1Office số hoá trải nghiệm nhân viên tại Savin Việt nam
Mục lục
1. Savin Việt Nam – Hệ thống khách sạn cao cấp tại Việt Nam
Hệ thống khách sạn OHG (Công ty CPTM Savin Việt Nam) được thành lập vào năm 2013, doanh nghiệp hàng đầu trong ngành khách sạn và du lịch tại Việt Nam. OHG tự hào sở hữu một chuỗi 3 khách sạn sang trọng nằm ở trung tâm của khu phố cổ Hà Nội mang đến dịch vụ chuyên nghiệp và chất lượng hàng đầu.
OHG định hướng trở thành một tập đoàn hàng đầu trong lĩnh vực quản lý, vận hành, đầu tư xây dựng khách sạn sang trọng, đẳng cấp nhất Việt Nam. OHG hướng đến việc xây dựng tập đoàn trở thành một thương hiệu quản lý khách sạn Việt mang tầm quốc tế và luôn coi sự hài lòng của khách hàng là thước đo của thành công.
2. Bài toán OHG gặp phải khi quản lý hệ thống nhân sự quy mô lớn
Hệ thống khách sạn OHG là một trong những chuỗi khách sạn hàng đầu Việt Nam với quy mô 300 nhân sự. Với số lượng người lao động lớn, đặc thù ngành nghề có nhiều bộ phận và ca làm việc, OHG gặp phải nhiều khó khăn trong việc quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công.
Khó khăn về chấm công
Chấm công là một trong những công việc quan trọng trong quản lý nhân sự, giúp doanh nghiệp theo dõi thời gian làm việc, nghỉ phép, làm thêm giờ,… của nhân viên. Trước đây, chuỗi khách sạn OHG sử dụng máy chấm công vân tay để chấm công cho nhân viên. Tuy nhiên, việc tổng hợp dữ liệu chấm công từ máy chấm công sang Excel để theo dõi là một công việc tốn nhiều thời gian và công sức của bộ phận HR. Ngoài ra, việc tổng hợp thủ công cũng dễ dẫn đến sai sót, ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên và doanh nghiệp.
Khó khăn về phân ca, đổi ca làm việc
Với đặc thù ngành nghề, chuỗi khách sạn OHG có nhiều bộ phận và ca làm việc khác nhau. Việc phân ca cho nhân viên giúp đảm bảo nhân sự đủ để phục vụ khách hàng. Tuy nhiên, việc phân ca, đổi ca thủ công trên Excel là một công việc khó khăn và tốn thời gian của các quản lý. Ngoài ra, việc phân ca, đổi ca thủ công cũng dễ dẫn đến sai sót, ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ của khách sạn.
Khó khăn về đơn từ
Trong quá trình làm việc, nhân viên khách sạn OHG thường xuyên phải làm các thủ tục hành chính, như đơn xin nghỉ phép, đơn xin tăng ca,… Việc tổng hợp thủ công các đơn từ này là một công việc tốn nhiều thời gian và công sức của các quản lý. Bên cạnh đó, việc tổng hợp thủ công cũng dễ dẫn đến thất lạc, mất mát các giấy tờ quan trọng.
Khó khăn về giao việc và đánh giá công việc
Không chỉ gặp khó khăn về quản lý chấm công, hệ thống khách sạn OHG cũng gặp bất cập trong quản lý công việc. Giao việc và đánh giá nhân viên là một nhiệm vụ quan trọng, giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả công việc của nhân viên. Tuy nhiên, giao việc trên Zalo là một hình thức không đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng. Ngoài ra, phương pháp thủ công cũng khó kiểm soát và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
3. 1Office hỗ trợ hệ thống khách sạn OHG số hoá trải nghiệm nhân viên
Hệ thống khách sạn OHG đã bắt kịp xu hướng trong việc số hoá trải nghiệm nhân viên với giải pháp Quản lý nhân sự của 1Office. Sau một thời gian triển khai, phần mềm đã mang lại những thay đổi tích cực cho hoạt động quản trị nhân sự của OHG, cụ thể như sau:
Chấm công
Trước đây, OHG sử dụng máy chấm công và hệ thống Excel để quản lý chấm công. Tuy nhiên, việc đồng bộ dữ liệu giữa hai hệ thống này còn nhiều bất cập, dẫn đến sai sót trong việc tính lương, thưởng cho nhân viên.
Sau khi áp dụng 1Office, OHG đã giải quyết được vấn đề này. Phần mềm 1Office có thể đồng bộ dữ liệu chấm công từ máy chấm công, GPS lên phần mềm một cách tự động và chính xác. Nhờ đó, OHG có thể nắm được tình hình chấm công của nhân viên một cách nhanh chóng và chính xác, giúp việc tính lương, thưởng được thực hiện thuận lợi hơn.
Phân ca, đổi ca làm việc
Việc phân ca, đổi ca làm việc được thực hiện trực tiếp trên phần mềm của 1Office. Quản lý và nhân viên đều có thể nắm được ca làm việc của cá nhân. Nhờ đó, việc phân ca, đổi ca được thực hiện nhanh chóng, chính xác và thuận tiện hơn.
Tạo đơn từ và phê duyệt
Việc tạo đơn từ đã được OHG thực hiện trực tiếp trên phần mềm. Các đơn từ được phê duyệt trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và tránh thất lạc giấy tờ. Ngoài ra, phần mềm 1Office cũng tự động ghi nhận dữ liệu và số giờ làm thêm khi đơn từ được phê duyệt, giúp việc tính lương, thưởng được chính xác hơn.
Quản lý công việc
Bên cạnh giải pháp quản trị nhân sự, phần mềm quản lý công việc 1Office đã giúp OHG quản lý danh sách công việc, tiến độ thực hiện công việc, phân công công việc,… Nhờ đó, việc quản lý công việc được thực hiện hiệu quả hơn. Ngoài ra, phần mềm 1Office cũng tự động sinh ra các công việc lặp cho các nhân sự, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
4. Kết luận
Việc áp dụng phần mềm quản lý nhân sự 1Office đã mang lại những thay đổi tích cực cho hệ thống khách sạn OHG. Phần mềm đã giúp hệ thống khách sạn nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Với những lợi ích mà phần mềm mang lại, hệ thống khách sạn OHG tin tưởng rằng việc áp dụng giải pháp 1Office sẽ tiếp tục giúp hệ thống khách sạn phát triển bền vững trong tương lai.
