3+ Sales Contract Termination Agreement Templates [Word File Included]

A purchase contract liquidation minute is an important document that helps parties confirm the fulfillment of obligations, terminate legal responsibilities, and limit the risk of disputes after the transaction. However, not everyone knows when a contract needs to be liquidated and which template to use for specific cases.

In this article, we have compiled 3+ of the most common purchase contract liquidation minute templates, applicable for the sale of goods, real estate, and high-value assets such as vehicles, machinery, and equipment. Each template is legally compliant, easy to edit, and comes with a free Word file for download, allowing you to use it immediately in practice without spending time drafting from scratch.

I. What is a Purchase Contract Liquidation Minute Template?

This is the most common liquidation record template, applicable to most goods purchase and sale transactions between individuals or between businesses. This template focuses on clarifying delivery – receipt – payment – debt.

When using this template, pay attention to filling in all the specific information for the goods purchase and sale, including:

• Name, type of goods

• Quantity, unit of measurement

• Unit price, total contract value

• Delivery status and completion time

• Confirmation of full payment or outstanding debt (if any)

[DOWNLOAD WORD FILE] CONTRACT LIQUIDATION RECORD TEMPLATE FOR GOODS PURCHASE AND SALE 

2. Contract Liquidation Record Template for Real Estate Purchase and Sale (Housing, Land)

For real estate purchase and sale transactions, a separate liquidation record needs to be drafted, as this is a high-value asset subject to strict regulation by specialized laws. The content of the record not only confirms payment but also directly relates to the legal status of the property.

The liquidation record template for real estate purchase and sale usually needs to emphasize:

• Detailed information about the house and land use rights

• Related legal documents (red book, pink book, other legal files)

Việc chuẩn bị đầy đủ giúp quá trình thanh lý diễn ra minh bạch và hạn chế tranh cãi về sau.

2. Trong quá trình soạn thảo và ký kết Biên bản

Giai đoạn soạn thảo và ký kết là thời điểm quan trọng nhất, quyết định giá trị pháp lý của biên bản thanh lý.

Các bên cần đặc biệt lưu ý:

• Đảm bảo sự tự nguyện, minh bạch và thiện chí khi ký kết

• Nội dung biên bản phải rõ ràng, cụ thể, diễn đạt dễ hiểu, tránh các thuật ngữ mơ hồ

• Kiểm tra kỹ thông tin pháp lý của các bên, số hợp đồng gốc, ngày ký hợp đồng

• Xác định chính xác:

  • Nghĩa vụ đã hoàn thành

  • Nghĩa vụ còn lại hoặc trách nhiệm tiếp tục thực hiện (nếu có)

• Đặc biệt chú ý các điều khoản:

  • Bảo hành

  • Bồi thường thiệt hại

  • Giải quyết tranh chấp

• Đảm bảo người ký đúng thẩm quyền, có giấy ủy quyền hợp lệ nếu không phải người đại diện pháp luật

• Thống nhất rõ số lượng bản biên bản được lập và giá trị pháp lý của từng bản

Một biên bản thanh lý tốt là biên bản không để lại khoảng trống pháp lý cho các tranh chấp phát sinh.

3. Sau khi ký Biên bản thanh lý

Sau khi biên bản thanh lý đã được ký kết, trách nhiệm của các bên chưa kết thúc hoàn toàn, đặc biệt trong các trường hợp còn nghĩa vụ tồn tại.

Các công việc cần thực hiện bao gồm:

• Lưu trữ biên bản thanh lý cẩn thận cùng hồ sơ hợp đồng

• Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ còn lại đã được ghi nhận trong biên bản

• Cập nhật hồ sơ, sổ sách kế toán, công nợ

• Thông báo cho các bên liên quan khác (kế toán, bộ phận pháp chế, đối tác liên đới…) nếu cần

Việc quản lý tốt hồ sơ sau thanh lý giúp doanh nghiệp chủ động khi bị kiểm tra, đối chiếu hoặc phát sinh tranh chấp.

VI. Giải Quyết Tranh Chấp Phát Sinh Từ Thanh Lý Hợp Đồng

Dù đã lập biên bản thanh lý, tranh chấp vẫn có thể phát sinh nếu nội dung thanh lý không rõ ràng hoặc các bên không thực hiện đúng cam kết. Việc hiểu trước các tình huống và phương thức xử lý sẽ giúp giảm thiểu rủi ro.

1. Các trường hợp tranh chấp thường gặp

Một số tranh chấp phổ biến liên quan đến biên bản thanh lý hợp đồng mua bán bao gồm:

• Một bên không đồng ý với nội dung đã được ghi nhận trong biên bản thanh lý

• Phát sinh nghĩa vụ hoặc khoản công nợ chưa được ghi nhận đầy đủ

• Một bên không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ còn lại sau thanh lý

• Tranh chấp về thời điểm chấm dứt trách nhiệm hoặc phạm vi bảo hành

Những tranh chấp này thường xuất phát từ việc soạn thảo biên bản thiếu chặt chẽ hoặc hiểu khác nhau về nội dung thanh lý.

2. Phương thức giải quyết tranh chấp

Tùy theo mức độ và tính chất tranh chấp, các bên có thể lựa chọn các phương thức giải quyết phù hợp:

• Thương lượng, hòa giải
  Là phương án ưu tiên, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và duy trì quan hệ hợp tác giữa các bên.

• Khởi kiện tại Tòa án hoặc Trọng tài thương mại
  Áp dụng khi thương lượng không đạt kết quả. Trong trường hợp này, biên bản thanh lý hợp đồng mua bán sẽ là chứng cứ quan trọng để Tòa án hoặc Trọng tài xem xét, giải quyết vụ việc.

VII. Câu Hỏi Thường Gặp Về Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Mua Bán

Trong quá trình lập và sử dụng biên bản thanh lý hợp đồng mua bán, nhiều cá nhân và doanh nghiệp thường có những thắc mắc liên quan đến hình thức, thời điểm và giá trị pháp lý của văn bản này. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến nhất và cách hiểu đúng theo thực tiễn áp dụng pháp luật.

1. Biên bản thanh lý hợp đồng có cần công chứng hoặc chứng thực không?

Pháp luật hiện hành không quy định bắt buộc biên bản thanh lý hợp đồng mua bán phải được công chứng hoặc chứng thực. Về nguyên tắc, biên bản thanh lý có giá trị khi được lập bằng văn bản và có chữ ký của các bên có thẩm quyền.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc công chứng hoặc chứng thực được khuyến nghị, đặc biệt khi:

• Hợp đồng mua bán ban đầu phải công chứng (như mua bán bất động sản)

• Giao dịch có giá trị lớn hoặc tiềm ẩn rủi ro tranh chấp

• Các bên muốn tăng giá trị chứng cứ của biên bản

Cần lưu ý rằng, việc công chứng biên bản thanh lý không thay thế yêu cầu công chứng của hợp đồng gốc (nếu pháp luật bắt buộc).

2. Thời điểm nào là thích hợp để thanh lý hợp đồng mua bán?

Thời điểm thích hợp để lập biên bản thanh lý là khi hợp đồng đã hoàn thành hoặc không còn tiếp tục thực hiện. Việc thanh lý đúng thời điểm giúp các bên xác nhận dứt điểm quyền và nghĩa vụ.

Thông thường, biên bản thanh lý được lập khi:

• Các bên đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ giao hàng và thanh toán

• Các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

• Hợp đồng bị đơn phương chấm dứt hoặc hủy bỏ theo quy định

Việc lập biên bản quá sớm hoặc quá muộn đều có thể gây khó khăn trong việc xác định trách nhiệm pháp lý nếu phát sinh tranh chấp.

3. Nếu một bên không hợp tác thanh lý thì phải làm sao?

Trong thực tế, không phải lúc nào các bên cũng thống nhất việc thanh lý hợp đồng. Khi một bên không hợp tác ký biên bản thanh lý, bên còn lại vẫn có thể thực hiện các bước sau:

• Lập biên bản đơn phương ghi nhận quá trình thực hiện hợp đồng và tình trạng nghĩa vụ

• Thu thập, lưu trữ đầy đủ chứng cứ về việc đã hoàn thành nghĩa vụ (hóa đơn, chứng từ, biên bản giao nhận)

• Gửi văn bản thông báo yêu cầu thanh lý cho bên còn lại để làm căn cứ pháp lý

Trong trường hợp tranh chấp không thể giải quyết bằng thương lượng, bên bị ảnh hưởng có quyền khởi kiện tại Tòa án hoặc Trọng tài để yêu cầu xác nhận việc chấm dứt hợp đồng và nghĩa vụ liên quan.

4. Biên bản thanh lý có làm chấm dứt mọi trách nhiệm pháp lý giữa các bên không?

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán không mặc nhiên chấm dứt toàn bộ trách nhiệm pháp lý giữa các bên. Phạm vi trách nhiệm chấm dứt hay tiếp tục phụ thuộc vào nội dung cụ thể của biên bản và thỏa thuận trong hợp đồng gốc.

Thông thường:

• Các nghĩa vụ đã hoàn thành và được xác nhận trong biên bản sẽ chấm dứt

• Các nghĩa vụ còn hiệu lực sau thanh lý như:

  • Bảo hành

  • Bồi thường thiệt hại

  • Nghĩa vụ phát sinh theo pháp luật
    vẫn tiếp tục ràng buộc các bên

Do đó, khi soạn thảo biên bản thanh lý, cần ghi rõ phạm vi trách nhiệm chấm dứt và phạm vi trách nhiệm tiếp tục tồn tại để tránh hiểu nhầm và tranh chấp về sau.