Backlog là gì? Vai trò, Quy trình và 5 phương pháp quản lý Backlog mà doanh nghiệp không nên bỏ qua

Backlog là một thuật ngữ quan trọng trong quản lý dự án và phát triển sản phẩm. Nó hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các hoạt động và đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện một cách hiệu quả. Đồng thời Backlog cung cấp một cái nhìn tổng quan về các yêu cầu và công việc cần thực hiện. Cùng 1Office khám phá sâu hơn về Backlog là gì? Vai trò, Ý nghĩa và Phương pháp quản lý Backlog mà nhà quản lý không nên bỏ qua.

1. Backlog là gì? Vai trò của Backlog trong doanh nghiệp

1.1 Backlog là gì?

Backlog được dịch ra Tiếng Việt có nghĩa là “tồn đọng”, nhằm đề cập đến các công việc chưa được hoàn thành, còn sót lại hoặc đang chờ giải quyết.

Trong môi trường doanh nghiệp, Backlog là danh sách các công việc, nhiệm vụ, tính năng hoặc yêu cầu chưa được hoàn thành và cần được xử lý. Backlog thường được sử dụng để theo dõi và quản lý các đầu mục dự án nhằm đảm bảo đúng thời hạn, đúng tiến độ công việc và không có việc nào bị bỏ sót.

Một Backlog có thể bao gồm các yêu cầu từ khách hàng, tính năng cần được phát triển, lỗi cần sửa chữa, vấn đề cần giải quyết hoặc bất kỳ nhiệm vụ nào liên quan đến mục tiêu và phạm vi của dự án. Các mục trong danh sách này được sắp xếp theo mức độ ưu tiên nhằm tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp.

1.2 Vai trò của Backlog trong doanh nghiệp

• Backlog giúp xác định thứ tự ưu tiên, các công việc quan trọng cần được hoàn thành trước để từ đó phân bổ nguồn lực hợp lý, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
• Hỗ trợ lên kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc tạo sự chủ động trong việc thực hiện nhiệm vụ và giúp nhân viên tránh tình trạng quên việc, sót việc.
• Backlog giúp các thành viên trong dự án thảo luận sâu hơn về công việc và có cái nhìn chi tiết về từng nhiệm vụ phải thực hiện, từ đó tạo ra sự hiểu biết và đồng thuận chung.
• Góp phần định hướng phát triển sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bằng việc liệt kê chi tiết các tính năng, cải tiến hoặc các yêu cầu từ khách hàng, từ đó có những biện pháp khắc phục và chiến lược phát triển.

2. Nội dung cơ bản của một Backlog hoàn chỉnh

Một backlog thường bao gồm các thông tin cơ bản về các nhiệm vụ, công việc hoặc yêu cầu trong dự án. Dưới đây là các thành phần cơ bản của một backlog đầy đủ:

1. Danh sách nhiệm vụ: Liệt kê các nhiệm vụ, công việc hoặc yêu cầu cần thực hiện trong dự án. Mỗi nhiệm vụ nên được mô tả một cách rõ ràng và đủ chi tiết để hiểu được yêu cầu cần thiết.
2. Thời gian hoàn thành: Nên được xác định rõ ràng và cụ thể về ngày giờ bắt buộc hoàn thành nhiệm vụ. Từ đó cho doanh nghiệp một cái nhìn tổng quan về dự án và dễ dàng trong việc báo cáo tiến độ thực hiện công việc.
3. Người thực hiện: Đây là thông tin về người hoặc nhóm người được giao trách nhiệm thực hiện mỗi nhiệm vụ. Xác định người thực hiện giúp phân chia công việc rõ ràng và tạo trách nhiệm cá nhân trong dự án tập thể.
4. Mức độ ưu tiên: Mỗi nhiệm vụ trong backlog nên được xác định mức độ ưu tiên. Điều này giúp xác định công việc quan trọng nhất và cần được hoàn thành trước. Có thể sử dụng các tiêu chí như giá trị, khả năng ảnh hưởng hoặc mức độ cần thiết để đánh giá mức độ ưu tiên.
5. Trạng thái nhiệm vụ: Thể hiện tình trạng hoặc tiến trình của công việc. Các trạng thái thông thường có thể là “chưa bắt đầu”, “đang tiến hành”, “hoàn thành” hoặc “đã hủy”. Theo dõi trạng thái nhiệm vụ giúp quản lý tiến độ và biết được công việc nào cần quan tâm và ưu tiên.

3. Một số thuật ngữ liên quan: Product Backlog, Sprint Backlog

3.1 Product Backlog là gì?

Product Backlog là danh sách các yêu cầu, tính năng và công việc cần thực hiện để phát triển hoặc năng cấp sản phẩm mới. Nó xây dựng dựa trên các yêu cầu từ khách hàng, người dùng cuối cùng và các bên liên quan khác. 

Đồng thời, Product Backlog sử dụng các yếu tố như: sự phức tạp, sự khẩn cấp, giá trị kinh doanh,.. để ưu tiên và sắp xếp nhiệm vụ cần thiết. Các danh sách này thường được cập nhật và điều chỉnh theo thời gian khi có thêm thông tin hoặc các yêu cầu mới.

3.2 Sprint Backlog là gì?

Sprint Backlog là một phần của Product Backlog, đại diện cho tập hợp các công việc được chọn để thực hiện trong một “Sprint” – một đơn vị thời gian được xác định trong phương pháp Scrum. 

Sprint Backlog được sử dụng làm cơ sở để theo dõi tiến độ và thực hiện công việc, đồng thời được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên dựa vào 2 yếu tố quan trọng là giá trị kinh doanh và sự rủi ro. Các công việc trong Sprint Backlog thường được phân chia thành các “User Story” nhỏ hơn và được ước lượng thời gian hoàn thành.

3.3 Sự khác biệt giữa Product Backlog và Sprint Backlog

Tiêu chí	Product Backlog	Sprint Backlog
Khái niệm	Product Backlog là danh sách các nhiệm vụ, yêu cầu, tính năng hoặc công việc cần thực hiện trong một dự án.	Sprint Backlog là danh sách con của Product Backlog, tập hợp các nhiệm vụ được chọn lọc và cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định.
Mục tiêu	Product Backlog tạo ra tầm nhìn tổng thể về sản phẩm và thường có thể bao gồm hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn đầu mục công việc.	Sprint Backlog được áp dụng để làm cơ sở để theo dõi tiến độ và thực hiện công việc trong suốt quá trình Sprint.
Sự thay đổi	Product Backlog thường được cập nhật và điều chỉnh theo thời gian để phản ánh sự thay đổi trong yêu cầu.	Sprint Backlog thường giữ cố định và cần ước lượng cụ thể thời gian hoàn thành nhiệm vụ.
Ví dụ	– Tạo giao diện người dùng cho ứng dụng. – Tích hợp hệ thống thông báo và thông tin liên lạc giữa người dùng. – Phân quyền truy cập và quản lý người dùng. – Tối ưu hóa hiệu suất và bảo mật của ứng dụng.	– Tạo giao diện cho trang đăng nhập và đăng ký. – Xây dựng chức năng đăng nhập và xác thực tài khoản.

Bảng so sánh điểm khác nhau giữa Product Backlog và Sprint Backlog

4. Quy trình 5 bước tạo Backlog chính xác nhất

Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi

Xác định mục tiêu tổng thể của dự án hoặc sản phẩm mà đội nhóm đang thực hiện. Điều này bao gồm định rõ những gì doanh nghiệp muốn đạt được với dự án và những giá trị mà họ muốn mang lại cho khách hàng. Sau đó, Nhà quản lý cần xác định phạm vi của dự án bằng cách định rõ các tính năng, yêu cầu và nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được mục tiêu đã đề ra.

Bước 2: Thiết lập mức độ ưu tiên

Doanh nghiệp cần thiết lập mức độ ưu tiên của các yêu cầu và tính năng trong Backlog. Từ đó xác định các công việc quan trọng nhất và cần được ưu tiên thực hiện trước. Mức độ ưu tiên có thể được xác định dựa trên giá trị kinh doanh mà các yêu cầu mang lại, sự phức tạp của công việc, sự khẩn cấp, yếu tố may rủi và các yếu tố khác liên quan.

Bước 3: Ước lượng thời gian hoàn thành

Xác định thời gian hoàn thành cho mỗi yêu cầu hoặc tính năng trong Backlog giúp Nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về thời gian cần thiết để hoàn thành dự án hoặc sản phẩm. Đo lường thời gian hoàn thành được tính toán dựa trên kinh nghiệm trước đây, khả năng của thành viên, đội nhóm và các yếu tố khác như sự phức tạp của công việc.

Bước 4: Quản lý nguồn lực và phân chia công việc

Nhà quản lý cần đánh giá nguồn lực có sẵn để thực hiện dự án hoặc sản phẩm. Bao gồm đánh giá nhân lực, kỹ năng chuyên môn và tài nguyên khác mà quản lý có thể sử dụng cho dự án. Sau đó, quản lý tiến hành phân chia công việc từ Backlog vào các đơn vị công việc cụ thể, như gán người thực hiện cho mỗi công việc và phân bổ nguồn lực để đảm bảo rằng các công việc được thực hiện đúng tiến độ.

Bước 5: Theo dõi và cập nhật thường xuyên

Cuối cùng, Nhà quản trị cần theo dõi tiến độ công việc và cập nhật Backlog thường xuyên và định kỳ theo ngày, tuần, tháng hoặc theo quý. Điều này giúp tổ chức kiểm soát tiến trình thực tế của dự án hoặc sản phẩm và cập nhật thông tin trong Backlog để phản ánh sự thay đổi và phản hồi từ khách hàng. 

Doanh nghiệp có thể tổ chức cuộc họp định kỳ sau mỗi giai đoạn hoặc Sprint để đánh giá và xem xét Backlog, điều chỉnh ưu tiên, thời gian hoàn thành và phân chia công việc nếu cần thiết.

5. Top 5 phương pháp quản lý Backlog hiệu quả

5.1 Ứng dụng Excel để quản lý Backlog

Đây là một phương pháp đơn giản để tạo và quản lý Backlog dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Sử dụng Excel hoặc Google Sheet giúp:

• Nhà quản trị tạo danh sách công việc và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, ghi chú thời gian dự tính và người thực hiện theo các cột và hàng trong bảng tính.
• Phần mềm cung cấp tính năng lọc, tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu, công việc giúp các thành viên trong dự án dễ dàng quản lý và tìm kiếm thông tin.

5.2 Phương pháp Agile và Scrum

Agile và Scrum là một khung công việc linh hoạt được ứng dụng nhiều trong phát triển phần mềm và quản lý dự án. Backlog trong phương pháp này được quản lý theo hình thức Product Backlog và Sprint Backlog đã phân tích ở trên.

• Product Backlog chứa tất cả các yêu cầu và tính năng của sản phẩm cần thực hiện.
• Sprint Backlog chứa các công việc được lựa chọn để hoàn thành trong một Sprint cụ thể.
• Quy trình Scrum cung cấp cơ chế để ưu tiên và quản lý Backlog trong quá trình phát triển sản phẩm.

>> Xem thêm: Mô hình Agile là gì? Ứng dụng Agile trong quản lý dự án doanh nghiệp

>> Xem thêm: Mô hình Scrum là gì? Vai trò, các nguyên tắc chính của mô hình Scrum

5.3 Phương pháp đánh giá ưu tiên MoSCoW

Mô hình MoSCoW là viết tắt của 4 thành phần: Must-have, Should-have, Could-have và Won’t-have. Đây là phương pháp đánh giá ưu tiên các yêu cầu và tính năng trong Backlog dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp.

• Must-have là những yêu cầu bắt buộc và cần thiết phải hoàn thành.
• Should-have là những yêu cầu quan trọng nhưng chưa cần hoàn thành gấp.
• Could-have là những yêu cầu có thể được thực hiện nếu có thời gian và tài nguyên.
• Won’t-have là những yêu cầu không được ưu tiên hoặc loại bỏ.

5.4 Phương pháp quản lý Kanban

Kanban là một phương pháp quản lý công việc dựa trên hệ thống bảng Kanban. Bảng Kanban được chia thành các cột đại diện cho trạng thái của công việc gồm: To-do, In Progress, Done…

• Bằng cách kéo thả, các công việc được di chuyển qua các cột tương ứng khi chúng trong tiến trình hoặc hoàn thành.
• Kanban hỗ trợ quản lý Backlog bằng cách cho phép theo dõi và điều chỉnh công việc theo trạng thái và ưu tiên.

5.5 Sử dụng phần mềm quản trị công việc, quản lý Backlog hiệu quả

Phần mềm Quản lý công việc là giải pháp ưu tiên số 1 cho mọi loại hình doanh nghiệp Việt. Với giao diện trực quan và các tính năng mạnh mẽ hỗ trợ nhà quản trị tạo lập và theo dõi Backlog hiệu quả, mọi lúc mọi nơi.

1Office – Tự hào là đơn vị đồng hành cùng Hơn 5000 Doanh nghiệp & Hơn 450.000 người sử dụng. Phần mềm đã giúp hàng nghìn doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình Quản lý công việc. 

• Tạo lập kế hoạch, sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, tạo công việc con ràng buộc tiến độ và phân quyền chặt chẽ với công việc cha.
• Dễ dàng theo dõi và quản lý tiến độ công việc qua nhiều màn hình hiển thị khác nhau: Danh sách, Gantt Chart, Lịch biểu, Kanban.
• Đa dạng hình thức báo cáo theo phần trăm người dùng tự báo cáo, tỷ lệ hoàn thành khối lượng, tỷ lệ hoàn thành đầu việc và tỷ trọng công việc con.
• Quản lý tập trung tài liệu duy nhất trên một phần mềm, linh hoạt trong việc chia sẻ, phân quyền sử dụng và bảo mật dữ liệu.

Nhận bản dùng thử tính năng miễn phí

Phần mềm hỗ trợ quản lý Backlog, Quản lý công việc 1Office là giải pháp thông minh giúp đơn giản hóa quá trình lập kế hoạch và theo dõi công việc cho phòng ban, đội nhóm. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể trao đổi công việc trực tiếp dưới mỗi dự án, giao việc tự động và cập nhật báo cáo theo thời gian thực, mọi lúc mọi nơi ngay trên phần mềm. 

6. Ý nghĩa của Backlog mang lại cho Agile và Product Manager

6.1 Đối với quản lý dự án và phát triển sản phẩm (Agile)

Xác định giá trị kinh doanh: Các yêu cầu và tính năng quan trọng nhất, có tiềm năng mang lại lợi ích cao cho khách hàng và doanh nghiệp sẽ được ưu tiên để đạt được mục tiêu kinh doanh.

Đảm bảo sự tham gia và tương tác của khách hàng: Sử dụng Backlog để thảo luận với khách hàng, lắng nghe ý kiến và phản hồi của họ, từ đó cải thiện sản phẩm và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.

Tăng tính linh hoạt và thích ứng: Backlog cho phép thay đổi và điều chỉnh các yêu cầu và công việc trong suốt quá trình phát triển. Doanh nghiệp có thể cập nhật và điều chỉnh Backlog để phản ánh sự thay đổi của yêu cầu hoặc những ưu tiên mới.

6.2 Đối với Giám đốc sản phẩm (Product Manager)

Quản lý yêu cầu và tính năng: Backlog ghi lại và quản lý các yêu cầu và tính năng của sản phẩm. Nó là nơi tập trung của những ý tưởng và yêu cầu từ khách hàng, nhóm phát triển và các bên liên quan khác.

Lập kế hoạch và ưu tiên công việc: Theo đúng sự ưu tiên và giá trị kinh doanh từ đó giúp Product Manager định rõ phạm vi sản phẩm và tạo ra một lộ trình phát triển rõ ràng.

Đồng thuận với các bên liên quan: Backlog là một công cụ quan trọng trong việc thảo luận, đồng thuận với khách hàng, nhóm phát triển và các bên liên quan khác về yêu cầu, tính năng cũng như kế hoạch phát triển sản phẩm.

Quản lý tiến độ và theo dõi: Backlog cung cấp một cái nhìn tổng quan về tiến độ và trạng thái của công việc. Product Manager có thể theo dõi tiến độ, cập nhật và điều chỉnh Backlog để đảm bảo rằng dự án diễn ra theo kế hoạch và đạt được mục tiêu.

—————————–

Nếu Quý doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn hoặc nhận bản demo dùng thử tính năng miễn phí phần mềm 1Office hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 083 483 8888 để được hỗ trợ nhanh nhất.

Nhìn chung, 5 phương pháp quản lý Backlog trên đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Phụ thuộc vào đặc trưng của doanh nghiệp và các yêu cầu khác nhau của dự án và sản phẩm mà Nhà quản lý có thể lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp. Chúc Quý doanh nghiệp thành công!