Hợp đồng

Hợp đồng lao động là văn bản thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, trong đó quy định điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động. Hợp đồng lao động được ký kết theo nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, phù hợp với các quy định của pháp luật lao động.

Quản lý hợp đồng lao động giúp ích gì cho doanh nghiệp?

• Thường các doanh nghiệp mới quản lý file cứng của hợp đồng lao động và chưa số hóa để quản lý. Tính năng quản lý hợp đồng cho phép số hóa các thông tin cơ bản của hợp đồng để quản lý. Việc quản lý này giúp cho việc lưu trữ, tra cứu thông tin nhanh chóng chính xác.
• Ngoài ra, các dữ liệu về lương, phụ cấp, vị trí, chức vụ, phòng ban trong hợp đồng lao động sẽ được cập nhật tự động vào hồ sơ nhân sự. Đây sẽ là cơ sở để tính toán lương, phụ cấp cho người lao động.

Đối tượng sử dụng:

Bộ phận nhân sự và quản lý chi nhánh, phòng ban

Để quản lý hợp đồng lao động, bạn theo dõi những bước sau:

Bước 1. Cài đặt hợp đồng lao động

Bước 2. Tạo mới và quản lý hợp đồng lao động

Bước 1. Cài đặt hợp đồng lao động

Trước khi sử dụng hợp đồng lao động, bạn hãy thực hiện cài đặt trước để khai thác tối đa những tiện ích mà quản lý hợp đồng lao động của 1Office mang lại. Để thực hiện cài đặt chung, bạn thao tác theo các bước sau:

• Chọn vào biểu tượng avatar ở góc trên bên phải màn hình > Chọn Cài đặt hệ thống > Chọn Nhân sự

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Trong màn hình cài đặt Nhân sự  >  Chọn mục Loại hợp đồng lao động. Để tạo thêm các loại hợp đồng thực hiện chọn biểu tượng ( góc dưới bên phải màn hình)

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Click biểu tượng để tạo mới loại hợp đồng:

Click vào ảnh để xem chi tiết

LƯU Ý: Trường thông tin bắt buộc Tên hợp đồng, Loại hợp đồng, Đơn vị, Bảo hiểm (có dấu * đỏ cạnh tên trường)

Bước 2. Tạo mới và quản lý hợp đồng lao động

1. Tạo mới hợp đồng lao động

Sau khi hoàn thành cài đặt Các loại hợp đồng lao động, bạn trở lại phân hệ Nhân sự  > Chọn Hợp đồng 

Click vào ảnh để xem chi tiết

Bạn có 3 cách để thêm mới đối tượng Hợp đồng lao động:

Cách 1. Tạo mới

Tạo mới là cách để thêm mới từng đối tượng hợp đồng lao động. Cách này thường sử dụng khi cần thêm một vài hợp đồng (số lượng ít).

Các bước cụ thể:

• Chọn biểu tượng  Tạo mới (tại góc trên bên trái màn hình) 
• Nhập vào các thông tin hợp đồng cần quản lý tại màn hình tạo mới

Click vào ảnh để xem chi tiết

Lưu ý: Các trường thông tin bắt buộc Mã HĐ, Mã nhân sự, Hợp đồng, Hiệu lực từ ngày (có dấu * đỏ cạnh tên trường)

Cách 2. Tạo từ hồ sơ nhân sự

Bạn có thể tạo mới hợp đồng từ hồ sơ nhân sự

• Tại màn hình danh sách nhân sự, click chuột phải vào nhân sự > chọn Tạo hợp đồng

Click vào ảnh để xem chi tiết

Cách 3. Import

Import là cách để thêm mới nhiều đối tượng hợp đồng lao động trong 1 lần cập nhật. Cách này được sử dụng để cập nhật số lượng nhiều hợp đồng lao động. Cụ thể:

• Chọn nút Import  tại góc trên bên phải màn hình
• Đính kèm file excel đã được chuẩn bị (file mẫu và định dạng dữ liệu đã gửi kèm trong kế hoạch triển khai)

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Điền thông tin Từ hàng đến Đến hàng: Chọn hàng bắt đầu và kết thúc chứa dữ liệu muốn import trong file excel, nếu để trống trường Đến hàng thì hệ thống sẽ import đến hàng cuối cùng chứa dữ liệu trong file excel
• Chọn tên Trường dữ liệu trên phần mềm > Sau đó chọn cột chứa dữ liệu tương ứng trong file. Chọn icon   để thêm các trường muốn import
• Sau đó chọn Cập nhật, hệ thống sẽ ở màn hình chờ

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Sau khi hoàn thành import, hệ thống sẽ hiển thị kết quả import Tạo mới/Lỗi. Đối tượng có kết quả Tạo mới có nghĩa import thành công, nếu kết quả là Lỗi thì click vào ô Lỗi để kiểm tra, sau đó chỉnh sửa trong file excel theo đúng chuẩn và tiến hành import lại dòng lỗi

Click vào ảnh để xem chi tiết

2. Quản lý hợp đồng lao động

2.1. Các màn hình quản lý Hợp đồng lao động

Các tính năng tại màn hình danh sách hợp đồng lao động (góc trên bên phải màn hình)

Click vào ảnh để xem chi tiết

Các tính năng tại màn hình chi tiết hợp đồng lao động (góc trên bên phải màn hình)

Click vào ảnh để xem chi tiết

2.2. Các tác vụ quản lý hợp đồng

STT	Tên tác vụ	Quyền thực hiện	Mô tả
1	Tạo hồ sơ ký số	Người quản lý	Cho phép ký số trên hợp đồng
2	Đính kèm	Người quản lý	Cho phép người quản lý tải nhanh tài liệu với các định dạng Pdf, doc, video, ảnh…
3	Biểu mẫu	Người quản lý	Cho phép xuất ra mẫu thông tin liên quan đến Hợp đồng lao động (Mẫu đã được cập nhật trên phần mềm, xem chi tiết hướng dẫn cài đặt biểu mẫu tại Biểu mẫu)
4	Sửa	Người quản lý	Cho phép sửa thông tin tin về hợp đồng lao động
5	Xóa	Người quản lý	Cho phép xóa hợp đồng lao động của nhân sự
6	Thanh lý hợp đồng	Người quản lý	Cho phép thanh lý hợp đồng
7	Tạo mới hợp đồng	Người quản lý	Cho phép tạo mới một hợp đồng khác
8	Phụ lục hợp đồng	Người quản lý	Cho phép tạo mới phụ lục hợp đồng
9	Nhân bản	Người quản lý	Cho phép nhân bản hợp đồng lao động
10	Lịch sử hoạt động	Người quản lý	Cho phép xem lại toàn bộ lịch sử hoạt động của hợp đồng
11	Export	Người quản lý	Cho phép xuất các trường dữ liệu trong hợp đồng lao động ra file excel
12	Import	Người quản lý	Nhập thông tin, dữ liệu nhân sự lên phần mềm
13	Cài đặt	Người quản lý	Cho phép cài đặt các loại hợp đồng