Cách quản lý công việc giúp “bôi trơn” cỗ máy doanh nghiệp

Quản lý doanh nghiệp giống như vận hành một cỗ máy phức tạp. Mỗi nhân viên giống như một bánh răng trong cỗ máy – bánh răng trơn tru thì cỗ máy hoạt động hiệu quả, bánh răng kẹt, rỉ thì cỗ máy trì trệ, thậm chí… hỏng hẳn. Nhà quản trị cần nắm vững và vận dụng cách quản lý công việc hiệu quả mới có thể thúc đẩy toàn doanh nghiệp đạt được mục tiêu mong muốn. 5 cách quản lý công việc được liệt kê dưới đây sẽ là “kim chỉ nam” dẫn đường cho các nhà quản trị, khi áp dụng đúng cách vào doanh nghiệp.

Cách quản lý công việc 01 – Hệ thống công việc

Bằng cách hệ thống công việc, nhà quản trị có thể biết được số lượng công việc hàng ngày, hàng tuần là bao nhiêu, theo dõi những công việc nào đang còn tồn đọng, chưa được xử lý hay tình trạng thực tế của các dự án mà công ty đang thực hiện.

Hệ thống công việc giúp theo dõi tiến độ dự án và hoàn thành mục tiêu

Liệt kê các dự án và rà soát lại các mục tiêu mà nhà quản trị đang đặt ra. Hãy đánh giá các dự án quan trọng, hay tăng giảm các mục tiêu để phù hợp hơn với tình hình từng doanh nghiệp.

Một hệ thống tốt không chỉ giúp mở rộng tầm nhìn của các nhà quản trị mà còn có thể giúp thao tác tạo lập quy trình xử lý công việc trơn tru, nhanh gọn hơn, hiệu quả hơn.

Cách quản lý công việc 02 – Lưu trữ tài liệu

Đối với một số doanh nghiệp, vấn đề lưu trữ tài liệu luôn được đặt lên hàng đầu. Việc lưu trữ tốt sẽ giúp nhà quản trị dễ dàng kiểm soát cũng như quản lý thông tin hoặc các tài liệu quan trọng.

Ngoài ra, khi điều hành một công ty lớn, bảo mật thông tin là vô cùng cần thiết. Nếu việc lưu trữ tài liệu cẩu thả sơ sài thì rất dễ xảy ra rò rỉ hoặc thất lạc, điều này có thể gây ảnh hưởng xấu hay nặng nề hơn nữa là tạo ra rắc rối về mặt pháp lý cho doanh nghiệp.

Sắp xếp lưu trữ giúp tránh thất lạc thông tin, hỗ trợ tìm kiếm dễ dàng hơn

Quy trình lưu trữ có thể được thực hiện bằng cách hệ thống hóa các thông tin, tài liệu một cách gọn gàng, ngăn nắp để dễ tìm kiếm và sử dụng ngay khi cần thiết.

Hiện nay, có hai hình thức lưu trữ phổ biến là lưu trữ “cứng” và “mềm”. Vậy thế nào là lưu trữ mềm?

Lưu trữ mềm là một cách gọi khác của việc “số hóa” tài liệu, lưu trữ ở các tệp tin trên máy tính hoặc các trang lưu trữ online với tính năng bảo mật cao.

Ngược lại, lưu trữ cứng là in ấn tất cả những tài liệu, thông tin ra giấy sau đó hệ thống, sắp xếp theo đúng nơi đã được quy định của doanh nghiệp.

Những cách này giúp nhân viên, các bộ phận dễ dàng nâng cấp, mở rộng, cập nhật tối ưu những thông tin mới mà không sợ làm xáo trộn hệ thống thông tin của doanh nghiệp. 

Cách quản lý công việc 03 – Lên kế hoạch

Vì sao phải lên kế hoạch cho mọi thứ? Vì khi vạch ra sẵn những việc mà chúng ta cần phải làm sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều công sức cũng như hiểu rõ được làm cách nào để sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

Định hướng mục tiêu mỗi ngày cũng trở nên rõ ràng hơn. Mục tiêu rõ ràng giúp chúng ta không bị “lạc đường” hay chểnh mảng trong công việc.

Kế hoạch sẽ tạo ra động lực phấn đấu, nâng cao chất lượng làm việc

Hãy tạo thói quen luôn lên kế hoạch, đặt mục tiêu theo mốc thời gian để có động lực hoàn thành tốt. Lập bảng theo dõi tiến độ để biết được hiệu suất làm việc của mình đến đâu và có những đầu việc nào chưa làm tốt, hay những đầu việc nào cần được hoàn thiện thêm nữa.

Đây cũng là một trong những phương pháp biến mỗi ngày làm việc của chúng ta trở nên năng suất, có động lực hơn rất nhiều.

Đọc thêm: 5 gợi ý vực dây tinh thần, tạo động lực cho nhân viên

Cách quản lý công việc 04 – Phân chia công việc

Nhà quản trị cần lưu ý đề cao vấn đề quản lý công việc, tránh tình trạng đùn đẩy vô tư, thiếu trách nhiệm, dây dưa kéo dài hạn hoàn thành.

Phân chia công việc giúp tiết kiệm được thời gian nhân viên làm việc

Với cách làm này, những nhiệm vụ quan trọng nhưng không hối thúc về mặt thời gian nên được ưu tiên. Đối với những công việc không quan trọng nhưng yêu cầu gấp về hạn nộp, chúng ta có thể chuyển giao cho những bộ phận thích hợp và có năng lực xử lý.

Không nên ôm đồm quá nhiều việc không thuộc trách nhiệm của mình để tránh tình trạng tồn đọng công việc, dẫn đến sự sụt giảm về chất lượng do thiếu hụt thời gian.

Cách quản lý công việc 05 – Sử dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp

Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ trong thời đại hiện nay, vấn đề quản lý công việc không còn là những câu hỏi không có hồi kết cho các nhà quản trị.

Phần mềm quản lý phù hợp nâng cao hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp

Lựa chọn áp dụng phần mềm quản lý công việc thông minh ngoài giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức, tiền bạc cho công ty thì còn thể mang đến những hiệu quả vượt bậc về mặt chất lượng công việc.

1Office – Giải pháp tức thời cho vấn đề quản lý công việc

Nếu bạn đang đọc bài này với những trăn trở như làm thế nào để có thể hệ thống công việc, lưu trữ dữ liệu, phân chia công việc hợp lý, 1Office là lời giải tổng thể cho bài toán quản trị “khó nhằn” của bạn.

1Office là một phần mềm được tạo ra nhằm đảm bảo những tính năng hỗ trợ các nhà quản trị doanh nghiệp một cách vượt trội. Những thiếu sót trong công tác theo dõi, giám sát tiến trình công việc, hay vấn đề xử lý các dự án còn tồn đọng, việc hệ thống hóa các mục tiêu vẫn còn đang gặp nhiều sự cố đều sẽ được giải quyết gọn gàng.

Phần mềm này còn mang đến một môi trường làm việc chuyên nghiệp với những tính năng ưu việt cho các nhà quản trị khi xây dựng nên hệ thống mạng nội bộ. Ở đó, việc tương tác, trao đổi thảo luận giữa các phòng ban không còn gặp trở ngại như trước đây.

Trong quá trình lưu trữ tài liệu, thông tin tất cả mọi thứ đều sẽ được bảo mật, đảm bảo không có sai sót hay rò rỉ những dữ liệu quan trọng ra bên ngoài, tránh tình trạng gây thiệt hại về người và của cho doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm nhiều tính năng ưu việt của 1Office tại đây: 1Office – Giải pháp quản lý công việc hiệu quả