài khoản khác có quyền quản trị tương đương để thực hiện việc quản lý tài khoản, phân quyền, cấu hình và vận hành hệ thống.

6.2. Bảo mật tài khoản

Khách hàng chịu trách nhiệm bảo mật thông tin đăng nhập, thu hồi quyền truy cập kịp thời khi có thay đổi nhân sự và thiết lập phân quyền phù hợp. 1Office không chịu trách nhiệm cho tổn thất do tài khoản bị xâm phạm do lỗi từ phía Khách hàng.

6.3. Tên miền phụ

Khi sử dụng Dịch vụ theo mô hình tên miền phụ [tên-khách-hàng].1office.vn, Khách hàng và 1Office thống nhất các quy định sau:

• Quyền sở hữu: Tên miền 1office.vn và toàn bộ tên miền phụ thuộc quyền sở hữu duy nhất của 1Office. Việc sử dụng tên miền phụ trong thời gian hợp đồng không phát sinh bất kỳ quyền sở hữu hoặc quyền sở hữu trí tuệ nào đối với tên miền cho Khách hàng.
• Quy tắc đặt tên: Tên miền phụ chỉ được bao gồm chữ cái thường (a–z), chữ số (0–9) và dấu gạch ngang (-); không bắt đầu hoặc kết thúc bằng dấu gạch ngang; độ dài tối đa 63 ký tự. Tên miền phụ không được chứa: thương hiệu/nhãn hiệu của tổ chức khác khi chưa được phép; từ ngữ gây nhầm lẫn, mạo danh hoặc vi phạm pháp luật; các tên hệ thống được 1Office bảo lưu (admin, api, email, www, support, help, billing, app, dev, test, staging...).
• Quyền của 1Office: 1Office có quyền từ chối, yêu cầu thay đổi, tạm khóa hoặc thu hồi bất kỳ tên miền phụ nào nếu vi phạm quy tắc đặt tên nêu trên, xung đột quyền sở hữu trí tuệ bên thứ ba, theo yêu cầu cơ quan nhà nước, hoặc khi Hợp đồng chấm dứt.
• Khi chấm dứt hợp đồng: Tên miền phụ bị vô hiệu hóa ngay khi Hợp đồng chấm dứt. Khách hàng không có quyền giữ lại, chuyển nhượng hoặc yêu cầu trỏ tên miền phụ sang hạ tầng khác.

Điều 7: Nghĩa vụ của khách hàng

7.1. Hạ tầng và thiết bị đầu cuối

Khách hàng tự chuẩn bị thiết bị đầu cuối, trình duyệt tương thích và đường truyền internet ổn định đáp ứng yêu cầu kỹ thuật tối thiểu do 1Office khuyến nghị. Tham khảo khuyến nghị sử dụng phần mềm tại Phụ lục 01 đính kèm Điều khoản dịch vụ này.

7.2. Dữ liệu và nội dung

Khách hàng chịu trách nhiệm toàn bộ về tính hợp pháp, chính xác và đầy đủ của Dữ liệu Khách hàng đã nhập vào Hệ thống Phần mềm. 1Office không chịu trách nhiệm cho hậu quả phát sinh từ dữ liệu sai, không hợp pháp hoặc nhập sai từ phía Khách hàng – kể cả khi ảnh hưởng đến quyết định nhân sự, tiền lương hoặc tuân thủ nội bộ.

7.3. Quyết định nội bộ

Khách hàng chịu toàn bộ trách nhiệm cho mọi quyết định quản trị đưa ra dựa trên báo cáo, kết quả tính toán hoặc đề xuất từ Nền tảng. 1Office không phải tư vấn pháp lý, kế toán, nhân sự hay tài chính.

7.4. Tuân thủ pháp luật

Khách hàng có trách nhiệm đảm bảo việc sử dụng Dịch vụ tuân thủ toàn bộ các quy định pháp luật hiện hành. Chi tiết về nghĩa vụ tuân thủ pháp luật được quy định tại Điều 24.

Điều 8: Hành vi bị cấm

Điều khoản này quy định các hành vi bị cấm trong quá trình sử dụng Nền tảng. Các hành vi bị cấm liên quan đến quyền giấy phép phần mềm được quy định tại Điều 5.2. Khách hàng và tất cả các người dùng không được:

• Tải lên nội dung vi phạm pháp luật, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bên thứ ba;
• Cài đặt hoặc phát tán mã độc, virus, phần mềm gây hại;
• Tấn công, quét lỗ hổng bảo mật, hoặc cố ý vượt qua cơ chế bảo mật của Nền tảng;
• Thu thập dữ liệu bằng scraping, bot hoặc phương pháp tự động trái phép;
• Cố tình tạo tải bất thường làm ảnh hưởng hiệu năng hệ thống;
• Sử dụng Dịch vụ cho mục đích vi phạm pháp luật hoặc gây hại cho người dùng khác.

Vi phạm các điều khoản trên là căn cứ để 1Office tạm ngừng hoặc chấm dứt Dịch vụ ngay lập tức theo Điều 20 và Điều 21 của Điều khoản dịch vụ này.

Điều 9: Tích hợp với dịch vụ bên thứ ba

Nền tảng 1Office hỗ trợ tích hợp với các dịch vụ bên thứ ba trong danh mục chuẩn được công bố (Bao gồm Ký số điện tử, SMS, và một số nhóm khác).

1Office không bảo đảm và không chịu trách nhiệm về tính sẵn sàng, thay đổi API, gián đoạn hoặc lỗi phát sinh từ phía nền tảng bên thứ ba nằm ngoài tầm kiểm soát của 1Office. Khách hàng có trách nhiệm đọc và tuân thủ điều khoản sử dụng của từng dịch vụ bên thứ ba trước khi kích hoạt tích hợp.

Các tích hợp ngoài danh mục chuẩn sẽ phát sinh chi phí và cần được thỏa thuận riêng bằng văn bản với 1Office.

Điều 10: Tính năng trí tuệ nhân tạo (AI)

Điều khoản này áp dụng cho tất cả Tính năng AI được tích hợp vào nền tảng 1Office. Danh sách Tính năng AI hiện có được công bố tại trang thông tin sản phẩm chính thức của 1Office và có thể được cập nhật, bổ sung theo từng thời kỳ mà không cần thông báo trước.

10.1. Quyền sở hữu đối với AI Input và AI Output

Khách hàng giữ toàn bộ quyền sở hữu đối với AI Input. 1Office không nhận quyền sở hữu đối với AI Output được tạo ra từ dữ liệu của Khách hàng.

Khách hàng chịu trách nhiệm đảm bảo AI Input không vi phạm quyền sở hữu trí tuệ, bí mật kinh doanh hoặc quyền riêng tư của bên thứ ba.

10.2. Giới hạn về độ chính xác của AI Output

Do bản chất của công nghệ AI, 1Office không bảo đảm và không chịu trách nhiệm về:

• Độ chính xác, tính đầy đủ hoặc độ tin cậy của AI Output.
• Tính phù hợp của AI Output với mục đích sử dụng cụ thể của Khách hàng.
• Tính độc nhất của AI Output - cùng một AI Input có thể tạo ra các AI Output khác nhau tại các thời điểm khác nhau.
• AI Output không đại diện cho quan điểm, lập trường hoặc tư vấn chính thức của 1Office.

Lưu ý: AI Output mang tính tham khảo. Khách hàng chịu trách nhiệm hoàn toàn về mọi quyết định và hành động dựa trên AI Output. 1Office không chịu trách nhiệm pháp lý đối với tổn thất phát sinh từ việc sử dụng AI Output làm căn cứ ra quyết định mà không qua kiểm tra độc lập.

10.3. Trách nhiệm bổ sung của Khách hàng khi sử dụng Tính năng AI

Đánh giá tính phù hợp của AI Output trước khi áp dụng vào quy trình nghiệp vụ hoặc sử dụng làm căn cứ ra quyết định.

Giám sát và kiểm soát các hành động do AI Agent thực hiện thay mặt; đảm bảo các hành động tự động không vi phạm quy định nội bộ hoặc pháp luật hiện hành.

10.4. Cam kết của 1Office về dữ liệu AI

Không sử dụng AI Input hoặc AI Output của Khách hàng để huấn luyện hoặc tinh chỉnh mô hình AI dưới bất kỳ hình thức nào mà không có sự đồng ý rõ ràng bằng văn bản của Khách hàng.

10.5. Hành vi bị cấm khi sử dụng AI

Ngoài các hành vi bị cấm quy định tại Điều 8, Khách hàng không được sử dụng Tính năng AI để:

• Tạo ra nội dung giả mạo, sai lệch sự thật hoặc mạo danh tổ chức/cá nhân với mục đích lừa dối.
• Sử dụng AI Agent để thực hiện giao dịch tài chính, ký kết hợp đồng hoặc hành động pháp lý có ràng buộc mà không có sự phê duyệt của người có thẩm quyền.

Điều 11: Dữ liệu khách hàng

11.1. Quyền sở hữu

Khách hàng là chủ sở hữu duy nhất Dữ liệu Khách hàng. 1Office không có quyền sở hữu Dữ liệu Khách hàng và không sử dụng Dữ liệu Khách hàng cho mục đích thương mại ngoài phạm vi cung cấp Dịch vụ.

11.2. Quyền xử lý của 1Office

1Office được xử lý Dữ liệu Khách hàng ở mức cần thiết để: vận hành và cải thiện Dịch vụ; sao lưu và bảo trì; phát hiện và xử lý sự cố bảo mật; tuân thủ pháp luật. Chi tiết tại Cam kết về xử lý dữ liệu cá nhân (DPA) có đính kèm Hợp đồng.

11.3. Lưu trữ và sao lưu

Dữ liệu được lưu trữ tại Trung tâm dữ liệu (Data Centre) đặt tại Việt Nam và được kiểm soát theo tiêu chuẩn an ninh thông tin quốc tế ISO 27001:2022.

Điều 12. Bảo mật và an toàn thông tin

12.1. Cam kết của 1Office

1Office áp dụng các biện pháp bảo mật kỹ thuật và tổ chức hợp lý, bao gồm: mã hóa dữ liệu; kiểm soát truy cập; giám sát hệ thống; và tuân thủ tiêu chuẩn ISO 27001:2022.

12.2. Trách nhiệm của Khách hàng

Khách hàng chịu trách nhiệm bảo mật phía mình: bảo vệ thông tin đăng nhập; thiết lập xác thực đa yếu tố (nếu hệ thống hỗ trợ); kiểm soát phân quyền; và bảo mật thiết bị đầu cuối.

12.3. Xử lý sự cố bảo mật

Trong trường hợp xảy ra sự cố bảo mật ảnh hưởng đến dữ liệu của Khách hàng, 1Office cam kết thông báo cho Khách hàng bị ảnh hưởng không chậm hơn 72 giờ kể từ thời điểm 1Office xác nhận sự cố, kèm theo thông tin về tính chất vi phạm, phạm vi dữ liệu có thể bị ảnh hưởng và các biện pháp đang được thực hiện. Trong trường hợp điều tra chưa hoàn tất, 1Office sẽ gửi thông báo sơ bộ trong thời hạn trên và cập nhật thêm khi có thông tin.

Điều 13: Triển khai, đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật

13.1. Triển khai tiêu chuẩn

Sau khi ký Hợp đồng, 1Office phối hợp với Khách hàng triển khai Dịch vụ theo phạm vi gói đã mua. Phạm vi, tiến độ và các điều kiện triển khai cụ thể được quy định trong Hợp đồng hoặc Phạm vi công việc đính kèm.

13.2. Nghiệm thu triển khai

Sau khi 1Office hoàn tất triển khai, Khách hàng kiểm tra và phản hồi trong vòng 07 ngày làm việc. Nếu quá hạn mà không có phản hồi, giai đoạn triển khai được coi là đã được nghiệm thu. Yêu cầu bổ sung ngoài phạm vi Hợp đồng sẽ phát sinh phí riêng.

13.3. Hỗ trợ kỹ thuật tiêu chuẩn

Hỗ trợ kỹ thuật tiêu chuẩn qua: ticket hệ thống, chat trực tiếp trên phần mềm bao gồm: Trợ lý AI CSKH, tổng đài 1900 3313 theo khung giờ CSKH quy định tại Cam kết thực hiện dịch vụ (SLA) hiện hành. Hỗ trợ tại chỗ, tái đào tạo và hỗ trợ ngoài giờ phát sinh phí bổ sung.

Điều 14: Cấu trúc phí và phí dịch vụ

14.1. Cấu trúc phí

Phí dịch vụ gồm: (i) License Fee – phí thuê bao theo số Tài khoản tính phí và gói tính năng; (ii) Phí triển khai một lần (nếu có); (iii) Phí dịch vụ bổ sung. Đơn giá, số lượng, thời hạn, tổng giá trị và điều khoản thanh toán áp dụng cho từng đơn hàng được quy định chi tiết tại Phụ lục Đơn hàng (Phụ lục 01) tương ứng đính kèm Hợp đồng nguyên tắc.

14.2. Thông báo thay đổi phí dịch vụ

Khi có điều chỉnh về đơn giá tại Phụ lục 01, 1Office sẽ thông báo cho Khách hàng thông qua email tối thiểu 30 (ba mươi) ngày trước ngày chính sách giá mới có hiệu lực.

Việc điều chỉnh giá dịch vụ sẽ không áp dụng đối với Kỳ License hiện tại của Khách hàng hoặc các Phụ lục Đơn hàng đã được ký kết trước thời điểm thông báo chính sách giá mới.

14.3. Đơn giá Dịch vụ

Trong suốt Kỳ License của Phụ lục Đơn hàng, đơn giá License Fee ban đầu sẽ được giữ nguyên cho các giao dịch mua thêm User, nâng cấp. Khi Kỳ License này kết thúc, chính sách giữ giá sẽ không còn hiệu lực.

Điều 15: Bảo trì, cập nhật và nâng cấp

Các hoạt động bảo trì, cập nhật, sửa lỗi, nâng cấp hệ thống và nguyên tắc xác định thời gian hệ thống tạm dừng được nêu rõ tại Cam kết thực hiện dịch vụ (SLA) hiện hành do 1Office công bố tại từng thời điểm.

1Office có toàn quyền quyết định đối với lộ trình phát triển, nâng cấp và thay đổi tính năng của Nền tảng phù hợp với chiến lược sản phẩm của mình và không có nghĩa vụ phát triển chức năng theo yêu cầu riêng của Khách hàng, trừ khi các Bên có thỏa thuận khác bằng văn bản.

Điều 16: Quyền sở hữu trí tuệ

1Office sở hữu toàn bộ quyền sở hữu trí tuệ đối với Nền tảng quản trị doanh nghiệp 1Office, bao gồm nhưng không giới hạn mã nguồn, thiết kế, tài liệu, mô hình AI và mọi cải tiến phát sinh. Điều khoản dịch vụ này không chuyển nhượng bất kỳ quyền sở hữu trí tuệ nào cho Khách hàng. Khách hàng sở hữu Dữ liệu Khách hàng và không có quyền đối với công nghệ, cấu trúc của Nền tảng.

16.1. Góp ý và đề xuất cải tiến của Khách hàng

Nếu Khách hàng gửi góp ý, phản hồi hoặc đề xuất cải tiến, các nội dung này được xem là không bảo mật và 1Office có quyền sử dụng, đưa vào sản phẩm mà không phải trả phí hoặc ghi nhận công lao cho Khách hàng.

16.2. Sử dụng tên và thương hiệu của Khách hàng

Trừ khi Khách hàng có yêu cầu khác bằng văn bản, 1Office có quyền đề cập tên và logo của Khách hàng trong các tài liệu giới thiệu sản phẩm, danh sách khách hàng tham khảo và các hoạt động marketing của 1Office, nhằm mục đích giới thiệu quan hệ hợp tác.

Khách hàng có quyền từ chối việc sử dụng này bất kỳ lúc nào bằng cách gửi yêu cầu bằng văn bản đến support@1office.vn. 1Office sẽ ngừng sử dụng trong vòng 15 (mười lăm) ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu. Quy định này không áp dụng đối với nội dung đã được công bố trước thời điểm nhận được yêu cầu.

Điều 17: Bảo mật thông tin

17.1. Phạm vi Thông tin Bảo mật

Tất cả thông tin do Khách hàng cung cấp và/hoặc nhập dữ liệu trên phần mềm Quản trị doanh nghiệp 1Office đều là tài sản độc quyền của Khách hàng và được coi là Thông tin Bảo mật của hai Bên theo Điều khoản này (“Thông tin Bảo mật”).

17.2. Nghĩa vụ bảo mật của 1Office

1Office cam kết có trách nhiệm bảo mật toàn bộ Thông tin Bảo mật, không sử dụng, phổ biến hoặc bằng bất kỳ cách nào tiết lộ Thông tin Bảo mật cho bất kỳ người, công ty hoặc doanh nghiệp nào khác, ngoại trừ:

• Khi có sự đồng ý bằng văn bản của đại diện có thẩm quyền của Khách hàng; và/hoặc
• Khi có yêu cầu cung cấp từ cơ quan có thẩm quyền của nhà nước, trong trường hợp đó 1Office phải bàn bạc và thống nhất với Khách hàng trước khi cung cấp, phù hợp với quy định của pháp luật và Điều 8 DPA.

17.3. Chế tài đối với hành vi vi phạm

Với mọi hành vi vi phạm nghĩa vụ bảo mật thông tin do lỗi của 1Office, 1Office có nghĩa vụ thanh toán cho Khách hàng mức phạt vi phạm bằng 100% tổng giá trị các Phụ lục Đơn hàng đã ký và thanh toán, tính từ ngày ký Hợp đồng đến ngày phát sinh hành vi vi phạm. Ngoài mức phạt này, 1Office chịu trách nhiệm bồi thường mọi thiệt hại thực tế phát sinh tương ứng, được chứng minh bằng bằng chứng, chứng từ hợp lý theo quy định pháp luật.

Nếu do lỗi của nhân viên 1Office tiết lộ Thông tin Bảo mật, Khách hàng có quyền khởi kiện dân sự và/hoặc yêu cầu cơ quan có thẩm quyền can thiệp khi nhận thấy hành vi có yếu tố hình sự.

17.4. Hiệu lực sau khi chấm dứt

Sau khi Hợp đồng nguyên tắc chấm dứt hoặc trong trường hợp hai Bên không tiếp tục đạt được thỏa thuận về việc hợp tác kinh doanh, các thỏa thuận về bảo mật thông tin tại Điều này và nghĩa vụ bảo mật thông tin của 1Office vẫn tiếp tục có hiệu lực cho đến khi 1Office xác nhận rằng toàn bộ dữ liệu, thông tin đã được bàn giao cho Khách hàng và 1Office không sao chép, lưu giữ dưới bất kỳ hình thức nào toàn bộ dữ liệu, thông tin mà Khách hàng đã cung cấp/nhập vào phần mềm Quản trị doanh nghiệp 1Office trong suốt thời gian hai Bên thực hiện Hợp đồng, phù hợp với trình tự xóa/ẩn danh dữ liệu quy định tại Điều 7 DPA.

Điều 18: Miễn trừ bảo đảm và giới hạn trách nhiệm

18.1. Miễn trừ bảo đảm

Ngoài các cam kết về chất lượng dịch vụ được quy định cụ thể tại Cam kết thực hiện dịch vụ (SLA), Dịch vụ được cung cấp ở trạng thái nguyên trạng và theo tình trạng sẵn có. 1Office không bảo đảm và không tuyên bố rằng:

• Dịch vụ sẽ hoạt động liên tục, không bị gián đoạn hoặc hoàn toàn không có lỗi kỹ thuật.
• Dịch vụ sẽ đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu đặc thù hoặc kỳ vọng riêng của Khách hàng.
• Mọi lỗi kỹ thuật phát sinh trên phần mềm hoặc hệ thống đều sẽ được khắc phục trong một thời hạn nhất định.
• Toàn bộ cơ sở hạ tầng phục vụ Dịch vụ - bao gồm mạng internet, hệ thống truyền dẫn, mạng nội bộ và thiết bị của Khách hàng hoạt động ổn định và không gián đoạn.

1Office không bảo đảm dưới bất kỳ hình thức nào, dù rõ ràng hay ngầm định, về: sự thỏa mãn chất lượng, tính phù hợp với mục đích sử dụng đặc thù, hoặc tính không xâm phạm quyền của bên thứ ba. Khách hàng tự chịu trách nhiệm xác định Dịch vụ có phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình hay không.

18.2. Loại trừ các loại thiệt hại

Trong phạm vi tối đa được pháp luật hiện hành cho phép, 1Office không chịu trách nhiệm về bất kỳ thiệt hại nào thuộc các loại sau, dù 1Office đã được thông báo trước về khả năng xảy ra:

• Mất lợi nhuận, mất doanh thu hoặc mất cơ hội kinh doanh.
• Gián đoạn hoạt động kinh doanh.
• Tổn thất về uy tín, thương hiệu hoặc quan hệ khách hàng.
• Mất hoặc hỏng dữ liệu phát sinh từ: (i) sự cố tại hạ tầng của nhà cung cấp bên thứ ba (bao gồm dịch vụ cloud, datacenter, đường truyền, CDN) nằm ngoài tầm kiểm soát trực tiếp của 1Office; (ii) hành động hoặc sơ suất từ phía Khách hàng hoặc bên thứ ba do Khách hàng ủy quyền; (iii) sự kiện bất khả kháng theo quy định tại Điều 23 của Điều khoản này.
• Mọi thiệt hại gián tiếp, thiệt hại do hậu quả hoặc thiệt hại đặc biệt phát sinh từ bất kỳ nguyên nhân nào liên quan đến việc sử dụng hoặc không thể sử dụng Dịch vụ.

18.3. Giới hạn trách nhiệm tổng thể

Tổng trách nhiệm bồi thường của 1Office đối với Khách hàng trong mọi trường hợp không vượt quá tổng phí dịch vụ thực tế mà Khách hàng đã thanh toán trong 06 (sáu) tháng liền kề trước thời điểm xảy ra sự kiện làm phát sinh trách nhiệm.

Giới hạn trách nhiệm này là biện pháp bồi thường duy nhất và toàn bộ trách nhiệm của 1Office đối với Khách hàng, bất kể hình thức khiếu nại hợp đồng, bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng, hay hình thức pháp lý khác, và có hiệu lực ngay cả khi biện pháp khắc phục được quy định trong Hợp đồng không đạt mục đích.

18.4. Ngoại lệ - Trường hợp không áp dụng giới hạn trách nhiệm

Các giới hạn và miễn trừ trách nhiệm quy định tại Điều 18.1, 18.2 và 18.3 không áp dụng trong các trường hợp sau:

• Vi phạm bảo mật dữ liệu - thiệt hại phát sinh trực tiếp từ lỗi bảo mật do 1Office gây ra đã được xác nhận, dẫn đến rò rỉ hoặc mất dữ liệu cá nhân của Khách hàng theo định nghĩa trong Cam kết về xử lý dữ liệu cá nhân (DPA).
• Gian lận hoặc cố ý gây hại - hành vi gian lận, che giấu thông tin hoặc cố ý gây thiệt hại cho Khách hàng bởi 1Office hoặc nhân viên của 1Office.
• Vi phạm nghĩa vụ bảo mật thông tin - vi phạm nghĩa vụ bảo mật thông tin mật của Khách hàng theo quy định tại Điều 17 (Bảo mật thông tin) của Điều khoản này.

Điều 19: Bồi thường

19.1. 1Office bồi thường Khách hàng

1Office bảo vệ Khách hàng trước khiếu nại của bên thứ ba rằng Phần mềm Quản trị doanh nghiệp 1Office Nền tảng vi phạm quyền sở hữu trí tuệ, với điều kiện Khách hàng thông báo kịp thời và hợp tác trong quá trình xử lý.

19.2. Khách hàng bồi thường 1Office

Khách hàng bảo vệ 1Office trước mọi khiếu nại phát sinh từ: Dữ liệu Khách hàng vi phạm pháp luật hoặc quyền bên thứ ba; hành vi vi phạm của User; quyết định nội bộ dựa trên Dịch vụ; vi phạm nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân của Khách hàng.

Điều 20: Tạm ngừng dịch vụ

20.1. Tạm ngừng có thông báo từ 1Office

1Office có quyền tạm ngừng cung cấp Dịch vụ sau khi thông báo cho Khách hàng ít nhất 05 (năm) ngày làm việc trong các trường hợp sau:

• Khách hàng chậm thanh toán quá 10 (mười) ngày kể từ ngày đến hạn thanh toán quy định tại Phụ lục Đơn hàng liên quan; hoặc
• Khách hàng vi phạm nghĩa vụ trọng yếu được quy định trong Hợp đồng nguyên tắc hoặc Điều khoản dịch vụ này, trừ những trường hợp tạm dừng ngay lập tức theo Điều 20.2, và không khắc phục vi phạm trong vòng 05 (năm) ngày kể từ ngày nhận được thông báo vi phạm từ 1Office.

20.2. Tạm ngừng ngay lập tức

1Office tạm ngừng ngay lập tức, không cần thông báo, khi: Khách hàng vi phạm pháp luật nghiêm trọng; Dịch vụ bị lạm dụng gây hại cho hệ thống hoặc người dùng khác; Cơ quan nhà nước yêu cầu.

20.3. Trạng thái Tạm dừng theo yêu cầu của Khách hàng

Theo yêu cầu bằng văn bản của Khách hàng, dịch vụ chuyển sang Tạm dừng với phí duy trì theo quy định của Hợp đồng nguyên tắc. Thời gian tạm dừng tối đa cho mỗi lần là 03 (ba) tháng liên tục và Khách hàng được yêu cầu tạm dừng tối đa 02 (hai) lần.

Sau thời gian tạm dừng nêu trên, các quyền và nghĩa vụ của các bên sẽ tiếp tục được thực hiện theo quy định của Hợp đồng nguyên tắc.

Điều 21. Chấm dứt hợp đồng

21.1. Các trường hợp chấm dứt

Hợp đồng nguyên tắc có thể chấm dứt một phần hoặc toàn bộ Dịch vụ mà 1Office không phải chịu bất cứ trách nhiệm nào và không hoàn trả bất kỳ khoản phí Dịch vụ mà Khách hàng đã thanh toán (nếu có), khi xảy ra một trong các trường hợp sau:

• Hết thời hạn mà các căn cứ dẫn đến việc tạm ngừng dịch vụ không được khắc phục;
• Hết Kỳ License mà Khách hàng không ký Phụ lục Đơn hàng mới trong thời hạn chờ gia hạn 01 (một) tháng kể từ ngày Kỳ License cuối cùng hết hiệu lực, theo trạng thái “Chờ gia hạn” và cơ chế tự động chấm dứt quy định tại Hợp đồng nguyên tắc. Trong vòng 30 (ba mươi) ngày làm việc trước ngày hết Kỳ License, 1Office sẽ gửi thông báo nhắc gia hạn đến email đăng ký của Khách hàng. Việc không nhận được thông báo do thông tin liên lạc không chính xác từ phía Khách hàng không miễn trừ trách nhiệm gia hạn của Khách hàng;
• Khách hàng có hành vi vi phạm quy định pháp luật liên quan đến việc sử dụng Dịch vụ hoặc trong quá trình sử dụng Dịch vụ; hoặc vi phạm bất kỳ quy định tại Điều khoản sử dụng Dịch vụ.
• Khách hàng đã thực hiện hành vi gây hại cho Nền tảng.
• Khi 1Office nhận thấy và có bằng chứng cho thấy việc tiếp tục cung cấp Dịch vụ cho Khách hàng xâm phạm quyền và lợi ích của 1Office.
• Khách hàng bị phá sản, giải thể, không còn khả năng và nhu cầu sử dụng Dịch vụ;
• Theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Các trường hợp khác theo quy định pháp luật và/hoặc quy định của Điều khoản sử dụng Dịch vụ.

21.2. Trạng thái Chờ gia hạn

Khi toàn bộ Kỳ License của Khách hàng đã hết hiệu lực nhưng Khách hàng chưa ký Phụ lục Đơn hàng mới, Khách hàng chuyển sang trạng thái “Chờ gia hạn” theo Điều 1.4 Hợp đồng nguyên tắc. Trong trạng thái này, Khách hàng tạm ngừng quyền truy cập Nền tảng, nhưng Hợp đồng nguyên tắc vẫn còn hiệu lực, trong thời hạn tối đa 01 (một) tháng kể từ ngày Kỳ License cuối cùng hết hiệu lực. Nếu Khách hàng ký Phụ lục Đơn hàng mới trong thời hạn này, dịch vụ được khôi phục mà không cần ký lại Hợp đồng. Hết thời hạn 01 tháng nêu trên mà Khách hàng không ký Phụ lục Đơn hàng mới, Hợp đồng nguyên tắc tự động chấm dứt theo Điều 21.1.

21.3. Thông báo chấm dứt

1Office sẽ thông báo bằng văn bản cho Khách hàng tối thiểu 15 (mười lăm) ngày trước khi thực hiện chấm dứt Dịch vụ, trừ các trường hợp chấm dứt ngay lập tức gồm: hết thời hạn chờ gia hạn theo Kỳ License mà không gia hạn (đã được cảnh báo trước qua thông báo nhắc gia hạn theo Điều 21.1), vi phạm pháp luật nghiêm trọng, hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Điều 22: Xuất và hoàn trả dữ liệu

Khách hàng có quyền yêu cầu xuất Dữ liệu Khách hàng bao gồm: tệp đính kèm và dữ liệu nghiệp vụ được đóng gói dưới dạng tệp nén. 1Office cung cấp trong vòng 15 ngày làm việc. Sau 06 tháng từ ngày chấm dứt/thanh lý Hợp đồng mà không có yêu cầu, dữ liệu được xóa vĩnh viễn. Xuất dữ liệu tiêu chuẩn không phát sinh phí bổ sung.

Điều 23: Sự kiện bất khả kháng

Không Bên nào phải chịu trách nhiệm (trừ nghĩa vụ thanh toán) đối với việc chậm thực hiện hoặc không thực hiện nghĩa vụ do Sự kiện Bất khả kháng (bao gồm nhưng không giới hạn: thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh, quyết định cơ quan nhà nước, mất điện/viễn thông diện rộng, tấn công mạng quy mô lớn), với điều kiện thông báo trong 03 ngày làm việc kể từ thời điểm xảy ra sự kiện hoặc kể từ thời điểm biết về sự kiện đó. Nếu kéo dài trên 60 ngày, hai Bên có quyền chấm dứt Hợp đồng bằng văn bản mà không chịu bất kỳ khoản phạt hay trách nhiệm bồi thường nào.

Điều 24: Tuân thủ pháp luật

Khách hàng chịu trách nhiệm đảm bảo sử dụng Dịch vụ tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành áp dụng bao gồm nhưng không giới hạn: Bộ luật Dân sự, Luật Thương mại, Luật lao động, Luật tài chính, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và nghĩa vụ báo cáo. Khi cơ quan nhà nước yêu cầu thông tin liên quan đến tài khoản Khách hàng, 1Office sẽ thông báo cho Khách hàng trong phạm vi pháp luật cho phép trước khi cung cấp.

Điều 25. Luật áp dụng và giải quyết tranh chấp

25.1. Luật áp dụng

Điều khoản sử dụng dịch vụ được giải thích và điều chỉnh theo pháp luật Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

25.2. Thương lượng

Tranh chấp ưu tiên giải quyết qua thương lượng thiện chí trong 60 ngày kể từ thông báo bằng văn bản.

25.3. Thời hạn khiếu nại

Bất kỳ khiếu nại nào phát sinh từ Điều khoản sử dụng dịch vụ này phải được thực hiện trong vòng 03 (ba) tháng kể từ ngày xảy ra vi phạm. Nếu vượt quá thời hạn trên, Khách hàng sẽ không có quyền khiếu nại.

25.4. Căn cứ giải quyết tranh chấp

Đối với tranh chấp liên quan đến việc sử dụng Dịch vụ, 1Office sẽ căn cứ vào các thông tin được ghi nhận trên hệ thống để làm cơ sở giải quyết. Trong trường hợp các bên không thống nhất được, một trong hai bên có quyền khởi kiện ra Tòa án nhân dân có thẩm quyền tại Hà Nội hoặc Hồ Chí Minh để giải quyết theo quy định pháp luật. Án phí do bên thua chịu.

25.5. Hiệu lực từng phần

Trong trường hợp một hoặc một số điều khoản trong Điều khoản sử dụng dịch vụ này xung đột với quy định pháp luật và bị Tòa án tuyên là vô hiệu, điều khoản đó sẽ được chỉnh sửa cho phù hợp với quy định pháp luật hiện hành, và phần còn lại vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý.

Điều 26: Điều khoản chung

• Toàn bộ thỏa thuận: Điều khoản dịch vụ này cùng Hợp đồng và Phụ lục là toàn bộ thỏa thuận giữa các Bên, thay thế mọi thỏa thuận miệng trước đó.
• Không từ bỏ quyền: Không thực hiện quyền trong một trường hợp không cấu thành từ bỏ quyền.
• Điều khoản vô hiệu một phần: Điều khoản vô hiệu bị loại bỏ; phần còn lại tiếp tục hiệu lực.
• Quan hệ độc lập: Hai Bên là pháp nhân độc lập; không phát sinh quan hệ đại lý hay hợp danh.
• Không chuyển nhượng: Khách hàng không chuyển nhượng quyền theo Hợp đồng mà không có sự đồng ý bằng văn bản của 1Office.

Phụ lục 01: Bảng khuyến nghị thiết bị sử dụng dịch vụ