Mẫu bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày mới nhất [Đã cập nhật]

Mộ trong những công cụ không thể thiếu trong quản lý kho hàng, giúp kế toán kiểm soát chính xác lượng hàng tồn kho, tránh thất thoát và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru chính là bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày. Việc nắm vững cách lập và sử dụng là kỹ năng cơ bản nhưng vô cùng quan trọng đối với mỗi kế toán. Cùng 1Office khám phá quy trình lập bảng quản lý hàng hóa tồn chi tiết trong bài viết dưới đây!

Bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày là gì?

Bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày là công cụ theo dõi các hoạt động xuất kho, nhập kho, và tồn kho của hàng hóa trong kho của doanh nghiệp, được lập dựa trên sổ chi tiết hàng hóa. Bảng này thường được lập vào cuối mỗi ngày và thể hiện số lượng hàng hóa tồn đầu ngày, hàng hóa nhập, hàng hóa xuất và hàng hóa tồn cuối ngày.

Bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày giúp doanh nghiệp nắm bắt tình trạng hiện tại của hàng hóa trong kho, hỗ trợ quản lý và kế toán theo dõi số lượng hàng hóa tồn và nhập mới trong ngày.

Cấu trúc của bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày

Bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày cần bao gồm các số liệu sau đây:

• Sổ kho: Bao gồm các cột như số thứ tự, tên sản phẩm, số lượng tồn đầu ngày, số lượng xuất và nhập trong ngày, số lượng tồn cuối ngày.
• Báo cáo xuất nhập tồn: Gồm tên hàng hóa, mã hàng hóa, số lượng xuất nhập trong ngày, số lượng tồn cuối ngày, số lượng dư đầu ngày, và đơn vị tính.
• Sổ kho để in: Cần có các mục như ngày, chứng từ, diễn giải, số lượng xuất nhập tồn, và giá trị tiền tệ tương ứng.
• Sổ chi tiết hàng hóa: Bao gồm tài khoản đối ứng, số lượng xuất nhập, số lượng tồn kho, đơn giá, chứng từ, và diễn giải chi tiết.

Ngoài ra, kế toán doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến 4 thông tin cơ bản trước khi lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa, cụ thể:

• Kiểm kê đầu ngày: Thực hiện bảng thống kê số lượng hàng hóa của ngày hôm trước nếu kiểm kê theo ngày, hoặc theo tháng nếu kiểm kê theo tháng.
• Số lượng hàng hóa nhập kho trong ngày: Ghi lại toàn bộ số lượng hàng hóa đã nhập vào kho trong ngày.
• Số lượng hàng hóa xuất kho trong ngày: Ghi lại tổng số lượng hàng hóa đã xuất ra khỏi kho trong ngày.
• Tồn kho cuối ngày: Số lượng tồn kho cuối ngày sẽ bằng tổng số lượng hàng tồn đầu ngày và lượng hàng nhập kho trong ngày trừ đi số lượng hàng hóa đã xuất kho.

Mẫu bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày trên Excel

Dưới đây là mẫu bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày dưới dạng file Excel. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của hàng hóa, thành phẩm và nhu cầu quản lý, bảng tính Excel để quản lý xuất nhập tồn kho có thể được điều chỉnh và mở rộng với nhiều trường thông tin hơn.

Để bắt đầu sử dụng các mẫu này, bạn chỉ cần tải về và điều chỉnh, bổ sung các trường thông tin sao cho phù hợp với đặc thù của hàng hóa trong kho.

Quy trình 6 bước tạo file báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa hàng ngày cực đơn giản

Để xây dựng bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng Excel, kế toán doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tạo sheet thông tin doanh nghiệp 

Sheet thông tin doanh nghiệp sẽ bao gồm các nội dung sau:

• Đặt công thức name box cho ngày bắt đầu với tên: ngay1
• Đặt công thức name box cho ngày kết thúc với tên: ngay2
• Các công thức còn lại được đặt trong phần ghi chú (insert comment) để lưu ý và dễ dàng theo dõi.

Bước 2: Tạo sheet nhập xuất và lập công thức

• Khi phát sinh các giao dịch nhập xuất hàng hóa, kế toán sẽ cập nhật thông tin vào sheet này.
• Sử dụng hàm và ký tự “&” để nối tên công ty và địa chỉ, mã số thuế: Lập công thức tại ô A1, sau đó kéo công thức xuống để áp dụng cho các ô khác.
• Tại cột số phiếu, đặt công thức mãng tại name box với tên: SOPHIEU
• Để thu thập dữ liệu không giới hạn, chọn các ô bằng cách sử dụng Ctrl + Shift + Mũi tên đi xuống.
• Tại cột số lượng nhập, chọn các ô rồi đặt name box là: SLN
• Tại cột số lượng xuất, chọn các ô rồi đặt name box là: SLX
• Tại cột thành tiền nhập, chọn các ô rồi đặt name box là: TTN
• Tại cột thành tiền xuất, chọn các ô rồi đặt name box là: TTX

Bước 3: Tạo sheet danh mục người sử dụng 

Trong sheet danh mục người sử dụng, kế toán thực hiện các bước sau:

• Tại cột Mã khách hàng, chọn các ô rồi đặt name box là: MKH
• Trong sheet Nhập Xuất, tạo danh sách chọn mã khách hàng:
  • Tại cột Mã công ty, sử dụng Ctrl + Shift + Mũi tên đi xuống, sau đó vào Data > Data Validation.
  • Tại mục Allow, chọn List.
  • Trong Source, nhập =MKH để liên kết với danh mục khách hàng đã tạo.
• Để dễ dàng tìm kiếm mã khách hàng, kế toán chỉ cần chọn từ danh sách có sẵn.
• Sử dụng hàm VLOOKUP để lập công thức tự động hiển thị tên người sử dụng, địa chỉ, và mã số thuế dựa trên mã khách hàng.

Bước 4: Tạo bảng tổng hợp nhập xuất tồn

• Tổng hợp dữ liệu: Tổng hợp số lượng vật tư nhập và xuất trong ngày, cũng như trong tháng hoặc kỳ kế toán.
• Tạo mã vật tư mới: Khi có vật tư mới, hãy tạo mã vật tư trực tiếp trong sheet tổng hợp này, thay vì sử dụng một sheet riêng cho danh mục mã vật tư, giúp giảm bớt các bước rườm rà.
• Thiết lập cột: Trong sheet tổng hợp, các cột từ Mã vật tư đến Thành tiền tồn đầu không cần lập công thức, để trống.
• Đặt name box: Tại cột Mã vật tư, sử dụng Ctrl + Shift + Mũi tên đi xuống, sau đó đặt name box với tên: MVT.
• Tạo danh sách vật tư: Chuyển sang sheet nhập xuất và tạo danh sách vật tư để chọn khi xuất hàng. Tại cột Mã vật tư, sử dụng Ctrl + Shift + Mũi tên đi xuống.
• Sử dụng hàm VLOOKUP: Sử dụng hàm VLOOKUP để tự động hiển thị tên vật tư và đơn vị tính. Sau này, khi chọn mã vật tư khác, hệ thống sẽ tự động tìm kiếm và hiển thị thông tin từ Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kiêm danh mục vật tư.

Bước 5: Lập công thức cho các cột nhập trong kỳ và xuất trong kỳ

• Cột số lượng nhập và thành tiền nhập: Phần này không có công thức nào, khi nhập liệu cần phải nhập thủ công bằng tay.
• Cột đơn giá: Được tính bằng công thức Thành tiền / Số lượng nhập.
• Cột số lượng xuất: Phần này cũng không có công thức nào, cần nhập liệu thủ công bằng tay.
• Cột thành tiền xuất: Được tính bằng công thức Số lượng xuất x Đơn giá xuất.
• Cột đơn giá xuất kho: Sử dụng hàm VLOOKUP để dò tìm giá trị từ bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho.
• Kiểm tra tồn kho: Để tránh tình trạng âm kho khi xuất hàng, kế toán nên tạo thêm hai cột kiểm tra tồn kho và sử dụng hàm VLOOKUP để dò tìm dữ liệu từ bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho.

Bước 6: Tổng hợp nhập xuất tồn kho

• Truy cập sheet Bảng Kê Nhập Xuất: Tại cột Mã Vật Tư, sử dụng Ctrl + Shift + Mũi tên đi xuống, sau đó đặt name box là: MNX.
• Sử dụng hàm SUMIF để tổng hợp số liệu nhập xuất tồn kho của các mặt hàng, nguyên vật liệu, và thành phẩm, phục vụ cho việc báo cáo định kỳ.

Lưu ý để quản lý xuất nhập tồn kho hiệu quả

Quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng hóa một cách dễ dàng. Tuy nhiên, do các file Excel thường được quản lý độc lập và riêng lẻ, việc tổng hợp dữ liệu có thể tiêu tốn nhiều thời gian và công sức của kế toán. Vì vậy, để quản lý kho hiệu quả bằng Excel, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

• Thiết kế file Excel phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
• Đảm bảo nhập liệu thông tin một cách chính xác.
• Trang bị kiến thức để xử lý các lỗi cơ bản trong Excel.

Ngoài ra, khi sử dụng bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng Excel, doanh nghiệp cần chú ý đến việc trang bị các tính năng bảo mật để hạn chế nguy cơ từ virus và đảm bảo nhập hàm chính xác cho các giá trị tham chiếu nhằm giảm thiểu sai sót số liệu.

Ưu & nhược điểm khi quản lý nhập xuất tồn bằng Excel

So với việc quản lý hàng hóa xuất nhập tồn kho qua sổ sách giấy, sử dụng Excel là giải pháp thay thế hiệu quả, giúp tối ưu hóa thời gian và công sức cho nhân viên và các nhà quản lý. Những ưu điểm của Excel bao gồm:

• Giao diện thân thiện và sử dụng miễn phí.
• Hỗ trợ đa dạng các hàm tính với độ chính xác cao.
• Cập nhật số liệu và thêm bớt danh mục nhanh chóng.
• Phân quyền người xem và người chỉnh sửa dễ dàng.

Tuy nhiên, việc quản lý nhập xuất tồn bằng Excel cũng có một số hạn chế, bao gồm:

• Excel chỉ hiệu quả trong việc quản lý số lượng hàng hóa và quy mô kho nhỏ.
• Bảo mật kém, dữ liệu dễ bị chỉnh sửa hoặc xóa. Khôi phục dữ liệu mất mát có thể rất khó hoặc không thể thực hiện được.
• Lưu trữ thông tin trên nhiều file Excel dẫn đến khó khăn trong việc quản lý đồng bộ.
• Đòi hỏi người dùng phải thành thạo các kỹ năng Excel nâng cao nếu cần quản lý phức tạp hơn.

Tối ưu hiệu quả quản lý xuất nhập tồn kho với 1Office

Việc sử dụng Excel để quản lý nhập xuất tồn kho mang lại nhiều lợi ích, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, Excel cũng có những hạn chế trong quản lý tồn kho hàng hóa. Kế toán doanh nghiệp thường phải nhập tay hàng nghìn mã hàng, với mỗi mã hàng được lưu trữ trên các sheet riêng lẻ và độc lập. Điều này dẫn đến việc tổng hợp báo cáo kế toán mất nhiều thời gian và công sức.

Do đó, hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm để quản lý kho một cách hiệu quả hơn. Các phần mềm quản lý kho hàng như 1Office cung cấp nhiều tính năng tiện ích, bao gồm:

• Hỗ trợ thực hiện tất cả các nghiệp vụ nhập và xuất kho.
• Đáp ứng mọi phương pháp tính giá xuất kho.
• Quản lý và theo dõi hàng hóa chi tiết theo nhiều đặc tính như màu sắc, kích cỡ, số máy, số khung, mã vạch, và hạn sử dụng.
• Quản lý hàng hóa dễ dàng theo nhiều đơn vị tính.
• Đặc biệt, phần mềm cung cấp tính năng nhắc nhở thông minh và cảnh báo tồn kho, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch nhập hàng mới hoặc giải phóng hàng hóa sắp hết hạn sử dụng.

Đăng ký nhận tài khoản Demo tính năng quản lý kho hàng!

————————————

Trên đây là chi tiết thông tin về bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày gồm cấu trúc và quy trình tạo file báo cáo xuất nhập hàng cũng như mẫu bảng đi kèm. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp quá trình quản lý kho hàng tồn của bạn được hiệu quả và thuận tiện hơn. Chúc bạn thành công!