Quy trình xây dựng kế hoạch bán hàng và các vấn đề thường gặp phải 

Để đạt được hiệu quả kinh doanh, các tổ chức cần xây dựng một kế hoạch bán hàng hiệu quả. Nó là một bức tranh toàn cảnh về những việc mà các cá nhân phải làm và các mốc mà họ phải đạt được. Vì vậy, trong bài viết này ta hãy cùng tìm hiểu mọi vấn đề xung quanh “kế hoạch bán hàng”

I. Kế hoạch bán hàng là gì

Lập kế hoạch bán hàng là quá trình xác định các mục tiêu và xây dựng chiến lược để có thể hoàn thành các mục tiêu đó. Kế hoạch bán hàng phối hợp với kế hoạch tiếp thị và kế hoạch kinh doanh giúp doanh nghiệp có thể đạt được những chỉ số mà họ kỳ vọng đạt được.

Có thể nói, kế hoạch bán hàng cũng gần như kinh doanh truyền thống nhưng tập trung cụ thể vào chiến lược bán hàng của bạn. Khá nhiều người hay bị nhầm lẫn giữa kế hoạch kinh doanh và kế hoạch bán hàng. 

Kế hoạch kinh doanh	Kế hoạch bán hàng
Đưa ra các mục tiêu của bạn	Mô tả chính xác cách bạn thực hiện những mục tiêu đó

 

Thông thường, một kế hoạch bán hàng cụ thể sẽ bao gồm các yếu tố:

• Đối tượng hướng tới
• Mục tiêu doanh thu
• Các chiến lược, nguồn lực của doanh nghiệp
• Cơ cấu đội ngũ thực hiện

Kế hoạch bán hàng hiệu quả: Một kế hoạch bán hàng hiệu quả là một kế hoạch bán hàng đáp ứng được các mục tiêu của doanh nghiệp:

• Truyền đạt các mục tiêu và mục tiêu của công ty bạn
• Đưa ra định hướng chiến lược của doanh nghiệp
• Vạch ra vai trò và trách nhiệm 
• Theo dõi tiến trình của nhóm bán hàng 

Xem thêm: Quy trình bán hàng chuyên nghiệp: Các bước xây dựng và ứng dụng thực tế

II. 8 bước lập kế hoạch bán hàng giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong kinh doanh

Để có thể lập nên một kế hoạch bán hàng giúp đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp kì vậy thì nhà quản lý sẽ phải xây dựng một quy trình cụ thể. Thông thường, quy trình xây dựng nên một kế hoạch bán hàng sẽ phải trải qua các bước:

1. Phân tích tình huống, thị trường

 Phân tích thị trường gồm những khía cạnh như: Quy mô, sự cạnh tranh, khả năng tăng trưởng, xu hướng thị trường, đối tượng khách hàng, xác định thị trường mục tiêu và dựa trên việc tiến hành data driven giúp doanh nghiệp có thể xác định rõ những trở ngại, điểm mạnh khi tiến hành tiêu thị sản phẩm/dịch vụ. 

Việc phân tích thị trường có thể dựa trên một số quy tắc sau:

• SWOT – Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức) 
• Mô hình quản lý nguồn lực 5M

2. Xác định mục tiêu và đưa ra khung thời gian thực hiện

Một sản phẩm thành công là một sản phẩm không chỉ mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp mà nó còn phải mang lại giá trị sử dụng, tiện ích cho người lao động. Không chỉ vậy, việc xây dựng khung thời gian thực hiện giúp người lao động xác định rõ nhiệm vụ mình phải làm và hoàn thành vào lúc nào, giúp tăng hiệu quả làm việc. 

Để có thể xác định mục tiêu của mình, nhà quản lý có thể sử dụng quy tắc SMART:

S (Specific)- Cụ thể: Giúp minh bạch hóa mục tiêu, tránh gây ra tình trạng nhầm lẫn, chệch hướng khi thực hiện

M ( Measure) – Đo lường: Đo lường chính xác tiến độ triển khai công việc

A (Attainable) – Khả thi: Xây dựng mục tiêu có thể thực hiện được chứ không phải ảo tưởng, bất khả thi

R (Relevant) – Liên quan: Mục tiêu khi lập ra kế hoạch bán hàng phải phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp; liên quan tới sứ mệnh, tầm nhìn của tổ chức. 

T (Time) – Thời gian: Giúp tạo áp lực, cam kết đủ để bạn hoàn thành mục tiêu một cách đúng hạn.

Ví dụ: Tăng tỷ lệ chốt đơn hàng  

S – Specific (Tính cụ thể): Tôi muốn gia tăng tỷ lệ chốt đơn hàng

M – Measurable (Tính đo lường): Tỷ lệ chốt đơn hàng đạt mức ít nhất 70% các cuộc gọi yêu cầu tư vấn sản phẩm

A – Attainable (Tính khả thi): Với khả năng của bộ phận Chăm sóc khách hàng và tính năng vượt trội của sản phẩm so với các đối thủ cạnh tranh, tôi muốn tỷ lệ chốt đơn hàng đạt mức ít nhất 70% các cuộc gọi yêu cầu tư vấn sản phẩm

R – Relevant (Tính liên quan): Nhằm đạt doanh thu vượt trội 

T – Timely (Tính thời điểm): Mục tiêu cần hoàn thành xong trước 31/12/2020 

3. Xây dựng chiến lược

Việc xây dựng chiến lược sẽ phụ thuộc vào mô hình SWOT mà nhà quản trị đã tiến hành phân tích các yếu tố ở trên. Dựa vào phân tích PEST sẽ giúp nhà quản trị có thể ứng dụng ma trận SWOT đã phân tích ở trên thành các yếu tố:

SO( maxi – maxi): Nhằm tận dụng tối đa các lợi thế tạo ra cơ hội

WO( mini – maxi): Khắc phục điểm yếu để có thể phát huy những thế mạnh

ST ( maxi – mini): Tiến hành sử dụng thế mạnh để loại bỏ nguy cơ

WT ( mini – mini): Giả thuyết mọi vấn đề tiêu cực và tập trung nghĩ ra phương án giải quyết  nhằm hạn chế rủi ro. 

Khi tiến hành xây dựng chiến lược, nhà quản lý sẽ tiến hành phân công nhiệm vụ của từng cá nhân và vạch rõ vai trò, trách nhiệm cụ thể của từng đối tượng.

4. Xây dựng ngân sách phù hợp

Việc phân bổ ngân sách luôn là một việc khó xác định bởi sẽ luôn có những vấn đề phụ phát sinh nên kế hoạch chi tiêu ngân sách mà nhà quản lý vẽ ra chỉ mang tính chất “khoảng” đối với một số tiền nhất định. Thông thường, một bảng ngân sách cho việc bán hàng đầy đủ sẽ bao gồm các yếu tố:

Các khoản chi phí cố định: 

• Khấu hao tài sản cố định
• Chi thuê địa điểm
• Chi thuê văn phòng
• Chi phí thuê kho bãi
• Quỹ lương cơ bản (lương cố định) và bảo hiểm xã hội
• Chi phí lãi vay (với các khoản vay trung và dài hạn)
• Chi phí nghiên cứu phát triển, nghiên cứu thị trường (nếu có quy định cụ thể về mức chi hàng năm).
• Các khoản phí và lệ phí cố định hàng tháng, hàng năm (ví dụ chi trả tiền nhượng quyền thương mại, chi trả quyền sử dụng tài sản sở hữu trí tuệ…)
• Chi phí khác: như các khoản chi phí chi trả trọn gói nếu có. Ví dụ chi phí thuê bao hosting, duy trì tên miền, chi phí thuê bao internet, chi phí chi trả các dịch vụ ngoài trọn gói định kỳ (như chi thuê xe, phương tiện định kỳ, thuê dịch vụ vệ sinh, thuê dịch vụ bảo vệ an ninh,…)

Ngân sách chi phí biến đổi

Bao gồm những khoản chi phí thay đổi theo doanh số và sản lượng bán hàng. Các khoản chi phí biến đổi thường bao gồm:

• Chi phí quảng cáo
• Chi phí khuyến mại bán theo các chương trình cụ thể
• Chi phí tiền lương theo năng suất và tiền thưởng
• Các khoản hoa hồng trả cho đại lý, đại diện bán
• Chi phí vận chuyển, bốc xếp
• Chi phí bảo hiểm hàng hoá, bảo hiểm kho bãi…
• Chi phí bảo quản hàng hoá
• Chi phí tiếp khách, đối ngoại
• Chi phí nghiên cứu thị trường (nếu đây là các khoản chi phí phát sinh)
• Chi phí vốn lưu động (với các khoản vay ngắn hạn)
• Chi phí đào tạo, huấn luyện lực lượng bán hàng
• Các chi phí khác

5. Đào tạo và truyền thông nội bộ về sản phẩm 

Việc bán hàng hiệu quả chỉ khi các cá nhân trong cùng một nhóm bán có mối quan hệ tốt với nhau để từ đó việc trao đổi thông tin, thảo luận sẽ thuận tiện. Bên cạnh đó, việc giao tiếp sẽ giúp các thành viên được cung cấp định hướng một cách rõ ràng.

6. Xác định kế hoạch tiếp thị của công ty

 Như đã nêu ở trên, kế hoạch bán hàng là việc kết hợp với kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tiếp thị để giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu. Việc xác định kế hoạch tiếp thị sẽ giúp nhân viên phòng Sales nắm rõ các chương trình khuyến mại của sản phẩm/dịch vụ, các chiến dịch marketing đang chạy để có thể tư vấn, giải đáp thắc mắc cho khách hàng. Thông thường, bên cạnh một kế hoạch tiếp thị sẽ có ưu đãi cho hành vi tiếp thị theo cách truyền miệng của người tiêu dùng. 

Ví dụ: Giảm giá 20% khi đi từ 2 người, Giảm 10% cho lần sử dụng tiếp theo.

7. Xác định kế hoạch hành động, xây dựng kế hoạch dự phòng

Tóm tắt kế hoạch để đạt được từng mục tiêu cụ thể,  các hoạt động có thể mô tả theo 5W – 2H

Xây dựng kế hoạch dự phòng trong trường hợp có các vấn đề phát sinh xảy ra: Thông thường, ở các doanh nghiệp có quy mô nhỏ lẻ, việc xây dựng kế hoạch dự phòng thường không được để ý đến. Một kế hoạch dự phòng phải đáp ứng được các yêu cầu sau: 

• Tham khảo bảng đánh giá rủi ro và chọn các kịch bản có khả năng gây thiệt hại nhất hoặc nhiều khả năng xảy ra nhất mà bạn muốn lập kế hoạch. Sau đó, vạch ra những gì sẽ xảy ra trong từng trường hợp  

Hãy nhắm đến một loạt các tình huống – ví dụ: tấn công mạng, nhân viên vắng mặt kéo dài, trục trặc CNTT, mất nhà cung cấp, mất điện nghiêm trọng hoặc các vấn đề về cấu trúc với cơ sở kinh doanh.

• Điều gì sẽ khiến bạn phải thực hiện kế hoạch dự phòng của mình. Nếu có kế hoạch về tuyết rơi dày đặc, nó sẽ được kích hoạt bởi cảnh báo thời tiết khắc nghiệt hay chỉ do tuyết rơi thực sự? Một sự kiện cũng có thể có nhiều trình kích hoạt, mỗi trình kích hoạt bắt đầu một phần khác nhau trong kế hoạch.
• Tổng quan ngắn gọn về chiến lược mà bạn sẽ tuân theo để đáp ứng sự kiện. Điều này cung cấp bối cảnh cho các hành động mà bạn yêu cầu mọi người thực hiện. Xác định những người cần biết về những gì đã xảy ra
• Trách nhiệm chính: Xác định ai chịu trách nhiệm cho từng yếu tố của kế hoạch, ai sẽ phụ trách ở mỗi giai đoạn và những gì bạn mong đợi họ hoàn thành.

Xem thêm: TẢI MIỄN PHÍ bộ kế hoạch bán hàng mẫu chi tiết cho mọi ngành nghề

8. Đo lường kết quả công việc thực hiện được

Có lẽ, chỉ số đô lường hiệu quả công việc phổ biến nhất mà bạn biết chính là KPIs. Để có thể hiểu thêm về Bảng đánh giá KPIs và nhà quản trị phải sử dụng kỹ năng quản lý của mình để có thể đo lường được kết quả làm việc của các cá nhân một cách chính xác nhất.

Không có một khung kế hoạch nào cụ thể cho các doanh nghiệp. Dựa vào tình hình kinh doanh, mô hình và sản phẩm của công ty mà mỗi tổ chức sẽ có một kế hoạch bán hàng cụ thể. Vì vậy, nhà quản trị phải dựa trên kinh nghiệm và chuyên môn để có thể xây dựng một khung kế hoạch bán hàng phù hợp nhất cho tổ chức mình. 

III. 5 vấn đề thường gặp phải khi lập kế hoạch bán hàng

1. Không xác định được nhu cầu, mong muốn của khách hàng

Một công ty làm ăn hiệu quả là một công ty hiểu rõ nhu cầu của khách hàng. Để có thể xác định được nhu cầu, xu thế thị trường, các tổ chức thường tiến hành thu thập dữ liệu dựa trên tín hiệu thị trường hoặc qua các hành động khảo sát nhu cầu của người tiêu dùng: Tạo cuộc khảo sát online, gọi điện,… Và khi đã thu thập được số lượng dữ liệu yêu cầu, doanh nghiệp sẽ tiến hành phân tích và kết hợp nó với kế hoạch bán hàng của mình để tạo ra chiến dịch bán hiệu quả nhất có thể.

2. Không xác định được các thử thách mà doanh nghiệp phải đối mặt.  

Một kế hoạch bán hàng hiệu quả sẽ nêu ra những vấn đề mà tổ chức phải đối mặt với đối thủ cạnh tranh. Bên cạnh đó, nó còn đề ra những khó khăn mà công ty sẽ gặp phải trong quá trình chạy chiến dịch bán hàng. Việc nắm rõ những thách thức có thể gặp phải và sẽ gặp phải sẽ giúp sẽ giúp nhà quản trị xây dựng chiến lược hiệu quả hơn. 

3. Không nhận được phản hồi, đánh giá từ những người liên quan để xây dựng chiến lược phù hợp

Trong quá trình xây dựng kế hoạch bán hàng, việc lập ra một kế hoạch và xin ý kiến nhận xét của những người có kinh nghiệm là vô cùng quan trọng. Kế hoạch bán hàng là một tập hợp các ý tưởng từ một loạt các thành viên thuộc nhóm bán hàng và tiếp thị. Tổng hợp từ những kinh nghiệm mà các cá nhân tích lũy được trong quá trình làm việc, ta sẽ có một kế hoạch chính xác, cụ thể và hiểu rõ hành vi tiêu dùng, chân dung khách hàng mục tiêu.

4. Mục tiêu xác định là các mục tiêu ảo, không phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp

Xu thế đưa ra các giả định thường dựa vào trực giác. Nhưng, trong thời kỳ số hóa như hiện tại, khi nhu cầu người tiêu dùng ngày càng tăng lên và việc doanh nghiệp cần làm chính là sử dụng data driven để có thể đưa ra các quyết định một cách chính xác. Vì vậy, các nhà quản trị nên đưa ra những mục tiêu đã được “số hóa” và xây dựng mục tiêu dựa trên nguyên tắc SMART đã nêu ở trên.

Ví dụ: Tăng doanh số lên 150% so với tháng trước chứ không phải mục tiêu của kế hoạch bán hàng là Tăng doanh số

5. Không xác định đúng thị trường mục tiêu mà doanh nghiệp hướng tới

Để có một chiến dịch bán hàng hiệu quả, việc xác định đúng thị trường với tệp khách hàng mục tiêu là vô cùng quan trọng. Để có một chiến dịch bán hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định đúng “thị trường ngách” của họ. Thông thường, những công ty có quy mô vừa và nhỏ sẽ tập trung nhiều hơn vào “thị trường ngách” của họ bởi số lượng nhân sự, nguồn lực có hạn cho nên họ sẽ không thể tranh giành thị trường to với các “ông lớn” trong ngành. Với việc xác định đúng thị trường “ngách” mà tổ chức hướng tới sẽ giúp họ dần có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. 

Ví dụ: Thành công nhất trong việc tấn công thị trường ngách mà ta có thể kể đến Roll-Royce – phân khúc doanh nhân thích xe hơi hạng sang

IV. Mẫu bản Kế hoạch bán hàng hoàn chỉnh theo ngành

Một bản kế hoạch bán hàng cần thể hiện các nội dung cơ bản sau: 

Mẫu kế hoạch bán hàng của ngành hàng thời trang

Vì là ngành hàng thời trang nên sẽ có nhiều hình thức bán hàng hơn: Bán hàng trực tiếp tại cửa hàng, bán hàng trên các trang thương mại điện tử, bán hàng trên các kênh social. Một bản kế hoạch bán hàng thời trang đầy đủ phải gồm các yếu tố: Sản phẩm và dịch vụ, Ngân sách cho các hạng mục, số lượng sản phẩm dự tính, mô tả chi tiết chiến dịch, deadline đề xuất, chỉ số hoạt động quan trọng.

Kế hoạch bán hàng của ngành hàng thực phẩm, kinh doanh ăn uống

Tùy vào từng kế hoạch bán hàng khác nhau sẽ có những mục phù hợp và mục không phù hợp riêng biệt. Nhưng, để có thể coi là một bản kế hoạch bán hàng có hiệu quả, nó phải phù hợp các yêu cầu sau:

• Thể hiện rõ mục tiêu cần đạt được trong khoảng thời gian cụ thể
• Các chương trình, hoạt động cần sử dụng để đạt được mục tiêu
• Ngân sách cùng dùng để có thể hoàn thành chiếc lược, mục tiêu
• Phân công rõ rừng nhiệm vụ của các cá nhân trong 1 nhóm bán hàng
• Các chỉ tiêu, các thước đo được sử dụng để đánh giá hiệu quả làm việc

Xem thêm: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh – Hướng dẫn cách đọc và phân tích chỉ số

V. Liên hệ với giải pháp CRM của 1Office

Với việc sử dụng tính năng CRM của phần mềm quản lý công việc 1Office, doanh nghiệp của bạn sẽ đạt được những lợi ích sau: