Tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn? Giải đáp chi tiết cho doanh nghiệp
Quản lý tạm ứng hiệu quả là một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền và minh bạch trong hoạt động tài chính. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp và nhân viên kế toán mới vẫn còn lúng túng không biết tạm ứng thuộc tài sản hay nguồn vốn, cũng như cách quản lý và hạch toán đúng quy định. Bài viết này sẽ giải đáp chi tiết Tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn và giúp bạn nắm được quy trình quản lý tạm ứng chuẩn cho doanh nghiệp.
Khái niệm Tạm ứng là gì?
Tạm ứng là khoản tiền hoặc vật tư mà doanh nghiệp chi tạm thời cho người lao động hoặc đối tác để thực hiện các công việc, nhiệm vụ theo yêu cầu. Người nhận tạm ứng có trách nhiệm sử dụng đúng mục đích và quyết toán đầy đủ sau khi hoàn thành công việc.
Trong thực tế doanh nghiệp, tạm ứng thường được áp dụng cho các trường hợp:
- Chi phí công tác, đi lại
- Mua sắm văn phòng phẩm, vật tư
- Thanh toán cho nhà cung cấp
- Chi phí tổ chức sự kiện
- Ứng tiền lương, thưởng
Ví dụ thực tế: Công ty A cử nhân viên đi công tác tại Đà Nẵng. Trước chuyến đi, kế toán tạm ứng cho nhân viên 10 triệu đồng. Sau khi về, nhân viên quyết toán chi phí thực tế (vé máy bay, khách sạn, ăn uống) với kế toán, hoàn trả số tiền thừa hoặc nhận thêm nếu thiếu.
Vai trò của tạm ứng đối với doanh nghiệp
Trước khi trả lời được câu hỏi Tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn, bạn cần Hiểu đúng bản chất và quản lý tốt tạm ứng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:
- Kiểm soát dòng tiền hiệu quả:
- Nắm rõ tình hình sử dụng tiền mặt
- Tránh thất thoát, lãng phí tài sản
- Dự báo nhu cầu vốn chính xác hơn
- Minh bạch trong quản lý tài chính:
- Dễ dàng đối chiếu, kiểm tra
- Thuận lợi khi kiểm toán, quyết toán thuế
- Giảm thiểu rủi ro gian lận
- Tối ưu hóa quy trình nội bộ:
- Giảm thời gian xử lý chứng từ
- Nâng cao trách nhiệm nhân viên
- Cải thiện hiệu quả quản lý
Theo khảo sát thực tế tại 50 doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, những doanh nghiệp có quy trình quản lý tạm ứng chuẩn giảm được 15-20% chi phí phát sinh không cần thiết và tiết kiệm trung bình 8-10 giờ làm việc mỗi tuần cho bộ phận kế toán.
Phân biệt Tài sản và nguồn vốn – Nền tảng để hiểu tạm ứng
Để hiểu rõ về tạm ứng, bạn cần nắm vững hai khái niệm cơ bản trong kế toán: tài sản và nguồn vốn.
Tài sản là những gì doanh nghiệp sở hữu có giá trị kinh tế, có thể đo lường được bằng tiền và mang lại lợi ích trong tương lai. Tài sản bao gồm:
- Tài sản ngắn hạn: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hàng tồn kho, các khoản phải thu…
- Tài sản dài hạn: nhà xưởng, máy móc, thiết bị, bản quyền…
Nguồn vốn là nguồn hình thành nên tài sản, cho biết tài sản của doanh nghiệp được tài trợ từ đâu. Nguồn vốn gồm:
- Nợ phải trả: các khoản vay, phải trả người bán, phải trả người lao động…
- Vốn chủ sở hữu: vốn góp, lợi nhuận chưa phân phối…
Công thức cân đối kế toán luôn là: Tài sản = Nguồn vốn
Tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn? Giải thích chi tiết
Trong kế toán, tạm ứng thuộc về tài sản của doanh nghiệp, cụ thể là tài sản ngắn hạn, không phải nguồn vốn. Tại sao vậy?
Khi doanh nghiệp tạm ứng tiền cho nhân viên, bản chất là doanh nghiệp đang cho nhân viên “mượn” tài sản (tiền) để thực hiện công việc. Nhân viên có nghĩa vụ phải quyết toán và hoàn trả lại nếu không sử dụng hết. Đây là một khoản phải thu nội bộ, được ghi nhận vào tài khoản 141 – “Tạm ứng” theo quy định kế toán Việt Nam.
Cách phân biệt đơn giản:
- Tạm ứng tăng lên → Tài sản tăng
- Quyết toán tạm ứng → Tài sản (tạm ứng) giảm, chuyển thành tài sản khác hoặc chi phí
Trong thực tế doanh nghiệp, việc hiểu rõ tạm ứng thuộc tài sản giúp kế toán hạch toán đúng, tránh nhầm lẫn với các khoản nợ phải trả hoặc chi phí.
Quy trình quản lý tạm ứng trong doanh nghiệp thực tế
Một quy trình quản lý tạm ứng chuẩn trong doanh nghiệp thường gồm 3 bước chính:
Bước 1: Lập đề nghị tạm ứng
Quy trình bắt đầu khi nhân viên cần sử dụng tiền cho công việc. Phiếu đề nghị tạm ứng cần có:
- Thông tin người đề nghị
- Số tiền tạm ứng
- Mục đích sử dụng
- Thời gian dự kiến quyết toán
- Chữ ký người đề nghị
Lưu ý: Doanh nghiệp nên xây dựng mẫu phiếu chuẩn và quy định rõ thời hạn nộp đề nghị tạm ứng (thường trước 1-3 ngày) để kế toán có thời gian chuẩn bị.
Bước 2: Duyệt và chi tiền/vật tư
Sau khi nhận đề nghị tạm ứng, quy trình duyệt thường như sau:
- Trưởng bộ phận xác nhận tính hợp lý của đề nghị
- Kế toán kiểm tra ngân sách, tình trạng tạm ứng cũ
- Giám đốc/người có thẩm quyền phê duyệt
- Kế toán thực hiện chi tiền và hạch toán
Nhiều doanh nghiệp quy định không tạm ứng tiếp nếu nhân viên còn tạm ứng cũ chưa quyết toán, trừ trường hợp đặc biệt được lãnh đạo phê duyệt.
Bước 3: Quyết toán tạm ứng
Đây là bước quan trọng nhất trong quản lý tạm ứng:
- Người nhận tạm ứng nộp chứng từ gốc (hóa đơn, biên lai…)
- Kế toán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ
- Lập bảng quyết toán so sánh số tạm ứng và chi thực tế
- Xử lý chênh lệch:
- Chi nhiều hơn tạm ứng: Kế toán chi bổ sung
- Chi ít hơn tạm ứng: Người tạm ứng nộp lại tiền thừa
Thời hạn quyết toán thường là 3-7 ngày sau khi hoàn thành công việc. Doanh nghiệp nên thiết lập hệ thống cảnh báo khi nhân viên trễ hạn quyết toán.
Hạch toán tạm ứng như thế nào? Hướng dẫn cụ thể
Hạch toán tạm ứng cần tuân thủ chuẩn mực kế toán và thực hiện đúng theo quy định. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
Khi chi tạm ứng:
Nợ TK 141 – Tạm ứng xx
Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng xx
Khi quyết toán tạm ứng:
a) Trường hợp chi đúng mục đích (mua hàng hóa, thanh toán dịch vụ…):
Nợ TK 152/153/156/641/642… (tùy mục đích chi) xx
Có TK 141 – Tạm ứng xx
b) Trường hợp hoàn trả tiền thừa:
Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng xx
Có TK 141 – Tạm ứng xx
c) Trường hợp chi vượt tạm ứng:
Nợ TK 152/153/156/641/642… (tùy mục đích chi) xx
Có TK 141 – Tạm ứng xx
Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng xx
Ví dụ thực tế: Công ty tạm ứng cho nhân viên A 5 triệu đồng để mua văn phòng phẩm. Sau khi mua, tổng chi phí thực tế là 4.8 triệu đồng. Hạch toán:
Khi tạm ứng:
Nợ TK 141 5.000.000
Có TK 111 5.000.000
Khi quyết toán:
Nợ TK 642 4.800.000
Có TK 141 4.800.000
Khi nhận lại tiền thừa:
Nợ TK 111 200.000
Có TK 141 200.000
Những sai lầm phổ biến khi quản lý tạm ứng và cách tránh
Sai lầm 1: Không yêu cầu quyết toán
Đây là sai lầm nghiêm trọng nhất trong quản lý tạm ứng. Nhiều doanh nghiệp lơ là việc đôn đốc nhân viên quyết toán, dẫn đến:
- Không kiểm soát được mục đích sử dụng
- Số dư tạm ứng tồn đọng lớn
- Khó khăn khi đối chiếu, kiểm toán
- Có thể bị coi là thu nhập của người lao động, phải chịu thuế TNCN
Thực tế tại doanh nghiệp: Một công ty sản xuất ở Hà Nội từng để tồn đọng hơn 500 triệu đồng tạm ứng không quyết toán trong 2 năm, gây khó khăn khi quyết toán thuế và kiểm toán.
Sai lầm 2: Ghi nhầm tạm ứng vào nguồn vốn
Nhiều kế toán mới thường nhầm lẫn khi hạch toán tạm ứng, coi đây là khoản phải trả (thuộc nguồn vốn) thay vì khoản phải thu (thuộc tài sản). Điều này dẫn đến:
- Báo cáo tài chính sai lệch
- Chỉ số tài chính không chính xác
- Sai sót trong quyết toán thuế
Cách tránh sai lầm trong quản lý tạm ứng
- Xây dựng quy trình chặt chẽ:
- Quy định rõ thời hạn quyết toán (thường 3-7 ngày)
- Thiết lập hệ thống cảnh báo tạm ứng quá hạn
- Không tạm ứng mới khi chưa quyết toán cũ
- Kiểm soát chặt chẽ chứng từ:
- Yêu cầu hóa đơn, chứng từ gốc hợp lệ
- Kiểm tra tính hợp lý của chi phí
- Đối chiếu với định mức chi (nếu có)
- Áp dụng công nghệ:
- Sử dụng phần mềm kế toán để quản lý tạm ứng
- Tự động nhắc nhở quyết toán
- Báo cáo định kỳ về tình hình tạm ứng
Nhiều doanh nghiệp hiện đại đã áp dụng phần mềm như 1Care, 1Office để tự động hóa quy trình quản lý tạm ứng, giúp giảm 70% thời gian xử lý và gần như loại bỏ hoàn toàn sai sót.
FAQ – Câu hỏi thường gặp về tạm ứng
Tạm ứng có phải là chi phí không?
Không. Tạm ứng không phải là chi phí mà là một khoản phải thu nội bộ (tài sản). Chỉ khi quyết toán tạm ứng với chứng từ hợp lệ, khoản tiền đó mới được ghi nhận là chi phí tùy theo mục đích sử dụng.
Ví dụ thực tế: Khi tạm ứng 10 triệu cho nhân viên đi công tác, khoản này chỉ được ghi nhận là chi phí công tác sau khi nhân viên quyết toán với các hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
Tạm ứng không quyết toán thì sao?
Nếu nhân viên không quyết toán tạm ứng sau thời hạn quy định, doanh nghiệp có thể:
- Nhắc nhở, yêu cầu quyết toán ngay (biện pháp thông thường)
- Khấu trừ vào lương hoặc các khoản phải trả khác (cần có quy định nội bộ)
- Xử lý kỷ luật theo quy chế công ty
- Trường hợp đặc biệt (nhân viên nghỉ việc, không có khả năng hoàn trả), khoản tạm ứng có thể được xử lý là thu nhập của người lao động và phải chịu thuế TNCN theo quy định.
Doanh nghiệp nhỏ có cần quản lý tạm ứng không?
Tuyệt đối cần thiết. Thực tế cho thấy các doanh nghiệp nhỏ thường chịu tác động lớn hơn từ việc quản lý tạm ứng kém vì:
- Nguồn lực tài chính hạn chế
- Nhân sự kiêm nhiệm, dễ bỏ sót
- Hệ thống kiểm soát nội bộ chưa hoàn thiện
Lời khuyên dành cho doanh nghiệp nhỏ:
- Thiết lập quy trình đơn giản nhưng chặt chẽ
- Sử dụng công cụ đơn giản (Excel) hoặc phần mềm kế toán cơ bản
- Đào tạo nhân viên về tầm quan trọng của quản lý tạm ứng
—————————–
Quản lý tạm ứng hiệu quả không chỉ là vấn đề kế toán đơn thuần mà còn là một phần quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. Việc hiểu rõ tạm ứng thuộc tài sản, không phải nguồn vốn hay chi phí, cùng với quy trình quản lý chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng tiền, minh bạch tài chính và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
