Kế hoạch nhân sự là gì? Vai trò, lợi ích của kế hoạch nhân sự trong doanh nghiệp

Đối với mỗi doanh nghiệp thì nhân sự đóng vai trò cốt lõi quyết định sự thành bại của tổ chức đó. Việc xây dựng một đội ngũ nhân sự chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện được mọi kế hoạch, chiến lược đã đề ra. Do đó, một kế hoạch nhân sự bài bản là vấn đề cần thiết giúp doanh nghiệp giúp tổ chức đạt được mọi mục tiêu của mình một cách nhanh chóng, dễ dàng. Vậy kế hoạch nhân sự là gì và lợi ích, các bước lập kế hoạch  quản lý nhân sự như thế nào? Hãy cùng chúng tôi khám phá ngay ở nội dung dưới đây nhé.

Tại sao doanh nghiệp cần kế hoạch nhân sự? 

Theo một báo cáo gần đây của Mercer, 52% các công ty tăng trưởng cao cho biết một trong những rủi ro lớn nhất đối với lực lượng lao động của họ là mất quá nhiều thời gian để lấp đầy các vị trí đang mở. Các doanh nghiệp tăng trưởng cao biết rằng điều quan trọng là phải bắt kịp với tốc độ thay đổi. Báo cáo của Mercer khuyến nghị các doanh nghiệp nên có “cái nhìn dài hạn về việc mọi người cần thông báo các quyết định ngắn hạn… 

Những điều này có thể bao gồm việc chuyển mọi người đến các lĩnh vực kinh doanh có thu nhập cao hơn, thử nghiệm công nghệ mới, chuyển văn phòng đến gần các nguồn nhân tài quan trọng, hoặc đầu tư vào nhân tài phi truyền thống bằng cách tạo ra những con đường mới vào các công việc có kỹ năng.” Các doanh nghiệp có thể thực hiện điều này thành công bằng cách xây dựng kế hoạch nhân sự trước.

Hãy xem xét những gì cần thiết để phát triển một kế hoạch nhân sự và lý do tại sao các doanh nghiệp tăng trưởng cao như của bạn đang sử dụng chúng để đáp ứng nhu cầu nhân tài, mục tiêu kinh doanh và xu hướng thị trường đang thay đổi cũng như cung cấp thông tin tốt hơn về kế hoạch tuyển dụng của họ. 

I- Tìm hiểu chung về kế hoạch nhân sự

1. Kế hoạch nhân sự là gì?

Kế hoạch nhân sự là một quá trình xây dựng chiến lược cho công ty do bộ phận nhân sự đảm nhiệm để đánh giá, xác định nhu cầu nhân sự của tổ chức. Nói cách khác, một kế hoạch quản lý nhân sự tốt giúp bạn hiểu số lượng và loại nhân viên mà tổ chức của bạn cần để hoàn thành mục tiêu của mình. 

Tùy vào mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng một kế hoạch nhân sự khác nhau, có thể bao gồm toàn bộ công ty hoặc áp dụng cho các nhóm hoặc phòng ban nhỏ hơn và thậm chí cả các dự án cá nhân. 

Ví dụ: nếu mục tiêu kinh doanh của công ty bạn tập trung vào việc mở rộng lực lượng bán hàng trong năm tới, thì một kế hoạch nhân sự có thể giúp chuẩn bị cho bộ phận bán hàng cho sự phát triển đó — để đưa đúng người có kỹ năng phù hợp vào công việc vào đúng thời điểm. 

2. Lợi ích của kế hoạch nhân sự đối với doanh nghiệp

Việc lập một kế hoạch nhân lực không chỉ giúp các công ty tuyển dụng, thuê và phát triển nhân viên một cách hiệu quả mà còn giúp hướng dẫn các quyết định về ngân sách và tài chính trong tổ chức. Dưới đây là một số lợi ích chính của kế hoạch nhân sự mà bạn cần biết.

Cắt giảm chi phí nhân sự

Lợi ích đầu tiên phải kể đến việc giảm cho phí nhân sự, bạn có thể tiết kiệm tiền với một kế hoạch nhân sự rõ ràng. Mẫu kế hoạch nhân sự sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát về cơ cấu các vị trí hiện có, giúp bạn tìm được các vị trí mới cho nhân viên trong công ty của mình. Ngoài ra, một bản kế hoạch nhân lực sẽ bao gồm cả các phương pháp, chiến lược đào tạo nội bộ và các khóa đào tạo nâng cao giúp nâng cao năng suất làm việc, chuyên môn của nhân sự.

Tăng cơ hội phát triển

Đây là một lợi ích vô cùng quan trọng trong kế hoạch nhân viên bởi việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn mở rộng đội ngũ nhân sự hiện tại và tạo ra một cơ cấu hiệu quả hơn. Từ đó giúp bạn tăng cơ hội phát triển và tạo ra một khuôn khổ cho tương lai. 

Cơ cấu công ty có tổ chức hơn

Với một kế hoạch đã được lập sẵn, bạn có thể tạo ra một cấu trúc có tổ chức cho doanh nghiệp của mình. Từ đó sẽ giúp công ty có một nhóm nhân sự hoạt động mạnh mẽ, chuyên nghiệp hơn. Nếu nhân viên làm tốt, nó cũng có thể giúp nhóm bạn lập kế hoạch cho nhóm nhân viên thăng chức và đề xuất tăng lương dễ dàng.

Tuyển dụng mạnh mẽ hơn

Bên cạnh những lợi ích nêu trên thì một phần mềm tuyển dụng sẽ giúp bạn có một phương pháp tuyển dụng tốt hơn. Khi bạn đã hoàn thành xong việc phân tích nhu cầu của mình, bạn có thể nhanh chóng xác định được các kỹ năng nào bạn cần ở một ứng viên và những ứng viên nào đáp ứng được tiêu chuẩn đó. Từ đó sẽ giúp việc tuyển dụng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Với những lợi ích nêu trên có thể thấy việc lập kế hoạch nhân sự giúp bạn ngăn ngừa các vấn đề liên quan làm trì hoãn tăng trưởng hoặc cản trở chất lượng sản phẩm, dịch vụ của bạn. Từ đó tăng hiệu quả tuyển dụng và giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm được những ứng viên chất lượng nhất.

Tham khảo ngay: Top 10 phần mềm quản lý tuyển dụng toàn diện và hiệu quả nhất

II- Vai trò của việc lập kế hoạch nhân sự

Kế hoạch nhân sự đóng vai trò quan trọng đối với mọi ngành nghề, quy trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp như:

• Là yếu tố cơ bản thúc đẩy doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra.
• Là cơ sở để xây dựng các chương trình đào tạo nội bộ, lên kế hoạch phát triển, bồi dưỡng năng lực cho nhân viên.
• Kế hoạch nhân sự giúp doanh nghiệp bố trí, sắp xếp, sử dụng lao động hợp lý và tạo tiền đề để trả công của người lao động.
• Xác định chính xác đội ngũ lao động của doanh nghiệp về số lượng, trình độ học vấn, giới tính, chuyên môn… để mở rộng quy mô sản xuất và đảm bảo không bị gián đoạn quy trình.
• Kế hoạch nhân sự là cơ sở để xác lập hệ thống hệ thống thông tin về nguồn nhân lực nhằm trợ giúp cho hoạt động quản lý nhân sự và hoạt động sản xuất.

Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương tự động – 1Office

III- Các bước lập kế hoạch nhân sự hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Mỗi một tổ chức, doanh nghiệp sẽ có một kế hoạch nhân lực khác nhau tùy vào cơ cấu, quy mô của tổ chức đó. Dưới đây là 6 bước cơ bản cho một bản kế hoạch nhân sự mà bạn có thể tham khảo để áp dụng:

1. Xác định các mục tiêu kinh doanh

Đầu tiên, bạn cần xác định mục tiêu doanh nghiệp từ tổng quát đến chi tiết của doanh nghiệp mình. Việc sử dụng các mục tiêu kinh doanh sẽ cho bạn nắm rõ được các mục tiêu sắp tới của công ty để từ đó sắp xếp nhân sự làm việc sao cho phù hợp nhất. Do đó, bạn cần cân nhắc kỹ được kết quả, phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty để từ đó phân bổ nhân sự sao cho phù hợp nhất.

Ví dụ: nếu doanh nghiệp có kế hoạch mở một địa điểm mới, bạn có thể cần phải di chuyển nhân viên hiện tại đi xung quanh hoặc thuê nhân viên mới để đảm nhiệm những vai trò đó. Kế hoạch kinh doanh sẽ giúp thông báo những quyết định về nhân sự.

2. Xác định tình hình nhân sự hiện tại của bạn

Muốn xây dựng một kế hoạch nhân sự hoàn hảo, bạn cần phải hiểu rõ được môi trường nhân sự hiện tại của mình và có nghệ thuật quản lý nhân lực phù hợp. Để xác định được số lượng nhân sự, tình hình làm việc nhân sự hiện tại của doanh nghiệp thì bạn nên lưu trữ trên một nền tảng để dễ dàng trong việc tìm kiếm và quản lý.

Khi bạn đã hợp nhất được dữ liệu thì bạn có thể nhanh chóng đánh giá môi trường nhân sự hiện tại và bắt đầu thu thập thông tin chi tiết hữu ích từ dữ liệu.

Một số tiêu chí đánh giá tình hình nhân sự ở công ty:

• Số lượng nhân viên
• Phân bổ nhân viên (quy mô đội và những người làm việc ở đâu)
• Kỹ năng và năng lực trong lực lượng lao động
• Những người có hiệu suất cao và những nhà lãnh đạo tiềm năng 
• Những người có hiệu suất thấp hoặc “rủi ro chuyến bay”, những người có thể chỉ ra doanh thu
• Tuổi và nhiệm kỳ của nhân viên (để dự đoán số lượng người nghỉ hưu)

3. Dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai

Khi đã đánh giá được tình hình nhân sự hiện tại của công ty, bạn cần đưa ra một số dự đoán về nhu cầu nhân sự trong tương lai của mình. Để đánh giá chính xác được nhu cầu nhân sự trong tương lai thì bạn cần xem xét vào một số yếu tố có ảnh hưởng đến quyết định, cơ hội nhân sự bao gồm:

• Mục tiêu kinh doanh 
• Tỷ lệ doanh thu và dự báo
• Ra mắt sản phẩm mới
• Những thay đổi trong nền kinh tế
• Đầu tư kinh doanh (ví dụ: công nghệ mới) 
• Các đối thủ cạnh tranh thu hút nhân tài chính 
• Chi phí lao động trong ngành
• Tỷ lệ thất nghiệp 

Tất cả các yếu tố bên trong và bên ngoài này có thể ảnh hưởng đến lực lượng lao động và nhu cầu nhân sự của bạn. 

Mặc dù dự báo sẽ luôn bao gồm một số phỏng đoán, nhưng bạn có thể đưa ra các dự đoán tự tin, có học thức và (và chính xác hơn) bằng cách sử dụng các phương pháp sau.

Phân tích xu hướng

Phân tích xu hướng hoạt động hiệu quả đối với các doanh nghiệp đã thành lập với vài năm hoạt động. Tức là dữ liệu các dữ liệu lịch sử sẽ được lưu lại để thông báo nhu cầu trong tương lai.

Để thực hiện phân tích xu hướng, hãy bắt đầu bằng cách thu thập dữ liệu lịch sử. Tập trung vào việc thu thập thông tin trong ít nhất 5 năm qua — nhưng bạn có thể muốn quay lại khoảng 10 năm nữa. (Hãy nhớ rằng kích thước mẫu càng lớn thì kết quả càng chính xác.)  

Thu thập dữ liệu về những điều sau: 

• Các mô hình tuyển dụng và nghỉ hưu
• Chuyển khoản và khuyến mãi
• Nhân viên điều chuyển
• Số năm công tác
• Kỹ năng và trình độ
• Nhân khẩu học của nhân viên
• Giáo dục
• Kinh nghiệm làm việc trong quá khứ

Khi bạn đã thu thập dữ liệu, bạn có thể phân tích dữ liệu đó để hiểu tỷ lệ doanh thu theo thời gian cũng như khám phá xu hướng hoặc mô hình giữa các tập dữ liệu.

Phân tích tỷ lệ

Đây được coi là phương pháp dự báo có mục đích kép vừa dự đoán nhu cầu nhân sự vừa so sánh kết quả dự báo với tiêu chuẩn ngành. Với những công ty trẻ thì đây là một lợi thế lớn mà nên áp dụng, giúp doanh nghiệp có được cái nhìn sâu sắc hơn về các xu hướng trong tương lai.

Đây là cách nó hoạt động

Một tỷ lệ thiết lập mối quan hệ giữa hai điều. Một doanh nghiệp có thể tính toán tỷ lệ giữa các yếu tố kinh doanh như dự đoán doanh thu bán hàng trong tương lai và yêu cầu về nhân sự. 

4. Hoàn thành phân tích khoảng cách

Tiếp đến là bạn tiến hành so sánh môi trường nhân sự hiện tại và các dự đoán nhân sự trong tương lai để biết được nhân viên của bạn hiện đang ở đâu và nhu cầu của họ là gì. Tại đây bạn cần chú ý liệu nhân sự của mình cần những kỹ năng nào để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh hoặc bạn cần sự hỗ trợ nào của nhân sự để hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp không. Hiểu một cách đơn giản, khoảng cách trong lực lượng lao động sẽ bao gồm: chuyên môn, số lượng người, nhân viên có đang làm đúng vị trí.

Lưu ý cần phải xem những khoảng trống này là cơ hội để tạo ra trạng thái lý tưởng giúp đạt được mục tiêu chứ không phải là điểm yếu. Dưới đây là một số yếu tố bạn nên cân nhắc là:

• Việc phân tích có giúp bạn hỗ trợ các mục tiêu của công ty khi so sánh trạng thái kết thúc với trạng thái hiện tại hay không
• Điều chỉnh nhân sự hiện tại của mình
• Lựa chọn nhân viên có chuyên môn phù hợp

5. Lập kế hoạch nhân sự của bạn

Khi đã phân tích xong, giờ đây bạn có thể lập một kế hoạch nhân sự. Một kế hoạch quản lý nguồn nhân lực sẽ bao gồm:

• Đề xuất cho một chương trình đào tạo để dạy cho nhân viên hiện tại các kỹ năng mới
• Các chính sách nhân sự kế nhiệm nhằm hợp lý hóa việc thăng chức hoặc giảm lương sau khi nhân viên nghỉ hưu
• Bao gồm các chức danh của công việc đó, mô tả công việc và ngân sách tuyển dụng nhân viên.

6. Đánh giá và hoàn thiện kế hoạch

Cuối cùng, bạn thực hiện bước đánh giá và hoàn thiện kế hoạch. Việc này đóng vai trò như một phương pháp giúp bạn sắp xếp hợp lý các quy trình tuyển dụng, xác định tài năng nổi bật trong tổ chức và đạt được các mục tiêu khác nhau của doanh nghiệp. Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp, kế hoạch của bạn có thể linh hoạt theo thay đổi của doanh nghiệp. Nên nhớ rằng kế hoạch của bạn cần phù hợp với bạn và xem xét các lựa chọn thay thế nếu như kế hoạch đó hoạt động không tốt như những gì bạn kỳ vọng.

Xem thêm: 10 cách quản lý nhân sự hiệu quả mà doanh nghiệp không thể thiếu!

IV- Các mẫu kế hoạch nhân sự và link tải

Hầu hết các công ty hiện nay đều tiến hành tuyển dụng một cách ngẫu nhiên mà không có một kế hoạch cụ thể. Điều đó đã dẫn đến tình trạng các công ty rơi vào tình trạng thừa, thiếu nhân sự hoặc không tuyển được nhân sự chất lượng gây ảnh hưởng chung đến cả bộ máy công ty.

Do đó, một mẫu kế hoạch quản lý nhân sự sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó một cách triệt để. Dưới đây là một số mẫu kế hoạch mà bạn có thể áp dụng.

>>>Link tải mẫu kế hoạch nhân sự miễn phí https://docs.google.com/spreadsheets/d/1oWh3zdvfMcmmIJYkECX_bCyuAOhalkLHXL0klShnteM/

Mẫu chiến lược số 1

Mẫu chiến lược số 2

Mẫu 3:

>>> Xem ngay: Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự trong doanh nghiệp

V- Một số câu hỏi thường gặp về kế hoạch nhân lực

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp nhất mà nhà tuyển dụng hỏi về kế hoạch nhân viên:

Tại sao kế hoạch nhân sự lại quan trọng?

Đối với mỗi kế hoạch bạn cần phân tích, kiểm tra và hoạch định chiến lược để giúp công ty đạt được các mục tiêu đã đề ra. Sau đó bạn có thể sắp xếp các kế hoạch tuyển dụng của mình nhằm thu hút đúng nhân viên phù hợp với nhu cầu của công ty. Ngoài ra, kế hoạch nhân sự cũng giúp duy trì nhân sự, vì bạn có thể đánh giá các ý tưởng đào tạo và phát triển để giúp các thành viên trong nhóm của bạn đạt được các kỹ năng cần thiết.

Các loại kế hoạch nhân sự khác nhau là gì?

Tùy vào từng ngành nghề, quy mô sẽ có một kế hoạch nhân sự khác nhau. Dưới đây là một số loại kế hoạch nhân sự phổ biến:

• Nhân sự ngắn hạn: Loại kế hoạch nhân sự này tập trung vào các nhu cầu tức thời của công ty
• Lập kế hoạch kế nhiệm: Đây là một cách tiếp cận cho phép bạn dự đoán sự ra đi của các nhà quản lý và đào tạo các ứng viên nội bộ để bước vào những vai trò đó
• Nhân sự dài hạn: Đây là các kế hoạch nhân sự kéo dài ít nhất một năm
• Lập chiến lược nhân sự: Cách tiếp cận này bao gồm sự kết hợp giữa lập kế hoạch ngắn hạn, dài hạn và kế thừa

Phân tích nhân sự là gì?

Đây là một quá trình xác định xu hướng giữa các nhân viên trong doanh nghiệp, ví dụ như điều chuyển nhân viên, mức độ hài lòng công việc của nhân viên và mức độ cần thiết để quản lý lượng công việc..

Có thể thấy, việc xây dựng một kế hoạch nhân sự có ảnh hưởng trực tiếp đến việc lãnh đạo tổ chức, tuyển dụng các nhà quản lý và các nhà lãnh đạo nhân sự. Vì vậy, tạo một kế hoạch nhân lực là chìa khóa thành công để tạo ra một kế hoạch nhằm đáp ứng nhu cầu của tất cả mọi người và phù hợp với mọi doanh nghiệp. 

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ qua: 

Hotline: 083 483 8888

Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn

Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp