8 Phần mềm HRM cho ngành xuất nhập khẩu tốt nhất thị trường
Ngành xuất nhập khẩu (XNK) là một cỗ máy vận hành phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp hoàn hảo giữa văn phòng, kho bãi và vận tải. Tuy nhiên, việc quản lý nhân sự trong ngành này đang đối mặt với nhiều thách thức. Hãy cùng 1Office khám phá 8 phần mềm HRM cho ngành xuất nhập khẩu hàng đầu và các tiêu chí cốt lõi để lựa chọn đúng công cụ chiến lược cho doanh nghiệp của bạn.
1. TOP 8 phần mềm HRM chuyên biệt cho ngành xuất nhập khẩu
Các phần mềm HRM cho ngành xuất nhập khẩu chuyên biệt đóng vai trò quan trọng trong bối cảnh chuyển đổi số, giúp tự động hóa quy trình và duy trì sự gắn kết của nhân viên. Dưới đây là 8 giải pháp hàng đầu được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu phức tạp của ngành XNK.
Bảng so sánh tổng thể
| Phần mềm | Quy mô phù hợp | Tính năng nổi bật |
| 1HRM (1Office) | Vừa, lớn, tập đoàn |
|
| VnResource HRM Pro | Vừa, lớn, tập đoàn |
|
| FPT.iHRP | Tập đoàn lớn, đa chi nhánh |
|
| Lạc Việt SureHCS HRM | Vừa, lớn, tập đoàn |
|
| MISA AMIS HRM | Vừa và lớn tại Việt Nam |
|
| Base HRM+ | Mọi quy mô |
|
| Bravo HRM | Vừa và lớn |
|
| DigiiHR | Vừa và lớn |
|
1HRM – Giải pháp quản trị nhân sự tổng thể ứng dụng AI và Low Code
Đối với các nghiệp vụ nhân sự phức tạp của ngành XNK, 1HRM cung cấp các giải pháp chuyên sâu, đặc biệt là việc tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI) và Low-code:
- 1HRM hỗ trợ mọi phương thức chấm công, cho phép nhân viên chấm công qua app di động bằng GPS hoặc WiFi. Dữ liệu từ các cảng, kho bãi được tự động đồng bộ về một hệ thống quản lý tập trung, giúp quản lý ca kíp linh hoạt.
- Phân hệ Tiền lương của 1Office hỗ trợ đa phương thức tính lương, bao gồm lương khoán (trả theo dự án/chuyến vận tải) và lương kinh doanh (hoa hồng, doanh số, KPI). Hệ thống tự động kế thừa dữ liệu từ bảng chấm công và kết quả KPI để tính lương, loại bỏ hoàn toàn sai sót thủ công.
- AI của 1Office hỗ trợ tự động sàng lọc CV, giúp HR nhanh chóng tuyển dụng nhân sự chất lượng.
- Nền tảng Low-code (BPA) cho phép doanh nghiệp tự động hóa các quy trình phức tạp (như quy trình làm chứng từ, quy trình tạm ứng) mà không cần IT.
VnResource HRM Pro
VnResource HRM Pro là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, được nhiều doanh nghiệp lớn và tập đoàn logistics tại Việt Nam tin dùng.
Tính năng nổi bật:
- Giải pháp này rất mạnh mẽ trong việc quản lý chấm công linh hoạt, bao gồm cả chấm công qua di động và GPS, phù hợp cho nhân viên hiện trường.
- VnResource HRM Pro được đánh giá cao nhờ khả năng tích hợp mạnh mẽ với các hệ thống ERP, CRM, SAP và Oracle , giải quyết tốt bài toán đồng bộ dữ liệu nghiệp vụ của ngành XNK.
FPT.iHRP
FPT.iHRP là phần mềm HRM cho ngành xuất nhập khẩu được thiết kế chuyên biệt cho các tập đoàn, doanh nghiệp lớn có cơ cấu tổ chức phức tạp và nhiều chi nhánh.
Tính năng nổi bật:
- Phần mềm hỗ trợ quản lý toàn bộ vòng đời nhân sự và đặc biệt là khả năng hỗ trợ đa chi nhánh, đa ngôn ngữ. Đây là yếu tố then chốt cho các công ty XNK, logistics đa quốc gia.
- Tích hợp sâu với các hệ thống lõi như ERP, SAP, Oracle, đảm bảo dữ liệu nhân sự và dữ liệu vận hành được thông suốt.
Lạc Việt SureHCS HRM (HR-Manager)
Lạc Việt SureHCS HRM là giải pháp quản lý nhân sự toàn diện từ A-Z, hướng đến các doanh nghiệp quy mô vừa, lớn và tập đoàn.
Tính năng nổi bật:
- Khả năng tùy chỉnh hệ thống rất cao theo các quy trình nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp.
- Nền tảng tích hợp các công cụ phân tích Business Intelligence (BI) và AI Advisor, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn sâu sắc về dữ liệu nhân sự.
- Khả năng tự động hóa tính lương C&B và kết nối dễ dàng với ERP, tài chính.
MISA AMIS HRM
MISA AMIS HRM là giải pháp “thuần Việt”, được thiết kế tối ưu cho các doanh nghiệp vừa và lớn tại Việt Nam, đặc biệt mạnh về việc tuân thủ các quy định pháp lý.
Tính năng nổi bật:
- Khả năng tự động hóa tính lương, bảo hiểm và thuế, đảm bảo tuân thủ tuyệt đối luật lao động Việt Nam.
- Cung cấp các tính năng chấm công thông minh như GPS, QR code, phù hợp cho nhân viên XNK cần di chuyển
Base HRM+
Base HRM+ là nền tảng quản trị nhân sự toàn diện, được xây dựng theo kiến trúc module, cho phép doanh nghiệp lựa chọn và triển khai các tính năng theo nhu cầu.
Tính năng nổi bật:
- Tập trung vào việc tự động hóa chấm công và tính lương với độ chính xác cao.
- Hỗ trợ mạnh mẽ việc quản trị mục tiêu (KPI, OKR), giúp các doanh nghiệp XNK đo lường hiệu suất của bộ phận sales, bộ phận chứng từ một cách khách quan.
- Khả năng tích hợp dễ dàng với các nền tảng quản trị công việc khác của Base (như Base Wework).
Bravo HRM
Bravo HRM là một phân hệ trong giải pháp quản trị tổng thể (ERP) của Bravo, được thiết kế cho các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn.
Tính năng nổi bật:
- Khả năng tích hợp chặt chẽ và mạnh mẽ với chính hệ thống ERP Bravo. Điều này tạo ra một hệ thống đồng bộ tuyệt đối giữa Nhân sự – Kế toán – Sản xuất/Kho vận.
- Phần mềm hỗ trợ tốt các quy trình nhân sự phức tạp, phù hợp với các công ty XNK có hoạt động sản xuất hoặc kho bãi lớn.
DigiiHR
DigiiHR là phần mềm HRM cho ngành xuất nhập khẩu hiện đại, tập trung vào việc số hóa và tự động hóa các nghiệp vụ nhân sự cốt lõi cho doanh nghiệp quy mô vừa và lớn.
Tính năng nổi bật:
- Cung cấp khả năng quản lý hồ sơ nhân sự tập trung và tự động hóa quy trình chấm công – tính lương.
- Hỗ trợ các nghiệp vụ quan trọng như đánh giá KPI và năng lực.
- Khả năng kết nối dữ liệu trực tiếp với các cơ quan Bảo hiểm xã hội và Thuế giúp giảm tải công việc hành chính cho phòng nhân sự.
2. Thách thức quản trị nhân sự đặc thù ngành xuất nhập khẩu
Ngành xuất nhập khẩu và Logistics có quy trình vận hành vô cùng phức tạp, với lực lượng nhân sự phân tán tại nhiều địa điểm, đòi hỏi phần mềm HRM phải giải quyết được các bài toán rất đặc thù.
2.1. Khó khăn trong quản lý chấm công và ca làm việc di động
Nhân viên ngành XNK và Logistics không chỉ làm việc tại văn phòng. Họ thường xuyên phải đi công tác đến các cảng, tàu để giải quyết sự cố phát sinh, hoặc nhân viên vận tải (tài xế, giao nhận) phải di chuyển liên tục trên đường. Việc kiểm soát chấm công và thời gian làm việc thực tế của nhóm nhân viên này trở nên vô cùng khó khăn nếu chỉ dùng máy chấm công vân tay cố định.
2.2. Tính lương và hoa hồng theo dự án phức tạp
Thách thức thứ hai đến từ sự phức tạp trong cơ cấu lương thưởng. Ngành XNK thường phải đối mặt với nhiều cách tính lương khác nhau cho từng nhóm nhân viên và phòng ban.
Ví dụ, lương của nhân viên sales dựa trên hoa hồng theo dự án hoặc doanh số, trong khi lương của nhân viên hiện trường lại có nhiều khoản phụ cấp, làm thêm giờ. Sự phức tạp này gây trở ngại lớn cho phòng nhân sự trong việc chấm công, quản lý phép, dẫn đến việc tính lương thường bị chậm trễ và rất dễ xảy ra sai sót.
2.3. Nhu cầu tích hợp dữ liệu nghiệp vụ cao
Trong ngành XNK, dữ liệu nhân sự không thể đứng một mình. Các thông tin như chi phí lương, giờ làm của tài xế, chi phí tạm ứng… cần phải được liên kết chặt chẽ với các hệ thống nghiệp vụ khác như Tài chính, Kế toán, Quản lý kho (WMS) và Quản lý vận tải (TMS).
Nếu doanh nghiệp vẫn sử dụng các quy trình thủ công phức tạp như Excel, dữ liệu sẽ bị phân tán và rời rạc. Điều này làm chậm toàn bộ quá trình báo cáo và ra quyết định của ban lãnh đạo, đồng thời việc xử lý lượng lớn dữ liệu (như bản đồ lộ trình, hóa đơn) một cách thủ công cũng là một thách thức lớn.
3. Các tính năng HRM cốt lõi cho ngành xuất nhập khẩu
Để giải quyết triệt để 3 thách thức trên, một phần mềm HRM cho ngành XNK cần tập trung vào các tính năng tự động hóa và quản lý linh hoạt để đáp ứng tính chất phức tạp của ngành.
3.1. Quản lý chấm công và thời gian làm việc linh hoạt
Phần mềm HRM cho ngành xuất nhập khẩu cần cung cấp chức năng theo dõi giờ làm việc thông qua chấm công tự động. Hệ thống bắt buộc phải hỗ trợ nhiều hình thức chấm công hiện đại như GPS, Wifi, hoặc FaceID qua ứng dụng di động, phục vụ cho đội ngũ nhân viên di động.
Nó cũng phải cho phép phòng nhân sự khai báo các ca làm việc linh hoạt (ca gãy, ca đêm). Cuối cùng, mọi dữ liệu chấm công, nghỉ phép, làm thêm giờ phải được tự động tổng hợp để phục vụ tính lương chính xác.
3.2. Tính lương tự động theo công thức động
Tính năng này giúp tự động hóa hoàn toàn quy trình tính lương, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định. Hệ thống phải hỗ trợ xây dựng các công thức tính lương riêng theo từng vị trí, phòng ban hoặc chính sách công ty. Ví dụ, công thức tính hoa hồng cho sales, công thức tính lương khoán cho tài xế.
Phần mềm phải tự động tính toán tất cả các khoản: lương cơ bản, phụ cấp, thưởng – phạt, thuế TNCN, và bảo hiểm. Việc này giúp tối ưu quy trình, giảm thời gian xử lý từ hàng giờ xuống chỉ còn vài phút.
3.3. Tự động hóa quy trình hành chính
Tự động hóa giúp chuẩn hóa quy trình vận hành, tiết kiệm công sức cho HR, và giảm thiểu sai sót. Phần mềm HRM cho ngành xuất nhập khẩu cần cho phép thiết lập các quy trình nghiệp vụ HR tự động như: quy trình tiếp nhận nhân viên mới (onboarding), quy trình duyệt nghỉ phép, đề xuất tăng lương, hoặc đánh giá định kỳ.
Một tính năng không thể thiếu là Cổng tự phục vụ , cho phép nhân viên chủ động quản lý thông tin, gửi yêu cầu nghỉ phép, và xem bảng lương của mình ngay trên ứng dụng di động.
3.4. Quản lý hiệu suất & đào tạo chuyên môn
Trong bối cảnh công nghệ thay đổi nhanh chóng, việc đào tạo và đánh giá năng lực là cần thiết để nhân viên thích ứng. Hệ thống cần cho phép doanh nghiệp thiết lập các chỉ tiêu đo lường hiệu suất (KPIs/OKR) và theo dõi tiến độ hoàn thành công việc một cách minh bạch.
Đồng thời, phần mềm cần có tính năng quản lý chương trình đào tạo, cho phép lập kế hoạch, theo dõi tiến độ học tập và đánh giá kết quả của nhân viên sau các khóa đào tạo nghiệp vụ XNK.
4. Tiêu chí cốt lõi khi chọn phần mềm HRM cho ngành xuất nhập khẩu
Khi lựa chọn một giải pháp HRM, các doanh nghiệp XNK và logistics cần xem xét 4 tiêu chí cốt lõi sau đây để đảm bảo phần mềm giải quyết đúng và giải quyết triệt để các vấn đề của ngành.
4.1. Tự động hóa tính lương theo công thức phức tạp
Tiêu chí hàng đầu là phần mềm HRM cho ngành xuất nhập khẩu phải giải quyết được bài toán phức tạp nhất của ngành, đó là C&B (Lương & Phúc lợi). Hệ thống phải có khả năng tùy chỉnh linh hoạt các chính sách lương, thưởng, và hoa hồng theo từng ngành nghề, từng dự án. Nó không chỉ là một công cụ tính lương cơ bản, mà phải là một hệ thống động, có thể xử lý nhiều kịch bản lương khác nhau.
4.2. Khả năng tích hợp sâu với các hệ thống sẵn có
Khả năng tích hợp giúp đảm bảo luồng thông tin được liên tục trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Phần mềm HRM không thể là một “ốc đảo” dữ liệu. Nó bắt buộc phải có khả năng kết nối dễ dàng với các hệ thống nghiệp vụ quan trọng khác như ERP, phần mềm Kế toán, và CRM.
4.3. Quản lý chấm công di động
Do tính chất nhân sự thường xuyên làm việc ngoài văn phòng (tài xế, nhân viên hiện trường tại cảng), phần mềm phải hỗ trợ mạnh mẽ việc quản lý từ xa. Yêu cầu bắt buộc là phải có tính năng chấm công định vị GPS/Wifi.
Hơn nữa, toàn bộ nền tảng nên được xây dựng trên công nghệ Cloud (Cloud-based), cho phép quản lý và nhân viên truy cập, phê duyệt, và xem báo cáo mọi lúc, mọi nơi thông qua Mobile App.
4.4. Tự động hóa quy trình
Tự động hóa không chỉ nên giới hạn ở chấm công và tính lương, mà cần bao gồm toàn bộ quy trình HR. Phần mềm HRM cho ngành xuất nhập khẩu nên có tính linh hoạt cao để cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh các quy trình phê duyệt. Ví dụ, quy trình onboarding nhân viên mới, quy trình duyệt nghỉ phép, quy trình tạm ứng chi phí công tác… cần được tự động hóa.
Kết luận
Đừng để dữ liệu phân mảnh và chấm công thủ công cản trở doanh nghiệp. Một phần mềm HRM cho ngành xuất nhập khẩu không chỉ là công cụ hành chính, mà là giải pháp chiến lược. Đã đến lúc quản lý thông minh và đồng bộ hơn? Liên hệ 1Office ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu và bứt phá!
