Quy trình vận hành doanh nghiêp: 5 bước xây dựng và tối ưu hiệu quả

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, việc xây dựng và duy trì một quy trình vận hành hiệu quả là yếu tố then chốt để đạt được thành công bền vững. Quy trình vận hành không chỉ giúp tối ưu hóa công việc, giảm thiểu sai sót mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và chất lượng dịch vụ.

Tuy nhiên, để xây dựng một quy trình vận hành thực sự hiệu quả, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ các bước thiết kế, triển khai và kiểm soát. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về quy trình vận hành doanh nghiệp, từ khái niệm cơ bản đến các bước cụ thể giúp tối ưu hóa quy trình, giúp lãnh đạo và nhà quản lý đưa ra quyết định đúng đắn để đạt được mục tiêu kinh doanh. Hãy cùng 1Office khám phá cách xây dựng quy trình vận hành giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động một cách mượt mà và hiệu quả hơn.

1. Quy trình vận hành là gì?

Quy trình vận hành là một chuỗi các bước hoặc hoạt động được thực hiện theo một trình tự nhất định nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể trong doanh nghiệp. Đây là một phần không thể thiếu trong mọi tổ chức, giúp chuẩn hóa công việc, tối ưu hóa hiệu suất và đảm bảo tính liên tục trong các hoạt động hàng ngày. Quy trình vận hành thường bao gồm các bước từ việc lập kế hoạch, triển khai, giám sát cho đến đánh giá kết quả, với mục tiêu duy trì sự ổn định và hiệu quả trong mọi khía cạnh của doanh nghiệp.

Trong bối cảnh hiện đại, quy trình vận hành cũng là yếu tố quan trọng trong việc áp dụng công nghệ, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa công việc, giảm thiểu rủi ro và nâng cao năng suất. Việc xây dựng một quy trình vận hành chuẩn mực không chỉ giúp các bộ phận phối hợp hiệu quả mà còn đảm bảo rằng mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều được thực hiện một cách chính xác và minh bạch.

2. Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình vận hành

2.1. Tối Ưu Hóa Hiệu Suất Công Việc

Khi quy trình vận hành được xây dựng rõ ràng và chuẩn mực, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa các bước công việc, giảm thiểu lãng phí thời gian và tài nguyên. Điều này giúp các nhân viên làm việc hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu sai sót và tăng cường chất lượng công việc. Quy trình rõ ràng cũng giúp tránh tình trạng lặp lại công việc không cần thiết, tạo ra một môi trường làm việc năng suất.

2.2. Nâng Cao Khả Năng Quản Lý và Giám Sát

Một quy trình vận hành chuẩn mực giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi và giám sát tiến độ công việc. Việc có các chỉ tiêu, tiêu chuẩn cụ thể cho mỗi bước trong quy trình giúp việc kiểm tra, đánh giá và ra quyết định trở nên dễ dàng hơn. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều được thực hiện đúng tiến độ và đạt chất lượng yêu cầu.

2.3. Đảm Bảo Sự Liên Tục và Ổn Định

Quy trình vận hành giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định trong các hoạt động hàng ngày, đặc biệt là trong những tình huống khẩn cấp hoặc khi có sự thay đổi về nhân sự. Khi quy trình đã được thiết lập, bất kỳ nhân viên nào cũng có thể tiếp cận và làm theo các bước đã định sẵn, giúp tránh gián đoạn và đảm bảo sự liên tục trong công việc.

2.4. Hỗ Trợ Quá Trình Chuyển Đổi Số

Quy trình vận hành đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số và áp dụng công nghệ mới. Việc tự động hóa các bước trong quy trình giúp tăng cường khả năng kiểm soát và giảm thiểu các công việc thủ công. Đây là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tăng cường sự linh hoạt và sẵn sàng đối mặt với thách thức trong kỷ nguyên số.

2.5. Nâng Cao Chất Lượng Dịch Vụ và Sản Phẩm

Khi quy trình vận hành được thực hiện một cách chuẩn mực, chất lượng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp cũng được cải thiện rõ rệt. Quy trình giúp xác định các tiêu chuẩn chất lượng cụ thể, từ đó giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót và tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.

2.6. Giảm Thiểu Rủi Ro và Sai Sót

Một quy trình vận hành được xây dựng bài bản giúp giảm thiểu rủi ro và sai sót trong các hoạt động kinh doanh. Việc xác định rõ ràng các bước công việc và phân công trách nhiệm giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thiếu sót hoặc sai lệch trong quá trình thực hiện. Quy trình cũng giúp phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn và có biện pháp xử lý kịp thời, từ đó giảm thiểu tác động tiêu cực đến doanh nghiệp.

3. 4 Trụ cột trong quy trình vận hành 

3.1. Con Người

Con người là yếu tố quan trọng nhất trong quy trình vận hành của doanh nghiệp. Đội ngũ nhân viên không chỉ thực hiện các công việc hàng ngày mà còn góp phần vào sự thành công của quy trình thông qua năng lực chuyên môn, kỹ năng và tinh thần làm việc.

Để quy trình vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư vào đào tạo nhân viên, đảm bảo họ hiểu rõ vai trò của mình và có đầy đủ kỹ năng để thực hiện công việc đúng theo quy trình. Đồng thời, việc xây dựng một đội ngũ nhân viên có khả năng làm việc nhóm và sáng tạo sẽ giúp quy trình vận hành luôn linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng với các thay đổi.

• Đảm bảo đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản và cập nhật kỹ năng mới.
• Xây dựng văn hóa làm việc nhóm và khuyến khích sáng tạo trong công việc.
• Định kỳ đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên và tạo cơ hội thăng tiến.

3.2. Công Nghệ

Công nghệ là một trụ cột không thể thiếu trong việc xây dựng quy trình vận hành hiện đại. Việc ứng dụng các công cụ công nghệ giúp tự động hóa, tối ưu hóa các bước trong quy trình và nâng cao hiệu quả công việc.

Các phần mềm quản lý quy trình, hệ thống ERP, CRM hay công cụ phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát quy trình vận hành một cách chính xác và nhanh chóng. Công nghệ còn giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số và nâng cao khả năng cạnh tranh.

• Áp dụng các công cụ phần mềm tự động hóa để giảm thiểu công việc thủ công.
• Sử dụng hệ thống ERP và CRM để quản lý và tối ưu hóa quy trình.
• Đầu tư vào công nghệ phân tích dữ liệu để ra quyết định chính xác và kịp thời.

3.3. Quy Trình Chuẩn Mực

Quy trình chuẩn mực là yếu tố cần thiết để đảm bảo mọi công việc được thực hiện một cách nhất quán và hiệu quả. Quy trình rõ ràng giúp các bộ phận phối hợp nhịp nhàng và tránh được sự lặp lại hoặc nhầm lẫn trong công việc.

Xây dựng quy trình chuẩn mực giúp xác định rõ các bước công việc, phân công trách nhiệm và tiêu chuẩn cần đạt được. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa các bước công việc mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu quả và đưa ra các cải tiến cần thiết.

• Xác định các bước công việc rõ ràng và phân công trách nhiệm cụ thể.
• Đảm bảo quy trình vận hành được chuẩn hóa và dễ dàng áp dụng cho mọi bộ phận.
• Định kỳ kiểm tra và cải tiến quy trình để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp.

3.4. Kiểm Soát và Đánh Giá

Kiểm soát và đánh giá là bước quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả của quy trình vận hành. Việc thiết lập các chỉ số hiệu suất (KPI) giúp đo lường tiến độ và chất lượng công việc. Các công cụ kiểm tra, giám sát và báo cáo thường xuyên giúp nhà quản lý phát hiện sớm các vấn đề trong quy trình và có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Đánh giá định kỳ giúp cải thiện quy trình và tăng cường tính hiệu quả trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.

• Thiết lập các chỉ số KPI để theo dõi tiến độ và kết quả công việc.
• Sử dụng công cụ giám sát và báo cáo để phát hiện các vấn đề sớm.
• Đánh giá và cải tiến quy trình định kỳ để tối ưu hóa hiệu quả công việc

4. 5 Giai đoạn xây dựng và tối ưu quy trình vận hành

4.1. Design (Thiết Kế Quy Trình)

Giai đoạn đầu tiên trong quá trình xây dựng quy trình vận hành là thiết kế quy trình. Trong giai đoạn này, các mục tiêu, yêu cầu và các bước công việc cụ thể sẽ được xác định để xây dựng quy trình vận hành phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.

• Xác định mục tiêu quy trình: Đặt ra các mục tiêu cần đạt được, ví dụ như tăng hiệu suất, giảm chi phí hay cải thiện chất lượng dịch vụ.
• Định hình các bước công việc: Thiết kế các bước công việc cụ thể và phân công trách nhiệm cho các bộ phận hoặc nhân viên liên quan.
• Lựa chọn công cụ hỗ trợ: Chọn phần mềm, công nghệ hoặc công cụ giúp hỗ trợ việc thực hiện quy trình, như ERP, CRM, hoặc các công cụ quản lý dự án.

4.2. Modelling (Mô Hình Hoá Quy Trình)

Sau khi thiết kế, quy trình vận hành cần được mô hình hóa để dễ dàng nhìn nhận và kiểm tra hiệu quả. Mô hình quy trình giúp tạo ra một bản đồ chi tiết về các bước công việc, các điểm giao tiếp và các mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức.

• Tạo sơ đồ quy trình: Mô hình hóa quy trình dưới dạng sơ đồ trực quan, giúp dễ dàng nhận diện các bước và luồng công việc.
• Xác định các điểm kết nối: Phân tích các điểm giao tiếp giữa các bộ phận và các bước quy trình để đảm bảo tính liên tục và hiệu quả.
• Phân tích các tình huống phát sinh: Mô phỏng các tình huống phát sinh trong quy trình để chuẩn bị các biện pháp xử lý kịp thời.

4.3. Execution (Triển Khai Quy Trình)

Giai đoạn triển khai là bước thực hiện quy trình vào thực tế công việc hàng ngày. Quy trình sẽ được áp dụng và theo dõi để đảm bảo các bước công việc được thực hiện đúng như kế hoạch.

• Triển khai quy trình mới: Áp dụng quy trình đã được thiết kế vào hoạt động thực tế của doanh nghiệp.
• Đào tạo nhân viên: Cung cấp đào tạo và hướng dẫn chi tiết cho nhân viên về cách thực hiện các bước trong quy trình vận hành.
• Giám sát việc thực hiện: Đảm bảo rằng các bước trong quy trình được thực hiện đúng và theo đúng tiến độ.

4.4. Monitoring (Giám Sát và Đánh Giá)

Giai đoạn giám sát và đánh giá là rất quan trọng trong việc đảm bảo quy trình vận hành đang hoạt động hiệu quả. Doanh nghiệp cần theo dõi tiến độ công việc, đánh giá các chỉ số hiệu suất và nhận diện các vấn đề cần cải thiện.

• Theo dõi hiệu suất công việc: Sử dụng các chỉ số hiệu suất (KPI) để theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện quy trình.
• Phản hồi và cải tiến: Thu thập phản hồi từ nhân viên và khách hàng để phát hiện các vấn đề tiềm ẩn và có phương án điều chỉnh.
• Kiểm tra định kỳ: Thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ để đánh giá tính hiệu quả của quy trình và phát hiện sớm các sai sót.

4.5. Optimization (Tối Ưu Hóa Quy Trình)

Giai đoạn cuối cùng là tối ưu hóa quy trình vận hành. Sau khi theo dõi và đánh giá quy trình, doanh nghiệp cần thực hiện các cải tiến để quy trình trở nên hiệu quả hơn, giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa chi phí.

• Phân tích dữ liệu và hiệu suất: Phân tích các dữ liệu thu thập được từ giai đoạn giám sát để tìm ra các cơ hội cải tiến quy trình.
• Cải tiến quy trình: Thực hiện các thay đổi trong quy trình để tối ưu hóa hiệu suất, giảm thiểu thời gian và chi phí.
• Áp dụng công nghệ mới: Đầu tư vào công nghệ và công cụ mới để tự động hóa quy trình và nâng cao hiệu quả công việc.

5. Khó khăn và giải pháp trong quá trình xây dựng quy trình vận hành 

5.1. Chưa Xây Dựng Được Bộ Quy Trình Vận Hành Bài Bản

Nhiều doanh nghiệp chưa xây dựng được một bộ quy trình vận hành bài bản và hiệu quả. Một số doanh nghiệp đã có quy trình nhưng chưa được tối ưu hóa, dẫn đến tình trạng lãng phí thời gian và tài nguyên. Ngoài ra, việc thiếu quy chế phối hợp giữa các bộ phận khiến công việc bị chậm trễ, sai sót, và có thể xảy ra tình trạng đổ lỗi cho nhau khi làm việc chung.

Giải pháp:

• Xây dựng quy trình chuẩn hóa: Doanh nghiệp cần đầu tư thời gian để thiết lập một bộ quy trình vận hành chuẩn mực, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận.
• Tối ưu hóa quy trình: Cần thường xuyên đánh giá và cải tiến quy trình để loại bỏ các bước thừa và nâng cao hiệu quả công việc.
• Đào tạo nhân viên: Đảm bảo rằng tất cả nhân viên hiểu và tuân thủ quy trình đã được thiết lập, giảm thiểu sự chậm trễ và sai sót.

5.2. Quản Lý Chất Lượng Sản Phẩm và Dịch Vụ Chưa Chặt Chẽ

Một trong những vấn đề lớn mà doanh nghiệp gặp phải là quy trình kiểm soát chất lượng chưa được thực hiện chặt chẽ. Điều này khiến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ không ổn định, không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và dẫn đến mất khách hàng, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Giải pháp:

• Thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng: Cần xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng rõ ràng, từ khâu sản xuất cho đến khi giao hàng, đảm bảo mọi sản phẩm/dịch vụ đều đạt tiêu chuẩn.
• Ứng dụng công nghệ: Sử dụng các phần mềm quản lý chất lượng và công cụ phân tích dữ liệu để phát hiện sớm các lỗi và có biện pháp khắc phục kịp thời.
• Đào tạo và nâng cao nhận thức chất lượng: Cung cấp đào tạo cho nhân viên về tầm quan trọng của chất lượng và các quy trình kiểm soát cần thiết để đảm bảo sản phẩm/dịch vụ đạt chuẩn.

5.3. Hoạt Động Vận Hành Với Nhiều Công Cụ Rời Rạc

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang gặp phải tình trạng sử dụng các công cụ quản lý khác nhau, từ phần mềm quản lý khách hàng (CRM) đến hệ thống quản lý tài chính (ERP). Tuy nhiên, các công cụ này không thể tích hợp với nhau, gây khó khăn trong việc quản lý dữ liệu, chia sẻ thông tin và phân tích dữ liệu.

Giải pháp:

• Lựa chọn phần mềm tích hợp: Doanh nghiệp cần tìm kiếm và ứng dụng các phần mềm tích hợp, cho phép liên kết các hệ thống quản lý khác nhau, giúp chia sẻ dữ liệu và thông tin dễ dàng hơn.
• Tự động hóa quy trình: Sử dụng công nghệ để tự động hóa các bước trong quy trình vận hành, từ quản lý nhân sự đến quản lý kho bãi, nhằm giảm thiểu sự phụ thuộc vào các công cụ rời rạc.
• Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống mới: Sau khi triển khai công cụ mới, cần cung cấp đào tạo cho nhân viên để họ có thể sử dụng các công cụ một cách hiệu quả và đồng bộ.

6. Mô hình vận hành doanh nghiệp hiệu quả

6.1. Mô Hình BPA (Business Process Analysis)

BPA (Business Process Analysis) là một phương pháp được sử dụng để phân tích và đánh giá các quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp. Mục tiêu của BPA là nhận diện các điểm yếu trong quy trình hiện tại, từ đó đưa ra các cải tiến để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu lãng phí.

Các Bước Chính trong Mô Hình WFA:

– Xác định Quy Trình Cần Phân Tích:

• Đầu tiên, cần chọn ra quy trình kinh doanh cụ thể mà doanh nghiệp muốn phân tích. Quy trình này có thể là các công việc hàng ngày, các chuỗi giá trị của sản phẩm/dịch vụ hoặc các bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp.

– Mô Hình Hóa Quy Trình:

• Sử dụng các công cụ như sơ đồ dòng chảy (flowchart), sơ đồ BPMN (Business Process Model and Notation) để mô tả các bước và mối quan hệ giữa các bước trong quy trình.

– Thu Thập Dữ Liệu và Phân Tích:

• Thu thập dữ liệu về các quy trình hiện tại, bao gồm các tài nguyên, chi phí, thời gian, và các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Sau đó phân tích để xác định các điểm nghẽn và các khu vực cần cải tiến.

– Đánh Giá Hiệu Quả và Chi Phí:

• Đánh giá các chỉ số KPI để kiểm tra hiệu quả của quy trình hiện tại. Cân nhắc chi phí và lợi ích khi cải tiến hoặc thay đổi quy trình.

– Đưa Ra Cải Tiến:

• Sau khi phân tích và đánh giá, BPA giúp đưa ra các cải tiến như tự động hóa quy trình, đơn giản hóa các bước, hoặc tái cấu trúc quy trình để nâng cao năng suất và giảm thiểu sai sót.

Lợi Ích của Mô Hình BPA:

• Tăng cường hiệu quả: Giúp nhận diện các bước thừa và tối ưu hóa quy trình.
• Giảm thiểu sai sót: Phân tích và cải tiến quy trình giúp giảm thiểu lỗi và tăng độ chính xác.
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Quy trình được tối ưu hóa sẽ cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.

6.2. Mô Hình WFA (Workflow Automation)

WFA (Workflow Automation) là quá trình tự động hóa các quy trình công việc lặp đi lặp lại trong tổ chức, giúp giảm thiểu sự can thiệp của con người và tăng hiệu quả công việc.

Các Bước Chính trong Mô Hình WFA:

– Xác Định Các Quy Trình Cần Tự Động Hóa:

• Lựa chọn các quy trình công việc lặp lại và tốn thời gian để tự động hóa. Điều này có thể bao gồm quy trình phê duyệt, quản lý tài liệu, hoặc quy trình liên quan đến giao dịch với khách hàng.

– Lựa Chọn Công Cụ Tự Động Hóa:

• Chọn phần mềm hoặc công cụ tự động hóa quy trình phù hợp như Zapier, Trello, Asana, Monday.com, hoặc UiPath. Các công cụ này có thể giúp tự động hóa các nhiệm vụ, truyền thông tin và điều hướng công việc giữa các bộ phận mà không cần sự can thiệp thủ công.

– Thiết Kế Quy Trình Tự Động Hóa:

• Mô phỏng quy trình tự động hóa bằng các công cụ thiết kế quy trình. Sử dụng các biểu đồ luồng công việc để mô tả các bước cần tự động hóa, cũng như cách các bước này liên kết với nhau.

– Thực Hiện và Kiểm Tra:

• Triển khai hệ thống tự động hóa và theo dõi kết quả. Đảm bảo rằng quy trình tự động hóa hoạt động trơn tru và không gặp trục trặc.

– Giám Sát và Cải Tiến Quy Trình:

• Sau khi triển khai, giám sát quy trình tự động hóa và kiểm tra hiệu quả. Đánh giá các chỉ số KPI như thời gian hoàn thành, mức độ lỗi và sự hài lòng của khách hàng, từ đó cải tiến quy trình nếu cần thiết.

Lợi Ích của Mô Hình WFA:

• Tăng cường hiệu suất: Tự động hóa giúp hoàn thành các công việc nhanh chóng và chính xác hơn.
• Giảm chi phí nhân sự: Loại bỏ các công việc thủ công, giảm bớt yêu cầu về nhân sự cho các công việc lặp lại.
• Cải thiện khả năng kiểm soát: Công việc được tự động hóa sẽ ít có sai sót hơn và dễ dàng giám sát hơn.
• Tăng cường trải nghiệm khách hàng: Tự động hóa giúp giảm thời gian xử lý, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng.

6.3. Mô Hình BPM (Business Process Management)

BPM là một mô hình quản lý quy trình doanh nghiệp mà trong đó, mọi quy trình công việc được định hình và tối ưu hóa để đạt được hiệu quả tối đa. BPM bao gồm việc phát triển, giám sát, và cải tiến các quy trình công việc trong suốt vòng đời của nó.

Các Bước Chính trong Mô Hình BPM:

• Thiết kế quy trình: Xác định các bước trong quy trình và các mối quan hệ giữa chúng.
• Thực hiện quy trình: Áp dụng quy trình vào thực tế công việc của doanh nghiệp.
• Giám sát và đánh giá: Liên tục theo dõi quy trình để đảm bảo hiệu quả.
• Cải tiến quy trình: Dựa trên dữ liệu thu thập được, cải tiến các bước quy trình để đạt được hiệu quả cao hơn.

BPA và WFA là hai mô hình mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao hiệu quả công việc. Mô hình BPA tập trung vào phân tích và cải tiến quy trình, trong khi WFA giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình công việc để giảm thiểu sự can thiệp của con người.

Sự kết hợp của cả hai mô hình này sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, giảm chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

7. Bộ công cụ hỗ trợ thiết lập và số hoá quy trình vận hành 

1Office cũng hỗ trợ tính năng LowCode và AI, tạo ra một nền tảng mạnh mẽ để doanh nghiệp có thể tùy chỉnh và tối ưu hóa quy trình vận hành của mình mà không cần đến lập trình viên chuyên nghiệp.

7.1. Tự Động Hóa Quy Trình (1BPA)

1BPA (Business Process Automation) của 1Office giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình công việc lặp đi lặp lại, giảm thiểu sự can thiệp của con người và tiết kiệm thời gian. Các tính năng tự động hóa bao gồm:

• Số hoá và tự động hoá 90% các loai quy trình
• Hệ thống cho phép thiết lập quy trình động, giúp doanh nghiệp linh hoạt trong vận hành. Mỗi quy trình có thể chia thành nhiều bước, có điều kiện, rẽ nhánh logic linh hoạ
• Mỗi bước trong quy trình có thể gán cho một bộ phận, cá nhân cụ thể. Kiểm soát quyền truy cập theo cấu hình, đảm bảo bảo mật thông tin.
• Hiển thị trạng thái của từng bước trong quy trình, ai đang xử lý, mất bao lâu. Nếu có bước bị chậm trễ, hệ thống sẽ tự động cảnh báo
• Tích hợp ký số ngay trong quy trình: Hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số 100%, không cần giấy tờ
• Hệ thống tự động đo thời gian trung bình hoàn thành mỗi quy trình. Nếu có bước nào thường xuyên bị chậm trễ, hệ thống sẽ đề xuất cải thiện.
• Tích hợp với KPI & OKR để đánh giá hiệu suất: Khi nhân viên hoàn thành công việc theo quy trình, hệ thống tự động cập nhật KPI và tracking OKR
• Tự động hóa quy trình phê duyệt và báo cáo: Quản lý các yêu cầu phê duyệt, tài liệu và báo cáo mà không cần sự can thiệp thủ công.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Việc tự động hóa quy trình giảm thiểu các thao tác thủ công, đồng thời giúp giảm sai sót và nâng cao hiệu quả.
• Tích hợp linh hoạt: 1BPA cho phép kết nối với các hệ thống bên ngoài qua API hoặc Webhook, giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng và tích hợp với các công cụ khác.

7.2. Tích Hợp AI và LowCode

Low-Code: Cho phép người dùng xây dựng ứng dụng và quy trình tự động hóa thông qua giao diện kéo thả, giảm thiểu sự phụ thuộc vào lập trình viên. Điều này giúp tăng tốc triển khai và giảm chi phí.

• Tạo quy trình tự động: Người dùng có thể dễ dàng thiết lập và quản lý quy trình nghiệp vụ bằng cách kéo thả các node có sẵn mà không cần lập trình.
• Quản lý dữ liệu dễ dàng: Các công cụ quản lý dữ liệu và quyền truy cập linh hoạt giúp doanh nghiệp dễ dàng thao tác và kiểm soát thông tin.

AI: Tính năng AI giúp cải thiện quy trình thông qua phân tích dữ liệu, dự báo xu hướng và tối ưu hóa công việc.

• Tự động phân tích và ra quyết định: AI không chỉ giúp phân tích dữ liệu mà còn tự động đưa ra các quyết định dựa trên thông tin thu thập được.
• Tối ưu hóa quy trình làm việc: AI học hỏi và liên tục tối ưu hóa các luồng công việc, giúp tăng hiệu quả và giảm thiểu sai sót.

8. Bộ quy trình mẫu chuẩn hoá vận hành doanh nghiệp 

Trong việc xây dựng và duy trì một quy trình vận hành hiệu quả, việc chuẩn hóa quy trình là một bước đi vô cùng quan trọng. Quy trình chuẩn hóa giúp doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí thời gian và tài nguyên, tối ưu hóa hiệu quả công việc và đảm bảo rằng các hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra trơn tru, minh bạch và dễ dàng kiểm soát.

Để hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc này, 1Office cung cấp Bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành cho mọi doanh nghiệp, bao gồm các quy trình dành cho các phòng ban như:

• Bộ quy trình mẫu trong phòng Nhân sự
• Bộ quy trình mẫu trong phòng Hành chính – Kế toán
• Bộ quy trình mẫu trong phòng Kinh doanh

TẢI TẠI ĐÂY

Thông qua bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành, 1Office giúp doanh nghiệp có một nền tảng vững chắc để xây dựng hệ thống quy trình hiệu quả, tối ưu hóa công việc và tăng trưởng bền vững. Bộ tài liệu này sẽ cung cấp cho bạn các quy trình mẫu áp dụng cho các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, giúp bạn dễ dàng triển khai và áp dụng vào thực tế.

9. Kết luận

Việc xây dựng và chuẩn hóa quy trình vận hành là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả, giảm thiểu lãng phí và nâng cao năng suất. Đặc biệt, việc áp dụng công nghệ như tự động hóa quy trình, AI và Low-Code không chỉ giúp tối ưu hóa các công việc lặp đi lặp lại mà còn nâng cao khả năng ra quyết định và thúc đẩy sự phát triển bền vững.

1Office cung cấp các công cụ và bộ quy trình mẫu để doanh nghiệp dễ dàng triển khai và số hóa quy trình vận hành. Nhờ vào các tính năng như tự động hóa quy trình, quản lý dữ liệu và báo cáo thông minh, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả công việc, từ đó gia tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường.