7 phần mềm HRM cho ngành logistics tối ưu quản lý nhân sự
Quản trị nhân sự trong ngành Logistics là một bài toán đầy thách thức, khác biệt hoàn toàn so với các ngành khác. Chính vì thế, đầu tư vào một phần mềm HRM cho ngành logistics chuyên biệt là giải pháp then chốt để tự động hóa các quy trình này. Bài viết dưới đây của 1Office sẽ giúp bạn đánh giá chi tiết 7 giải pháp hàng đầu được thiết kế riêng cho ngành vận tải và kho vận.
1. Điểm danh 7 phần mềm HRM chuyên biệt cho ngành Logistics
Ngành Logistics Việt Nam dự kiến cần 300.000 nhân lực chuyên nghiệp vào 2025. Con số này cho thấy áp lực quản trị nhân sự là rất lớn. Các doanh nghiệp vận tải cần một phần mềm HRM cho ngành logistics chuyên nghiệp. Dưới đây là 7 giải pháp hàng đầu, được thiết kế cho các quy trình phức tạp của ngành.
Bảng so sánh tổng thể
| Phần mềm | Quy mô phù hợp | Tính năng HRM nổi bật |
| 1HRM | Mọi quy mô |
|
| Lạc Việt SureHCS HRM | Doanh nghiệp vừa, lớn, tập đoàn |
|
| FPT.iHRP | Tập đoàn, doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh |
|
| FTSHRM/TacaSoft | DN có quy trình phức tạp |
|
| Base HRM+ | Mọi quy mô và lĩnh vực |
|
| SAP SuccessFactors | Doanh nghiệp lớn trên toàn cầu |
|
| VnResource HRM Pro | Doanh nghiệp vừa, lớn |
|
1.1. 1HRM
Đối với ngành Logistics, công cụ 1HRM đến từ 1Office cung cấp những giải pháp chuyên biệt, đặc biệt là việc ứng dụng Al vào quản trị rủi ro vận hành:
- Chấm công di động & quản lý ca kíp: 1HRM hỗ trợ mọi phương thức chấm công, cho phép nhân viên chấm công qua app di động bằng GPS hoặc WiFi. Dữ liệu từ các kho bãi, bến cảng được tự động đồng bộ về một hệ thống quản lý tập trung, giúp quản lý ca kíp linh hoạt.
- Tính lương phức tạp (Khoán, KPI): Phân hệ Tiền lương của 1HRM hỗ trợ đa phương thức tính lương (Lương ngày công, Lương khoán, Lương sản xuất, Lương kinh doanh KPI, doanh số). Hệ thống tự động kế thừa dữ liệu từ bảng chấm công và kết quả KPI để tính lương, loại bỏ hoàn toàn sai sót thủ công.
- AI trong tuyển dụng: Ngành Logistics có nhu cầu tuyển dụng lớn và liên tục. AI của 1Office hỗ trợ tự động sàng lọc CV, phân tích và đề xuất các hồ sơ tài xế, nhân viên kho phù hợp nhất.
- Đào tạo nhân sự: Hệ thống tích hợp Hệ thống quản lý khóa học (LMS) để tổ chức các khóa đào tạo nghiệp vụ, đào tạo an toàn lao động bắt buộc, và theo dõi năng lực của nhân viên.
1.2. VnResource HRM Pro
VnResource HRM Pro là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn tại Việt Nam, với kinh nghiệm triển khai cho nhiều ngành nghề phức tạp.
Đặc điểm nổi bật:
- Phần mềm cung cấp giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, hỗ trợ các hình thức chấm công rất linh hoạt, bao gồm GPS, wifi và chấm công qua di động, đáp ứng đúng nhu cầu của ngành.
- VnResource có khả năng tích hợp mạnh mẽ với các hệ thống ERP, SAP, và Oracle, giúp đồng bộ hóa dữ liệu nhân sự với hệ thống vận hành lõi của doanh nghiệp.
1.3. FPT.iHRP
FPT.iHRP là một giải pháp HRM mạnh mẽ, được thiết kế chuyên biệt cho các tập đoàn, doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh, rất phù hợp với mô hình của ngành logistics.
Đặc điểm nổi bật:
- Phần mềm hỗ trợ quản lý nhân sự trên mô hình đa công ty, đa chi nhánh, đa ngôn ngữ, cho phép quản lý tập trung dữ liệu từ nhiều kho bãi, văn phòng trên toàn quốc.
- Khả năng tích hợp sâu với các hệ thống lõi phức tạp như ERP, SAP, và Oracle, vốn rất phổ biến trong các công ty logistics hàng đầu.
1.4. FTSHRM/TacaSoft
Bộ đôi phần mềm HRM cho ngành logistics này nhắm đến các doanh nghiệp có quy trình nhân sự phức tạp và đòi hỏi sự linh hoạt cao trong vận hành.
Đặc điểm nổi bật:
- FTSHRM hỗ trợ mạnh mẽ tính năng chấm công định vị GPS, cho phép quản lý nhân viên thường xuyên di chuyển. TacaSoft có thế mạnh trong việc tạo kế hoạch ca làm việc linh hoạt cho nhân viên kho, tài xế.
- Hệ thống tự động hóa việc tính lương dựa trên các loại hợp đồng lao động khác nhau, một nghiệp vụ phổ biến trong ngành logistics nơi sử dụng nhiều loại hình lao động.
- Giúp quản lý chặt chẽ lịch sử hồ sơ, hợp đồng, bằng cấp (như bằng lái xe, chứng chỉ vận hành) của nhân viên.
1.5. Lạc Việt SureHCS HRM
Đây là giải pháp quản lý nhân sự toàn diện từ A-Z, được thiết kế cho các doanh nghiệp quy mô lớn và tập đoàn, nơi có cơ cấu tổ chức nhân sự phức tạp.
Đặc điểm nổi bật:
- Khả năng tùy chỉnh hệ thống theo các quy trình nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp logistics.
- Tích hợp các công cụ phân tích (BI) và Trợ lý ảo (AI Advisor), giúp ban lãnh đạo có cái nhìn sâu sắc về dữ liệu nhân sự, hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược.
- Xử lý toàn bộ vòng đời nhân sự, từ tuyển dụng, đào tạo đến đánh giá và nghỉ hưu, phù hợp với các tập đoàn logistics lớn.
1.6. SAP SuccessFactors
SAP SuccessFactors là giải pháp HRM theo tiêu chuẩn quốc tế, là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp, tập đoàn logistics đa quốc gia.
Đặc điểm nổi bật:
- Cung cấp một nền tảng quản trị nhân sự đồng nhất cho các tập đoàn hoạt động trên nhiều quốc gia, giúp chuẩn hóa quy trình.
- Tích hợp AI và khả năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ, không chỉ để quản lý mà còn để dự báo các xu hướng nhân sự, hỗ trợ hoạch định chiến lược nguồn nhân lực.
- Rất mạnh trong việc quản lý hiệu suất, hoạch định kế nhiệm và phát triển đội ngũ lãnh đạo kế cận.
1.7. Base HRM+
Base HRM+ là phần mềm HRM cho ngành logistics toàn diện, được xây dựng theo kiến trúc module, cho phép doanh nghiệp lựa chọn và triển khai các tính năng theo nhu cầu.
Đặc điểm nổi bật:
- Nền tảng tập trung vào việc tự động hóa các tác vụ cốt lõi, đảm bảo dữ liệu chấm công và bảng lương luôn chính xác, giảm thiểu sai sót thủ công.
- Quản trị hiệu suất (KPI/OKR) để doanh nghiệp logistics đo lường hiệu suất của tài xế, nhân viên kho dựa trên các chỉ số cụ thể như “giao hàng đúng giờ”, “số lượng đơn xử lý”.
2. Thách thức quản trị nhân sự đặc thù ngành Logistics
Ngành Logistics có đặc thù công việc phân tán tại nhiều địa điểm, cùng với sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ. Điều này tạo ra nhiều áp lực và thách thức lớn cho bộ phận nhân sự.
2.1. Khó khăn trong quản lý chấm công di động
Lực lượng lao động chính của ngành Logistics, bao gồm tài xế, nhân viên giao nhận, nhân viên hiện trường, không làm việc tại một văn phòng cố định. Họ thường xuyên phải di chuyển đến cảng, kho bãi của đối tác, hoặc tàu để giải quyết công việc. Việc kiểm soát chấm công và thời gian làm việc thực tế của họ trở nên vô cùng khó khăn.
2.2. Tính lương phức tạp và dễ sai sót
Mỗi bộ phận trong công ty logistics thường có một cách tính lương khác nhau. Lương của tài xế có thể được tính theo chuyến, theo km, hoặc lương khoán. Lương của nhân viên kho lại được tính theo ca kíp. Sự phức tạp trong việc tổng hợp dữ liệu chấm công từ nhiều nguồn, nhiều địa điểm khiến cho việc tính lương rất dễ bị chậm trễ và sai sót. Điều này trực tiếp ảnh hưởng đến sự hài lòng và gắn bó của nhân viên.
2.3. Quy trình hành chính thủ công, dữ liệu phân tán
Hiện nay, nhiều phòng nhân sự logistics vẫn đang lãng phí thời gian vào các công việc giấy tờ. Họ phải xử lý các yêu cầu nghỉ phép, tạm ứng, và lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách thủ công. Dữ liệu nhân sự bị phân tán ở nhiều file Excel khác nhau, không có sự liên kết. Khi ban giám đốc cần một báo cáo thống kê, HR phải mất rất nhiều thời gian để tổng hợp và không đảm bảo tính chính xác.
2.4. Áp lực đào tạo nhân viên thích ứng với công nghệ mới
Công nghệ đang thay đổi bộ mặt ngành logistics mỗi ngày. Các hệ thống quản lý kho tự động (WMS), công nghệ IoT, và AI được áp dụng ngày càng nhiều. Điều này đòi hỏi lực lượng lao động hiện tại phải được đào tạo lại để thích ứng và vận hành các công nghệ mới. Doanh nghiệp cần một cơ chế quản lý đào tạo bài bản và đánh giá hiệu quả sau đào tạo.
2.5. Thiếu công cụ báo cáo và đánh giá chiến lược
Việc lập các báo cáo nhân sự thủ công không chỉ mất thời gian mà còn dễ gây ra sai sót. Quan trọng hơn, ban giám đốc sẽ thiếu các công cụ báo cáo trực quan (dashboard) để phân tích và đánh giá tình hình. Họ không thể có cái nhìn tổng quan ngay lập tức về hiệu suất nhân sự, chi phí lao động, hay tỷ lệ nghỉ việc, dẫn đến việc ra quyết định chiến lược dựa trên cảm tính.
3. Các tính năng HRM cốt lõi phải có trong ngành Logistics
Để giải quyết triệt để 5 thách thức trên, một phần mềm HRM cho ngành Logistics cần được trang bị các tính năng chuyên biệt, phục vụ đúng nhu cầu của ngành.
3.1. Quản lý chấm công
Một phần mềm HRM lý tưởng phải có khả năng kết nối với các loại máy chấm công phổ biến. Nó cần tự động bóc tách và tổng hợp tổng giờ làm, giờ tăng ca, phút đi muộn.
Tính năng quan trọng nhất và bắt buộc phải có là chấm công định vị GPS. Tính năng này được thiết kế riêng cho các nhân viên thường xuyên di chuyển như tài xế, giao nhận, hoặc nhân viên làm việc tại các công trường, kho bãi không có máy chấm công. Hệ thống cũng phải cho phép khai báo và quản lý không giới hạn các loại ca làm việc phức tạp.
3.2. Tính lương tự động theo công
Phần mềm HRM cho ngành logistics phải có khả năng tự động hóa hoàn toàn quy trình tính lương. Việc tính lương cần dựa trên loại hợp đồng và dữ liệu giờ làm việc thực tế đã được xác thực. Dữ liệu bảng lương cần được đồng bộ hóa với thời gian vắng mặt, giờ làm việc, và các khoản bồi thường, phụ cấp.
Đặc biệt, phần mềm phải cho phép phòng nhân sự tự thiết lập các công thức lương phức tạp (như lương khoán, lương theo km, lương theo chuyến) và tự động lập bảng chấm công tháng theo mẫu của doanh nghiệp.
3.3. Tự động hoá quy trình hành chính cho doanh nghiệp vận chuyển
Phần mềm cần giúp doanh nghiệp tự động hóa các nhiệm vụ thủ công, vốn đang chiếm nhiều thời gian của HR. Hệ thống cần hỗ trợ tự động hóa quy trình tuyển dụng, từ việc đăng tin, sàng lọc ứng viên đến gửi thư mời phỏng vấn.
Các quy trình nội bộ như đăng ký và duyệt phép, duyệt tạm ứng cũng cần được thực hiện online qua email, SMS, hoặc Zalo. Tính năng Cổng tự phục vụ cho phép nhân viên tự quản lý dữ liệu cá nhân, xem phiếu lương và gửi các yêu cầu.
3.4. Lưu trữ hồ sơ nhân sự tập trung tại một nền tảng
Toàn bộ dữ liệu và hồ sơ của nhân viên cần được quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất. Phần mềm phải lưu vết được toàn bộ lịch sử hồ sơ, quá trình diễn biến hợp đồng, và lịch sử lương. Hơn nữa, nó cần cho phép đính kèm các văn bản, chứng từ gốc (như hợp đồng, bằng cấp) vào hồ sơ điện tử của nhân viên.
3.5. Quản lý hiệu suất nhân sự
Để đo lường hiệu quả công việc, hệ thống cần cho phép doanh nghiệp thiết lập các chỉ tiêu đánh giá theo KPI hoặc OKR. Việc này giúp nhà quản lý đánh giá năng lực của nhân viên một cách khách quan và chính xác. Kết quả đánh giá này sẽ là cơ sở dữ liệu quan trọng để trả lương, thưởng.
Đồng thời, phần mềm cũng phải hỗ trợ quản lý toàn bộ quá trình đào tạo, lưu vết các kế hoạch, chi phí, và kết quả đào tạo của từng nhân viên.
4. Các tiêu chí cốt lõi khi chọn phần mềm HRM cho ngành Logistics
Khi lựa chọn một giải pháp HRM, các doanh nghiệp logistics cần xem xét 5 tiêu chí then chốt sau đây để đảm bảo phần mềm giải quyết đúng và giải quyết triệt để các vấn đề của ngành.
4.1. Khả năng tự động hóa chấm công và tính lương di động
Tiêu chí hàng đầu và quan trọng nhất là khả năng chấm công định vị GPS. Phần mềm bắt buộc phải theo dõi được giờ làm việc của nhân viên theo vị trí địa lý thực tế. Hơn nữa, nó phải có một ứng dụng di động (Mobile App) hoặc Cổng thông tin (Portal) đầy đủ chức năng. Điều này giúp nhân viên (tài xế, giao nhận) có thể truy cập, chấm công và nộp đơn từ mọi lúc, mọi nơi.
4.2. Tích hợp sâu rộng với các hệ thống nghiệp vụ (ERP/TMS/WMS)
Khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có là yếu tố mang tính quyết định khi chọn phần mềm HRM cho ngành logistics. Nó giúp tối ưu hóa luồng thông tin trong doanh nghiệp và tránh trùng lặp dữ liệu. Ngành Logistics có yêu cầu tích hợp rất cao với các hệ thống lớn như ERP. Đặc biệt, HRM phải kết nối được với Hệ thống quản lý vận tải (TMS) và Hệ thống quản lý kho (WMS) để tạo thành một hệ sinh thái vận hành đồng bộ.
4.3. Quản lý đa chi nhánh quy mô lớn
Các doanh nghiệp logistics thường có quy mô nhân sự lớn và mạng lưới chi nhánh, kho bãi phân tán. Phần mềm HRM được chọn phải có khả năng mở rộng tốt. Nó cần hỗ trợ mô hình quản lý đa chi nhánh, đa pháp nhân một cách dễ dàng.
4.4. Đánh giá hiệu suất và đào tạo thích ứng công nghệ
Do công nghệ trong ngành logistics thay đổi rất nhanh, phần mềm HRM không chỉ là công cụ hành chính. Nó phải hỗ trợ quản lý các chương trình đào tạo nghiệp vụ, đào tạo công nghệ mới. Hệ thống cần có cơ chế đánh giá hiệu quả sau đào tạo. Tính năng này giúp đo lường khả năng thích ứng công nghệ của nhân viên và hoạch định đội ngũ kế cận.
4.5. Hệ thống phải có tính bảo mật cao
Phần mềm HRM cho ngành logistics sẽ lưu trữ các dữ liệu cực kỳ nhạy cảm. Chúng bao gồm thông tin cá nhân, địa chỉ, thông tin tài khoản ngân hàng của hàng nghìn nhân viên. Do đó, hệ thống phải đảm bảo tính bảo mật ở mức độ cao nhất. Các cơ chế mã hóa, xác thực đa yếu tố, và phân quyền truy cập nghiêm ngặt là điều bắt buộc.
Kết luận
Đầu tư vào một phần mềm HRM cho ngành logistics là một quyết định chiến lược giúp doanh nghiệp tự động hóa, đảm bảo tuân thủ và có dữ liệu để ra quyết định. Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng để tự động hóa chấm công GPS và quản lý rủi ro vận tải bằng AI chưa? Hãy liên hệ với 1Office ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu!
