Hướng dẫn hạch toán hàng bán bị trả lại theo thông tư 200 & 133

Khi hàng hóa đã được bán ra và sau đó bị trả lại, điều này sẽ dẫn đến một khoản giảm trừ từ doanh thu, ảnh hưởng đến việc xác định doanh thu thuần thực tế và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ. Có nhiều nguyên nhân khiến hàng hóa của doanh nghiệp bị trả lại sau khi đã được bán, bao gồm cả những nguyên nhân chủ quan và khách quan. Bất kể lý do là gì, việc ghi nhận hàng bán bị trả lại là cần thiết để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán. Trong bài viết sau, 1Office sẽ hướng dẫn cho bạn cách hạch toán hàng bán bị trả lại đúng chuẩn thông tư 200 & 133.

1. Hàng bán bị trả lại là gì?

Đối với bên bán

Hàng bán bị trả lại đề cập đến số lượng sản phẩm mà doanh nghiệp đã phân phối hoặc bán ra thị trường, nhưng sau đó bị khách hàng trả lại vì các lý do như:

•  Sản phẩm không đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng.
•  Sản phẩm không đúng quy cách, loại hoặc không đúng với đặc điểm mà khách hàng đã đặt hàng.
•  Khách hàng không nhận được hàng vì những vấn đề khách quan khác.

Bên cạnh việc áp dụng các chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán, việc hàng bán bị trả lại được coi là một trong những khoản giảm trừ thu nhập từ bán hàng. Giá trị của hàng bán bị trả lại ảnh hưởng đến doanh thu thực tế từ việc bán hàng trong kỳ kinh doanh, và từ đó ảnh hưởng đến doanh thu thuần của doanh nghiệp.

Đối với bên mua

Việc hoàn trả hàng hóa cho bên bán không tạo ra bất kỳ khoản giảm trừ doanh thu hoặc tổn thất nào đối với bên mua. Tuy nhiên, quá trình này đòi hỏi đầu tư thời gian từ phía doanh nghiệp. Đồng thời, bộ phận kế toán cần thực hiện các bút toán phù hợp để ghi nhận quá trình trả lại hàng mua một cách chính xác trong hệ thống kế toán.

• Trong trường hợp bên mua là doanh nghiệp đã có hóa đơn, việc trả lại hàng bán yêu cầu phát hành hóa đơn trả lại với giá phải tương đương với giá đã ghi trên hóa đơn mua hàng.
• Nếu bên mua là cá nhân không có hóa đơn, quá trình trả lại hàng bán đòi hỏi việc lập Biên bản ký kết với bên bán để ghi nhận số lượng và giá trị của hàng hóa đã được trả lại.

2. Cách hạch toán hàng bán bị trả lại

Quá trình hạch toán hóa đơn trả lại hàng không chỉ đơn giản là việc thực hiện các bút toán riêng biệt cho bên mua và bên bán, mà còn phụ thuộc vào sự khác biệt giữa các quy định kế toán của doanh nghiệp, dựa trên việc áp dụng các thông tư liên quan như thông tư 200/2014/TT-BTC và thông tư 133/2016/TT-BTC.

2.1 Hạch toán hàng bán bị trả lại theo thông tư 200

Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về việc sử dụng tài khoản 5212 – “Hàng bán bị trả lại” để phản ánh doanh thu của hàng hóa bị khách hàng trả lại trong kỳ kế toán. Tài khoản 5212 có cấu trúc sau:

• Bên nợ: Được sử dụng để ghi nhận doanh thu từ hàng bán bị trả lại, đã hoàn thiện việc hoàn tiền cho khách hàng hoặc được trừ vào số tiền phải thu từ khách hàng đã được ghi nhận trước đó đối với số hàng hóa bị trả lại.
• Bên có: Sử dụng để chuyển số doanh thu từ hàng bán bị trả lại sang tài khoản 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần tại cuối kỳ.

Cách hạch toán cho hàng bán bị trả lại theo thông tư 200 như sau:

Bên bán

Khi doanh nghiệp tiến hành bán hàng, kế toán viên thực hiện bút toán để ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng và ghi nhận giá vốn của hàng bán như sau

* Ghi nhận doanh thu:

• Nợ các tài khoản 1111, 1121, 131
• Có tài khoản 5111
• Có tài khoản 33311 (nếu có)

* Ghi nhận giá vốn hàng bán:

• Nợ tài khoản 632
• Có tài khoản 156

Khi khách hàng trả lại hàng, kế toán viên thực hiện bút toán để hạch toán việc trả lại hàng cho người bán bằng cách giảm trừ doanh thu và giảm giá vốn hàng bán như sau:

* Ghi nhận giảm trừ doanh thu:

• Nợ tài khoản 5212
• Nếu có, nợ tài khoản 33311
• Có các tài khoản 111, 112, 131

* Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:

• Nợ tài khoản 156
• Có tài khoản 632

Tiếp theo, kế toán viên thực hiện các bút toán chuyển đổi cuối kỳ, bao gồm bút toán kết chuyển số tiền giảm trừ doanh thu đã được ghi nhận do hàng bán bị trả lại trong kỳ như sau:

• Nợ tài khoản 511
• Có tài khoản 5212

Ngoài ra, kế toán viên cũng cần xác định và ghi nhận các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại (nếu có) thông qua các bút toán hạch toán như sau:

• Nợ tài khoản 641
• Có các tài khoản 111, 112,…

Bên mua

Khi doanh nghiệp mua hàng, kế toán viên thực hiện bút toán để ghi nhận việc nhập hàng vào kho như sau:

* Ghi tăng trị giá hàng mua:

• Nợ các tài khoản 156, 152, 153, 211
• Nếu có, nợ tài khoản 1331
• Có các tài khoản 1111, 1121, 331

Khi trả lại hàng mua cho bên bán, kế toán viên ghi nhận việc giảm giá trị của hàng mua như sau:

* Ghi nhận giảm giá trị hàng mua:

• Nợ các tài khoản 1111, 1121, 331
• Có các tài khoản 156, 152, 153, 211
• Có tài khoản 1331

Ví dụ hạch toán hàng bán bị trả lại theo thông tư 200

Công ty XYZ bán một lô hàng trị giá 600.000.000 VND, đã bao gồm thuế GTGT 10%, với giá vốn là 540.000.000 VND. Tuy nhiên, họ chưa nhận được thanh toán từ khách hàng. Sau đó, khách hàng quyết định trả lại 50% giá trị hợp đồng.

Công ty XYZ áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200. Dựa trên hướng dẫn, kế toán viên của công ty XYZ thực hiện các bút toán như sau:

* Phản ánh giá bán:

• Nợ tài khoản 131: 660.000.000 VND
• Có tài khoản 511: 600.000.000 VND
• Có tài khoản 3331: 60.000.000 VND

* Phản ánh giá vốn:

• Nợ tài khoản 632: 540.000.000 VND
• Có tài khoản 156: 540.000.000 VND

Khi khách hàng trả lại một phần hàng hóa, kế toán hạch toán:

* Ghi giảm 1/2 doanh thu:

• Nợ tài khoản 5212: 330.000.000 VND
• Nếu có, nợ tài khoản 3331: 33.000.000 VND
• Có tài khoản 131: 363.000.000 VND

* Ghi giảm giá vốn và đồng thời nhập lại hàng hóa:

• Nợ tài khoản 156: 270.000.000 VND
• Có tài khoản 632: 270.000.000 VND

* Cuối kỳ kế toán thực hiện kết chuyển để ghi nhận khoản giảm trừ doanh thu:

• Nợ tài khoản 511: 330.000.000 VND
• Có tài khoản 5212: 330.000.000 VND

2.2 Hạch toán hàng bán bị trả lại thông tư 133

Thông tư 133/2016/TT-BTC không áp dụng tài khoản 5212. Do đó, việc hàng bán bị trả lại không được phản ánh trên một tài khoản riêng nữa. Thay vào đó, nó được ghi trực tiếp trên tài khoản 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” thông qua việc ghi giảm doanh thu (ghi bên nợ).

Bên bán

Khi khách hàng trả lại hàng bán, kế toán viên ghi nhận giảm doanh thu và giảm giá vốn hàng bán như sau:

* Ghi nhận giảm doanh thu:

• Nợ tài khoản 511
• Nếu có, nợ tài khoản 3331
• Có tài khoản 131, 111, 112

* Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:

• Nợ tài khoản 156
• Có tài khoản 632

Bên mua

Vì bên mua chỉ ghi nhận tăng trị giá hàng mua khi mua hàng và giảm trị giá hàng mua khi trả lại hàng, bút toán thực hiện sẽ tương tự như hướng dẫn trong phần “Bên mua” đối với doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC.

3. Hướng dẫn cách xử lý trả lại hàng

Khi có trường hợp trả lại hàng, cả bên bán và bên mua đều cần thực hiện các bút toán để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán. Do đó, người mua trả lại hàng cần thực hiện việc xuất hóa đơn để cung cấp căn cứ cho các bút toán hạch toán.

Nếu khách hàng trả lại hàng có khả năng xuất hóa đơn, quá trình sẽ diễn ra như sau:

* Xuất hóa đơn trả lại hàng cho công ty bán:

• Đơn giá trên hóa đơn trả lại phải tương đương với đơn giá trên hóa đơn mua hàng ban đầu.
• Trên hóa đơn cần ghi rõ lý do trả lại hàng.

* Sau đó, kế toán viên thực hiện điều chỉnh thuế GTGT đối với hóa đơn hàng bán bị trả lại:

• Bên bán: điều chỉnh doanh số bán và thuế GTGT đầu ra.
• Bên mua: điều chỉnh doanh số mua và thuế GTGT đầu vào.

Trong trường hợp khách hàng trả lại hàng không thể xuất hóa đơn, quá trình thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục 4 của Thông tư 39/2014/TT-BTC (Hướng dẫn thi hành nghị định 51/2010/NĐ-CP và nghị định 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ).

———————

Trên đây là chi tiết hướng dẫn cách hạch toán hàng bán bị trả lại theo thông tư 200 và 133. Hy vọng bài viết cung cấp cho bạn nhiều thông tin hữu ích và giúp cho công việc kế toán của bạn thuận tiện hơn. 

Để không bỏ lỡ các kiến thức, quà tặng, biểu mẫu hỗ trợ doanh nghiệp trong các hoạt động quản trị, vận hành, bấm Quan tâm Zalo OA của 1Office ngay hôm nay!