Chi phí triển khai ERP: Cách triển khai tiết kiệm và đảm bảo hiệu quả

Triển khai hệ thống ERP là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, một trong những yếu tố khiến nhiều doanh nghiệp do dự chính là chi phí triển khai ERP. Vậy, làm sao để kiểm soát chi phí này mà vẫn đạt được hiệu quả tối đa? Trong bài viết này, cùng 1Office khám phá chi tiết các khoản chi phí liên quan đến việc triển khai ERP, từ chi phí phần mềm, tư vấn, đào tạo, đến chi phí bảo trì sau triển khai. Đồng thời, bài viết cũng sẽ chia sẻ những bí quyết giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu ngân sách khi áp dụng hệ thống ERP. 

1. Giới thiệu về phần mềm ERP

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện, giúp tích hợp và tự động hóa các quy trình quan trọng trong doanh nghiệp, từ tài chính, nhân sự, sản xuất, bán hàng, kho vận, đến quản lý khách hàng (CRM). Mục tiêu chính của phần mềm ERP là cung cấp một hệ thống thông tin duy nhất và đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, giảm thiểu sai sót, và cải thiện quyết định quản lý.

Với ERP, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể chia sẻ dữ liệu và thông tin một cách liền mạch, từ đó giảm thiểu sự trùng lặp và nâng cao hiệu quả công việc. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Phần mềm ERP hiện nay có thể được triển khai dưới nhiều hình thức, từ ERP truyền thống (on-premise) đến các giải pháp ERP đám mây (SaaS), giúp doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình. Các phần mềm ERP ngày nay cũng cung cấp khả năng tùy chỉnh cao, cho phép doanh nghiệp triển khai hệ thống theo cách thức riêng biệt và tối ưu nhất cho quy mô và ngành nghề của mình.

2. Chi phí triển khai ERP

2.1. Chi Phí Dựa Trên Ngành Nghề

Mỗi ngành nghề có yêu cầu riêng biệt về tính năng và tính chất của hệ thống ERP, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí triển khai. Một số ngành cần các tính năng đặc thù, dẫn đến chi phí tăng lên:

• Sản xuất: Các doanh nghiệp sản xuất cần các phân hệ liên quan đến quản lý sản xuất, quản lý kho, quản lý chuỗi cung ứng, và quản lý chất lượng. Điều này đòi hỏi phần mềm ERP có khả năng tùy chỉnh cao và tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp.
• Bán lẻ: Các doanh nghiệp bán lẻ sẽ cần các phân hệ liên quan đến quản lý kho, điểm bán hàng (POS), và quản lý khách hàng (CRM), đồng thời phải xử lý số lượng giao dịch lớn. Điều này có thể làm tăng chi phí triển khai ERP.
• Dịch vụ tài chính: Các doanh nghiệp trong lĩnh vực ngân hàng, bảo hiểm, hay kiểm toán cần ERP với các tính năng phức tạp liên quan đến tài chính và báo cáo. Việc tùy chỉnh và tuân thủ các quy định pháp lý có thể làm gia tăng chi phí triển khai.

2.2. Chi Phí Dựa Trên Quy Mô Doanh Nghiệp

Quy mô doanh nghiệp có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí triển khai ERP, bao gồm số lượng người dùng, phạm vi triển khai, và số lượng dữ liệu cần xử lý. Doanh nghiệp lớn và nhỏ sẽ có những nhu cầu khác nhau:

• Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs): Các doanh nghiệp này thường có ngân sách hạn chế và yêu cầu triển khai các tính năng cơ bản. Vì vậy, họ thường chọn các giải pháp ERP đơn giản và tiết kiệm chi phí, ví dụ như ERP SaaS đám mây với chi phí trả theo tháng hoặc theo người dùng.

• Doanh nghiệp lớn: Các doanh nghiệp lớn cần hệ thống ERP mạnh mẽ với khả năng xử lý khối lượng công việc lớn và yêu cầu tính năng phức tạp. Ngoài ra, họ có thể cần phần mềm tùy chỉnh theo nhu cầu riêng biệt và yêu cầu sự hỗ trợ tư vấn lâu dài. Do đó, chi phí triển khai ERP cho doanh nghiệp lớn thường cao hơn nhiều so với doanh nghiệp nhỏ.

2.3. Chi Phí Dựa Trên Đặc Thù Yêu Cầu

Đặc thù yêu cầu của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng đến chi phí triển khai. Các yếu tố đặc thù có thể bao gồm:

• Tính tùy chỉnh: Nếu doanh nghiệp yêu cầu hệ thống ERP tùy chỉnh cao để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của mình, chi phí sẽ tăng lên. Việc phát triển và triển khai phần mềm ERP theo yêu cầu có thể đắt đỏ vì đòi hỏi sự can thiệp của đội ngũ kỹ thuật chuyên môn cao.

• Tích hợp với hệ thống khác: Nếu doanh nghiệp yêu cầu tích hợp ERP với các hệ thống hiện có như CRM, phần mềm kế toán, hay các phần mềm quản lý khách hàng khác, chi phí triển khai sẽ gia tăng do cần thêm các bước phát triển và thử nghiệm tích hợp.

2.4. Chi Phí Dựa Trên Số Lượng Phân Hệ

Một yếu tố quan trọng khác ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP là số lượng phân hệ (modules) mà doanh nghiệp cần. Mỗi phân hệ ERP sẽ có chi phí riêng biệt, và nếu doanh nghiệp yêu cầu nhiều phân hệ, chi phí triển khai sẽ cao hơn:

• Các phân hệ cơ bản: Các phân hệ cơ bản thường bao gồm tài chính, nhân sự, và bán hàng. Những phân hệ này có thể có chi phí thấp hơn vì chúng là những tính năng phổ biến và được tích hợp sẵn trong hầu hết các hệ thống ERP.

• Các phân hệ nâng cao: Các phân hệ như sản xuất, quản lý kho, quản lý chuỗi cung ứng, hoặc phân tích dữ liệu có thể yêu cầu tính năng tùy chỉnh cao hơn, dẫn đến chi phí triển khai ERP cao hơn. Các phân hệ này thường đòi hỏi hệ thống có khả năng xử lý dữ liệu lớn và tính toán phức tạp.

2.5. Chi Phí Dựa Trên Gói Cấp Phép (On Premise, On Cloud, Hybrid)

Tùy vào hình thức triển khai ERP mà doanh nghiệp lựa chọn, chi phí có thể thay đổi đáng kể:

• On Premise (Triển khai tại chỗ): Đây là hình thức triển khai ERP truyền thống, yêu cầu doanh nghiệp đầu tư vào phần cứng, máy chủ và hệ thống mạng riêng. Chi phí ban đầu cao, nhưng không có chi phí duy trì hàng tháng. Tuy nhiên, chi phí bảo trì và nâng cấp có thể khá cao trong dài hạn.

• On Cloud (ERP đám mây): ERP đám mây (SaaS) có chi phí linh hoạt hơn với mô hình trả theo tháng hoặc theo người dùng. Doanh nghiệp không cần đầu tư vào hạ tầng phần cứng, và tất cả các hoạt động bảo trì, nâng cấp, và sao lưu dữ liệu đều do nhà cung cấp dịch vụ đảm nhiệm. Chi phí có thể thấp hơn, đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

• Hybrid (Kết hợp On Premise và On Cloud): Một số doanh nghiệp yêu cầu kết hợp giữa hai hình thức trên để tận dụng cả ưu điểm của triển khai tại chỗ và đám mây. Chi phí triển khai ERP hybrid sẽ cao hơn vì cần duy trì cả hai hệ thống và việc tích hợp giữa hai hệ thống có thể phức tạp.

2.6. Chi Phí Dựa Trên Đặc Tính Bảo Mật và Tuân Thủ Quy Định

Một yếu tố quan trọng khác trong việc triển khai ERP là yêu cầu về bảo mật và tuân thủ quy định pháp lý, đặc biệt đối với các ngành nghề như tài chính, ngân hàng, y tế, hay các doanh nghiệp quốc tế.

• Bảo mật cao: Các doanh nghiệp yêu cầu bảo mật cao sẽ phải chi thêm cho việc thiết lập các cơ chế bảo mật, mã hóa dữ liệu, và triển khai các quy trình bảo vệ dữ liệu nghiêm ngặt.

• Tuân thủ quy định pháp lý: Nếu doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định ngành nghề (ví dụ: GDPR cho các doanh nghiệp tại EU, hay các quy định tài chính đặc biệt), họ có thể cần phải chi trả thêm cho việc tuân thủ quy định và tích hợp các tính năng đảm bảo tuân thủ vào hệ thống ERP.

3. Các Khoản Chi Phí Chính Khi Triển Khai ERP

Khi triển khai hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning), có nhiều khoản chi phí chính cần phải xem xét. Dưới đây là danh sách các khoản chi phí quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý khi triển khai ERP:

3.1. Chi Phí Mua Phần Mềm ERP

• Chi phí bản quyền phần mềm: Đây là khoản chi phí ban đầu cho việc mua bản quyền sử dụng phần mềm ERP. Chi phí này có thể tính theo mô hình mua trọn gói hoặc trả phí hàng năm.
• Phần mềm ERP đám mây: Thường có chi phí trả theo tháng hoặc theo người dùng, thay vì phải mua một khoản tiền lớn như phần mềm ERP truyền thống.
• Phần mềm ERP tùy chỉnh: Nếu phần mềm cần tùy chỉnh cho phù hợp với yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp, chi phí này có thể cao hơn.

3.2. Chi Phí Phần Cứng

• Máy chủ và thiết bị lưu trữ: Đối với hệ thống ERP triển khai tại chỗ (on-premise), doanh nghiệp cần đầu tư vào máy chủ, hệ thống lưu trữ và các thiết bị hạ tầng khác.

• Mạng và thiết bị liên quan: Các thiết bị mạng như router, switch, firewall, và các thiết bị bảo mật khác sẽ cần được đầu tư để đảm bảo kết nối và bảo mật cho hệ thống ERP.

3.3. Chi Phí Tư Vấn và Triển Khai

• Chi phí tư vấn: Đây là chi phí cho việc thuê các chuyên gia hoặc công ty tư vấn để giúp doanh nghiệp lựa chọn và triển khai hệ thống ERP phù hợp. Các nhà tư vấn cũng có thể giúp doanh nghiệp thực hiện các bước chuẩn bị trước khi triển khai, như phân tích quy trình và yêu cầu.

• Chi phí triển khai: Đây là chi phí cho việc cấu hình và cài đặt phần mềm ERP, đảm bảo hệ thống hoạt động đúng chức năng và tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp.

3.4. Chi Phí Đào Tạo Người Dùng

• Đào tạo người dùng cuối: Đây là chi phí liên quan đến việc đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống ERP. Đào tạo bao gồm việc hướng dẫn nhân viên làm quen với giao diện phần mềm, cách sử dụng các chức năng cơ bản và nâng cao.

• Đào tạo quản lý và nhân viên IT: Các quản lý cấp cao và nhân viên IT cũng cần được đào tạo để có thể giám sát và quản lý hệ thống ERP một cách hiệu quả.

3.5. Chi Phí Tùy Chỉnh và Phát Triển

• Tùy chỉnh phần mềm: Nếu phần mềm ERP cần được điều chỉnh để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp, chi phí này có thể rất cao. Tùy chỉnh có thể liên quan đến các module mới, thay đổi giao diện người dùng, hoặc tích hợp với các hệ thống phần mềm khác.

• Phát triển tính năng mới: Đôi khi doanh nghiệp cần thêm các tính năng mới hoặc điều chỉnh các tính năng hiện có trong phần mềm ERP, dẫn đến chi phí phát triển phần mềm bổ sung.

3.6.  Chi Phí Bảo Trì và Hỗ Trợ Sau Triển Khai

• Chi phí bảo trì hệ thống: Sau khi triển khai, phần mềm ERP cần được bảo trì định kỳ để đảm bảo hiệu suất và tính ổn định của hệ thống. Bảo trì có thể bao gồm việc sửa lỗi, nâng cấp hệ thống, và cập nhật các tính năng mới.

• Chi phí hỗ trợ kỹ thuật: Doanh nghiệp có thể cần thuê dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng hệ thống ERP. Điều này có thể bao gồm hỗ trợ từ các nhà cung cấp phần mềm hoặc các công ty bên thứ ba.
  

3.7. Chi Phí Tích Hợp Với Các Hệ Thống Khác

• Tích hợp ERP với các hệ thống khác: Các doanh nghiệp thường cần tích hợp ERP với các hệ thống khác như CRM, SCM (Supply Chain Management), hệ thống kế toán hoặc các phần mềm đặc thù khác. Việc tích hợp có thể yêu cầu phần mềm tùy chỉnh và chi phí phát sinh.

3.8. Chi Phí Liên Quan Đến Quản Lý Dự Án

• Chi phí quản lý dự án: Quá trình triển khai ERP thường yêu cầu một đội ngũ quản lý dự án để giám sát, theo dõi tiến độ, và đảm bảo dự án được thực hiện đúng thời hạn và ngân sách. Chi phí này bao gồm tiền lương của các nhân viên quản lý dự án và các chi phí giám sát.

3.9. Chi Phí Kiểm Tra và Đảm Bảo Chất Lượng

• Kiểm tra và kiểm thử phần mềm: Sau khi triển khai, hệ thống ERP cần được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo các tính năng hoạt động đúng đắn. Chi phí kiểm thử có thể bao gồm việc thuê các chuyên gia kiểm tra chất lượng hoặc việc tiến hành các đợt thử nghiệm nội bộ.

3.10. Chi Phí Đổi Mới và Nâng Cấp Hệ Thống

• Nâng cấp phần mềm ERP: Các phần mềm ERP thường xuyên có các bản cập nhật mới với các tính năng bổ sung và các cải tiến về hiệu suất. Chi phí nâng cấp có thể phát sinh khi doanh nghiệp yêu cầu chuyển từ phiên bản cũ lên phiên bản mới của phần mềm.

• Nâng cấp hạ tầng IT: Nếu hệ thống ERP yêu cầu phần cứng hoặc mạng mới để hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp có thể cần nâng cấp các thiết bị IT hiện có, tạo thêm chi phí.

4. Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Chi Phí Triển Khai ERP

4.1. Quy Mô Doanh Nghiệp

Quy mô doanh nghiệp (lớn, vừa, nhỏ) là yếu tố đầu tiên quyết định chi phí triển khai ERP. Doanh nghiệp lớn thường có nhiều bộ phận và quy trình phức tạp hơn, do đó cần các tính năng ERP phức tạp hơn và chi phí cao hơn.

4.2. Ngành Nghề Hoạt Động

Các yêu cầu về tính năng và tính chất phần mềm sẽ thay đổi tùy thuộc vào ngành nghề hoạt động. Các ngành khác nhau sẽ có những yêu cầu riêng biệt đối với phần mềm ERP.

• Sản xuất: Các doanh nghiệp trong ngành sản xuất yêu cầu các tính năng như quản lý sản xuất, chuỗi cung ứng, và kho vận. Những tính năng này đòi hỏi phần mềm ERP phải có khả năng xử lý khối lượng dữ liệu lớn và tích hợp phức tạp, gây tăng chi phí.
• Bán lẻ: Cần tích hợp ERP với các hệ thống quản lý bán hàng và kho, xử lý hàng hóa và giao dịch nhanh chóng, cũng sẽ làm gia tăng chi phí triển khai.
• Dịch vụ tài chính: Các doanh nghiệp trong ngành tài chính cần các tính năng liên quan đến quản lý tài chính phức tạp và tuân thủ các quy định pháp lý, dẫn đến chi phí tùy chỉnh cao hơn.

4.3.  Mức Độ Tùy Chỉnh Của Phần Mềm

Việc tùy chỉnh phần mềm ERP cho phù hợp với yêu cầu và quy trình đặc thù của doanh nghiệp sẽ làm tăng chi phí triển khai.

• Phần mềm ERP tùy chỉnh: Khi doanh nghiệp yêu cầu các tính năng không có sẵn trong phần mềm ERP tiêu chuẩn, chi phí cho việc tùy chỉnh sẽ cao. Việc phát triển các tính năng riêng biệt cần đội ngũ kỹ thuật, thời gian phát triển lâu và kiểm thử kỹ lưỡng.
• Phần mềm ERP có sẵn: Giải pháp ERP có sẵn và ít tùy chỉnh sẽ tiết kiệm chi phí vì doanh nghiệp chỉ cần cấu hình các tính năng có sẵn và không phải bỏ chi phí phát triển thêm.

4.4. Số Lượng Phân Hệ (Modules)

Chi phí triển khai ERP có thể thay đổi tùy thuộc vào số lượng phân hệ (modules) mà doanh nghiệp yêu cầu. Mỗi phân hệ bổ sung sẽ làm tăng chi phí triển khai.

• Phân hệ cơ bản: Các phân hệ như tài chính, nhân sự, bán hàng thường có chi phí triển khai thấp hơn vì chúng là các tính năng cơ bản được tích hợp sẵn trong phần mềm ERP.
• Phân hệ nâng cao: Các phân hệ như quản lý sản xuất, chuỗi cung ứng, và kho vận đòi hỏi tính năng phức tạp và tùy chỉnh cao hơn, từ đó làm tăng chi phí triển khai.

4.5. Hình Thức Cấp Phép Phần Mềm (On-premise, SaaS, Hybrid)

Hình thức cấp phép phần mềm ERP ảnh hưởng lớn đến chi phí tổng thể. Các mô hình cấp phép khác nhau có chi phí triển khai và duy trì khác nhau.

• On-premise (triển khai tại chỗ): Doanh nghiệp cần đầu tư phần cứng (máy chủ, thiết bị lưu trữ) và có chi phí bảo trì hệ thống dài hạn. Tuy nhiên, chi phí bảo trì sau triển khai có thể thấp hơn so với ERP SaaS.
• SaaS (ERP đám mây): Chi phí trả theo tháng hoặc theo người dùng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu. Tuy nhiên, chi phí duy trì hàng tháng sẽ kéo dài và có thể tăng theo số lượng người dùng hoặc dung lượng lưu trữ.
• Hybrid: Kết hợp giữa mô hình on-premise và SaaS, cho phép doanh nghiệp có sự linh hoạt trong việc lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với yêu cầu. Tuy nhiên, chi phí triển khai hybrid sẽ cao hơn vì cần duy trì cả hai hệ thống.

4.6. Yêu Cầu Về Tích Hợp Với Các Hệ Thống Khác

Việc tích hợp ERP với các hệ thống hiện tại như CRM, SCM, hay các hệ thống kế toán có thể làm gia tăng chi phí triển khai.

• Các doanh nghiệp thường yêu cầu ERP phải tích hợp với các phần mềm khác mà họ đang sử dụng để đồng bộ hóa dữ liệu và quy trình. Việc tích hợp giữa các hệ thống khác nhau có thể phức tạp và đắt đỏ vì cần phải tùy chỉnh phần mềm và thực hiện kiểm thử kỹ lưỡng.

4.7. Đào Tạo và Hỗ Trợ Người Dùng

Đào tạo nhân viên và cung cấp hỗ trợ người dùng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP.

• Đào tạo: Đào tạo nhân viên để sử dụng phần mềm ERP là một khoản chi phí lớn, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn. Đào tạo các bộ phận liên quan đến sử dụng phần mềm và quản lý hệ thống ERP có thể mất thời gian và chi phí.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Các doanh nghiệp cần chi trả cho việc duy trì hợp đồng hỗ trợ kỹ thuật sau triển khai để đảm bảo hệ thống ERP hoạt động ổn định và giải quyết các vấn đề phát sinh.

4.8. Thời Gian Triển Khai

Thời gian triển khai kéo dài sẽ tăng chi phí do cần thêm tài nguyên, nhân sự và hỗ trợ thêm từ các chuyên gia.

• Các doanh nghiệp có yêu cầu triển khai ERP nhanh chóng có thể phải trả thêm chi phí cho việc làm thêm giờ của đội ngũ triển khai và tư vấn. Mỗi giai đoạn triển khai kéo dài sẽ cần thêm thời gian và chi phí bổ sung để hoàn thành.

4.9. Yêu Cầu Về Bảo Mật và Tuân Thủ Quy Định

Các doanh nghiệp trong ngành tài chính, ngân hàng, y tế, và các lĩnh vực khác có yêu cầu bảo mật cao và tuân thủ quy định pháp lý sẽ có chi phí triển khai ERP cao hơn.

• Bảo mật cao: Việc đảm bảo an toàn dữ liệu và bảo mật thông tin cá nhân sẽ đẩy chi phí lên cao. Các tính năng bảo mật như mã hóa dữ liệu, xác thực đa yếu tố, và kiểm soát truy cập cần được tích hợp vào hệ

5. So sánh chi phí các phần mềm ERP phổ biến 

5.1. SAP Business One

Tính năng:

• Quản lý tài chính, kế toán, tài sản cố định
• Quản lý nhân sự, chấm công, lương

• Quản lý sản xuất, kho vận, chuỗi cung ứng
• Quản lý khách hàng và bán hàng
• Tích hợp phân tích dữ liệu và báo cáo
• Quản lý công nợ và hợp đồng
• Tính năng quản lý nhiều công ty con.
  

Chi phí:

• Phí mua phần mềm ERP là một khoản chi phí lớn, dao động từ 200 triệu đến hơn 1 tỷ VNĐ tùy vào các gói và số lượng người dùng.
• Chi phí triển khai và tư vấn triển khai sẽ tăng thêm tùy vào yêu cầu tùy chỉnh.
• Ưu điểm: Phù hợp cho các doanh nghiệp lớn, tính linh hoạt và mạnh mẽ trong quản lý đa ngành, đa quốc gia.
• Nhược điểm: Chi phí triển khai cao, yêu cầu hạ tầng phần cứng mạnh và đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu.

5.2. Fast Business Online (FBO)

Tính năng:

• Quản lý tài chính, kế toán, báo cáo tài chính
• Quản lý nhân sự, lương, bảo hiểm
• Quản lý kho, bán hàng, mua hàng
• Quản lý sản xuất và phân phối
• Quản lý công nợ, hợp đồng
• Báo cáo phân tích dữ liệu thông minh
  

Chi phí:

• Phí triển khai từ 15 triệu VNĐ cho gói cơ bản, và lên đến 100 triệu VNĐ tùy vào quy mô và tính năng cần thêm.
• Phí duy trì hàng năm là khoảng 10 triệu đến 50 triệu VNĐ.
• Ưu điểm: Phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp vừa và lớn, chi phí hợp lý so với tính năng cung cấp.
• Nhược điểm: Cần một đội ngũ IT để hỗ trợ trong việc triển khai và bảo trì hệ thống.

5.3. Odoo ERP

Tính năng:

• Quản lý tài chính, kế toán
• Quản lý nhân sự, chấm công, lương
• Quản lý bán hàng, kho, mua hàng
• Quản lý sản xuất, chuỗi cung ứng
• Quản lý dự án, công việc, CRM
• Tích hợp các phân hệ báo cáo, phân tích dữ liệu
• Tính năng quản lý tài sản cố định và công nợ
  

Chi phí:

• Phí triển khai bắt đầu từ 10 triệu VNĐ cho gói cơ bản, và có thể lên đến 100 triệu VNĐ với các tính năng nâng cao.
• Phí thuê bao hàng năm dao động từ 500.000 VNĐ đến 2 triệu VNĐ/người dùng, tùy vào số lượng tính năng và người dùng.
• Ưu điểm: Mã nguồn mở, có thể tùy chỉnh cao, chi phí hợp lý cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Nhược điểm: Cần thời gian để triển khai và tùy chỉnh, hỗ trợ kỹ thuật có thể gặp khó khăn đối với các doanh nghiệp nhỏ.

Tham khảo thêm:

>>> Top 10 Phần mềm ERP miễn phí tối nhất 

>>> Quy trình triển khai phần mềm ERP thành công cho doanh nghiệp

6. Giải Pháp Tiết Kiệm Chi Phí Khi Triển Khai ERP

6.1. Chọn Phần Mềm ERP Đám Mây (SaaS) Thay Vì Triển Khai Tại Chỗ (On-premise)

Giải pháp: Lựa chọn phần mềm ERP dưới hình thức đám mây (SaaS) thay vì triển khai tại chỗ (on-premise) là một trong những cách hiệu quả để tiết kiệm chi phí.

• Chi phí đầu tư ban đầu thấp hơn: Với ERP đám mây, doanh nghiệp không cần phải đầu tư vào phần cứng như máy chủ, thiết bị lưu trữ, v.v. Chi phí triển khai ERP sẽ được giảm bớt, doanh nghiệp chỉ cần trả phí thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm.
• Không cần bảo trì phần cứng: Tất cả công việc bảo trì, nâng cấp phần mềm, sao lưu dữ liệu đều được nhà cung cấp ERP đảm nhiệm, giảm chi phí cho doanh nghiệp.
• Tính linh hoạt: Doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng hoặc thu nhỏ quy mô sử dụng phần mềm mà không phải lo lắng về các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc mua sắm phần cứng.

6.2. Chọn Gói ERP Phù Hợp Với Quy Mô và Nhu Cầu Cụ Thể

Giải pháp: Doanh nghiệp cần chọn gói phần mềm ERP phù hợp với quy mô và yêu cầu thực tế của mình, tránh lựa chọn các gói quá phức tạp và đắt đỏ.

• Gói phần mềm tối giản: Doanh nghiệp nhỏ và vừa chỉ cần các tính năng cơ bản như quản lý tài chính, nhân sự và bán hàng. Việc chọn các gói phần mềm với nhiều tính năng nâng cao không cần thiết sẽ làm tăng chi phí triển khai.
• Tránh tùy chỉnh quá mức: Các tính năng ERP tùy chỉnh sẽ làm tăng chi phí. Doanh nghiệp nên đánh giá kỹ các yêu cầu thực tế và chỉ tùy chỉnh khi thực sự cần thiết.

6.3. Triển Khai ERP Theo Từng Giai Đoạn (Phased Implementation)

Giải pháp: Thay vì triển khai toàn bộ hệ thống ERP ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể triển khai theo từng giai đoạn, bắt đầu từ những phân hệ quan trọng nhất và mở rộng dần dần.

• Tiết kiệm chi phí ban đầu: Việc triển khai theo từng giai đoạn giúp giảm chi phí ban đầu, doanh nghiệp có thể đầu tư vào những phân hệ cần thiết trước, sau đó mở rộng khi có đủ ngân sách.
• Dễ dàng điều chỉnh và cải tiến: Triển khai theo từng giai đoạn giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh hệ thống ERP khi cần thiết và tránh các chi phí không lường trước trong toàn bộ quá trình triển khai.

6.4. Sử Dụng ERP Có Sẵn Thay Vì Phát Triển Tùy Chỉnh

Giải pháp: Chọn phần mềm ERP có sẵn với các tính năng tiêu chuẩn thay vì phát triển phần mềm ERP tùy chỉnh hoàn toàn.

• Tiết kiệm chi phí phát triển: Phần mềm ERP có sẵn đã được phát triển và kiểm thử, doanh nghiệp chỉ cần cấu hình để phù hợp với yêu cầu. Việc phát triển ERP tùy chỉnh từ đầu có thể tốn kém và kéo dài thời gian triển khai.
• Đảm bảo tính ổn định và hỗ trợ lâu dài: Các phần mềm ERP có sẵn từ các nhà cung cấp lớn sẽ đi kèm với các gói hỗ trợ và bảo trì, giúp giảm thiểu chi phí sửa lỗi và nâng cấp.

6.5. Tăng Cường Đào Tạo Nội Bộ 

Giải pháp: Doanh nghiệp có thể tăng cường đào tạo nội bộ thay vì thuê các chuyên gia đào tạo từ bên ngoài.

• Tiết kiệm chi phí đào tạo: Đào tạo nhân viên nội bộ giúp giảm chi phí thuê chuyên gia đào tạo bên ngoài. Doanh nghiệp có thể sử dụng tài liệu đào tạo và hệ thống hỗ trợ trực tuyến để đào tạo nhân viên.
• Cải thiện khả năng tự quản lý hệ thống: Việc đào tạo nội bộ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về phần mềm ERP và có thể tự giải quyết các vấn đề phát sinh mà không cần phải phụ thuộc vào bên thứ ba.

6.6. Tối Ưu Quy Trình Triển Khai và Quản Lý Dự Án ERP

Giải pháp: Lập kế hoạch triển khai ERP chi tiết và chặt chẽ, quản lý dự án tốt để tránh lãng phí nguồn lực và chi phí.

• Giảm thiểu thời gian triển khai: Việc quản lý dự án đúng cách và phân bổ nguồn lực hợp lý giúp giảm thời gian triển khai, từ đó giảm chi phí nhân sự và các chi phí phát sinh khác.
• Đảm bảo hiệu quả cao hơn: Triển khai có kế hoạch giúp giảm thiểu các vấn đề phát sinh không cần thiết, tiết kiệm chi phí sửa chữa và hỗ trợ sau triển khai.

6.7. Lựa Chọn Phần Mềm ERP Đa Năng

Giải pháp: Lựa chọn phần mềm ERP có khả năng tích hợp nhiều tính năng và phân hệ, từ đó giảm chi phí phát sinh cho các phần mềm bổ sung khác.

• Giảm chi phí cho phần mềm bổ sung: Một số phần mềm ERP cung cấp nhiều tính năng tích hợp sẵn như CRM, quản lý kho, bán hàng, tài chính. Việc sử dụng phần mềm đa năng giúp doanh nghiệp không phải đầu tư thêm vào các phần mềm riêng biệt cho mỗi bộ phận.
  
• Tăng tính đồng bộ trong doanh nghiệp: Một hệ thống ERP tích hợp giúp dữ liệu giữa các bộ phận được đồng bộ, từ đó giảm thiểu sai sót và chi phí liên quan đến việc quản lý nhiều phần mềm khác nhau.

6.8. Tối Ưu Hóa Việc Tích Hợp Hệ Thống

Giải pháp: Đảm bảo việc tích hợp hệ thống ERP với các phần mềm hiện tại của doanh nghiệp được thực hiện tối ưu, tránh tích hợp quá nhiều phần mềm bên ngoài không cần thiết.

• Giảm chi phí tích hợp: Tích hợp ERP với các hệ thống hiện tại sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và giảm bớt sự phức tạp trong việc quản lý nhiều hệ thống.
• Tối ưu hóa dữ liệu: Việc tích hợp các hệ thống giúp dữ liệu được đồng bộ hóa, tránh sự trùng lặp và giảm thiểu các chi phí quản lý dữ liệu.

6.9. Tối Ưu Hóa Việc Tích Hợp Hệ Thống

Giải pháp: Đảm bảo việc tích hợp hệ thống ERP với các phần mềm hiện tại của doanh nghiệp được thực hiện tối ưu, tránh tích hợp quá nhiều phần mềm bên ngoài không cần thiết.

• Giảm chi phí tích hợp: Tích hợp ERP với các hệ thống hiện tại sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và giảm bớt sự phức tạp trong việc quản lý nhiều hệ thống.
• Tối ưu hóa dữ liệu: Việc tích hợp các hệ thống giúp dữ liệu được đồng bộ hóa, tránh sự trùng lặp và giảm thiểu các chi phí quản lý dữ liệu.

7. Rủi Ro và Hạn Chế Khi Triển Khai ERP

7.1. Chi Phí Phát Sinh Ngoài Dự Kiến

Một trong những rủi ro lớn nhất khi triển khai ERP là các khoản chi phí phát sinh không lường trước. Việc triển khai ERP có thể gặp phải những thay đổi trong yêu cầu hoặc phát sinh các vấn đề trong quá trình triển khai, khiến chi phí cao hơn dự kiến.

Nguyên nhân:

• Thay đổi yêu cầu trong khi triển khai.
• Việc tích hợp với hệ thống hiện tại gặp khó khăn.
• Chi phí đào tạo và hỗ trợ sau triển khai cao hơn dự tính.

Giải pháp: Lập kế hoạch chi tiết, dự trù chi phí phát sinh và có sự chuẩn bị về ngân sách cho các tình huống không lường trước.

7.2. Khó Khăn Trong Việc Tích Hợp Với Hệ Thống Cũ

Hệ thống ERP cần phải tích hợp với các phần mềm và hệ thống khác mà doanh nghiệp đã sử dụng. Quá trình tích hợp này có thể gặp phải nhiều vấn đề kỹ thuật và phát sinh chi phí.
Nguyên nhân:

• Các phần mềm cũ không tương thích với ERP mới.
• Quá trình đồng bộ hóa dữ liệu từ các hệ thống cũ sang ERP có thể gặp phải lỗi hoặc thiếu sót.
  

Giải pháp: Chọn ERP có tính tương thích cao với các hệ thống hiện tại, lập kế hoạch tích hợp chi tiết và có đội ngũ chuyên môn hỗ trợ quá trình này.

7.3. Khả Năng Thích Ứng và Đào Tạo Nhân Viên

Triển khai ERP yêu cầu nhân viên phải làm quen với một hệ thống mới, và việc không chuẩn bị tốt cho việc đào tạo có thể dẫn đến sai sót, gián đoạn trong công việc và giảm hiệu quả hoạt động.

Nguyên nhân:

• Nhân viên không quen với giao diện và các tính năng của phần mềm.
• Thiếu kế hoạch đào tạo hợp lý, hoặc thiếu nguồn lực để đào tạo đầy đủ cho nhân viên.
  

Giải pháp: Đầu tư vào đào tạo đầy đủ cho tất cả các cấp nhân viên, sử dụng tài liệu hướng dẫn và hệ thống hỗ trợ trực tuyến để giúp nhân viên làm quen với phần mềm nhanh chóng.

7.4. Thời Gian Triển Khai Kéo Dài

Quá trình triển khai ERP có thể kéo dài lâu hơn so với kế hoạch ban đầu, gây gián đoạn công việc và làm tăng chi phí.

Nguyên nhân:

• Việc tùy chỉnh phần mềm để phù hợp với quy trình kinh doanh của doanh nghiệp có thể mất thời gian.
• Thiếu sự chuẩn bị kỹ lưỡng về lộ trình triển khai.

Giải pháp: Lập kế hoạch triển khai chi tiết, chia nhỏ quá trình triển khai thành các giai đoạn, đồng thời giám sát tiến độ dự án thường xuyên.

7.5. Sự Khó Khăn Trong Việc Tùy Chỉnh Phần Mềm

Phần mềm ERP có thể không hoàn toàn đáp ứng được các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp. Việc yêu cầu quá nhiều tính năng tùy chỉnh có thể dẫn đến chi phí và thời gian triển khai cao.

Nguyên nhân:

• ERP có thể không phù hợp ngay với tất cả quy trình hoặc yêu cầu đặc biệt của doanh nghiệp.
• Việc tùy chỉnh ERP đòi hỏi phải thay đổi mã nguồn hoặc phát triển các tính năng riêng biệt, dẫn đến chi phí tăng.

Giải pháp: Đánh giá kỹ yêu cầu và chỉ tùy chỉnh khi thật sự cần thiết. Đôi khi, chọn một ERP có sẵn với các tính năng chuẩn có thể hiệu quả hơn so với việc tùy chỉnh quá nhiều.

7.6. Rủi Ro Về Bảo Mật và An Toàn Dữ Liệu

Việc triển khai ERP có thể gặp phải các vấn đề liên quan đến bảo mật và bảo vệ dữ liệu, đặc biệt khi hệ thống ERP được kết nối với nhiều hệ thống khác hoặc khi sử dụng ERP đám mây.

Nguyên nhân:

• Dữ liệu doanh nghiệp có thể bị lộ hoặc xâm nhập khi hệ thống không được bảo mật tốt.
• Các lỗ hổng bảo mật trong quá trình triển khai hoặc sau khi triển khai có thể khiến hệ thống dễ bị tấn công.
  

Giải pháp: Đảm bảo rằng hệ thống ERP có tính bảo mật cao, sử dụng các công cụ bảo vệ dữ liệu mạnh mẽ như mã hóa, xác thực hai yếu tố, và thường xuyên kiểm tra bảo mật.

7.7. Thiếu Sự Cam Kết và Đầu Tư Từ Lãnh Đạo

Một trong những lý do thất bại của việc triển khai ERP là thiếu sự cam kết và hỗ trợ từ ban lãnh đạo. Nếu lãnh đạo không đặt ERP là ưu tiên, dự án có thể bị trì hoãn hoặc không đủ nguồn lực để triển khai thành công.

Nguyên nhân:

• Thiếu sự quan tâm và hiểu biết về lợi ích của ERP từ lãnh đạo.
• Quản lý dự án không được thực hiện đúng cách, thiếu nguồn lực và sự giám sát.
  

Giải pháp: Lãnh đạo cần có sự cam kết mạnh mẽ và hiểu rõ về tầm quan trọng của ERP. Các quyết định và đầu tư cần phải được hỗ trợ mạnh mẽ từ cấp cao nhất.

7.8. Sự Khó Khăn Trong Việc Đánh Giá và Đo Lường Hiệu Quả

Sau khi triển khai, một số doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đánh giá và đo lường hiệu quả của hệ thống ERP. Điều này có thể dẫn đến việc không nhận diện được các vấn đề và tối ưu hóa các quy trình.

Nguyên nhân:

• Doanh nghiệp không có các chỉ số hiệu suất rõ ràng để đánh giá.
• Thiếu hệ thống báo cáo hoặc công cụ phân tích mạnh mẽ trong ERP.
  

Giải pháp: Doanh nghiệp cần xác định các chỉ số hiệu suất (KPI) cụ thể ngay từ đầu và sử dụng các công cụ báo cáo để đo lường hiệu quả của ERP sau triển khai.

8. Phần Mềm 1Office – Giải Pháp SaaS Tiết Kiệm Chi Phí và Hiệu quả

1Office là giải pháp SaaS hoàn hảo dành cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình quản lý, nâng cao hiệu suất công việc, và tiết kiệm chi phí. Với nền tảng đám mây linh hoạt, 1Office giúp bạn quản lý nhân sự, quan hệ khách hàng (CRM) và môi trường làm việc (Workplace) một cách đơn giản, hiệu quả, và tự động hóa. Đặc biệt, 1Office không chỉ mạnh mẽ nhờ khả năng tích hợp AI giúp phân tích dữ liệu và dự đoán xu hướng, mà còn cung cấp nền tảng Low-Code cho phép doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh và phát triển hệ thống theo yêu cầu mà không cần phải có kiến thức lập trình chuyên sâu.

Nhờ vào những tính năng nổi bật này, 1Office không chỉ giúp giảm thiểu chi phí triển khai và vận hành mà còn mang đến sự linh hoạt tuyệt vời trong quản lý doanh nghiệp. 

8.1. HRM (Quản Lý Nhân Sự)

Tính năng:

• Quản lý hồ sơ nhân viên: Lưu trữ và quản lý thông tin chi tiết về nhân viên, từ thông tin cá nhân đến các thông tin về hợp đồng lao động, phúc lợi, đào tạo, thăng tiến.

• Tính lương và phúc lợi tự động: 1Office giúp tự động tính toán lương, bảo hiểm, các phúc lợi khác cho nhân viên, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

• Chấm công và theo dõi vắng mặt: Tính toán thời gian làm việc, chấm công tự động, theo dõi các ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

• Quản lý tuyển dụng và đào tạo: Quản lý quy trình tuyển dụng ứng viên, theo dõi lịch trình đào tạo và phát triển nhân sự.

• Đánh giá hiệu suất: Cung cấp công cụ để thiết lập mục tiêu và đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên (KPI&OKR), giúp định hướng cải thiện công việc và phát triển sự nghiệp của nhân viên.
  

Lợi ích:

• Tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót: Tự động hóa các quy trình như tính lương, chấm công giúp giảm thiểu khối lượng công việc hành chính và sai sót trong quá trình xử lý.
• Quản lý nhân sự hiệu quả: Nhân viên được đánh giá công bằng và minh bạch, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý đội ngũ và đưa ra quyết định phát triển nhân sự.
• Tiện lợi và dễ dàng: 1Office cho phép quản lý nhân sự từ bất kỳ đâu và vào bất kỳ thời điểm nào, giúp quản lý nhân viên trong môi trường làm việc từ xa hoặc đa địa điểm.

8.2. CRM (Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng)

Tính năng:

• Quản lý thông tin khách hàng: Lưu trữ và truy xuất nhanh chóng thông tin về khách hàng, lịch sử giao dịch, các chiến dịch tiếp thị và chăm sóc khách hàng.

• Quản lý bán hàng và marketing: Theo dõi và phân tích các cơ hội bán hàng, giúp đội ngũ bán hàng xác định các khách hàng tiềm năng và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi.

• Tích hợp các công cụ chăm sóc khách hàng: Cung cấp các công cụ như email marketing, nhắc nhở cuộc gọi, tự động gửi thông báo và theo dõi lịch sử giao dịch.

• Phân tích và báo cáo: Tạo các báo cáo chi tiết về hiệu quả bán hàng, mức độ hài lòng của khách hàng, giúp doanh nghiệp cải thiện mối quan hệ với khách hàng và tăng doanh thu.
  

Lợi ích:

• Tăng hiệu quả bán hàng: Quản lý thông tin khách hàng, theo dõi lịch sử giao dịch giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng, nâng cao tỷ lệ chuyển đổi và doanh thu.

• Cải thiện mối quan hệ với khách hàng: 1Office giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng nhờ vào khả năng theo dõi và chăm sóc khách hàng hiệu quả.
• Tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng: Tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác trong việc giao tiếp và chăm sóc khách hàng.

8.3.  Workplace (Môi Trường Làm Việc)

Tính năng:

• Quản lý công việc và dự án: Quản lý tiến độ công việc, phân công nhiệm vụ và theo dõi kết quả công việc theo từng dự án, bộ phận.

• Quản lý tài liệu và thông tin chia sẻ: Cho phép lưu trữ tài liệu và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận và nhân viên một cách dễ dàng.

• Quản lý lịch làm việc: Đồng bộ hóa lịch làm việc, lịch họp, cuộc gọi và các sự kiện quan trọng khác của doanh nghiệp.

• Tạo và quản lý cuộc họp trực tuyến: Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp trực tuyến, giúp các nhóm làm việc từ xa kết nối hiệu quả hơn.
  

Lợi ích:

• Nâng cao hiệu quả công việc: Các công việc được phân công rõ ràng, theo dõi tiến độ và dễ dàng hợp tác, giúp đội ngũ làm việc hiệu quả hơn.

• Tăng cường sự hợp tác và giao tiếp: Môi trường làm việc trực tuyến giúp nhân viên dễ dàng chia sẻ tài liệu và thông tin trong công việc, giảm bớt sự gián đoạn.

• Tối ưu hóa lịch trình công việc: 1Office giúp đồng bộ hóa các lịch trình làm việc và cuộc họp, giúp mọi người trong công ty đều có thể nắm bắt thông tin và điều chỉnh công việc hợp lý.

8.4. Nền tảng Low-code và tích hợp AI 

Tính năng AI:

• Tự động hóa quy trình công việc: AI giúp tự động hóa nhiều tác vụ thủ công trong quy trình công việc, chẳng hạn như phân tích dữ liệu nhân sự, tạo biên bản cuộc họp, và soạn thảo email tự động.
• Dự đoán và phân tích dữ liệu: Cho phép người dùng đặt câu hỏi về các thông tin như: doanh số, nhân sự, khách hàng,…Phân tích thông tin và từ đó hỗ trợ CEO/Manager đưa ra các hành động phù hợp.
• Cải thiện trải nghiệm người dùng: Hỗ trợ khách hàng trả lời những câu hỏi liên quan tới hướng dẫn sử dụng phần mềm thay cho CSKH. Một số câu hỏi phổ biến về phần mềm.

Nền tảng Low-code: 

• Tùy chỉnh và phát triển ứng dụng nhanh chóng: Nền tảng Low-Code cho phép người dùng không chuyên về lập trình tạo và tùy chỉnh ứng dụng dễ dàng, tiết kiệm chi phí và thời gian.
• Quản lý dữ liệu và quy trình nghiệp vụ: Người dùng có thể tự định nghĩa các quy trình nghiệp vụ, ứng dụng và giao diện người dùng theo yêu cầu của doanh nghiệp mà không cần chuyên gia lập trình.

9. Các câu hỏi phổ biến về phần mềm ERP 

9.1. Chi Phí Triển Khai ERP Bao Nhiêu Là Phù Hợp?

Chi phí triển khai ERP có thể dao động rất lớn tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, loại phần mềm ERP, các tính năng yêu cầu, và phương thức triển khai (On-premise, SaaS, Hybrid). Doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ cần khoản đầu tư ban đầu thấp hơn với phần mềm đám mây (SaaS), trong khi doanh nghiệp lớn có thể yêu cầu hệ thống ERP phức tạp hơn với chi phí cao hơn. Tùy thuộc vào yêu cầu và ngân sách, doanh nghiệp nên chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu thực tế.

9.2. Sự Khác Nhau Giữa ERP SaaS và ERP Truyền Thống Là Gì?

ERP SaaS (Phần mềm đám mây) giúp doanh nghiệp giảm chi phí đầu tư vào phần cứng và không cần duy trì hệ thống IT phức tạp. Chi phí thường được tính theo người dùng hoặc theo tháng. Trong khi đó, ERP truyền thống (on-premise) yêu cầu đầu tư phần cứng lớn và chi phí bảo trì lâu dài nhưng có thể linh hoạt hơn trong các doanh nghiệp yêu cầu tính bảo mật và tuân thủ quy định cao.

9.3. Làm Thế Nào Để Đánh Giá Hiệu Quả Sau Khi Triển Khai ERP?

Để đánh giá hiệu quả của hệ thống ERP, doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số KPI (Key Performance Indicators) rõ ràng ngay từ đầu. Các chỉ số này có thể bao gồm thời gian xử lý đơn hàng, chi phí vận hành, hiệu quả quản lý kho, hoặc năng suất lao động. Việc đo lường hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các điểm mạnh và yếu của hệ thống ERP và điều chỉnh kịp thời.