Mẫu Giấy Đề Nghị Tạm Ứng Mới Nhất 2026 | Chuẩn Kế Toán, Tải Miễn Phí

13/01/2026

82 lượt xem

Vương Huy

Giấy đề nghị tạm ứng là một trong những chứng từ nội bộ quan trọng, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền và đảm bảo minh bạch trong quản lý tài chính. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách lập giấy đề nghị tạm ứng đúng chuẩn kế toán, đúng quy trình và đúng quy định pháp luật. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp mẫu Giấy đề nghị tạm ứng mới nhất 2026, kèm hướng dẫn chi tiết cách viết, quy trình xử lý, các quy định liên quan và file tải miễn phí để bạn có thể áp dụng ngay trong thực tế.

Mục lục

1. Giấy Đề Nghị Tạm Ứng Là Gì?
2. Tổng Hợp Các Mẫu Giấy Đề Nghị Tạm Ứng Phổ Biến Nhất (Tải Miễn Phí)
3. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Viết Giấy Đề Nghị Tạm Ứng Chuẩn Xác
4. Quy Trình Xử Lý Giấy Đề Nghị Tạm Ứng Trong Doanh Nghiệp
5. Quy Định Pháp Luật Liên Quan Đến Tạm Ứng & Hoàn Ứng

1. Giấy Đề Nghị Tạm Ứng Là Gì?

Khái niệm Giấy đề nghị tạm ứng

Giấy đề nghị tạm ứng là chứng từ hành chính – kế toán nội bộ, được lập khi cá nhân hoặc bộ phận trong doanh nghiệp có nhu cầu ứng trước một khoản tiền từ quỹ công ty để phục vụ cho công việc đã hoặc sắp được giao.

Về bản chất, khoản tiền tạm ứng chưa được ghi nhận là chi phí, mà chỉ là khoản ứng trước có điều kiện. Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng bắt buộc phải quyết toán đầy đủ bằng chứng từ hợp lệ (hóa đơn, phiếu chi, bảng kê…) hoặc hoàn trả lại phần tiền chưa sử dụng.

Trong thực tiễn quản trị tài chính, giấy đề nghị tạm ứng giữ vai trò như “điểm kiểm soát đầu vào” của dòng tiền, giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ việc xuất quỹ, tránh tình trạng chi tiền tùy tiện, thiếu căn cứ hoặc không rõ trách nhiệm.

Mục đích của việc lập Giấy đề nghị tạm ứng

Việc lập giấy đề nghị tạm ứng không đơn thuần là thủ tục hành chính, mà mang nhiều ý nghĩa quan trọng trong quản lý tài chính – kế toán doanh nghiệp:

Làm căn cứ xét duyệt tạm ứng
Giúp người có thẩm quyền nắm rõ lý do tạm ứng, số tiền đề xuất, thời gian sử dụng và kế hoạch quyết toán.
Cơ sở pháp lý để kế toán lập phiếu chi, xuất quỹ
Mọi khoản tiền tạm ứng đều phải dựa trên giấy đề nghị hợp lệ, có đầy đủ chữ ký theo quy định nội bộ.
Đảm bảo minh bạch và kiểm soát dòng tiền
Tránh thất thoát, lạm dụng quỹ công ty hoặc tạm ứng kéo dài không quyết toán.
Hỗ trợ công tác kiểm tra, quyết toán, kiểm toán nội bộ
Là tài liệu quan trọng khi đối chiếu sổ sách kế toán hoặc làm việc với cơ quan kiểm tra, thanh tra.
Chuẩn hóa quy trình tài chính doanh nghiệp
Đặc biệt cần thiết với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều khoản chi phát sinh thường xuyên như: công tác phí, mua sắm vật tư, chi phí dự án.

Đối tượng sử dụng và phê duyệt Giấy đề nghị tạm ứng

1. Đối tượng lập Giấy đề nghị tạm ứng

Thông thường bao gồm:

Nhân viên được giao nhiệm vụ phát sinh chi phí
Trưởng bộ phận, trưởng nhóm dự án
Cá nhân được doanh nghiệp ủy quyền thực hiện công việc

Người lập giấy phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung, mục đích sử dụng tiền và nghĩa vụ quyết toán – hoàn ứng đúng thời hạn.

2. Đối tượng có thẩm quyền phê duyệt

Tùy theo quy chế tài chính của từng doanh nghiệp, người phê duyệt có thể là:

Trưởng bộ phận quản lý trực tiếp
Kế toán trưởng hoặc phụ trách tài chính
Giám đốc / Tổng giám đốc / Chủ doanh nghiệp

Chỉ khi được phê duyệt đầy đủ, giấy đề nghị tạm ứng mới có giá trị làm căn cứ để kế toán thực hiện chi tiền.

2. Tổng Hợp Các Mẫu Giấy Đề Nghị Tạm Ứng Phổ Biến Nhất (Tải Miễn Phí)

Trong thực tế, Giấy đề nghị tạm ứng không chỉ có một mẫu duy nhất. Tùy theo loại hình doanh nghiệp, mục đích tạm ứng và quy định tài chính nội bộ, doanh nghiệp cần sử dụng mẫu phù hợp để đảm bảo đúng chuẩn kế toán – dễ quyết toán – hạn chế rủi ro pháp lý.

Dưới đây là tổng hợp các mẫu Giấy đề nghị tạm ứng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, kèm hướng dẫn áp dụng chi tiết.

2.1. Mẫu Giấy Đề Nghị Tạm Ứng Chung

TẢI XUỐNG TẠI ĐÂY [MIỄN PHÍ]

3. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Viết Giấy Đề Nghị Tạm Ứng Chuẩn Xác

Viết Giấy đề nghị tạm ứng đúng chuẩn không chỉ giúp hồ sơ được xét duyệt nhanh, mà còn hạn chế tối đa rủi ro khi quyết toán, kiểm tra nội bộ hoặc kiểm toán. Trên thực tế, rất nhiều giấy đề nghị bị trả lại không phải vì số tiền lớn hay nhỏ, mà do trình bày thiếu rõ ràng, thiếu thông tin hoặc sai logic nghiệp vụ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng phần, theo đúng tư duy kế toán trưởng và quản trị tài chính doanh nghiệp.

Phần Kính gửi

Ở phần “Kính gửi”, người lập cần xác định đúng đối tượng có thẩm quyền xét duyệt. Việc ghi rõ người nhận không chỉ mang tính hình thức mà còn thể hiện sự tuân thủ quy trình nội bộ. Tùy từng doanh nghiệp, phần này có thể gửi trực tiếp đến Ban Giám đốc, Giám đốc công ty hoặc Phòng Kế toán, nhưng tuyệt đối không ghi chung chung, thiếu chủ thể.

Một số cách ghi thường được sử dụng:

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty …
Kính gửi: Giám đốc Công ty …
Kính gửi: Phòng Kế toán – Công ty …

Thông tin người đề nghị tạm ứng

Đây là phần giúp doanh nghiệp xác định trách nhiệm cá nhân đối với khoản tiền tạm ứng. Người lập cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin cơ bản để kế toán có thể đối chiếu hồ sơ nhân sự và liên hệ khi cần thiết. Việc thiếu hoặc ghi sai thông tin ở mục này là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.

Thông tin cần có bao gồm:

Họ và tên theo hồ sơ nhân sự
Chức vụ hiện tại
Bộ phận / phòng ban đang công tác
Số điện thoại liên hệ

Số tiền đề nghị tạm ứng

Số tiền tạm ứng phải được ghi đồng thời bằng số và bằng chữ, hai nội dung này bắt buộc phải trùng khớp tuyệt đối. Đây là yêu cầu cơ bản trong chứng từ kế toán nhằm tránh nhầm lẫn, sửa đổi hoặc tranh chấp về sau. Người lập không nên ghi các cách diễn đạt mang tính ước lượng hoặc không rõ ràng.

Một số nguyên tắc cần nhớ:

Ghi đúng đơn vị tiền tệ (VNĐ)
Không làm tròn số tùy ý
Không dùng từ ngữ mơ hồ như “khoảng”, “ước tính”

Lý do tạm ứng

Lý do tạm ứng là phần quan trọng nhất của Giấy đề nghị tạm ứng, vì đây là căn cứ để người phê duyệt đánh giá tính cần thiết và hợp lý của khoản chi. Lý do cần được trình bày rõ ràng, gắn trực tiếp với công việc thực tế và có thể kiểm chứng.

Khi viết lý do tạm ứng, nên đảm bảo:

Nêu rõ mục đích sử dụng tiền
Có thông tin về thời gian, địa điểm hoặc nội dung công việc (nếu có)
Tránh các cách ghi chung chung như “phục vụ công việc”

Ví dụ lý do phù hợp:

Tạm ứng công tác phí đi Hà Nội từ ngày … đến ngày … để làm việc với khách hàng.
Tạm ứng mua văn phòng phẩm phục vụ hoạt động của Phòng Marketing.
Tạm ứng chi phí khảo sát phục vụ triển khai dự án XYZ.

Thời hạn thanh toán (hoàn ứng) tạm ứng

Thời hạn hoàn ứng giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền và tránh tồn đọng tạm ứng kéo dài. Người lập cần ghi rõ mốc thời gian dự kiến hoàn ứng, có thể là ngày cụ thể hoặc thời gian tính theo ngày làm việc sau khi kết thúc công việc. Việc không ghi thời hạn hoàn ứng thường bị xem là thiếu trách nhiệm trong quản lý tài chính.

Có thể trình bày theo các cách sau:

Hoàn ứng chậm nhất vào ngày … / … / …
Hoàn ứng trong vòng … ngày làm việc kể từ khi kết thúc công việc

Ký tên và xác nhận

Giấy đề nghị tạm ứng chỉ có giá trị khi được ký và phê duyệt đầy đủ theo đúng quy trình. Thứ tự ký thường phản ánh mức độ kiểm soát nội bộ và trách nhiệm của từng bộ phận. Người lập cần kiểm tra kỹ để tránh thiếu chữ ký bắt buộc, gây chậm trễ việc giải ngân.

Thông thường, hồ sơ cần có chữ ký của:

Người đề nghị tạm ứng
Trưởng bộ phận quản lý trực tiếp
Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán
Giám đốc / Tổng Giám đốc

Những lưu ý quan trọng khi viết Giấy đề nghị tạm ứng

Trong quá trình lập giấy đề nghị tạm ứng, người viết cần đảm bảo sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, chính xác, không tẩy xóa, không viết chồng chéo. Mọi thông tin phải thống nhất với quy chế tài chính nội bộ và các hồ sơ liên quan. Đối với một số trường hợp đặc thù, doanh nghiệp có thể yêu cầu đính kèm thêm chứng từ để tăng tính minh bạch.

Các trường hợp thường cần đính kèm:

Quyết định công tác
Kế hoạch công việc hoặc dự án
Hợp đồng lao động (đối với tạm ứng lương)
Hợp đồng kinh tế (đối với tạm ứng hợp đồng, dự án)

4. Quy Trình Xử Lý Giấy Đề Nghị Tạm Ứng Trong Doanh Nghiệp

Quy trình xử lý Giấy đề nghị tạm ứng là chuỗi bước kiểm soát dòng tiền nội bộ, giúp doanh nghiệp đảm bảo việc chi tiền đúng mục đích – đúng thẩm quyền – dễ quyết toán. Trên thực tế, những doanh nghiệp có quy trình tạm ứng rõ ràng thường hạn chế được tình trạng tồn đọng tạm ứng, chi sai mục đích hoặc thiếu chứng từ khi quyết toán cuối kỳ.

Dưới đây là quy trình xử lý phổ biến, được áp dụng tại đa số doanh nghiệp và phù hợp cho cả mô hình nhỏ, vừa và doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát tài chính chặt chẽ.

Bước 1: Lập Giấy đề nghị tạm ứng

Quy trình bắt đầu từ người có nhu cầu tạm ứng. Người đề nghị cần chủ động lập Giấy đề nghị tạm ứng theo đúng mẫu đang áp dụng tại doanh nghiệp và điền đầy đủ các thông tin bắt buộc. Ở bước này, yêu cầu quan trọng nhất là tính rõ ràng và trung thực của nội dung, đặc biệt là lý do tạm ứng, số tiền và thời hạn hoàn ứng.

Người đề nghị cần đảm bảo:

Thông tin cá nhân và bộ phận công tác chính xác
Lý do tạm ứng gắn với công việc cụ thể
Số tiền đề nghị phù hợp với nhu cầu thực tế

Bước 2: Chuyển kế toán trưởng hoặc phòng ban liên quan xem xét

Sau khi lập xong, Giấy đề nghị tạm ứng được chuyển đến kế toán trưởng hoặc phòng kế toán (và trưởng bộ phận quản lý trực tiếp nếu quy định). Ở bước này, kế toán đóng vai trò kiểm soát nghiệp vụ và rủi ro tài chính, không chỉ đơn thuần là kiểm tra hình thức.

Nội dung thường được xem xét bao gồm:

Tính hợp lệ của mẫu biểu
Mục đích tạm ứng có phù hợp quy chế tài chính
Số tiền đề nghị có vượt hạn mức cho phép hay không
Người đề nghị còn tồn tạm ứng chưa quyết toán hay không

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, kế toán có quyền yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh trước khi trình phê duyệt.

Bước 3: Phê duyệt của Ban Giám đốc hoặc người có thẩm quyền

Sau khi được kế toán kiểm tra, Giấy đề nghị tạm ứng sẽ được trình Giám đốc, Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền để xem xét và ký duyệt. Đây là bước quyết định việc doanh nghiệp có chấp thuận xuất quỹ hay không.

Việc phê duyệt thường căn cứ vào:

Mức độ cần thiết của khoản tạm ứng
Ngân sách hiện tại của doanh nghiệp
Tính phù hợp với kế hoạch tài chính hoặc kế hoạch dự án

Chỉ khi có chữ ký phê duyệt hợp lệ, Giấy đề nghị tạm ứng mới có giá trị để thực hiện chi tiền.

Bước 4: Kế toán lập phiếu chi và thủ quỹ xuất quỹ

Căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng đã được phê duyệt, kế toán tiến hành lập phiếu chi hoặc chứng từ chi tiền tương ứng. Sau đó, thủ quỹ hoặc ngân hàng thực hiện việc xuất tiền mặt hoặc chuyển khoản cho người nhận tạm ứng.

Ở bước này, doanh nghiệp cần đảm bảo:

Phiếu chi khớp đúng số tiền đã được phê duyệt
Hình thức chi tiền đúng với đề nghị (tiền mặt/chuyển khoản)
Chứng từ được lưu trữ đầy đủ để phục vụ kiểm tra, đối chiếu

Bước 5: Hoàn ứng và thanh toán tạm ứng

Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng có trách nhiệm thực hiện hoàn ứng và quyết toán. Đây là bước kết thúc vòng đời của khoản tạm ứng và có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong kế toán.

Người nhận tạm ứng sẽ lập Giấy thanh toán tiền tạm ứng, kèm theo hóa đơn, chứng từ hợp lệ để:

Quyết toán toàn bộ số tiền đã chi
Hoàn trả phần tiền chưa sử dụng (nếu có)
Hoặc đề nghị thanh toán bổ sung nếu chi vượt mức được duyệt (theo quy định)

Kế toán căn cứ vào hồ sơ hoàn ứng để ghi nhận chi phí chính thức và kết thúc theo dõi khoản tạm ứng trên sổ sách.

5. Quy Định Pháp Luật Liên Quan Đến Tạm Ứng & Hoàn Ứng

Việc tạm ứng và hoàn ứng trong doanh nghiệp không chỉ là vấn đề quy trình nội bộ, mà còn chịu sự điều chỉnh trực tiếp của các văn bản pháp luật về kế toán, tài chính và đầu tư. Nắm rõ các quy định này giúp doanh nghiệp lập chứng từ đúng chuẩn, hạn chế rủi ro khi kiểm tra thuế, kiểm toán hoặc thanh tra tài chính.

Các Thông tư kế toán chủ yếu liên quan đến tạm ứng

Trong khu vực doanh nghiệp, hoạt động tạm ứng – hoàn ứng chủ yếu được điều chỉnh bởi hai thông tư nền tảng của Bộ Tài chính. Đây là cơ sở pháp lý để xây dựng mẫu biểu, quy trình và hạch toán kế toán liên quan đến tạm ứng.

Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Thông tư này quy định hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán theo hướng đơn giản, dễ áp dụng, trong đó tạm ứng được theo dõi chặt chẽ qua tài khoản công nợ nội bộ. Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133 phải đảm bảo mọi khoản tạm ứng đều có chứng từ hợp lệ và được quyết toán kịp thời.

Thông tư 200/2014/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp quy mô vừa và lớn. So với Thông tư 133, quy định tại Thông tư 200 chi tiết và chặt chẽ hơn, đặc biệt trong kiểm soát tạm ứng, hoàn ứng và ghi nhận chi phí. Các khoản tạm ứng nếu kéo dài hoặc không đủ hồ sơ quyết toán có thể bị xem là rủi ro tài chính trong kiểm toán.

Một số văn bản mới của Bộ Tài chính giai đoạn 2024–2026 cũng cần được doanh nghiệp theo dõi sát sao. Chẳng hạn, Thông tư 17/2024/TT-BTC tập trung vào kiểm soát thanh toán qua Kho bạc Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến đơn vị sử dụng ngân sách. Bên cạnh đó, Nghị định 254/2025/NĐ-CP (nếu đã có hiệu lực) quy định cụ thể hơn về tạm ứng vốn đầu tư công, đặc biệt là điều kiện, tỷ lệ và trách nhiệm hoàn ứng. Doanh nghiệp và ban quản lý dự án cần kiểm tra hiệu lực văn bản tại thời điểm áp dụng để tránh dùng sai căn cứ pháp lý.

Quy định về tạm ứng trong hợp đồng xây dựng và dự án

Đối với lĩnh vực xây dựng và đầu tư, tạm ứng hợp đồng là nội dung được pháp luật quy định khá rõ nhằm kiểm soát dòng vốn và hạn chế thất thoát. Hai văn bản thường được viện dẫn là Nghị định 37/2015/NĐ-CP và Nghị định 99/2021/NĐ-CP, áp dụng cho hợp đồng xây dựng và các dự án đầu tư công.

Theo các quy định này, tạm ứng hợp đồng phải:

Được ghi rõ trong hợp đồng đã ký kết
Tuân thủ mức tạm ứng tối đa theo từng loại dự án
Gắn với tiến độ thực hiện và khối lượng công việc

Trong nhiều trường hợp, đặc biệt với giá trị hợp đồng lớn, bảo lãnh tạm ứng là yêu cầu bắt buộc. Bảo lãnh này nhằm đảm bảo nhà thầu sử dụng tiền đúng mục đích và hoàn ứng theo đúng cam kết. Việc tạm ứng vượt tỷ lệ hoặc không có bảo lãnh hợp lệ có thể bị từ chối thanh toán hoặc bị xử lý khi quyết toán dự án.

Trách nhiệm pháp lý của người nhận tạm ứng

Người nhận tạm ứng không chỉ chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp mà còn chịu trách nhiệm theo quy định kế toán và tài chính. Khoản tạm ứng chỉ được coi là hợp lệ khi được sử dụng đúng mục đích và quyết toán đầy đủ bằng chứng từ hợp pháp.

Về nguyên tắc, người nhận tạm ứng phải:

Sử dụng tiền đúng nội dung đã được phê duyệt
Hoàn trả phần tiền không sử dụng hết
Thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng trước khi đề nghị tạm ứng mới

Trong trường hợp không hoàn ứng đúng hạn, doanh nghiệp có quyền áp dụng các biện pháp xử lý theo quy chế nội bộ. Các biện pháp thường gặp bao gồm:

Trừ vào lương hoặc thu nhập của người lao động
Tạm dừng xét duyệt tạm ứng tiếp theo
Xử lý trách nhiệm theo quy định tài chính – nhân sự