Mẫu biên bản bàn giao con dấu doanh nghiệp chuẩn pháp lý và hướng dẫn cách điền

Tóm tắt nhanh

• Chọn mẫu biên bản bàn giao con dấu phù hợp: Xác định người giao, người nhận và lý do bàn giao như thay đổi người quản lý, giao cho văn thư, tạm giao hoặc bàn giao con dấu nghiệp vụ.
• Quy định về con dấu: Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu; việc quản lý, lưu giữ dấu thực hiện theo Điều lệ hoặc quy chế của doanh nghiệp.
• Yêu cầu lập biên bản: Theo điểm b khoản 2 Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc bàn giao con dấu của cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi điều chỉnh được thực hiện bằng biên bản.
• Thông tin cần có trong biên bản bản giao con dấu: Biên bản nên ghi rõ người giao, người nhận, thông tin và tình trạng con dấu, thời điểm, lý do bàn giao, giấy tờ kèm theo và chữ ký xác nhận.
• Số bản và thời hạn lưu: Thực hiện theo quy chế quản lý con dấu và quy định lưu trữ áp dụng tại đơn vị; không mặc định một số lượng chung cho mọi trường hợp.
• Khi con dấu mất hoặc hỏng: Tạm dừng quy trình bàn giao thông thường, báo cáo người có thẩm quyền và thực hiện thủ tục xử lý theo quy định áp dụng.

Giới thiệu

Con dấu gắn liền với hoạt động hành chính và giao dịch của tổ chức, vì vậy việc bàn giao cần được ghi nhận rõ ràng về thời điểm, tình trạng con dấu và trách nhiệm của các bên. Một biên bản bàn giao con dấu được lập đầy đủ giúp hạn chế nhầm lẫn trong quá trình quản lý, đồng thời làm căn cứ đối chiếu khi phát sinh vấn đề.

Trong bài viết này, 1Office tổng hợp các mẫu biên bản bàn giao con dấu file Word theo từng trường hợp, hướng dẫn cách điền và những lưu ý khi hoàn thiện hồ sơ. Bạn có thể chọn mẫu phù hợp với đơn vị mình và đối chiếu quy định áp dụng trước khi sử dụng. 

1. Chọn mẫu biên bản bàn giao con dấu phù hợp

Tùy vào loại hình tổ chức và mục đích giao nhận, nội dung biên bản bàn giao con dấu có thể khác nhau. Trước khi tải mẫu, bạn nên xác định rõ tình huống bàn giao để lựa chọn biểu mẫu phù hợp và chuẩn bị đầy đủ thông tin cần thiết. 

1.1. Bảng chọn mẫu theo loại tổ chức và tình huống bàn giao

Nếu chưa xác định được mẫu phù hợp, bạn có thể đối chiếu nhanh các trường hợp dưới đây để lựa chọn biểu mẫu và kiểm tra những yêu cầu cần đáp ứng trước khi sử dụng. 

1.2. Mẫu bàn giao con dấu nội bộ công ty khi thay đổi người phụ trách

Khi thay đổi người phụ trách hoặc chuyển giao công việc hành chính, doanh nghiệp cần ghi rõ:

• Thông tin người giao – người nhận
• Tình trạng từng con dấu
• Thời điểm bàn giao

Người tiếp nhận cần có thẩm quyền theo quy chế nội bộ.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Giao Con Dấu Thay Đổi Người Quản Lý

1.3. Mẫu biên bản bàn giao con dấu cho văn thư cơ quan

Mẫu này dùng để tham khảo khi bàn giao con dấu cho bộ phận văn thư. Đối với cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi áp dụng, việc quản lý và bàn giao cần tuân thủ Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Lưu ý: Các đơn vị cần đối chiếu quy định áp dụng và quy chế quản lý con dấu trước khi sử dụng mẫu.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Giao Con Dấu Cho Bộ Phận Văn Thư, Lưu Trữ

1.4. Mẫu biên bản bàn giao con dấu trong trường học

Trong trường học, việc lập biên bản bàn giao con dấu thường phát sinh khi thay đổi hiệu trưởng, nhân sự văn thư hoặc phân công lại nhiệm vụ quản lý. 

Biên bản cần ghi nhận đầy đủ thông tin các bên, tình trạng con dấu và thời điểm chuyển giao. Nhà trường cần xác định người có thẩm quyền bàn giao, tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ theo quy định áp dụng.

Tham Khảo Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Giao Con Dấu Trong Trường Học 

1.5. Mẫu bàn giao con dấu tạm thời khi người phụ trách vắng mặt

Khi người phụ trách vắng mặt hoặc cần chuyển giao con dấu trong thời gian nhất định, biên bản cần xác định rõ:

• Thời hạn bàn giao
• Phạm vi sử dụng
• Trách nhiệm hoàn trả

Với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi áp dụng Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc bàn giao tạm thời cần đáp ứng yêu cầu về văn bản cho phép của người có thẩm quyền.

Tham Khảo Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Giao Con Dấu Tạm Thời 

1.6. Mẫu bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng: phạm vi lưu trữ và xử lý

Mẫu này dùng khi bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng để lưu trữ hoặc thực hiện thủ tục thu hồi, hủy theo quy định. Biên bản cần ghi rõ thông tin nhận diện, tình trạng con dấu, lý do bàn giao và phương án xử lý hoặc lưu trữ theo quy định.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Giao Con Dấu Hết Giá Trị Sử Dụng

1.7. Mẫu bàn giao con dấu nghiệp vụ theo đúng quy định chuyên ngành 

Đối với con dấu nghiệp vụ thuộc các lĩnh vực đặc thù như quân đội, công an hoặc quốc phòng, việc bàn giao phải tuân theo quy định riêng của ngành. Biên bản cần thể hiện thông tin bên giao, bên nhận, loại dấu, tình trạng và thời điểm chuyển giao.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Giao Con Dấu Nghiệp Vụ

2. Biên bản bàn giao con dấu là gì?

Biên bản bàn giao con dấu (hay biên bản giao nhận con dấu) là văn bản ghi nhận việc chuyển giao con dấu giữa các bên, làm căn cứ xác nhận quá trình giao nhận và phục vụ việc đối chiếu khi cần thiết.

2.1. Vai trò của biên bản bàn giao con dấu  

Không chỉ xác nhận việc giao nhận, biên bản bàn giao con dấu còn giúp đơn vị theo dõi quá trình quản lý và làm rõ trách nhiệm của các bên.

Cụ thể, văn bản này có ba vai trò chính:

• Xác nhận việc bàn giao: Ghi nhận thời điểm chuyển giao và việc tiếp nhận con dấu giữa các bên.
• Hỗ trợ kiểm soát, đối chiếu: Làm căn cứ kiểm tra thông tin và tình trạng con dấu khi phát sinh sai lệch.
• Làm rõ trách nhiệm quản lý: Hỗ trợ xác định trách nhiệm của các bên liên quan dựa trên nội dung bàn giao, hồ sơ thực tế và quy định áp dụng.

2.2. Phân biệt bàn giao nội bộ với giao nộp hoặc xử lý con dấu

Từ mục đích sử dụng và bên tiếp nhận, việc chuyển giao con dấu có thể được chia thành các hình thức khác nhau. Phân biệt rõ từng trường hợp sẽ giúp bạn xác định đúng quy trình và hồ sơ cần chuẩn bị.

3. Quy định pháp luật về bàn giao con dấu

Việc bàn giao con dấu cần tuân thủ quy định pháp luật và quy chế quản lý của từng tổ chức. Tùy loại hình đơn vị, yêu cầu về thẩm quyền, thủ tục và việc lập biên bản bàn giao có thể khác nhau.

3.1. Pháp luật quy định gì về bàn giao con dấu?

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, việc quản lý và lưu giữ con dấu của doanh nghiệp được thực hiện theo Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành.

Đối với cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi áp dụng của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, khoản 2 Điều 32 quy định việc giao con dấu cho người khác phải được người có thẩm quyền cho phép bằng văn bản và phải lập biên bản bàn giao.

Một số lưu ý khi bàn giao con dấu:

• Đúng thẩm quyền: Người giao và người nhận phải được xác định theo quy định áp dụng tại đơn vị.
• Lập biên bản: Thực hiện theo yêu cầu pháp luật hoặc quy chế nội bộ, ghi rõ thông tin con dấu, thời gian và các bên bàn giao.
• Lưu trữ hồ sơ: Lưu biên bản cùng tài liệu liên quan để phục vụ đối chiếu, xác định trách nhiệm khi cần thiết.

Ngoài ra, Nghị định 99/2016/NĐ-CP, được cập nhật bởi Nghị định 58/2026/NĐ-CP, quy định về quản lý, sử dụng con dấu đối với các đối tượng thuộc phạm vi điều chỉnh, không áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp.

3.2. Không bàn giao con dấu có vi phạm pháp luật không?

Không bàn giao con dấu không mặc nhiên bị coi là vi phạm pháp luật trong mọi trường hợp. Việc xác định vi phạm phụ thuộc vào nghĩa vụ bàn giao, loại hình tổ chức và quy định áp dụng.

• Đối với doanh nghiệp: Nếu người quản lý con dấu không thực hiện nghĩa vụ bàn giao theo Điều lệ, quy chế hoặc yêu cầu hợp pháp, hành vi này có thể dẫn đến xử lý nội bộ hoặc trách nhiệm pháp lý tùy tính chất, hậu quả.
• Đối với cơ quan, tổ chức thuộc Nghị định 30/2020/NĐ-CP: Việc chuyển giao con dấu không đúng thẩm quyền hoặc không lập biên bản theo quy định có thể bị xem xét xử lý theo quy định áp dụng.
• Trường hợp làm mất, chiếm giữ hoặc sử dụng con dấu trái phép: Trách nhiệm pháp lý cần được xác định theo hành vi cụ thể và quy định pháp luật liên quan.

Vì vậy, khi thay đổi người quản lý con dấu, đơn vị cần xác định rõ trách nhiệm bàn giao và hoàn thiện hồ sơ theo quy định để hạn chế tranh chấp, thất lạc hoặc sử dụng con dấu sai thẩm quyền.

4. Hướng dẫn điền biên bản bàn giao con dấu

Để lập biên bản bàn giao con dấu đầy đủ, cần xác định rõ người giao, người nhận, thông tin con dấu, tình trạng và lý do bàn giao.

Dưới đây là hướng dẫn theo từng nhóm nội dung, từ cách trình bày văn bản đến thông tin giao nhận và trách nhiệm của các bên.

4.1. Chọn hình thức biên bản phù hợp với quy định của đơn vị 

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, Phụ lục I quy định thể thức văn bản hành chính, gồm các thành phần chính:

• Thông tin văn bản: Tên cơ quan, số và ký hiệu, địa danh và thời gian lập.
• Tên văn bản: Ghi rõ “Biên bản bàn giao con dấu”.
• Nội dung: Trình bày thông tin bàn giao và xác nhận của các bên.
• Chữ ký và con dấu: Thể hiện theo thể thức, thẩm quyền áp dụng.
• Nơi nhận: Ghi theo yêu cầu quản lý và lưu trữ hồ sơ.

Lưu ý: Cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi điều chỉnh cần tuân thủ quy định tương ứng. Doanh nghiệp khác có thể tham khảo thể thức này và điều chỉnh theo quy chế nội bộ. 

4.2. Thông tin bên giao, bên nhận và thẩm quyền bàn giao

Sau khi xác định được hình thức và quy định, cần điền chính xác thông tin của người giao, người nhận và căn cứ bàn giao. 

• Thông tin người giao, người nhận: Ghi họ tên, chức vụ và đơn vị công tác.
• Căn cứ bàn giao: Ghi quyết định phân công, bổ nhiệm, văn bản cho phép hoặc giấy tờ liên quan nếu có.
• Thẩm quyền ký: Đối chiếu chức trách và thẩm quyền của từng bên theo quy định áp dụng.
• Trường hợp ủy quyền: Kiểm tra giấy tờ ủy quyền và phạm vi được ủy quyền trước khi ký.

4.3. Cách điền thông tin con dấu và hồ sơ bàn giao 

Khi điền biên bản bàn giao con dấu, thông tin về con dấu cần được ghi nhận cụ thể, thay vì chỉ mô tả chung về số lượng hoặc tình trạng. 

Dưới đây là bảng tổng hợp những trường thông tin cần điền, cách kiểm tra và điều kiện áp dụng cho từng trường hợp.

Một số lưu ý khi hoàn thiện biên bản:

• Thông tin các bên: Ghi đầy đủ người giao, người nhận và chữ ký xác nhận theo thẩm quyền.
• Hồ sơ đính kèm: Chỉ liệt kê giấy tờ, tài liệu thực tế được bàn giao; không ghi mặc định những hồ sơ không có.
• Quy định nội bộ: Kiểm tra yêu cầu về người chứng kiến, số bản, nơi lưu và thời hạn lưu trữ của đơn vị.
• Thông tin không cần thiết: Không mặc định phải ghi số căn cước công dân hoặc thêm điều khoản “không còn khiếu nại” nếu không có căn cứ và nhu cầu phù hợp.

Ví dụ điền minh họa và lỗi thường gặp

Ví dụ giả định: Công ty TNHH Minh Họa đổi kế toán trưởng. Bên giao là người đang giữ dấu, bên nhận là kế toán trưởng mới theo quyết định bổ nhiệm. Biên bản liệt kê hai con dấu: một dấu tròn, một dấu chức danh.

4.4. Ghi rõ trách nhiệm và thời hạn bàn giao tạm thời 

Với trường hợp bàn giao có thời hạn, chỉ ghi nhận thông tin con dấu là chưa đủ. Biên bản cần làm rõ người chịu trách nhiệm quản lý, phạm vi sử dụng và thời điểm hoàn trả để tránh phát sinh vướng mắc trong quá trình tiếp nhận.

• Trách nhiệm quản lý: Xác định người tiếp nhận và trách nhiệm bảo quản, sử dụng theo quy định của đơn vị.
• Thời hạn tạm giao: Ghi ngày bắt đầu, ngày kết thúc và điều kiện hoàn trả nếu có.
• Phạm vi sử dụng: Nêu rõ giới hạn sử dụng khi đơn vị có quy định hoặc yêu cầu cụ thể.
• Nội dung xác nhận: Phản ánh đúng kết quả bàn giao; không mặc định thêm điều khoản miễn trừ trách nhiệm hoặc “hai bên không còn khiếu nại” nếu không phù hợp với tình huống.

Trong trường hợp tạm giao con dấu cho người phụ trách công việc trong thời gian xác định, đơn vị có thể lập thêm mẫu biên bản cam kết nếu cần người nhận xác nhận riêng các yêu cầu về bảo quản, giới hạn sử dụng và thời điểm hoàn trả. Nội dung cam kết phải phù hợp với quy chế quản lý con dấu của đơn vị và không thay thế việc lập biên bản bàn giao theo quy định áp dụng.

4.5. Kiểm tra chữ ký và lưu hồ sơ bàn giao 

Khi đã hoàn thiện nội dung, các bên cần kiểm tra lại biên bản trước khi ký xác nhận. Việc rà soát chữ ký, số bản và nơi lưu hồ sơ giúp bảo đảm thông tin bàn giao được ghi nhận đầy đủ và thuận tiện tra cứu về sau.

• Chữ ký: Bảo đảm các bên đã kiểm tra nội dung và người ký đúng thẩm quyền.
• Số bản: Thực hiện theo quy định của đơn vị và nhu cầu lưu hồ sơ.
• Việc đóng dấu: Xác định theo quy định pháp luật và quy chế văn bản áp dụng.
• Lưu trữ: Lưu biên bản cùng hồ sơ liên quan tại bộ phận có trách nhiệm, theo thời hạn bảo quản tương ứng.

Sau khi ký, các bên nên kiểm tra lại danh mục hồ sơ kèm theo và bảo đảm thông tin bàn giao đã được cập nhật vào sổ theo dõi hoặc hệ thống quản lý của đơn vị.

5. Checklist kiểm tra trước, trong và sau khi bàn giao

Để quá trình bàn giao diễn ra đầy đủ và hạn chế sai sót, bạn có thể rà soát công việc theo ba giai đoạn: trước khi giao, tại thời điểm giao nhận và sau khi hoàn tất.

Checklist dưới đây giúp hệ thống hóa các bước cần kiểm tra theo quy định áp dụng tại đơn vị.

5.1. Checklist trước khi bàn giao con dấu

Chuẩn bị đầy đủ thông tin trước khi bàn giao con dấu giúp xác định rõ người có thẩm quyền, tình trạng hồ sơ và những điều kiện cần đáp ứng trước khi chuyển giao.

Trước khi thực hiện, hãy kiểm tra các nội dung sau:

• Xác định người giao, người nhận và thẩm quyền quản lý con dấu.
• Chuẩn bị quyết định phân công, văn bản cho phép hoặc giấy ủy quyền nếu trường hợp bàn giao yêu cầu.
• Kiểm tra hồ sơ liên quan như biên bản kiểm kê trước đó, thông tin mẫu dấu và giấy tờ kèm theo (nếu có).
• Xác định người chứng kiến, số bản biên bản và bộ phận lưu hồ sơ theo quy định của đơn vị.

5.2. Checklist trong khi bàn giao con dấu

Tại thời điểm giao nhận, hai bên cần trực tiếp kiểm tra con dấu và đối chiếu thông tin trong biên bản.

Mọi điểm bất thường hoặc nội dung chưa thống nhất nên được làm rõ trước khi ký xác nhận.

• Kiểm đếm từng con dấu, đối chiếu loại dấu và số lượng thực tế.
• Kiểm tra tình trạng con dấu, hộp đựng và phụ kiện đi kèm; ghi nhận cụ thể các điểm bất thường.
• Đối chiếu nội dung khắc với thông tin hoặc mẫu lưu nếu có. Chỉ đóng thử khi phù hợp với quy trình của đơn vị.
• Kiểm tra nội dung biên bản, hồ sơ kèm theo và thời hạn tạm giao (nếu có) trước khi ký.
• Bảo đảm người ký đúng thẩm quyền. Chữ ký số chỉ sử dụng khi đáp ứng quy định và điều kiện áp dụng tương ứng.

5.3. Sau bàn giao: cập nhật người quản lý và lưu hồ sơ

Sau khi hoàn tất giao nhận, đơn vị cần cập nhật thông tin quản lý và lưu hồ sơ theo quy định. Đây là bước giúp duy trì việc theo dõi con dấu liên tục và thuận tiện để xác định thông tin khi cần kiểm tra.

• Cập nhật thông tin người quản lý con dấu trong sổ theo dõi hoặc hệ thống quản lý nội bộ.
• Lưu biên bản và hồ sơ liên quan tại bộ phận có trách nhiệm theo quy định của đơn vị.
• Bảo đảm người nhận quản lý, sử dụng con dấu đúng thẩm quyền và phạm vi được giao.
• Báo cáo kịp thời khi phát hiện con dấu bị mất, hư hỏng hoặc có dấu hiệu bị sử dụng trái phép.

Đối với doanh nghiệp có nhiều hồ sơ hành chính, việc chuẩn hóa quy trình lưu trữ và tra cứu sẽ giúp giảm thời gian xử lý thủ công. Doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng giải pháp quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu phù hợp với nhu cầu vận hành.

5.4. Lỗi thường gặp khi lập biên bản bàn giao con dấu 

Dù đã có biểu mẫu, biên bản vẫn có thể thiếu thông tin hoặc chưa phản ánh đúng tình trạng giao nhận nếu khâu kiểm tra chưa kỹ. Bảng dưới đây tổng hợp một số lỗi thường gặp, rủi ro có thể phát sinh và cách khắc phục.

6. Số hóa quy trình bàn giao và lưu trữ con dấu cùng 1Office

Việc quản lý biên bản bàn giao con dấu bằng hồ sơ giấy dễ dẫn đến thất lạc tài liệu, khó tra cứu lịch sử bàn giao và mất thời gian đối chiếu khi thay đổi người phụ trách

Để khắc phục, doanh nghiệp có thể sử dụng 1Office nhằm số hóa hồ sơ, quản lý tài liệu tập trung và chuẩn hóa quy trình phê duyệt trên một nền tảng thống nhất.

Các giải pháp nổi bật của 1Office gồm:

• 1WORK – Quản lý và lưu trữ tài liệu tập trung: Hỗ trợ lưu trữ biên bản bàn giao cùng các hồ sơ liên quan trên một nền tảng, giúp thuận tiện tra cứu, theo dõi và hạn chế nguy cơ thất lạc tài liệu.
• AI Agents – Hỗ trợ rà soát văn bản: Ứng dụng AI để hỗ trợ tra cứu, phân tích thông tin và rà soát nội dung tài liệu, góp phần giảm thao tác kiểm tra thủ công.
• No-code Platform – Tùy chỉnh quy trình phê duyệt: Cho phép doanh nghiệp tự thiết lập luồng phê duyệt theo cơ cấu tổ chức và phân quyền nội bộ thông qua thao tác kéo – thả, không cần lập trình.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý hồ sơ bàn giao con dấu nhất quán hơn, rút ngắn thời gian tra cứu và tăng khả năng kiểm soát trách nhiệm giữa các bộ phận.

Đăng ký demo 1Office để tìm hiểu giải pháp số hóa tài liệu và thiết lập quy trình phê duyệt phù hợp với doanh nghiệp.

➤ Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng

7. Câu hỏi thường gặp về biên bản bàn giao con dấu

Bên cạnh việc chọn mẫu và hoàn thiện biên bản, người thực hiện thường có những thắc mắc về thẩm quyền ký, thủ tục công chứng và cách xử lý khi con dấu gặp sự cố.

Dưới đây là giải đáp cho các câu hỏi phổ biến, tùy theo quy định áp dụng tại từng đơn vị.

7.1. Ai có thẩm quyền ký và giữ con dấu?

Thẩm quyền quản lý và ký xác nhận khi bàn giao phụ thuộc vào quy định áp dụng tại từng đơn vị.

• Doanh nghiệp: Xác định người quản lý con dấu theo Điều lệ hoặc quy chế nội bộ.
• Cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi Nghị định 30/2020/NĐ-CP: Người đứng đầu giao Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu; việc giao cho người khác phải được người có thẩm quyền cho phép bằng văn bản.
• Trường hợp ủy quyền: Kiểm tra văn bản ủy quyền và phạm vi thẩm quyền trước khi ký.

7.2. Biên bản bàn giao con dấu có cần công chứng hoặc người chứng kiến không?

Thông thường, biên bản bàn giao con dấu nội bộ không bắt buộc phải công chứng hoặc có người chứng kiến, trừ khi quy định áp dụng hoặc quy chế của đơn vị có yêu cầu riêng. Các bên nên ký xác nhận đầy đủ và lưu biên bản để phục vụ việc đối chiếu khi cần thiết.

7.3. Cần làm gì khi con dấu bị mất, hỏng hoặc thiếu hồ sơ?

Khi con dấu bị mất, hỏng hoặc hồ sơ liên quan không đầy đủ, không nên tiếp tục bàn giao theo quy trình thông thường khi chưa làm rõ tình trạng và hướng xử lý.

1. Ghi nhận thời điểm, hoàn cảnh phát hiện và tình trạng thực tế.
2. Báo cáo người có thẩm quyền để xác định phương án xử lý.
3. Kiểm tra thủ tục báo cáo, thay thế, thu hồi hoặc xử lý tương ứng với loại dấu và quy định áp dụng.
4. Chỉ hoàn tất hồ sơ bàn giao khi đã xác định rõ phương án tiếp theo.

Lưu ý: Con dấu hết giá trị sử dụng cần được xử lý theo thủ tục tương ứng; không đồng nhất trường hợp này với việc mất hoặc hỏng con dấu.

7.4. Ký biên bản có đồng nghĩa bên giao hết trách nhiệm không?

Không. Biên bản ghi nhận việc bàn giao và tình trạng con dấu tại thời điểm chuyển giao, nhưng không tự động loại trừ trách nhiệm phát sinh trước đó.

Trách nhiệm của mỗi bên cần được xem xét dựa trên thời điểm xảy ra sự việc, nội dung bàn giao, quy chế nội bộ và quy định pháp luật liên quan.

7.5. Thay người giữ dấu có cần đăng ký lại mẫu dấu không?

Việc thay đổi người quản lý con dấu cần được phân biệt với việc thay đổi chính con dấu.

• Doanh nghiệp: Luật Doanh nghiệp 2020 không còn quy định nghĩa vụ thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng. Việc thay người giữ dấu cần thực hiện theo Điều lệ hoặc quy chế nội bộ.
• Cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi Nghị định 30/2020/NĐ-CP: Thực hiện bàn giao theo quy định về quản lý con dấu.
• Trường hợp thay đổi hoặc làm lại con dấu: Cần kiểm tra thủ tục áp dụng cho loại dấu và đơn vị cụ thể.

Kết luận

Để lập biên bản bàn giao con dấu chính xác, cần chọn mẫu phù hợp với loại hình đơn vị và mục đích bàn giao, ghi đầy đủ thông tin con dấu, tình trạng thực tế và trách nhiệm của các bên. Trước khi ký, cần kiểm tra căn cứ áp dụng, thẩm quyền người ký và thống nhất các nội dung liên quan để hạn chế sai sót, tranh chấp phát sinh.

1Office hy vọng những mẫu biên bản và hướng dẫn trong bài viết sẽ giúp bạn thực hiện thủ tục bàn giao con dấu nhanh chóng, đúng quy định và thuận tiện hơn trong quá trình quản lý, lưu trữ hồ sơ. Đừng quên theo dõi 1Office để cập nhật thêm nhiều biểu mẫu và kiến thức quản trị doanh nghiệp hữu ích.

➤ Trải nghiệm 1Office miễn phí ngay hôm nay