Những công việc của một quản lý nhà hàng

Chúng ta không thể phủ nhận được sự hiện diện mỗi ngày một nhiều của ngành dịch vụ nhà hàng. Tuy nhiên, không hẳn ai cũng có thể hiểu rõ được công việc của quản lý nhà hàng là làm gì? Cùng 1Office tìm hiểu xem những công việc mà một người quản lý của ngành hàng này nhé!

1. Quản lý nhà hàng là gì?

Quản lý nhà hàng là người chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của một nhà hàng — từ quản lý nhân sự, tài chính, dịch vụ khách hàng, đến kiểm soát chất lượng món ăn và trải nghiệm thực khách. Đây là vị trí giữ vai trò trung tâm, giúp đảm bảo mọi quy trình trong nhà hàng diễn ra trơn tru, hiệu quả và mang lại lợi nhuận bền vững cho doanh nghiệp.

Một quản lý nhà hàng chuyên nghiệp không chỉ là người giám sát nhân viên, mà còn là người hoạch định chiến lược, điều phối nguồn lực, kiểm soát chi phí, và duy trì tiêu chuẩn dịch vụ nhằm mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

2. Check list công việc của quản lý nhà hàng

Như 1Office đã đề cập phía trên, để phát triển ngành nhà hàng không hề đơn giản chút nào. Trước tiên, để hiểu rõ tạo sao cần quản lý quy trình này, chúng ta cùng xem những công việc mà ngành nhà hàng cần quản lý. 

Quản lý nhân sự 

Những công việc một quản lý nhân sự cần làm trong ngành quản lý nhà hàng gồm: 

• Lên lịch làm việc cho nhân viên, điều động và bố trí nhân viên thực hiện theo chế độ.
• Chấm công cho từng bộ phận 
• Đánh giá định kì kết quả làm việc của nhân viên
• Giám sát và nhắc nhở nhân viên tuân thủ nội quy nhà hàng
• Đảm bảo quyền lợi, sức khỏe làm việc của nhân viên
• Trình lên cấp trên phản ánh của nhân viên
• Đề xuất tuyển dụng các chức danh phục vụ trong nhà hàng
• Tham gia tuyển chọn và đào tạo nhân viên mới phù hợp với tiêu chuẩn của nhà hàng
• Tổ chức đánh giá kết quả đào tạo nghiệp vụ và thử việc của nhân viên mới
• Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, điều chuyển công tác 
• Ra quyết định thôi việc với nhân viên

Quản lý chất lượng phục vụ

Để một nhà hàng có thể dễ dàng quản lý được chất lượng phục vụ của mình cần làm những đầu việc sau: 

• Giám sát các hoạt động của khối nhà hàng theo tiêu chuẩn đã đề ra
• Đảm bảo thực đơn cho mỗi ngày
• Giữ vệ sinh an toàn thực phẩm
• Đề xuất các giải pháp cải tiến chất lượng phục vụ của nhà hàng
• Tổng kết, báo cáo sự việc hàng ngày cho lãnh đạo cấp trên

Quản lý tài chính 

Tài chính là một trong những yếu tố rất quan trọng đối với bất cứ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, đối với loại hình nhà hàng thì việc quản lý tài chính không hề đơn giản. Những công việc mà một người quản lý tài chính cho đơn vị nhà hàng cần làm:

• Nắm rõ được số lượng thực phẩm đã nhập, doanh thu mỗi ngày để có thể báo cáo
• Lên kế hoạch, tổ chức thực hiện để đạt những chỉ tiêu về doanh số đã đề ra
• Đặt ra những giải pháp giúp tiết kiệm chi phí và thúc đẩy doanh thu của nhà hàng
•  Đàm phán những hợp đồng của nhà hàng
• Thực hiện báo cáo thống kê tài chính

Quản lý cơ sở vật chất 

Những công việc cần làm của người quản lý cơ sở vật chất tại nhà hàng :

• Kiểm tra, theo dõi số lượng vật tư trang thiết bị của nhà hàng như bát đĩa, chén dĩa,…
• Kiểm kê, bổ sung đồ dùng, dụng cụ cần thiết cho nhà hàng
• Ký duyệt phiếu điều chuyển thực phẩm, tài sản của nhà hàng và theo dõi mức tồn kho. Để có thể giảm tình trạng tồn kho đến mức tối thiểu.
• Giải trình cho cấp trên về số lượng đồ hư hỏng, mất mát
• Lên kế hoạch bảo trì, sửa chữa, thay thế máy móc, cơ sở vật chất cho nhà hàng

Quản lý quy trình kinh doanh và tiếp thị 

• Tìm kiếm nguồn khách hàng tới sử dụng dịch vụ của nhà hàng.
• Triển khai, kiểm tra việc sử dụng hệ thống nhận diện thương hiệu nhà hàng
• Phối hợp phòng kinh doanh xây dựng chiến dịch marketing và bán hàng
• Theo dõi khách hàng VIP, khách hàng thân thiết của nhà hàng, có những hoạt động chăm sóc khách hàng
• Tổ chức các hoạt động khuyến mãi theo kế hoạch được duyệt

Quản lý và giải quyết những sự cố, khiếu nại của khách hàng

Những vấn đề như sự cố, khiếu nại của khách hàng ảnh hưởng rất nhiều đến uy tín và doanh thu của nhà hàng. 

• Giải quyết phàn nàn, khiếu nại của khách hàng khi nhân viên không giải quyết được
• Tổ chức theo dõi, đánh giá sự hài lòng của khách hàng dành cho nhà hàng
• Xây dựng, duy trì quan hệ với khách hàng thân quen, tạo ấn tượng tốt trong mắt khách hàng.

Có thể thấy quản lý quy trình ngành nhà hàng là sự phối hợp của nhiều yếu tố khác nhau và vô cùng phức tạp. Những công việc này đòi hỏi người quản lý phải có kỹ năng và chuyên môn sâu về ngành. Vậy những tips để quản lý quy trình ngành nhà hàng tốt nhất là gì? Cùng theo dõi bài viết này của 1Office nhé!

3. Ứng dụng công nghệ vào quản lý nhà hàng

Ứng dụng công nghệ vào quản lý nhà hàng 

Chúng ta có thể thấy quy trình quản lý ngành nhà hàng rất phức tạp và có nhiều công việc con cần xử lý. Để một người quản lý có thể nắm bắt được tất cả những vấn đề đang xảy ra không hề đơn giản. Cho nên, việc sử dụng ứng dụng công nghệ vào khâu quản lý là lựa chọn thông minh. 

Các phần mềm quản lý nhà hàng giúp người quản lý có thể nắm rõ được công việc. Cập nhật tình hình thực tế một cách nhanh nhất để có những hướng giải pháp phù hợp. Không những thế, đối với người quản lý, những phần mềm quản lý nhà hàng giúp họ có thể tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân sự. 

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý quy trình ngành nhà hàng 1Office. Đây là giải pháp tổng thể và tối ưu cho doanh nghiệp của bạn. 

Lựa chọn địa điểm phù hợp

Đối với loại hình dịch vụ thì điểm quan trọng nhất đó chính là địa điểm. Những nhà hàng cần lưu ý và chọn cho mình địa điểm phù hợp. Những lưu ý khi lựa chọn vị trí cho nhà hàng đó là: 

• Lưu lượng người qua lại tại địa điểm đó có thực sự thuận tiện cho việc dừng chân của khách hàng không: vị trí đỗ xe, view nhà hàng, địa điểm đó có dễ tìm,…
• Dân cư khu vực đó có nằm trong nhóm đối tượng khách hàng mà bạn hướng tới
• Các nhà hàng xung quanh có ảnh hưởng đến nhà hàng 
• Tìm hiểu chính sách quy hoạch tại địa phương có liên quan tới địa điểm đó

Có thực đơn hấp dẫn

Thực đơn chính là yếu tố cốt lõi của doanh nghiệp kinh doanh loại hình dịch vụ nhà hàng. Cho nên, việc có cho mình một thực đơn hấp dẫn là điều mà tất cả nhà hàng nào cũng nên làm. Hãy cố gắng trình bày, sắp xếp thực đơn của mình một cách hấp dẫn nhất, mang tới trải nghiệm với món ăn tuyệt vời nhất cho khách hàng. 

Cải tiến chất lượng service 

Chất lượng dịch vụ nhà hàng của bạn là chìa khóa giúp bạn níu chân khách hàng quay lại. Do vậy, việc cải tiến chất lượng dịch vụ của mình là điều mà doanh nghiệp bạn nên làm. Những yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ nhà hàng bao gồm: thái độ phục vụ của nhân viên, cách bố trí, trình bày món ăn, chất lượng sản phẩm… Đây là những điều mà doanh nghiệp kinh doanh loại hình dịch vụ nhà hàng cần lưu ý. 

Chiến dịch Marketing, quảng cáo phù hợp

Quảng cáo giúp nhà hàng thúc đẩy doanh thu. Xác định rõ đối tượng khách hàng cụ thể, cần nhắm tới, luôn cập nhật sự xu thế phát triển chung của thị trường, để có các chiến dịch quảng cáo, marketing, các chương trình ưu đãi, giảm giá, khuyến mãi,… cho phù hợp sẽ đem lại lợi nhuận lâu dài cho nhà hàng. Hiện nay, các kênh truyền thông, quảng cáo chính đang phổ biến và đươc nhiều đối tượng khách hàng quan tâm và biết đến: youtube, mạng xã hội: facebook; zalo; instagram,…, báo chí, truyền hình,…

4. Kỹ năng cần có của một quản lý nhà hàng chuyên nghiệp

Để một nhà hàng vận hành hiệu quả và giữ được phong độ ổn định trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, người quản lý không chỉ cần kinh nghiệm mà còn phải sở hữu bộ kỹ năng toàn diện — từ lãnh đạo con người, quản lý tài chính cho đến xử lý khủng hoảng. Dưới đây là 4 nhóm kỹ năng cốt lõi mà mọi quản lý nhà hàng cần phát triển:

4.1. Kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp và tạo động lực

Một nhà hàng muốn vận hành tốt thì đội ngũ nhân sự phải đoàn kết và làm việc ăn ý — và điều đó phụ thuộc rất lớn vào người quản lý.

• Khả năng lãnh đạo: Giúp định hướng mục tiêu, truyền cảm hứng và duy trì kỷ luật trong công việc.

• Kỹ năng giao tiếp: Cho phép người quản lý truyền đạt thông tin rõ ràng, xử lý tình huống nhanh chóng và kết nối hiệu quả giữa các bộ phận (bếp, phục vụ, thu ngân…).

• Tạo động lực: Biết ghi nhận thành tích, khuyến khích nhân viên phát triển, giúp họ gắn bó lâu dài và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Ví dụ: Một quản lý giỏi sẽ biết cách khen thưởng đúng lúc, giao việc đúng người và truyền năng lượng tích cực cho cả đội, đặc biệt trong những giờ cao điểm.

4.2. Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc

Người quản lý nhà hàng phải giám sát hàng chục đầu việc mỗi ngày: ca làm, tồn kho, doanh thu, khách hàng, chất lượng dịch vụ… Vì vậy, kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian là yếu tố sống còn.

• Ưu tiên công việc: Biết xác định đâu là việc quan trọng – đâu là việc khẩn cấp để xử lý đúng thứ tự.

• Phân công hợp lý: Giao nhiệm vụ phù hợp năng lực từng nhân viên để tránh quá tải hoặc chồng chéo công việc.

• Lên lịch vận hành khoa học: Sắp xếp ca làm, lịch nhập hàng, lịch bảo trì thiết bị… đảm bảo mọi hoạt động trơn tru, không gián đoạn.

Ví dụ: Khi có đoàn khách đặt bàn lớn, quản lý phải biết bố trí nhân sự, sắp xếp bếp và khu vực phục vụ hợp lý để không ảnh hưởng khách khác.

4.3. Kỹ năng tài chính và phân tích dữ liệu

Một quản lý nhà hàng chuyên nghiệp không chỉ là “người điều hành” mà còn phải là “nhà quản trị tài chính”.

• Theo dõi doanh thu – chi phí: Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi (nguyên liệu, nhân công, điện nước, marketing…).

• Phân tích hiệu quả kinh doanh: Dựa vào dữ liệu bán hàng để đánh giá món ăn nào lời cao, món nào bán chậm, giờ nào đông khách nhất…

• Lập báo cáo định kỳ: Từ dữ liệu tài chính, đề xuất giải pháp giảm chi phí – tăng lợi nhuận.

Hiện nay, nhiều nhà hàng sử dụng phần mềm POS hoặc ERP để hỗ trợ phân tích và báo cáo tự động, giúp quản lý đưa ra quyết định chính xác và nhanh chóng hơn.

4.4. Kỹ năng xử lý khủng hoảng và chăm sóc khách hàng

Trong ngành F&B, sai sót nhỏ có thể dẫn đến khủng hoảng lớn – ví dụ khách phàn nàn về món ăn, nhân viên phục vụ không đúng quy trình, hoặc trục trặc trong thanh toán.
Người quản lý phải có:

• Tư duy bình tĩnh và phản ứng nhanh: Giải quyết sự cố khéo léo, không để căng thẳng leo thang.

• Kỹ năng giao tiếp tâm lý: Biết lắng nghe, xin lỗi đúng lúc và đưa ra giải pháp phù hợp để khách hàng cảm thấy được tôn trọng.

• Kỹ năng phòng ngừa rủi ro: Sau mỗi sự cố, cần đánh giá nguyên nhân và xây dựng quy trình phòng ngừa cho lần sau.

Ví dụ: Khi khách phàn nàn món ăn chưa đạt yêu cầu, người quản lý nên trực tiếp xin lỗi, mời món khác thay thế hoặc giảm giá — đồng thời điều chỉnh quy trình trong bếp để tránh tái diễn.

Một quản lý nhà hàng chuyên nghiệp là người cân bằng được giữa “con người – quy trình – tài chính”, có tầm nhìn chiến lược nhưng cũng linh hoạt trong từng chi tiết vận hành. Việc liên tục trau dồi các kỹ năng trên không chỉ giúp nhà hàng hoạt động hiệu quả mà còn xây dựng được văn hóa dịch vụ chất lượng cao, tạo nên lợi thế cạnh tranh bền vững.