Hướng dẫn hạch toán hàng bán bị trả lại theo thông tư 200 & 133

Khi hàng hóa đã được bán ra và sau đó bị trả lại, điều này sẽ dẫn đến một khoản giảm trừ từ doanh thu, ảnh hưởng đến việc xác định doanh thu thuần thực tế và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ. Có nhiều nguyên nhân khiến hàng hóa của doanh nghiệp bị trả lại sau khi đã được bán, bao gồm cả những nguyên nhân chủ quan và khách quan. Bất kể lý do là gì, việc ghi nhận hàng bán bị trả lại là cần thiết để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán. Trong bài viết sau, 1Office sẽ hướng dẫn cho bạn cách hạch toán hàng bán bị trả lại đúng chuẩn thông tư 200 & 133.

1. Hàng bán bị trả lại là gì?

Đối với bên bán

Hàng bán bị trả lại đề cập đến số lượng sản phẩm mà doanh nghiệp đã phân phối hoặc bán ra thị trường, nhưng sau đó bị khách hàng trả lại vì các lý do như:

•  Sản phẩm không đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng.
•  Sản phẩm không đúng quy cách, loại hoặc không đúng với đặc điểm mà khách hàng đã đặt hàng.
•  Khách hàng không nhận được hàng vì những vấn đề khách quan khác.

Bên cạnh việc áp dụng các chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán, việc hàng bán bị trả lại được coi là một trong những khoản giảm trừ thu nhập từ bán hàng. Giá trị của hàng bán bị trả lại ảnh hưởng đến doanh thu thực tế từ việc bán hàng trong kỳ kinh doanh, và từ đó ảnh hưởng đến doanh thu thuần của doanh nghiệp.

Đối với bên mua

Việc hoàn trả hàng hóa cho bên bán không tạo ra bất kỳ khoản giảm trừ doanh thu hoặc tổn thất nào đối với bên mua. Tuy nhiên, quá trình này đòi hỏi đầu tư thời gian từ phía doanh nghiệp. Đồng thời, bộ phận kế toán cần thực hiện các bút toán phù hợp để ghi nhận quá trình trả lại hàng mua một cách chính xác trong hệ thống kế toán.

• Trong trường hợp bên mua là doanh nghiệp đã có hóa đơn, việc trả lại hàng bán yêu cầu phát hành hóa đơn trả lại với giá phải tương đương với giá đã ghi trên hóa đơn mua hàng.
• Nếu bên mua là cá nhân không có hóa đơn, quá trình trả lại hàng bán đòi hỏi việc lập Biên bản ký kết với bên bán để ghi nhận số lượng và giá trị của hàng hóa đã được trả lại.

2. Cách hạch toán hàng bán bị trả lại

Quá trình hạch toán hóa đơn trả lại hàng không chỉ đơn giản là việc thực hiện các bút toán riêng biệt cho bên mua và bên bán, mà còn phụ thuộc vào sự khác biệt giữa các quy định kế toán của doanh nghiệp, dựa trên việc áp dụng các thông tư liên quan như thông tư 200/2014/TT-BTC và thông tư 133/2016/TT-BTC.

2.1 Hạch toán hàng bán bị trả lại theo thông tư 200

Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về việc sử dụng tài khoản 5212 – “Hàng bán bị trả lại” để phản ánh doanh thu của hàng hóa bị khách hàng trả lại trong kỳ kế toán. Tài khoản 5212 có cấu trúc sau:

• Bên nợ: Được sử dụng để ghi nhận doanh thu từ hàng bán bị trả lại, đã hoàn thiện việc hoàn tiền cho khách hàng hoặc được trừ vào số tiền phải thu từ khách hàng đã được ghi nhận trước đó đối với số hàng hóa bị trả lại.
• Bên có: Sử dụng để chuyển số doanh thu từ hàng bán bị trả lại sang tài khoản 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần tại cuối kỳ.

Cách hạch toán cho hàng bán bị trả lại theo thông tư 200 như sau:

Bên bán

Khi doanh nghiệp tiến hành bán hàng, kế toán viên thực hiện bút toán để ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng và ghi nhận giá vốn của hàng bán như sau

* Ghi nhận doanh thu:

• Nợ các tài khoản 1111, 1121, 131
• Có tài khoản 5111
• Có tài khoản 33311 (nếu có)

* Ghi nhận giá vốn hàng bán:

• Nợ tài khoản 632
• Có tài khoản 156

Khi khách hàng trả lại hàng, kế toán viên thực hiện bút toán để hạch toán việc trả lại hàng cho người bán bằng cách giảm trừ doanh thu và giảm giá vốn hàng bán như sau:

* Ghi nhận giảm trừ doanh thu:

• Nợ tài khoản 5212
• Nếu có, nợ tài khoản 33311
• Có các tài khoản 111, 112, 131

* Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:

• Nợ tài khoản 156
• Có tài khoản 632

Tiếp theo, kế toán viên thực hiện các bút toán chuyển đổi cuối kỳ, bao gồm bút toán kết chuyển số tiền giảm trừ doanh thu đã được ghi nhận do hàng bán bị trả lại trong kỳ như sau:

• Nợ tài khoản 511
• Có tài khoản 5212

Ngoài ra, kế toán viên cũng cần xác định và ghi nhận các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại (nếu có) thông qua các bút toán hạch toán như sau:

• Nợ tài khoản 641
• Có các tài khoản 111, 112,…

Bên mua

Khi doanh nghiệp mua hàng, kế toán viên thực hiện bút toán để ghi nhận việc nhập hàng vào kho như sau:

* Ghi tăng trị giá hàng mua:

• Nợ các tài khoản 156, 152, 153, 211
• Nếu có, nợ tài khoản 1331
• Có các tài khoản 1111, 1121, 331

Khi trả lại hàng mua cho bên bán, kế toán viên ghi nhận việc giảm giá trị của hàng mua như sau:

* Ghi nhận giảm giá trị hàng mua:

• Nợ các tài khoản 1111, 1121, 331
• Có các tài khoản 156, 152, 153, 211
• Có tài khoản 1331

Ví dụ hạch toán hàng bán bị trả lại theo thông tư 200

Công ty XYZ bán một lô hàng trị giá 600.000.000 VND, đã bao gồm thuế GTGT 10%, với giá vốn là 540.000.000 VND. Tuy nhiên, họ chưa nhận được thanh toán từ khách hàng. Sau đó, khách hàng quyết định trả lại 50% giá trị hợp đồng.

Công ty XYZ áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200. Dựa trên hướng dẫn, kế toán viên của công ty XYZ thực hiện các bút toán như sau:

* Phản ánh giá bán:

• Nợ tài khoản 131: 660.000.000 VND
• Có tài khoản 511: 600.000.000 VND
• Có tài khoản 3331: 60.000.000 VND

* Phản ánh giá vốn:

• Nợ tài khoản 632: 540.000.000 VND
• Có tài khoản 156: 540.000.000 VND

Khi khách hàng trả lại một phần hàng hóa, kế toán hạch toán:

* Ghi giảm 1/2 doanh thu:

• Nợ tài khoản 5212: 330.000.000 VND
• Nếu có, nợ tài khoản 3331: 33.000.000 VND
• Có tài khoản 131: 363.000.000 VND

* Ghi giảm giá vốn và đồng thời nhập lại hàng hóa:

• Nợ tài khoản 156: 270.000.000 VND
• Có tài khoản 632: 270.000.000 VND

* Cuối kỳ kế toán thực hiện kết chuyển để ghi nhận khoản giảm trừ doanh thu:

• Nợ tài khoản 511: 330.000.000 VND
• Có tài khoản 5212: 330.000.000 VND

2.2 Hạch toán hàng bán bị trả lại thông tư 133

Thông tư 133/2016/TT-BTC không áp dụng tài khoản 5212. Do đó, việc hàng bán bị trả lại không được phản ánh trên một tài khoản riêng nữa. Thay vào đó, nó được ghi trực tiếp trên tài khoản 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” thông qua việc ghi giảm doanh thu (ghi bên nợ).

Bên bán

Khi khách hàng trả lại hàng bán, kế toán viên ghi nhận giảm doanh thu và giảm giá vốn hàng bán như sau:

* Ghi nhận giảm doanh thu:

• Nợ tài khoản 511
• Nếu có, nợ tài khoản 3331
• Có tài khoản 131, 111, 112

* Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:

• Nợ tài khoản 156
• Có tài khoản 632

Bên mua

Vì bên mua chỉ ghi nhận tăng trị giá hàng mua khi mua hàng và giảm trị giá hàng mua khi trả lại hàng, bút toán thực hiện sẽ tương tự như hướng dẫn trong phần “Bên mua” đối với doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC.

3. Hướng dẫn cách xử lý trả lại hàng

Khi có trường hợp trả lại hàng, cả bên bán và bên mua đều cần thực hiện các bút toán để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán. Do đó, người mua trả lại hàng cần thực hiện việc xuất hóa đơn để cung cấp căn cứ cho các bút toán hạch toán.

Nếu khách hàng trả lại hàng có khả năng xuất hóa đơn, quá trình sẽ diễn ra như sau:

* Xuất hóa đơn trả lại hàng cho công ty bán:

• Đơn giá trên hóa đơn trả lại phải tương đương với đơn giá trên hóa đơn mua hàng ban đầu.
• Trên hóa đơn cần ghi rõ lý do trả lại hàng.

* Sau đó, kế toán viên thực hiện điều chỉnh thuế GTGT đối với hóa đơn hàng bán bị trả lại:

• Bên bán: điều chỉnh doanh số bán và thuế GTGT đầu ra.
• Bên mua: điều chỉnh doanh số mua và thuế GTGT đầu vào.

Trong trường hợp khách hàng trả lại hàng không thể xuất hóa đơn, quá trình thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục 4 của Thông tư 39/2014/TT-BTC (Hướng dẫn thi hành nghị định 51/2010/NĐ-CP và nghị định 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ).

4. Các tình huống đặc biệt & lưu ý quan trọng khi hạch toán

Trong quá trình hạch toán hàng bán bị trả lại, doanh nghiệp có thể gặp phải một số tình huống đặc biệt đòi hỏi xử lý cẩn thận để tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán. Dưới đây là một số trường hợp phổ biến cùng với hướng dẫn cụ thể:

4.1. Hàng bán bị trả lại có phát sinh chi phí liên quan 

Khi hàng hóa bị trả lại, doanh nghiệp bên bán thường phải chịu thêm các chi phí liên quan như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, kiểm tra chất lượng hoặc sửa chữa (nếu hàng hóa bị lỗi do lỗi sản xuất). Những chi phí này không được ghi nhận như một phần của giá vốn hàng bán mà cần được hạch toán riêng vào chi phí bán hàng hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp.

Nguyên tắc hạch toán:

• Các chi phí này không làm thay đổi doanh thu hay giá vốn của hàng bán bị trả lại.
• Kế toán ghi nhận vào chi phí bán hàng hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp tùy tính chất.

Bút toán tham khảo:

• Nợ TK 641 / 642
• Có TK 111, 112, 331,…

Ví dụ: Nếu chi phí vận chuyển trả hàng là 5.000.000 VND, bút toán sẽ là: Nợ TK 641: 5.000.000 VND / Có TK 111: 5.000.000 VND. Điều này giúp phản ánh đúng chi phí thực tế phát sinh, tránh làm méo mó lợi nhuận gộp.

4.2. Hàng bán bị trả lại phát sinh ở kỳ kế toán sau

Nếu hàng hóa bị trả lại sau khi kỳ kế toán đã kết thúc (ví dụ: bán hàng trong quý IV nhưng trả lại trong quý I năm sau), doanh nghiệp cần điều chỉnh hồi tố theo nguyên tắc kế toán nhất quán. Theo Thông tư 200 và 133, không được ghi nhận vào kỳ hiện tại mà phải điều chỉnh vào kỳ phát sinh ban đầu nếu có ảnh hưởng trọng yếu.

Cách xử lý: Kiểm tra báo cáo tài chính của kỳ trước và thực hiện bút toán điều chỉnh (nếu cần thiết), đồng thời ghi chú trong thuyết minh báo cáo tài chính. 

Ví dụ: Giảm doanh thu kỳ trước qua TK 511 và điều chỉnh giá vốn qua TK 632. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến kiểm toán viên để tránh vi phạm nguyên tắc liên tục.

4.3. Hàng bán bị trả lại liên quan đến chương trình khuyến mại, giảm giá

Với trường hợp hàng khuyến mại hoặc hàng bán kèm ưu đãi bị trả lại, doanh nghiệp thực hiện giảm doanh thu tương ứng (TK 521) và ghi nhận nhập lại giá vốn nếu đáp ứng điều kiện hạch toán; các chi phí khuyến mại đã phát sinh không điều chỉnh, tiếp tục theo dõi tại TK 641/642.

Nếu hàng khuyến mại được xác định có giá trị độc lập, cách xử lý tương tự như hàng bán thông thường; còn với giảm giá thương mại, kế toán điều chỉnh trực tiếp vào doanh thu thuần. Mọi nghiệp vụ trả hàng cần đầy đủ biên bản và hóa đơn GTGT điều chỉnh để đảm bảo tuân thủ quy định về thuế.

5. Hướng Dẫn Chi Tiết Về Định Khoản Và Xử Lý Hàng Bán Bị Trả Lại Trong Kế Toán

Trong hoạt động kinh doanh, hàng bán bị trả lại là tình huống phổ biến khi khách hàng trả lại sản phẩm do lỗi, không đúng yêu cầu hoặc các lý do khác. Việc kế toán xử lý hàng bán trả lại cần tuân thủ đúng quy định để đảm bảo sổ sách chính xác, ảnh hưởng đúng đến doanh thu, chi phí và thuế. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn toàn diện về quy trình xử lý hàng bán trả lại, cách ghi nhận hàng bán bị trả lại và ví dụ hạch toán hàng bán bị trả lại.

1. Quy trình xử lý hàng bán bị trả lại

Quy trình thường bao gồm các bước sau:

• Khách hàng thông báo và gửi hàng trả lại kèm lý do.
• Doanh nghiệp kiểm tra hàng hóa (xử lý hàng lỗi bị trả lại hoặc hàng nguyên vẹn).
• Lập phiếu nhập kho hàng bán trả lại để nhập kho hàng hóa.
• Lập hóa đơn điều chỉnh hàng bán trả lại (hóa đơn điều chỉnh giảm) theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC.
• Giảm trừ doanh thu hàng bán bị trả lại và điều chỉnh thuế GTGT.

Khi nào hạch toán hàng bán bị trả lại? Thường hạch toán ngay khi có đủ chứng từ: biên bản trả hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn điều chỉnh (hoặc biên bản điều chỉnh nếu không lập hóa đơn mới).

2. Cách ghi nhận và hạch toán hàng bán bị trả lại

• Giảm trừ doanh thu: Sử dụng tài khoản 521 – Hàng bán bị trả lại để ghi nhận phần doanh thu giảm trừ.
• Thuế GTGT hàng bán bị trả lại: Đồng thời điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu ra.
• Hạch toán hàng bán bị trả lại có thuế bao gồm cả phần giá vốn (nếu hàng nhập lại kho).

Hạch toán hàng bán trả lại trong doanh nghiệp thường có 2 trường hợp:

• Hàng nguyên vẹn: Nhập kho và giảm doanh thu.
• Hàng lỗi: Có thể ghi nhận chi phí hoặc xử lý riêng.

3. Ví dụ hạch toán hàng bán bị trả lại

Giả sử ngày 15/12/2025, công ty A bán 100 sản phẩm cho khách hàng B với giá chưa thuế 10 triệu đồng, thuế GTGT 10% (1 triệu đồng), tổng 11 triệu đồng. Ngày 20/12/2025, khách hàng trả lại 20 sản phẩm do lỗi kỹ thuật (giá chưa thuế 2 triệu đồng, thuế GTGT 200.000 đồng).

Bút toán khi khách hàng trả hàng:

Nợ TK 521 – Hàng bán bị trả lại: 2.000.000 Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp: 200.000 Có TK 131 – Phải thu khách hàng: 2.200.000 (Điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT theo hóa đơn điều chỉnh hàng bán trả lại)

Đồng thời nhập kho hàng trả lại (giá vốn 1.200.000 đồng):

Nợ TK 156 – Hàng hóa: 1.200.000 Có TK 632 – Giá vốn hàng bán: 1.200.000 (Ghi giảm giá vốn đã xuất)

Nếu hàng lỗi không nhập kho mà hủy hoặc sửa chữa, ghi nhận chi phí riêng.

4. Ảnh hưởng của hàng bán trả lại đến lợi nhuận và sổ sách kế toán

• Ảnh hưởng của hàng bán trả lại đến lợi nhuận: Giảm doanh thu thuần và giá vốn → lợi nhuận gộp giảm tương ứng (nếu nhập kho). Nếu không xử lý đúng, có thể gây chênh lệch hàng bán bị trả lại giữa sổ sách và thực tế.
• Sổ sách kế toán hàng bán trả lại: TK 521 chỉ dùng để giảm trừ, cuối kỳ kết chuyển sang TK 511 để xác định doanh thu thuần.
• Cách điều chỉnh doanh thu hàng bán bị trả lại: Luôn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc biên bản điều chỉnh, kê khai bổ sung thuế nếu cần.

Lưu ý quan trọng

• Thuế GTGT hàng bán bị trả lại: Phải điều chỉnh giảm trên tờ khai thuế GTGT kỳ phát sinh.
• Xử lý hàng lỗi bị trả lại: Nếu hàng hỏng nặng, có thể ghi nhận tổn thất hoặc chi phí bảo hành.
• Tuân thủ nguyên tắc khớp nối chứng từ: phiếu nhập kho hàng bán trả lại + hóa đơn điều chỉnh + biên bản kiểm nghiệm.

Việc định khoản hàng bán bị trả lại đúng sẽ giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác kết quả kinh doanh, tránh sai sót khi quyết toán thuế. Nếu doanh nghiệp bạn thường xuyên gặp trường hợp này, nên xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng để đảm bảo tính kịp thời và chính xác trong kế toán.

6. Tối ưu hóa quy trình xử lý hàng bán bị trả lại cho doanh nghiệp

Để hạn chế rủi ro kế toán, giảm chi phí phát sinh và đảm bảo số liệu tài chính phản ánh đúng thực trạng hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn hóa và tối ưu toàn bộ quy trình xử lý hàng bán bị trả lại, không chỉ dừng ở khâu hạch toán, cụ thể:

6.1. Xây dựng chính sách trả hàng rõ ràng, minh bạch

Doanh nghiệp nên ban hành quy định trả hàng thống nhất và công khai ngay từ đầu, trong đó nêu rõ:

• Điều kiện và thời hạn được phép trả hàng
• Trách nhiệm của từng bên khi phát sinh trả hàng
• Hình thức xử lý hoàn tiền, bù trừ công nợ hoặc đổi hàng

Chính sách rõ ràng giúp giảm tranh chấp với khách hàng, đồng thời tạo căn cứ pháp lý đầy đủ để kế toán ghi nhận, điều chỉnh doanh thu và thuế đúng quy định.

6.2. Tăng cường quản lý chất lượng sản phẩm và quy trình bán hàng

Phần lớn các trường hợp hàng bán bị trả lại xuất phát từ lỗi chất lượng, sai quy cách hoặc thông tin sản phẩm chưa rõ ràng. Do đó, doanh nghiệp cần:

• Kiểm soát chặt chẽ khâu sản xuất, đóng gói và xuất kho
• Đồng bộ thông tin hàng hóa giữa bộ phận bán hàng và kho
• Rà soát lại chính sách khuyến mại, mô tả sản phẩm để tránh hiểu nhầm

Việc giảm tỷ lệ trả hàng không chỉ giúp ổn định doanh thu, mà còn giảm áp lực điều chỉnh sổ sách kế toán.

6.3. Ứng dụng phần mềm kế toán để tự động hóa nghiệp vụ

Việc xử lý hàng bán bị trả lại liên quan đồng thời đến bán hàng, kho, công nợ, thuế và kế toán tổng hợp. Do đó, ứng dụng phần mềm kế toán hoặc hệ thống quản trị tích hợp giúp:

• Tự động ghi nhận nghiệp vụ trả hàng đúng tài khoản
• Đồng bộ dữ liệu giữa hóa đơn, tồn kho và công nợ khách hàng
• Hạn chế sai sót do nhập liệu thủ công và bỏ sót chứng từ

Nền tảng quản trị doanh nghiệp 1Office hỗ trợ kiểm soát xuyên suốt từ bán hàng đến kế toán, giúp doanh nghiệp xử lý hàng bán bị trả lại nhanh chóng, chính xác và nhất quán.

6.4. Đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân sự

Bên cạnh hệ thống, yếu tố con người vẫn đóng vai trò quyết định. Doanh nghiệp cần thường xuyên:

• Đào tạo bộ phận kế toán nắm vững quy định tại thông tư 200 và 133
• Hướng dẫn bộ phận bán hàng và kho phối hợp đúng quy trình trả hàng
• Cập nhật các thay đổi về hóa đơn, thuế GTGT và chứng từ liên quan

Đội ngũ nhân sự hiểu rõ quy trình và trách nhiệm sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro sai sót, đảm bảo tuân thủ pháp lý và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính.

Trên đây là chi tiết hướng dẫn cách hạch toán hàng bán bị trả lại theo thông tư 200 và 133. Hy vọng bài viết cung cấp cho bạn nhiều thông tin hữu ích và giúp cho công việc kế toán của bạn thuận tiện hơn. 

Để không bỏ lỡ các kiến thức, quà tặng, biểu mẫu hỗ trợ doanh nghiệp trong các hoạt động quản trị, vận hành, bấm Quan tâm Zalo OA của 1Office ngay hôm nay!