1. Thông tin đơn vị

1Office là nền tảng (phần mềm dịch vụ) làm việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp được vận hành và phát triển bởi Công ty cổ phần Workway. Ngoài việc hỗ trợ các công cụ công nghệ trực tuyến, chúng tôi không tham gia vào quá trình trực tiếp sử dụng của doanh nghiệp.

a) Tên và địa chỉ trụ sở của thương nhân, tổ chức hoặc tên và địa chỉ thường trú của cá nhân:

Tên: CÔNG TY CỔ PHẦN WORKWAY

Văn phòng:  Tầng 3 – Tòa G2 Five Star Garden – Số 2 Kim Giang – Quận Thanh Xuân – TP. Hà Nội

b) Số điện thoại, địa chỉ thư điện tử hoặc một phương thức liên hệ trực tuyến khác:

Số điện thoại: 083 483 8888

Hỗ trợ: support@1office.vn

 2. Các định nghĩa

1Office: Là nền tảng (phần mềm dịch vụ) hỗ trợ vận hành và làm việc hiệu quả trong doanh nghiệp được chạy thương mại tại địa chỉ https://1office.vn/.  Nền tảng 1Office gồm rất nhiều các tính năng vượt trội nhằm hỗ trợ Khách hàng vận hành và hoạt động doanh nghiệp hiệu quả:

Workplace: Bộ công cụ hỗ trợ công tác truyền thông nội bộ của doanh nghiệp, quản lý dự án, công việc, quy trình, đơn từ, hành chính, tài liệu và lịch làm việc.

HRM: Bộ công cụ hỗ trợ công tác quản trị nguồn nhân lực từ tuyển dụng, lưu trữ Data nhân sự, đào tạo – đánh giá nhân sự đến nghiệp vụ chấm công và tiền lương.

CRM: Bộ công cụ tổng hợp hỗ trợ công tác quản trị bán hàng từ Marketing, chăm sóc khách hàng, bán hàng, mua hàng, công nợ, doanh số, tồn kho.

Khách hàng:

Là các Pháp nhân hoặc Cá nhân có nhu cầu sử dụng nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp 1Office hoặc sử dụng một trong các tính năng được phát triển bởi nền tảng doanh nghiệp 1Office.

Tài khoản sử dụng:

Trạng thái Triển khai: Sau khi ký hợp đồng, đường link phần mềm Người dùng 1Office trên hệ thống đối soát sẽ ở trạng thái “triển khai” và không bị tính phí.

Trạng thái Dùng thật: Sau khi hết thời hạn triển khai theo quy định trên hợp đồng. Link phần mềm Người dùng 1Office sẽ chuyển sang trạng thái “Dùng thật”. Ở trạng thái này hệ thống đối soát bắt đầu ghi nhận số người sử dụng để tiến hành tính phí.

Trạng thái Tạm dừng: Trong trường hợp Người dùng 1Office vì lý do gì đó, chưa thể đưa phần mềm vào sử dụng. Người dùng 1Office có quyền yêu cầu 1Office (bằng văn bản hoặc email được ghi trong hợp đồng này) chuyển hệ thống sang trạng thái “Tạm dừng”. Trong trạng thái này, 1Office sẽ không tính phí duy trì hệ thống trong vòng 3 tháng, từ tháng thứ 4 trở đi 1Office sẽ tính phí duy trì ở mức thấp nhất là 500.000 vnd/tháng

3. Tài khoản 1Office của khách 

1Office chịu trách nhiệm cung cấp cho Người dùng 1Office quyền sử dụng phần mềm Quản trị doanh nghiệp 1Office theo hình thức thuê bao trả phí theo kỳ. Dữ liệu được lưu trữ tại Trung tâm dữ liệu (data center) được kiểm soát theo tiêu chuẩn an ninh thông tin quốc tế ISO 27001.

Trong quá trình đăng ký, Khách hàng sẽ tạo tài khoản và mật khẩu:

Khách hàng có trách nhiệm tự bảo mật tài khoản và mật khẩu của mình cũng như chịu trách nhiệm hoàn toàn về các hoạt động liên quan đến tài khoản của Khách hàng.

Mỗi một tài khoản, Khách hàng có thể mời các nhân viên của công ty tham gia. Số lượng nhân viên tùy thuộc vào mức phí.

Khách hàng thông báo ngay cho 1Office khi có bất cứ ai sử dụng tài khoản hoặc mật khẩu của mình mà không được phép hay bất cứ lỗi bảo mật nào, và bảo đảm Khách hàng thoát khỏi tài khoản sau mỗi phiên sử dụng. 1Office không chịu trách nhiệm cho bất cứ sự mất mát, hư hỏng hay trách nhiệm nào khác nếu Khách hàng không tuân thủ điều lệ này hay do sự truy cập trái phép vào tài khoản của Khách hàng.

Trong trường hợp có tranh chấp giữa hai hoặc nhiều bên về quyền sở hữu tài khoản, Khách hàng đồng ý rằng 1Office sẽ là trọng tài duy nhất của tranh chấp đó và quyết định của 1Office (có thể bao gồm việc chấm dứt hoặc đình chỉ tài khoản tranh chấp) là quyết định cuối cùng và ràng buộc tất cả các bên.

4. Bảo mật thông tin  

Tất cả thông tin do Người dùng 1Office cung cấp và hoặc nhập dữ liệu trên phần mềm Quản trị doanh nghiệp 1Office đều là tài sản độc quyền của Người dùng 1Office và được coi là Thông Tin Bảo Mật của hai bên tại Hợp đồng này. Các dữ liệu, thông tin này được 1Office cam kết có trách nhiệm bảo mật toàn bộ, không sử dụng, phổ biến hoặc trong bất kỳ cách nào tiết lộ bất kỳ Thông tin Bảo Mật cho bất kỳ người, công ty hoặc doanh nghiệp nào khác ngoại trừ trường hợp được sự đồng ý của đại diện Người dùng 1Office và/hoặc có yêu cầu cung cấp từ cơ quan có thẩm quyền của nhà nước, 1Office phải bàn bạc và thống nhất với Người dùng 1Office trước khi cung cấp theo quy định của Pháp luật.

Với mọi hành vi vi phạm bảo mật thông tin do lỗi từ 1Office, 1Office sẽ có nghĩa vụ thanh toán cho Người dùng 1Office mức phạt vi phạm nghĩa vụ bảo mật thông tin bằng 100% tổng giá trị Hợp đồng (tính từ thời điểm hai bên ký kết Hợp đồng đến ngày vi phạm) và hoàn trả toàn bộ số tiền còn lại trong tài khoản sử dụng cho Người dùng 1Office.1Office sẽ chịu mọi trách nhiệm bồi thường mọi thiệt hại phát sinh tương ứng theo quy định pháp luật và giá trị thương mại mà Người dùng 1Office bị ảnh hưởng và sẽ không hạn chế trách nhiệm cho đến khi 1Office xử lý/thu hồi thông tin bảo mật bị thất thoát.

Nếu do lỗi nhân viên của 1Office tiết lộ Thông Tin Bảo Mật, Người dùng 1Office có quyền khởi kiện dân sự và/hoặc yêu cầu cơ quan có thẩm quyền can thiệp khi nhận thấy hành vi có yếu tố hình sự.

Sau khi hai bên thống nhất chấm dứt thỏa thuận hoặc trong trường hợp hai bên không tiếp tục đạt được sự thỏa thuận về việc hợp tác kinh doanh, các thỏa thuận về bảo mật thông tin tại Hợp đồng này và nghĩa vụ bảo mật thông tin của 1Office tại Hợp đồng này vẫn được tiếp tục cho đến khi 1Office đảm bảo rằng toàn bộ dữ liệu thông tin đã được bàn giao cho Người dùng 1Office và 1Office không sao chép, lưu giữ dưới bất kỳ hình thức nào toàn bộ dữ liệu, thông tin mà Người dùng 1Office đã cung cấp/nhập dữ liệu trên phần mềm Quản trị doanh nghiệp 1Office trong suốt thời gian hai bên thực hiện Hợp đồng này.

5. Dữ liệu của khách hàng và trách nhiệm của các bên 

Dữ liệu của Khách hàng là mọi thông tin mà Khách hàng gửi, tải lên, truyền hoặc bằng bất kể phương thức nào giúp hiển thị thông tin đó trên Tài khoản 1Office của Khách hàng. Các dữ liệu bao gồm: Các tin nhắn, các thông báo, các tập tin, các hình ảnh, các video, các ý kiến, các nhận xét, các đường dẫn, các nội dung liên quan đến công việc và tất cả mọi thông tin được hiển thị trên tài khoản 1Office của Khách hàng; Dữ liệu của Khách hàng bao gồm cả mọi thông tin, đường dẫn, văn bản mà Khách hàng và các tài khoản sử dụng của Khách hàng nhập vào 1Office thông qua các nền tảng lưu trữ đám mây như Google Drive, OneDrive, DropBox.

Khách hàng có quyền sử dụng và kiểm soát việc truy cập dữ liệu được đăng tải trên tài khoản hệ thống 1Office của Khách hàng. Khách hàng chịu mọi trách nhiệm cho tất cả các dữ liệu mà Khách hàng hoặc tài khoản sử dụng của Khách hàng gửi đến và hoặc gửi đi từ 1Office.

Việc quyết định đưa dữ liệu nào lên tài khoản 1Office là toàn quyền của Khách hàng. Tuy nhiên, những nội dung sau sẽ KHÔNG ĐƯỢC PHÉP đăng tải trên 1Office:

Làm tổn hại hoặc gây ra thương tổn đến con người và tài sản.

Liên quan đến việc công bố các thông tin hoặc tài liệu lừa đảo, gây mất uy tín danh dự, quấy rối hoặc mang tính khiêu dâm.

Xâm phạm các quyền riêng tư hoặc kì thị chủng tộc, tôn giáo, giới tính, người tàn tật.

Xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ hoặc các quyền sở hữu khác.

Cản trở hoặc phá hỏng 1Office (bao gồm nhưng không giới hạn bởi việc truy cập trái phép 1Office thông qua bất cứ phương tiện máy móc, phần mềm).

1Office có toàn quyền vô hiệu hóa quyền truy cập vào nội dung dữ liệu của Khách hàng nếu chúng tôi xác định dữ liệu được truy cập vi phạm Điều khoản này, hoặc chúng tôi nhận được đơn khiếu nại từ tài khoản sử dụng, hoặc thông báo vi phạm sở hữu trí tuệ và/hoặc thông báo nội dung có dấu hiệu vi phạm pháp luật của các cơ quan có thẩm quyền.

6. Các nền tảng thứ ba thu thập dữ liệu người dùng

1Office sử dụng 3 nền tảng Google Analytics, Google Tag Manager và Facebook Pixel để hỗ trợ việc thu thập và phân tích hành vi người dùng. Các bên thứ ba này thu thập thông tin về cách người dùng truy cập vào 1Office (thông qua trình duyệt nào, thiết bị nào, vị trí nào) và hành vi, hoạt động của người dùng trên hệ thống 1Office dựa theo chính sách riêng của từng bên. 1Office sử dụng thông tin thu thập được cho việc tìm hiểu, phân tích hành vi, nhu cầu khách hàng nhằm cải tiến sản phẩm, dịch vụ đang cung cấp đồng thời phát triển thêm các tính năng, sản phẩm, dịch vụ mới phục vụ cho khách hàng.

Cả 3 nền tảng trên đều là các hệ thống lớn phổ biến trên thế giới được đảm bảo các tiêu chuẩn bảo mật thông tin cá nhân và dữ liệu người dùng. 1Office không kiểm soát việc các bên thứ ba lưu trữ và sử dụng các dữ liệu thu thập theo điều khoản và chính sách họ đưa ra. Khách hàng có thể đọc các điều khoản và các chính sách được công bố bởi các bên thứ ba này trên trang web của họ để nắm rõ thông tin. Khách hàng sử dụng hệ thống của 1Office cũng đồng nghĩa với việc tuân thủ các điều khoản dịch vụ của các bên thứ ba này.

7. Cập nhật tính năng mới

1Office chia làm 3 trường hợp:

7.1. Cập nhật tính năng mới

Tính năng mới được hiểu là một tính năng hoàn toàn mới hoặc tính năng cũ được chỉnh sửa, nâng cấp có sự thay đổi logic lớn có thể thay đổi hành vi sử dụng hoặc phạm vi áp dụng của người dùng 1Office.

Trạng thái sử dụng của người dùng 1Office: Tạm dừng không đáng kể hoặc vẫn có thể tiếp tục sử dụng trong lúc nâng cấp. Phụ thuộc vào nội dung nâng cấp có thể yêu cầu user đăng nhập lại hay không.

Thông báo tới người dùng 1Office: 1Office sẽ có 4 lần thông báo tới khách hàng. Thông báo lần 1 trước 10-20 ngày cho người dùng 1Office, bộ phận liên quan căn cứ theo kế hoạch, timeline phát triển sản phẩm. Thông báo lần 2 trước 2 ngày cho người dùng 1Office để nhắc nhở việc chuẩn bị. Thông báo lần 3 trước 24h cho người dùng 1Office. Thông báo lần 4 cập nhật thành công cho người dùng 1Office nếu có.

7.2. Cập nhật sửa lỗi, tính năng nhỏ

Các bản cập nhật vá lỗi cho phần mềm hay các tính năng nhỏ thay đổi giao diện hay tiện ích cho người dùng mà không làm ảnh hưởng đến logic sử dụng.

Trạng thái sử dụng của người dùng 1Office: Tạm dừng không đáng kể hoặc vẫn có thể tiếp tục sử dụng trong lúc nâng cấp.

Thông báo tới khách hàng: 1Office sẽ thông báo cho người dùng 1Office cụ thể qua đội triển khai và chăm sóc khách hàng nếu là trường hợp vá lỗi cụ thể. Đối với các thay đổi mới quan trọng có thể thông báo cho người dùng 1Office về nội dung cập nhật.

7.3 Cập nhật Server

Di chuyển hay cập nhật người dùng 1Office sang Server khác hay nâng cấp, bảo trì phần cứng bắt buộc phải tạm dừng server hay Server tạm dừng do lịch bảo trì, sự cố được báo trước từ phía nhà cung cấp Cloud.

Trạng thái sử dụng của người dùng 1Office: Tạm dừng, tùy thuộc vào thời gian đã thông báo. Thời gian trung bình từ 20 phút đến 1h.

Thông báo tới người dùng 1Office: Thông báo trước 24h cho người dùng 1Office hoặc sớm hơn khi có lịch cụ thể nếu là thay đổi xuất phát từ nhà cung cấp dịch vụ máy chủ và thông báo trước 30 phút cho người dùng 1Office trước thời gian tiến hành nâng cấp.

8. Thất thoát dữ liệu

1Office chịu trách nhiệm về các thiệt hại do thất thoát dữ liệu của người dùng 1Office nếu lỗi do nhân viên của 1Office hoặc lỗi do chất lượng phần mềm gây ra hoặc có lỗi gây ra sự đình trệ, gián đoạn khi sử dụng dữ liệu.

1Office chịu trách nhiệm đảm bảo điều kiện kỹ thuật để Người dùng 1Office có thể sử dụng được phần mềm 24h/ngày và 07 ngày/tuần ngoại trừ thời gian bảo trì, nâng cấp, khắc phục sự cố cho hệ thống. Thời gian ngưng hệ thống để bảo trì hoặc nâng cấp hoặc sao lưu sẽ được 1Office báo trước lịch thực hiện cho Người dùng 1Office theo hình thức thông báo trực tiếp trên phần mềm. Lịch bảo trì, nâng cấp hoặc sao lưu sẽ thực hiện theo định kỳ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm và ưu tiên vào buổi đêm khi hệ thống ít sử dụng nhất.

9. Thanh toán và đối soát

Người dùng 1Office cần thanh toán theo chu kỳ 12 tháng một lần. Kỳ thanh toán đầu tiên sẽ theo phụ lục đơn hàng kèm theo hợp đồng. Kỳ thanh toán tiếp theo sẽ lấy tháng cuối cùng của kỳ thanh toán trước đó làm căn cứ nhân với 12 tháng để ra số tiền phải thanh toán. 1Office sẽ xuất hóa đơn thanh toán cho Người dùng 1Office  ngay sau khi 1Office nhận được tiền thanh toán từ Người dùng 1Office.

Tất cả số tiền phí thuê bao Người dùng 1Office thanh toán, sẽ được cộng (bao gồm cả tiền khuyến mại nếu có) vào tài khoản sử dụng của bên Người dùng 1Office. Vào ngày cuối cùng của tháng hệ thống sẽ tự động đối soát số lượng người dùng thực tế theo từng loại tài khoản, từ đó, tính toán ra số tiền dùng thực tế của khách hàng tháng đó. Sau khi đối soát hệ thống sẽ tự động trừ ngược trong tài khoản sử dụng của Người dùng 1Office và đồng thời gửi email thông báo cho khách hàng. Người dùng 1Office có thể xem được toàn bộ lịch sử thanh toán và đối soát ở trong trang quản trị.

Tài khoản của Người dùng 1Office không được âm quá 10 ngày (trừ những ngày lễ, tết), khi tài khoản Người dùng 1Office âm tiền 1Office có trách nhiệm gửi thông báo bằng email để Người dùng 1Office tiến hành nạp tiền. 1Office không có trách nhiệm phải thông báo cho Người dùng 1Office bằng văn bản cứng. Trong trường hợp Người dùng 1Office yêu cầu 1Office phải thông báo bằng văn bản cứng, thì Người dùng 1Office sẽ chịu mọi chi phí chuyển phát nhanh.

10. Chấm dứt hợp đồng

Hợp đồng sẽ chấm dứt trong các trường hợp sau:

Hai bên cùng thống nhất thanh lý hợp đồng.

1Office có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng do Người sử dụng 1Office không thực hiện nghĩa vụ thanh toán cho 1Office theo quy định tại Điều 8 (bên trên).

Người dùng 1Office có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng do phần mềm 1Office cung cấp không đảm bảo an toàn, dữ liệu bị xâm phạm trái phép bởi tổ chức, cá nhân khác.

1Office đơn phương chấm dứt hợp đồng theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền của nhà nước.

11. Điều khoản bảo đảm và giới hạn trách nhiệm của chúng tôi

1Office không cam đoan, tuyên bố và bảo đảm rằng việc sử dụng nền tảng 1Office của Khách hàng sẽ không bị gián đoạn hoặc không bị lỗi, hoặc nền tảng 1Office sẽ đáp ứng yêu cầu Khách hàng hoặc tất cả các lỗi trên phần mềm và/hoặc tài liệu sẽ được sửa hoặc hệ thống tổng thể đảm bảo hoạt động của nền tảng 1Office (bao gồm nhưng không giới hạn: Mạng internet, các mạng truyền dẫn khác, mạng nội bộ và các thiết bị của Khách hàng). 1Office không đảm bảo dưới bất kỳ hình thức nào, dù rõ ràng hay ngầm định về các điều kiện như sự thỏa mãn về chất lượng, phù hợp cho nhu cầu sử dụng đặc thù hoặc không xâm phạm các quyền của bên thứ ba.

Khách hàng sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm trong việc xác định xem nền tảng 1Office hoặc thông tin được tạo ra từ nền tảng 1Office là đúng đắn và đáp ứng đầy đủ cho mục đích sử dụng của mình.

Giới hạn về trách nhiệm pháp lý

Trong bất cứ trường hợp nào 1Office đều không chịu trách nhiệm về bất kỳ các thiệt hại nào trực tiếp, gián tiếp, ngẫu nhiên hoặc mang tính chất trừng phạt, bao gồm nhưng không giới hạn ở các thiệt hại do mất doanh thu, mất lợi nhuận, mất lợi thế kinh doanh, do ngừng việc hoặc mất mát dữ liệu do hậu quả của:

Sử dụng hoặc không thể sử dụng nền tảng 1Office

Bất kỳ các thay đổi nào được thực hiện đối với nền tảng 1Office

Từ chối quyền truy cập hoặc biến đổi các dữ liệu

Xóa, sai hỏng, hoặc không lưu trữ dữ liệu có trên hoặc thông qua nền tảng 1Office

Các tuyên bố hay hành vi của bất kỳ bên thứ ba nào đối với nền tảng 1Office

Bất kỳ vấn đề nào khác liên quan đến nền tảng 1Office.

12. Bất khả kháng

Trong trường hợp bất khả kháng hai bên không có nghĩa vụ phải thực hiện trách nhiệm của mình trong hợp đồng này. Hai bên nhất trí coi các trường hợp sau là bất khả kháng:

Thiên tai, dịch họa gây cách trở hoặc phá hủy hoặc tắc nghẽn hoặc dừng kết nối đến trung tâm dữ liệu của 1Office.

Sự cố mất điện trên diện rộng; Sự cố đứt cáp viễn thông gây tắc nghẽn hoặc ngừng kết nối viễn thông, Internet đến trung tâm dữ liệu của 1Office.

Các sự cố bất khả kháng khác theo quy định của pháp luật.

13. Giải quyết tranh chấp

Tất cả các tranh chấp hoặc các bất đồng phát sinh giữa 02 bên sẽ được giải quyết trên tinh thần hợp tác để cùng nhau giải quyết.

Trong trường hợp hai bên nảy sinh tranh chấp và không thể tự giải quyết được thì cùng đưa ra Toà án nhân dân Hà Nội/TP. Hồ Chí Minh để giải quyết. Phán quyết của Tòa án nhân dân Hà Nội/ TP. Hồ Chí Minh là phán quyết cuối cùng mà 1Office bắt buộc phải tuân thủ.