Quyết định chỉ định thầu là gì? Quy trình, mẫu chuẩn theo Luật Đấu thầu 2026

Chỉ định thầu là một hình thức lựa chọn nhà thầu đặc thù, không mang tính cạnh tranh rộng rãi như đấu thầu thông thường, vì vậy việc ban hành Quyết định chỉ định thầu cần được thực hiện đúng căn cứ, đúng trình tự và đúng thẩm quyền, nhằm tránh rủi ro pháp lý, thanh tra, kiểm toán hoặc bị kết luận sai phạm.

Mẫu Quyết Định Chỉ Định Thầu Là Gì?

1.1. Định Nghĩa Và Vai Trò Pháp Lý Của Mẫu Quyết Định Chỉ Định Thầu

Mẫu quyết định chỉ định thầu là văn bản hành chính – pháp lý do người có thẩm quyền ban hành, nhằm chấp thuận việc lựa chọn một nhà thầu cụ thể để thực hiện gói thầu, trong trường hợp gói thầu đó thuộc diện được phép áp dụng hình thức chỉ định thầu theo quy định pháp luật về đấu thầu.

Về mặt pháp lý, Quyết định chỉ định thầu:

• Là căn cứ hợp pháp để ký kết hợp đồng với nhà thầu được chỉ định
• Là cơ sở để cơ quan quản lý, thanh tra, kiểm toán kiểm tra tính đúng đắn của việc lựa chọn nhà thầu
• Thể hiện trách nhiệm và ý chí pháp lý của chủ đầu tư/bên mời thầu

Nếu không có quyết định này hoặc quyết định ban hành sai căn cứ, toàn bộ hợp đồng ký kết có thể bị xem xét là không hợp pháp.

1.2. Tầm Quan Trọng Của Việc Lập Quyết Định Chỉ Định Thầu Đúng Quy Định

Quyết định chỉ định thầu là văn bản pháp lý then chốt trong toàn bộ quy trình lựa chọn nhà thầu theo hình thức chỉ định thầu. Việc lập và ban hành quyết định này không đúng quy định pháp luật có thể kéo theo nhiều hệ quả pháp lý nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chủ đầu tư, bên mời thầu cũng như cá nhân người có thẩm quyền ký ban hành.

Cụ thể, trong quá trình thanh tra, kiểm tra hoặc kiểm toán, quyết định chỉ định thầu sai quy định có thể dẫn đến:

• Bị kết luận sai phạm, vi phạm quy định về lựa chọn nhà thầu;
• Không được quyết toán vốn, đặc biệt đối với các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước, vốn ODA hoặc vốn có nguồn gốc nhà nước;
• Người ký quyết định bị xem xét trách nhiệm cá nhân, tùy mức độ có thể là trách nhiệm hành chính, trách nhiệm bồi hoàn hoặc các hình thức xử lý khác theo quy định pháp luật.

Chính vì vậy, khi soạn thảo và ban hành Quyết định chỉ định thầu, chủ đầu tư và bên mời thầu cần đặc biệt lưu ý bảo đảm văn bản này đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý bắt buộc, bao gồm:

• Đúng căn cứ pháp lý: viện dẫn chính xác Luật Đấu thầu, các nghị định, thông tư hướng dẫn và các quyết định liên quan của chủ đầu tư;
• Đúng thẩm quyền: người ký quyết định phải là người có thẩm quyền theo quy định pháp luật và quy chế nội bộ;
• Đúng và đủ nội dung bắt buộc: thể hiện rõ thông tin gói thầu, nhà thầu được chỉ định, giá trị, loại hợp đồng, thời gian thực hiện và các điều khoản liên quan;
• Đúng thể thức văn bản hành chính: tuân thủ quy định về quốc hiệu – tiêu ngữ, hình thức trình bày, bố cục và kỹ thuật soạn thảo văn bản.

Việc lập Quyết định chỉ định thầu đúng quy định không chỉ giúp đảm bảo tính hợp pháp của quá trình lựa chọn nhà thầu, mà còn là cơ sở quan trọng để bảo vệ chủ đầu tư và người ký quyết định trước các rủi ro pháp lý phát sinh về sau.

2. Các Trường Hợp Được Áp Dụng Chỉ Định Thầu

2.1. Tổng Quan Quy Định Pháp Luật Về Chỉ Định Thầu

Theo Luật Đấu thầu 2023 và các nghị định hướng dẫn thi hành, chỉ định thầu được xác định là một hình thức lựa chọn nhà thầu mang tính ngoại lệ, chỉ được áp dụng trong những trường hợp thật sự cần thiết và được pháp luật cho phép. Khác với đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế – vốn đề cao tính cạnh tranh, minh bạch – chỉ định thầu cho phép chủ đầu tư lựa chọn trực tiếp một nhà thầu cụ thể, do đó tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu áp dụng không đúng quy định.

Vì tính chất đặc thù đó, pháp luật đấu thầu đặt ra nguyên tắc chung khi áp dụng chỉ định thầu như sau:

• Chỉ định thầu không phải là hình thức mặc định trong lựa chọn nhà thầu, mà chỉ được áp dụng khi không thể hoặc không phù hợp áp dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu khác;

• Chủ đầu tư/bên mời thầu phải chứng minh rõ ràng lý do áp dụng, bao gồm căn cứ pháp luật, tính cấp bách, tính đặc thù của gói thầu và điều kiện thực tế;

• Việc áp dụng chỉ định thầu phải phù hợp với từng loại gói thầu, từng nguồn vốn và từng tính chất dự án cụ thể, không được áp dụng tràn lan hoặc mang tính chủ quan.
  

Trên thực tế, đây là nội dung thường xuyên được cơ quan thanh tra, kiểm toán xem xét kỹ lưỡng khi đánh giá tính hợp pháp của quá trình lựa chọn nhà thầu.

2.2. Các Trường Hợp Chỉ Định Thầu Thông Thường

Chỉ định thầu thông thường được pháp luật cho phép áp dụng trong một số trường hợp điển hình, khi việc tổ chức đấu thầu cạnh tranh là không khả thi hoặc không đáp ứng yêu cầu thực tế, bao gồm:

• Gói thầu cần thực hiện khẩn cấp nhằm khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh, sự cố bất khả kháng hoặc bảo đảm an toàn cho con người, tài sản và công trình;

• Gói thầu mang tính đặc thù về kỹ thuật hoặc công nghệ, trong đó chỉ có một nhà thầu duy nhất đáp ứng được yêu cầu về năng lực, bản quyền, công nghệ hoặc kinh nghiệm;

• Gói thầu cần bảo đảm tính đồng bộ, tương thích công nghệ, ví dụ như mở rộng, nâng cấp hệ thống do nhà thầu trước đó đã thực hiện;

• Gói thầu thuộc dự án bí mật nhà nước, quốc phòng, an ninh theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
  

Đối với các trường hợp này, căn cứ pháp luật cho việc chỉ định thầu phải được nêu rõ, cụ thể và chính xác trong Quyết định chỉ định thầu, tránh tình trạng viện dẫn chung chung hoặc không phù hợp, dễ dẫn đến rủi ro pháp lý.

2.3. Các Trường Hợp Chỉ Định Thầu Rút Gọn

Bên cạnh chỉ định thầu thông thường, pháp luật còn cho phép áp dụng chỉ định thầu rút gọn trong một số trường hợp nhất định nhằm đáp ứng yêu cầu về tiến độ và tính linh hoạt, bao gồm:

• Gói thầu có giá trị nhỏ, nằm trong hạn mức cho phép theo quy định;

• Gói thầu mang tính cấp bách, cần triển khai nhanh để đảm bảo tiến độ dự án;

• Gói thầu mua sắm thường xuyên, lặp lại, có tính chất đơn giản, ít biến động về yêu cầu kỹ thuật.
  

Đặc điểm của chỉ định thầu rút gọn là:

• Quy trình thực hiện đơn giản hơn so với chỉ định thầu thông thường;

• Ít bước thủ tục hơn, giúp rút ngắn thời gian lựa chọn nhà thầu;

• Tuy nhiên, vẫn bắt buộc phải ban hành quyết định phê duyệt kết quả chỉ định thầu, bảo đảm tính pháp lý và minh bạch của quá trình lựa chọn nhà thầu.

2.4. Điều Kiện Để Nhà Thầu Được Chỉ Định Thầu

Dù áp dụng chỉ định thầu thông thường hay rút gọn, nhà thầu được chỉ định bắt buộc phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định pháp luật, bao gồm:

• Có tư cách pháp lý hợp lệ, được thành lập và hoạt động theo đúng quy định của pháp luật;

• Có năng lực và kinh nghiệm phù hợp với gói thầu, thể hiện qua các hợp đồng tương tự đã thực hiện;

• Có năng lực tài chính đáp ứng yêu cầu, bảo đảm khả năng thực hiện gói thầu;

• Giá đề xuất phù hợp với dự toán được duyệt, không vượt quá giá gói thầu và bảo đảm tính hợp lý.
  

Việc chỉ định nhà thầu không đáp ứng đủ điều kiện là một trong những lỗi nghiêm trọng nhất trong hoạt động đấu thầu, thường bị cơ quan thanh tra, kiểm toán kết luận là sai phạm và có thể dẫn đến hậu quả pháp lý cho chủ đầu tư và người ký quyết định.

3. Quy Trình Thực Hiện Chỉ Định Thầu

Bước 1: Lập, thẩm định và phê duyệt hồ sơ yêu cầu
Hồ sơ yêu cầu là tài liệu nền tảng, quy định rõ phạm vi công việc, yêu cầu kỹ thuật, điều kiện hợp đồng và tiêu chí đánh giá, làm căn cứ để xem xét hồ sơ đề xuất của nhà thầu.

Bước 2: Xác định nhà thầu dự kiến được mời
Việc xác định nhà thầu phải có cơ sở rõ ràng, dựa trên năng lực, kinh nghiệm và tính phù hợp, tránh lựa chọn mang tính chủ quan hoặc cảm tính.

Bước 3: Phát hành hồ sơ yêu cầu
Hồ sơ yêu cầu được gửi trực tiếp đến nhà thầu được chỉ định để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất.

Bước 4: Đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo
Tiến hành đánh giá về mặt kỹ thuật, tài chính, đồng thời thương thảo các điều khoản hợp đồng nhằm bảo đảm hiệu quả và khả thi.

Bước 5: Thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả
Kết quả lựa chọn nhà thầu được thẩm định, phê duyệt và công khai theo quy định, kèm theo quyết định chỉ định thầu hoặc quyết định phê duyệt kết quả.

Bước 6: Ký kết và quản lý thực hiện hợp đồng
Sau khi có quyết định hợp lệ, các bên tiến hành ký kết hợp đồng và tổ chức quản lý, giám sát quá trình thực hiện.

4. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Lập Quyết Định Chỉ Định Thầu Chuẩn Pháp Lý

4.1. Cấu Trúc Một Quyết Định Chỉ Định Thầu Hoàn Chỉnh

Một quyết định hợp lệ phải có:

• Quốc hiệu – Tiêu ngữ

• Tên cơ quan ban hành

• Số, ký hiệu văn bản

• Địa điểm, ngày tháng ban hành

• Tiêu đề quyết định

• Phần căn cứ pháp lý

• Phần nội dung quyết định (Điều 1, Điều 2…)

• Chữ ký, chức danh người có thẩm quyền

• Nơi nhận
  

4.2. Các Nội Dung Bắt Buộc Phải Có Trong Quyết Định

• Tên gói thầu, tên dự án

• Tên nhà thầu được chỉ định

• Giá trị chỉ định thầu (bằng số và bằng chữ)

• Hình thức, loại hợp đồng

• Thời gian thực hiện hợp đồng

• Nguồn vốn

• Trách nhiệm tổ chức thực hiện
  

5. Tải 4+ Mẫu Quyết Định Chỉ Định Thầu

• Mẫu 1: Quyết định chỉ định thầu chung

• Mẫu 2: Quyết định phê duyệt kết quả chỉ định thầu rút gọn

• Mẫu 3: Quyết định chỉ định thầu mua sắm hàng hóa, thiết bị

• Mẫu 4: Quyết định chỉ định thầu dịch vụ tư vấn, xây lắp

6. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Soạn Thảo Và Ban Hành Mẫu Quyết Định Chỉ Định Thầu

Quyết định chỉ định thầu là văn bản có giá trị pháp lý trực tiếp trong quá trình lựa chọn nhà thầu. Việc soạn thảo và ban hành văn bản này không chỉ cần đúng hình thức, mà còn phải đúng bản chất pháp lý, đúng thời điểm và đúng thẩm quyền. Trên thực tế, nhiều rủi ro pháp lý, kết luận sai phạm trong thanh tra – kiểm toán không xuất phát từ bản chất gói thầu, mà đến từ lỗi trong Quyết định chỉ định thầu.

6.1. Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Lập Quyết Định Chỉ Định Thầu

Trong quá trình thực hiện, các sai sót dưới đây xuất hiện khá phổ biến và có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng:

• Thiếu hoặc viện dẫn sai căn cứ pháp lý
  Quyết định không nêu đầy đủ Luật Đấu thầu, nghị định hướng dẫn hoặc viện dẫn văn bản đã hết hiệu lực, không phù hợp với thời điểm ban hành. Đây là lỗi rất dễ bị phát hiện khi thanh tra, kiểm toán.

• Thông tin gói thầu trình bày không rõ ràng hoặc không thống nhất
  Tên gói thầu, tên dự án, nguồn vốn, giá trị gói thầu không trùng khớp với kế hoạch lựa chọn nhà thầu hoặc dự toán được phê duyệt, dẫn đến nghi ngờ về tính hợp pháp của hồ sơ.

• Ký sai thẩm quyền hoặc không đúng chức danh
  Người ký quyết định không phải là người có thẩm quyền theo Điều lệ, Quy chế nội bộ hoặc theo quy định pháp luật; hoặc ký không đúng chức danh tại thời điểm ban hành.

• Ban hành quyết định không đúng thời điểm
  Quyết định chỉ định thầu được ban hành khi chưa có kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt, hoặc ban hành sau khi hợp đồng đã ký, làm mất ý nghĩa pháp lý của văn bản.

6.2. Checklist Cần Rà Soát Trước Khi Ban Hành Quyết Định Chỉ Định Thầu

Trước khi ký và ban hành Quyết định chỉ định thầu, chủ đầu tư hoặc bên mời thầu nên thực hiện kiểm tra theo checklist dưới đây nhằm hạn chế tối đa rủi ro pháp lý:

• Đã đối chiếu đầy đủ và đúng các quy định pháp luật hiện hành chưa?
  Bao gồm Luật Đấu thầu, các nghị định hướng dẫn, và các văn bản pháp luật liên quan đến loại gói thầu cụ thể.

• Thông tin gói thầu và nhà thầu đã chính xác và thống nhất chưa?
  Tên gói thầu, dự án, nguồn vốn, giá trị, thời gian thực hiện, loại hợp đồng phải trùng khớp với hồ sơ pháp lý đã được phê duyệt trước đó.

• Văn bản đã đúng thể thức hành chính chưa?
  Quốc hiệu – tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, số quyết định, bố cục điều khoản, nơi nhận, chữ ký và dấu phải tuân thủ quy định về thể thức văn bản hành chính.

• Người ký quyết định có đúng thẩm quyền tại thời điểm ký không?
  Cần kiểm tra lại quyết định bổ nhiệm, phân cấp, ủy quyền (nếu có) để bảo đảm chữ ký hoàn toàn hợp lệ.
  

Việc thực hiện checklist này giúp giảm đáng kể nguy cơ bị yêu cầu bổ sung hồ sơ, bị kết luận sai phạm hoặc bị từ chối quyết toán.