Lập lịch biểu cá nhân chỉ với 4 bước đơn giản và hiệu quả nhất

Thời gian là thứ không thể mua được bằng tiền nhưng chúng ta lại luôn lãng phí khi sử dụng một cách không hiệu quả trong đời sống hàng ngày. Vậy nên làm thế nào để tránh lãng phí thời gian? Thực tế, việc lập lịch biểu cá nhân rất quan trọng nếu muốn nâng cao chất lượng công việc cũng như sinh hoạt. Lập lịch biểu sẽ đảm bảo rằng chúng ta có đủ thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng, không ôm đồm công việc hay tốn phí thời gian vô bổ. Trên hết, việc lập lịch biểu cá nhân còn tạo ra sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống hàng ngày của mỗi người.

Để lịch biểu cá nhân hợp lý và thực tế, phù hợp tình hình sinh hoạt và công việc của bạn, hãy tham khảo ngay 4 bước lập lịch biểu đơn giản mà hiệu quả sau đây.

Lập lịch biểu cá nhân – bước 1: Xác định thời gian làm việc và nghỉ ngơi phù hợp với dự án

Đây là một trong những bước quan trọng nếu chúng ta muốn tạo ra một lối sống lành mạnh, cân bằng trong công việc. Hiện nay ở nhiều doanh nghiệp thường xảy ra tình trạng “lệch” nghiêm trọng, khi công việc thì quá tải nhưng thời gian để cho bộ não và cơ thể nghỉ ngơi lại không nhiều.

Lập lịch biểu cá nhân giúp cân bằng công việc và cuộc sống

Một khi cơ thể cạn kiệt năng lượng và bãi công, lúc đó chúng ta sẽ không theo dõi kịp lịch biểu đã đặt ra, dẫn tới việc không theo kịp dự án, hiệu suất đầu ra cũng vì thế mà đi xuống.

Lập lịch biểu cá nhân – bước 2: Tạo danh sách công việc của dự án và xác định độ ưu tiên

Một danh sách những việc ưu tiên của dự án được thể hiện rõ ràng dĩ nhiên sẽ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian rất nhiều so với khi chưa lập danh sách.

Xác định công việc ưu tiên giúp tập trung vào mục tiêu

Thông thường sẽ có rất nhiều việc phải làm trong mỗi dự án, cho nên ngoài tiết kiệm thời gian thì việc này còn giúp chúng ta có thể đẩy nhanh tiến độ của dự án, quản lý quy trình công việc một cách hợp lý hơn, ít rườm rà hơn.

Lập lịch biểu cho dự án giúp tiết kiệm nhiều thời gian

Ngoài ra, việc lập danh sách và xác định những thứ ưu tiên cần làm cũng sẽ giúp chúng ta tập trung hơn vào mục tiêu, ý tưởng của mình, hơn là bị xao nhãng bởi những công việc không quan trọng khác.

Đọc thêm: Cách quản lý dự án hiệu quả

Lập lịch biểu cá nhân – bước 3: Lưu ý dự phòng thời gian để giải quyết các phát sinh

Điều tối quan trọng trong để tạo ra bảng lịch biểu hợp lý và hiệu quả nhất chính là phải lưu ý dành ra một lượng thời gian nhất định để đề phòng các vấn đề phát sinh đột xuất.

Thời gian để giải quyết những phát sinh bất ngờ là cần thiết

Chúng ta sẽ không đoán trước được những thiếu sót bất ngờ xảy đến trong quy trình nên việc chừa thời gian để giải quyết những “vấn đề bất ngờ” chưa bao giờ là dư thừa cả.

Lập lịch biểu cá nhân – bước 4: Thử nghiệm và điều chỉnh lịch biểu tới khi hợp lý

Bất kỳ lịch biểu nào cũng phải trải qua quá trình thử nghiệm, lắng nghe ý kiến phản hồi sau đó điều chỉnh, sửa lại để phù hợp với dự án hơn.

Lập lịch biểu cá nhân sẽ giúp tăng hiệu suất công việc

Việc áp dụng quy trình quản lý lịch biểu cho các doanh nghiệp đầu tiên nên được đưa vào thử nghiệm ngay trong chính các bộ phận, các phòng ban sau đó theo dõi, giám sát để khi phát hiện sai sót gì, ban quản trị cũng có thể kịp thời điều chỉnh cho tới khi hợp lý.

1Office – Bộ công cụ quản lý lịch biểu và công việc hiệu quả

Từ những phương pháp được nêu ra phía trên, chúng ta có thể thực hiện theo hai cách.

Một là cách “thủ công”, dùng hai loại công cụ có sẵn trên thị trường là giấy và bút. Đây là cách truyền thống, đơn giản nhưng dễ gây mệt mỏi vì độ rườm rà, tốn kém. 

Hai là cách “số hóa” các phương pháp trên bằng một công cụ duy nhất – 1Office:

• Xây dựng cấu hình phòng họp một cách chi tiết giúp ban quản trị, các ban ngành, bộ phận chuyên môn trong công ty có thể dễ dàng theo dõi, cập nhật thông tin một cách nhanh nhất và chính xác nhất. 
• Tạo mới cho các sự kiện, tạo lịch nhắc nhở để tránh trường hợp nhân viên xao nhãng, quên mất công việc dẫn đến tình trạng tồn đọng, tắc nghẽn. 
• Luôn luôn hiển thị các sự kiện hay công việc ưu tiên. Tính năng này có tác dụng giúp các bộ phận phòng ban xác định được những công việc nào nên được làm gấp, làm trước, những công việc nào có thể làm sau mà không gây xáo trộn, nhầm lẫn.