4+ Mẫu biên bản nhận tiền đặt cọc kèm File tải

Mẫu biên bản nhận tiền đặt cọc là giấy tờ quan trọng giúp ghi nhận việc giao nhận tiền đặt cọc và bảo vệ quyền lợi các bên khi phát sinh tranh chấp. Trong bài viết này, 1Office sẽ tổng hợp 4+ mẫu biên bản nhận tiền đặt cọc kèm file tải, nội dung rõ ràng, dễ áp dụng cho nhiều loại giao dịch như mua bán nhà đất, xe cộ hay dịch vụ.

1. Giới thiệu chung về biên bản nhận tiền đặt cọc

Biên bản nhận tiền đặt cọc (còn gọi là giấy biên nhận tiền đặt cọc hoặc biên bản giao nhận tiền đặt cọc) là văn bản được các bên lập nhằm xác nhận việc một bên đã giao cho bên còn lại một khoản tiền hoặc tài sản có giá trị, với mục đích bảo đảm cho việc ký kết hoặc thực hiện hợp đồng trong tương lai.

Theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, đặt cọc là một biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ dân sự, theo đó bên đặt cọc giao cho bên nhận đặt cọc một khoản tiền, kim khí quý, đá quý hoặc tài sản có giá trị khác trong một thời hạn nhất định để bảo đảm việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.

Vai trò và ý nghĩa pháp lý:

• Bảo đảm cam kết: Đặt cọc giúp tạo niềm tin và ràng buộc pháp lý giữa các bên khi hợp đồng chính thức chưa được ký kết, đặc biệt phổ biến trong các giao dịch có giá trị lớn như mua bán bất động sản, phương tiện hoặc hàng hóa có giá trị cao.
• Chế tài khi vi phạm: Nếu hợp đồng được giao kết và thực hiện, tài sản đặt cọc sẽ được hoàn trả hoặc khấu trừ vào nghĩa vụ thanh toán. Trường hợp bên đặt cọc từ chối giao kết hoặc thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận; ngược lại, nếu bên nhận đặt cọc từ chối, phải hoàn trả tài sản đặt cọc và bồi thường một khoản tương đương, trừ khi có thỏa thuận khác.
• Giá trị chứng cứ: Biên bản nhận tiền đặt cọc là căn cứ pháp lý quan trọng chứng minh việc giao nhận tài sản đã diễn ra, qua đó bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên khi xảy ra tranh chấp.

1.1. Phân biệt giữa “Biên bản nhận tiền đặt cọc” và “Hợp đồng đặt cọc”

Mặc dù cả hai đều liên quan đến biện pháp đặt cọc theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, nhưng chúng có sự khác biệt rõ rệt về nội dung, mục đích và giá trị pháp lý:

Lưu ý: Bộ luật Dân sự 2015 không bắt buộc đặt cọc phải lập thành văn bản (khác với BLDS 2005), nhưng thực tế các bên nên lập văn bản để tránh tranh chấp và dễ chứng minh trước pháp luật.

1.2. Tầm quan trọng của việc lập biên bản đặt cọc đúng quy định pháp luật

Việc lập biên bản nhận tiền đặt cọc đúng chuẩn pháp lý (thể hiện rõ nội dung, đầy đủ thông tin, có chữ ký các bên và lập thành nhiều bản) đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong giao dịch dân sự:

• Bảo vệ quyền lợi các bên: Biên bản là căn cứ pháp lý rõ ràng khi phát sinh tranh chấp, giúp tòa án xác định chính xác nghĩa vụ hoàn trả, phạt cọc hoặc bồi thường thiệt hại.
• Hạn chế rủi ro pháp lý: Văn bản đặt cọc giúp ngăn ngừa việc phủ nhận giao nhận tiền hoặc mất quyền yêu cầu xử lý cọc. Trong các giao dịch bất động sản, biên bản còn góp phần chứng minh giao dịch có thật, tránh nguy cơ bị tuyên vô hiệu do thiếu căn cứ.
• Tăng tính minh bạch và tuân thủ cam kết: Việc ghi nhận cụ thể số tiền, thời hạn và chế tài giúp các bên hiểu rõ trách nhiệm của mình, từ đó giảm thiểu mâu thuẫn và tranh chấp phát sinh.
• Hệ quả nếu lập không đúng: Thiếu hoặc lập biên bản không chặt chẽ có thể khiến việc chứng minh trước tòa gặp khó khăn, mất quyền phạt cọc hoặc giao dịch không được công nhận là đặt cọc theo luật.

Biên bản nhận tiền đặt cọc không chỉ mang tính hình thức mà là công cụ pháp lý quan trọng bảo đảm an toàn cho giao dịch. Các bên nên sử dụng mẫu phù hợp, ghi nhận đầy đủ thông tin và cân nhắc công chứng để tăng giá trị chứng cứ khi cần thiết.

2. Các quy định về đặt cọc và biên bản đặt cọc

Dưới đây là tổng hợp các quy định pháp luật hiện hành điều chỉnh việc đặt cọc và lập biên bản nhận tiền đặt cọc, giúp bạn áp dụng đúng và hạn chế rủi ro pháp lý:

2.1. Quy định chính trong Bộ luật Dân sự 2015 về đặt cọc

Biện pháp đặt cọc được điều chỉnh trực tiếp tại Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, với các nội dung cơ bản sau:

• Khoản 1: Đặt cọc được hiểu là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền, kim khí quý, đá quý hoặc tài sản có giá trị khác trong một thời hạn nhất định, nhằm bảo đảm cho việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.
• Khoản 2: Khi hợp đồng được ký kết và thực hiện đúng thỏa thuận, tài sản đặt cọc sẽ được hoàn trả cho bên đặt cọc hoặc được khấu trừ vào nghĩa vụ thanh toán. Trường hợp bên đặt cọc từ chối giao kết hoặc thực hiện hợp đồng, tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc. Ngược lại, nếu bên nhận đặt cọc từ chối giao kết hoặc thực hiện hợp đồng thì phải hoàn trả tài sản đặt cọc và bồi thường thêm một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đó, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

So với Bộ luật Dân sự 2005, Bộ luật Dân sự 2015 không còn yêu cầu việc đặt cọc bắt buộc phải lập thành văn bản, mà có thể xác lập thông qua lời nói hoặc hành vi thực tế. Tuy vậy, để hạn chế rủi ro và thuận lợi khi chứng minh trước tòa, các bên vẫn nên lập văn bản rõ ràng như hợp đồng đặt cọc hoặc biên bản nhận tiền đặt cọc.

2.2. Các văn bản hướng dẫn và quy định pháp lý mới liên quan

Nghị định 21/2021/NĐ-CP ngày 19/3/2021 quy định chi tiết việc thi hành Bộ luật Dân sự về bảo đảm thực hiện nghĩa vụ, trong đó làm rõ quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ đặt cọc (Điều 38), nguyên tắc xử lý tài sản đặt cọc, cũng như việc áp dụng biện pháp đặt cọc đối với các thỏa thuận không gọi tên là “đặt cọc” nhưng có nội dung và bản chất tương ứng.

Luật Kinh doanh bất động sản 2023 (Luật số 29/2023/QH15), có hiệu lực từ ngày 01/01/2025, đã bổ sung các quy định cụ thể nhằm kiểm soát hoạt động đặt cọc trong giao dịch bất động sản hình thành trong tương lai (nhà ở, công trình xây dựng chưa hoàn thành), theo đó:

• Chủ đầu tư chỉ được nhận tiền đặt cọc tối đa 5% giá bán hoặc giá cho thuê mua, và chỉ khi bất động sản đã đủ điều kiện đưa vào kinh doanh (khoản 5 Điều 23).
• Thỏa thuận đặt cọc phải thể hiện rõ giá bán hoặc giá cho thuê mua.
• Khoản thanh toán đầu tiên, bao gồm cả tiền đặt cọc, không vượt quá 30% giá trị hợp đồng; tổng số tiền người mua thanh toán trước khi bàn giao không quá 95% trong trường hợp chưa được cấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu.

Những quy định này được ban hành nhằm tăng cường bảo vệ người mua, đồng thời hạn chế tình trạng lạm dụng đặt cọc với giá trị lớn khi dự án chưa hoàn thiện điều kiện pháp lý. Tính đến năm 2026, pháp luật chưa có thay đổi đáng kể về đặt cọc nói chung; các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kinh doanh bất động sản, như Nghị định 96/2024/NĐ-CP, vẫn tiếp tục được áp dụng.

2.3. Quyền và nghĩa vụ của bên đặt cọc và bên nhận đặt cọc

Theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015 và Điều 38 Nghị định 21/2021/NĐ-CP, quyền nghĩa vụ các bên được quy định như sau:

Các bên có quyền thỏa thuận thêm quyền nghĩa vụ khác, miễn không trái pháp luật.

2.4. Hệ quả pháp lý khi vi phạm thỏa thuận đặt cọc

Căn cứ khoản 2 Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, hậu quả pháp lý của việc đặt cọc được xác định như sau:

• Hợp đồng được ký kết và thực hiện đúng cam kết: Tài sản đặt cọc sẽ được hoàn trả cho bên đặt cọc hoặc được khấu trừ vào nghĩa vụ thanh toán theo thỏa thuận.
• Bên đặt cọc vi phạm cam kết: Trường hợp bên đặt cọc từ chối giao kết hoặc không thực hiện hợp đồng, tài sản đặt cọc sẽ thuộc về bên nhận đặt cọc, được xem như chế tài phạt cọc.
• Bên nhận đặt cọc vi phạm cam kết: Nếu bên nhận đặt cọc từ chối giao kết hoặc thực hiện hợp đồng, họ phải hoàn trả tài sản đặt cọc và bồi thường thêm một khoản tiền tương đương giá trị đặt cọc, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.
• Có thỏa thuận riêng về phạt cọc: Trường hợp các bên thống nhất mức phạt khác (cao hơn hoặc thấp hơn quy định chung), thỏa thuận đó được ưu tiên áp dụng. Tuy nhiên, nếu mức phạt gây thiệt hại rõ ràng và mất cân bằng lợi ích, Tòa án có thể xem xét điều chỉnh theo nguyên tắc công bằng (Điều 407 BLDS 2015).
• Sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan: Thông thường không áp dụng chế tài phạt cọc, phù hợp với thực tiễn xét xử.
• Thỏa thuận đặt cọc vô hiệu: Nếu việc đặt cọc vi phạm điều cấm của pháp luật, mang tính giả tạo hoặc vô hiệu vì lý do khác, các bên phải hoàn trả cho nhau những gì đã nhận và không áp dụng phạt cọc theo Điều 131 BLDS 2015.

Đối với các tranh chấp trong lĩnh vực bất động sản, các quy định của Luật Kinh doanh bất động sản 2023 cũng được áp dụng song song nhằm tăng cường bảo vệ quyền lợi của người mua, đặc biệt khi chủ đầu tư vi phạm điều kiện đặt cọc.

3. Hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản nhận tiền đặt cọc chuẩn

Biên bản nhận tiền đặt cọc có thể được viết tay hoặc đánh máy, nên lập tối thiểu 02 bản gốc có giá trị pháp lý ngang nhau, mỗi bên giữ 01 bản để lưu trữ và đối chiếu khi cần thiết.

Dưới đây là cấu trúc chuẩn của một biên bản nhận tiền đặt cọc, được tổng hợp từ thực tiễn áp dụng pháp luật hiện hành (cập nhật đến năm 2026).

Phần 1: Quốc hiệu, tiêu ngữ và tên văn bản

Phần mở đầu biên bản cần thể hiện đúng thể thức văn bản hành chính, bao gồm:

• Quốc hiệu: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (căn giữa, in đậm, in hoa)
• Tiêu ngữ: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc (Thường căn giữa, in đậm)
• Tên văn bản: BIÊN BẢN GIAO NHẬN TIỀN ĐẶT CỌC (Có thể sử dụng các tên tương đương như: Biên bản nhận tiền đặt cọc, Giấy biên nhận tiền đặt cọc)

Phần 2: Thời gian và địa điểm lập biên bản

Cần ghi nhận đầy đủ thời điểm và nơi lập biên bản, cụ thể:

• Ngày, tháng, năm lập biên bản (ghi rõ bằng số và bằng chữ).
• Địa điểm lập biên bản (ghi chi tiết địa chỉ: số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).

Phần 3: Thông tin các bên tham gia

Bên đặt cọc (Bên A):

• Nếu là cá nhân: Ghi rõ họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD/Hộ chiếu (ngày cấp, nơi cấp), địa chỉ thường trú, địa chỉ liên hệ và số điện thoại.
• Trường hợp tài sản thuộc sở hữu chung vợ chồng, nên ghi nhận đầy đủ thông tin của cả hai người.
• Nếu là tổ chức: Ghi rõ tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền (kèm căn cứ ủy quyền).

Bên nhận đặt cọc (Bên B): Thông tin được ghi nhận tương tự như Bên A.

Người làm chứng (nếu có – khuyến khích):

• Ghi rõ họ tên, giấy tờ tùy thân, địa chỉ, số điện thoại.
• Việc có người làm chứng giúp tăng giá trị chứng minh của biên bản trong trường hợp tranh chấp.

Phần 4: Nội dung chính của biên bản

Đây là phần trọng tâm, cần được trình bày rõ ràng và cụ thể:

• Mục đích đặt cọc: Xác định rõ việc đặt cọc nhằm bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng nào (ví dụ: mua bán nhà đất tại địa chỉ…, thuê nhà, mua xe ô tô, cung cấp dịch vụ…). Có thể mô tả ngắn gọn thông tin tài sản hoặc giao dịch chính.
• Số tiền đặt cọc: Ghi đầy đủ bằng số và bằng chữ. Lưu ý, đối với bất động sản hình thành trong tương lai, Luật Kinh doanh bất động sản 2023 (hiệu lực từ 01/01/2025) quy định mức đặt cọc không quá 5% giá bán hoặc cho thuê mua và chỉ được thu khi đủ điều kiện kinh doanh.
• Phương thức giao nhận tiền: Ghi rõ hình thức giao tiền mặt hoặc chuyển khoản (số tài khoản, ngân hàng, thời điểm chuyển). Nếu giao tiền mặt, cần nêu rõ bên nhận đã nhận đủ số tiền.
• Thời hạn thực hiện cam kết: Xác định thời điểm ký hợp đồng chính thức hoặc thời hạn thực hiện nghĩa vụ tiếp theo (ví dụ: trong vòng 30 ngày kể từ ngày lập biên bản).
• Các thỏa thuận khác (nếu có): Bao gồm điều kiện hủy cọc, mức phạt cọc theo Điều 328 BLDS 2015 hoặc theo thỏa thuận riêng, cũng như các cam kết bổ sung của mỗi bên (tình trạng pháp lý tài sản, nghĩa vụ thanh toán…).
• Cam kết chung: Các bên xác nhận thông tin là đúng sự thật, cam kết thực hiện đúng nội dung biên bản và chịu trách nhiệm pháp lý nếu vi phạm.

Phần 5: Chữ ký và xác nhận của các bên

Phần cuối biên bản cần thể hiện rõ:

• Số lượng bản biên bản được lập và giá trị pháp lý ngang nhau.
• Xác nhận các bên đã đọc lại, hiểu rõ và thống nhất toàn bộ nội dung.
• Chữ ký, họ tên của:
  • Bên đặt cọc
  • Bên nhận đặt cọc (đóng dấu nếu là tổ chức)
  • Người làm chứng (nếu có)

Lưu ý quan trọng khi lập biên bản

• Pháp luật không bắt buộc công chứng/chứng thực, tuy nhiên có thể công chứng theo thỏa thuận để tăng giá trị chứng cứ.
• Nội dung cần rõ ràng, không tẩy xóa; nếu sửa đổi phải có xác nhận của các bên.
• Nên lưu giữ biên bản kèm chứng từ giao dịch (đặc biệt là chứng từ chuyển khoản).
• Với giao dịch bất động sản, cần tuân thủ thêm các quy định của Luật Kinh doanh bất động sản 2023 để tránh rủi ro pháp lý.

Việc lập biên bản nhận tiền đặt cọc đúng chuẩn không chỉ giúp giao dịch minh bạch, an toàn mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng khi phát sinh tranh chấp. Các bên nên tham khảo mẫu phù hợp hoặc xin ý kiến tư vấn pháp lý để điều chỉnh cho đúng từng trường hợp cụ thể.

4. Các mẫu biên bản nhận tiền đặt cọc phổ biến

Mẫu 1: Biên bản nhận tiền đặt cọc mua bán nhà đất

(Áp dụng cho nhà phố, đất nền, căn hộ chung cư)

Đây là mẫu biên bản chuyên dùng cho các giao dịch bất động sản, nhằm ghi nhận rõ việc giao nhận tiền đặt cọc và các cam kết pháp lý quan trọng, qua đó bảo vệ quyền lợi của cả bên mua và bên bán.

Lưu ý khi áp dụng mẫu:

• Mô tả chi tiết tài sản: Cần ghi đầy đủ thông tin thửa đất/căn hộ như số thửa, tờ bản đồ, diện tích, địa chỉ cụ thể đến phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
• Thông tin pháp lý: Nêu rõ số Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ/sổ hồng), ngày cấp, cơ quan cấp; đồng thời xác nhận tài sản không tranh chấp, không thế chấp và đủ điều kiện giao dịch.
• Cam kết về quy hoạch: Bên bán cần xác nhận tài sản không thuộc diện quy hoạch, kê biên hay bị hạn chế chuyển nhượng.
• Nội dung cốt lõi khác: Ghi rõ số tiền đặt cọc (bằng số và chữ), thời hạn ký hợp đồng mua bán chính thức và chế tài phạt cọc nếu vi phạm (thông lệ là phạt gấp đôi đối với bên bán).
• Khuyến nghị: Nên lập kèm biên bản giao nhận tiền riêng và thực hiện công chứng để tăng giá trị chứng cứ, hạn chế rủi ro phát sinh tranh chấp.

Hướng dẫn cụ thể cho mẫu này, nhấn mạnh các thông tin đặc thù của giao dịch bất động sản (địa chỉ tài sản, giấy tờ pháp lý, tình trạng quy hoạch).

>>> Tải ngay Mẫu biên bản nhận tiền đặt cọc mua bán nhà đất

Mẫu 2: Biên bản nhận tiền đặt cọc thuê nhà/thuê mặt bằng

Mẫu biên bản này được sử dụng trong các giao dịch thuê nhà ở, căn hộ hoặc mặt bằng kinh doanh, nhằm ghi nhận việc giao nhận tiền cọc và các thỏa thuận cơ bản trước khi ký hợp đồng thuê chính thức.

Lưu ý khi sử dụng mẫu:

• Thời hạn thuê: Cần xác định rõ thời gian thuê từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc, kèm điều kiện gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng sớm nếu có.
• Giá thuê và thanh toán: Ghi cụ thể tiền thuê hàng tháng, thời điểm thanh toán, hình thức thanh toán và nguyên tắc điều chỉnh giá thuê trong suốt thời gian thuê.
• Tiền đặt cọc: Thông thường tương đương 1–3 tháng tiền thuê, dùng để bảo đảm nghĩa vụ của bên thuê; nêu rõ điều kiện hoàn trả khi hết hạn thuê và không phát sinh vi phạm.
• Bàn giao mặt bằng: Mô tả tình trạng nhà/mặt bằng, nội thất và trang thiết bị đi kèm tại thời điểm bàn giao, cùng trách nhiệm bảo quản và sửa chữa.
• Thỏa thuận bổ sung: Quy định rõ chế tài nếu một bên vi phạm cam kết (bỏ cọc, từ chối cho thuê) và nên kèm theo biên bản bàn giao tài sản để tránh tranh chấp.

>>> Tải ngay Mẫu Biên bản nhận tiền đặt cọc thuê nhà/thuê mặt bằng

Mẫu 3: Biên bản nhận tiền đặt cọc mua bán xe ô tô/xe máy

Áp dụng cho các giao dịch mua bán xe mới hoặc xe đã qua sử dụng, nhấn mạnh việc ghi nhận đầy đủ thông tin nhận dạng phương tiện nhằm hạn chế rủi ro tranh chấp về nguồn gốc.

Hướng dẫn sử dụng mẫu biên bản:

• Thông tin bắt buộc: Biển kiểm soát, số khung, số máy, màu sơn, năm sản xuất, dòng/loại xe.
• Hồ sơ pháp lý của xe: Giấy đăng ký xe, giấy đăng kiểm, bảo hiểm, hóa đơn mua xe ban đầu (nếu có); kèm cam kết phương tiện không thuộc diện tranh chấp, không cầm cố hoặc thế chấp tại ngân hàng.
• Nội dung thỏa thuận khác: Tổng giá trị chuyển nhượng, thời hạn thanh toán phần còn lại, trách nhiệm thực hiện thủ tục sang tên, mức phạt cọc khi một trong hai bên vi phạm cam kết.

Khuyến nghị: Nên kiểm tra tình trạng xe tại gara đáng tin cậy và tiến hành công chứng hợp đồng mua bán để việc sang tên, chuyển quyền sở hữu được thuận lợi và an toàn hơn.

>>> Tải ngay Biên bản nhận tiền đặt cọc mua bán xe ô tô/xe máy

Mẫu 4: Biên bản nhận tiền đặt cọc cho các giao dịch khác (mua bán hàng hóa, dịch vụ…)

Là mẫu biên bản mang tính tổng quát, có thể sử dụng linh hoạt cho nhiều loại giao dịch như mua bán hàng hóa (điện thoại, thiết bị, máy móc, nông sản…), cung ứng dịch vụ hoặc các thỏa thuận dân sự khác.

Hướng dẫn sử dụng mẫu biên bản:

• Xác định rõ nội dung giao dịch: Ghi cụ thể tên hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, tiêu chuẩn/chất lượng và tổng giá trị giao dịch.
• Điều khoản đặt cọc: Nêu rõ số tiền đặt cọc, thời hạn ký kết hợp đồng chính thức, chế tài xử lý khi một trong các bên vi phạm cam kết.
• Tính linh hoạt: Có thể bổ sung hoặc điều chỉnh các điều khoản liên quan đến bảo hành, thời gian – phương thức giao hàng, thanh toán theo từng đợt.

Phạm vi áp dụng: Phù hợp với cả giao dịch giá trị nhỏ lẫn giao dịch quy mô lớn, dễ tùy biến để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng trường hợp.

>>> Tải ngay Mẫu biên bản nhận tiền đặt cọc cho các giao dịch khác (mua bán hàng hóa, dịch vụ…)

5. Những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro khi đặt cọc

Để giao dịch đặt cọc được thực hiện một cách an toàn, rõ ràng và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý cũng như tranh chấp phát sinh, các bên cần đặc biệt lưu ý một số điểm quan trọng dưới đây, căn cứ theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015:

5.1. Rà soát kỹ thông tin và tư cách pháp lý của các bên

Trước khi ký biên bản hoặc hợp đồng đặt cọc, cần kiểm tra đầy đủ thông tin cá nhân của đối tác:

• Họ tên
• CMND/CCCD
• Hộ khẩu thường trú
• Tình trạng hôn nhân
• Tư cách pháp lý liên quan. 

Đối với giao dịch bất động sản, phải xác minh rõ tình trạng pháp lý của tài sản: giấy chứng nhận hợp pháp, không tranh chấp, không bị thế chấp, không thuộc diện quy hoạch. 

Trường hợp tài sản thuộc sở hữu chung (vợ chồng hoặc đồng sở hữu), cần có sự đồng thuận của tất cả chủ sở hữu. Việc tham vấn luật sư hoặc tra cứu thông tin tại cơ quan có thẩm quyền sẽ giúp tránh rủi ro hợp đồng vô hiệu hoặc mất tiền không đáng có.

5.2. Lập biên bản thành ít nhất hai bản có giá trị pháp lý ngang nhau

Biên bản nhận tiền đặt cọc nên được lập tối thiểu 02 bản gốc với nội dung hoàn toàn giống nhau, có chữ ký của các bên (và lăn tay nếu cần). Mỗi bên giữ một bản để làm căn cứ chứng minh khi phát sinh tranh chấp. Trường hợp có người làm chứng ký xác nhận sẽ giúp tăng tính khách quan và minh bạch của giao dịch.

5.3. Không dùng biên bản nhận tiền để thay thế hợp đồng đặt cọc khi cần ràng buộc chặt chẽ

Biên bản nhận tiền chỉ có giá trị ghi nhận việc giao – nhận tiền, trong khi hợp đồng đặt cọc là văn bản quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ, mục đích đặt cọc, thời hạn và chế tài vi phạm. Với các giao dịch có giá trị lớn, đặc biệt là mua bán nhà đất, nên lập hợp đồng đặt cọc riêng để đảm bảo hiệu lực pháp lý và mức độ ràng buộc cao hơn. Biên bản chỉ nên xem là tài liệu chứng minh bổ trợ.

5.4. Lưu ý về người làm chứng

Người làm chứng cần là bên thứ ba độc lập, không có quan hệ lợi ích hoặc huyết thống với các bên giao dịch. Thông tin người làm chứng phải được ghi đầy đủ (họ tên, CMND/CCCD, địa chỉ) và ký xác nhận trên biên bản. Đây là yếu tố quan trọng giúp tăng giá trị chứng cứ khi giải quyết tranh chấp tại Tòa án.

5.5. Tránh các điều khoản chung chung, thiếu rõ ràng

Nội dung biên bản hoặc hợp đồng cần được thể hiện cụ thể và chi tiết: mô tả chính xác tài sản đặt cọc, thời hạn đặt cọc, thời điểm ký hợp đồng chính, phương thức thanh toán còn lại và chế tài phạt cọc theo quy định pháp luật hoặc thỏa thuận cụ thể. Tránh sử dụng các cụm từ mơ hồ như “sau khi hoàn tất thủ tục” mà không xác định thời hạn rõ ràng.

5.6. Phương án xử lý khi phát sinh tranh chấp

Khi xảy ra tranh chấp, nên ưu tiên thương lượng trực tiếp để giải quyết trên tinh thần thiện chí. Trường hợp không đạt được thỏa thuận, các bên có thể lựa chọn hòa giải tại UBND cấp xã/phường hoặc trung tâm hòa giải. Nếu vẫn không giải quyết được, có quyền khởi kiện tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền theo quy định của Bộ luật Tố tụng Dân sự. Việc ghi rõ phương thức giải quyết tranh chấp trong biên bản hoặc hợp đồng sẽ giúp quá trình xử lý thuận lợi hơn.

5.7. Bảo quản và lưu trữ hồ sơ cẩn thận

Biên bản/hợp đồng đặt cọc bản gốc cùng các chứng từ liên quan như sao kê chuyển khoản, bản sao giấy tờ tùy thân cần được lưu giữ ở nơi an toàn. Nên sao lưu thêm bản chụp hoặc bản điện tử để phòng trường hợp thất lạc. Đây là những chứng cứ quan trọng nếu phát sinh tranh chấp hoặc cần làm việc với cơ quan có thẩm quyền.

5.8. Ghi rõ số tiền đặt cọc bằng cả số và chữ

Số tiền đặt cọc cần được thể hiện chính xác bằng số và bằng chữ để tránh nhầm lẫn (ví dụ: 100.000.000 đồng – Một trăm triệu đồng). Ưu tiên hình thức chuyển khoản ngân hàng để có chứng từ giao dịch rõ ràng, hạn chế tranh cãi về việc đã giao nhận tiền hay chưa.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQs)

Câu hỏi 1: Biên bản nhận tiền đặt cọc viết tay có giá trị pháp lý không?

Có. Biên bản hoặc hợp đồng đặt cọc viết tay vẫn có giá trị pháp lý nếu đáp ứng điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự: các bên có năng lực hành vi, tự nguyện, nội dung không vi phạm điều cấm của luật và đạo đức xã hội. Pháp luật không bắt buộc công chứng/chứng thực. Tuy nhiên, nên lập văn bản rõ ràng, có người làm chứng và ưu tiên công chứng để tăng giá trị chứng minh khi xảy ra tranh chấp.

Câu hỏi 2: Tiền đặt cọc có lấy lại được không? Trong trường hợp nào?

Có, tùy từng trường hợp:

• Hợp đồng chính được ký kết và thực hiện đúng: tiền cọc được hoàn lại hoặc trừ vào thanh toán.
• Bên nhận cọc vi phạm: phải hoàn cọc và trả thêm khoản tương đương (trừ khi có thỏa thuận khác).
• Trường hợp bất khả kháng, trở ngại khách quan hoặc hai bên cùng có lỗi: hoàn cọc, không phạt.
• Hợp đồng đặt cọc hoặc hợp đồng chính vô hiệu: hoàn trả cho nhau những gì đã nhận.

Ngược lại, nếu bên đặt cọc tự ý từ chối thực hiện mà không có lý do hợp pháp thì sẽ mất tiền cọc.

Câu hỏi 3: Khi nào cần công chứng biên bản nhận tiền đặt cọc?

Pháp luật không bắt buộc công chứng đặt cọc. Tuy nhiên, nên công chứng khi:

• Giao dịch bất động sản có giá trị lớn.
• Cần công chứng viên kiểm tra tình trạng pháp lý tài sản.
• Muốn tăng giá trị chứng cứ và ràng buộc trách nhiệm các bên.

Câu hỏi 4: Mức phạt cọc tối đa là bao nhiêu theo quy định pháp luật?

Luật không quy định mức tối đa. Nếu không có thỏa thuận khác, mức phạt mặc định là bằng giá trị tiền cọc (bên vi phạm mất cọc hoặc trả gấp đôi). Các bên được tự do thỏa thuận mức phạt cao hơn hoặc thấp hơn, miễn không trái pháp luật và đạo đức xã hội. Trong thực tiễn, Tòa án có thể điều chỉnh nếu mức phạt quá bất hợp lý.

Việc sử dụng Mẫu biên bản nhận tiền đặt cọc đúng chuẩn không chỉ giúp giao dịch minh bạch mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng khi xảy ra tranh chấp. Bạn có thể tải và sử dụng trực tiếp 4+ mẫu biên bản trong bài viết, đồng thời điều chỉnh nội dung cho phù hợp với từng giao dịch cụ thể để đảm bảo an toàn pháp lý.