Tải 7+ File Quản Lý Kho Bằng Excel Miễn Phí – Đơn Giản, Hiệu Quả
Quản lý kho luôn là bài toán đau đầu với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các cửa hàng, các doanh nghiệp sản xuất vừa và lớn. Hiện nay, trên thị trường, có nhiều giải pháp quản lý kho hiệu quả và Excel được nhiều doanh nghiệp sử dụng bởi tính quen thuộc và tích kiệm chi phí. Vì vậy, với bài viết sau đây, 1Office sẽ cung cấp tới bạn Tổng hợp 7+ mẫu file quản lý kho bằng excel miễn phí. Với mẫu file sẵn có, dễ sử dụng, bạn có thể theo dõi chi tiết nhập – xuất – tồn, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
Mục lục
- 1. Thông tin cần có trong file quản lý kho bằng Excel
- 2. Tổng hợp 7+ mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí
- 2.1. Mẫu file Excel quản lý xuất/ nhập hàng hóa cơ bản
- 2.2. Mẫu file Excel quản lý xuất/ nhập hàng hóa chi tiết
- 2.3. Mẫu file Excel quản lý xuất/ nhập vật tư
- 2.4. Mẫu file Excel quản lý xuất/ nhập phần cứng/ phần mềm
- 2.5. Mẫu file Excel quản lý xuất/ nhập đồ uống
- 2.6. Mẫu file Excel quản lý xuất nhập tồn kho công ty TMDV & XD
- 2.7. Mẫu file Excel quản lý xuất nhập tồn kho kèm công thức
- 2.8. Mẫu file Excel quản lý kho tích hợp mã vạch
- 3. Hướng dẫn tạo mẫu file quản lý kho bằng Excel
- 4. Những lưu ý giúp quản lý lý kho bằng Excel hiệu quả
- 5. Ưu điểm và nhược điểm của việc quản lý kho bằng Excel
- 6. Một số câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Thông tin cần có trong file quản lý kho bằng Excel
Một file quản lý kho bằng Excel hiệu quả cần chưa đầy đủ các thông tin cơ bản, được sắp xếp logic và khoa học để đảm bảo người xem có thể dễ dàng theo dõi và quản lý. Dưới đây là các mục, thông tin cần thiết mà người lập file cần nắm rõ:
Thông tin cơ bản về sản phẩm
- Mã sản phẩm: Mã định danh duy nhất giúp phân biệt từng loại mặt hàng
- Tên sản phẩm: Giúp dễ nhận diện mặt hàng mà không cần tra cứu thêm
- Đơn vị tính: Ví dụ – cái, kg, hộp giúp tránh nhầm lẫn trong quản lý số lượng
Số lượng tồn kho (Inventory Levels)
- Số lượng nhập: Số lượng hàng nhập và kho trong 1 khoảng thời gian
- Số lượng xuất: Số lượng hàng xuất ra khỏi kho trong cùng khoảng thời gian
- Số lượng tồn: Tự động tính toán dựa trên công thức: Số lượng tồn = Số lượng nhập – số lượng xuất
Thông tin lô hàng
- Ngày nhập kho: Giúp theo dõi vòng đời của sản phẩm
- Ngày xuất kho: Xác định thời điểm hàng được đưa ra khỏi kho
- Hạn sử dụng (nếu có): Đặc biệt quan trọng với sản phẩm có thời hạn như thực phẩm, mỹ phẩm.
Giá trị hàng hoá
- Giá nhập: Giá trị mua vào của sản phẩm.
- Giá bán: Giá trị dự kiến hoặc thực tế khi bán ra
- Thành tiền: Tổng giá trị hàng hoá tính theo công thức: Thành tiền = Giá nhập x Số lượng nhập
Tình trạng hàng hoá
- Trạng thái: Còn hàng, hết hàng, hàng lỗi, chờ xử lý
- Vị trí lưu trữ: Khu vực lưu trữ, kệ hàng phục vụ cho việc tìm kiếm
Báo cáo tự động
- Tồn kho tổng hợp: Tóm tắt số lượng tồn kho của tất cả sản phẩm
- Sản phẩm bán chạy: Xác định sản phẩm xuất kho nhiều nhất trong khoảng thời gian cụ thể.
- Hàng gần hết hạn: Cảnh báo các mặt hàng gần hết hạn sử dụng
- Thống kê doanh số: Doanh số theo mã hàng, nhóm hàng cụ thể hoặc các chỉ tiêu khác
Lịch sử nhập – xuất kho
- Ngày giao dịch: Ngày diễn ra hoạt động nhập hoặc xuất kho
- Người phụ trách: Nhân viên phụ trách với giao dịch
- Mô tả giao dịch: Ghi chú về lý do nhập/xuất (Ví dụ: xuất để giao hàng, nhập bổ sung,…)
Mục lục hoặc bảng điều hướng (Dashboard)
- Một trang riêng làm bảng điều khiển, chứa đường dẫn đến từng sheet chi tiết, cụ thể
- Hiển thị tổng quan về các số liệu: Tổng tồn, hàng gần hết hạn, sản phẩm bán chạy,…
2. Tổng hợp 7+ mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí
2.1. Mẫu file Excel quản lý xuất/ nhập hàng hóa cơ bản
2.2. Mẫu file Excel quản lý xuất/ nhập hàng hóa chi tiết
2.3. Mẫu file Excel quản lý xuất/ nhập vật tư
2.4. Mẫu file Excel quản lý xuất/ nhập phần cứng/ phần mềm
2.5. Mẫu file Excel quản lý xuất/ nhập đồ uống
2.6. Mẫu file Excel quản lý xuất nhập tồn kho công ty TMDV & XD
2.7. Mẫu file Excel quản lý xuất nhập tồn kho kèm công thức
2.8. Mẫu file Excel quản lý kho tích hợp mã vạch
3. Hướng dẫn tạo mẫu file quản lý kho bằng Excel
Tuỳ vào lĩnh vực, đặc thù, mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình tạo, lập file quản lý kho bằng Excel khác nhau. Sau đây là 3 bước cơ bản mà bạn và doanh nghiệp có thể tham khảo và điều chỉnh sao cho phù hợp với doanh nghiệp của mình:
Bước 1: Chuẩn bị và mở ứng dụng Excel:
- Mở Excel > chọn Tệp > Mới để tạo ra một file trống
- Đặt tên file theo nhu cầu, mục đích sử dụng, ví dụ: “Quản lý xuất nhập tồn kho.xlsx”
Bước 2: Tạo các sheet cần thiết
- Trên thanh công cụ, nhấn Chèn > Trang tính mới
- Tạo các sheet cơ bản bảo gồm:
- Sheet Home: Thông tin tổng quan về doanh nghiệp (Tên doanh nghiệp, thời gian tạo và sử dụng file, hướng dẫn sử dụng,…)
- Sheet Category: Danh mục hàng hoá bao gồm (Tên, mã hàng, số lượng, nhà cung cấp,…)
- Sheet Import: Ghi nhận chi tiết các giao dịch nhập kho (Ngày nhập, số lượng, đơn giá,…)
- Sheet Export: Ghi nhận chi tiết các giao dịch xuất kho (Ngày nhập, số lượng, đơn giá,…)
- Sheet Report: Báo cáo tổng hợp về hoạt động kho (Báo cáo xuất – nhập – tồn, báo cáo bán hàng,…)
Bước 3: Thu thập, tổng hợp và nhập dữ liệu cho từng loại hàng hoá
Sau đây là một số công thức thường được sử dụng trong file quản lý kho bằng Excel.
Lưu ý: Tùy chỉnh thông tin: Linh hoạt thêm hoặc bớt các cột thông tin theo lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.
| Hàm/ Công thức | Công thức ví dụ | Ứng dụng để tính |
| SUM | =SUM(B2:B10) | Tổng số lượng hàng hoá nhập, xuất hoặc tồn. |
| IF | =IF(C2=0,”Hết hàng”,”Còn hàng”) | Kiểm tra trạng thái tồn kho (còn hay hết). |
| VLOOKUP | =VLOOKUP(A2,Category!A2:E100,2,FALSE) | Tra cứu tên sản phẩm dựa trên mã hàng. |
| HLOOKUP | =HLOOKUP(“Số lượng”,A1:Z10,2,FALSE) | Tra cứu thông tin theo hàng ngang. |
| LEFT / RIGHT | =LEFT(A2,3) | Tách mã nhà cung cấp hoặc mã hàng. |
| TEXT | =TEXT(TODAY(),”dd-mm-yyyy”) | Hiển thị ngày tháng hiện tại theo định dạng. |
| NOW | =NOW() | Lấy ngày và giờ hiện tại. |
| COUNTIF | =COUNTIF(Import!B:B,”A01″) | Đếm số lượng nhập/xuất của một loại hàng hóa cụ thể. |
| SUBTOTAL | =SUBTOTAL(9,B2:B20) | Tổng số lượng nhập hoặc xuất trong danh sách lọc. |
| CONCATENATE / TEXTJOIN | =TEXTJOIN(“, “,TRUE,A2:C2) | Ghép thông tin (VD: Tên + Mã khách hàng). |
4. Những lưu ý giúp quản lý lý kho bằng Excel hiệu quả
Xây dựng file Excel khoa học, dễ sử dụng
- Sắp xếp dữ liệu hợp lý: Chia file thành các sheet rõ ràng như danh mục hàng hoá, xuất nhập kho,… giúp người xem dễ theo dõi.
- Đặt tên cột, dòng rõ ràng: Các cột nên có tiêu đề cung cấp đủ thông tin như “tên hàng”, “mã hàng”,…
- Thêm màu sắc và định dạng: Việc phân biệt các khu vực dữ liệu sẽ giúp bạn tránh nhầm lẫn thông tin.
Cập nhật dữ liệu thường xuyên và định kỳ
- Kiểm tra kỹ thông tin nhập liệu: Đảm bảo độ chính xác về số lượng, giá cả, và mã hàng chính xác.
- Cập nhật kịp thời: Thông tin nhập/xuất kho cần được ghi nhận ngay sau mỗi giao dịch để tránh sai lệch.
Tận dụng các hàm và công thức Excel
- Các hàm tự động tính toán: Sử dụng các hàm như SUM, COUNTIF, IF,… để kiểm tra số lượng, trạng thái tồn kho,… một cách dễ dàng hơn
- Liên kết dữ liệu giữa các sheet: Việc tạo công thức liên kết giữa các sheet giúp số liệu nhập xuất được cập nhật tự động.
Sử dụng tính năng lọc và sắp xếp dữ liệu
- Lọc dữ liệu: Sử dụng tính năng Filter sẽ giúp bạn tra cứu thông tin nhanh chóng hơn
- Sắp xếp thông tin: Sử dụng tính năng Sort cho phép sắp xếp thứ tự hàng hoá theo tên, số lượng, giá trị,…
Đảm bảo tính an toàn, bảo mật và sao lưu dữ liệu
- Đặt mật khẩu cho file Excel: Việc này sẽ bảo vệ dữ liệu quan trọng khỏi việc chỉnh sửa hoặc truy cập trái phép.
- Sao lưu định kỳ: Lưu trữ file trên nhiều thiết bị hoặc nền tảng như Google, Drive, OneDrive giúp tránh mất mát dữ liệu.
Kiểm tra, so sánh và đối chiếu dữ liệu định kỳ
- Kiểm kê kho thực tế: Định kỳ đối chiếu số liệu trong file với thực trạng hàng hóa trong kho để kịp thời điều chỉnh sai lệch.
- Soát lỗi dữ liệu: Kiểm tra các công thức, số liệu để phát hiện lỗi nhập liệu hoặc tính toán.
>>> Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý kho hàng hiệu quả và chuyên nghiệp
5. Ưu điểm và nhược điểm của việc quản lý kho bằng Excel
Quản lý kho bằng file Excel là một giải pháp phổ biến, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Sau đây là phân tích về những ưu điểm và hạn chế của phương pháp này:
Ưu điểm của file quản lý kho bằng Excel:
– Chi phí thấp
- Miễn phí hoặc chi phí tối thiểu: Hầu hết các doanh nghiệp đều sở hữu sẵn phần mềm Microsoft Excel hoặc Google Sheets mà không mất thêm bất kỳ chi phí nào.
- Không cần đầu tư thêm phần mềm: Không phát sinh chi phi cài đặt hoặc duy trì hệ thống.
– Dễ sử dụng
- Thân thiện với người dùng: Excel có giao diện trực quan, dễ làm quen, phù hợp với mọi đối tượng kể cả người không chuyên.
- Tính linh hoạt cao: Người dùng có thể tự tạo file quản lý kho theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp mà không cần mất thời gian, chi phí lập trình.
– Hỗ trợ nhiều tính năng hữu ích
- Hàm tính toán tự động: Các hàm như Sum, If, Vlookup giúp tính toán nhanh chóng và giảm thiểu sai sót.
- Lọc và sắp xếp dữ liệu: Hỗ trợ tìm kiếm, phân loại và tổng hợp thông tin dễ dàng
- Tạo báo cáo: Cho phép tạo biểu đồ và bảng tổng hợp trực gian giúp đánh giá tình hình kho.
– Dễ dàng tùy chỉnh
- Người dùng có thể thự thêm hoặc bớt thông tin cần thiết như tên mặt hàng, số lượng tồn, giá trị sản phẩm và nhà cung cấp.
- File Excel có thể được chia sẻ qua email hoặc lưu trữ trên các nền tảng đám mây để sử dụng mọi lúc, mọi nơi.
Hạn chế của file quản lý kho bằng Excel:
– Hạn chế về dung lượng và quy mô:
- Không phù hợp với kho lớn: Với khối lượng dữ liệu quá lớn, file Excel có thể chạy chậm, dễ bị treo hoặc khó xử lý.
- Khó quản lý với nhiều người dùng: Excel không được thiết kế để xử lý dữ liệu đồng thời bởi nhiều người dùng, dẫn đến nguy cơ dữ liệu bị ghi đè hoặc xung đột.
– Khả năng tự động hoá thấp
- Quản lý và nhập liệu thủ công dễ dẫn đến việc sai sót, nhầm lẫn
- Không có cảnh báo tự động: Không thể tự động thông báo khi hàng tồn kho ở mức nguy hiểm hoặc sắp hết hạn.
– Khó khăn trong việc bảo mật
- Dễ bị chỉnh sửa trái phép: File Excel không có cơ chế bảo vệ mạnh mẽ, nguy cơ bị mất hoặc thay đổi dữ liệu cao.
- Rủi ro mất dữ liệu: File Excel dễ bị xóa hoặc mất khi lưu trữ trên thiết bị cá nhân
– Tốn thời gian nhập liệu và kiểm tra:
- Nhập liệu thủ công: Yêu cầu cập nhật dữ liệu thủ công thường xuyên, dễ gây nhầm lẫn hoặc sai sót.
- Đối chiếu phức tạp: Kiểm tra và sửa lỗi trong file lớn có thể mất nhiều thời gian cho người thực hiện.
– Thiếu khả năng tích hợp:
- Không thể liên kết với các phần mềm khác: Excel không thể tích hợp với các hệ thống quản lý hàng hoặc phần mềm quản lý khác dẫn đến khó khăn khi đồng bồng bộ hoá dữ liệu.
6. Một số câu hỏi thường gặp (FAQ)
6.1. Làm sao để đảm bảo tính chính xác khi nhập dữ liệu vào Excel?
Để có thể đảm bảo tính chính xác khi nhập dữ liệu vào file Excel, người lập file có thể áp dụng một số cách sau:
- Sử dụng tính năng Data Validation: Giới hạn loại dữ liệu được nhập vào từng ô (chỉ cho phép nhập số, ngày tháng hoặc danh sách có sẵn.
- Thiết lập công thức kiểm tra lỗi: Áp dụng các công thức tự động như IF hoặc COUNTIF để cảnh báo khi có sai sót trong dữ liệu.
- Áp dụng định dạng có điều kiện: Làm nổi bật các giá trị bất thường để dễ dàng phát hiện ra lỗi.
- Tạo danh sách thả xuống (Drop-down List): Giúp người dùng chọn dữ liệu thay vì nhập liệu thủ công, giảm thiểu sai sót.
- Kiểm tra chéo (Cross-check): So sánh dữ liệu nhập vào với các tài liệu gốc hoặc các sheet liên quan.
6.2. Có thể tự động tính toán số lượng tồn kho trong file Excel không?
Câu trả lời là có, Excel hỗ trợ tự động tính toán số lượng tồn kho thông qua các công thức và tính năng:
- Công thức SUMIF: Tính tổng số lượng nhập và xuất của từng mặt hàng để tính tồn kho hiện tại:
+ Tổng nhập: =SUMIF(B:B,”Nhập”, C:C)
+ Tổng xuất: =SUMIF(B:B,”Xuất”,C:C)
+ Tồn kho: = Tổng nhập – Tổng xuất
- Tạo bảo PivotTable: Để tự động tổng hợp và phân tích dữ liệu tồn kho theo các tiêu chí như thời gian, loại hàng hoá, hoặc nhà cung cấp.
- Sử dụng VBA hoặc Macro: Tự động cập nhật và tính toán khi dữ liệu thay đổi.
Tuy nhiên, với khối lượng dữ liệu lớn hoặc hệ thống kho có quá nhiều quy trình phức tạp, việc quản lý kho bằng Excel có thể gây nhiều khó khăn và bất cập.
6.3. Có cách nào bảo mật file Excel quản lý kho không?
Để tăng tính bảo mật có file Excel, bạn có thể áp dụng một số phương pháp như:
- Đặt mật khẩu cho file: Sử dụng tính năng “Protect Workbook” trong Excel để hạn chế quyền truy cập.
- Phân quyền chỉnh sửa: Bảo vệ file, từng sheet hoặc ô bằng mật khẩu để chỉ cho phép một số người dùng có quyền chỉnh sửa và truy cập.
- Ẩn dữ liệu nhạy cảm: Ẩn cột hoặc dòng chứa thông tin quan trọng và bảo vệ chúng khỏi chỉnh sửa.
- Lưu trữ file trên nền tảng an toàn: Như OneDrive, Google Drive hoặc các dịch vụ lưu trữ có mã hoá dữ liệu.
- Sử dụng chữ ký số: Đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực nguồn gốc của file.
Tuy nhiên, việc bảo mật file Excel vẫn có giới hạn, đặc biệt khi file được chia sẻ qua email hoặc trên các kênh, phương tiện không an toàn.
6.4. Nên sử dụng file Excel hay phần mềm chuyên dụng để quản lý kho?
Việc lựa chọn giữa sử dụng file quản lý kho bằng Excel và phần mềm chuyên dụng cần phụ thuộc vào nhu cầu quản lý, quy mô của doanh nghiệp và mức độ phức tạp trong vận hành của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, trong quá trình quản lý, nếu các file Excel của bạn thường xuyên xảy ra tình trạng:
- Lượng dữ liệu lớn, file Excel chậm hoặc dễ bị lỗi
- Cần tính năng tự động hoá cao như cảnh báo tồn kho hoặc tích hợp với hệ thống bán hàng
- Nhiều nhân viên cần truy cập đồng thời vào file dữ liệu khiến file chậm, lỗi hoặc không kịp thời cập nhật
Khi đó, việc thay thế Excel sang phần mềm chuyên dụng là việc cần thiết.
Hiện nay, trên thị trường cung cấp nhiều giải pháp cho phép doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả. Trong đó, phần mềm 1Office với tính năng Quản lý xuất, nhập, tồn kho là giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý kho với các tính năng nổi bật như:
- Quản lý và theo dõi trực quan toàn bộ kho hàng, tự động cập nhật xuất nhập tồn kho, đảm bảo ghi nhận số lượng hàng hoá chính xác
- Xây dựng danh mục sản phẩm chi tiết, cụ thể, tích hợp Serial, Imei, tiện lợi cho việc tìm kiếm thông tin sản phẩm
- Quản lý chi tiết và rõ ràng từng thuộc tính, thông tin của sản phẩm
- Xây dựng và quản lý danh sách kho hàng theo mạng lưới lưu trữ hàng hoá thực tế
- Ghi nhận và lưu trữ mọi lịch sử giao dịch liên quan tới kho như xuất, nhập và chuyển kho
- Tự động cập nhật tồn kho trong quá trình mua bán hàng, giúp giảm tỷ lệ sai sót
- Cung cấp đầy đủ dữ liệu, thống kê tồn kho với danh sách chi tiết trong mỗi kỳ kiểm kê
