Làm thế nào để quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ

Làm kinh doanh, buôn bán nhưng bạn chưa biết quản lý dòng tiền như thế nào cho hiệu quả, chính xác. Trong thời đại kinh doanh đầy biến động như hiện nay, quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ đòi hỏi những yêu cầu gì? Cùng 1Office tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

Tầm quan trọng của quản lý thu chi nội bộ trong doanh nghiệp nhỏ

Quản lý thu chi nội bộ hiểu đơn giản là việc bạn quản lý về nguồn thu, chi, vốn cho doanh nghiệp. Bạn phân tích các thông tin phản ánh về dòng tiền, tình hình tài chính của doanh nghiệp. Từ đó đưa ra kế hoạch chi tiêu, kinh doanh phù hợp. Bạn còn phải xây dựng kế hoạch thu chi dài, ngắn hạn. Để duy trì, ổn định việc kinh doanh và thu hút vốn đầu tư cho doanh nghiệp.

Tránh quá tải công việc của kế toán

Thông thường, những doanh nghiệp lớn có đội ngũ riêng để phân tích tài chính, kinh doanh. Trong khi đó, chủ doanh nghiệp nhỏ phải tự làm tất cả hoặc là giao cho kế toán quản lý. Điều này làm cho chủ doanh nghiệp nhỏ bị quá tải công việc. Nhân viên kế toán không đủ kiến thức chuyên môn phân tích tình hình tài chính. Dù bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ hay nhân viên kế toán thì cũng nên hiểu rõ về tầm quan trọng quản lý thu chi.

Dễ dàng thống kê dòng tiền để cân đối lợi nhuận

Nếu bạn kinh doanh mà không biết công ty đang có bao nhiêu vốn để mua nguyên liệu cho phù hợp. Bạn muốn so sánh doanh thu khi bán ở cửa hàng với khi bán trực tuyến qua kênh bán hàng nhưng việc so sánh mất nhiều thời gian. Việc quản lý thu, chi sẽ giúp bạn dễ dàng hơn khi thống kê lại. 

• Chủ doanh nghiệp nhỏ có thể biết được doanh nghiệp mình có đang tạo ra lợi nhuận hay không. Giúp quyết định có thể chi trả các khoản thuê cửa hàng hoặc văn phòng, mua hàng tồn kho, trả lương nhân viên hay mua sắm thiết bị, …
• Các thông tin tài chính được cập nhật kịp thời giúp người quản lý đưa ra các kế hoạch kinh doanh phù hợp. Từ đó, tiếp cận thị trường tốt hơn. Ngoài ra, còn giúp chủ doanh nghiệp nhỏ quyết định sản phẩm, dịch vụ và thị trường nào có lợi nhuận.

Quản lý kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ hiệu quả sẽ cung cấp cho bạn các công cụ để đưa ra lộ trình phát triển phù hợp trong tương lai, điều chỉnh hướng đi khi cần thiết.

Những sai lầm khi quản lý thu chi nội bộ trong doanh nghiệp nhỏ

Quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ theo cách thủ công

Đối với doanh nghiệp nhỏ, việc quản lý thu chi nội bộ thủ công khá phù hợp. Bạn có thể thực hiện dễ dàng mà cần ít trình độ và kỹ năng cao siêu. Nhưng quản lý bằng cách thủ công dễ gây thất thoát và ảnh hưởng đến hiệu quả cửa hàng. Mọi giao dịch liên quan đến tiền như bán hàng, xuất hàng, nhập kho, đổi trả sản phẩm,… bạn  đều phải tự quản lý. 

Nhầm lẫn về nguồn doanh thu

Trong quá trình kê khai số liệu kinh doanh, bạn có thể dễ xác định sai nguồn doanh thu. Bạn không nắm rõ về các khoản thu chi. Bạn phải tự cập nhật về phiếu thu, chi và tự xử lý các vấn đề phát sinh. Từ đó ảnh hưởng rất lớn đến việc thu chi nội bộ trong công ty bạn.

Tính toán thiếu chi phí

Tự kiểm kê các loại thu chi như điện nước, nhập hàng, khấu hao thiết bị,… Bạn dễ bị thiết sót số liệu dẫn đến kết quả doanh thu không chính xác.

Chậm trễ thanh toán

Việc khách hàng chậm chi trả hay nợ tiền, dù số tiền không nhỏ nhưng cũng đủ gây trở ngại không ít tới doanh nghiệp. Không phải nhà cung cấp nào cũng đủ thời gian chờ đợi khoản tiền cần thanh toán. Điều này sẽ ảnh hưởng tới hình ảnh doanh nghiệp và có thể trong tương lai họ không hợp tác cùng.

Có thể thấy, khâu quản lý thu chi rất quan trọng vì nó giúp cho người chủ cửa hàng nắm bắt được tình hình kinh doanh. Hạn chế được những tiêu cực, thất thoát có thể xảy ra trong quá trình hoạt động. Vậy làm gì để quản lý thu chi cho doanh nghiệp nhỏ hiệu quả.

Đọc thêm: 6 khó khăn hay gặp phải khi quản lý cửa hàng tạp hóa

Để giảm thiểu những sai lầm trên, bạn có thể tham khảo phần mềm1Office – Giải pháp tổng thể quản trị thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ qua nút dưới đây

Cách quản lý thu chi nội bộ trong doanh nghiệp nhỏ

Quản lý các dòng tiền

Mỗi một năm doanh nghiệp của bạn có nhiều khoản cần chi thu. Vì vậy cần phải kiểm soát chặt chẽ dòng tiền. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải biết cách quản lý các dòng tiền của mình. Đây là một số cách để quản lý dòng tiền:

• Chia tiền cho nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau. Mỗi tài khoản quản lý một khoản tiền: Tiền lương, tiền thu nợ. Việc làm này sẽ loại bỏ những chi phí không cần thiết và là một phương pháp kiểm soát nội bộ tốt.
• Thương lượng với các ngân hàng về điều kiện tốt nhất có thể về phí, lãi suất của các tài khoản. Bên cạnh đó, bạn cũng cần quản lý các tài khoản ngân hàng chặt chẽ. Giám sát biến động số dư thường xuyên. Khi có chênh lệch trong tài khoản cần đối chiếu và theo dõi ngay. 
• Nên tối ưu hóa các khoản thanh toán cho nhà cung cấp bằng việc sử dụng điều kiện tín dụng và lập trình thanh toán đúng hạn. Và nên tận dụng khoản chiết khấu khi thanh toán sớm.

Kiểm soát việc sử dụng các tài sản

Khi quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ, các chi phí liên quan đến việc sử dụng tài sản cũng cần được quản lý chặt chẽ. Một số lưu ý bạn cần kiểm soát về tài sản của công ty là:

• Tắt hoặc chỉ sử dụng các vật dụng tiêu tốn năng lượng khi thực sự cần thiết. Có thể hãy sử dụng các vật dụng tắt tự động khi không có người sử dụng.
• Quản lý việc sử dụng các thiết bị văn phòng, lập biên bản bàn giao tránh việc hư hỏng, thất thoát tài sản.
• Một số vật dụng chỉ thỉnh thoảng sử dụng nên tính đến phương án thuê bên ngoài. 

Chương trình cắt giảm chi phí

Đây là vấn đề nên được cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo mọi lợi ích và tránh được rủi ro. Doanh nghiệp của bạn nên áp dụng linh động để có hiệu quả tốt nhất. Vài cách giảm chi phí dưới đây bạn có thể tham khảo: 

• Thuê cộng tác viên, nhân viên thời vụ để tiết kiệm chi phí
• Tìm hiểu kỹ về nhà cung cấp để có mức giá ưu đãi
• Tận dụng tối đa dữ liệu, hạn chế chi phí tối đa
• Đàm phán chi phí về thẻ tín dụng cho doanh nghiệp của bạn 

Sử dụng phần mềm quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ

Sử dụng công nghệ thay con người quản lý thu chi cũng là một trong những cách giúp cắt giảm chi phí hiệu quả. Phần mềm không chỉ giúp bạn tiết kiệm được một khoản tiền lớn để thuê nhân công mà còn giải quyết những mặt hạn chế và sai sót của con người.

Thu chi nội bộ là yếu tố quan trọng doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ trong quá trình kinh doanh. Để quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ hiệu quả, bạn có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ. 1Office là giải pháp tổng thể quản lý doanh nghiệp. Phần mềm tích hợp cả tính năng quản lý thu chi chi tiết, báo cáo nâng cao đến từng chủ doanh nghiệp. Giúp bạn quản lý doanh thu bán hàng chính xác và nhanh chóng.

Phần mềm quản lý thu chi nội bộ 1Office

Quản lý thu – chi của từng cá nhân

Với phần mềm thu chi nội bộ 1Office, chủ doanh nghiệp nhỏ có thể dễ dàng tính toán chi phí hoạt động của từng phòng ban, từng nhân sự. Mọi hoạt động thu chi đều được cập nhật rõ ràng, đầy đủ trên hệ thống.

Quản lý thu – chi từ hợp đồng khách hàng

Thay vì tốn thời gian vào việc kiểm kê, thuê nhân viên đối chiếu. 1Office giúp các chủ doanh nghiệp dễ dàng hơn khi quản lý số lượng lớn các giao dịch đơn hàng gắn với từng khách hàng. 

Quản lý thu – chi tổng hợp theo tháng

Bức tranh toàn cảnh về hiện trạng chi tiêu của tháng sẽ được cập nhật trên phần mềm 1Office. Bạn sẽ nắm bắt chặt chẽ tất cả khoản thu, khoản chi. Từ đó, bạn dễ dàng biết được ngân sách đã vượt bao nhiêu, dễ dàng tính toán được lỗ, lãi. 

Cập nhanh chóng, chính xác – quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ

Với giao diện dễ dàng sử dụng, 1Office giúp bạn quản lý mọi khoản thu – chi trên cùng một hệ thống. Cập nhật tức thời mọi hoạt động của dòng tiền. Hơn hết, 1Office minh bạch từng khoản thu, chi. Bảo mật tuyệt đối thông tin. Tiết kiệm tối đa thời gian khởi tạo, phê duyệt, chi phí giấy tờ, mực in và thiết bị lưu trữ. 

Trên đây là cách quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ hiệu quả. Với sự ra đời của phần mềm, việc quản lý thu chi sẽ dễ dàng hơn. Nếu cần tư vấn thêm hãy liên lạc với 1Office qua 083 483 8888 hoặc đăng kí trải nghiệm ngay tại đây.

Xem thêm: 5 cuốn sách hay về quản trị doanh nghiệp

Tổng hợp mẫu quy trình bàn giao công việc Excel chuẩn