Mẫu bảng chấm công lái xe theo ca (Excel)

Giới thiệu mẫu

Mẫu bảng chấm công lái xe giúp doanh nghiệp vận tải, đơn vị logistics và bộ phận quản lý xe nội bộ theo dõi ngày công, ca làm việc của tài xế. Mẫu phù hợp với nhân sự chạy ca hành chính, ca đêm hoặc các tuyến đường dài.

File Excel gồm 4 sheet liên kết dữ liệu chấm công, nhật ký hành trình, tổng hợp lương và cài đặt. Trưởng đội xe cập nhật lịch làm việc, ghi nhận số km, nhiên liệu và chuyến đi; bộ phận nhân sự sử dụng dữ liệu đã đối chiếu để tính công, phụ cấp và tiền lương.

Trước khi sử dụng, doanh nghiệp cần cập nhật danh sách tài xế, biển số xe, khung giờ làm việc và các tham số tính lương. File có sẵn công thức và dữ liệu minh họa, cần kiểm tra và điều chỉnh theo quy định thực tế của đơn vị.

Tại sao nên sử dụng template?

Theo dõi ca làm việc và ngày công của tài xế

Lái xe có thể làm việc theo ca sáng, ca chiều, ca đêm hoặc chạy tuyến dài. Bảng chấm công giúp ghi nhận từng loại ca, ngày nghỉ và thời gian làm việc, hỗ trợ quản lý kiểm tra lịch phân công và tổng hợp công cuối tháng.

Đối chiếu hành trình, số km và nhiên liệu

Mỗi chuyến đi được ghi nhận thông tin tuyến đường, số km di chuyển và lượng nhiên liệu sử dụng. File hỗ trợ tính quãng đường thực tế, đối chiếu với định mức nhiên liệu và phát hiện chênh lệch cần kiểm tra, giúp quản lý theo dõi hoạt động của đội xe.

Giảm thao tác tổng hợp công và tính lương

Dữ liệu ngày công, giờ tăng ca và số km từ các sheet được liên kết sang bảng tổng hợp lương. Bộ phận nhân sự có thể kiểm tra tiền công, phụ cấp theo km, phụ cấp ngủ lại và các khoản khấu trừ trước khi chốt lương.

Có gì trong template?

Bảng chấm công lái xe theo ngày

Sheet “Chấm công” thể hiện mã nhân viên, họ tên tài xế, biển số xe và lịch làm việc theo từng ngày trong tháng. Người dùng nhập ký hiệu ca hoặc loại nghỉ; bảng tự tổng hợp số ca, giờ làm thực tế, công hưởng lương và giờ tăng ca.

Bảng ký hiệu ca làm việc và ngày nghỉ

Mẫu có sẵn các ký hiệu H (hành chính), S (ca sáng), C (ca chiều), Đ (ca đêm), T (chạy tuyến dài), cùng ký hiệu nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ ốm, nghỉ không lương và nghỉ tuần. Thời gian bắt đầu, kết thúc và giờ nghỉ giữa ca có thể điều chỉnh tại sheet “Cài đặt”.

Nhật ký hành trình và số chuyến xe

Sheet “Nhật ký hành trình” ghi nhận ngày chạy xe, tài xế, biển số, tuyến đường, số công-tơ-mét đầu và cuối, số chuyến cùng phí cầu đường, bến bãi. File tự tính quãng đường từ chỉ số công-tơ-mét và tổng hợp số km, số chuyến theo dữ liệu đã nhập.

Bảng theo dõi nhiên liệu và tình trạng xe

Nhật ký hành trình có các cột nhiên liệu thực tế, định mức và chênh lệch tiêu hao. File tính lượng nhiên liệu định mức theo số km và loại xe đã khai báo. Người phụ trách còn có thể ghi nhận tình trạng xe như bình thường, cần bảo dưỡng hoặc gặp sự cố để theo dõi.

Bảng tổng hợp công và lương lái xe

Sheet “Tổng hợp lương” liên kết dữ liệu công, km chạy, số chuyến và đêm ngủ lại. Bảng có công thức tính lương theo công, phụ cấp tăng ca, Chủ nhật, ngày lễ, ăn ca, chuyên cần, theo km, ngủ lại và thưởng/phạt nhiên liệu. Các khoản khấu trừ, tạm ứng và thực lĩnh được thể hiện riêng để thuận tiện đối chiếu.

Cách sử dụng template

Bước 1: Tải mẫu và cập nhật thông tin chung

Mở sheet “Cài đặt”, nhập tên công ty, bộ phận quản lý xe, tháng và năm chấm công. Kiểm tra công chuẩn và số giờ quy đổi thành một công. Lưu một bản gốc trước khi thay dữ liệu minh họa.

Bước 2: Thiết lập ca làm việc và các định mức

Kiểm tra giờ bắt đầu, kết thúc, thời gian nghỉ của từng loại ca và danh sách ngày lễ. Tiếp theo, cập nhật đơn giá công, phụ cấp theo km, phụ cấp ngủ lại, hệ số làm thêm và định mức nhiên liệu cho từng xe.

Bước 3: Nhập danh sách tài xế và chấm công

Tại sheet “Chấm công”, điền mã nhân viên, họ tên và biển số xe. Nhập ký hiệu tương ứng với ca làm hoặc ngày nghỉ của từng tài xế. Khi hoàn tất, kiểm tra các cột tổng hợp số ca, giờ làm thực tế, công hưởng lương và giờ tăng ca.

Bước 4: Cập nhật nhật ký hành trình

Mở sheet “Nhật ký hành trình”, nhập ngày di chuyển, tên tài xế, biển số, tuyến đường, công-tơ-mét đầu và cuối, số chuyến và lượng nhiên liệu thực tế. Bổ sung số đêm ngủ lại, chi phí cầu đường và tình trạng xe nếu có. Kiểm tra kết quả tính km và chênh lệch nhiên liệu.

Bước 5: Đối chiếu công, hành trình và chốt lương

Mở sheet “Tổng hợp lương”, kiểm tra ngày công, giờ tăng ca, quãng đường và các khoản phụ cấp. Đối chiếu dữ liệu với lịch làm việc, nhật ký hành trình và chính sách trả lương. Sau khi xác nhận số liệu, lưu bảng đã chốt để phục vụ thanh toán.

Template dành cho ai?

Trưởng đội xe / Quản lý vận tải

Theo dõi lịch làm việc, số ca và hành trình của từng tài xế. Trưởng đội xe sử dụng bảng để kiểm tra tình hình phân công, xác nhận các chuyến đi, số km và trường hợp làm thêm trước khi chuyển dữ liệu cho bộ phận nhân sự.

Bộ phận Hành chính / Điều phối xe

Quản lý việc sử dụng xe phục vụ công tác, vận chuyển hàng hóa hoặc đưa đón nhân sự. Bộ phận này cập nhật thông tin hành trình, biển số, nhiên liệu, chi phí cầu đường và các vấn đề bảo dưỡng phát sinh trong quá trình vận hành.

Bộ phận Nhân sự / Kế toán

Tổng hợp công làm việc, giờ tăng ca và các khoản thu nhập của tài xế. Nhân sự hoặc kế toán kiểm tra phụ cấp theo km, ngủ lại, chuyên cần, các khoản khấu trừ và dữ liệu đã xác nhận trước khi hoàn tất bảng lương.

Nhân viên lái xe

Cung cấp thông tin chuyến đi, chỉ số công-tơ-mét, nhiên liệu và các khoản chi phí phát sinh. Tài xế có thể đối chiếu ngày công, số km và khoản phụ cấp được ghi nhận, đồng thời phản hồi những sai lệch trước kỳ thanh toán.

Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?

Tích hợp 4 bảng quản lý trong một file Excel

Mẫu kết hợp chấm công, nhật ký hành trình, tổng hợp lương và cài đặt trong cùng một file. Dữ liệu công và hành trình được liên kết với bảng lương, giúp các bộ phận hạn chế nhập lại số liệu và thuận tiện đối chiếu.

Bám sát đặc thù quản lý tài xế và phương tiện

Ngoài ca làm việc, mẫu còn theo dõi km chạy, số chuyến, nhiên liệu, đêm ngủ lại và tình trạng xe. Người quản lý có thể sử dụng các chỉ tiêu này để kiểm tra hoạt động vận chuyển và xác định những khoản cần thanh toán hoặc đối chiếu thêm.

Có giải pháp mở rộng khi quản lý đội xe quy mô lớn

Khi số lượng tài xế tăng và việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều bộ phận trở nên phức tạp, doanh nghiệp hãy tham khảo ngay 1Office HRM để quản lý công – ca – lương tập trung. Hệ thống hỗ trợ phân ca, chấm công đa phương thức và liên thông dữ liệu chấm công với bảng lương. Với nghiệp vụ quản lý hành trình hoặc nhiên liệu, doanh nghiệp cần trao đổi thêm để xác định phương án đáp ứng phù hợp.

FAQ

Bảng chấm công lái xe có tự động tính công và tiền lương không?

Có. File Excel sử dụng công thức để tổng hợp số ca, giờ làm, công hưởng lương và tính các khoản thu nhập tại sheet “Tổng hợp lương”. Người dùng cần điều chỉnh đơn giá, phụ cấp và hệ số tính lương tại sheet “Cài đặt”, sau đó kiểm tra kết quả theo chính sách thực tế.

Mẫu có dùng được cho tài xế chạy ca đêm và tuyến dài không?

Có. Bảng ký hiệu đã có mã Đ dành cho ca đêm và T dành cho chạy tuyến dài. Người dùng có thể sửa khung giờ và thời gian nghỉ giữa ca. Tuy nhiên, file chưa có khoản phụ cấp ca đêm riêng trong bảng lương, nên cần bổ sung nếu chính sách doanh nghiệp yêu cầu.

File có tự động tính số km và mức tiêu hao nhiên liệu không?

Có. Khi nhập công-tơ-mét đầu và cuối, file tính số km di chuyển. Từ quãng đường và định mức đã cài đặt theo biển số xe, bảng tính lượng nhiên liệu tiêu chuẩn và chênh lệch với mức sử dụng thực tế. Chỉ số đầu vào vẫn cần được kiểm tra.

Có thể dùng mẫu cho tài xế điều khiển nhiều xe không?

Có thể ghi nhận những biển số khác nhau trong “Nhật ký hành trình”. Tuy nhiên, bảng “Chấm công” chỉ có một cột biển số cho mỗi tài xế. Nếu nhân viên thường xuyên luân chuyển xe, đơn vị cần thống nhất cách cập nhật và đối chiếu thông tin.

Có thể sử dụng bảng chấm công cho các tháng tiếp theo không?

Có. Người dùng thay tháng và năm tại sheet “Cài đặt” để cập nhật kỳ chấm công. Trước khi nhập dữ liệu tháng mới, cần lưu bản đã chốt, xóa dữ liệu kỳ cũ và kiểm tra ngày lễ, công chuẩn, danh sách tài xế cùng các tham số tính lương.

Biểu mẫu liên quan

Đồng hành cùng 1Office

Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?

Khi doanh nghiệp quản lý nhiều tài xế, ca làm và chính sách lương khác nhau, việc tổng hợp công bằng Excel có thể mất nhiều thời gian đối chiếu. 1Office HRM hỗ trợ quản lý chấm công, phân ca và tính lương tập trung, giúp doanh nghiệp giảm thao tác thủ công và kiểm soát dữ liệu nhân sự thuận tiện hơn.

Nhận tư vấn

Mẫu bảng chấm công hàng ngày cho nhân viên lái xe theo ca