Vận hành không giấy – Xu hướng công nghệ lên ngôi trong mùa dịch

Đại dịch đã làm ảnh hưởng tới hoạt động của nhiều ngành nghề khác nhau nhưng cũng là chất xúc tác khiến nhiều xu hướng công nghệ phát triển. Trong số đó, xu hướng “vận hành không giấy” – chuyển dịch hoàn toàn mô hình làm việc truyền thống lên môi trường số ngày càng lên ngôi.

Thay đổi cách thức vận hành để thích ứng với thời cuộc

Cách quản lý và làm việc truyền thống, phụ thuộc vào giấy tờ như trước đây bộc lộ nhiều bất cập. Nó đòi hỏi người quản lý phải có mặt tại văn phòng để giải quyết trực tiếp hay phê duyệt hồ sơ giấy tờ. 

Thuật ngữ “vận hành không giấy” lần đầu tiên được sử dụng trong thương mại bởi Micronet – một công ty thiết bị văn phòng tự động vào năm 1978 tại Mỹ. Sau đó, nó trở thành một xu hướng phổ biến tại các nước phát triển từ những năm 2000. Với mô hình này, mọi thủ tục, văn bản, chứng từ đều được số hoá và quản lý trên nền tảng đám mây. Tất cả công đoạn truy xuất, theo dõi, phê duyệt và báo cáo cũng được quản lý đồng bộ trên một nền tảng. Hình thức này sở dĩ được ưa chuộng và đưa vào áp dụng rộng rãi bởi nó đáp ứng yêu cầu đề ra là giảm văn bản giấy, tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng công việc. 

Ngay tại Việt Nam, khái niệm này gần đây cũng đã được quảng bá rộng rãi và bắt đầu được một số doanh nghiệp chú ý áp dụng. Đặc biệt là trong bối cảnh giãn cách xã hội gần đây, các hoạt động giao vận hàng hóa giấy tờ gặp rất nhiều khó khăn, vận hành và giao dịch trực tuyến là giải pháp hữu hiệu mà các doanh nghiệp lựa chọn trong thời điểm này. Đây cũng chính là “thời điểm vàng” để doanh nghiệp chuyển dịch sang mô hình văn phòng không giấy, đảm bảo lợi ích ngắn hạn và dài hạn cho toàn thể công ty. Đây được xem là khuynh hướng sẽ phát triển mạnh trong tương lai gần.

“Kháng thể số” giúp doanh nghiệp vượt qua đại dịch

Đón đầu xu hướng, 1Office – Nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể một cách toàn diện đã ra mắt giải pháp Chữ ký số 1CA. Đây là một trong những tính năng chiến lược của hệ sinh thái quản trị 1Office, đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số các quy trình hoạt động, đảm bảo vận hành liên tục, kinh doanh xuyên suốt trong bối cảnh hiện nay. 

Chia sẻ về giải pháp số trong buổi hội thảo “Bỏ ký tay – Thay ký số” tổ chức bởi 1Office ngày 28/8 vừa qua, ông Lê Việt Thắng, CEO 1Office cho biết: “Giải pháp Chữ ký số 1CA ra đời với mục đích hướng tới xây dựng doanh nghiệp vận hành không giấy tờ. Từ đó đảm bảo 5K trong kinh doanh: Không chậm trễ – Ký số – Không giảm hiệu suất – Không lãng phí – Không cô đơn”.

Điểm nổi trội và ưu việt nhất ở 1CA là có thể tích hợp ngay trên quy trình công việc. Người dùng hoàn toàn có thể thực hiện thao tác ký ngay trên công việc quy trình bằng cách Upload file hoặc thực hiện ký trên File có sẵn. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp giao dịch với khách hàng kịp thời mà còn có thể giải quyết hiệu quả các nghiệp vụ nội bộ.

Qua quá trình vận hành thử nghiệm tại 1Office, giải pháp ký số 1CA đã đem lại nhiều hiệu quả thiết thực: tiết kiệm tới 70% thời gian thao tác và 90% chi phí in ấn, lưu trữ. Các chứng từ được ký duyệt nhanh chóng, chỉ bằng 1/10 thời gian khi phải xử lý thủ công giúp đảm bảo quá trình vận hành trơn tru, liên tục, thúc đẩy hiệu quả kinh doanh. 

Bên cạnh đó, 1CA có thể giải quyết triệt để bài toán ký số với tất cả các loại văn bản, chứng từ của doanh nghiệp – trong khi các phần mềm chữ ký số độc lập hiện nay chỉ đáp ứng được các giao dịch thương mại, văn bản thủ tục nhà nước mà không ký được chứng từ nội bộ. 

Việc ứng dụng chữ ký số 1CA trên nền tảng quản lý tổng thể sẽ tạo ra “kháng thể số” cần thiết cho cách thức vận hành không chạm, không giấy tờ, giúp doanh nghiệp chủ động thích ứng, duy trì kinh doanh đồng thời tiết kiệm chi phí. Không  chỉ mang lại hiệu quả ở hiện tại, “kháng thể số” này sẽ có tác dụng lâu dài đối với sức khỏe doanh nghiệp, nâng cao hiệu suất vận hành ngay cả khi đại dịch đã qua đi. 

Hiện nay, 1Office đang triển khai chương trình ưu đãi đặc biệt nhằm đồng hành với các doanh nghiệp Việt vượt qua đại dịch:

• Đối với khách hàng mới: Tặng ngay 3 THÁNG dịch vụ chữ ký số
• Đối với các khách hàng đã sử dụng 1Office: Miễn phí sử dụng Chữ ký số ĐẾN HẾT NĂM 2021

Đây là hỗ trợ rất thiết thực giúp thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong tình thế phải vận hành từ xa. 

Đăng ký để được tư vấn hỗ trợ và nhận ưu đãi dành cho doanh nghiệp đến hết năm 2021 tại Website: 1office.vn hoặc

Hotline: 083 483 8888