1Office: “Giới thiệu và Đào tạo tính năng Quản lý quy trình công việc và Quản lý vật tư trong dự án”

Sáng ngày 8/5/2021 vừa diễn ra buổi đào tạo “Giới thiệu và đào tạo tính năng Quản lý quy trình công việc và Quản lý vật tư trong dự án” do 1Office chủ trì tổ chức. 

Buổi đào tạo được tổ chức với sự đồng hành của anh Lê Việt Thắng, CEO kiêm Founder của 1Office. Đây là cơ hội để cho các doanh nghiệp đang và sẽ hợp tác với 1Office có cái nhìn tổng quan hơn về hệ thống giải pháp quản trị doanh nghiệp cùng tính năng mới Quản lý quy trình công việc và Quản lý vật tư trong dự án. 

Tại buổi đào tạo, anh Lê Việt Thắng chia sẻ về Quản lý vật tư trong dự án:

Trong bối cảnh Covid-19 bùng nổ một lần nữa, anh Lê Việt Thắng đã nhanh chóng chia sẻ đến những doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm của 1Office với tính năng Quản lý quy trình công việc và vật tư trong dự án. Bản chất quản lý dự án có 4 đối tượng: Con người, Việc, Tiền, Hàng. 

Một khách hàng có khi phải dùng đến 2-3 phần mềm cùng một lúc. Dưới đây là quy trình Quản lý vật tư ở bất kỳ công ty nào. Ví dụ: Anh chị có một dự án A, cần mua 100 bóng đèn, trưởng bộ phận tạo file excel (đề xuất vật tư) gửi về bộ phận mua bán ở công ty. BP này tổng hợp tất cả đề xuất dự án cộng lại, căn cứ vào thời gian từng dự án để làm các đơn hàng. Sau khi mua hàng rồi, có 2 trường  hợp xảy ra: Thứ nhất, hàng hóa mua xong phải nhập vào kho; thứ hai, các bên mua hàng thực hiện thao tác giao vật tư thông qua kho (thẳng – thẳng).

Như vậy, đội xuất excel không có cảnh báo, không có màn hình xem được tình trạng của vật tư của mình tới nơi chưa, hay hàng tồn kho, tiêu hao trong quá trình xuất nhập như thế nào. Tức là rất vất vả vì cùng một lúc các thông tin cần biết, các quy trình xử lý phức tạp, báo cáo thống kê, công trình này cần bao nhiêu chi phí… 

Với tất cả những khó khăn này của doanh nghiệp, nay 1Office đặt vấn đề quản lý vật tư cho doanh nghiệp để giảm tải được một khối lượng lớn thời gian, quy trình và các thao tác. 

1Office làm như thế nào?

Khi anh chị có 1 dự án, trong dự án này tạo đề xuất mua hàng, cái này gửi trực tiếp về cho bộ phận mua hàng. Các vật tư là mã hàng hóa đã được nhập sẵn trong kho, nếu muốn nhập hàng hóa mới phải tạo hàng trên kho trước. Trong giải pháp của 1Office, có thể mô tả về hàng hóa đó như thế nào để bộ phận thu mua hiểu rõ sản phẩm hơn, đồng thời thêm thời gian dự kiến và số lượng sản phẩm cần mua. 

Tạo đơn mua vật tư

Tuy nhiên, có trường hợp như sau: Các sản phẩm có thể mua chung ở 1 nhà cung cấp, tuy nhiên có 1 sản phẩm bị lẻ ra, không thể mua tại nhà sản xuất đấy. Vì thế, trong 1 phiếu đề xuất trong giải pháp của 1Office hiện nay có thể tạo ra nhiều đơn hàng khác nhau. Hoàn toàn có thể tạo đơn hàng mua các sản phẩm khác nhau tại nhiều nhà sản xuất khác nhau. Đây là quan hệ N-N. 

Sau khi mua xong, một là hàng này nhập trực tiếp về kho, hai là hàng này chuyển trực tiếp qua công trường luôn. Như vậy, ta có thao tác để nhập 2 thông tin trên một cách đơn giản hơn khi sử dụng tính năng này.

Lưu ý: 1Office đã tự động cập nhật kho ảo. Tồn kho của kho ảo luôn luôn bằng 0. 

Báo cáo cuối cùng của quy trình. Trong tab Vật tư có báo cáo này, đồng thời nằm ở cả phần dự án. 

Quản lý quy trình làm việc: 

Ngoài việc chia sẻ tính năng Quản lý vật tư trong dự án, anh Lê Việt Thắng còn mang đến buổi đào tạo thông tin về tính năng mới Quản lý quy trình làm việc trong dự án tới các doanh nghiệp đang sử dụng giải pháp của 1Office. 

Một quy trình đề xuất mua hàng, phải tạo form trình bày cụ thể và chi tiết. 1Office phát triển giải pháp quy trình làm việc cực kỳ mạnh cho doanh nghiệp. 1Office tạo thêm 2 tính năng mới: Cho phép tạo các form và cho phép tạo đối tượng ngay trên quy trình. 

Trong bất kỳ quy trình nào cũng có 4 đối tượng hướng tới. Thứ nhất là Công việc, tập hợp rất nhiều công việc con, tham gia phối hợp với các phòng ban khá). Đối tượng 2 là con người, bộ phận thực hiện. Đối tượng 3 là hành động (action). Thứ tư là trong bất kể quy trình nào đều luôn có các biểu mẫu kèm theo. 

Trước kia, 1Office giải quyết được 3 đối tượng: việc, người, hành động. Trong quá trình thực hiện, khách hàng có thể cảm thấy thiếu biểu mẫu. Ví dụ, đến quy trình tiếp nhận nhân sự mới, cấp phép tài khoản phải có biểu mẫu để nhân sự mới điền vào. 1Office đã cho phép biểu mẫu xuất hiện trong quy trình làm việc. Trong phần Tuỳ chỉnh form: cho phép kéo thả các mục khác nhau cho form. 

Trong mỗi biểu mẫu sẽ có nhiều từ khoá mình có thể tự tạo, các từ khóa này đều có thể export trong các biểu mẫu cho phép bạn hoàn toàn có thể ký số trong biểu mẫu. Biểu mẫu có 2 chức năng: báo cáo thống kê kết quả công việc theo form đã điền vào từ trước, cho phép xuất ra các keyword xuất vào file nào đó để ký số trên hệ thống. 

Quy trình bán hàng được tạo trước đó: Có bước Tạo hợp đồng cho khách hàng nghĩa là quy trình có liên quan đến đối tượng là Hợp đồng. Nhân viên phải kinh doanh phải vào mục hợp đồng để tạo, sau đó quay lại phần quy trình. Như vậy điều này tạo cho người sử dụng rất mệt mỏi và hỏi tại sao không thể vừa tạo hợp đồng để next bước luôn? 

Hiện tại, 1Office đã cải tiến triệt để vấn đề nhức nhối này. Đến bước tạo hợp đồng có thể tạo ngay hợp đồng ở trên ngay quy trình, sau khi tạo được chỉ cần bấm nút Submit tự động next sang bước khác. Tức là cho phép các đối tượng trong hệ sinh thái vào trong quy trình, có thể định nghĩa một quy trình bán hàng, xuất nhập kho.. chỉ trên 1 hệ thống. 

Quy trình cho phép tất cả đối tượng tạo trên một màn hình. 

Như vậy, Tính năng Quản lý quy trình làm việc trong dự án tạo thêm 2 tính năng mang lại hiệu quả công việc cao: Tạo form và liên kết hệ sinh thái.

Buổi đào tạo “Giới thiêu và đào tạo tính năng Quản lý quy trình công việc và Quản lý vật tư trong dự án” đã giải đáp những thắc mắc của doanh nghiệp còn tồn đọng hiện nay khi đang trong quá trình chuyển đổi số với giải pháp của 1Office.

1Office song hành phát triển cùng doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số.