Hạch Toán Hàng Bán Bị Trả Lại Theo TT99, TT133 Năm 2026

Tóm tắt nhanh

Hạch toán hàng bán bị trả lại cần căn cứ vào chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng, đồng thời điều chỉnh doanh thu, giá vốn, thuế GTGT và công nợ phù hợp với từng giao dịch.

• Theo Thông tư 99: Bên bán ghi nhận hàng bán bị trả lại vào TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu, sau đó kết chuyển sang TK 511 cuối kỳ.
• Theo Thông tư 133: Bên bán ghi giảm trực tiếp doanh thu qua TK 511, không sử dụng TK 521.
• Tại bên mua: Khi trả lại hàng, kế toán ghi giảm giá trị hàng mua và thuế GTGT đầu vào tương ứng, đồng thời giảm công nợ hoặc ghi nhận khoản tiền được hoàn.
• Điều chỉnh giá vốn: Nếu hàng trả lại đủ điều kiện nhập kho, bên bán ghi tăng hàng tồn kho và giảm giá vốn hàng bán.
• Hóa đơn trả hàng: Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn hoặc thuộc trường hợp đặc thù được quy định.
• Hàng trả lại khác kỳ: Theo Thông tư 99, thời điểm phát sinh so với thời điểm phát hành báo cáo tài chính ảnh hưởng đến kỳ ghi giảm doanh thu.

Giới thiệu

Khi khách hàng trả lại hàng hóa do sai quy cách, kém chất lượng hoặc không đáp ứng thỏa thuận, kế toán cần điều chỉnh doanh thu, thuế GTGT, giá vốn và công nợ liên quan. Nếu chỉ ghi giảm tiền hàng mà bỏ sót các bút toán còn lại, số liệu kế toán và báo cáo tài chính có thể phát sinh chênh lệch.

Hạch toán hàng bán bị trả lại năm 2026 có sự khác biệt giữa Thông tư 99/2025/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, đặc biệt ở cách sử dụng tài khoản giảm trừ doanh thu. 

Bài viết hướng dẫn chi tiết cách định khoản tại bên bán, bên mua, quy trình xử lý hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và các ví dụ có số liệu cụ thể để kế toán dễ đối chiếu, áp dụng.

1. Hàng bán bị trả lại là gì?

Hàng bán bị trả lại là sản phẩm, hàng hóa đã được ghi nhận bán nhưng sau đó khách hàng trả lại do không đáp ứng điều kiện đã thỏa thuận hoặc các nguyên nhân được hai bên chấp nhận.

Đối với bên bán, nghiệp vụ này làm thay đổi doanh thu và có thể ảnh hưởng đến:

• Thuế
• Giá vốn
• Hàng tồn kho
• Công nợ

1.1. Khái niệm và các trường hợp phát sinh hàng bán bị trả lại

Hàng bán bị trả lại thường phát sinh khi hàng hóa không đáp ứng yêu cầu về chất lượng, chủng loại, số lượng hoặc các điều kiện giao dịch đã thống nhất.

Một số trường hợp phổ biến:

• Hàng hóa kém chất lượng: Sản phẩm bị lỗi hoặc không đạt tiêu chuẩn đã cam kết.
• Sai chủng loại, quy cách: Người bán giao hàng không đúng mẫu mã, kích thước hoặc thông số đặt mua.
• Không đáp ứng điều kiện hợp đồng: Hàng hóa không phù hợp với yêu cầu giao nhận hoặc nghiệm thu đã thỏa thuận.
• Hàng hư hỏng khi giao nhận: Hai bên xác nhận tình trạng hàng và thống nhất phương án trả lại.
• Trả lại một phần đơn hàng: Khách hàng chỉ trả những sản phẩm không đạt yêu cầu, giữ lại số hàng còn phù hợp.

Kế toán cần đối chiếu hợp đồng, thông tin về số lượng và tình trạng hàng hóa được xác nhận khi giao nhận cùng chứng từ trả hàng để xác định đúng bản chất nghiệp vụ.

Ví dụ: Công ty A bán 100 sản phẩm cho Công ty B. Sau khi kiểm tra, Công ty B phát hiện 20 sản phẩm không đúng quy cách nên hai bên thống nhất trả lại 20 sản phẩm này.

Đây là nghiệp vụ hàng bán bị trả lại đối với Công ty A và hàng mua bị trả lại đối với Công ty B.

1.2. Ảnh hưởng của hàng bán bị trả lại đến doanh thu, giá vốn và công nợ

Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán cần kiểm tra đồng thời nhiều khoản mục để bảo đảm số liệu được phản ánh thống nhất.

Đối với công nợ, kế toán cần cập nhật số dư phải thu, phải trả sau khi điều chỉnh giá trị hàng trả lại để bảo đảm khoản tiền còn phải thanh toán hoặc hoàn trả được phản ánh chính xác.

Ví dụ: Một lô hàng có giá bán chưa thuế là 100 triệu đồng, giá vốn 70 triệu đồng. Nếu khách hàng trả lại toàn bộ và hàng đủ điều kiện nhập kho, bên bán cần ghi giảm doanh thu 100 triệu đồng và ghi giảm giá vốn 70 triệu đồng, đồng thời xử lý thuế và công nợ tương ứng.

Việc đối chiếu đủ các khoản mục giúp hạn chế sai lệch giữa doanh thu, hàng tồn kho và số tiền phải thu khách hàng.

2. Hạch toán hàng bán bị trả lại theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán này sử dụng TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu để phản ánh giá trị hàng bán bị khách hàng trả lại.

Kế toán cần ghi nhận khoản giảm trừ doanh thu, xử lý thuế GTGT, công nợ và điều chỉnh giá vốn tương ứng với tình trạng hàng thực tế.

2.1. Nguyên tắc sử dụng TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu

TK 521 được sử dụng để phản ánh các khoản làm giảm doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.

Theo Thông tư 99, doanh nghiệp không bắt buộc sử dụng TK 5212 như hệ thống tài khoản cấp 2 từng được quy định tại Thông tư 200.

Doanh nghiệp có thể mở tài khoản chi tiết để theo dõi riêng từng loại giảm trừ phù hợp với nhu cầu quản lý.

Nguyên tắc ghi nhận:

TK 521 không có số dư cuối kỳ sau khi thực hiện kết chuyển.

Lưu ý: Giá trị ghi vào TK 521 là khoản giảm trừ doanh thu chưa bao gồm thuế GTGT trong trường hợp doanh nghiệp hạch toán thuế theo phương pháp khấu trừ và giao dịch thuộc diện phải điều chỉnh thuế.

2.2. Hạch toán hàng bán bị trả lại tại bên bán

Khi nhận hàng bị khách hàng trả lại, bên bán thực hiện các bút toán liên quan đến doanh thu, thuế GTGT, công nợ và hàng tồn kho.

Bút toán 1: Ghi giảm doanh thu và thuế GTGT

Trường hợp khách hàng chưa thanh toán, kế toán ghi:

Nếu doanh nghiệp hoàn tiền ngay, sử dụng TK 111 hoặc TK 112 tương ứng với hình thức thanh toán.

Bút toán 2: Nhập lại hàng hóa đủ điều kiện vào kho

Giá trị nhập lại được xác định theo chi phí đã ghi nhận khi xuất bán số hàng tương ứng, không sử dụng giá bán để ghi tăng hàng tồn kho.

Bút toán 3: Ghi nhận chi phí phát sinh liên quan đến việc trả hàng

Nếu bên bán chịu chi phí vận chuyển hoặc xử lý hàng trả lại và khoản chi thuộc chi phí bán hàng:

Thuế GTGT đầu vào của chi phí phát sinh được xử lý theo chứng từ và điều kiện khấu trừ tương ứng.

2.3. Hạch toán hàng trả lại tại bên mua

Tại bên mua, việc trả lại hàng hóa làm giảm giá trị hàng đã mua và nghĩa vụ thanh toán với người bán.

Đối với hàng mua về để bán, còn nằm trong kho và được ghi nhận theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT, kế toán có thể định khoản:

Nếu người bán hoàn tiền ngay, sử dụng Nợ TK 111 hoặc 112 thay cho TK 331 tùy tình huống.

Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hoặc hàng đã đưa vào sử dụng, kế toán xác định tài khoản ghi giảm theo cách ghi nhận ban đầu và tình trạng tài sản thực tế.

Ví dụ: Doanh nghiệp mua hàng với giá chưa thuế 50 triệu đồng, thuế GTGT giả định 10% là 5 triệu đồng. Sau khi nhận hàng, doanh nghiệp trả lại toàn bộ và chưa thanh toán.

Kế toán bên mua ghi:

• Nợ TK 331: 55.000.000 đồng.
• Có TK 156: 50.000.000 đồng.
• Có TK 1331: 5.000.000 đồng.

Bút toán này giúp giảm công nợ phải trả và phản ánh lại giá trị hàng hóa, thuế GTGT đầu vào sau khi trả hàng.

2.4. Kết chuyển giảm trừ doanh thu và điều chỉnh giá vốn cuối kỳ

Cuối kỳ, doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99 kết chuyển toàn bộ khoản giảm trừ doanh thu từ TK 521 sang TK 511 để xác định phần doanh thu còn lại sau khi trừ các khoản giảm trừ phát sinh.

Bút toán kết chuyển:

• Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
• Có TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu.

Đối với giá vốn hàng trả lại, kế toán cần ghi nhận việc nhập lại kho và giảm TK 632 tại thời điểm phù hợp với nghiệp vụ, không chờ đến cuối kỳ mới kiểm tra số hàng đã nhận lại.

Khi khóa sổ, cần đối chiếu:

• Tổng giá trị hàng trả lại trên TK 521.
• Doanh thu thuần sau khi kết chuyển sang TK 511.
• Giá vốn của hàng nhận lại trên TK 632.
• Giá trị hàng tồn kho trên TK 155, 156 hoặc tài khoản phù hợp.
• Công nợ trên TK 131 và thuế GTGT đầu ra trên TK 3331.

Với hàng hóa được nhận lại, việc theo dõi biến động nhập, xuất và tồn kho theo từng mã hàng giúp kế toán đối chiếu số lượng thực tế với giá trị đã điều chỉnh trên sổ sách.

3. Hạch toán hàng bán bị trả lại theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Đối với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC, hạch toán hàng bán bị trả lại được thực hiện bằng cách ghi giảm trực tiếp TK 511, do chế độ kế toán này không sử dụng TK 521.

Các khoản thuế, công nợ và hàng tồn kho vẫn cần được điều chỉnh theo bản chất giao dịch.

3.1. Nguyên tắc ghi giảm doanh thu trực tiếp qua TK 511

Theo Thông tư 133, khi khách hàng trả lại hàng hóa đã bán, kế toán phản ánh phần doanh thu bị giảm vào bên Nợ TK 511.

Cách ghi nhận cơ bản:

• Nợ TK 511: Giá trị hàng trả lại chưa có thuế GTGT.
• Nợ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra được điều chỉnh giảm, nếu có.
• Có TK 111, 112 hoặc 131: Tổng số tiền hoàn trả hoặc giảm công nợ.

Điểm khác biệt cần lưu ý là khoản giảm doanh thu này được ghi nhận trực tiếp trên TK 511 và không cần bút toán kết chuyển từ TK 521 vào cuối kỳ.

3.2. Cách định khoản hàng bán bị trả lại tại bên bán

Bên bán áp dụng Thông tư 133 cần xử lý đồng thời doanh thu, thuế và giá vốn của hàng trả lại.

Trường hợp khách hàng chưa thanh toán:

Nếu khách hàng đã thanh toán, bên bán hoàn tiền qua TK 111 hoặc TK 112 theo thực tế.

Khi ghi nhận hàng trả lại, kế toán cần căn cứ vào giá vốn đã hạch toán khi bán, được xác định theo phương pháp tính trị giá xuất kho doanh nghiệp đang áp dụng, để điều chỉnh đúng giá trị hàng nhận lại.

3.3. Cách hạch toán trả lại hàng mua tại bên mua

Đối với bên mua áp dụng Thông tư 133, cách hạch toán trả lại hàng phụ thuộc vào loại hàng đã mua và tài khoản sử dụng khi ghi nhận ban đầu.

Nếu trả lại hàng hóa còn trong kho:

• Nợ TK 331, 111 hoặc 112: Tổng số tiền được giảm công nợ hoặc hoàn lại.
• Có TK 156: Giá trị hàng hóa trả lại.
• Có TK 1331: Thuế GTGT đầu vào điều chỉnh giảm, nếu có.

Ví dụ: Doanh nghiệp mua 10 sản phẩm, đơn giá chưa thuế 2 triệu đồng/sản phẩm, thuế GTGT giả định 10%. Sau đó, doanh nghiệp trả lại 2 sản phẩm chưa thanh toán.

Giá trị hàng trả lại:

2 × 2.000.000 = 4.000.000 đồng.

Thuế GTGT điều chỉnh:

4.000.000 × 10% = 400.000 đồng.

Kế toán ghi:

• Nợ TK 331: 4.400.000 đồng.
• Có TK 156: 4.000.000 đồng.
• Có TK 1331: 400.000 đồng.

3.4. Bảng so sánh hạch toán hàng bán bị trả lại theo TT99 và TT133

Sự khác biệt chủ yếu giữa hai chế độ kế toán nằm ở tài khoản ghi nhận khoản giảm trừ doanh thu tại bên bán.

Khi hạch toán hàng bán trả lại, kế toán phải xác định đúng chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng trước khi sử dụng TK 521 hoặc TK 511.

4. Quy trình xử lý hóa đơn, chứng từ khi trả lại hàng hóa

Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, doanh nghiệp cần có hồ sơ xác nhận giao dịch và xử lý hóa đơn đúng quy định. Chứng từ phải phản ánh rõ hàng hóa trả lại, giá trị điều chỉnh, thuế GTGT và phương án thanh toán giữa hai bên.

4.1. Hồ sơ, chứng từ cần chuẩn bị khi phát sinh hàng bán bị trả lại

Hồ sơ trả hàng là căn cứ để kế toán xác minh số lượng, giá trị hàng nhận lại và thực hiện các bút toán điều chỉnh.

Các tài liệu thường cần chuẩn bị gồm:

• Hợp đồng, đơn đặt hàng: Xác định điều kiện mua bán và trách nhiệm của các bên.
• Hóa đơn bán hàng ban đầu: Làm cơ sở đối chiếu đơn giá, thuế suất và giá trị cần điều chỉnh.
• Biên bản hoặc văn bản xác nhận trả hàng: Ghi rõ lý do, số lượng, chủng loại, tình trạng hàng và giá trị trả lại.
• Phiếu nhập kho hàng trả lại: Ghi nhận số lượng và giá trị hàng đủ điều kiện nhập kho.
• Hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn trả hàng: Lập theo trường hợp pháp luật quy định.
• Chứng từ hoàn tiền hoặc cấn trừ công nợ: Xác nhận kết quả thanh toán.
• Hồ sơ kiểm tra chất lượng: Cần thiết khi hàng hóa bị lỗi, hư hỏng hoặc có tranh chấp về tình trạng.

Khi chứng từ trả hàng được chuyển giữa bộ phận kinh doanh, kho và kế toán, việc ghi nhận danh mục tài liệu đã giao và người tiếp nhận giúp các bên kiểm soát hồ sơ, tránh thất lạc hoặc thiếu chứng từ khi hạch toán.

4.2. Ai có trách nhiệm lập hóa đơn khi trả lại hàng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP?

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, nguyên tắc chung là người bán lập hóa đơn điều chỉnh.

Tuy nhiên, quy định cũng cho phép một số trường hợp người mua lập hóa đơn trả hàng.

Quy định này áp dụng cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng hóa đã mua.

Ví dụ:

Công ty A bán cho Công ty B 100 sản phẩm. Sau khi nhận hàng, Công ty B trả lại 20 sản phẩm không đúng quy cách.

Nếu hai bên không có thỏa thuận để bên mua lập hóa đơn và không thuộc trường hợp đặc thù, Công ty A thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh cho phần hàng trả lại.

Sau khi xác định bên có trách nhiệm lập hóa đơn, doanh nghiệp cần thống nhất trình tự kiểm tra và chuyển giao chứng từ giữa kinh doanh, kho và kế toán để bảo đảm thông tin trả hàng được cập nhật đầy đủ trước khi ghi sổ.

4.3. Cách xử lý hóa đơn điều chỉnh và thuế GTGT của hàng trả lại

Khi lập hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp cần xác định đúng hóa đơn gốc, hàng hóa trả lại và giá trị cần giảm.

Các bước thực hiện gồm:

1. Đối chiếu hóa đơn ban đầu: Kiểm tra số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập, tên hàng, số lượng, đơn giá và thuế suất.
2. Xác định hàng trả lại: Ghi nhận số lượng và giá trị thực tế được hai bên xác nhận.
3. Lập hóa đơn theo đúng trường hợp: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc người mua lập hóa đơn khi đáp ứng điều kiện.
4. Điều chỉnh số liệu thuế: Xác định khoản thuế GTGT đầu ra, đầu vào tương ứng với hàng trả lại.
5. Đối chiếu công nợ: Kiểm tra khoản tiền giảm phải thu, giảm phải trả hoặc hoàn tiền.

Ví dụ: Doanh nghiệp bán hàng có giá chưa thuế 20 triệu đồng, thuế GTGT giả định 10%. Khách hàng trả lại toàn bộ.

Giá trị điều chỉnh gồm:

• Giá trị hàng trả lại: 20.000.000 đồng.
• Thuế GTGT tương ứng: 2.000.000 đồng.
• Tổng giá trị thanh toán điều chỉnh: 22.000.000 đồng.

Căn cứ hóa đơn và chứng từ trả hàng, hai bên thực hiện điều chỉnh doanh thu, thuế GTGT và công nợ phù hợp.

4.4. Quy trình kiểm tra, nhập kho, hoàn tiền và đối chiếu công nợ

Để kiểm soát nghiệp vụ trả hàng, doanh nghiệp nên tổ chức quy trình từ tiếp nhận yêu cầu đến hoàn tất đối chiếu kế toán.

Ở bước hoàn tất, nếu giao dịch trả hàng làm thay đổi số dư phải thu hoặc phải trả giữa hai doanh nghiệp, việc xác nhận số công nợ còn lại sau điều chỉnh giúp hai bên thống nhất giá trị trước khi thanh toán hoặc cấn trừ.

5. Ví dụ hạch toán hàng bán bị trả lại chi tiết

Để thấy rõ sự khác biệt giữa Thông tư 99 và Thông tư 133, các ví dụ dưới đây sử dụng cùng một bộ số liệu từ lúc bán hàng đến khi khách trả hàng. Mỗi tình huống thể hiện đầy đủ doanh thu, thuế GTGT, giá vốn, hàng tồn kho và công nợ sau điều chỉnh.

5.1. Ví dụ hạch toán khách hàng trả lại toàn bộ hàng đã bán

Tình huống: Ngày 05/09/2026, Công ty A bán 100 sản phẩm cho Công ty B. Hai doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

Thông tin giao dịch:

Giả sử toàn bộ sản phẩm thuộc nhóm áp dụng thuế suất GTGT 10% và Công ty B chưa thanh toán.

Bước 1: Công ty A ghi nhận nghiệp vụ bán hàng

Ghi nhận doanh thu và công nợ:

• Nợ TK 131: 110.000.000 đồng.
• Có TK 511: 100.000.000 đồng.
• Có TK 3331: 10.000.000 đồng.

Ghi nhận giá vốn:

• Nợ TK 632: 70.000.000 đồng.
• Có TK 156: 70.000.000 đồng.

Bước 2: Công ty B trả lại toàn bộ 100 sản phẩm

Ngày 10/09/2026, Công ty B phát hiện hàng không đạt quy cách. Hai bên xác nhận trả lại toàn bộ hàng; Công ty A nhận lại hàng đủ điều kiện nhập kho.

Nếu Công ty A áp dụng Thông tư 99:

Ghi giảm doanh thu, thuế và công nợ:

• Nợ TK 521: 100.000.000 đồng.
• Nợ TK 3331: 10.000.000 đồng.
• Có TK 131: 110.000.000 đồng.

Nhập lại hàng và giảm giá vốn:

• Nợ TK 156: 70.000.000 đồng.
• Có TK 632: 70.000.000 đồng.

Cuối kỳ, kết chuyển giảm trừ doanh thu:

• Nợ TK 511: 100.000.000 đồng.
• Có TK 521: 100.000.000 đồng.

Nếu Công ty A áp dụng Thông tư 133, bút toán giảm doanh thu được ghi trực tiếp:

• Nợ TK 511: 100.000.000 đồng.
• Nợ TK 3331: 10.000.000 đồng.
• Có TK 131: 110.000.000 đồng.

Bút toán nhập lại kho và giảm giá vốn vẫn là:

• Nợ TK 156: 70.000.000 đồng.
• Có TK 632: 70.000.000 đồng.

Kết quả sau khi trả lại toàn bộ hàng:

Như vậy, khi hàng được trả lại toàn bộ và đủ điều kiện nhập kho, doanh nghiệp cần phản ánh đủ hai phần: giảm doanh thu và điều chỉnh giá vốn, hàng tồn kho.

5.2. Ví dụ hạch toán trả lại một phần hàng hóa

Tiếp tục sử dụng giao dịch 100 sản phẩm ở trên, nhưng lần này Công ty B chỉ trả lại 20 sản phẩm do không đúng quy cách. Công ty B giữ 80 sản phẩm còn lại.

Bước 1: Xác định giá trị hàng trả lại

Đối với doanh nghiệp quản lý đơn hàng bằng Excel, việc tổ chức dữ liệu bán hàng theo mã đơn, số lượng, đơn giá và giá trị giao dịch giúp kế toán truy xuất thông tin ban đầu để tính toán khoản doanh thu, thuế và công nợ cần điều chỉnh khi phát sinh trả hàng.

Bước 2: Hạch toán tại bên bán theo Thông tư 99

Ghi giảm doanh thu và công nợ:

• Nợ TK 521: 20.000.000 đồng.
• Nợ TK 3331: 2.000.000 đồng.
• Có TK 131: 22.000.000 đồng.

Nhập lại 20 sản phẩm đủ điều kiện:

• Nợ TK 156: 14.000.000 đồng.
• Có TK 632: 14.000.000 đồng.

Cuối kỳ:

• Nợ TK 511: 20.000.000 đồng.
• Có TK 521: 20.000.000 đồng.

Bước 3: Hạch toán tại bên mua

Công ty B giảm công nợ phải trả:

• Nợ TK 331: 22.000.000 đồng.
• Có TK 156: 20.000.000 đồng.
• Có TK 1331: 2.000.000 đồng.

Bước 4: Đối chiếu số liệu sau điều chỉnh

Sau khi trả lại 20 sản phẩm, doanh thu thuần còn 80 triệu đồng, giá vốn còn 56 triệu đồng và khoản phải thu Công ty B còn 88 triệu đồng.

5.3. Ví dụ hạch toán và đối chiếu số liệu theo TT99 và TT133

Vẫn với 20 sản phẩm trả lại trong mục 5.2, kế toán tại bên bán ghi nhận khác nhau như sau:

Dù sử dụng tài khoản giảm doanh thu khác nhau, kết quả cuối cùng của giao dịch đều là doanh thu thuần 80 triệu đồng và giá vốn 56 triệu đồng, với giả định cùng điều kiện kế toán.

Điểm kế toán cần kiểm tra là cách ghi nhận giảm trừ và việc phản ánh đầy đủ các khoản mục liên quan, tránh chỉ đối chiếu mỗi doanh thu.

6. Những trường hợp đặc biệt khi hạch toán hàng bán bị trả lại

Ngoài trường hợp hàng trả lại đủ điều kiện nhập kho trong cùng kỳ, kế toán còn gặp những tình huống liên quan đến chi phí vận chuyển, hàng trả ở kỳ sau hoặc hàng bị hư hỏng. Mỗi trường hợp cần được xử lý theo bản chất nghiệp vụ và tình trạng hàng thực tế.

6.1. Hàng bán bị trả lại có phát sinh chi phí vận chuyển, xử lý

Khi tiếp nhận hàng trả lại, bên bán có thể phát sinh chi phí vận chuyển, kiểm tra chất lượng hoặc xử lý hàng hóa.

Đối với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99, nếu khoản chi thuộc chi phí bán hàng, kế toán ghi:

• Nợ TK 641: Chi phí bán hàng.
• Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, nếu đáp ứng điều kiện.
• Có TK 111, 112, 331 hoặc tài khoản phù hợp: Tổng số tiền thanh toán.

Ví dụ: Doanh nghiệp chịu phí vận chuyển hàng trả lại là 1.000.000 đồng chưa thuế, thuế GTGT giả định 10% và thanh toán qua ngân hàng.

Kế toán ghi:

• Nợ TK 641: 1.000.000 đồng.
• Nợ TK 1331: 100.000 đồng.
• Có TK 112: 1.100.000 đồng.

Khoản chi này được hạch toán riêng theo bản chất, không cộng vào doanh thu hàng bán bị trả lại.

6.2. Hàng bán bị trả lại phát sinh ở kỳ kế toán sau

Đối với hàng bán bị trả lại khác kỳ, kế toán cần xác định thời điểm phát sinh so với ngày phát hành báo cáo tài chính.

Theo nguyên tắc tại Thông tư 99:

Ví dụ: Công ty A bán hàng tháng 12/2026 và ghi nhận doanh thu 100 triệu đồng.

• Trường hợp 1: Khách trả hàng vào tháng 01/2027, trước thời điểm phát hành BCTC năm 2026. Doanh nghiệp xem xét điều chỉnh doanh thu trên BCTC năm 2026 theo nguyên tắc Thông tư 99.
• Trường hợp 2: Khách trả hàng sau khi BCTC năm 2026 đã phát hành. Khoản giảm doanh thu được ghi nhận vào kỳ phát sinh trả hàng theo quy định.

Kế toán cần phân biệt trường hợp trả lại hàng phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán với sai sót của báo cáo đã lập. Hai trường hợp có cách đánh giá và xử lý khác nhau.

6.3. Hàng trả lại bị hỏng, không đủ điều kiện nhập lại kho

Không phải hàng hóa nào được khách trả lại cũng có thể ghi tăng hàng tồn kho theo giá vốn ban đầu. Doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng thực tế trước khi nhập kho và xác định phương án xử lý.

Quy trình kiểm tra nên gồm:

1. Xác nhận số lượng và tình trạng hàng nhận lại.
2. Phân loại hàng còn sử dụng được, cần sửa chữa hoặc không có khả năng thu hồi giá trị.
3. Lập biên bản kiểm tra chất lượng và xác định trách nhiệm.
4. Đánh giá giá trị có thể ghi nhận đối với hàng hóa.
5. Hạch toán tổn thất, giảm giá trị hoặc chi phí xử lý theo bản chất và quy định kế toán áp dụng.

Với đơn vị theo dõi hàng hóa bằng bảng tính, cách tổ chức dữ liệu nhập, xuất và tồn kho theo từng mặt hàng cần kết hợp việc phân biệt hàng đủ điều kiện kinh doanh với hàng trả lại đang chờ đánh giá, tránh ghi nhận sai số lượng và giá trị tồn kho.

6.4. Hàng bán bị trả lại có liên quan đến giảm giá hoặc khuyến mại

Khi giao dịch có chiết khấu, giảm giá hoặc khuyến mại, kế toán cần xác định đúng giá trị hàng trả lại dựa trên điều kiện bán hàng ban đầu.

Những nội dung cần kiểm tra:

• Giá bán thực tế: Khoản chiết khấu đã được trừ trên hóa đơn hay ghi nhận sau khi bán?
• Giá trị hàng trả lại: Phản ánh theo giá trị giao dịch tương ứng với số hàng thực tế trả lại.
• Hàng khuyến mại: Xác định điều kiện chương trình và cách phân bổ giá trị theo chính sách kế toán.
• Thuế GTGT: Điều chỉnh theo giá trị giao dịch và chứng từ hợp lệ.
• Công nợ: Tính lại số tiền khách hàng còn phải thanh toán hoặc được hoàn.

Ví dụ: Khách hàng mua 10 sản phẩm với đơn giá niêm yết 1 triệu đồng/sản phẩm nhưng được giảm giá thương mại trực tiếp 10% trên hóa đơn.

Nếu khách trả lại 2 sản phẩm, giá trị hàng trả lại cần được xác định theo giá giao dịch đã giảm là 900.000 đồng/sản phẩm, tương ứng 1.800.000 đồng chưa thuế, giả sử điều kiện giảm giá được giữ nguyên.

Kế toán không sử dụng giá niêm yết ban đầu 2 triệu đồng để ghi giảm doanh thu khi giao dịch thực tế đã áp dụng mức giá thấp hơn.

Với các giao dịch áp dụng ưu đãi theo tỷ lệ, việc quy đổi mức giảm phần trăm thành giá bán thực tế của từng sản phẩm giúp kế toán xác định đúng giá trị hàng trả lại, tránh sử dụng nhầm giá niêm yết ban đầu khi điều chỉnh doanh thu.

7. Những sai sót thường gặp khi hạch toán hàng bán bị trả lại

Các lỗi khi hạch toán hàng bán trả lại thường tập trung ở việc sử dụng sai tài khoản, thiếu bút toán giá vốn, xử lý hóa đơn chưa đúng hoặc đối chiếu không đầy đủ thuế và công nợ.

7.1. Sử dụng sai TK 521 và TK 511 theo chế độ kế toán

Đây là sai sót thường gặp khi doanh nghiệp sử dụng mẫu định khoản từ tài liệu cũ mà chưa cập nhật chế độ kế toán.

• Theo Thông tư 99: Sử dụng TK 521 để ghi nhận hàng bán bị trả lại.
• Theo Thông tư 133: Ghi giảm trực tiếp vào TK 511.

Doanh nghiệp cần thống nhất hệ thống tài khoản kế toán và hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên trước khi thực hiện.

7.2. Ghi giảm doanh thu nhưng quên điều chỉnh giá vốn, hàng tồn kho

Khi hàng được trả lại và đủ điều kiện nhập kho, kế toán phải điều chỉnh giá vốn tương ứng.

Nếu chỉ ghi giảm doanh thu:

• Hàng tồn kho có thể không phản ánh đúng số lượng và giá trị đã nhận lại.
• Giá vốn hàng bán bị ghi nhận cao hơn thực tế.
• Lợi nhuận gộp có thể bị sai lệch.
• Sổ kho và sổ kế toán có thể không khớp nhau.

Cần đối chiếu phiếu nhập kho hàng trả lại với bút toán Nợ TK 155, 156/Có TK 632 hoặc tài khoản phù hợp.

7.3. Lập hóa đơn trả hàng không đúng quy định

Việc mặc định bên mua luôn phải xuất hóa đơn khi trả hàng có thể dẫn đến xử lý không phù hợp với quy định hiện hành.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Ai có trách nhiệm lập hóa đơn theo trường hợp phát sinh?
• Có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn hay không?
• Hàng trả lại thuộc trường hợp thông thường hay trường hợp đặc thù?
• Số lượng, đơn giá, thuế suất và giá trị điều chỉnh có khớp chứng từ không?

Hồ sơ trả hàng phải thể hiện được căn cứ điều chỉnh và được lưu cùng chứng từ liên quan.

7.4. Ghi nhận sai thuế GTGT, công nợ hoặc kỳ kế toán

Một giao dịch hàng trả lại có thể ảnh hưởng đồng thời đến thuế GTGT, công nợ và doanh thu của kỳ kế toán.

Bảng kiểm soát dưới đây giúp kế toán rà soát trước khi khóa sổ.

Khi tổng hợp doanh thu từ nhiều giao dịch, việc lập bảng báo cáo kết quả bán hàng theo từng kỳ cần đi kèm với đối chiếu các khoản giảm trừ phát sinh, bảo đảm doanh thu sau điều chỉnh thống nhất với số liệu kế toán.

8. Kiểm soát quy trình trả hàng và đối chiếu dữ liệu trên 1Office

Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, bộ phận kinh doanh, kho và kế toán phải phối hợp kiểm tra hàng hóa, xử lý chứng từ và đối chiếu công nợ. Nếu dữ liệu phân tán, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng:

• Chậm phê duyệt
• Thiếu chứng từ
• Khó xác định trách nhiệm khi phát sinh sai lệch

Với nền tảng quản trị tổng thể 1Office, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa quy trình xử lý hàng trả lại, từ tiếp nhận yêu cầu đến hoàn tất đối chiếu, thông qua các tính năng:

• Quản lý thông tin trả hàng tập trung: Ghi nhận yêu cầu, thông tin khách hàng, đơn hàng, lý do trả hàng và chứng từ liên quan để thuận tiện tra cứu, đối chiếu.
• Tự động luân chuyển và phê duyệt với No-code: Thiết lập luồng xử lý từ tiếp nhận → kiểm tra hàng → phê duyệt → xử lý chứng từ.
• Phối hợp xử lý liên phòng ban: Phân công công việc cho kinh doanh, kho và kế toán; xác định người phụ trách, thời hạn và trạng thái từng bước.
• Hỗ trợ đối chiếu chứng từ, công nợ: Tập hợp thông tin giao dịch, kết quả kiểm tra hàng trả và hồ sơ điều chỉnh để kế toán kiểm tra số tiền cần hoàn hoặc công nợ cần điều chỉnh.
• Theo dõi tiến độ và lịch sử xử lý: Giúp nhà quản lý xác định yêu cầu đang chờ phê duyệt, công việc quá hạn và bộ phận chịu trách nhiệm.

Nhờ đó, nhà quản lý dễ  kiểm soát được tiến độ xử lý hàng trả lại, trong khi các bộ phận phối hợp trên cùng quy trình, giảm thời gian tìm kiếm chứng từ và đối chiếu thông tin thủ công.

➤ Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng

9. Câu hỏi thường gặp về hạch toán hàng bán bị trả lại

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp khi kế toán xử lý hàng bán trả lại theo Thông tư 99, Thông tư 133 và quy định hóa đơn hiện hành.

9.1. Hàng bán bị trả lại hạch toán vào tài khoản nào?

Đối với bên bán, doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC ghi khoản giảm trừ doanh thu vào TK 521. Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC ghi giảm doanh thu trực tiếp qua TK 511.

Ngoài ra, kế toán cần điều chỉnh thuế GTGT, công nợ và giá vốn của hàng trả lại theo tình trạng thực tế.

9.2. Theo Thông tư 99, có bắt buộc sử dụng TK 5212 không?

Không. Thông tư 99 quy định TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu và cho phép doanh nghiệp mở thêm tài khoản chi tiết phù hợp với nhu cầu quản lý.

Doanh nghiệp có thể tổ chức theo dõi riêng hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán để thuận tiện đối chiếu, báo cáo.

9.3. Bên mua trả lại hàng có phải lập hóa đơn không?

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi phát sinh hàng bán bị trả lại, việc lập hóa đơn được thực hiện tùy theo từng trường hợp:

• Trường hợp thông thường: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa.
• Hai bên có thỏa thuận: Nếu thống nhất để bên mua lập hóa đơn trả hàng, người mua phải xuất hóa đơn điện tử giao cho người bán.
• Tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng: Nếu tài sản đã đăng ký tên người mua và người mua thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, bên mua lập hóa đơn trả lại hàng theo quy định.

Lưu ý: Kế toán cần phân biệt việc lập hóa đơn khi trả hàng với xử lý sai sót trên hóa đơn đã phát hành, đồng thời lưu đầy đủ chứng từ liên quan để phục vụ kê khai và đối chiếu.

9.4. Hàng bán bị trả lại có phải điều chỉnh thuế GTGT không?

Khi hàng bán bị trả lại làm giảm giá trị giao dịch chịu thuế, bên bán và bên mua cần xử lý khoản thuế GTGT tương ứng theo hóa đơn và quy định áp dụng.

Ví dụ, hàng trả lại có giá trị chưa thuế 10 triệu đồng, thuế GTGT giả định 10% thì số thuế GTGT cần điều chỉnh là 1 triệu đồng.

9.5. Hàng bán bị trả lại ở kỳ sau hạch toán như thế nào?

Theo Thông tư 99, nếu hàng đã bán ở kỳ trước nhưng bị trả lại ở kỳ sau, việc ghi giảm doanh thu phụ thuộc vào thời điểm phát sinh so với thời điểm phát hành báo cáo tài chính.

Nếu giao dịch trả hàng phát sinh trước khi phát hành BCTC kỳ trước, kế toán thực hiện điều chỉnh theo quy định về sự kiện sau ngày kết thúc kỳ kế toán cần điều chỉnh. Nếu phát sinh sau khi BCTC đã phát hành, doanh nghiệp ghi giảm doanh thu của kỳ phát sinh trả hàng.

Kết luận

Hạch toán hàng bán bị trả lại cần được thực hiện đầy đủ ở các khoản mục doanh thu, thuế GTGT, giá vốn, hàng tồn kho và công nợ. Từ năm 2026, doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99 sử dụng TK 521 để ghi nhận khoản giảm trừ doanh thu, trong khi doanh nghiệp theo Thông tư 133 ghi giảm trực tiếp TK 511.

Bên cạnh việc định khoản đúng, kế toán cần kiểm tra chứng từ trả hàng, xử lý hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và đối chiếu số liệu trước khi khóa sổ. Đặc biệt, những giao dịch phát sinh khác kỳ phải được xác định đúng thời điểm ghi nhận.

Với doanh nghiệp có nhiều đơn hàng và bộ phận tham gia xử lý, việc số hóa quy trình trên 1Office giúp tập trung thông tin, phân công trách nhiệm và theo dõi tiến độ giải quyết các yêu cầu trả hàng, tạo điều kiện để kế toán tiếp nhận hồ sơ đầy đủ và kịp thời.

➤ Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng