24 giờ mỗi ngày, 168 giờ mỗi tuần, 8760 giờ mỗi năm. Cuộc đời thật dài mà cớ sao chúng ta vẫn ì ạch ngụp lặn trong hỗn độn công việc và cuộc sống thay vì dành thời gian làm việc mình muốn? Cùng một quỹ thời gian, sao có người thảnh thơi còn bạn mãi bận rộn, xoay như chong chóng?
Giả sử rằng bạn ăn ở tốt và ông trời ưu ái cho bạn sống thọ đến tuổi 78, bạn nghĩ mình sẽ làm được gì trong suốt quãng thời gian dài gần một thế kỉ ấy? Theo một nghiên cứu của Bureau of Labor Statistics – World Bank về cách thức con người sử dụng thời gian, mỗi người chúng ta:

  • Mất ít nhất 28,3 năm nằm trên giường chỉ để ngủ và có vài chục ngàn giấc mơ.
  • Dành 1,3 năm chỉ di chuyển ngoài đường (cảnh báo: là thời gian tối thiểu nếu bạn không phải là dân phượt thủ ).
  • Tối thiểu 2.5 năm ở trong WC chỉ để tắm rửa, đánh răng và xả thải.
  • “Chỉ tốn” 4 năm để ăn uống.
  • Tốn đến 9 năm để “bầu bạn” với chiếc smartphone & Máy tính cá nhân
  • Và bạn sẽ chỉ thực sự còn lại khoảng 6.5 năm để sống cho mình mà thôi.

Bạn có nghĩ rằng con số 6.5 năm này là quá ít ỏi để bạn có thể xây dựng được sự nghiệp mà bạn mong muốn? Rằng liệu cách bạn sử dụng thời gian của mình có đang hợp lý hay không? Những con số thống kê trên đã nói cho bạn một điều đó chính là lý do mà ta phải quản lí thời gian. 
Liệu có cách nào để tận dụng thời gian hiệu quả hơn thay vì lãng phí vào những công việc vô ích như lướt web, tán gẫu, dùng mạng xã hội? Đâu là phương pháp gạt bỏ sự trì hoãn, chán nản, mệt mỏi và tập trung làm việc với cường độ cao? Làm sao để ta sống trọn trong 6,5 năm cuộc đời mình? Hãy cùng 1Office khám phá bí quyết để quản trị thời gian hiệu quả qua bài viết sau:

1. Cách phân bổ thời gian dành cho từng chức năng quản trị theo cấp bậc quản trị

Đôi lúc chúng ta sẽ lâm vào tình trạng lúng túng và choáng ngợp trước một núi những công việc vẫn đang nằm chờ bạn xử lí. Bạn hoang mang không biết việc này nên giải quyết trong bao lâu, lúc nào thì nên kết thúc nó để chuyển sang công việc khác? Thật tồi tệ nếu bạn không biết giải quyết các câu hỏi này thế nào.

Tại sao ta cần phân bổ thời gian cho các công việc khác nhau?

Công tác quản lý của các nhà quản trị giống như “bộ não” điều khiển toàn bộ hoạt động của một doanh nghiệp. Một khi bộ não ấy gặp trục trặc thì ngay lập tức sẽ nảy sinh những vấn đề nguy hiểm, gây thiệt hại cho công ty như: nhân viên không nắm được chiến lược, tổ chức thiếu đồng bộ, mỗi người nhìn một hướng; hoạt động đào tạo nhân viên không đến nơi đến chốn, người mới vào không biết bắt đầu từ đâu;… 
Một trong những lý do gây ra vấn đề trên là vì vị trí của họ yêu cầu họ phải thực hiện cùng một lúc nhiều chức năng, nếu không phân bổ thời gian hợp lí cho các đầu việc sẽ khiến công tác quản lý trở nên lộn xộn, thiếu quy củ.
Về cơ bản, có 5 chức năng chính mọi nhà quản lý đều cần phải thực hiện:

  • Lập kế hoạch.
  • Phân bổ nguồn lực.
  • Đào tạo – Huấn luyện.
  • Lãnh đạo.
  • Kiểm soát.

Những chức năng này yêu cầu nhà quản trị phải thật nhạy bén và linh hoạt để có thể xử lí và hoàn thành chúng một cách hiệu quả nhất. Với mỗi cấp bậc quản trị, nhà quản lý sẽ có những cách thức để bố trí thời gian sao cho phù hợp với luồng công việc của vị trí mà mình đảm nhiệm. 

Cấp cơ sở Cấp trung Cấp cao
Lập kế hoạch 28% 28% 35%
Phân bổ nguồn lực 12% 10% 10%
Huấn luyện – Đào tạo 15% 10% 5%
Lãnh đạo 25% 30% 30%
Kiểm soát 20% 22% 20%

Thông qua bảng trên, ta có thể thấy rõ sự chênh lệch giữa tỷ lệ % thời gian mà mỗi cấp bậc quản trị khác nhau dành để thực hiện các chức năng này.
Ví dụ: Một nhà lãnh đạo cấp cao sẽ dành nhiều thời gian cho việc hoạch định hơn so với một nhà quản trị cấp trung.
Lý do là vì công việc chính của nhà quản trị cấp cao bao gồm: lập chiến lược để duy trì, phát triển công ty, chịu trách nhiệm cho thành quả cuối cùng được đưa ra. Tuy nhiên, với các nhà quản trị cấp trung, nhiệm vụ của họ liên quan phần lớn đến việc thực hiện các kế hoạch và chính sách của tổ chức bằng cách phối hợp các công việc thực hiện nhằm hướng đến sự hoàn thành mục tiêu chung. Điều đó giải thích tại sao việc lập kế hoạch của một nhà lãnh đạo cấp cao sẽ chiếm tới 35%. 
Hãy tham khảo và thử áp dụng cách quản lý thời gian theo từng cấp bậc quản trị vào vị trí mà mình đang trực tiếp quản lý,từ đó bạn sẽ biết cách bố trí thời gian hợp lý, khoa học để làm việc năng suất hơn và không bị chậm tiến độ công việc.

2. Ma trận quản lý thời gian – Bí quyết của những người thành công

Ma trận quản lý thời gian là gì?

“Ma trận quản lý thời gian” – “Time Management Matrix” là một trong những phương pháp quản lý thời gian phổ biến nhất hiện nay và cũng là phương pháp sắp xếp thời gian của Cố Tổng thống Mỹ Eisenhower. 
Cách áp dụng phương pháp này rất đơn giản. Hãy liệt kê những hoạt động và dự án bạn phải làm, kể cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn tại nơi làm việc. Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng theo thứ tự:

“Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng” 
– Dwight Eisenhower.

Mấu chốt để quản lý thời gian theo Ma trận Eisenhower nằm khả năng phân biệt giữa hai vấn đề: Quan trọng và cấp thiết.
Quan trọng là những hoạt động có kết quả sẽ dẫn chúng ta đạt được mục tiêu, cho dù đó là những hoạt động của cá nhân hoặc trong công việc
Khẩn cấp là những hoạt động chúng ta thường tập trung vì chúng đòi hỏi sự chú ý đến những hậu quả của việc không có hành động đối phó ngay lập tức.
Khi biết rõ việc gì quan trọng và việc gì khẩn cấp thì chúng ta sẽ vượt qua được thói quen mang tính chất bản năng là tập trung vào những công việc trước mắt, ngắn hạn đồng thời có thời gian để làm những việc mang lại giá trị dài hạn cho tương lai.

Cách áp dụng ma trận thời gian vào công việc

Với ma trận này, bạn không chỉ áp dụng được nó vào những công việc hàng ngày mà bạn còn có thể áp dụng nó để triển khai, sắp xếp những kế hoạch lớn theo tuần, theo tháng, hoặc các mục tiêu dài hạn theo đơn vị năm. 

Với P1 – Khẩn cấp và quan trọng

Những công việc khẩn cấp là điều không thể tránh khỏi trong doanh nghiệp, bất chấp hệ thống vận hành của bạn tốt ra sao, nhân viên của bạn được training kỹ như nào. Đây là những tình huống bạn buộc phải bỏ dở tất cả để giải quyết vấn đề.
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp bạn ngày càng phát triển, để có thể tập trung vào các việc mang lại giá trị cho tương lai, bạn cần sở hữu một đội ngũ nhân sự đáng tin cậy – những cộng sự bạn có thể trao những công việc P1 cho họ giải quyết.

Với P2 – Không khẩn cấp nhưng quan trọng

Góc phần tư này là nơi nhà lãnh đạo, quản lý cần dành nhiều thời gian bậc nhất, bởi đây là khu vực mang lại tăng trưởng cho doanh nghiệp và giúp đạt được những mục tiêu dài hạn.
Đứng cương vị một nhà quản lý, bạn có thể chia P2 thành 2 loại:

  • Thắng lớn (Major Wins): Những công việc đòi hỏi, nhiều thời gian, công sức song tuyệt đối cần thiết cho doanh nghiệp bạn. Một bản hợp đồng với các đối tác lớn không phải chuyện một sớm một chiều có thể hoàn thành. Tuy nhiên
  • Thắng nhanh (Quick Wins): Bao gồm những công tác, công việc giúp cho công ty bạn nhanh chóng thu được thành quả, lợi nhuận có thể nhìn thấy trước mắt. Những công việc thắng nhanh là thứ doanh nghiệp cần để có thể tránh rơi vào tình trạng thiếu vốn đầu tư hay không lưu chuyển được dòng tiền. Bên cạnh đó, những thành công nhanh chóng có khả năng thúc đẩy tinh thần làm việc của đội ngũ nhân viên, tạo nên sự nhịp nhàng trong bộ máy của bạn.

Hãy phân bố thời gian phù hợp cho hai loại công việc này dựa trên tình hình tài chính của doanh nghiệp. Những công ty mới khởi nghiệp hay những doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tham khảo tỷ lệ 20/80 để đạt được tăng trưởng nhanh chóng nhất.
Cần nhớ, ‘quick wins’ có thể đưa doanh nghiệp của bạn nhanh chóng phát triển. Song, để phát triển bền vững, hãy tập trung vào 20% ‘major wins’.

Với P3 – Khẩn cấp nhưng không quan trọng

Đặc trưng của các đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều, chúng khẩn cấp.
Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, có thể ủy quyền cho người khác làm. Ví dụ, xây dựng thương hiệu cá nhân trên mạng xã hội là việc vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, thay vì mất nhiều công sức để trau chuốt câu từ, bài đăng, bạn hoàn toàn có thể thuê một đội ngũ outsource, hoặc giao cho trợ lý có năng lực để đưa ra lời khuyên hoặc quản lý giúp bạn.
Lưu ý, ủy quyền khác hoàn toàn với bỏ mặc. Hãy đảm bảo nhân viên của bạn được đào tạo kỹ lưỡng trước khi nhận nhiệm vụ. Nếu số lượng P3 tăng lên thay vì giảm đi, điều này chỉ ra bạn đã hướng dẫn nhân viên chưa chuẩn xác và đây là trách nhiệm của bạn. Quá trình này có thể tiêu tốn không ít thời gian song bạn nên nghiêm khắc với bản thân và đặt rõ các quy định, đưa ra quy trình từ đầu để tránh các rắc rối sau này.

Để áp dụng ma trận này có hiệu quả hay không còn phụ thuộc vào tính kỉ luật, kiên trì, sự chăm chỉ, trách nhiệm với công việc của cá nhân bạn. Ma trận Eisenhower không phải một chiến lược hoàn hảo. Song, bạn hoàn toàn có thể xem như đây là một công cụ để ra quyết định hữu ích, giúp bạn loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian, tập trung toàn lực để giải quyết những công việc quan trọng, hoàn thành mục tiêu.

Tạm kết

Thời đại công nghệ số đang phát triển như vũ bão, với sự bùng nổ của Internet vào đầu thế kỷ 21, và cho đến bây giờ là sự phát triển của A.I, hàng trăm các phần mềm được ra đời mỗi ngày trở thành công cụ trợ giúp đắc lực cho con người. Thay vì mất thời gian, công sức, tiền bạc để xây dựng một hệ thống mới, bạn hãy lựa chọn và sử dụng những nền tảng đã được xây dựng từ đội ngũ giàu kinh nghiệm để tối đa hóa hiệu quả công việc một cách tốt nhất. 
Với khối lượng công việc khổng lồ cùng với những lịch làm việc dày đặc,việc quản lý thời gian, sắp xếp công việc của các nhà quản trị là việc tối quan trọng, cần được xử lý nhanh gọn để dành thời gian làm những công việc quan trọng khác. 
Nắm bắt được xu hướng chuyển đổi số ở Việt Nam cũng như trên thế giới và thấu hiểu được những khó khăn của doanh nghiệp, 1Office đã giải quyết được bài toán này bằng cách cung cấp một giải pháp phần mềm Quản trị Tổng thể Doanh nghiệp giúp tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý bận rộn. Đơn giản – Dễ dùng – Hiệu quả – Tiết kiệm thời gian, chi phí là những tiêu chí hàng đầu mà phần mềm 1Office hướng đến. 
Với 1Office, giờ đây nhà quản lý hoàn toàn có thể theo dõi trực quan, chuẩn hóa quy trình đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của từng nhân viên, phòng ban, từ đó phân loại và có điều chỉnh nhân sự. Đăng kí nhận tư vấn – hỗ trợ và sử dụng bản dùng thử sản phẩm 1Office TẠI ĐÂY để giải quyết bài toán nhân sự trong thời đại số.

Tags

Bài viết liên quan

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE

Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại


Hotline: 083 483 8888