Top 7+ Phần mềm quản lý kho hàng tốt nhất hiện nay

Quản lý kho hàng hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu dòng tiền và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Phần mềm quản lý kho không chỉ giúp theo dõi hàng tồn kho chính xác mà còn hỗ trợ tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả vận hành. Vậy phần mềm quản lý kho là gì? Tại sao nó lại quan trọng đối với doanh nghiệp hiện đại? Khám phá ngay trong bài viết dưới đây.

I. Top 7+ Phần mềm quản lý kho hàng đáng dùng nhất hiện nay

Phần mềm quản lý kho	Ưu điểm/Tính năng	Nhược điểm
1Office CRM	Xây dựng danh mục sản phẩm chi tiết, cụ thể Lưu trữ toàn bộ thông tin về danh mục sản phẩm của doanh nghiệp Quản lý chi tiết và rõ ràng từng thuộc tính sản phẩm Tích hợp Serial/Imei, tiện lợi cho việc tìm kiếm thông tin sản phẩm Quản lý kho hàng không giới hạn Xây dựng và quản lý danh sách kho hàng theo mạng lưới lưu trữ hàng hoá thực tế Xác định vai trò người quản lý theo từng kho Dễ dàng tìm kiếm, tra cứu thông tin hàng hoá theo từng kho hàng Cập nhật số liệu tồn kho chính xác Ghi nhận mọi lịch sử giao dịch liên quan tới kho như xuất, nhập và chuyển kho Tự động cập nhật tồn kho trong quá trình mua bán hàng Hỗ trợ điều chuyển hàng hoá không qua kho trong một số trường hợp đặc thù Báo cáo công nợ của khách hàng/nhà cung cấp trực quan và chính xác Hỗ trợ kiểm kê hàng hóa nhanh chóng Cung cấp đầy đủ dữ liệu thống kê tồn kho với danh sách chi tiết trong mỗi kỳ kiểm kê Giảm tần suất kiểm kê cần thiết Thông tin được tự động cập nhật trong quá trình mua bán từ đó giảm tỉ lệ sai sót	Nhiều tính năng phù hợp hơn cho doanh nghiệp muốn quản lý kho hàng lớn, đông nhân công
Sapo POS	Quản lý số lượng tồn kho chính xác và chi tiết cho cả chuỗi cửa hàng. Quản lý cùng lúc toàn bộ chuỗi cửa hàng, đặc biệt là việc phân quyền giữa các chi nhánh được thực hiện một cách cụ thể, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và giám sát hoạt động của từng chi nhánh. Tích hợp trực tiếp vào nền tảng Facebook, hỗ trợ tự động cập nhật thông tin đơn hàng, thông tin khách hàng, và số lượng tồn kho thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tư vấn khách hàng trên Facebook.	Quá nhiều gói dịch vụ trả phí khiến doanh nghiệp khó tìm được giải pháp chính xác và gói dịch vụ phù hợp
KiotViet	Quản lý số lượng tồn kho chính xác Thực hiện các giao dịch bán hàng trên một giao diện duy nhất, bao gồm tạo đơn, đặt hàng, và trả hàng. Quản lý hàng hóa một cách không giới hạn: Bằng cách phân loại và sử dụng mã số đặc biệt cho từng loại hàng hóa để đảm bảo không có sự trùng lặp. Tương thích với nhiều thiết bị: Bao gồm máy tính, điện thoại, máy in mã vạch, và hóa đơn. Hỗ trợ lưu trữ thông tin trên nền tảng đám mây. Phần mềm còn hỗ trợ phân loại khách hàng: Cho phép tạo và quản lý các chương trình khuyến mãi, cũng như theo dõi hoạt động kinh doanh.	Giao diện của phần mềm vẫn chưa được cải thiện và tối ưu hoá, đồng thời một số tính năng cũng gây khó khăn cho người sử dụng vì không rõ cách sử dụng. Việc kiểm soát nhân viên để xác định có tình trạng gian lận hay không đang gặp khó khăn. Phần mềm hiện tại đang tập trung quá nhiều vào mảng bán lẻ tại cửa hàng, trong khi mảng trực tuyến vẫn chưa được phát triển mạnh mẽ.
ECount	Hỗ trợ báo cáo về thay đổi tình trạng kho hàng, bao gồm cả việc xuất hoặc nhập hàng hóa. Báo cáo về tình hình đơn hàng và số lượng hàng hóa, bao gồm đơn hàng đang chờ duyệt, chưa đặt hàng, và đã đặt hàng. Theo dõi tình trạng chuyển kho và hàng hóa bị lỗi. Cho phép nhập và xuất thông tin về hàng hóa, phục vụ cho việc in mã vạch và in đơn hàng của doanh nghiệp. Báo cáo về biến động trong kho hàng, bao gồm cả việc xuất và nhập hàng.	Giao diện khó sử dụng, việc thực hiện các thao tác cũng gặp khó khăn. Thiếu liên kết với các đơn vị vận chuyển. Các báo cáo về quản lý kho không đủ chi tiết, gây khó khăn cho chủ doanh nghiệp khi cần nắm bắt thông tin về tình trạng thực tế của kho hàng.
Suno.vn	Phần mềm có thao tác đơn giản và dễ sử dụng, giúp người dùng thực hiện công việc một cách nhanh chóng. Hoạt động đồng bộ ngay cả khi mất kết nối mạng. Quản lý toàn bộ chỉ trên một giao diện, giúp nắm bắt tình hình kho hàng một cách nhanh chóng. Suno đặc biệt phù hợp cho các cửa hàng dịch vụ như quần áo, mỹ phẩm, đồ mẹ và bé từ nhỏ đến vừa.	Các tính năng chưa đạt đến mức vượt trội và hiện đại. Không có khả năng kết nối với các đơn vị vận chuyển như ba phần mềm khác. Đôi khi, một số tính năng khó sử dụng do khó tìm kiếm.
SalesBinder	Dễ dàng theo dõi vị trí của các mặt hàng. Thực hiện kiểm kê hàng hóa thông qua quét mã vạch. Ghi chú các chi phí bổ sung và các chi phí phát sinh để doanh nghiệp có thể dễ dàng phân tích lợi nhuận. Lưu trữ thông tin về hóa đơn, đơn đặt hàng, và thông báo về các mặt hàng sắp cạn kiệt. Tạo báo cáo về hàng tồn kho và doanh thu bán hàng theo thời gian thực.	Trang web này hoàn toàn bằng tiếng Anh, đối với những người không thành thạo tiếng Anh, việc sử dụng và thao tác trở nên khó khăn. Các tính năng quản lý kho hàng quá đơn giản. Giao diện phức tạp và khó sử dụng.
BS Silver	Thêm tài khoản và phân quyền sử dụng cho thành viên nội bộ doanh nghiệp dễ dàng. Quản lý hàng hóa bằng cách sử dụng mã vạch. Quản lý dữ liệu online. Miễn phí sử dụng.	Giao diện quá lỗi thời, thực hiện các thao tác với tính năng quản lý kho gặp khó khăn. Không có kết nối với đơn vị vận chuyển và không hỗ trợ quản lý đơn hàng trên các trang mạng xã hội, website, và các sàn thương mại điện tử.

1. 1Office CRM – Bộ giải pháp tích hợp quản lý kho toàn diện

1CRM là phần mềm quản lý bán hàng toàn diện và tốt nhất, phù hợp với toàn bộ quy mô doanh nghiệp từ nhỏ tới lớn. Phần mềm này tích hợp tính năng quản lý kho hàng với một bộ công cụ theo dõi hàng tồn kho cho các sản phẩm và không giới hạn số lượng user. 1Office CRM là lựa chọn phù hợp nhất cho các doanh nghiệp bán lẻ muốn quản lý lượng hàng tồn kho lớn và các chuỗi cửa hàng, chi nhánh cần sự quản lý tập trung, luôn chuyển hàng hóa giữa các điểm bán,…

Đăng ký nhận tài khoản Demo tính năng quản lý kho hàng của 1Office CRM

Phần mềm quản lý kho 1Office sở hữu đầy đủ các tính năng cơ bản và cho phép phát triển các tính năng nâng cao, đảm bảo đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp từ nhập kho, quản lý tồn kho, xuất kho, hàng hóa, và hệ thống báo cáo chi tiết giúp bạn dễ dàng kiểm soát được tình hình kho hàng. Doanh nghiệp sẽ không cần tốn nhiều thời gian ghi chép sổ sách, tính toán thủ công với các hàm Excel và thiếu sự đồng bộ giữa các kho hay các cửa hàng.

Xem thêm: Các phương pháp tính giá xuất kho chi tiết theo Thông tư 200

2. Phần mềm Sapo POS

Sapo POS là sản phẩm hàng đầu của Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo, đơn vị chuyên sâu trong lĩnh vực nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh, được xây dựng nhằm hỗ trợ tối đa các hoạt động quản lý như tồn kho, quản lý hàng hóa, xử lý đơn hàng, quản lý nhân viên, cùng các báo cáo bán hàng chi tiết tại cửa hàng và trên Facebook.

Sapo POS được phát triển là một ứng dụng quản lý kho hàng tối ưu, chủ yếu dành cho chủ cửa hàng bán lẻ và các chuỗi cửa hàng. Phần mềm này hỗ trợ quản lý từ quá trình nhập hàng đến xuất kho, với khả năng tạo báo cáo giúp tiết kiệm đến 80% thời gian và chi phí nhân sự. Điều này giúp đơn giản hóa quá trình quản lý kho hàng và tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp.

3. Phần mềm KiotViet

KiotViet là phần mềm quản lý kho hàng được phát triển đặc biệt cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. Với trọng tâm đặt vào khách hàng, KiotViet khẳng định rằng phần mềm của họ “Đơn giản bên ngoài, mạnh mẽ bên trong, và tiện lợi sử dụng”. 

Kiotviet luôn đặt khách hàng là trọng tâm với mức chi phí tiết kiệm va hạn chế được nhiều rủi ro. Đây là một phần mềm được nhiều doanh nghiệp Việt Nam tin dùng vì có mức chi phí dịch vụ hợp lý.

4. Phần mềm quản lý kho ECount

Ecount là một phần mềm quản lý kho có khả năng cung cấp nhiều loại bản báo cáo khác nhau, giúp các doanh nhân dễ dàng theo dõi tình hình và đưa ra quyết định. Đồng thời, Ecount cũng là một trong những phần mềm quản lý kho phổ biến được sử dụng rộng rãi hiện nay.

Một số tính năng nổi bật của Ecount bao gồm:

• Báo cáo về biến động tồn kho: Ghi chép xuất nhập hàng.
• Báo cáo tình hình hàng hóa: Bao gồm đơn hàng đã đặt, chưa đặt, và đang chờ duyệt.
• Theo dõi tình hình hàng lỗi, hàng chuyển kho, và các trạng thái khác.
• Cho phép nhập và xuất thông tin hàng hóa, hỗ trợ cho việc in mã vạch và in đơn hàng của doanh nghiệp.

5. Website Suno.vn 

Phần mềm SUNO là một công cụ hỗ trợ toàn diện cho người quản lý cửa hàng, bao gồm tính tiền bán hàng, quản lý tồn kho hàng hóa, theo dõi thu chi tiền bạc, chăm sóc khách hàng, và phân tích kết quả kinh doanh một cách dễ dàng. Đặc biệt, với giao diện sử dụng thuận tiện, SUNO là một lựa chọn lý tưởng cho cả người không có kinh nghiệm với máy tính.

Một số tính năng nổi bật của SUNO bao gồm:

• Quản lý hoạt động kho bãi trên một giao diện người dùng duy nhất.
• Cho phép người sử dụng quản lý hàng hóa chi tiết theo mã hàng, import thông tin từ file Excel, website, hoặc phần mềm quản lý cũ, cũng như thực hiện các tác vụ như in mã vạch, in tem, phân loại hàng hóa theo danh mục, và quản lý nhập xuất kho.
• Hỗ trợ đa nền tảng, có thể sử dụng trên máy tính, điện thoại, và các thiết bị khác như máy in mã vạch và máy in tem.

6. Phần mềm quản lý kho tiếng anh – SalesBinder

SalesBinder là một ứng dụng quản lý kho trực tuyến trên website, có khả năng tùy chỉnh và sử dụng một cách dễ dàng. Bạn có thể tổ chức các mặt hàng theo thời gian thực từ tài khoản khách hàng, khách hàng tiềm năng, đơn đặt hàng, hóa đơn…

Một số tính năng nổi bật của SalesBinder:

• Theo dõi vị trí của các mặt hàng.
• Quét mã vạch.
• Quản lý tài khoản cho khách hàng, khách hàng tiềm năng, và nhà cung cấp.
• Ghi chú các chi phí bổ sung để phân tích lợi nhuận.
• Tạo hóa đơn, ước tính, và đơn đặt hàng.
• Báo cáo về hàng tồn kho và doanh thu bán hàng

7. Phần mềm quản lý kho tiếng việt – BS Silver

BS Silver là một phần mềm quản lý kho hàng hỗ trợ trên nhiều nền tảng khác nhau, bạn có thể sử dụng trên Windows, Android và iOS.. Đặc biệt, đây là một ứng dụng quản lý kho hoàn toàn miễn phí, cho phép quản lý đa dạng nguồn hàng hóa và nhiều kho lưu trữ, cũng như áp dụng các phương pháp tính giá và xuất nhập hàng phổ biến như LIFO, FIFO và JIT.

BS Silver không chỉ hỗ trợ nhiều người dùng truy cập cùng lúc vào cơ sở dữ liệu, mà còn cung cấp chức năng phân quyền và kiểm soát hoạt động của các thành viên quản trị.

II. Các tính năng cần thiết của phần mềm quản lý kho

Điều gì tạo nên một phần mềm quản lý kho tốt, hiệu quả, đáng đầu tư? Để một phần mềm quản lý kho được coi là đáng để nhà quản lý xuống tiền cần phải tích hợp đầy đủ các tính năng sau:

• Nắm bắt tồn kho tức thời: Công cụ sẽ giúp bạn theo dõi số lượng tồn kho chính xác của từng mặt hàng theo thời gian thực.
• Kiểm kê hàng hóa dễ dàng: Phần mềm quản lý kho sẽ là giải pháp thích hợp, giúp bạn nắm được số lượng hàng tồn kho thực tế, sau khi hoàn thành kiểm kê, số lượng tồn kho cũng sẽ được cập nhật.
• Hệ thống báo cáo kho chi tiết: Báo cáo tồn kho của cửa hàng, giá trị tồn kho, các mặt hàng dưới/vượt định mức tồn kho, gợi ý nhập hàng,… giúp bạn nhanh chóng nắm bắt được tình hình tồn kho cũng như đưa ra các quyết định nhập hàng hoặc lên kế hoạch bán hàng nhanh chóng và hợp lý.
• Giao diện thân thiện: Giao diện cần đơn giản, thân thiện, bố cục hợp lý, dễ sử dụng để bạn có thể thao tác dễ dàng và tận dụng hết được các tính năng quản lý kho. 
• Quản lý thông tin nhà cung cấp/ nguồn cung ứng hàng hóa: Theo dõi thông tin về nhà cung cấp và lữu trữ dữ liệu nguồn cung ứng hàng hóa một cách hiệu quả.
• Giá hợp lý: Công cụ quản lý kho tốt sẽ có chi phí phù hợp, chủ shop không phải mất quá nhiều vốn đầu tư ban đầu để có thể quản lý hàng hóa hiệu quả.

III. Các tính năng cần thiết của phần mềm quản lý kho

Một phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ thông tin hàng hóa, mà còn là “trợ lý số” giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ chu trình kho – từ nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê, đến thống kê báo cáo và cảnh báo tự động. Dưới đây là các tính năng quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên xem xét khi lựa chọn phần mềm:

1. Quản lý nhập, xuất, và tồn kho tự động

Đây là tính năng cốt lõi nhất.
Phần mềm giúp bạn ghi nhận mọi giao dịch nhập, xuất, trả hàng, điều chuyển kho chỉ trong vài thao tác. Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp luôn nắm rõ lượng hàng tồn thực tế mà không cần kiểm tra thủ công.
Ngoài ra, một số hệ thống còn có chức năng kiểm kê tự động: so sánh giữa dữ liệu thực tế và dữ liệu hệ thống để phát hiện sai lệch ngay lập tức.

2. Quản lý mã hàng hóa chi tiết

Phần mềm hiện đại cho phép doanh nghiệp tạo và quản lý mã vạch (barcode) hoặc mã QR cho từng sản phẩm, lô hàng, thậm chí từng số serial.
Điều này đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp sản xuất hoặc phân phối có hàng nghìn mã hàng, giúp việc truy xuất nguồn gốc trở nên nhanh chóng và chính xác.

3. Theo dõi hạn sử dụng và cảnh báo tự động

Với doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm, dược phẩm hoặc hàng tiêu dùng nhanh, tính năng này là “cứu cánh”.
Phần mềm sẽ tự động gửi cảnh báo khi sản phẩm sắp hết hạn hoặc tồn kho vượt mức, giúp doanh nghiệp kịp thời xử lý, luân chuyển hoặc khuyến mãi để tránh thất thoát.

4. Quản lý vị trí lưu trữ (Bin Location / Slotting)

Các phần mềm tiên tiến cho phép định vị chính xác vị trí hàng hóa trong kho: kệ, dãy, tầng, ô,… Nhờ vậy, nhân viên kho có thể nhanh chóng tìm kiếm hoặc sắp xếp hàng, tối ưu không gian lưu trữ và giảm thời gian thao tác.

5. Báo cáo, thống kê và Dashboard trực quan

Một trong những giá trị lớn nhất của phần mềm quản lý kho là khả năng tổng hợp dữ liệu và trình bày trực quan.
Nhà quản lý có thể xem biểu đồ tồn kho, báo cáo luân chuyển hàng, sản phẩm bán chạy – chậm bán, hoặc lượng hàng tồn theo thời gian.
Các dashboard thường được thiết kế thân thiện, hiển thị số liệu theo thời gian thực, hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định chính xác, nhanh chóng.

6. Phân quyền và kiểm soát người dùng

Không phải ai cũng được phép chỉnh sửa hoặc truy cập mọi dữ liệu.
Phần mềm cho phép tạo cấp độ quyền hạn khác nhau (thủ kho, kế toán, giám đốc, nhân viên nhập liệu…) nhằm đảm bảo bảo mật thông tin và tránh sai sót.
Hệ thống còn lưu lại lịch sử thao tác (log) để truy vết khi cần.

7. Tích hợp đa nền tảng và đồng bộ dữ liệu

Một phần mềm hiện đại không thể “đứng riêng lẻ”. Nó cần có khả năng tích hợp với các phần mềm khác như: ERP, kế toán, CRM, POS hoặc phần mềm bán hàng trực tuyến.
Nhờ đó, toàn bộ dữ liệu về đơn hàng, thanh toán, tồn kho được đồng bộ tự động, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian nhập liệu và giảm rủi ro sai sót.

IV. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho

Khi áp dụng phần mềm quản lý kho, doanh nghiệp không chỉ số hóa dữ liệu mà còn chuyển đổi cách thức vận hành – từ thủ công sang tự động, từ cảm tính sang quản trị bằng số liệu. Dưới đây là những lợi ích cụ thể và thiết thực nhất:

1. Tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí nhân sự

Thay vì ghi chép sổ sách, nhập Excel hoặc kiểm kê thủ công, phần mềm giúp mọi thao tác chỉ diễn ra trong vài cú nhấp chuột.
Điều này giúp doanh nghiệp giảm đến 50–70% thời gian nhập liệu và hạn chế tối đa sai sót trong tính toán.

2. Hạn chế thất thoát, sai lệch số liệu

Mọi giao dịch đều được ghi nhận tự động – không lo “thừa – thiếu – nhầm hàng”.
Phần mềm cũng cho phép đối chiếu nhanh giữa dữ liệu thực tế và dữ liệu hệ thống, giúp doanh nghiệp phát hiện gian lận hoặc sai lệch ngay lập tức.

3. Tối ưu quy trình kiểm kê và nhập – xuất hàng hóa

Nhờ có mã vạch, QR code, nhân viên chỉ cần quét là cập nhật được tình trạng hàng.
Quy trình kiểm kê trở nên nhanh hơn gấp nhiều lần và có thể thực hiện ngay cả khi hàng đang lưu chuyển giữa các kho.

4. Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế

Báo cáo tồn kho, hàng luân chuyển, hàng lỗi thời… giúp nhà quản lý nắm rõ tình hình kho và ra quyết định nhập hàng, xả hàng, hoặc điều phối tồn kho chính xác.
Đây là nền tảng cho quản trị theo dữ liệu (data-driven management) – xu hướng tất yếu trong thời đại số.

5. Nâng cao hiệu quả quản trị và khả năng mở rộng

Khi doanh nghiệp mở thêm chi nhánh hoặc kho mới, hệ thống vẫn có thể quản lý tập trung nhiều kho cùng lúc.
Nhà quản lý chỉ cần một giao diện duy nhất để giám sát tồn kho, điều chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh, và đồng bộ doanh thu tổng thể.

6. Cải thiện trải nghiệm khách hàng & năng lực cạnh tranh

Khi quy trình quản lý kho trơn tru, doanh nghiệp giao hàng nhanh hơn, chính xác hơn, không còn tình trạng hết hàng hoặc giao nhầm.
Điều này giúp nâng cao uy tín thương hiệu, tăng mức độ hài lòng và giữ chân khách hàng lâu dài.

7. Hướng tới chuyển đổi số toàn diện

Phần mềm quản lý kho là một bước quan trọng trong hành trình chuyển đổi số.
Khi dữ liệu được số hóa, doanh nghiệp dễ dàng kết nối với các hệ thống quản trị khác (CRM, ERP, HRM), tiến tới mô hình quản trị hợp nhất, minh bạch và linh hoạt hơn.

V. Tạm kết

Trên đây là top 7 phần mềm quản lý kho được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhất hiện nay. Hy vọng bài viết này đã cung cấp đủ thông tin về ưu nhược điểm, tính năng của các phần mềm, giúp bạn lựa chọn được công cụ phù hợp với nhu cầu, kinh tế và quy mô của doanh nghiệp. Nếu muốn được tư vấn về giải pháp quản lý kho hàng tốt nhất, phù hợp nhất, hãy liên hệ ngay với đội ngũ tư vấn viên nhiều năm kinh nghiệm triển khai tính năng của 1Office!

Đăng ký nhận tài khoản Demo tính năng quản lý kho hàng của 1Office CRM