Công nợ

Công nợ là số tiền còn nợ lại sang kỳ sau của doanh nghiệp khi phát sinh thanh toán với một cá nhân hoặc tổ chức đối tác khác trong quá trình mua bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ… Công nợ được chia thành 2 loại: công nợ phải thu và công nợ phải trả. Ở đây chúng ta sẽ tìm hiểu về công nợ phải trả đối với nhà cung cấp các sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp mình.

Làm sao để sử dụng tính năng này trên 1Office?

Bước 0. Hãy chuẩn bị file danh sách công nợ của công ty bạn

Bước 1. Tạo mới công nợ

Bước 2. Quản lý công nợ

Bước 0. Chuẩn bị file công nợ

Hãy chuẩn bị file công nợ, chúng ta có thể tải file dữ liệu tại: Dữ liệu công nợ mẫu

Bước 1. Tạo mới công nợ

Sau khi hoàn thành cài đặt thông tin, bạn trở lại phân hệ Mua hàng  >  Chọn Công nợ

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

Bạn có 3 cách để thêm mới đối tượng Công nợ:

Cách 1: Tạo mới từ màn hình công nợ

Tạo mới là cách để thêm mới từng đối tượng công nợ một. Cách này thường sử dụng khi cần thêm một vài công nợ (số lượng ít).

Các bước cụ thể:

• Chọn biểu tượng  Tạo mới (tại góc trên bên trái màn hình)
• Nhập vào các thông tin công nợ cần quản lý tại màn hình tạo mới.

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Tích chọn nút Cập nhật  để lưu thông tin

LƯU Ý: Trường thông tin bắt buộc (có dấu * cạnh tên trường)

Cách 2: Import

Import là cách để thêm mới nhiều đối tượng công nợ trong 1 lần cập nhật. Cách này được sử dụng để cập nhật công nợ nhiều nhà cung cấp. Cụ thể:

• Chọn biểu tượng  Import tại góc trên bên phải màn hình
• Đính kèm file excel đã được chuẩn bị

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Điền thông tin Từ hàng đến Đến hàng: Chọn hàng bắt đầu và kết thúc chứa dữ liệu muốn import trong file excel, nếu để trống trường Đến hàng thì hệ thống sẽ import đến hàng cuối cùng chứa dữ liệu trong file excel
• Chọn tên Trường dữ liệu trên phần mềm > Sau đó chọn cột chứa dữ liệu tương ứng trong file. Chọn biểu tượng   để thêm các trường muốn import
• Sau đó chọn Cập nhật, hệ thống sẽ ở màn hình chờ

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Sau khi hoàn thành import, hệ thống sẽ hiển thị kết quả import Tạo mới/Lỗi. Đối tượng có kết quả Tạo mới có nghĩa import thành công, nếu kết quả là Lỗi thì click vào ô Lỗi để kiểm tra, sau đó chỉnh sửa trong file excel theo đúng chuẩn và tiến hành import lại dòng lỗi

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Chúng ta có thể kiểm tra lịch sử import từng lần bằng cách chọn biểu tượng  import góc phải màn hình > Xem lịch sử import công nợ. Trên danh sách lịch sử import công nợ chúng ta sẽ xem được thông tin công nợ import thành công từng lần là bao nhiêu, người thực hiện import, thời gian bắt đầu import,…

Click vào ảnh để xem chi tiết

Cách 3: Tạo mới từ đơn hàng mua

• Để có công nợ của khách hàng thì điều kiện là phiếu chi trên đơn hàng mua ở trạng thái đã duyệt
• Các tác vụ trên màn hình danh sách Công nợ (Tại góc trên bên phải màn hình

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

STT	Tính năng	Quyền	Mô tả
1	Thời gian	Người xem/quản lý	Cho phép chọn thời gian để xem công nợ của nhà cung cấp theo từng tháng
2	Import	Người quản lý	Cho phép đưa hàng loạt dữ liệu công nợ lên hệ thống
3	Export	Người quản lý	Cho phép xuất các trường thông tin của công nợ ra file excel

 

Bước 2. Quản lý đối tượng

Quản lý công nợ trên 1Office cho phép theo dõi được công nợ của từng nhà cung cấp trong tháng, công nợ phải trả từ: nhập thủ công, đơn hàng mua

Click vào ảnh để xem chi tiết

Các trường giá trị trên màn hình danh sách công nợ:

 

STT	Quyền thực hiện	Mô tả
1	Nhà cung cấp	Hiển thị tên nhà cung cấp
2	Ngày hoạch toán	Ngày cập nhật công nợ trực tiếp, ngày hạch toán chi tiền
3	Nguồn chứng từ	Căn cứ nguồn cập nhật công nợ bao gồm: Phiếu chi (chi trên đơn hàng mua), Khác (Tạo mới công nợ trực tiếp)
4	Dư có	Là các khoản đã trả nhà cung cấp: Gồm từ phiếu chi, hoặc nhập số tiền âm từ công nợ
5	Dư nợ	Là các khoản mà nhà cung cấp có gồm: Nhập tiền thủ công công nợ, từ đơn hàng mua
6	Còn lại	Số tiền công nợ còn lại (Dư có – Dư nợ)