3+ Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Mua Bán [Kèm File Word]

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán là văn bản quan trọng giúp các bên xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ, chấm dứt trách nhiệm pháp lý và hạn chế rủi ro tranh chấp sau giao dịch. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết khi nào cần thanh lý hợp đồng và nên sử dụng mẫu biên bản nào cho đúng từng trường hợp cụ thể.

Trong bài viết này, chúng tôi tổng hợp 3+ mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán phổ biến nhất, áp dụng cho mua bán hàng hóa, bất động sản và các tài sản có giá trị lớn như xe cộ, máy móc, thiết bị. Mỗi mẫu đều được trình bày chuẩn pháp lý, dễ chỉnh sửa và kèm file Word tải miễn phí, giúp bạn sử dụng ngay trong thực tế mà không mất thời gian soạn thảo từ đầu.

I. Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Mua Bán Là Gì?

1. Định nghĩa và bản chất pháp lý của thanh lý hợp đồng mua bán

Thanh lý hợp đồng mua bán là việc các bên tham gia hợp đồng cùng lập văn bản nhằm xác nhận lại toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng, bao gồm việc giao nhận hàng hóa, thanh toán, quyền và nghĩa vụ đã hoàn thành, cũng như các trách nhiệm còn tồn tại (nếu có). Trên thực tế, hoạt động này thường được thể hiện bằng biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.

Theo cách hiểu thông thường, thanh lý hợp đồng mua bán là bước kết thúc quan hệ hợp đồng sau khi các bên đã thực hiện xong hoặc thống nhất không tiếp tục thực hiện hợp đồng. Về mặt pháp lý, mặc dù thuật ngữ “thanh lý hợp đồng” được sử dụng rất phổ biến trong thực tiễn giao dịch, nhưng không được định nghĩa trực tiếp trong Bộ luật Dân sự 2015. Thay vào đó, pháp luật quy định các cơ chế như chấm dứt hợp đồng hoặc hủy bỏ hợp đồng.

Trong bối cảnh đó, biên bản thanh lý hợp đồng mua bán được hiểu là văn bản ghi nhận hậu quả pháp lý của việc chấm dứt quan hệ hợp đồng, thể hiện sự thống nhất cuối cùng của các bên về việc đã hoặc không còn tiếp tục thực hiện hợp đồng.

1.1. Phân biệt thanh lý hợp đồng, chấm dứt hợp đồng và hủy bỏ hợp đồng

Trong thực tiễn, nhiều cá nhân và doanh nghiệp thường sử dụng các khái niệm này thay thế cho nhau, dẫn đến cách hiểu chưa chính xác. Việc phân biệt rõ giúp lựa chọn đúng hình thức văn bản và tránh rủi ro pháp lý.

Thanh lý hợp đồng mua bán

• Là thuật ngữ thực tiễn, không được định nghĩa cụ thể trong Bộ luật Dân sự

• Thường được thực hiện sau khi hợp đồng đã chấm dứt hiệu lực

• Mục đích chính là xác nhận nghĩa vụ đã hoàn thành và không còn tranh chấp

Chấm dứt hợp đồng (theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015)

• Là tình trạng hợp đồng không còn hiệu lực pháp luật

• Xảy ra khi hợp đồng đã hoàn thành, hết thời hạn, theo thỏa thuận hoặc theo quy định pháp luật

• Chấm dứt hợp đồng là cơ sở pháp lý để các bên tiến hành thanh lý

Hủy bỏ hợp đồng

• Áp dụng khi có vi phạm nghiêm trọng hoặc căn cứ hủy bỏ theo thỏa thuận/pháp luật

• Hợp đồng bị coi như chưa từng được giao kết, trừ các thỏa thuận về phạt, bồi thường

• Trường hợp này vẫn cần biên bản hoặc văn bản ghi nhận việc hủy bỏ và xử lý hậu quả

1.2. Mục đích và ý nghĩa của việc lập biên bản thanh lý hợp đồng mua bán

Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng mua bán không chỉ mang tính thủ tục, mà có ý nghĩa quan trọng trong quản lý pháp lý, tài chính và phòng ngừa tranh chấp.

Cụ thể, biên bản thanh lý giúp:

• Xác nhận các bên đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ giao hàng, thanh toán

• Ghi nhận rõ các khoản công nợ còn lại (nếu có) và cách xử lý

• Làm căn cứ kết thúc trách nhiệm pháp lý giữa các bên

• Ngăn ngừa tranh chấp phát sinh sau khi hợp đồng không còn hiệu lực

• Phục vụ công tác lưu trữ hồ sơ, kế toán, kiểm toán hoặc giải trình khi cần

Trong nhiều trường hợp, dù pháp luật không bắt buộc, biên bản thanh lý hợp đồng mua bán vẫn được xem là tài liệu “chốt sổ” quan trọng, đặc biệt với các hợp đồng có giá trị lớn, hợp đồng giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp hoặc hợp đồng liên quan đến nghĩa vụ thuế.

2. Khi Nào Cần Lập Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Mua Bán?

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán thường được lập khi quan hệ hợp đồng đã đi đến giai đoạn kết thúc hoặc không còn tiếp tục thực hiện. Việc xác định đúng thời điểm lập biên bản giúp các bên ghi nhận rõ quyền, nghĩa vụ đã hoàn thành và hạn chế rủi ro pháp lý phát sinh về sau.

2.1. Hợp đồng đã hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ của các bên

Đây là trường hợp phổ biến nhất trong thực tiễn giao dịch mua bán. Khi bên bán đã hoàn tất việc giao hàng đúng số lượng, chất lượng, chủng loại và bên mua đã thanh toán đầy đủ theo thỏa thuận, hợp đồng coi như đã được thực hiện xong.

Trong trường hợp này, việc lập biên bản thanh lý nhằm:

• Xác nhận nghĩa vụ giao hàng và thanh toán đã hoàn tất

• Ghi nhận không còn công nợ hoặc tranh chấp

• Kết thúc trách nhiệm pháp lý giữa các bên

Dù pháp luật không bắt buộc, nhưng biên bản thanh lý được xem là chứng cứ quan trọng trong trường hợp phát sinh khiếu nại hoặc kiểm tra về sau.

2.2. Các bên tự nguyện thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán, các bên có thể thống nhất không tiếp tục thực hiện hợp đồng vì nhiều lý do khác nhau, như thay đổi nhu cầu kinh doanh, điều chỉnh kế hoạch hoặc điều kiện thực tế không còn phù hợp.

Khi đó, biên bản thanh lý hợp đồng mua bán được lập để:

• Ghi nhận sự thỏa thuận chấm dứt hợp đồng

• Xác định phần nghĩa vụ đã thực hiện và chưa thực hiện

• Thống nhất việc xử lý tiền đã thanh toán, hàng hóa đã giao (nếu có)

Việc lập biên bản trong trường hợp này giúp tránh tranh chấp về việc bên nào chịu trách nhiệm cho phần hợp đồng chưa thực hiện.

2.3. Hợp đồng bị đơn phương chấm dứt hoặc hủy bỏ theo quy định

Trong một số trường hợp, một bên có quyền đơn phương chấm dứt hoặc hủy bỏ hợp đồng mua bán theo quy định pháp luật hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng, thường xuất phát từ hành vi vi phạm nghĩa vụ của bên còn lại.

Khi hợp đồng bị đơn phương chấm dứt hoặc hủy bỏ, việc lập biên bản thanh lý giúp làm rõ hậu quả pháp lý, bao gồm:

• Xác định thời điểm hợp đồng chấm dứt hiệu lực

• Ghi nhận nghĩa vụ bồi thường, phạt vi phạm (nếu có)

• Xử lý hàng hóa, tiền đã giao hoặc đã thanh toán

Lưu ý rằng, trong trường hợp đơn phương chấm dứt trái pháp luật, bên đơn phương chấm dứt có thể phải bồi thường thiệt hại cho bên còn lại. Do đó, biên bản thanh lý cần được lập cẩn trọng, bám sát căn cứ pháp lý và nội dung thực tế.

2.4. Các trường hợp đặc biệt khác

Ngoài các trường hợp phổ biến nêu trên, biên bản thanh lý hợp đồng mua bán còn được lập trong một số tình huống đặc biệt, khi việc tiếp tục thực hiện hợp đồng không còn khả thi hoặc không còn ý nghĩa.

Một số trường hợp thường gặp bao gồm:

• Đối tượng của hợp đồng không còn tồn tại hoặc không thể thực hiện được

• Hoàn cảnh thay đổi cơ bản khiến mục đích giao kết hợp đồng không đạt được

• Hợp đồng không thể tiếp tục do sự kiện bất khả kháng kéo dài

Trong các trường hợp này, biên bản thanh lý đóng vai trò ghi nhận kết quả xử lý hợp đồng và là căn cứ để các bên giải phóng nghĩa vụ, trách nhiệm pháp lý theo quy định.

II. Quy Định Pháp Luật Liên Quan Đến Thanh Lý Hợp Đồng Mua Bán

Việc thanh lý hợp đồng mua bán tuy mang tính thực tiễn nhiều hơn là thủ tục bắt buộc, nhưng vẫn chịu sự điều chỉnh của hệ thống pháp luật dân sự và thương mại hiện hành. Hiểu đúng các quy định pháp luật liên quan giúp các bên lập biên bản thanh lý đúng bối cảnh pháp lý, hạn chế rủi ro và tranh chấp về sau.

1. Cơ sở pháp lý chính điều chỉnh việc thanh lý hợp đồng mua bán

Hiện nay, pháp luật Việt Nam không có văn bản riêng quy định trực tiếp về “biên bản thanh lý hợp đồng”, tuy nhiên việc thanh lý hợp đồng mua bán được điều chỉnh gián tiếp thông qua các quy định về hợp đồng, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của việc chấm dứt hợp đồng.

Các căn cứ pháp lý quan trọng bao gồm:

• Bộ luật Dân sự 2015
  Là văn bản pháp lý nền tảng điều chỉnh các quan hệ hợp đồng nói chung, trong đó có hợp đồng mua bán. Bộ luật Dân sự quy định:

  • Các trường hợp chấm dứt hợp đồng

  • Quyền và nghĩa vụ của các bên khi hợp đồng chấm dứt

  • Hậu quả pháp lý của hợp đồng vô hiệu, hủy bỏ hoặc đơn phương chấm dứt

  Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để xác định thời điểm hợp đồng không còn hiệu lực, làm tiền đề cho việc lập biên bản thanh lý.

• Luật Thương mại 2005
  Áp dụng đối với các hợp đồng mua bán hàng hóa mang tính thương mại, đặc biệt là giữa các thương nhân. Luật này quy định cụ thể về:

  • Thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa

  • Quyền tạm ngừng, đình chỉ, hủy bỏ hợp đồng

  • Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng

  Trong các giao dịch mua bán thương mại, biên bản thanh lý thường được sử dụng để chốt nghĩa vụ giao hàng, thanh toán, phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại.

• Các văn bản hướng dẫn và quy định liên quan khác
  Tùy từng lĩnh vực và loại hàng hóa, việc thanh lý hợp đồng mua bán còn có thể liên quan đến:

  • Quy định về kế toán, thuế

  • Quy định về quản lý hàng hóa, xuất nhập khẩu

  • Quy định nội bộ của doanh nghiệp

  Những quy định này ảnh hưởng trực tiếp đến nội dung cần thể hiện trong biên bản thanh lý.

2. Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán có bắt buộc không?

Theo quy định pháp luật hiện hành, không có điều khoản nào bắt buộc các bên phải lập biên bản thanh lý hợp đồng mua bán. Việc hợp đồng chấm dứt hiệu lực không phụ thuộc vào việc có hay không có biên bản thanh lý, mà phụ thuộc vào các căn cứ chấm dứt hợp đồng theo pháp luật hoặc thỏa thuận.

Tuy nhiên, trong thực tiễn, việc lập biên bản thanh lý được khuyến nghị mạnh mẽ, đặc biệt đối với hợp đồng có giá trị lớn hoặc hợp đồng giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp.

Việc không lập biên bản thanh lý có thể dẫn đến nhiều rủi ro, bao gồm:

• Khó chứng minh việc các bên đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ

• Dễ phát sinh tranh chấp về công nợ, nghĩa vụ bảo hành, trách nhiệm sau hợp đồng

• Bất lợi khi giải trình với cơ quan thuế, kiểm toán hoặc cơ quan quản lý

• Không có căn cứ rõ ràng để kết thúc trách nhiệm pháp lý giữa các bên

Ngược lại, biên bản thanh lý hợp đồng mua bán giúp các bên xác nhận dứt điểm quan hệ hợp đồng, làm rõ các khoản đã thực hiện, còn tồn tại và tạo cơ sở pháp lý an toàn cho các giao dịch tiếp theo.

III. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Soạn Thảo Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Mua Bán

1. Cấu trúc chung của một Biên bản Thanh Lý Hợp Đồng Mua Bán

Một biên bản thanh lý hợp đồng mua bán muốn có giá trị sử dụng cao và hạn chế rủi ro pháp lý cần được soạn thảo theo cấu trúc rõ ràng, đầy đủ các yếu tố nhận diện và căn cứ pháp lý. Việc tuân thủ cấu trúc chuẩn giúp biên bản dễ được chấp nhận trong nội bộ doanh nghiệp, khi giải trình với đối tác, cơ quan thuế hoặc khi phát sinh tranh chấp.

Về nguyên tắc, biên bản thanh lý cần thể hiện được ba nội dung cốt lõi: xác định chủ thể – xác định căn cứ hợp đồng – xác nhận tình trạng thực hiện nghĩa vụ. Các thành phần cấu trúc cơ bản bao gồm:

• Quốc hiệu, Tiêu ngữ
  Áp dụng đối với các biên bản mang tính chất hành chính, biên bản giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp hoặc sử dụng trong hồ sơ pháp lý chính thức. Việc ghi đúng quốc hiệu, tiêu ngữ giúp văn bản đảm bảo thể thức và tính nghiêm túc.

• Tiêu đề Biên bản
  Thường ghi là “BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG MUA BÁN”, viết in hoa, căn giữa. Tiêu đề cần thể hiện rõ bản chất văn bản để tránh nhầm lẫn với biên bản làm việc hoặc biên bản thỏa thuận.

• Thời gian, địa điểm lập biên bản
  Ghi rõ ngày, tháng, năm và địa điểm lập biên bản. Đây là mốc thời gian quan trọng để xác định thời điểm các bên xác nhận chấm dứt quan hệ hợp đồng và có giá trị khi đối chiếu nghĩa vụ sau này.

• Căn cứ lập biên bản
  Nêu rõ số hợp đồng mua bán, ngày ký hợp đồng và các văn bản liên quan (phụ lục hợp đồng, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu nếu có). Phần căn cứ giúp xác định biên bản thanh lý được lập trên nền tảng pháp lý nào, tránh tranh cãi về đối tượng thanh lý.

• Thông tin các bên tham gia thanh lý
  Ghi đầy đủ và chính xác thông tin của các bên trong hợp đồng mua bán, bao gồm:

  • Tên doanh nghiệp hoặc cá nhân

  • Địa chỉ

  • Mã số thuế hoặc số CCCD

  • Người đại diện và chức danh (nếu là tổ chức)

  Thông tin này cần thống nhất với hợp đồng gốc để đảm bảo tính liên tục của chủ thể pháp lý.

Việc trình bày đầy đủ các nội dung trên giúp biên bản thanh lý hợp đồng mua bán đảm bảo tính nhận diện, tính liên kết với hợp đồng gốc và tính hợp pháp về hình thức, tạo nền tảng cho các phần nội dung chi tiết tiếp theo như xác nhận nghĩa vụ, công nợ và cam kết sau thanh lý.

2. Nội Dung Cốt Lõi Cần Có Trong Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Mua Bán

Sau phần cấu trúc hình thức, nội dung điều khoản là yếu tố quyết định giá trị sử dụng và mức độ an toàn pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng mua bán. Một biên bản được coi là chặt chẽ khi làm rõ được ba vấn đề: hợp đồng chấm dứt như thế nào – nghĩa vụ đã hoàn thành ra sao – còn trách nhiệm nào tồn tại hay không.

Dưới đây là các điều khoản cốt lõi nên có trong một biên bản thanh lý hợp đồng mua bán chuẩn.

Điều 1. Thỏa thuận chấm dứt Hợp đồng mua bán

Điều khoản này có vai trò xác định trạng thái pháp lý của hợp đồng gốc. Các bên cần ghi nhận rõ ràng việc hợp đồng mua bán đã chấm dứt hiệu lực và thời điểm chấm dứt cụ thể.

Nội dung cần thể hiện rõ:

• Số hợp đồng, ngày ký hợp đồng được thanh lý

• Việc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng

• Thời điểm hợp đồng chính thức chấm dứt hiệu lực

Việc ghi rõ thời điểm chấm dứt giúp tránh tranh chấp liên quan đến nghĩa vụ phát sinh sau thời điểm thanh lý.

Điều 2. Nghĩa vụ đã hoàn thành của các bên

Đây là điều khoản quan trọng nhất trong biên bản thanh lý, nhằm xác nhận những nghĩa vụ đã được thực hiện đầy đủ theo hợp đồng mua bán.

Thông thường, cần liệt kê rõ ràng:

• Nghĩa vụ giao hàng của bên bán:

  • Số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa

  • Thời gian, địa điểm giao nhận

• Nghĩa vụ thanh toán của bên mua:

  • Giá trị hợp đồng

  • Số tiền đã thanh toán

  • Hình thức và thời điểm thanh toán

• Xác nhận của các bên rằng:

  • Các nghĩa vụ nêu trên đã hoàn thành

  • Không còn khiếu nại, tranh chấp đối với phần nghĩa vụ đã thực hiện

Việc ghi nhận chi tiết giúp biên bản thanh lý trở thành chứng cứ rõ ràng nếu sau này có tranh chấp về việc đã hay chưa hoàn thành nghĩa vụ.

Điều 3. Nghĩa vụ còn lại hoặc trách nhiệm tiếp tục thực hiện (nếu có)

Trong nhiều trường hợp, dù hợp đồng mua bán đã chấm dứt, một số nghĩa vụ vẫn tiếp tục tồn tại sau thanh lý. Điều khoản này nhằm làm rõ phạm vi trách nhiệm còn lại của các bên.

Các nội dung thường cần đề cập gồm:

• Nghĩa vụ bảo hành hàng hóa (thời gian, điều kiện, phạm vi bảo hành)

• Các khoản công nợ chưa thanh toán hoặc thanh toán chưa dứt điểm

• Việc bàn giao tài liệu, chứng từ, tài sản liên quan (nếu có)

• Xử lý các vấn đề phát sinh:

  • Phạt vi phạm hợp đồng

  • Bồi thường thiệt hại (nếu có thỏa thuận hoặc căn cứ pháp luật)

Nếu không còn nghĩa vụ nào tiếp tục, nên ghi rõ “các bên xác nhận không còn nghĩa vụ nào khác phát sinh từ hợp đồng” để tránh cách hiểu mập mờ.

Điều 4. Cam đoan của các bên

Điều khoản cam đoan nhằm khẳng định ý chí tự nguyện và trung thực của các bên khi ký biên bản thanh lý. Đây là nội dung quan trọng giúp hạn chế khiếu nại, yêu cầu hủy bỏ biên bản về sau.

Thông thường, điều khoản này thể hiện các nội dung:

• Việc ký biên bản là hoàn toàn tự nguyện

• Nội dung biên bản phản ánh đúng thực tế thực hiện hợp đồng

• Không bị lừa dối, ép buộc khi ký kết

• Cam kết không khiếu nại, tranh chấp thêm liên quan đến hợp đồng đã thanh lý, trừ các nghĩa vụ còn hiệu lực được ghi nhận

Điều 5. Hiệu lực của biên bản và số lượng bản

Điều khoản cuối cùng nhằm xác định giá trị pháp lý và cách thức lưu giữ biên bản thanh lý.

Nội dung cần có bao gồm:

• Thời điểm biên bản có hiệu lực

• Số lượng bản được lập

• Giá trị pháp lý của mỗi bản

• Mỗi bên giữ bao nhiêu bản để thực hiện và lưu trữ

Cuối biên bản cần có chữ ký, họ tên, chức danh của người đại diện hợp pháp của các bên và đóng dấu (nếu có) để đảm bảo tính xác thực và giá trị sử dụng.

IV. Các Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Mua Bán Phổ Biến (TẢI VỀ MIỄN PHÍ)

Tùy theo đối tượng của hợp đồng mua bán, biên bản thanh lý cần được thiết kế với nội dung và điều khoản phù hợp. Việc sử dụng đúng mẫu không chỉ giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo mà còn hạn chế rủi ro pháp lý do thiếu sót thông tin đặc thù của từng loại giao dịch.

Dưới đây là 3 mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán được sử dụng phổ biến nhất trong thực tế, đã được chuẩn hóa để dễ chỉnh sửa và áp dụng.

1. Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Mua Bán Hàng Hóa (Mẫu chung)

Đây là mẫu biên bản thanh lý thông dụng nhất, có thể áp dụng cho hầu hết các giao dịch mua bán hàng hóa giữa cá nhân với cá nhân hoặc giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp. Mẫu này tập trung làm rõ việc giao hàng – nhận hàng – thanh toán – công nợ.

Khi sử dụng mẫu này, cần chú ý điền đầy đủ các thông tin đặc thù của mua bán hàng hóa, bao gồm:

• Tên, chủng loại hàng hóa

• Số lượng, đơn vị tính

• Đơn giá, tổng giá trị hợp đồng

• Tình trạng giao nhận và thời điểm hoàn tất

• Xác nhận đã thanh toán đủ hoặc còn công nợ (nếu có)

[TẢI VỀ FILE WORD] MẪU BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HOÁ 

2. Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Mua Bán Bất Động Sản (Nhà ở, Đất đai)

Đối với giao dịch mua bán bất động sản, biên bản thanh lý cần được soạn thảo riêng, do đây là loại tài sản có giá trị lớn và chịu sự điều chỉnh chặt chẽ của pháp luật chuyên ngành. Nội dung biên bản không chỉ xác nhận thanh toán mà còn liên quan trực tiếp đến tình trạng pháp lý của tài sản.

Mẫu biên bản thanh lý mua bán bất động sản thường cần nhấn mạnh:

• Thông tin chi tiết về nhà ở, quyền sử dụng đất

• Giấy tờ pháp lý liên quan (sổ đỏ, sổ hồng, hồ sơ pháp lý khác)

• Tình trạng bàn giao thực tế của tài sản

• Xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thanh toán và bàn giao

Ngoài ra, cần lưu ý rằng trong nhiều trường hợp, việc công chứng hoặc chứng thực biên bản thanh lý có thể được yêu cầu theo thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật về nhà đất.

[TẢI VỀ FILE WORD] MẪU BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG MUA BÁN BẤT ĐỘNG SẢN

3. Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Mua Bán Tài Sản Khác (Xe cộ, Máy móc, Thiết bị…)

Mẫu này áp dụng cho các hợp đồng mua bán tài sản có giá trị lớn và thường phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, như xe ô tô, xe máy, máy móc chuyên dụng, thiết bị sản xuất.

Khi sử dụng mẫu biên bản thanh lý cho nhóm tài sản này, cần đặc biệt lưu ý:

• Thông tin nhận dạng tài sản (số khung, số máy, số seri, model)

• Tình trạng tài sản tại thời điểm bàn giao

• Việc hoàn tất nghĩa vụ thanh toán

• Trách nhiệm thực hiện thủ tục sang tên, đổi chủ

• Kiểm định, kiểm tra chất lượng cuối cùng (nếu có)

Biên bản thanh lý trong trường hợp này thường là căn cứ quan trọng để thực hiện các thủ tục hành chính tiếp theo, vì vậy cần được lập rõ ràng và chính xác.

[TẢI VỀ FILE WORD] MẪU BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG MUA BÁN TÀI SẢN KHÁC 

Lưu ý khi tải và sử dụng các mẫu biên bản thanh lý

Các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán được cung cấp mang tính tham khảo và áp dụng linh hoạt. Khi sử dụng, người lập cần:

• Điều chỉnh nội dung cho phù hợp với từng giao dịch cụ thể

• Đảm bảo thông tin thống nhất với hợp đồng gốc

• Kiểm tra thẩm quyền người ký và hình thức văn bản

V. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Lập và Ký Biên Bản Thanh Lý

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán là văn bản “chốt sổ” toàn bộ quan hệ hợp đồng. Nếu soạn thảo hoặc ký kết thiếu cẩn trọng, văn bản này có thể trở thành nguồn phát sinh tranh chấp thay vì công cụ bảo vệ quyền lợi. Vì vậy, các bên cần đặc biệt lưu ý ở từng giai đoạn.

1. Trước khi lập Biên bản thanh lý

Trước khi tiến hành lập biên bản thanh lý, việc rà soát và chuẩn bị hồ sơ là bước không thể bỏ qua. Đây là cơ sở để nội dung thanh lý phản ánh đúng thực tế và tránh sai sót.

Các công việc cần thực hiện bao gồm:

• Rà soát kỹ hợp đồng mua bán gốc và toàn bộ phụ lục, biên bản làm việc, biên bản giao nhận liên quan

• Kiểm tra tình trạng thực hiện nghĩa vụ của cả hai bên (giao hàng, thanh toán, bảo hành…)

• Thống kê đầy đủ công nợ, các khoản phải thu – phải trả còn tồn tại

• Chuẩn bị đầy đủ chứng từ kèm theo như hóa đơn, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán

Việc chuẩn bị đầy đủ giúp quá trình thanh lý diễn ra minh bạch và hạn chế tranh cãi về sau.

2. Trong quá trình soạn thảo và ký kết Biên bản

Giai đoạn soạn thảo và ký kết là thời điểm quan trọng nhất, quyết định giá trị pháp lý của biên bản thanh lý.

Các bên cần đặc biệt lưu ý:

• Đảm bảo sự tự nguyện, minh bạch và thiện chí khi ký kết

• Nội dung biên bản phải rõ ràng, cụ thể, diễn đạt dễ hiểu, tránh các thuật ngữ mơ hồ

• Kiểm tra kỹ thông tin pháp lý của các bên, số hợp đồng gốc, ngày ký hợp đồng

• Xác định chính xác:

  • Nghĩa vụ đã hoàn thành

  • Nghĩa vụ còn lại hoặc trách nhiệm tiếp tục thực hiện (nếu có)

• Đặc biệt chú ý các điều khoản:

  • Bảo hành

  • Bồi thường thiệt hại

  • Giải quyết tranh chấp

• Đảm bảo người ký đúng thẩm quyền, có giấy ủy quyền hợp lệ nếu không phải người đại diện pháp luật

• Thống nhất rõ số lượng bản biên bản được lập và giá trị pháp lý của từng bản

Một biên bản thanh lý tốt là biên bản không để lại khoảng trống pháp lý cho các tranh chấp phát sinh.

3. Sau khi ký Biên bản thanh lý

Sau khi biên bản thanh lý đã được ký kết, trách nhiệm của các bên chưa kết thúc hoàn toàn, đặc biệt trong các trường hợp còn nghĩa vụ tồn tại.

Các công việc cần thực hiện bao gồm:

• Lưu trữ biên bản thanh lý cẩn thận cùng hồ sơ hợp đồng

• Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ còn lại đã được ghi nhận trong biên bản

• Cập nhật hồ sơ, sổ sách kế toán, công nợ

• Thông báo cho các bên liên quan khác (kế toán, bộ phận pháp chế, đối tác liên đới…) nếu cần

Việc quản lý tốt hồ sơ sau thanh lý giúp doanh nghiệp chủ động khi bị kiểm tra, đối chiếu hoặc phát sinh tranh chấp.

VI. Giải Quyết Tranh Chấp Phát Sinh Từ Thanh Lý Hợp Đồng

Dù đã lập biên bản thanh lý, tranh chấp vẫn có thể phát sinh nếu nội dung thanh lý không rõ ràng hoặc các bên không thực hiện đúng cam kết. Việc hiểu trước các tình huống và phương thức xử lý sẽ giúp giảm thiểu rủi ro.

1. Các trường hợp tranh chấp thường gặp

Một số tranh chấp phổ biến liên quan đến biên bản thanh lý hợp đồng mua bán bao gồm:

• Một bên không đồng ý với nội dung đã được ghi nhận trong biên bản thanh lý

• Phát sinh nghĩa vụ hoặc khoản công nợ chưa được ghi nhận đầy đủ

• Một bên không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ còn lại sau thanh lý

• Tranh chấp về thời điểm chấm dứt trách nhiệm hoặc phạm vi bảo hành

Những tranh chấp này thường xuất phát từ việc soạn thảo biên bản thiếu chặt chẽ hoặc hiểu khác nhau về nội dung thanh lý.

2. Phương thức giải quyết tranh chấp

Tùy theo mức độ và tính chất tranh chấp, các bên có thể lựa chọn các phương thức giải quyết phù hợp:

• Thương lượng, hòa giải
  Là phương án ưu tiên, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và duy trì quan hệ hợp tác giữa các bên.

• Khởi kiện tại Tòa án hoặc Trọng tài thương mại
  Áp dụng khi thương lượng không đạt kết quả. Trong trường hợp này, biên bản thanh lý hợp đồng mua bán sẽ là chứng cứ quan trọng để Tòa án hoặc Trọng tài xem xét, giải quyết vụ việc.

VII. Câu Hỏi Thường Gặp Về Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Mua Bán

Trong quá trình lập và sử dụng biên bản thanh lý hợp đồng mua bán, nhiều cá nhân và doanh nghiệp thường có những thắc mắc liên quan đến hình thức, thời điểm và giá trị pháp lý của văn bản này. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến nhất và cách hiểu đúng theo thực tiễn áp dụng pháp luật.

1. Biên bản thanh lý hợp đồng có cần công chứng hoặc chứng thực không?

Pháp luật hiện hành không quy định bắt buộc biên bản thanh lý hợp đồng mua bán phải được công chứng hoặc chứng thực. Về nguyên tắc, biên bản thanh lý có giá trị khi được lập bằng văn bản và có chữ ký của các bên có thẩm quyền.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc công chứng hoặc chứng thực được khuyến nghị, đặc biệt khi:

• Hợp đồng mua bán ban đầu phải công chứng (như mua bán bất động sản)

• Giao dịch có giá trị lớn hoặc tiềm ẩn rủi ro tranh chấp

• Các bên muốn tăng giá trị chứng cứ của biên bản

Cần lưu ý rằng, việc công chứng biên bản thanh lý không thay thế yêu cầu công chứng của hợp đồng gốc (nếu pháp luật bắt buộc).

2. Thời điểm nào là thích hợp để thanh lý hợp đồng mua bán?

Thời điểm thích hợp để lập biên bản thanh lý là khi hợp đồng đã hoàn thành hoặc không còn tiếp tục thực hiện. Việc thanh lý đúng thời điểm giúp các bên xác nhận dứt điểm quyền và nghĩa vụ.

Thông thường, biên bản thanh lý được lập khi:

• Các bên đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ giao hàng và thanh toán

• Các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

• Hợp đồng bị đơn phương chấm dứt hoặc hủy bỏ theo quy định

Việc lập biên bản quá sớm hoặc quá muộn đều có thể gây khó khăn trong việc xác định trách nhiệm pháp lý nếu phát sinh tranh chấp.

3. Nếu một bên không hợp tác thanh lý thì phải làm sao?

Trong thực tế, không phải lúc nào các bên cũng thống nhất việc thanh lý hợp đồng. Khi một bên không hợp tác ký biên bản thanh lý, bên còn lại vẫn có thể thực hiện các bước sau:

• Lập biên bản đơn phương ghi nhận quá trình thực hiện hợp đồng và tình trạng nghĩa vụ

• Thu thập, lưu trữ đầy đủ chứng cứ về việc đã hoàn thành nghĩa vụ (hóa đơn, chứng từ, biên bản giao nhận)

• Gửi văn bản thông báo yêu cầu thanh lý cho bên còn lại để làm căn cứ pháp lý

Trong trường hợp tranh chấp không thể giải quyết bằng thương lượng, bên bị ảnh hưởng có quyền khởi kiện tại Tòa án hoặc Trọng tài để yêu cầu xác nhận việc chấm dứt hợp đồng và nghĩa vụ liên quan.

4. Biên bản thanh lý có làm chấm dứt mọi trách nhiệm pháp lý giữa các bên không?

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán không mặc nhiên chấm dứt toàn bộ trách nhiệm pháp lý giữa các bên. Phạm vi trách nhiệm chấm dứt hay tiếp tục phụ thuộc vào nội dung cụ thể của biên bản và thỏa thuận trong hợp đồng gốc.

Thông thường:

• Các nghĩa vụ đã hoàn thành và được xác nhận trong biên bản sẽ chấm dứt

• Các nghĩa vụ còn hiệu lực sau thanh lý như:

  • Bảo hành

  • Bồi thường thiệt hại

  • Nghĩa vụ phát sinh theo pháp luật
    vẫn tiếp tục ràng buộc các bên

Do đó, khi soạn thảo biên bản thanh lý, cần ghi rõ phạm vi trách nhiệm chấm dứt và phạm vi trách nhiệm tiếp tục tồn tại để tránh hiểu nhầm và tranh chấp về sau.