Notion là gì và 8 tính năng nên dùng trong quản lý dự án
Trong bối cảnh nền kinh tế đang thay đổi nhanh chóng, việc quản lý tiến độ và phối hợp công việc dần trở thành thách thức, nhất là khi doanh nghiệp đang mở rộng. Notion, ứng dụng quản lý công việc đa năng trở thành giải pháp hiệu quả cho thách thức này. Vậy Notion là gì? Công cụ này liệu có đáp ứng được yêu cầu quản trị ngày càng phức tạp trong doanh nghiệp? Cùng 1Office giải đáp thắc mắc trong nội dung dưới đây.
1. Giới thiệu ứng dụng “All-in-One” Notion
Giao diện ứng dụng Notion
Kể từ khi ra mắt vào năm 2016, Notion đã tái định nghĩa khái niệm “không gian quản lý thông tin”. Nền tảng này kết hợp liền mạch giữa ghi chú, quản lý nhiệm vụ, giám sát dự án và lưu trữ dữ liệu trong một môi trường đồng bộ.
Khác với các ứng dụng ghi chú đơn thuần, Notion cho phép người dùng xây dựng không gian làm việc riêng theo nhu cầu: từ lịch cá nhân, nhật ký công việc, bảng Kanban, đến hệ thống Wiki nội bộ hay quản lý dự án nhóm. Tất cả đều có thể triển khai chỉ với vài cú nhấp chuột.
2. Ứng dụng Notion phù hợp với những nhóm đối tượng nào trong doanh nghiệp?
Với giao diện dễ sủ dụng và đa dạng chức năng, Notion phù hợp với nhiều nhóm người dùng khác nhau trong doanh nghiệp:
- Quản lý dự án: Những người phụ trách phân công công việc, theo dõi tiến độ và điều phối nhóm sẽ đánh giá cao các công cụ báo cáo và theo dõi trực quan của Notion. Notion cung cấp báo cáo dạng bảng Kanban và timeline giúp họ dễ dàng giám sát từng bước dự án, phát hiện kịp thời các nút thắt và điều chỉnh nhanh chóng. Nhờ đó, dự án vận hành mượt mà, giảm thiểu sai sót và trễ tiến độ.
- Chuyên viên hành chính: Các nhân viên hành chính có thể sử dụng Notion để quản lý công việc hàng ngày, giám sát giấy tờ, theo dõi chi phí và hoàn thành các nhiệm vụ hỗ trợ khác. Notion giúp họ số hóa và tập trung toàn bộ dữ liệu trong một hệ thống dễ truy cập, cho phép sắp xếp, theo dõi và cập nhật nhanh chóng.
- Nhân viên các phòng ban: Dân văn phòng có thể dùng Notion để theo dõi công việc hàng ngày, lên kế hoạch dự án cá nhân, ghi chú cuộc họp, và lưu trữ tài liệu nội bộ. Tất cả thông tin được tổ chức khoa học trong một không gian duy nhất, giúp tiết kiệm thời gian và tránh bỏ sót đầu việc.
3. Lợi ích của Notion khi ứng dụng vào quản lý công việc
Tập trung nhiệm vụ trong một hệ thống duy nhất
Một trong những thách thức lớn của các doanh nghiệp vừa và lớn là quản lý hiệu quả lượng thông tin khổng lồ và công việc đa nguồn. Notion giảm thiểu rủi ro sai sót do bỏ sót nhiệm vụ hoặc quá tải thông tin bằng cách tập trung mọi hoạt động vào một không gian làm việc thống nhất.
Notion giúp người dùng quản lý công việc khoa học
Việc duy trì một hệ thống tập trung giúp đội nhóm và người quản lý dễ dàng nắm bắt tổng quan tiến trình công việc, tránh tình trạng công việc bị phân tán hoặc trùng lặp. Nhờ vậy, hiệu quả phối hợp và kiểm soát dự án được nâng cao.
Dễ tùy chỉnh theo nhu cầu
Giao diện tùy chỉnh linh hoạt của Notion cho phép người dùng dễ dàng thay đổi không gian làm việc bằng cách thêm hoặc bớt các thành phần cần thiết, chẳng hạn như bảng biểu, danh sách, lịch trình và dashboard.
Sự linh hoạt này tạo ra trải nghiệm được cá nhân hóa cho từng nhiệm vụ và dự án. Điểm đặc biệt ở đây là, các báo cáo và lịch trình trên hệ thống có thể được xây dựng bởi những người không có kiến thức chuyên về lập trình. Việc bạn cần làm chỉ là kéo, thả và gõ bàn phím.
Giao tiếp và hợp tác hiệu quả
Với vai trò là không gian làm việc tập trung, những thay đổi về thông tin được điền, tài liệu được thêm vào hệ thống đều được Notion cập nhật theo thời gian thực. Tất cả thành viên trong nhóm có thể nhìn thấy những cập nhật ấy ngay lập tức, thậm chí ngay trong một phiên làm việc.
Notion khuyến khích các cuộc trao đổi ý kiến được diễn ra trong quá trình thực thi công việc, nhằm rút ngắn đáng kể thời gian tiếp nhận thông tin.
Giảm thời gian tìm kiếm thông tin
Notion giúp cho nhà quản lý, nhân viên tìm và lọc thông tin nhanh và dễ dàng hơn nhờ khả năng tìm kiếm nâng cao. Hơn nữa, sự kết hợp giữa tìm kiếm nâng cao với gắn thẻ nội dung giúp truy xuất dữ liệu nhanh, thúc đẩy tiến độ hoàn thành công việc.
Tính năng này đặc biệt hữu ích trong môi trường có lượng thông tin lớn và đa dạng, bởi việc quản lý dữ liệu hiệu quả là tiền đề để đảm bảo các dự án hoạt động trơn tru.
Kết nối dữ liệu với các công cụ khác trong hệ sinh thái doanh nghiệp
Notion cung cấp khả năng tích hợp toàn diện với các công cụ phổ biến như Google Drive, Slack và Google Calendar, giúp đồng bộ dữ liệu một cách liền mạch và giảm thiểu đáng kể việc nhập liệu thủ công.
Sự tích hợp này đảm bảo tất cả phòng ban truy cập thông tin chính xác và tạo môi trường làm việc đồng bộ.
4. 8 tính năng làm nên sự phổ biến của Notion trong quản lý dự án
Sức mạnh và sự linh hoạt của Notion đến từ việc tích hợp một cách khéo léo nhiều chức năng khác nhau vào một nền tảng duy nhất, vượt ra ngoài các ứng dụng ghi chú hay quản lý tác vụ đơn thuần.
Tính năng quản lý dự án và nhiệm vụ (Task & Project Management)
Quản lý dự án dễ dàng với Notion
Trọng tâm của Notion là hệ thống quản lý dự án và nhiệm vụ linh hoạt, mạnh mẽ, đáp ứng đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp hiện đại. Với nhiều chế độ hiển thị như bảng Kanban trực quan, danh sách kiểm tra chi tiết và bảng điều khiển tổng quan, Notion giúp đội nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ từng công việc, ưu tiên nhiệm vụ quan trọng và phối hợp nhịp nhàng.
Người dùng không chỉ phân công công việc nhanh chóng mà còn có thể đánh giá trạng thái và hiệu suất thực thi ngay trong cùng một nền tảng, giúp nâng cao hiệu quả làm việc, giảm thiểu rủi ro trễ tiến độ và tối ưu hóa quy trình vận hành.
Quản lý thời gian và lịch trình với Calendar
Giao diện Notion Calendar
Một tính năng bổ sung hữu ích là Calendar, giúp người dùng lên lịch công việc và theo dõi các sự kiện quan trọng. Calendar liên kết trực tiếp với các nhiệm vụ trong Notion, cho phép người dùng:
- Tạo lịch trình cho các nhiệm vụ và sự kiện quan trọng như các buổi họp và gặp đối tác.
- Có thể đồng bộ với các công cụ lịch khác để tránh chồng chéo lịch trình.
- Nhắc nhở tự động khi có sự kiện sắp diễn ra.
Tính năng ghi chú và soạn thảo văn bản
Tính năng soạn thảo văn bản
Trình soạn thảo của Notion hỗ trợ nhiều định dạng văn bản đa dạng như in đậm, in nghiêng, gạch chân, danh sách dấu đầu dòng, danh sách số thứ tự, trích dẫn và tiêu đề nhiều cấp. Điều này giúp người dùng dễ dàng tạo cả những ghi chú đơn giản lẫn tài liệu phức tạp với cấu trúc rõ ràng và thẩm mỹ cao.
Khả năng tùy chỉnh cao với các Khối (Blocks)
Notion có khả năng tùy chỉnh cao với Blocks
Yếu tố nền tảng cho khả năng tùy chỉnh của Notion chính là các Khối (Blocks). Hệ thống này cho phép người dùng kéo thả, sắp xếp lại hoặc thay đổi loại khối theo ý muốn.
Ví dụ, bạn có thể biến một đoạn văn thành checklist hoặc một đoạn trích dẫn thành tiêu đề. Việc kết hợp đa dạng các loại khối trên cùng một trang giúp thiết kế bố cục phù hợp với nhu cầu cá nhân.
Tạo và quản lý biểu mẫu thu thập dữ liệu với Form
Tương tự với Google Form, Notion cung cấp tính năng tạo và quản lý biểu mẫu mà doanh nghiệp thu thập thông tin từ các thành viên trong nhóm, đối tác hoặc khách hàng.
Tính năng này mang đến khả năng tùy biến biểu mẫu vượt trội, giúp người dùng tự điều chỉnh theo yêu cầu riêng. Dữ liệu thu thập được tự động đồng bộ và lưu trữ trong Notion dưới dạng cơ sở dữ liệu có cấu trúc, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và phân tích.
Quản lý biểu mẫu với Notion Form
Việc chia sẻ biểu mẫu trở nên đơn giản thông qua liên kết, cho phép người nhận dễ dàng điền thông tin và gửi lại. Giải pháp này tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian và công sức nhập liệu thủ công, đồng thời nâng cao hiệu quả tổng thể.
Tính năng xây dựng Wiki và hệ thống quản lý tri thức nội bộ
Người dùng có thể xây dựng hệ thống kiến thức nội bộ
Notion là giải pháp lý tưởng không chỉ cho doanh nghiệp mà còn cho startup, hỗ trợ xây dựng Wiki nội bộ hiệu quả. Nền tảng này cho phép số hóa quy trình làm việc, tài liệu đào tạo và thông tin sản phẩm. Tính năng tạo trang linh hoạt, kết hợp cùng khả năng liên kết nội dung mạnh mẽ, giúp xây dựng mạng lưới thông tin toàn diện, dễ dàng truy cập và quản lý.
Cộng tác và chia sẻ
Khả năng cộng tác và chia sẻ của Notion giúp tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm và tổ chức tương tự như Google Doc/Sheet. Thông qua chức năng phản hồi “@tên người dùng”, các thành viên có thể trao đổi trực tiếp trên từng tác vụ hoặc tài liệu, khiến quá trình trao đổi trở nên nhanh chóng và thuận tiện. Điều này không những giảm thiểu việc sử dụng email hay các phương tiện liên lạc khác mà còn cho phép các cuộc thảo luận và quyết định được thực hiện ngay tại thời điểm công việc diễn ra.
Trợ lý ảo Notion AI
Notion AI hỗ trợ người dùng làm một số tác vụ
Notion AI là một tính năng mới được tích hợp trực tiếp vào nền tảng Notion, giúp người dùng tự động hóa hầu hết các tác vụ trên hệ sinh thái này. Với Notion AI, người dùng có thể:
- Soạn thảo nội dung chi tiết từ đầu (viết bài blog, email, kịch bản…) với độ unique cao
- Chỉnh sửa và cải thiện văn phong theo sát với yêu cầu người dùng
- Tóm tắt các tài liệu dài đầy đủ mục nội dung
- Dịch thuật sát nghĩa
- Brainstorm ý tưởng
- Trích xuất thông tin chính từ văn bản nhanh chóng.
Những tính năng mà Notion cung cấp phù hợp với cá nhân và nhóm nhỏ nhờ tính linh hoạt và giao diện thân thiện. Tuy nhiên, trong môi trường doanh nghiệp với quy trình phức tạp, đa phòng ban và yêu cầu kiểm soát thông tin chặt chẽ, Notion dần bộc lộ hạn chế: thiếu phân quyền sâu, không kiểm soát tiến độ theo cấu trúc tổ chức, không tích hợp luồng phê duyệt hay kết nối với các nghiệp vụ nội bộ.
Đó là khi 1Office xuất hiện, bù đắp vào những điểm mà Notion chưa thể giải quyết. Với những đột phá về nền tảng công nghệ như Lowcode và AI, 1Office có thể giúp doanh nghiệp quản lý công việc toàn diện, tích hợp tự động hóa quy trình, theo dõi tiến độ dự án đa chiều và báo cáo chi tiết.
Quản lý dự án hiệu quả với giải pháp 1Office
Đăng ký nhận tài khoản Demo tính năng miễn phí của 1Office!
1Office được thiết kế để đáp ứng đầy đủ các yêu cầu vận hành và quản lý trong doanh nghiệp với các tính năng chuyên sâu như:
- Quản lý công việc toàn diện: Phân bổ workload nhân sự tự động, cảnh báo tiến độ, quy trình phê duyệt công việc trực tuyến và kết nối KPI & OKR để đánh giá hiệu suất chính xác.
- Phân quyền theo vai trò/cấp bậc: Cung cấp khả năng phân quyền truy cập và thao tác chi tiết theo cấu trúc tổ chức và vị trí công việc, đảm bảo an toàn thông tin và kiểm soát nội bộ chặt chẽ.
- Quản lý dự án đa chiều: Theo dõi tiến độ công việc theo task, timeline và milestone; quản lý vật tư, thiết bị phục vụ dự án; dự toán ngân sách, kiểm soát chi phí và lợi nhuận dự án.
- Tự động hóa quy trình dự án: Xây dựng và thực thi các luồng công việc tự động nhờ sự trợ giúp từ Trí tuệ nhân tạo. Từ phê duyệt đến phân công task liên phòng ban, đảm bảo sự liền mạch và tuân thủ quy trình chung của công ty.
- Dễ dàng tùy chỉnh quy trình: Khi quy mô được mở rộng, đầu công việc tăng, doanh nghiệp cần điều chỉnh lại quy trình làm việc sao cho khớp với quy mô hiện tại. Nền tảng công nghệ Lowcode trong 1Office cho phép doanh nghiệp tự điều chỉnh các module, form, quy trình… mà không cần kiến thức lập trình sâu.
- Tích hợp AI hỗ trợ ra quyết định dựa trên số liệu: Phân tích dữ liệu từ các hoạt động quản lý dự án, công việc và các phân hệ khác để cung cấp báo cáo, dự báo và insights, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu.
Với khả năng tự động hóa, tùy chỉnh linh hoạt và liên kết được với các phân hệ nghiệp vụ phòng ban trong doanh nghiệp, 1Office không chỉ thay thế Notion, mà còn mở rộng giới hạn quản trị, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và đưa ra quyết định sáng suốt.
Những câu hỏi thường gặp khi người dùng mới sử dụng Notion
#1: Notion có mất phí không?
Trả lời: Không. Notion cung cấp một gói miễn phí (Personal Free) với các tính năng cơ bản, rất phù hợp cho người dùng cá nhân để bắt đầu trải nghiệm và sử dụng Notion. Tuy nhiên bản Miễn phí sẽ bị giới hạn về chức năng cũng như lượng người dùng chung nhóm so với bản trả phí.
#2: Notion có dùng khi không có mạng được không?
Trả lời: Về cơ bản thì bạn không thể sử dụng Notion khi không có mạng. Các tính năng cơ bản và khả năng trích xuất dữ liệu sẽ cần bạn phải có kết nối mạng để hoạt động bình thường. Tuy nhiên bạn vẫn có thể sử dụng một số Blocks như header và quote.
#3: Notion có hỗ trợ Tiếng Việt không?
Trả lời: Hiện tại, Notion chưa có giao diện tiếng Việt chính thức, nhưng người dùng vẫn có thể nhập nội dung tiếng Việt và sử dụng bình thường.
#4: Notion có khó sử dụng không?
Trả lời: Với người mới làm quen, Notion có thể hơi choáng ngợp ban đầu do khả năng tùy biến cao so với một số ứng dụng làm việc khác. Tuy nhiên, các thao tác cơ bản như tạo trang, thêm Blocks… khá trực quan. Cách tốt nhất để bắt đầu là khám phá các Template sẵn có của Notion và chỉnh sửa theo nhu cầu của bạn.
#5: Notion có phù hợp cho doanh nghiệp vừa và lớn không?
Trả lời: Notion có thể đủ dùng trong doanh nghiệp nhỏ, startup và nhóm làm việc nhỏ, nhưng với quy mô lớn hơn và yêu cầu quản trị phức tạp, doanh nghiệp nên cân nhắc các giải pháp toàn diện hơn ví dụ như 1Office.
Notion không chỉ là công cụ ghi chú, mà là không gian làm việc toàn diện, quản lý công việc, dự án hay hệ thống hóa kiến thức. Nếu bạn cần một giải pháp phù hợp hơn cho doanh nghiệp của bạn với khả năng tự tùy chỉnh, tự động hóa và tích hợp công nghệ AI thịnh hành, 1Office sãn sàng đồng hành với bạn.
