4+ Mẫu Biên Bản Bàn Giao Con Dấu Kèm File Word

Con dấu là tài sản đặc biệt, mang giá trị pháp lý cao và rủi ro lớn nếu bị lạm dụng, mất mát hoặc bàn giao không rõ ràng. Biên bản bàn giao con dấu chính là văn bản hành chính quan trọng nhất, ghi nhận chính xác thời điểm, tình trạng và trách nhiệm chuyển giao con dấu từ người cũ sang người mới, giúp xác định rõ ai chịu trách nhiệm pháp lý khi xảy ra sự cố. Đây không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là “lá chắn” bảo vệ tổ chức trước rủi ro gian lận, tranh chấp hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự. Trong bài viết này, chúng tôi giới thiệu chi tiết biên bản bàn giao con dấu là gì, mục đích, vai trò pháp lý, tầm quan trọng thực tiễn và cơ sở pháp luật theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP, Nghị định 56/2023/NĐ-CP cùng các quy định mới nhất – giúp bạn hiểu rõ và lập biên bản chuẩn xác, an toàn trong quản lý con dấu năm 2026!

1. Giới Thiệu Chung Về Biên Bản Bàn Giao Con Dấu

Biên bản bàn giao con dấu là văn bản hành chính chính thức được lập giữa bên bàn giao (người giữ con dấu cũ, thủ quỹ, kế toán trưởng, lãnh đạo đơn vị…) và bên nhận bàn giao (người được giao quản lý con dấu mới) nhằm ghi nhận việc chuyển giao con dấu pháp nhân (con dấu tròn, dấu chức danh, dấu nổi…) một cách minh bạch, rõ ràng và có trách nhiệm.

Văn bản này ghi nhận chi tiết:

• Thông tin con dấu (hình thức, nội dung khắc, số đăng ký, ngày cấp).
• Tình trạng con dấu tại thời điểm bàn giao (nguyên vẹn, hư hỏng, mực còn lại…).
• Thời điểm, địa điểm bàn giao.
• Cam kết của bên nhận về trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo quản và báo cáo khi có sự cố.
• Chữ ký xác nhận của các bên (thường có người chứng kiến hoặc đại diện lãnh đạo).

Vai trò pháp lý và quản trị:

Biên bản bàn giao con dấu là chứng từ pháp lý quan trọng xác định rõ thời điểm chuyển giao trách nhiệm sử dụng con dấu, giúp xác định ai chịu trách nhiệm khi xảy ra sai phạm liên quan đến con dấu (ví dụ: đóng dấu giả mạo, lạm dụng con dấu gây thiệt hại). Đây là tài liệu bắt buộc trong quản trị nội bộ, đặc biệt khi thay đổi nhân sự (nghỉ việc, chuyển công tác, bổ nhiệm chức vụ mới liên quan đến con dấu).

Tầm quan trọng

• Xác định trách nhiệm: Giúp phân định rõ ràng trách nhiệm pháp lý của người cũ và người mới khi có sự cố liên quan đến con dấu (hành vi gian lận, làm giả, sử dụng sai mục đích).
• Minh bạch hóa quy trình: Đảm bảo việc bàn giao con dấu diễn ra công khai, có chứng cứ, tránh tình trạng “mất dấu” hoặc “không rõ ai giữ”.
• Phòng tránh rủi ro, tranh chấp: Là căn cứ pháp lý vững chắc khi cơ quan nhà nước (công an, thanh tra) kiểm tra, điều tra hoặc khi xảy ra tranh chấp nội bộ, kiện tụng liên quan đến con dấu.
• Tuân thủ pháp luật: Theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP (quản lý và sử dụng con dấu), Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT và các quy định mới về quản lý con dấu (từ 01/01/2025), doanh nghiệp, cơ quan phải lập biên bản bàn giao khi thay đổi người giữ con dấu, đặc biệt khi đăng ký lại con dấu hoặc chuyển giao chức vụ.
• Phục vụ kiểm tra, kiểm soát: Là tài liệu bắt buộc khi kiểm toán nội bộ, thanh tra thuế, kiểm tra của cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc công an để xác minh quy trình quản lý con dấu.

Biên bản bàn giao con dấu không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là công cụ pháp lý thiết yếu để xác định trách nhiệm, minh bạch quy trình quản trị và phòng ngừa rủi ro liên quan đến con dấu – một trong những tài sản pháp lý quan trọng nhất của doanh nghiệp, cơ quan nhà nước tại Việt Nam.

2. Các Trường Hợp Cần Lập Biên Bản Bàn Giao Con Dấu

Bàn giao con dấu là quy trình bắt buộc theo quy định pháp luật Việt Nam nhằm đảm bảo tính minh bạch, xác định rõ trách nhiệm sử dụng và tránh rủi ro pháp lý liên quan đến con dấu pháp nhân – tài sản đặc biệt của doanh nghiệp, cơ quan nhà nước. Việc lập biên bản bàn giao con dấu không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là biện pháp phòng ngừa tranh chấp, gian lận, lạm dụng con dấu gây thiệt hại. Dưới đây là các trường hợp phổ biến cần lập biên bản bàn giao con dấu (cập nhật theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT và các quy định mới nhất năm 2026):

Bàn giao nội bộ doanh nghiệp/tổ chức

Đây là trường hợp phổ biến nhất, xảy ra khi có sự thay đổi người trực tiếp quản lý, sử dụng con dấu trong nội bộ đơn vị.

• Khi thay đổi người quản lý con dấu (Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng ban): Khi bổ nhiệm, miễn nhiệm, chuyển công tác hoặc nghỉ việc người giữ con dấu (thường là người đại diện theo pháp luật, kế toán trưởng hoặc nhân viên được ủy quyền). Biên bản cần ghi nhận thời điểm chuyển giao, tình trạng con dấu và cam kết trách nhiệm của người mới.
• Bàn giao cho bộ phận văn thư hoặc lưu trữ: Khi chuyển con dấu từ người sử dụng trực tiếp sang bộ phận văn thư, lưu trữ để quản lý tập trung (thường áp dụng ở cơ quan nhà nước, doanh nghiệp lớn).
• Bàn giao tạm thời cho người được ủy quyền: Khi người giữ con dấu vắng mặt dài ngày (công tác, nghỉ phép, ốm đau), bàn giao tạm thời cho người được ủy quyền hợp pháp. Biên bản cần ghi rõ thời hạn tạm thời và điều kiện hoàn trả.

Con dấu hết giá trị sử dụng

Khi con dấu không còn giá trị sử dụng (hết hạn đăng ký, thay đổi thông tin doanh nghiệp, hoặc doanh nghiệp ngừng hoạt động), cần lập biên bản bàn giao để xử lý theo quy định.

• Bàn giao để lưu trữ lịch sử: Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Quyết định số 22/2021/QĐ-TTg (về lưu trữ tài liệu), con dấu cũ phải được bàn giao cho bộ phận lưu trữ của đơn vị hoặc cơ quan lưu trữ nhà nước để lưu giữ lịch sử, làm tài liệu tham khảo.
• Bàn giao để tiêu hủy: Khi doanh nghiệp giải thể, chấm dứt hoạt động, hoặc con dấu bị thu hồi, cần lập biên bản bàn giao con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh (Sở KH&ĐT) hoặc công an để tiêu hủy theo quy định (có biên bản tiêu hủy kèm theo).

Các trường hợp đặc biệt khác

• Khi con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng cần đăng ký lại: Lập biên bản bàn giao con dấu cũ cho cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc công an để thu hồi, đồng thời đăng ký con dấu mới.
• Khi doanh nghiệp chia, tách, sáp nhập, hợp nhất: Theo Luật Doanh nghiệp 2020, cần lập biên bản bàn giao con dấu giữa các pháp nhân mới/cũ để xác định trách nhiệm sử dụng con dấu trong quá trình tái cơ cấu.
• Khi con dấu bị mất được tìm thấy sau khi đã hủy giá trị sử dụng: Lập biên bản bàn giao con dấu tìm lại cho cơ quan đăng ký kinh doanh để xử lý theo quy định (có thể hủy lại hoặc lưu trữ).
• Bàn giao con dấu nghiệp vụ (lĩnh vực quân sự, quốc phòng): Theo Thông tư 138/2021/TT-BQP (Bộ Quốc phòng), con dấu nghiệp vụ (dấu chức danh, dấu nổi quân sự) cần lập biên bản bàn giao nghiêm ngặt khi thay đổi người quản lý, với sự chứng kiến của đơn vị an ninh hoặc cơ quan quản lý con dấu quốc phòng.

Biên bản bàn giao con dấu là bắt buộc trong mọi trường hợp thay đổi người quản lý, hết giá trị sử dụng, tái cơ cấu doanh nghiệp hoặc bàn giao đặc biệt. Việc lập biên bản kịp thời, chi tiết giúp xác định trách nhiệm pháp lý rõ ràng, phòng ngừa rủi ro lạm dụng con dấu và tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật (Nghị định 99/2016/NĐ-CP, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Luật Doanh nghiệp 2020).

3. Cơ Sở Pháp Lý Về Quản Lý Và Bàn Giao Con Dấu

Việc quản lý và bàn giao con dấu tại Việt Nam được quy định chặt chẽ trong hệ thống pháp luật, nhằm đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch, an toàn và trách nhiệm trong sử dụng con dấu – một trong những tài sản pháp lý đặc biệt của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Các văn bản pháp luật chính (cập nhật đến ngày 02/01/2026) bao gồm:

Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

Đây là văn bản nền tảng, quy định chi tiết việc đăng ký, sử dụng, quản lý và xử lý con dấu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

• Điều 5 – Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu: Con dấu phải được quản lý chặt chẽ, sử dụng đúng mục đích, đúng thẩm quyền; đảm bảo an toàn, bí mật; không được giao cho cá nhân không có thẩm quyền; phải lập biên bản bàn giao khi thay đổi người quản lý.
• Điều 18 – Các trường hợp giao nộp con dấu: Quy định rõ các trường hợp bắt buộc giao nộp con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan công an để thu hồi hoặc tiêu hủy, bao gồm:
  • Doanh nghiệp giải thể, phá sản.
  • Con dấu hết giá trị sử dụng (hết hạn, hư hỏng, thay đổi thông tin).
  • Cơ quan, tổ chức bị giải thể hoặc sáp nhập. Việc giao nộp phải có biên bản bàn giao và biên bản tiêu hủy (nếu tiêu hủy).

Nghị định 56/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 99/2016/NĐ-CP

Nghị định này cập nhật, bổ sung các quy định về quản lý con dấu trong bối cảnh chuyển đổi số và đơn giản hóa thủ tục hành chính (có hiệu lực từ 2023–2026):

• Bổ sung quy định về con dấu số (dấu điện tử), quản lý con dấu điện tử tương đương con dấu vật lý.
• Yêu cầu lập biên bản bàn giao con dấu khi thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền sử dụng con dấu.
• Quy định chặt chẽ hơn về trách nhiệm của người quản lý con dấu khi có sai phạm.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư

• Quy định việc quản lý, sử dụng con dấu trong công tác văn thư hành chính (áp dụng cho cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội).
• Điều 16–18: Yêu cầu lập biên bản bàn giao con dấu khi thay đổi người phụ trách văn thư, lưu trữ; ghi nhận tình trạng con dấu, số lượng, thời điểm bàn giao.
• Nhấn mạnh trách nhiệm bảo quản, sử dụng con dấu đúng thẩm quyền và báo cáo ngay khi có sự cố (mất, hỏng, giả mạo).

Các văn bản pháp luật liên quan khác

• Thông tư 138/2021/TT-BQP (Bộ Quốc phòng): Quy định về quản lý con dấu nghiệp vụ trong lĩnh vực quân sự, quốc phòng (con dấu chức danh, dấu nổi quân sự), yêu cầu lập biên bản bàn giao nghiêm ngặt khi thay đổi người quản lý.
• Luật Doanh nghiệp 2020 (Điều 68–70): Khi doanh nghiệp chia, tách, sáp nhập, hợp nhất hoặc giải thể, phải lập biên bản bàn giao con dấu giữa các pháp nhân mới/cũ.
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP (đăng ký doanh nghiệp): Quy định về đăng ký lại con dấu khi thay đổi thông tin doanh nghiệp, cần biên bản bàn giao con dấu cũ.

Hành vi bị nghiêm cấm đối với con dấu và trách nhiệm pháp lý khi vi phạm

Theo Điều 6 Nghị định 99/2016/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP), nghiêm cấm các hành vi:

• Làm giả, tẩy xóa, sửa chữa con dấu.
• Sử dụng con dấu sai mục đích, sai thẩm quyền.
• Giao con dấu cho cá nhân không có thẩm quyền.
• Không lập biên bản bàn giao khi thay đổi người quản lý.

Trách nhiệm pháp lý khi vi phạm:

• Hành chính: Phạt tiền từ 5–50 triệu đồng (Nghị định 144/2021/NĐ-CP).
• Hình sự: Nếu gây thiệt hại nghiêm trọng (làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả mạo để chiếm đoạt tài sản) – truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 341 Bộ luật Hình sự 2015 (tội làm giả con dấu, tài liệu).
• Dân sự: Bồi thường thiệt hại nếu gây thiệt hại cho tổ chức, cá nhân (Điều 280 BLDS 2015).

Hệ thống pháp luật Việt Nam quy định chặt chẽ việc quản lý và bàn giao con dấu nhằm đảm bảo an toàn, minh bạch và trách nhiệm. Biên bản bàn giao con dấu là chứng từ bắt buộc trong mọi trường hợp thay đổi người quản lý, hết giá trị sử dụng hoặc tái cơ cấu tổ chức, giúp xác định rõ trách nhiệm pháp lý và phòng ngừa rủi ro gian lận, lạm dụng con dấu.

4. Hướng Dẫn Cách Lập Biên Bản Bàn Giao Con Dấu Chuẩn

Biên bản bàn giao con dấu là văn bản hành chính bắt buộc theo quy định pháp luật Việt Nam (Nghị định 99/2016/NĐ-CP, Nghị định 56/2023/NĐ-CP sửa đổi và Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư), nhằm đảm bảo tính minh bạch, xác định rõ thời điểm và trách nhiệm chuyển giao con dấu – tài sản pháp lý đặc biệt của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Việc lập biên bản phải tuân thủ nghiêm ngặt thể thức văn bản hành chính và nội dung cốt lõi để biên bản có giá trị pháp lý cao nhất, phục vụ kiểm tra, thanh tra hoặc giải quyết tranh chấp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản bàn giao con dấu chuẩn.

Yêu cầu về hình thức và thể thức văn bản

Biên bản phải được trình bày theo thể thức văn bản hành chính chuẩn (Nghị định 30/2020/NĐ-CP):

Quốc hiệu, Tiêu ngữ: Căn giữa, in đậm, cỡ chữ 14–16:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Tên biên bản: In đậm, cỡ chữ 14–16, căn giữa:
BIÊN BẢN BÀN GIAO CON DẤU

• (V/v bàn giao con dấu pháp nhân khi thay đổi người quản lý / hết giá trị sử dụng / chuyển giao chức vụ…)
• Số hiệu (nếu đơn vị có quy định đánh số văn bản): Ví dụ: Số: 01/BB-BG-CD/2026

Thời gian, địa điểm lập biên bản: Ghi chính xác đến phút:
Hồi … giờ … phút, ngày … tháng … năm 2026

Tại: … (ví dụ: Phòng Lãnh đạo – Công ty TNHH XYZ, tầng 3, số 123 đường Lê Lợi, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh)

Nội dung cốt lõi của biên bản bàn giao

1. Thông tin bên giao:
   • Họ và tên: ………………………………………………………..
   • Chức vụ: ………………………………………………………..
   • Đơn vị công tác: ………………………………………………..
   • Số CCCD/CMND: ……………………………………………………
   • Thông tin liên hệ: Số điện thoại, email
2. Thông tin bên nhận: Tương tự như trên (họ tên, chức vụ, đơn vị, số CCCD/CMND, liên hệ).
3. Thông tin về con dấu:
   • Loại con dấu: Dấu tròn pháp nhân / Dấu chức danh / Dấu nổi / Dấu nghiệp vụ…
   • Số lượng con dấu: … con (ghi rõ từng loại nếu có nhiều).
   • Mô tả chi tiết con dấu:
     • Nội dung khắc: Tên đơn vị, mã số thuế, hình thức (tròn, vuông).
     • Kích thước: Đường kính … mm.
     • Màu mực: Đỏ / Xanh / Tím…
     • Tình trạng sử dụng: Còn nguyên vẹn / Hết giá trị sử dụng / Mòn, hỏng (mô tả cụ thể).
     • Số đăng ký: Số … do Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT cấp ngày …
   • Mẫu dấu: In thử mẫu dấu trực tiếp vào biên bản (dấu đỏ) hoặc đính kèm ảnh chụp mẫu dấu (ghi rõ “Xem phụ lục ảnh mẫu dấu”).
4. Lý do bàn giao: Ghi cụ thể:
   • Thay đổi người quản lý con dấu (bổ nhiệm/miễn nhiệm Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng…).
   • Hết giá trị sử dụng (hết hạn, thay đổi thông tin doanh nghiệp).
   • Chuyển giao tạm thời (người quản lý vắng mặt dài ngày).
   • Bàn giao để lưu trữ/tiêu hủy (doanh nghiệp giải thể, sáp nhập).
   • Các lý do đặc biệt khác (con dấu hỏng, bị thu hồi…).
5. Giấy tờ kèm theo:
   • Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu (bản sao).
   • Quyết định bổ nhiệm/miễn nhiệm người quản lý con dấu.
   • Giấy ủy quyền (nếu bàn giao tạm thời).
   • Biên bản kiểm kê con dấu (nếu có).
6. Cam kết và trách nhiệm của các bên:
   • Bên nhận cam kết: Quản lý, sử dụng, bảo quản con dấu đúng quy định pháp luật; chịu trách nhiệm pháp lý nếu để mất, hỏng, lạm dụng hoặc sử dụng sai mục đích.
   • Bên giao cam kết: Bàn giao con dấu nguyên vẹn, đúng tình trạng ghi nhận.
   • Hai bên thống nhất: Không còn khiếu nại, tranh chấp liên quan đến con dấu sau khi ký biên bản.

Ký tên và xác nhận:
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

…………………………………..

Lưu ý chung khi lập biên bản:

• Lập thành 03 bản có giá trị pháp lý ngang nhau (bản lưu đơn vị, bản bên giao, bản bên nhận).
• Không tẩy xóa → sai thì lập biên bản mới.
• Đính kèm ảnh chụp con dấu (cận cảnh, mẫu dấu in thử) làm phụ lục.
• Nếu bàn giao con dấu nghiệp vụ (quân sự, quốc phòng): Tuân thủ thêm Thông tư 138/2021/TT-BQP, có thể cần chứng kiến của đơn vị an ninh.

Biên bản bàn giao con dấu chuẩn là chứng từ bắt buộc để xác định trách nhiệm pháp lý, minh bạch quy trình quản trị và phòng ngừa rủi ro lạm dụng con dấu.

5. Mẫu Biên Bản Bàn Giao Con Dấu Thông Dụng

Con dấu là “linh hồn pháp lý” của doanh nghiệp, cơ quan – bất kỳ sự thay đổi nào trong quản lý, sử dụng hay xử lý con dấu đều cần được ghi nhận minh bạch, rõ ràng để tránh rủi ro pháp lý, gian lận hoặc trách nhiệm hình sự. Biên bản bàn giao con dấu thông dụng là văn bản hành chính bắt buộc, giúp xác định chính xác thời điểm chuyển giao trách nhiệm, tình trạng con dấu và cam kết bảo quản, sử dụng đúng quy định. Trong phần này, chúng tôi tổng hợp các mẫu biên bản bàn giao con dấu thông dụng nhất, từ bàn giao khi thay đổi người quản lý, bàn giao cho bộ phận văn thư/lưu trữ, bàn giao con dấu hết giá trị để lưu trữ/tiêu hủy, đến bàn giao con dấu nghiệp vụ trong ngành đặc thù – tất cả đều theo cấu trúc chuẩn, dễ chỉnh sửa trên file Word, kèm hướng dẫn điền chi tiết và lưu ý pháp lý để bạn áp dụng ngay, đảm bảo an toàn, minh bạch và tuân thủ nghiêm ngặt Nghị định 99/2016/NĐ-CP cùng các quy định mới nhất.

Mẫu 1: Biên bản bàn giao con dấu khi thay đổi người quản lý

Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, kế toán trưởng, thủ quỹ hoặc nhân viên được ủy quyền quản lý con dấu (bổ nhiệm, miễn nhiệm, nghỉ việc, chuyển công tác), biên bản bàn giao con dấu là chứng từ bắt buộc để xác định rõ thời điểm chuyển giao trách nhiệm. Mẫu này ghi chi tiết thông tin con dấu, tình trạng, cam kết bảo quản và trách nhiệm pháp lý của người nhận, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro lạm dụng con dấu, gian lận hoặc tranh chấp nội bộ, đồng thời tuân thủ Nghị định 99/2016/NĐ-CP và Nghị định 56/2023/NĐ-CP.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Giao Con Dấu Thay Đổi Người Quản Lý

Mẫu 2: Biên bản bàn giao con dấu cho bộ phận văn thư/lưu trữ

Khi chuyển con dấu từ người sử dụng trực tiếp sang bộ phận văn thư hoặc lưu trữ để quản lý tập trung (thường áp dụng ở cơ quan nhà nước, doanh nghiệp lớn), biên bản bàn giao con dấu đảm bảo tính minh bạch, an toàn và tuân thủ quy định công tác văn thư (Nghị định 30/2020/NĐ-CP). Mẫu này ghi rõ tình trạng con dấu, số lượng, cam kết bảo quản và trách nhiệm của bộ phận văn thư, giúp đơn vị kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng con dấu, tránh thất lạc hoặc lạm dụng trong quá trình lưu trữ.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Giao Con Dấu Cho Bộ Phận Văn Thư, Lưu Trữ

Mẫu 3: Biên bản bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng để lưu trữ/tiêu hủy

Khi con dấu hết giá trị sử dụng (hết hạn, thay đổi thông tin doanh nghiệp, giải thể, sáp nhập), biên bản bàn giao con dấu là bước bắt buộc để chuyển giao con dấu cũ cho bộ phận lưu trữ lịch sử hoặc cơ quan đăng ký kinh doanh để tiêu hủy. Mẫu này ghi nhận chi tiết tình trạng con dấu, lý do hết giá trị, mẫu dấu in thử và cam kết xử lý theo quy định, giúp đơn vị tuân thủ Nghị định 99/2016/NĐ-CP, Quyết định 22/2021/QĐ-TTg và tránh rủi ro pháp lý liên quan đến con dấu cũ.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Giao Con Dấu Hết Giá Trị Sử Dụng

Mẫu 4: Biên bản bàn giao con dấu nghiệp vụ (ví dụ: trong ngành đặc thù)

Con dấu nghiệp vụ (dấu chức danh, dấu nổi quân sự, dấu ngành đặc thù như công an, quốc phòng, hải quan) đòi hỏi quy trình bàn giao nghiêm ngặt hơn do tính chất bảo mật và an ninh cao. Mẫu này tuân thủ Thông tư 138/2021/TT-BQP và các quy định ngành, ghi nhận chi tiết loại dấu, số đăng ký, tình trạng, cam kết bảo mật và trách nhiệm pháp lý, với sự chứng kiến của đơn vị an ninh hoặc lãnh đạo cấp cao, đảm bảo an toàn tuyệt đối khi chuyển giao trong các lĩnh vực đặc thù.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Giao Con Dấu Nghiệp Vụ

6. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Bàn Giao Và Quản Lý Con Dấu

Bàn giao và quản lý con dấu là quy trình nhạy cảm, liên quan trực tiếp đến pháp lý, trách nhiệm và rủi ro của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Một sai sót nhỏ có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như lạm dụng con dấu, gian lận, mất mát tài sản hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự. Dưới đây là các lưu ý quan trọng nhất, chia theo giai đoạn và các sai phạm thường gặp, giúp đảm bảo quá trình bàn giao an toàn, minh bạch, tuân thủ pháp luật (Nghị định 99/2016/NĐ-CP, Nghị định 56/2023/NĐ-CP và Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cập nhật 2026).

Trước khi bàn giao

• Đảm bảo có quyết định/chủ trương rõ ràng về việc bàn giao Phải có văn bản chính thức: Quyết định bổ nhiệm/miễn nhiệm người quản lý con dấu, Quyết định phân công nhiệm vụ, hoặc Quyết định thanh lý con dấu (nếu hết giá trị sử dụng). Không bàn giao nếu thiếu văn bản này – tránh tình trạng “bàn giao miệng” không có căn cứ.
• Kiểm tra tình trạng con dấu và các giấy tờ liên quan Kiểm kê trực tiếp: Con dấu còn nguyên vẹn, mực còn tốt, không mòn, không hỏng; kiểm tra số đăng ký, ngày cấp, mẫu dấu. Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ: Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, Quyết định bổ nhiệm/miễn nhiệm, Giấy ủy quyền (nếu tạm thời), biên bản kiểm kê trước đó (nếu có).
• Xác định rõ ràng các bên liên quan và người làm chứng Bên giao: Người quản lý con dấu cũ (thường là Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ quỹ). Bên nhận: Người quản lý con dấu mới (có thẩm quyền theo quyết định). Người chứng kiến: Bắt buộc khi bàn giao con dấu quan trọng (ít nhất 1–2 người: kế toán trưởng, trưởng phòng hành chính, hoặc đại diện lãnh đạo). Không nên bàn giao chỉ hai người.

Trong quá trình bàn giao

• Thực hiện kiểm đếm và kiểm tra con dấu trực tiếp dưới sự chứng kiến của các bên Mở hộp con dấu, kiểm tra thực tế (màu mực, nội dung khắc, tình trạng), in thử mẫu dấu vào biên bản. Ghi nhận tình trạng: “Con dấu còn nguyên vẹn, mực đỏ, mẫu dấu rõ nét” hoặc mô tả hư hỏng nếu có.
• Lập biên bản thành nhiều bản có giá trị pháp lý như nhau Lập ít nhất 03 bản:
  • Bản 1: Lưu tại đơn vị (hồ sơ pháp lý).
  • Bản 2: Bên giao giữ.
  • Bản 3: Bên nhận giữ. Ghi rõ: “Biên bản được lập thành 03 bản có giá trị pháp lý ngang nhau”.
• Đảm bảo chữ ký đầy đủ và rõ ràng Tất cả các bên ký tay (họ tên, chức vụ), đóng dấu đơn vị (nếu pháp nhân). Người chứng kiến phải ký xác nhận. Không dùng chữ ký điện tử trừ khi có chữ ký số hợp lệ (Nghị định 130/2018/NĐ-CP).

Sau khi bàn giao

• Lưu trữ biên bản cẩn thận trong hồ sơ pháp lý của tổ chức Lưu bản gốc trong tủ hồ sơ bí mật, scan màu PDF lưu điện tử (đám mây an toàn, có mật khẩu). Lưu trữ ít nhất 10 năm (theo Luật Kế toán và quy định lưu trữ tài liệu doanh nghiệp), hoặc vĩnh viễn nếu liên quan đến con dấu lịch sử.
• Cập nhật hồ sơ nội bộ về người quản lý con dấu mới Cập nhật ngay vào sổ quản lý con dấu, danh sách người được ủy quyền sử dụng con dấu, và thông báo cho các bộ phận liên quan (kế toán, văn thư, đối tác).
• Người nhận có trách nhiệm bảo quản và sử dụng con dấu đúng quy định và pháp luật Người nhận phải:
  • Bảo quản con dấu an toàn, không giao cho người không có thẩm quyền.
  • Sử dụng đúng mục đích, đúng thẩm quyền.
  • Báo cáo ngay nếu con dấu bị mất, hỏng, giả mạo.

Các sai phạm thường gặp và cách khắc phục

• Không lập biên bản hoặc lập sơ sài → Rủi ro: Không xác định được trách nhiệm khi xảy ra sự cố. → Khắc phục: Luôn lập biên bản chi tiết, theo mẫu chuẩn, dù bàn giao nội bộ ngắn hạn.
• Thiếu thông tin quan trọng trên biên bản → Rủi ro: Biên bản mất giá trị chứng cứ. → Khắc phục: Đảm bảo ghi đầy đủ: thông tin con dấu (số đăng ký, mẫu dấu), lý do bàn giao, cam kết trách nhiệm, chữ ký đầy đủ.
• Không có người làm chứng → Rủi ro: Dễ bị phủ nhận, khó chứng minh tính khách quan. → Khắc phục: Bắt buộc mời ít nhất 1–2 người chứng kiến (kế toán trưởng, trưởng phòng hành chính, lãnh đạo cấp cao), đặc biệt khi bàn giao con dấu quan trọng.
• Không lưu trữ biên bản → Rủi ro: Không có tài liệu khi thanh tra, kiểm toán hoặc tranh chấp. → Khắc phục: Lập 03 bản, scan màu lưu điện tử, lưu trữ ít nhất 10 năm, kiểm kê định kỳ.

Bàn giao con dấu phải được thực hiện nghiêm túc, đầy đủ, có chứng kiến và lưu trữ cẩn thận. Chỉ cần tuân thủ các lưu ý trên, đơn vị sẽ tránh được rủi ro pháp lý, gian lận và đảm bảo trách nhiệm sử dụng con dấu đúng quy định pháp luật (Nghị định 99/2016/NĐ-CP, Nghị định 56/2023/NĐ-CP).

7. Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Biên Bản Bàn Giao Con Dấu

Dưới đây là các câu trả lời ngắn gọn, rõ ràng, dựa trên quy định pháp luật Việt Nam hiện hành (Nghị định 99/2016/NĐ-CP, Nghị định 56/2023/NĐ-CP sửa đổi, Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các văn bản liên quan, cập nhật đến ngày 02/01/2026), kết hợp thực tiễn quản lý con dấu tại doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.

Ai là người có thẩm quyền ký biên bản bàn giao con dấu?

Người có thẩm quyền ký là những người được quy định trong Điều lệ, Quyết định bổ nhiệm hoặc Giấy ủy quyền hợp pháp của đơn vị:

• Bên giao: Người đang giữ con dấu (thường là Giám đốc – người đại diện theo pháp luật, Kế toán trưởng, Thủ quỹ, hoặc nhân viên được ủy quyền).
• Bên nhận: Người được giao quản lý con dấu mới (thường là Giám đốc mới, Phó Giám đốc, Kế toán trưởng mới, hoặc nhân viên được ủy quyền).

Lưu ý:

• Người ký phải có quyết định bổ nhiệm/miễn nhiệm hoặc giấy ủy quyền hợp lệ (còn hiệu lực).
• Nếu ủy quyền: Phải đính kèm bản sao giấy ủy quyền vào biên bản.
• Không được ký thay người khác nếu thiếu giấy ủy quyền – biên bản có thể bị vô hiệu.

Biên bản bàn giao con dấu có cần công chứng không?

Không bắt buộc theo quy định pháp luật.

Biên bản bàn giao con dấu là văn bản nội bộ, chỉ cần chữ ký tay đầy đủ của các bên (bên giao, bên nhận, người chứng kiến nếu có) và đóng dấu đơn vị (nếu pháp nhân) là đã có giá trị pháp lý để làm chứng cứ trước cơ quan nhà nước (công an, thanh tra, tòa án).

Tuy nhiên nên công chứng/chứng thực khi:

• Con dấu liên quan đến giao dịch giá trị lớn (hợp đồng hàng trăm triệu).
• Có tranh chấp tiềm ẩn hoặc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Đơn vị muốn tăng tính pháp lý và dễ chứng minh trước cơ quan đăng ký kinh doanh.

Quy trình: Mang bản gốc đến Văn phòng công chứng hoặc UBND phường/xã chứng thực chữ ký (phí khoảng 50.000–200.000 đồng).

Con dấu bị mất thì xử lý thế nào trước khi bàn giao?

Khi con dấu bị mất, không được bàn giao cho đến khi hoàn tất thủ tục pháp lý theo quy định (Nghị định 99/2016/NĐ-CP và Nghị định 56/2023/NĐ-CP):

1. Báo cáo ngay: Người quản lý con dấu cũ phải báo cáo lãnh đạo đơn vị và cơ quan công an nơi đăng ký con dấu (trong 24–48 giờ).
2. Lập biên bản mất con dấu: Ghi rõ thời gian, lý do mất, người quản lý lúc đó.
3. Đăng ký con dấu mới: Nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu mới tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT (theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
4. Sau khi có con dấu mới: Lập biên bản bàn giao con dấu mới cho người quản lý mới.
5. Trách nhiệm: Người để mất con dấu chịu trách nhiệm (kỷ luật nội bộ, bồi thường thiệt hại nếu gây hậu quả nghiêm trọng – có thể truy cứu hình sự theo Điều 341 Bộ luật Hình sự 2015 nếu lạm dụng con dấu giả mạo).

Trách nhiệm của bên giao và bên nhận sau khi bàn giao là gì?

• Bên giao (người quản lý cũ):
  • Cam kết bàn giao con dấu nguyên vẹn, đúng tình trạng ghi nhận.
  • Không còn trách nhiệm pháp lý về con dấu từ thời điểm ký biên bản (trừ trường hợp gian lận trước đó).
  • Phải hỗ trợ nếu có vấn đề phát sinh liên quan đến thời gian quản lý cũ.
• Bên nhận (người quản lý mới):
  • Chịu toàn bộ trách nhiệm quản lý, bảo quản, sử dụng con dấu đúng quy định pháp luật.
  • Chịu trách nhiệm pháp lý nếu con dấu bị mất, hỏng, giả mạo hoặc sử dụng sai mục đích từ thời điểm ký biên bản.
  • Báo cáo ngay cho lãnh đạo và cơ quan công an nếu có sự cố (mất, hỏng, giả mạo).
  • Tuân thủ nghiêm các quy định về sử dụng con dấu (không giao cho người không có thẩm quyền, sử dụng đúng mục đích).

Có cần làm lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu khi thay đổi người quản lý không?

Không cần làm lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu chỉ vì thay đổi người quản lý con dấu.

Theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP) và Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT:

• Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu chỉ cần làm lại khi thay đổi nội dung khắc dấu (tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở).
• Khi thay đổi người quản lý con dấu (bổ nhiệm/miễn nhiệm): Chỉ cần lập biên bản bàn giao con dấu và cập nhật hồ sơ nội bộ (danh sách người được ủy quyền sử dụng con dấu), không cần đăng ký lại mẫu dấu.

Các lưu ý trên giúp đảm bảo quy trình bàn giao con dấu an toàn, minh bạch và tuân thủ pháp luật. Nếu bạn cần mẫu biên bản bàn giao con dấu chuẩn (có bảng kê thông tin con dấu, cam kết trách nhiệm, người chứng kiến), hướng dẫn điền chi tiết hoặc các trường hợp đặc biệt (bàn giao khi mất dấu, bàn giao để tiêu hủy),