13/11/2026 
6 lượt xem 
Tóm tắt nhanh
Để áp dụng quy trình mua sắm trực tiếp đúng quy định, chủ đầu tư cần nắm rõ các điều kiện lựa chọn nhà thầu, trình tự thực hiện và yêu cầu về hồ sơ. Bài viết tổng hợp những nội dung trọng tâm theo Nghị định 214/2025/NĐ-CP, bao gồm:
- 4 điều kiện áp dụng: Căn cứ hợp đồng trước đó, giới hạn khối lượng dưới 130%, yêu cầu về đơn giá và thời hạn không quá 12 tháng.
- 6 bước thực hiện: Từ lập hồ sơ yêu cầu, đánh giá đề xuất đến phê duyệt kết quả và ký kết hợp đồng.
- Hồ sơ cần chuẩn bị: Checklist tài liệu theo từng giai đoạn, giúp thuận tiện kiểm tra và đối chiếu.
- Tình huống minh họa: Cách xác định khối lượng, đơn giá và thời hạn khi mua bổ sung hàng hóa.
- 5 sai sót thường gặp: Những điểm cần lưu ý để hạn chế vướng mắc và kiểm soát hiệu quả quá trình mua sắm.
Giới thiệu
Khi phát sinh nhu cầu mua bổ sung hàng hóa từ hợp đồng đã ký, liệu chủ đầu tư có thể áp dụng ngay hình thức mua sắm trực tiếp? Theo Luật Đấu Thầu, việc lựa chọn hình thức này phải đáp ứng những điều kiện cụ thể, đặc biệt là giới hạn khối lượng dưới 130% và thời hạn không quá 12 tháng.
Cùng 1Office tìm hiểu quy trình mua sắm trực tiếp theo Nghị định 214/2025/NĐ-CP, từ điều kiện áp dụng, các bước thực hiện đến cách chuẩn bị hồ sơ đúng quy định.
1. Mua sắm trực tiếp là gì? Những trường hợp được phép áp dụng
Để xác định đúng phạm vi áp dụng, bạn cần làm rõ đặc điểm và sự khác biệt giữa hình thức này với các phương thức lựa chọn nhà thầu khác.
1.1. Mua sắm trực tiếp theo quy định của Luật Đấu thầu: Đặc điểm và căn cứ áp dụng
Mua sắm trực tiếp được áp dụng khi chủ đầu tư có nhu cầu mua hàng hóa tương tự gói thầu đã được lựa chọn thông qua đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế.
Hình thức này có những đặc điểm chính:
- Có kết quả lựa chọn nhà thầu và hợp đồng trước đó làm căn cứ.
- Áp dụng đối với hàng hóa có yêu cầu tương tự.
- Bị giới hạn về số lần, khối lượng và thời hạn.
- Phải đáp ứng yêu cầu về đơn giá và giá thị trường.
Điều kiện quan trọng của mua sắm trực tiếp là gói thầu trước đó phải được lựa chọn qua đấu thầu rộng rãi hoặc hạn chế. Vì vậy, chủ đầu tư cần đối chiếu các bước mời thầu, đánh giá hồ sơ và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu để xác định đúng căn cứ của hợp đồng đã ký.
1.2. Phạm vi áp dụng và các gói thầu phù hợp với hình thức mua sắm trực tiếp
Mua sắm trực tiếp phù hợp với các gói thầu mua hàng hóa tương tự thuộc dự án hoặc dự toán mua sắm của cùng chủ đầu tư hoặc chủ đầu tư khác.
Một số tình huống có thể xem xét áp dụng bao gồm:
- Mua bổ sung thiết bị, vật tư tương tự hàng hóa đã trúng thầu.
- Tiếp tục mua hàng hóa cùng loại phục vụ hoạt động của đơn vị.
- Mua sắm hàng hóa tương tự dựa trên hợp đồng của chủ đầu tư khác khi đáp ứng điều kiện.
Ví dụ, một đơn vị đã đấu thầu rộng rãi để mua thiết bị văn phòng. Khi phát sinh nhu cầu mua thêm thiết bị tương tự, đơn vị có thể xem xét mua sắm trực tiếp nếu gói thầu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo Luật Đấu thầu.
1.3. Phân biệt mua sắm trực tiếp với chỉ định thầu và chào hàng cạnh tranh
Dù đều là hình thức lựa chọn nhà thầu, mua sắm trực tiếp, chỉ định thầu và chào hàng cạnh tranh có phạm vi và căn cứ áp dụng khác nhau.
| Tiêu chí | Mua sắm trực tiếp | Chỉ định thầu | Chào hàng cạnh tranh |
| Căn cứ áp dụng | Gói thầu hàng hóa tương tự đã có kết quả đấu thầu trước | Các trường hợp được pháp luật cho phép chỉ định | Gói thầu đáp ứng điều kiện chào hàng cạnh tranh |
| Yêu cầu hợp đồng trước | Có | Không phải điều kiện chung | Không phải điều kiện chung |
| Cách lựa chọn | Đánh giá nhà thàu theo hồ sơ yêu cầu | Thực hiện quy trình chỉ định tương ứng | Tổ chức cạnh tranh theo quy định |
| Phạm vi | Mua sắm hàng hóa tương tự | Tùy trườn hợp được chỉ định | Hàng hóa, dịch vụ hoặc xây lắp thuộc phạm vi quy định |
Mua sắm trực tiếp trong Luật Đấu thầu cũng cần được phân biệt với chuỗi bước đề xuất, đặt mua, tiếp nhận và thanh toán hàng hóa trong doanh nghiệp. Quy trình mua hàng nội bộ phục vụ quản lý giao dịch, còn mua sắm trực tiếp là hình thức lựa chọn nhà thầu có điều kiện pháp lý riêng.
2. 4 điều kiện cần đáp ứng khi áp dụng hình thức mua sắm trực tiếp
Theo khoản 2 Điều 25 Luật Đấu thầu, quy trình mua sắm trực tiếp phải đáp ứng đồng thời 4 điều kiện về hợp đồng trước đó, số lần và khối lượng mua sắm, đơn giá và thời hạn áp dụng. Đây là những nội dung cần kiểm tra trước khi lập hồ sơ yêu cầu.
Bảng tổng hợp 4 điều kiện mua sắm trực tiếp
| Điều kiện | Yêu cầu kiểm tra |
| Gói thầu trước | Trúng thầu qua đấu thầu rộng rãi hoặc hạn chế và đã ký hợp đồng |
| Số lần, khối lượng | Áp dụng một lần theo quy định; từng hạng mục nhỏ hơn 130% |
| Đơn giá | Không vượt đơn giá tương ứng trước đó và phù hợp với giá thị trường |
| Thời gian | Từ ngày ký hợp đồng trước đến ngày phê duyệt kết quả không quá 12 tháng |
Chỉ khi đáp ứng đồng thời các điều kiện trên, chủ đầu tư mới có cơ sở xem xét triển khai quy trình mua sắm trực tiếp.
Điều kiện 1: Kết quả lựa chọn nhà thầu và hợp đồng đã ký trước đó
Gói thầu làm căn cứ mua sắm trực tiếp phải có nhà thầu đã trúng thầu thông qua đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế và đã ký hợp đồng thực hiện.
Chủ đầu tư cần đối chiếu các thông tin về:
- Hình thức lựa chọn nhà thầu của gói thầu trước.
- Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
- Hợp đồng đã ký với nhà thầu.
- Danh mục, đặc tính và yêu cầu kỹ thuật của hàng hóa.
- Sự tương đồng giữa hàng hóa dự kiến mua và hàng hóa thuộc gói thầu trước.
Khi kiểm tra hợp đồng gốc, chủ đầu tư cần rà soát cả những thỏa thuận sửa đổi hoặc bổ sung được xác lập kèm theo hợp đồng, nếu có.
Kết quả chỉ định thầu hoặc chào hàng cạnh tranh trước đó không đáp ứng điều kiện về hình thức lựa chọn nhà thầu làm căn cứ mua sắm trực tiếp theo điểm a khoản 2 Điều 25.
Điều kiện 2: Giới hạn số lần áp dụng và khối lượng mua sắm dưới 130%
Chủ đầu tư chỉ được thực hiện quy trình mua sắm trực tiếp một lần đối với các loại hàng hóa thuộc gói thầu theo quy định. Đồng thời, khối lượng từng hạng mục công việc phải nhỏ hơn 130% so với khối lượng hạng mục tương ứng trong gói thầu đã ký hợp đồng trước đó, không bao gồm khối lượng của tùy chọn mua thêm nếu có.
Ví dụ, gói thầu trước đã ký hợp đồng mua 100 máy tính. Khi xem xét mua sắm trực tiếp hàng hóa tương ứng:
- 100 máy: Không vượt giới hạn khối lượng.
- 120 máy: Nhỏ hơn 130% khối lượng trước đó.
- 130 máy: Không đáp ứng điều kiện nhỏ hơn 130%.
Điều kiện 3: Yêu cầu về đơn giá mua sắm và mức giá thị trường
Theo điểm c khoản 2 Điều 25 Luật Đấu thầu, đơn giá các phần việc thuộc gói thầu mua sắm trực tiếp không được vượt đơn giá tương ứng của gói thầu đã ký trước đó, đồng thời phải phù hợp với giá thị trường tại thời điểm hoàn thiện hợp đồng.
Khi kiểm tra đơn giá, chủ đầu tư phải làm các việc sau:
- Đối chiếu đơn giá từng loại hàng hóa với hợp đồng trước.
- Kiểm tra sự tương ứng về quy cách và yêu cầu kỹ thuật.
- Xem xét mức giá thị trường tại thời điểm hoàn thiện hợp đồng.
- Kiểm tra các yếu tố về thuế và điều kiện giao hàng có ảnh hưởng đến giá.
Bên cạnh đơn giá hàng hóa, chủ đầu tư cần làm rõ điều kiện giao nhận và các khoản cước, phụ phí phát sinh trong quá trình vận chuyển. Những khoản này ảnh hưởng đến tổng chi phí mua sắm và cần được xem xét riêng khi so sánh các phương án cung ứng.
Đặc biệt, Điều 82 Nghị định 214/2025/NĐ-CP có quy định cách xử lý đơn giá trong trường hợp thay đổi quy định về thuế giá trị gia tăng. Chủ đầu tư cần áp dụng đúng quy định này khi phát sinh tình huống tương ứng.
Điều kiện 4: Thời hạn áp dụng mua sắm trực tiếp không quá 12 tháng
Thời gian từ ngày ký hợp đồng của gói thầu trước đến ngày phê duyệt kết quả mua sắm trực tiếp không được quá 12 tháng.
Ví dụ, hợp đồng gói thầu trước được ký ngày 15/03/2026. Chủ đầu tư cần bảo đảm ngày phê duyệt kết quả mua sắm trực tiếp nằm trong giới hạn 12 tháng tính từ thời điểm ký hợp đồng đó.
Mốc kiểm tra là ngày phê duyệt kết quả mua sắm trực tiếp, không phải ngày phát hành hồ sơ yêu cầu hoặc ngày ký hợp đồng mới.
3. Quy trình mua sắm trực tiếp theo Nghị định 214/2025/NĐ-CP
Quy trình mua sắm trực tiếp theo điều luật này được thực hiện từ khâu chuẩn bị hồ sơ yêu cầu đến đánh giá hồ sơ đề xuất, phê duyệt kết quả và ký kết hợp đồng. Có thể hệ thống thành 6 bước để thuận tiện tổ chức thực hiện và kiểm soát hồ sơ.
Bước 1: Lập và phê duyệt hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp
Trước hết, chủ đầu tư tổ chức lập hồ sơ yêu cầu trên cơ sở gói thầu dự kiến mua sắm và các thông tin của gói thầu đã thực hiện trước đó.
Hồ sơ cần thể hiện:
- Thông tin tóm tắt về dự án, dự toán mua sắm và gói thầu.
- Yêu cầu cập nhật tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu.
- Tiến độ cung cấp hàng hóa.
- Cam kết về quy cách kỹ thuật và chất lượng.
- Yêu cầu về đơn giá hàng hóa.
- Các nội dung cần thiết khác phục vụ đánh giá đề xuất.
Để việc chuẩn bị hồ sơ thuận tiện hơn, doanh nghiệp nên thống nhất cách ghi nhận nhu cầu, số lượng hàng hóa, chi phí dự kiến và trách nhiệm của bộ phận đề xuất.
Đây cũng là những thông tin quan trọng khi lập phiếu đề xuất mua hàng và trình phê duyệt nhu cầu mua sắm, giúp hạn chế việc phải bổ sung hoặc đối chiếu lại dữ liệu trong quá trình xử lý nội bộ.
Bước 2: Phát hành hồ sơ yêu cầu đến nhà thầu được lựa chọn
Tiếp đến, hồ sơ yêu cầu này sẽ được phát hành cho nhà thầu đã trúng thầu và ký hợp đồng trước đó. Trường hợp nhà thầu này không có khả năng tiếp tục thực hiện hoặc không đồng ý thực hiện, chủ đầu tư lựa chọn theo thứ tự ưu tiên quy định tại khoản 3 Điều 82:
- Nhà thầu có tên trong danh sách xếp hạng của gói thầu trước đó.
- Nhà thầu khác đáp ứng điều kiện tại khoản 3 Điều 25 Luật Đấu thầu.
Việc lựa chọn nhà thầu thay thế cần bảo đảm các yêu cầu tương ứng về năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật và giá. Chủ đầu tư cần lưu lại căn cứ lựa chọn để phục vụ kiểm tra.
Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ đề xuất và kiểm tra tính hợp lệ
Sau khi nhận hồ sơ yêu cầu, nhà thầu chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất theo yêu cầu.
Chủ đầu tư tổ chức tiếp nhận hồ sơ để đánh giá, trong đó cần đối chiếu:
- Thông tin pháp lý và tư cách hợp lệ của nhà thầu.
- Thông tin cập nhật về năng lực, kinh nghiệm.
- Đề xuất về loại hàng hóa, quy cách kỹ thuật và chất lượng.
- Đơn giá, tiến độ giao hàng và phương án tổ chức thực hiện.
- Những tài liệu khác theo yêu cầu của hồ sơ.
Bước 4: Đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo các điều kiện hợp đồng
Theo khoản 5 Điều 82 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, chủ đầu tư tổ chức đánh giá hồ sơ đề xuất, kiểm tra các nội dung kỹ thuật, đơn giá và cập nhật năng lực nhà thầu.
Các nội dung trọng tâm gồm:
| Nôi dung đánh giá | Yêu cầu kiểm tra |
| Kỹ thuật | Đáp ứng yêu cầu về hàng hóa và quy cách kỹ thuật |
| Đơn giá | Đáp ứng giới hạn gia theo Luật Đấu thầu |
| Năng lực | Thông tin năng lực, kinh nghiệm được cập nhật |
| Tiến độ | Đáp ứng thời gian cung cấp hàng hóa |
| Phương án thực hiện | Biện pháp cung cấp, giải pháp kỹ thuật và tổ chức hiện thực |
Trong quá trình thương thảo, cách ghi nhận rõ các điều khoản đã thống nhất về phạm vi cung cấp, trách nhiệm và thời hạn giúp các bên hạn chế cách hiểu khác nhau. Nội dung thương thảo vẫn phải được lập và lưu theo yêu cầu hồ sơ của gói thầu, không sử dụng biểu mẫu thỏa thuận thông thường để thay thế thủ tục bắt buộc.
Bước 5: Trình phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu
Sau khi hoàn thành đánh giá và thương thảo, chủ đầu tư tổ chức trình, phê duyệt và công khai kết quả mua sắm trực tiếp theo quy định tại Điều 33 Nghị định 214/2025/NĐ-CP.
Nội dung quyết định phê duyệt kết quả cần thể hiện các thông tin phù hợp như:
- Tên nhà thầu được lựa chọn.
- Giá trúng thầu.
- Loại hợp đồng.
- Thời gian thực hiện gói thầu.
- Các nội dung cần lưu ý trong quá trình thực hiện.
Việc công khai kết quả và thông báo đến nhà thầu thực hiện theo quy định liên quan.
Bước 6: Hoàn thiện, ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng
Trên cơ sở kết quả được phê duyệt, các bên tiến hành hoàn thiện và ký kết hợp đồng. Trong quá trình thực hiện, chủ đầu tư cần theo dõi tiến độ cung cấp, chất lượng hàng hóa, nghiệm thu và thanh toán theo hợp đồng.
Hợp đồng phải phù hợp với:
- Quyết định phê duyệt kết quả mua sắm trực tiếp.
- Hồ sơ yêu cầu đã được phê duyệt.
- Hồ sơ đề xuất của nhà thầu.
- Kết quả thương thảo và các tài liệu liên quan.
Trước khi ký kết, các bên cần xác định đúng thẩm quyền đại diện. Trường hợp người ký được ủy quyền, văn bản xác định phạm vi đại diện và quyền ký kết cần phù hợp với giao dịch và quy định áp dụng.
Sau khi hợp đồng được ký kết, chủ đầu tư vẫn phải tiếp tục theo dõi các điều khoản về:
- Tiến độ
- Khối lượng
- Chất lượng
- Nghĩa vụ của nhà thầu
Nếu hợp đồng được ký dưới hình thức điện tử, công cụ hỗ trợ xác thực chữ ký và kiểm tra tính toàn vẹn của tài liệu cần đáp ứng các yêu cầu pháp lý tương ứng. Hồ sơ đã ký cũng phải được lưu trữ theo quy định để phục vụ tra cứu và đối chiếu khi cần.
4. Hồ sơ mua sắm trực tiếp gồm những gì? Checklist theo từng giai đoạn
Hồ sơ mua sắm trực tiếp cần được chuẩn bị xuyên suốt từ bước xác định điều kiện áp dụng đến lựa chọn nhà thầu và thực hiện hợp đồng. Việc sắp xếp tài liệu theo từng giai đoạn giúp chủ đầu tư thuận tiện kiểm tra căn cứ pháp lý, tiến độ và trách nhiệm xử lý.
4.1. Hồ sơ gói thầu trước đó làm căn cứ áp dụng mua sắm trực tiếp
Đây là nhóm tài liệu quan trọng để chứng minh gói thầu dự kiến đáp ứng điều kiện tại Điều 25 Luật Đấu thầu.
Các hồ sơ cần kiểm tra gồm:
- Hồ sơ mời thầu của gói thầu trước.
- Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu trước đó.
- Hợp đồng đã ký với nhà thầu trúng thầu.
- Danh mục hàng hóa, khối lượng và đơn giá tương ứng.
- Tài liệu liên quan đến đặc tính kỹ thuật, xuất xứ và yêu cầu chất lượng.
Chủ đầu tư cần sử dụng những tài liệu này để đối chiếu với nội dung mua sắm trực tiếp dự kiến, đặc biệt là các điều kiện về hàng hóa tương tự và đơn giá.
4.2. Hồ sơ yêu cầu và hồ sơ đề xuất của nhà thầu
Nhóm hồ sơ này phục vụ quá trình mời nhà thầu, tiếp nhận đề xuất và đánh giá khả năng đáp ứng yêu cầu. Hồ sơ yêu cầu cần được lập theo khoản 2 Điều 82 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, cùng tờ trình và quyết định phê duyệt tương ứng.
Hồ sơ đề xuất do nhà thầu chuẩn bị, trong đó cung cấp thông tin về:
- Năng lực
- Hàng hóa
- Phương án thực hiện
- Tiến độ
- Đơn giá theo yêu cầu
Khi hồ sơ được chuyển qua nhiều bộ phận, danh mục tài liệu đã bàn giao, người tiếp nhận và thời điểm chuyển giao cần được ghi nhận rõ. Thông tin này hỗ trợ kiểm soát hồ sơ và hạn chế thất lạc tài liệu trước khi đánh giá.
4.3. Hồ sơ đánh giá, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu
Sau khi nhận hồ sơ đề xuất, chủ đầu tư cần lưu lại các tài liệu hình thành trong quá trình đánh giá và lựa chọn nhà thầu.
Nhóm hồ sơ thường bao gồm:
- Báo cáo đánh giá hồ sơ đề xuất.
- Tài liệu làm rõ, thương thảo với nhà thầu.
- Hồ sơ trình phê duyệt kết quả mua sắm trực tiếp.
- Quyết định phê duyệt kết quả.
- Tài liệu chứng minh việc công khai và thông báo kết quả theo quy định.
Các tài liệu phải phản ánh đầy đủ căn cứ đánh giá, nội dung đã thương thảo và kết quả được phê duyệt.
4.4. Hợp đồng, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán
Sau khi ký hợp đồng, chủ đầu tư cần tiếp tục quản lý tài liệu phát sinh trong quá trình cung cấp hàng hóa, nghiệm thu và thanh toán.
| Nhóm hồ sơ | Tài liệu cần đối chiếu |
| Hợp đồng | Hợp đồng đã đăng ký và các phụ lục nếu có |
| Giao nhận | Chứng từ giao hàng, biên bản bàn giao |
| Nghiệm thu | Biên bản kiểm tra, nghiệm thu hàng hóa theo hợp đồng |
| Thanh toán | Hòa đơn, chứng từ thanh toán và hồ sơ liên quan |
| Kết thúc hợp đồng | Tài liệu thanh lý, quyết toán hoặc xác nhận hoàn thành nếu có |
Ở giai đoạn giao hàng, chứng từ thể hiện chủng loại, số lượng và thời điểm xuất giao thực tế giúp bên nhận kiểm tra thông tin với hợp đồng, phát hiện những sai lệch trước khi xác nhận tiếp nhận hàng hóa.
5. Ví dụ thực tế giúp xác định điều kiện mua sắm trực tiếp
Các điều kiện về khối lượng, đơn giá và thời hạn có thể được kiểm tra trực tiếp qua số liệu của gói thầu. Tình huống dưới đây minh họa cách tính toán và xác định khả năng áp dụng mua sắm trực tiếp trong thực tế.
5.1. Tình huống mua bổ sung hàng hóa từ hợp đồng đã ký
Giả sử một đơn vị đã tổ chức đấu thầu rộng rãi và ký hợp đồng cung cấp 100 máy tính văn phòng, đơn giá 12 triệu đồng/máy. Sau đó, đơn vị phát sinh nhu cầu mua bổ sung 120 máy tính cùng loại.
Đối với nhu cầu mua thêm thiết bị văn phòng, hồ sơ trình bày lý do bổ sung, số lượng, yêu cầu kỹ thuật và kinh phí dự kiến giúp đơn vị thống nhất thông tin đầu vào trước khi kiểm tra các điều kiện lựa chọn nhà thầu.
Cụ thể tình huống như sau:
| Tiêu chí | Gói thầu trước | Gói thầu dự kiến |
| Hình thức lựa chọn | Đấu thầu rộng rãi | Mua sắm trực tiếp |
| Hàng hóa | Máy tính văn phòng | Máy tính tương tự |
| Số lượng | 100 máy | 120 máy |
| Đơn giá | 12 triệu đồng/máy | 12 triệu đồng/máy |
| Hợp đồng | Đã ký | Chưa ký |
Trong tình huống này, khối lượng mua bổ sung bằng 120% khối lượng tương ứng của gói thầu trước, đáp ứng yêu cầu nhỏ hơn 130%.
Đơn giá đề xuất cũng không vượt đơn giá đã ký. Tuy nhiên, chủ đầu tư vẫn phải kiểm tra giá thị trường, thời hạn 12 tháng, giới hạn số lần áp dụng và các yêu cầu khác trước khi thực hiện.
Kết luận: Gói thầu có cơ sở xem xét áp dụng mua sắm trực tiếp, nhưng chưa thể xác định đủ điều kiện chỉ từ thông tin về khối lượng và đơn giá.
5.2. Cách xác định giới hạn khối lượng, đơn giá và thời hạn áp dụng
Chủ đầu tư có thể đối chiếu ba chỉ tiêu quan trọng bằng các phép tính sau.
Thứ nhất, kiểm tra tỷ lệ khối lượng mua sắm:
Tỷ lệ khối lượng = (Khối lượng dự kiến/ Khối lượng trước đó) x 100%
Với ví dụ trên:
(120 / 100) x 100% = 120%
Tỷ lệ 120% nhỏ hơn 130%, đáp ứng điều kiện về khối lượng của hạng mục tương ứng.
Thứ hai, kiểm tra đơn giá: Đơn giá dự kiến không được vượt đơn giá tương ứng của gói thầu trước và phải phù hợp với giá thị trường tại thời điểm hoàn thiện hợp đồng.
Thứ ba, kiểm tra thời hạn: Khoảng thời gian từ ngày ký hợp đồng trước đến ngày phê duyệt kết quả mua sắm trực tiếp phải không quá 12 tháng.
Lưu ý: Khi gói thầu có nhiều loại hàng hóa, từng hạng mục cần được kiểm tra riêng. Việc lấy tổng khối lượng hoặc tổng giá trị để bù trừ giữa các hạng mục có thể dẫn đến đánh giá sai điều kiện áp dụng.
5.3. Những trường hợp không đủ điều kiện thực hiện mua sắm trực tiếp
Một số tình huống không đáp ứng điều kiện áp dụng gồm:
| Tính huống | Lý do không đáp ứng |
| Gói thầu trước được lựa chọn bằng chỉ định thầu | Không đáp ứng điều kiện về hình thức lựa chọn nhà thầu trước đó |
| Khối lượng hạng mục dự kiến bằng 130% khối lượng trước | Quy định yêu cầu nhỏ hơn 130% |
| Đơn giá dự kiến vượt đơn giá tương ứng đã ký | Không đáp ứng điều kiện về đơn giá |
| Kết quả mua sắm trực tiếp được phê duyệt sau thời hạn 12 tháng | Vượt thời hạn thời gian |
| Đã sử dụng hết số lần mua sắm trực tiếp được phép | Không đáp ứng giới hạn một lần áp dụng |
Trước khi quyết định, chủ đầu tư cần rà soát toàn bộ điều kiện thay vì chỉ kiểm tra giá trị mua sắm hoặc sự tương đồng của hàng hóa.
6. 5 sai sót thường gặp trong quy trình mua sắm trực tiếp
Dù đã xác định đúng điều kiện áp dụng, chủ đầu tư vẫn cần kiểm soát chặt chẽ từng bước triển khai. Dưới đây là 5 sai sót thường gặp và hướng xử lý để hạn chế ảnh hưởng đến tiến độ, hồ sơ và kết quả mua sắm.
| Sai sót thường gặp | Rủi ro phát sinh | Hướng khắc phục |
| 1. Sử dụng gói thầu trước khi chưa đủ điều kiện | Lựa chọn sai căn cứ áp dụng mua sắm trực tiếp | Kiểm tra kết quả đầu thầu và hợp đồng đã ký |
| 2. Xác định sai khối lượng hoặc thời gian | Vượt giới hạn pháp luật cho phép | Đối chiếu từng hạng mục và các mốc thời gian |
| 3. Đơn giá chưa phù hợp | Không đáp ứng điều kiện về giá | Kiểm tra đơn giá trước đó và giá thị trường |
| 4. Đánh giá hồ sơ để xuất thiếu căn cứ | Kết quả lựa chọn nhà thầu thiếu cơ sở chứng minh | Đánh giá theo hồ sơ yêu cầu và lưu tài liệu làm rõ |
| 5. Thiếu kiểm soát khi thực hiện hợp đồng | Sai lệch tiến độ, khối lượng, nghiệm thu hoặc thanh toán | Theo dõi hợp đồng và lưu đầy đủ hồ sơ thực hiện |
Để kiểm soát tốt các công đoạn, chủ đầu tư cần xác định rõ người thực hiện, thời điểm bàn giao và kết quả cần hoàn thành ở từng bước.
Doanh nghiệp có thể vận dụng cách xây dựng lưu đồ quy trình mua hàng với các điểm kiểm soát cụ thể để trực quan hóa luồng công việc, nhận diện khâu dễ phát sinh chậm trễ và thống nhất trách nhiệm giữa các bộ phận.
7. 1Office – Tăng cường kiểm soát và nâng cao hiệu quả quản lý mua sắm
Hiểu quy trình ra quyết định mua hàng giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược tiếp cận phù hợp. Tuy nhiên, để chuyển những hiểu biết đó thành kết quả kinh doanh, đội ngũ Sales cần trả lời được những câu hỏi quan trọng:
- Khách hàng đang ở giai đoạn nào trong quá trình mua?
- Ai đang phụ trách tư vấn và chăm sóc từng cơ hội?
- Những khách hàng nào đang cân nhắc hoặc có dấu hiệu trì hoãn?
- Tỷ lệ chuyển đổi và kết quả kinh doanh được cải thiện ra sao?
Đáp ứng nhu cầu đó, 1Office mang đến giải pháp số hóa quy trình và quản trị doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp bạn chuẩn hóa hoạt động mua sắm, tự động hóa phê duyệt và quản lý tập trung hồ sơ, tiến độ công việc thông qua các tính năng nổi bật:
- Quản lý hồ sơ mua sắm tập trung: Hỗ trợ lưu trữ thông tin, hợp đồng, chứng từ và tài liệu liên quan, giúp doanh nghiệp thuận tiện tra cứu, đối chiếu và quản lý hồ sơ xuyên suốt quá trình mua sắm.
- Tự động hóa quy trình phê duyệt: Thiết lập luồng xét duyệt theo cơ cấu tổ chức, phân quyền người xử lý và theo dõi trạng thái từng bước, giúp rút ngắn thời gian luân chuyển hồ sơ.
- Kiểm soát tiến độ và phân công công việc: Giao nhiệm vụ, thiết lập thời hạn và theo dõi tiến độ giữa các bộ phận, giúp nhà quản lý chủ động nắm bắt tình hình thực hiện từng gói mua sắm.
- Dashboard quản lý mua sắm trực quan: Tổng hợp dữ liệu về hồ sơ mua sắm, trạng thái phê duyệt, tiến độ thực hiện và công việc trên một giao diện tập trung, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi, phát hiện vướng mắc và đưa ra quyết định kịp thời.
- Linh hoạt thiết kế quy trình với No-code: Chủ động tùy chỉnh biểu mẫu đề xuất, trường dữ liệu và luồng phê duyệt theo quy chế mua sắm của doanh nghiệp mà không cần lập trình.
- Khai thác dữ liệu với AI Agents: Hỗ trợ truy xuất, tổng hợp và phân tích dữ liệu trong phạm vi được phân quyền, cung cấp thông tin và báo cáo phục vụ công tác quản lý.
Với khả năng quản lý xuyên suốt từ đề xuất đến hoàn thành công việc, 1Office giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian phê duyệt, kiểm soát chặt chẽ tiến độ và chuẩn hóa hoạt động mua sắm, tạo nền tảng vận hành nhất quán khi mở rộng quy mô.
Đăng ký Demo 1Office ngay hôm nay – Trực tiếp khám phá cách tăng tốc phê duyệt, kiểm soát mua sắm tập trung và tối ưu nguồn lực doanh nghiệp.
➤ Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng
8. Câu hỏi thường gặp khi thực hiện quy trình mua sắm trực tiếp
Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về điều kiện, hồ sơ và thủ tục thực hiện mua sắm trực tiếp theo quy định hiện hành.
8.1. Mua sắm trực tiếp có bắt buộc thực hiện qua mạng đấu thầu không?
Không mặc nhiên phải thực hiện toàn bộ quy trình lựa chọn nhà thầu qua mạng. Chủ đầu tư thực hiện theo Điều 82 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, đồng thời tuân thủ các nghĩa vụ đăng tải, công khai thông tin trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo quy định.
8.2. Một hợp đồng có thể làm căn cứ mua sắm trực tiếp nhiều lần không?
Cần phân biệt hợp đồng làm căn cứ với số lần mua sắm trực tiếp được phép. Điều 25 Luật Đấu thầu và Điều 82 Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định giới hạn một lần áp dụng đối với các hàng hóa thuộc gói thầu trong phạm vi tương ứng.
8.3. Có được lựa chọn nhà thầu khác với nhà thầu trúng thầu trước đó?
Có. Trường hợp nhà thầu trước không có khả năng hoặc không đồng ý tiếp tục thực hiện, chủ đầu tư xem xét nhà thầu thay thế theo thứ tự ưu tiên tại khoản 3 Điều 82. Nhà thầu được lựa chọn phải đáp ứng các điều kiện pháp luật tương ứng.
8.4. Hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp có bắt buộc phải thẩm định không?
Không. Theo điểm b khoản 2 Điều 82 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, hồ sơ yêu cầu được phê duyệt căn cứ vào tờ trình và không phải thẩm định. Kết quả mua sắm trực tiếp cũng không phải thẩm định theo khoản 6 Điều này.
8.5. Gói thầu giá trị nhỏ có được áp dụng mua sắm trực tiếp không?
Có thể, nếu gói thầu đáp ứng đầy đủ điều kiện tại Điều 25 Luật Đấu thầu. Giá trị nhỏ không tự động làm phát sinh quyền áp dụng mua sắm trực tiếp.
Đối với nội dung mua sắm không quá 100 triệu đồng thuộc phạm vi khoản 4 Điều 80 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP, có quy định riêng về việc người đứng đầu cơ quan, đơn vị tự quyết định mua sắm.
Kết luận
Quy trình mua sắm trực tiếp chỉ thực sự hiệu quả khi chủ đầu tư xác định đúng điều kiện áp dụng, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và kiểm soát chặt chẽ từng bước thực hiện. Bên cạnh việc tuân thủ quy định pháp luật, chuẩn hóa công tác phê duyệt và quản lý hợp đồng cũng là yếu tố quan trọng giúp hạn chế sai sót, bảo đảm tiến độ mua sắm.
Hy vọng bài viết của 1Office đã mang đến những thông tin hữu ích, giúp bạn chủ động hơn trong quá trình triển khai và quản lý hoạt động mua sắm. Sẵn sàng khai thác giải pháp quản trị tổng thể 1Office để tăng tốc xử lý mua sắm và nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp.
