Tại sao cần tích hợp chữ ký số trong quy trình vận hành của doanh nghiệp?

Chữ ký số đang là xu hướng chuyển đổi mạnh mẽ của các doanh nghiệp. Đa số các giải pháp chữ ký số hiện nay đều đang tập trung giải quyết bài toán về thuế, hoá đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, hợp đồng thương mại… Trong khi đó, bài toán trình – ký liên quan các nghiệp vụ nội bộ doanh nghiệp lại chưa được giải quyết triệt để, dẫn đến việc trình – ký thủ công và cực kỳ tốn thời gian. Liệu có thể tích hợp được chữ ký số vào quy trình vận hành để xử lý các bài toán bên trong của doanh nghiệp hay không? Bài viết dưới đây sẽ cho doanh nghiệp câu trả lời đầy đủ nhất để giải quyết vấn đề tối ưu vận hành nội bộ cùng chữ ký số. 

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số được xem như như con dấu điện tử đối với doanh nghiệp hay chữ ký đối với cá nhân, được nhà nước công nhận về mặt pháp lý. Nó là một trong các dạng của chữ ký điện tử, nó được tạo ra từ các khoá bí mật và khóa công khai để từ đó mã hoá và xác định chính xác dữ liệu của người ký.

Chữ ký số được dùng thay cho chữ ký thường ở trên các môi trường số, để ký các chứng từ, văn bản số mà không cần in, kê khai hay đóng dấu. Ứng dụng phổ biến của chữ ký số thường gặp: 

• Ký hoá đơn điện tử
• Kê khai thuế điện tử
• Ký hợp đồng lao động
• Ký các chứng từ lĩnh vực xuất nhập khẩu, hải quan …

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng chữ ký số cơ bản

Doanh nghiệp đang gặp trở ngại gì khi không triển khai chữ ký số?

Lúng túng vì chưa chuẩn hóa được quy trình trình – ký cho hàng trăm chứng từ

Khi quy mô nhỏ, số lượng chứng từ ít thì việc phê duyệt, trình ký thật đơn giản. Tất cả đều giao cho giám đốc ký, nếu có ký sai thì in ra ký lại. Thực tế nhiều doanh nghiệp khi bắt đầu phát triển lớn dần lên, họ bị lúng túng trong việc phân biệt chứng từ nào hành chính ký, cái nào nhân sự ký, cái nào kế toán ký. Ký xong rồi thì chuyển cho ai đóng dấu, phê duyệt…. 

Hệ quả của việc không có quy trình trình – ký rõ ràng sẽ khiến cả hệ thống vận hành doanh nghiệp bị rối tung lên, không biết xử lý hồ sơ nào tới ai. Tình trạng này xảy ra nhiều lần sẽ khiến nhân viên lãng phí thời gian, nguồn lực và lãnh đạo tốn thời gian xử lý các hồ sơ, chứng từ. Thêm vào đó, do không có công cụ kiểm soát việc ký và trình ký nên doanh nghiệp sẽ không truy vết được lịch sử của việc trình ký và ký, không biết văn bản đó đã qua các bước phê duyệt nào, vào thời gian nào rồi. Đặc biệt nếu sai phạm liên quan đến chứng từ thì cũng không trích xuất được sai phạm từ bước nào, trách nhiệm cụ thể của ai để giải quyết. 

Nỗi khổ làm từ xa khiến việc trình – ký phức tạp và tốn thời gian 

Việc ký – duyệt thủ công càng khó khăn hơn bao giờ hết khi các doanh nghiệp phải làm từ xa vì dịch bệnh căng thẳng. Có quy trình ký rồi, nhân viên ký nháy rồi gửi chuyển phát nhanh sang giám đốc, ký xong lại chuyển phát tiếp sang nhà của kế toán để đóng dấu và duyệt chi rồi mới chuyển cho đối tác. Cứ như thế chi phí cho việc vận chuyển tăng cao lên, thời gian xử lý chứng từ lại càng lâu hơn. 

Chưa kể đến rủi ro thất thoát chứng từ khi ký ở nhà riêng, không có kho lưu trữ khi chờ chuyển đi. Bên cạnh đó, việc phê duyệt và trình ký các quyết định, chứng từ nội bộ cũng gặp tắc nghẽn vì lý do như trên, khiến doanh nghiệp ứ đọng trong khâu vận hành khi liên tục phải chờ, giục và đợi. 

Tốn kém chi phí, rườm rà thao tác khi sử dụng nhiều phần mềm quản trị nội bộ và ký số khác nhau

Dưới sự thúc đẩy của chuyển đổi số, các doanh nghiệp bắt đầu sử dụng chữ ký số nhiều hơn để giải quyết các tác vụ liên quan đến thuế, bảo hiểm, hoá đơn điện tử …. Thế nhưng thực tế là, chữ ký số dùng một phần mềm riêng, các chứng từ hoá đơn, bảo hiểm, hợp đồng … tạo trên một phần mềm riêng, quy trình phê duyệt các chứng từ lại ở một phần mềm thứ 3. Quá nhiều phần mềm khiến việc tổng hợp tốn thời gian và dễ bị sai lệch.

Chưa kể đến việc, kế toán, nhân sự phải học cách sử dụng từng phần mềm riêng biệt để ứng dụng. Doanh nghiệp khi ấy vừa tiêu tốn thêm chi phí cho việc mua phần mềm vừa tiêu tốn thời gian cho nhân viên thời gian học và làm quen sử dụng phần mềm. Tốn kém chi phí là thế nhưng khi sử dụng lại gặp nhiều bất cập liên quan đến việc tổng hợp chứng từ. Muốn tìm chứng từ lĩnh vực nào, ký bởi phòng ban nào trong khoảng thời gian cụ thể thì lại phải vào từng phần mềm riêng để tìm. Chính các thao tác rườm rà và phức tạp này khiến nhân viên và doanh nghiệp rơi vào mệt mỏi, tốn kém và giảm thiểu sự tập trung cho công việc. 

Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang loay hoay đi tìm kiếm câu trả lời cho những nút thắt trên, thì đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua nút “Đăng ký tư vấn” bên dưới. 1Office sẽ đồng hành và giúp bạn tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho việc trình – ký thuận tiện, đơn giản và hiệu quả. 

Lợi ích của việc tích hợp chữ ký số trong quy trình vận hành doanh nghiệp

Để không còn lo lắng về khó khăn trong việc chuẩn hóa quy trình, ký duyệt từ xa hay mệt mỏi khi dùng nhiều phần mềm, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn một phần mềm quản trị quy trình tổng thể đã được tích hợp tính năng ký số để tối ưu năng suất vận hành.  Không chỉ giải quyết được những khủng hoảng về trình – ký, doanh nghiệp còn nhận được vô số lợi ích thiết thực khi tích hợp như sau: 

Xây dựng các quy trình chuẩn hóa trình – ký để hoàn thiện hệ sinh thái doanh nghiệp

Việc chuẩn hóa các quy trình trình – ký sẽ giúp các bộ phận không tốn thời gian để tìm hiểu, có thể xử lý các thao tác nhanh và chính xác. Điều này sẽ tạo ra một quy trình vận hành khép kín ở các giai đoạn, theo các quy trình chuẩn chỉ đã xây dựng để tạo ra hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp toàn diện.

Số hoá các nghiệp vụ nội bộ cùng chữ ký số để đẩy nhanh chuyển đổi số doanh nghiệp

Số hoá quy trình giúp 100% quy trình đều được thực hiện trên nền tảng số. Từ việc tạo chứng từ, văn bản, trình phê duyệt đến việc ký số. Hoàn thành bước tạo chứng từ thì ai duyệt, duyệt xong đến bước ký thì ai ký… Các câu trả lời đều được thể hiện ở trên quy trình của phần mềm với các thao tác chuyển tiếp tự động đã được cài đặt sẵn và gửi thông báo khi hoàn thành. 

Ngoài hợp đồng thương mại, hợp đồng lao động… thì các quyết định nội bộ cũng ký số được trên một phần mềm. Việc quản lý cả nghiệp vụ nội bộ, nghiệp vụ ngoài doanh nghiệp sẽ được đồng nhất và gia tăng tính liên kết, tăng hiệu quả vận hành. 

Lưu trữ tập trung nhiều chứng từ trên cùng một nền tảng

Khi chứng từ đã được ký xong, toàn bộ dữ liệu sẽ được lưu trữ trên nền tảng. Việc này giúp bảo mật thông tin và trích xuất chứng từ một cách đơn giản. Mặt khác, khi đã tích hợp quy trình, các chứng từ sẽ được phân biệt bằng các thẻ, chứng từ này gắn với phòng ban nào, của dự án nào, công việc nào, ai thực hiện… Khi tìm kiếm chỉ cần điền các trường thông tin là sẽ thấy. Điều này giúp rút ngắn thời gian hơn rất nhiều so với việc thao tác trên nhiều phần mềm khác nhau hoặc thao tác trên giấy tờ thủ công. 

Tiết kiệm thời gian và công sức

Nhân sự các bộ phận không cần tách ký số riêng, tạo chứng từ riêng, phê duyệt riêng trên nhiều hệ thống khác nhau nếu chúng được đồng nhất trên một quy trình của một nền tảng. Việc tích hợp này sẽ giúp tiết kiệm thời gian xét duyệt, chuẩn hóa vận hành nội bộ và nâng cao hiệu suất quản trị doanh nghiệp.

Không còn việc mang giấy tờ đi duyệt với ký thủ công mà trên quy trình tự động đã có hết. Từ quy trình xử lý nghiệp vụ nội bộ tới quy trình ký – duyệt các chứng từ ngoài doanh nghiệp đều được cài đặt tự động. Chỉ cần thực hiện xong, hệ thống sẽ tự chuyển bước và gửi thông báo tới các bộ phận. 

1Office cung cấp giải pháp 1CA- Tích hợp ký số thông minh trên mọi quy trình

Với thế mạnh về nền tảng công nghệ cho việc quản trị tổng thể doanh nghiệp, 1Office đã trở thành thương hiệu hàng đầu khi nhắc tới số hoá quy trình trong quản trị doanh nghiệp. Với hệ sinh thái tích hợp Workplace – HRM – CRM, 1Office đang phục vụ cho hơn 250.000 người dùng cùng hơn 3.000 doanh nghiệp trong công cuộc chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp

Nhằm tạo ra sự thuận tiện cho khách hàng, 1Office đã tích hợp tính năng chữ ký số trên mọi quy trình, giúp liên thông và xử lý mọi hoạt động của doanh nghiệp. Dịch vụ chữ ký số 1CA đã khẳng định được lợi thế của một giải pháp ký số hàng đầu, giải quyết được đúng – đủ – sâu về bài toán nan giản của doanh nghiệp: ký số trong mọi quy trình. Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số 1CA tích hợp sẵn trong mọi quy trình đã được số hoá sẽ giúp tạo ra hệ sinh thái quản trị khép kín, mang lại nhiều lợi ích to lớn: 

Ký trên mọi chứng từ và trên mọi quy trình: 

Dù là hợp đồng lao động hay hợp đồng thương mại hay phê duyệt văn bản nội bộ thì doanh nghiệp chỉ cần chọn thao tác là ký được. Phần mềm đã tích hợp tính năng xây dựng các chứng từ biểu mẫu trên hệ thống trực tiếp đẻ giảm thiểu việc phải upload thủ công. 

Đồng thời khi gắn vào quy trình, thì dù là quy trình thu – chi hay quy trình tuyển dụng hay ký hợp đồng kinh doanh đều có thể ký số được. Chỉ cần chọn quy trình và thực hiện là hệ thống sẽ tự động gửi thông báo và yêu cầu tới các bộ phận liên quan. Việc ký trở nên thật dễ dàng và tiện lợi. 

Ký số mọi lúc mọi nơi: 

Ở nhà cũng có thể duyệt – ký được dù dùng điện thoại hay máy tính. Việc tối ưu cho nhiều thiết bị cùng chức năng phân quyền giúp doanh nghiệp có thể thao tác ký từ xa mà vẫn đảm bảo tính chính xác và thời gian hoàn thành nhanh chóng. 

Đảm bảo an toàn – bảo mật dữ liệu: 

Với công nghệ lưu trữ trên Cloud (nền tảng điện toán đám mây) giúp lưu trữ được khối lượng chứng từ lớn, với tính bảo mật cao. Chỉ có những bộ phận quản lý cấp cao mới được ký hoặc thay đổi, các cấp bậc khác chỉ có thể xem (do cài đặt phân quyền trên quy trình) giúp cho dữ liệu tránh bị thay đổi, đánh cắp….

Ký một lúc nhiều văn bản: 

Phần mềm cho phép ký số nhiều văn bản đồng thời trong một khoảng thời gian mà không sợ bị giật, bị lag hay bị thoát ra. Với công nghệ ký số thông minh cùng khả năng xử lý các chứng từ nhanh chóng, chủ doanh nghiệp có thể ký đồng thời nhiều văn bản một cách nhanh chóng và thuận tiện. 

Hy vọng các thông tin chia sẻ trên bài viết sẽ giúp doanh nghiệp phần nào hiểu được lợi ích của việc tích hợp chữ ký số vào trong quy trình vận hành doanh nghiệp. Để trải nghiệm dịch vụ chữ ký số cũng như biết được Chữ ký số nào phù hợp cho doanh nghiệp của bạn, hãy bấm vào nút “Đăng ký trải nghiệm” hoặc gọi 0834 838888 để được các chuyên gia trong lĩnh vực Giải pháp Chữ ký số trao đổi và hỗ trợ nhanh nhất. 

Xem thêm: 4 loại chữ ký số phổ biến hiện nay và cách phân biệt chi tiết