Các doanh nghiệp liên tục trăn trở về vấn đề quản trị doanh nghiệp như thế nào trong mùa COVID và những tình trạng tương tự. Trong thời đại công nghệ lên ngôi, số hóa quy trình doanh nghiệp trở thành bước đi bắt buộc. Đó không chỉ là chuyển giao nền tảng làm việc, mà còn là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp “sống sót” trong kỷ nguyên đầy biến động như hiện tại. 

Số hóa là gì?

Số hóa (tiếng Anh: Digitization) là một quy trình biến đổi các đối tượng vật lý thành định dạng kỹ thuật số. Ví dụ như chúng ta có thể quét các tài liệu trên giấy tờ, sau đó lưu trữ dưới dạng tệp tin (PDF, JPG, v.v..) mà không làm thay đổi nội dung hay làm mất dữ liệu gốc trước đó.

Số hóa dữ liệu không làm biến đổi hay làm mất các dữ liệu gốc

Số hóa dữ liệu không làm biến đổi hay làm mất các dữ liệu gốc

Khác với chuyển đổi số, số hóa nghiêng về con người và công nghệ, là sự kết hợp giữa thế giới vật lý và phần mềm. Và điều này đã được thực hiện từ những năm 1960 khi quá trình này cho phép tạo ra giá trị riêng biệt của doanh nghiệp dựa trên nhu cầu sử dụng dữ liệu. 

Tầm quan trọng của việc số hóa

Quy trình số hóa dữ liệu tuy phức tạp nhưng lại đem đến nhiều lợi ích có thể nhìn thấy được cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số lý do tại sao các doanh nghiệp nên ngừng sử dụng giấy tờ trong việc lưu trữ: 

Gia tăng chất lượng năng suất làm việc

Thực tế cho thấy mỗi nhân viên cần phải tốn ít nhất 12 phút để tìm kiếm các tài liệu giấy. chỉ với một vài thao tác số hóa dữ liệu và có thể giúp Doanh nghiệp giảm thiểu hao tổn thời gian.

Nhân viên của công ty có thể sử dụng thời gian đó để học hỏi rèn luyện thêm nhiều kỹ năng, xử lý những công việc khác quan trọng hơn.

Tiết kiệm chi phí

Thông thường chi phí chung để in ấn giấy tờ thì luôn đất. Và chi phí này cũng đã bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau như chi phí trang thiết bị tiền giấy mực vân vân.

Số hóa quy trình doanh nghiệp giúp tiết kiệm chi phí

Số hóa dữ liệu giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Số hóa dữ liệu ngoài việc có thể giúp giảm thiểu những loại chi phí này đến mức thấp nhất thì còn giúp bạn tập trung hơn vào những mảng kinh doanh chủ yếu, tăng cường đầu tư để gặt hái được các giá trị tốt nhất.

Có một số công ty cho rằng, quy trình số hóa đã giúp cho họ tiết kiệm được hàng chục triệu đồng. Và đó là số tiền mà họ đã lãng phí vào việc in ấn, cũng như là chi phí lao động.

Đọc thêm: https://1office.vn/bi-kip-luu-tru-tai-lieu-vinh-vien-khong-so-mat-chi-can-lam-mot-lan/

Dễ dàng tiếp cận và không bị giới hạn

Tất cả những dữ liệu mà được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số đều có thể dễ dàng truy cập thông qua hệ thống đám mây hoặc các thiết bị kết nối internet ở bất cứ đâu và bất kỳ lúc nào.

Việc số hóa tạo ra một cuộc cách mạng sắp xếp mọi thứ ở một tầm cao mới, giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm mọi thông tin, dữ liệu. 

Tăng cường độ bảo mật truy cập

Khi quét một văn bản thì ta có thể theo dõi được văn bản đó. Trong trường hợp cần thiết, ta có thể giới hạn những người có quyền truy cập xem văn bản đó và cài đặt các luồng công việc liên quan, cùng với các nhóm quyền hạn (quyền truy cập, quyền bình luận, quyền chỉnh sửa) cho từng cá nhân hoặc phòng ban. 

Nâng cao bảo mật thông tin.

Thông tin được lưu trữ trên giấy tờ là những loại thông tin có thể bị thất lạc hoặc hư hỏng.  Hàng năm, có rất nhiều doanh nghiệp phải đau đầu trong việc tìm cách để lưu trữ tài liệu trên giấy tờ mà không để chúng bị mất hoặc hư hỏng nặng.

Tính năng bảo mật thông tin luôn được quan tâm trong doanh nghiệp

Tính năng bảo mật thông tin luôn được quan tâm trong doanh nghiệp

Vì thế cho nên, các tài liệu ảo ra đời nhằm đảm bảo việc tất cả những tài liệu quan trọng của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ và cất giữ cẩn thận. 

Phục hồi dữ liệu sau thảm họa

Đối với việc lưu trữ bất kỳ dữ liệu nào cũng sẽ luôn luôn có rủi ro về thảm họa. Dù là thảm hoạ do thiên nhiên hay con người tạo ra, thì các vấn đề như cháy rừng, cháy nhà, lũ lụt hoặc động đất v.v. cũng có thể trở thành nguyên nhân phá hỏng giấy tờ, tài liệu quan trọng.

Và điều này hiển nhiên cũng sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến sự phát triển của doanh nghiệp.

Tiết kiệm diện tích

Bởi vì bất động sản hiện nay đang vô cùng đắt đỏ, do đó, khi giảm thiểu việc lưu trữ trên phần cứng sẽ có thể giúp tiết kiệm diện tích, giảm chi phí thuê mặt bằng để cất giữ hàng đống tài liệu. 

Thân thiện với môi trường

Lưu trữ dưới định dạng kỹ thuật số được xem như một ý tưởng thân thiện môi trường. Tại sao lại nói như thế? Bởi vì cách giữ gìn này sẽ cho phép giảm tải việc in ấn không cần thiết, nâng cao ý thức bảo vệ môi trường cho doanh nghiệp của bạn.

Bước đệm hoàn hảo cho công cuộc chuyển đổi số

Lưu trữ các dữ liệu ảo hay quét hình ảnh đều là bước đầu tiên trong quy trình xây dựng kế hoạch chuyển đổi số.

Việc số hóa toàn bộ các thông tin tài liệu là chìa khóa vàng giúp các tổ chức doanh nghiệp đảm bảo được những thành công vượt bậc ở thì tương lai và tiết kiệm được rất nhiều chi phí.

Số hóa quy trình doanh nghiệp là bước đệm chuyển đổi số

Số hóa quy trình doanh nghiệp là bước đệm chuyển đổi số

Vậy thì trong thời đại hiện nay, liệu có công cụ nào hội tụ đầy đủ tính năng thích hợp để giúp cho các doanh nghiệp thực hiện số hóa một cách dễ dàng và hiệu quả không?

Câu trả lời là có.

1Office – Công cụ hỗ trợ số hóa quy trình doanh nghiệp toàn diện

Hãy tưởng tượng đến một tương lai không cần phải sử dụng hay mất thời gian để tìm kiếm những dữ liệu quan trọng được lưu trữ trong hàng đống giấy tờ. 

Sẽ thật tiện lợi khi phần mềm này có thể giúp chuyển đổi các tài liệu từ giấy tờ sang định dạng số, tự động lưu trữ và sắp xếp gọn gàng. 

Với bộ công cụ Workplace, các bộ phận có thể dễ dàng tìm kiếm sang lộc thông tin, cấp trên có thể dễ dàng tiếp cận theo dõi tiến độ của dự án mà không cần phải trực tiếp có mặt.

Việc số hóa tất cả những hình ảnh, dữ liệu giúp cho doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận, thu hút nguồn khách hàng tiềm năng.

Bên cạnh đó tính năng bảo mật dữ liệu cũng được nâng cao giảm thiểu khả năng rò rỉ thông tin ra bên ngoài tạo điều kiện cho kẻ xấu trục lợi. Gây ảnh hưởng đến bộ mặt của doanh nghiệp.

Bất kỳ ai trong doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm này. Chỉ với những thao tác đơn giản và không quá khó để hiểu, cấp trên và nhân viên có thể tương tác với nhau, thoải mái thảo luận, chia sẻ mọi điều qua mạng nội bộ.

Hãy tìm hiểu thêm nhiều tính năng ưu việt của 1Office tại đây: https://1office.vn/

 

 

Tags

Bài viết liên quan

×

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE

Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại

ĐĂNG KÝ TRỞ THÀNH PARTNER CỦA 1OFFICE

Tham gia cùng chúng tôi vào quá trình chuyển đổi số.


Hotline: 083 483 8888