Đơn làm theo chế độ

Đơn làm theo chế độ là loại đơn phát sinh khi người dùng được hưởng chế độ đi muộn về sớm theo luật (Ví dụ chế độ sau thai sản, chế độ dưỡng sức sau tai nạn,…). Khi đơn làm theo chế độ được duyệt, nhân sự vẫn được tính công đầy đủ trong khoảng thời gian đăng ký của đơn.

 

Để sử dụng loại đơn này, người dùng thực hiện theo 2 bước sau:

Bước 1: Cài đặt đơn làm theo chế độ

Bước 2: Tạo mới và quản lý đơn làm theo chế độ

Bước 1. Cài đặt đơn làm theo chế độ

Để nhân sự có thể tạo mới đơn làm theo chế độ, quản lý cần

  • Bật tính năng cho phép sử dụng Đơn làm theo chế độ
  • Cài đặt lý do, khoảng thời gian của Đơn làm theo chế độ
  • Cài đặt quy trình duyệt đơn

1.1 Bật tính năng cho phép sử dụng Đơn làm theo chế độ

  • Truy cập Cài đặt hệ thống > Đơn từ > Cài đặt chung

Click để xem ảnh gốc

Các trường cần lưu ý:

STT Tên trường Mô tả
1 Sử dụng đơn theo chế độ Bật cài đặt này nếu công ty bạn sử dụng đơn theo chế độ. Ngược lại, tắt cài đặt nếu công ty bạn không sử dụng loại đơn này.
2 Số ngày tối thiểu tính đến thời điểm nghỉ chế độ, nhân viên có thể làm đơn VD: Cài đặt số ngày là 02. Nhân sự nghỉ chế độ từ 04/07/2020 thì phải tạo đơn trước đó ít nhất 02 ngày. Muộn nhất phải tạo đơn vào ngày 02/07/2020.
3 Số ngày tối đa tính từ thời điểm nghỉ chế độ, nhân viên được phép làm đơn VD: Cài đặt số ngày là 02. Nhân sự nghỉ chế độ từ 04/07/2020 thì phải tạo đơn sau đó nhiều nhất 02 ngày. Muộn nhất phải tạo đơn vào ngày 06/07/2020.
4 Mô tả đơn thôi việc Bật cài đặt này, Mô tả là trường bắt buộc. Hệ thống chỉ ghi nhận tạo mới thành công khi nhân sự nhập nội dung mô tả.

1.2 Cài đặt lý do, khoảng thời gian của Đơn làm theo chế độ

Cài đặt lý do đơn làm theo chế độ, người dùng thực hiện các bước sau:

  • Truy cập Cài đặt hệ thống > Đơn từ
  • Cài đặt chung > Đơn theo chế độ > Lý do Đơn theo chế độ hoặc Danh mục > Lý do Đơn theo chế độ 
  • Chọn biểu tượng ở góc trên bên trái màn hình
  • Nhập đầy đủ các thông tin cần thiết
  • Click Cập nhật để lưu lại

Click xem ảnh gốc

1.3 Cài đặt quy trình duyệt đơn

Xem hướng dẫn chi tiết tại Cài đặt duyệt đơn

Bước 2. Tạo mới và quản lý đơn làm theo chế độ

1. Tạo mới đơn làm theo chế độ

Tạo mới đơn làm theo chế độ, thực hiện các bước sau:

  • Truy cập phân hệ Đơn từ
  • Click > Đơn từ > Đơn làm theo chế độ
  • Nhập đầy đủ các thông tin cần thiết
  • Click Cập nhật để lưu lại

Click xem ảnh gốc

Các trường cần lưu ý:

STT Tên trường Mô tả
1 Lý do Chọn lý do chế độ trong danh sách lý do đã cài đặt trên hệ thống
2 Thời gian (từ ngày, đến ngày) Người dùng nhập vào khoảng thời gian thực hiện chế độ
3 Thời gian đi sớm về muộn Người dùng nhập vào thời gian đi sớm và về muộn (đơn vị tính theo giờ)
4 Mô tả Nhập nội dung mô tả cho đơn chế độ

2. Quản lý đơn làm theo chế độ

2.1 Màn hình quản lý đơn làm theo chế độ

1Office cung cấp cho người dùng 2 cách quản lý Đơn làm theo chế độ.

Cách 1: Quản lý Đơn làm theo chế độ tại Màn hình danh sách

  • Truy cập phân hệ Đơn từ
  • Chọn Đơn làm theo chế độ tại
  • Ở màn hình Danh sách Đơn làm theo chế độ > Click chuột phải vào chi tiết một đơn để thực hiện tác vụ quản lý Đơn làm theo chế độ

Click xem ảnh gốc

Cách 2: Quản lý đơn làm theo chế độ tại màn hình chi tiết đơn

  • Tại màn hình chi tiết đơn làm theo chế độ, các tác vụ quản lý tương tự như việc quản lý ở màn hình danh sách.

Click xem ảnh gốc

2.2 Bảng tác vụ quản lý đơn làm theo chế độ:

STT Tác vụ Quyền thực hiện Mô tả
1 Xem nhanh Người tạo đơn

Người quản lý

Người duyệt

Người dùng có thể xem nhanh các thông tin của đơn từ ở màn hình danh sách
2 Duyệt Người duyệt

Người quản lý

Có 02 lựa chọn: Duyệt hoặc Không duyệt

  • Người duyệt đơn được cấu hình trong quy trình duyệt
  • Đơn từ Đã duyệt sẽ được tính toán trên bảng chấm công. Ngược lại Đơn từ Không duyệt sẽ không được tính toán trên bảng chấm công
  • Người duyệt có thể hoàn duyệt đơn Đã duyệt hoặc Không duyệt
3 Thêm tài liệu Người tạo đơn

Người quản lý

Người duyệt

Người dùng có thể đính kèm tài liệu lên đơn từ
4 Biểu mẫu Người tạo đơn

Người quản lý

Người duyệt

Người dùng có thể xuất biểu mẫu đơn từ nhằm mục đích ký giấy, lưu trữ văn bản hành chính.
5 Sửa Người tạo đơn

Người quản lý

Người duyệt

Người dùng có thể chỉnh sửa các thông tin trong đơn từ khi đơn ở trạng thái Chờ duyệt
6 Xóa Người tạo đơn

Người quản lý

Người duyệt

Người dùng có thể xóa đơn từ khi đơn ở trạng thái Chờ duyệt
7 Nhân bản Người tạo đơn

Người quản lý

Người duyệt

Người dùng có thể tạo mới đơn từ với các trường thông tin tương tự đơn được chọn
8 Export Người tạo đơn

Người quản lý

Người duyệt

Người dùng xuất excel dữ liệu đơn từ với

  • Xuất tất cả: Xuất toàn bộ thông tin đơn
  • Tùy chọn cột: Xuất những trường thông tin theo yêu cầu
9 Import Người quản lý Người dùng tạo nhiều đơn từ cho nhiều nhân sự bằng cách import excel để tiết kiệm thời gian
10 Lịch sử Người tạo đơn

Người quản lý

Người duyệt

Người dùng có thể xem lại toàn bộ lịch sử đơn từ

Lưu ý:

  • Chỉ được thao tác Sửa, Xóa với đơn từ ở trạng thái Chờ duyệt
  • Đơn từ Đã duyệt sẽ link sang bảng chấm công của nhân sự

Cập nhật lần cuối vào ngày 04/10/2222