Lưu ý về Tự động hóa doanh nghiệp – Cách để tối ưu hóa quy trình vận hành

Trên thực tế cho thấy, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng một phần ba công việc mà một người lao động đảm nhiệm có thể tiến hành tự động hóa. Trong mô hình hoạt động, tự động hóa doanh nghiệp có thể áp dụng vào nhiều khâu hoạt động như: Sale, HR, phát triển sản phẩm, Logistics,… Trong bài viết này, ta cùng tìm hiểu về Business Process Automation và phần mềm công nghệ nào ở Việt Nam sẽ giúp doanh nghiệp BPA hiệu quả nhất.

I. Tự động hóa doanh nghiệp là gì?

Tự động hóa doanh nghiệp hay còn hiểu là tự động hóa quy trình doanh nghiệp (BPA) là việc áp dụng công nghệ vào mô hình hoạt động để thực hiện các nhiệm vụ hoặc quy trình định kỳ trong một tổ chức mà nỗ lực thủ công có thể được thay thế.

Nó được thực hiện để giảm thiểu chi phí, tăng hiệu quả và hợp lý hóa các quy trình. Bằng cách số hóa và chuẩn hóa quy trình kinh doanh, có thể lược bỏ các tác vụ lặp đi lặp lại.

II. Lợi ích của Tự động hóa doanh nghiệp

Lợi ích chung khi bạn sử dụng phần mềm BPA trong mô hình vận hành của doanh nghiệp chính là giúp cho các quy trình hoạt động của bạn hiệu quả hơn. Theo Forrester – Công ty nghiên cứu thị trường về tác động của công nghệ tới khách hàng và công chúng của Mỹ đưa ra số liệu rằng: BPA sẽ giúp các doanh nghiệp giảm 90% chi phí vận hành của họ. Cùng xét tới một số con số cụ thể khi thực hiện nghiên cứu Automation Business giúp gì cho doanh nghiệp tới từ các chuyên gia tài chính: 

• Tăng tốc quá trình kinh doanh: 42% nhà lãnh đạo cho rằng tự động hóa doanh giúp tăng hiệu suất làm việc của người lao động.
• Chuẩn hóa các thủ tục, giảm thiểu lỗi: Tự động hóa doanh nghiệp sẽ giúp công ty tự động hóa việc nhập dữ liệu sẽ giúp không chỉ giảm thiểu thời gian thực hiện mà còn giúp doanh nghiệp và người lao động giảm thiểu sai sót không đáng có.
• Cắt giảm thời gian, chi phí lao động: Theo khảo sát chỉ ra rằng, 78% các nhà lãnh đạo tin rằng nhân viên có thể giảm 60 giờ làm/tháng nhờ vào tự động hóa quy trình của doanh nghiệp.
• Tăng hiệu quả nhóm: 70% nhà lãnh đạo tin rằng họ có thể tiết kiệm được 3h trong 8h làm việc nhờ tự động hóa  quy trình; một nửa số nhân viên tin rằng họ sẽ tiết kiệm được 240h làm việc một năm nhờ giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại.
• Nâng cấp dịch vụ khách hàng: 40% doanh nghiệp nói rằng việc giao đơn hàng đúng thời hạn là yếu tố chính quyết định tới trải nghiệm khách hàng. Vì vậy, phải có một mô hình tự động hóa doanh nghiệp chính xác, hoàn chỉnh mới có thể nâng cao trải nghiệm dịch vụ của người tiêu dùng.

Xem thêm: Giải pháp 1Office BPA – Business Process Automation

III. Phân biệt BPA và RPA

BPA (Tự động hóa quy trình kinh doanh)

Mục đích là loại bỏ các quy trình làm việc lặp đi lặp lại để nâng cao hiệu quả và năng suất. Tự động hóa quy trình kinh doanh không tập trung vào một bộ phận hoặc quy trình, mà là xem xét tổ chức ở mức độ tổng thể để xem quy trình nào có thể được cải thiện thông qua tự động hóa.

BPA bao gồm tự động hóa đầu cuối của một quy trình hoặc quy trình làm việc nhất định. Nó cũng thường liên quan đến việc xây dựng một giải pháp từ đầu, thay vì điều chỉnh và tối ưu hóa các quy trình hiện có.

RPA (Tự động hóa quá trình robot)

Thay vì cố gắng tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc, RPA tự động hóa doanh nghiệp theo hướng tác vụ bằng cách loại bỏ một quy trình hiện có hoặc cùng tồn tại trong các quy trình hiện tại để thực hiện chúng hiệu quả hơn.

RPA có thể được áp dụng cho các tác vụ máy tính khác nhau để tăng tốc độ và hiệu quả mà chúng được thực hiện. Một số trường hợp sử dụng bao gồm: duyệt trang web, xử lý bảng lương, tạo tài liệu, xử lý yêu cầu, gia hạn thành viên,…

Bạn sẽ quan tâm: Tất tần tật về phần mềm công nghệ tự động hóa trong doanh nghiệp

IV.  Khó khăn khi doanh nghiệp chưa tự động hóa quy trình

Cùng với sự phát triển nhanh như “vũ bão” về công nghệ thì cũng xuất hiện những rào cản và khó khăn đối với doanh nghiệp khi ứng dụng tự động hóa. Chắc hẳn, doanh nghiệp của anh/chị cũng đang vướng mắc phải những vấn đề trong quy trình dưới đây:

• Không có quy trình vận hành doanh nghiệp hiệu quả.
• Có quy trình trên giấy, không có công cụ để quản lý vận hành và giám sát theo dõi.
• Đã số hóa quy trình nhưng không tự động hóa việc vận hành quy trình.

Dẫn đến những chuỗi khó khăn liên tiếp xảy ra:

• Nhân viên quên việc, sót việc do không có công cụ cảnh báo.
• Phối hợp thiếu nhịp nhàng, nhân sự đổ lỗi cho nhau.
• Không đánh giá chính xác được hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Không nắm bắt được quy trình đang ở bước nào, có bị chậm không.
• Phát sinh nhiều công việc thừa, lãng phí thời gian không cần thiết.
• Không có bất kỳ cơ sở nào để cải tiến tối ưu vận hành.

V. 5 bước để tự động hóa quy trình làm việc hiệu quả trong doanh nghiệp

Trong xu hướng công nghệ 4.0 bùng nổ mạnh mẽ, việc ứng dụng công nghệ vào các khía cạnh vận hành mang đến cho doanh nghiệp những giá trị to lớn. Để doanh nghiệp vận hành theo mô hình tự động hóa thành công, bạn có thể tiếp cận theo 5 bước sau đây:

1. Đơn giản hóa quy trình

Đơn giản hóa quy trình được hiểu là việc phân tích toàn bộ quy trình làm việc của các bộ phận, phòng ban để lược bỏ những bước không cần thiết. Mục đích của việc này là thiết kế một quy trình quản lý doanh nghiệp cụ thể, đơn giản và tối ưu nhất để bất kỳ nhân viên nào cũng có thể tiếp cận và thực hiện tốt các bước trong quy trình làm việc.

2. Hệ thống hóa

Sau khi xây dựng được quy trình công việc, nhiệm vụ của bạn là tích hợp nó vào mô hình doanh nghiệp. Lúc này mộ bộ máy được hệ thống hóa rõ ràng sẽ là nhiệm vụ thứ 2 bạn cần phải xây dựng. Để phân luồng công việc rõ ràng nhà lãnh đạo cần phối hợp với các trưởng phòng hoặc trưởng bộ phận để quy định rõ phạm vi và trách nhiệm của từng phòng ban.

Lợi ích khi hệ thống hóa quy trình vận hành doanh nghiệp là đảm bảo sự tuân thủ quy trình làm việc cũng như dễ dàng phát hiện nguyên nhân của những lỗi vận hành.

3. Tối ưu hóa

Để có thể thành công trong quá trình tự động hóa, cần phải có sự hợp tác và thực hiện quy trình công việc một cách nghiêm túc trong toàn bộ doanh nghiệp. Bạn cần phải thường xuyên theo dõi và đánh giá sự chấp hành của nhân viên. Bất kỳ những cá nhân nào không làm theo hoặc phá vỡ quy trình cần phải chấn chỉnh hoặc loại bỏ ngay.

4. Tự động hóa vận hành

Sau khi làm xong bước tối ưu hóa quy trình, lúc này doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng cho tự động hóa. Ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp hay máy móc tự động chính là giải pháp thiết thực để doanh nghiệp tự động hóa tối đa quy trình vận hành.

Công nghệ chính là yếu tố bắt buộc khi doanh nghiệp chuyển đổi sang tự động hóa. Ở đây, các giải pháp quản trị nhân sự HRM, Quản trị khách hàng CRM, Phần mềm quản lý quy trình làm việc sẽ là các vấn đề bạn cần tìm cách ứng dụng.

5. Mở rộng phạm vi

Sau khi ứng dụng tự động hóa thì tổ chức cần phát triển nó với quy mô rộng hơn. Đây chính là yếu tố giúp bạn xây dựng quy trình làm việc thống nhất trong toàn bộ doanh nghiệp để nhân sự có thể tiếp cận một cách dễ dàng và phối hợp chặt chẽ với nhau.

VI. Cách chọn công nghệ BPA phù hợp

Trên thị trường hiện tại có rất nhiều phần mềm quản trị giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình. Nhưng, thiết kế hệ thống tự động hóa phù hợp với doanh nghiệp lại là một yếu tố vô cùng quan trọng. Một số yếu tố chính mà các công ty tự động hóa nên cân nhắc khi muốn BPA:

• Phù hợp với đối tượng sử dụng: Nhân viên, nhà quản lý là những nhân vật chính sử dụng hệ thống của doanh nghiệp. Vì vậy, phải xác định rõ mong muốn, nhu cầu của người sử dụng.
• Có phần mềm tích hợp trên điện thoại: Hệ thống tự động hóa máy móc thiết bị nên có khả năng hỗ trợ sử dụng trên thiết bị di động bởi tính linh hoạt, thuận tiện. Cần có ứng dụng với kết cấu được thiết kế riêng cho mobile.
• Triển khai linh hoạt: Nhờ vào việc tích hợp dữ liệu đám mây sẽ giúp quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp được vận hành hiệu quả hơn bởi nó được kết nối với dữ liệu hệ thống ban đầu của doanh nghiệp.
• Kết nối với dữ liệu quá: Việc tự động hóa doanh nghiệp phải được kết nối với dữ liệu trước đây của doanh nghiệp và các quy trình cần truy cập dữ liệu trong hệ thống và cơ sở dữ liệu nội bộ của bạn. Hãy đảm bảo rằng mô hình tự động hóa mới của tổ chức có kết nối với cơ sở dữ liệu SQL, Active Directory và phần mềm cốt lõi khác được triển khai trong tổ chức.

VII. Giải pháp tự động hóa doanh nghiệp hiệu quả với 1Office BPA

Là doanh nghiệp đi đầu về giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp, 1Office đã cho ra mắt sản phẩm 1Office BPA – Business Process Automation (Giải pháp tự động hóa quy trình doanh nghiệp). Sự kiện này được tổ chức để giúp doanh nghiệp cải thiện và loại bỏ triệt để những vấn đề còn tồn tại trong cách quản lý truyền thống, mang lại những kiến thức giá trị, thiết lập tư duy chuyển đổi số cho các lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp. Chúng tôi mong muốn giúp các doanh nghiệp ứng dụng tự động hóa thành công và xây dựng chiến lược phát triển nhanh và bền vững hơn.

Giải pháp 1Office BPA – Tự động hóa 90% quy trình doanh nghiệp

Khó khăn khi doanh nghiệp không chuẩn hóa quy trình

• Nhân viên quên việc, sót việc do không có công cụ cảnh báo.
• Phối hợp thực hiện công việc khó khăn không nhịp nhàng.
• Không đánh giá chính xác được hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Không đánh giá chính xác được hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Không nắm bắt được quy trình đang ở bước nào, có bị chậm không.
• Thủ tục trình duyệt trình ký thủ công, mất nhiều thời gian, lãng phí.

Tầm quan trọng của tự động hóa quy trình trong quản lý doanh nghiệp 4.0

• Chuẩn hóa: Chuẩn hóa, đo lường chính xác giúp cải tiến liên tục.
• Đa nhiệm: Kết hợp dễ dàng nhiều nhiệm vụ, đa phòng ban thực hiện.
• Trải nghiệm: Tăng cường trải nghiệm thúc đẩy truyền thông nội bộ.
• Giảm sai sót: Giảm thiểu sai sót, quên việc, nhân viên biết chính xác nhiệm vụ mình làm.
• Tiết kiệm: Tiết kiệm thời gian, cải thiện năng suất.
• Công bằng: Minh bạch, đánh giá đúng người đúng việc, tránh đổ lỗi cho nhau.

Giải pháp tự động hóa quy trình doanh nghiệp

• Chuẩn hóa và số hóa 100% quy trình tại doanh nghiệp, kể cả những quy trình phức tạp nhất
• Vận hành quy trình liên thông liên kết giữa tất cả các phòng ban 1 cách chính xác và hiệu quả
• Đo lường hiệu quả từng bước trong quy trình từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình
• Ký số mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị chỉ mất 20s
• Tự động hóa mọi thao tác trong quản lý và vận hành quy trình

Đăng ký nhận ưu đãi trải nghiệm Phần mềm 1Office BPA tại đây: