TOP 7 phần mềm HRM cho ngành du lịch tốt nhất cho doanh nghiệp
Ngành du lịch là một ngành dịch vụ đặc thù, phụ thuộc lớn vào chất lượng nhân sự, có tính biến động cao và lực lượng lao động thường xuyên di chuyển. Vậy nên lựa chọn một phần mềm HRM cho ngành du lịch chuyên biệt là giải pháp công nghệ then chốt để tự động hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình này. Hãy cùng 1Office đánh giá chi tiết 7 giải pháp HRM hàng đầu cho công ty lữ hành.
1. Review 7 phần mềm HRM cho ngành du lịch được đánh giá cao
Phần mềm quản lý nhân sự (HRM) là một giải pháp công nghệ giúp tự động hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình quản lý nhân sự. Nó đặc biệt quan trọng đối với ngành du lịch do tính chất sử dụng nhiều lao động và sự phức tạp của dịch vụ. Dưới đây là 7 giải pháp nổi bật được thiết kế để giải quyết những thách thức này.
Bảng so sánh tổng quan
| Phần mềm | Quy mô phù hợp | Tính năng nổi bật | Ưu điểm cho ngành du lịch |
| 1HRM | Mọi quy mô |
|
|
| VnResource HRM Pro | Vừa và lớn, tập đoàn |
|
|
| BambooHR | Nhỏ và vừa (25–300 nhân viên) 13 |
|
|
| 1Base HRM+ | Mọi quy mô |
|
|
| Zoho People | Nhỏ và vừa, startup, công ty đa quốc gia |
|
|
| Fast HRM | Nhỏ và vừa (SMEs) |
|
|
| Sage HR (CakeHR) | Nhỏ và vừa (SMBs) |
|
|
1.1. 1HRM
1Office không chỉ là một phần mềm HRM đơn lẻ mà là một nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể, cho phép các công ty du lịch giải quyết mọi bài toán vận hành trên một hệ thống duy nhất. Với đặc thù ngành du lịch, 1Office cung cấp các giải pháp chuyên biệt, đặc biệt là việc ứng dụng AI và khả năng quản lý dự án (tour) chuyên sâu.
- Giải quyết bài toán chấm công di động: Ngành du lịch có đội ngũ hướng dẫn viên (HDV) và nhân viên điều hành tour liên tục di chuyển. 1HRM giải quyết triệt để vấn đề này bằng việc hỗ trợ mọi phương thức chấm công, đặc biệt là chấm công qua điện thoại (GPS, WiFi). Dữ liệu công được tổng hợp theo thời gian thực , giúp HR và quản lý theo dõi sát sao mà không cần chờ đến cuối tháng.
- Giải quyết bài toán tính lương: 1HRM hỗ trợ nhiều phương thức tính lương khác nhau, bao gồm: Lương ngày công, lương khoán (trả theo dự án/tour), lương kinh doanh (hoa hồng, doanh số, KPI). Hệ thống cho phép thiết lập công thức tính lương linh hoạt như Excel và tự động kế thừa dữ liệu từ chấm công, KPI để tính lương, giảm thiểu hoàn toàn sai sót thủ công.
- Giải quyết bài toán tuyển dụng : Ngành du lịch có tỷ lệ biến động nhân sự cao , đòi hỏi tuyển dụng liên tục. Phân hệ Tuyển dụng của công cụ 1HRM tích hợp AI tự động sàng lọc CV. AI sẽ phân tích hồ sơ ứng viên (cho vị trí HDV, điều hành tour…), đánh giá kỹ năng và đề xuất các hồ sơ phù hợp nhất, giúp HR tiết kiệm thời gian và tìm đúng người.
- Giải quyết bài toán đào tạo & onboarding: 1HRM tích hợp Hệ thống quản lý khóa học (LMS), cho phép doanh nghiệp xây dựng các khóa đào tạo trực tuyến. Hệ thống cũng tự động đề xuất khóa học dựa trên kết quả đánh giá năng lực.
1.2. BambooHR
BambooHR là một giải pháp quốc tế nổi tiếng, phù hợp cho các doanh nghiệp du lịch quy mô vừa và nhỏ (SMEs), với quy mô lý tưởng từ 25 đến 300 nhân viên.
Đặc điểm nổi bật:
- Được đánh giá cao về giao diện trực quan, dễ sử dụng, giúp việc triển khai và đào tạo nhanh chóng.
- Cung cấp giải pháp tối ưu cho các nghiệp vụ chính như tuyển dụng, chấm công, theo dõi hồ sơ nhân viên và phân tích hiệu suất.
- Dễ dàng thiết lập và tích hợp với các công cụ khác.
Tuy nhiên, BambooHR không có tính năng bảng lương tích hợp sẵn. Đây là một điểm hạn chế lớn đối với ngành du lịch cần xử lý lương/hoa hồng phức tạp.
1.3. VnResource HRM Pro
VnResource HRM Pro là một giải pháp quản trị nhân sự chuyên nghiệp và toàn diện, được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và tập đoàn lớn tại Việt Nam, có khả năng tùy chỉnh sâu theo ngành.
Đặc điểm nổi bật :
- Hệ thống cho phép xây dựng công thức lương linh động theo từng phòng ban (part-time, full-time, CTV) và xử lý các loại lương phức tạp như lương theo tour, lương KPI, lương 3P.
- Giải quyết tốt bài toán chấm công cho hướng dẫn viên và nhân viên di động thông qua GPS, Wi-Fi.
- Đảm bảo các quy trình nhân sự, bảo hiểm, thuế tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật Việt Nam, rất quan trọng khi quản lý nhiều loại hợp đồng (thời vụ, CTV).
1.4. 1Base HRM+
Base HRM+ là một phần mềm quản trị nhân sự toàn diện, cung cấp một hệ sinh thái các giải pháp giúp quản lý toàn bộ vòng đời của nhân viên.
Đặc điểm nổi bật:
- Cung cấp nhiều ứng dụng nhân sự riêng lẻ (Tuyển dụng, Chấm công, Lương…). Doanh nghiệp du lịch có thể bắt đầu với các module cấp thiết nhất (như Chấm công, Lương) và mở rộng sau.
- Thiết kế tập trung vào trải nghiệm người dùng, giúp nhân viên dễ dàng thao tác trên app di động.
- Hỗ trợ các công cụ quản lý KPI/OKR, phù hợp để theo dõi hiệu suất của đội ngũ sale tour.
1.5. Zoho People
Zoho People là hệ thống HRMS (Quản lý nguồn nhân lực) trên nền tảng đám mây, được thiết kế gọn nhẹ và thân thiện, tối ưu cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs).
Đặc điểm nổi bật:
- Phù hợp cho các startup hoặc công ty du lịch quy mô nhỏ muốn triển khai nhanh với chi phí ban đầu thấp.
- Cung cấp ứng dụng di động cho các nghiệp vụ cơ bản như chấm công, xem thông tin, giúp quản lý đội ngũ di động.
- Hỗ trợ tốt việc quản lý thời gian, chấm công và theo dõi nghỉ phép.
Hạn chế: Yêu cầu người dùng thành thạo tiếng Anh và khả năng tùy chỉnh sâu cho các nghiệp vụ lương phức tạp của Việt Nam có thể bị hạn chế.
1.6. Fast HRM
Fast HRM là phần mềm quản lý nhân sự phổ biến tại Việt Nam, tập trung vào việc tối ưu hóa các quy trình nhân sự cơ bản, rất phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs).
Điểm nổi bật:
- Là lựa chọn tốt cho các công ty du lịch nhỏ, các đại lý vé có ngân sách hạn chế.
- Đáp ứng tốt các nhu cầu quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công (tích hợp máy chấm công) và tính lương cơ bản.
Hạn chế: Sẽ gặp khó khăn nếu doanh nghiệp cần các tính năng nâng cao như chấm công GPS, quản lý KPI/hoa hồng linh hoạt, hay quản lý đào tạo (LMS).
1.7. Sage HR (CakeHR)
Sage HR (trước đây gọi là CakeHR) là giải pháp HRM dựa trên nền tảng đám mây, hướng đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMBs).
Đặc điểm nổi bật:
- Rất mạnh trong việc quản lý lịch làm việc và quy trình duyệt nghỉ phép, phù hợp với ngành du lịch có lịch làm việc không cố định.
- Hỗ trợ các phương pháp quản lý hiện đại như OKR, KPI, phù hợp để đánh giá đội ngũ sales và điều hành.
- Cung cấp cổng thông tin cho nhân viên tự thao tác (xin nghỉ, xem lịch…), giúp giảm tải công việc hành chính cho phòng nhân sự.
2. Bài toán quản trị nhân sự đặc thù của ngành du lịch
Ngành du lịch là một ngành dịch vụ có đặc điểm sử dụng nhiều lao động và có tính biến động nhân sự rất cao. Chính vì vậy, việc quản lý nhân sự trong ngành này đặc biệt phức tạp với 3 thách thức lớn sau:
2.1. Khó khăn trong tuyển dụng, giữ chân nhân viên
Đây là bài toán nan giải hàng đầu. Ngành dịch vụ yêu cầu nhân viên phải có khả năng tương tác tốt với khách hàng, giải quyết vấn đề nhanh chóng và làm việc trong môi trường áp lực cao. Việc tìm kiếm và thu hút nhân viên có kỹ năng chuyên môn phù hợp là một thách thức lớn.
Song song với đó là khó khăn trong việc giữ chân nhân viên. Tính biến động cao của ngành khiến nhân viên dễ dàng chuyển sang công việc khác nếu họ không hài lòng với mức lương, chế độ đãi ngộ hoặc môi trường làm việc.
2.2. Phức tạp trong quản lý chấm công
Về chấm công, doanh nghiệp du lịch có hai đội ngũ nhân sự với đặc thù làm việc hoàn toàn khác biệt: Đội ngũ hướng dẫn viên, những người thường xuyên dẫn tour, đi công tác xa và làm việc ở địa điểm không cố định. Còn đội ngũ nhân viên văn phòng (Back Office) làm việc tại văn phòng theo lịch cố định. Điều này gây khó khăn cực lớn trong việc chuẩn hóa dữ liệu chấm công và kiểm soát giờ làm việc từ xa.
2.3. Thách thức trong tính lương
Về tính lương, sự phức tạp này dễ dẫn đến sai sót và mâu thuẫn nội bộ. Ví dụ:
- Khối kinh doanh: Lương bao gồm hoa hồng theo tour, thưởng vượt KPI, thưởng nóng.
- Hướng dẫn viên: Lương được tính theo giờ, lương KPI theo tour, các khoản trợ cấp theo tour, và thưởng nóng.
- Hướng dẫn viên Part-time/thời vụ: Có quy chế hưởng lương riêng và chỉ nhận lương khi có tour.
2.4. Quản lý dữ liệu thụ động và thiếu đồng bộ
Ngành dịch vụ cần một môi trường làm việc năng động, nhưng việc quản lý thụ động khiến nhân viên khó cảm thấy được động viên và hỗ trợ. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn với hàng ngàn hồ sơ, việc quản lý thông tin thủ công bằng giấy tờ hoặc file Excel rời rạc là không khoa học. Nó dẫn đến hàng loạt bất cập như chiếm diện tích văn phòng, tốn chi phí lưu trữ, cực kỳ khó truy xuất và tìm kiếm thông tin khi cần, và rất dễ bị thất lạc hồ sơ quan trọng.
3. Các tính năng cốt lõi cần có trong phần mềm HRM cho ngành du lịch
Để giải quyết 3 thách thức trên, một phần mềm HRM cho ngành du lịch cần phải được trang bị các tính năng chuyên biệt, giúp tổ chức quản lý nguồn nhân lực hiệu quả và tự động hóa các quy trình từ tuyển dụng, chấm công, tính lương đến đào tạo.
3.1. Đa dạng hình thức chấm công và quản lý di động
Đây là yêu cầu bắt buộc. Phần mềm phải hỗ trợ theo dõi thời gian và sự có mặt của nhân viên một cách tự động. Nó cần tích hợp được với các máy chấm công truyền thống tại văn phòng (vân tay, Face ID, quẹt thẻ).
Quan trọng nhất, tính năng chấm công GPS là thiết yếu đối với các nhân viên thường xuyên đi công tác hoặc dẫn tour. Toàn bộ dữ liệu chấm công từ nhiều nguồn (máy chấm công, app GPS) phải được tự động chuyển về một nền tảng chung. Điều này giúp phòng nhân sự giảm thời gian sắp xếp, kiểm kê và giảm tối đa sai lệch dữ liệu.
Hệ thống cũng cần có ứng dụng di động hoặc cổng thông tin (Portal) để nhân viên dễ dàng thao tác xin nghỉ, tăng ca và kiểm soát giờ làm.
3.2. Mô-đun tính lương linh hoạt theo đặc thù ngành
Để giải quyết bài toán lương thưởng phức tạp, phần mềm phải giúp phòng nhân sự xây dựng linh động các công thức tính lương khác nhau theo từng phòng ban hoặc cấp nhân sự (part-time, full-time, CTV).
Nó phải có khả năng tự động tính toán các yếu tố lương phức tạp như lương theo tour, lương KPI, lương 3P, thưởng nóng, và các loại trợ cấp theo tour. Đồng thời, hệ thống phải tự động tính toán và khấu trừ các chính sách thuế và BHXH theo đúng luật lao động Việt Nam.
3.3. Tự động hóa tuyển dụng và đào tạo
Để đối phó với tỷ lệ biến động nhân sự cao, quy trình tuyển dụng và đào tạo phải được tự động hóa. Về tuyển dụng, phần mềm cần tinh giản quy trình bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ như đăng tin, nhận và xem xét hồ sơ, lên lịch phỏng vấn và sàng lọc thông tin ứng viên.
Về đào tạo, hệ thống cần cải thiện quy trình hội nhập (onboarding) bằng cách tự động hóa thủ tục giấy tờ, thiết lập tài khoản mới và chỉ định các khóa đào tạo trực tuyến (E-learning), đồng thời theo dõi được tiến trình học tập của nhân viên mới.
3.4. Cơ sở dữ liệu tập trung
Thay vì các file Excel và tủ hồ sơ giấy , phần mềm HRM cho ngành du lịch phải cung cấp một cơ sở dữ liệu tập trung để lưu trữ và quản lý tất cả thông tin liên quan đến nhân sự. Điều này giúp phòng nhân sự dễ dàng truy cập dữ liệu của nhân viên (bao gồm đánh giá hiệu suất, hồ sơ chấm công, thông tin cá nhân) mọi lúc mọi nơi, từ đó quản lý và phân tích dữ liệu hiệu quả hơn.
3.5. Tự phục vụ
Một tính năng quan trọng để giảm tải công việc hành chính và tăng trải nghiệm nhân viên là tự phục vụ (self-service). Phần mềm cần cung cấp một cổng thông tin (Portal) hoặc ứng dụng di động (Mobile App).
Thông qua đó, nhân viên có thể chủ động theo dõi công, lương, và thông tin hồ sơ của bản thân. Họ cũng có thể dễ dàng thực hiện các thủ tục như xin nghỉ, đăng ký tăng ca, hay đi công tác trực tiếp trên hệ thống.
4. Cách chọn phần mềm quản trị nhân sự phù hợp cho công ty du lịch
Khi lựa chọn phần mềm HRM, doanh nghiệp du lịch cần chú trọng các tiêu chí sau đây để đảm bảo hệ thống hỗ trợ tối đa cho hoạt động kinh doanh dịch vụ của mình.
4.1. Phù hợp với đặc thù ngành và quy mô doanh nghiệp
Tiêu chí đầu tiên là phần mềm phải có khả năng tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với các đặc thù của ngành dịch vụ du lịch. Các đặc thù này bao gồm việc chấm công linh hoạt (GPS) và khả năng thiết lập các công thức tính lương phức tạp (lương theo tour/KPI).
Ngoài ra, cần xem xét khả năng mở rộng (scalability) của phần mềm để đảm bảo hệ thống vẫn đáp ứng tốt khi quy mô nhân sự tăng trưởng trong tương lai mà không cần phải thay thế toàn bộ.
4.2. Khả năng quản lý nghiệp vụ nhân sự linh hoạt
Hệ thống cần phải linh hoạt để doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh các tính năng theo nhu cầu riêng, ví dụ như thay đổi cấu trúc tổ chức, cập nhật chính sách lương thưởng, hoặc điều chỉnh quy trình chấm công. Nó cũng phải hỗ trợ quản lý hiệu suất (KPIs) và theo dõi tiến độ công việc để cải thiện kỹ năng cá nhân của nhân viên.
4.3. Dễ dàng tích hợp với các hệ thống hiện có
Khả năng tích hợp với các phần mềm khác mà doanh nghiệp đang sử dụng (như hệ thống ERP, phần mềm kế toán, hoặc các công cụ quản lý tour) là rất quan trọng. Một hệ thống HRM có API mở, dễ dàng kết nối sẽ giúp tối ưu hóa luồng thông tin, tránh tình trạng trùng lặp dữ liệu và đảm bảo tính nhất quán trong quản lý toàn doanh nghiệp.
4.4. Tuân thủ các quy định và luật lao động của Việt Nam
Phần mềm phải đảm bảo bảo mật cao cho các dữ liệu nhạy cảm như lương thưởng và hồ sơ cá nhân của nhân viên. Hệ thống HRM phải giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và cập nhật các chính sách pháp luật mới nhất. Nó cần có khả năng tự động hóa các nhiệm vụ liên quan đến tuân thủ theo đúng luật lao động Việt Nam, giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Kết luận
Phần mềm HRM cho ngành du lịch là dữ liệu quý giá để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược về phát triển và giữ chân nhân tài. Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng để tự động hóa quy trình tính lương theo tour và quản lý đội ngũ hướng dẫn viên hiệu quả chưa? Hãy liên hệ với 1Office ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu và tìm hiểu cách nền tảng của chúng tôi có thể giải quyết những thách thức nhân sự đặc thù của ngành du lịch.
