Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị là tài liệu quan trọng ghi nhận toàn bộ nội dung, quyết định và kết quả biểu quyết của các cuộc họp HĐQT. Để giúp doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ, quản lý và tuân thủ quy định pháp luật, trong bài viết này, 1Office đã tổng hợp 4+ mẫu biên bản họp hội đồng quản trị chuẩn 2026 dưới dạng file PDF, có thể tải về miễn phí và chỉnh sửa theo nhu cầu.

1. Biên bản họp hội đồng quản trị là gì?

Biên bản họp hội đồng quản trị là tài liệu chính thức ghi lại toàn bộ nội dung, diễn biến, thảo luận, biểu quyết và quyết định của các thành viên hội đồng quản trị trong công ty, thường áp dụng cho công ty TNHH hoặc công ty cổ phần.

Biên bản này có giá trị pháp lý cao, đảm bảo minh bạch, trách nhiệm giải trình và lưu trữ thông tin quản trị doanh nghiệp. Nó được ký bởi chủ tọa và người ghi biên bản (hoặc đa số thành viên nếu họ từ chối ký) và giúp xác nhận các nghị quyết quan trọng, phòng tránh tranh chấp và tuân thủ quy định pháp luật.

Biên bản họp hội đồng quản trị dùng để ghi lại toàn bộ nội dung, diễn biến và quyết định của các thành viên HDQT trong công ty
Biên bản họp hội đồng quản trị dùng để ghi lại toàn bộ nội dung, diễn biến và quyết định của các thành viên HDQT trong công ty

2. Nội dung cần có trong biên bản họp Hội đồng quản trị

Theo khoản 1 Điều 158 Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản họp Hội đồng quản trị cần ghi đầy đủ các nội dung sau:

  • Tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp.
  • Thời gian, địa điểm tổ chức họp.
  • Mục đích, chương trình và nội dung cuộc họp.
  • Danh sách thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền, cùng cách thức tham dự; đồng thời nêu tên các thành viên không dự họp và lý do vắng mặt.
  • Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết.
  • Tóm tắt ý kiến phát biểu của từng thành viên theo trình tự diễn biến cuộc họp.
  • Kết quả biểu quyết, nêu rõ ai tán thành, không tán thành hoặc không có ý kiến.
  • Vấn đề được thông qua và tỷ lệ biểu quyết tương ứng.

Họ, tên và chữ ký của chủ tọa, người ghi biên bản; nếu chủ tọa hoặc người ghi biên bản từ chối ký, biên bản vẫn có hiệu lực nếu tất cả thành viên dự họp còn lại đồng ý và biên bản ghi đủ các nội dung trên.

Nội dung cần có trong biên bản họp Hội đồng quản trị
Nội dung cần có trong biên bản họp Hội đồng quản trị

3. Mẫu biên bản họp Hội đồng quản trị mới nhất 2026

Dưới đây là các mẫu biên bản họp Hội đồng quản trị cập nhật năm 2026, áp dụng cho nhiều tình huống phổ biến trong quản trị công ty cổ phần, giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và chuẩn hóa hồ sơ quản trị.

3.1. Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị của Công ty cổ phần

Mẫu biên bản cơ bản này được sử dụng cho các cuộc họp định kỳ hoặc bất thường của HĐQT công ty cổ phần, ghi nhận đầy đủ nội dung thảo luận, quyết định và kết quả biểu quyết theo Điều 157, 158 Luật Doanh nghiệp 2020.

 

CÔNG TY CỔ PHẦN 

……………….

Số:_____/BB-HĐQT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày___tháng___năm 20…

 

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ 

Hôm nay, vào lúc … giờ, ngày … tháng … năm 20…., CÔNG TY CỔ PHẦN… (“Công Ty”), mã số doanh nghiệp: ……, có trụ sở chính tại số …, phố …, phường …, quận …, thành phố Hà Nội, Việt Nam, đã tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị (“HĐQT”) tại trụ sở chính của Công Ty.

MỤC ĐÍCH, CHƯƠNG TRÌNH VÀ NỘI DUNG CUỘC HỌP

Hội đồng Quản Trị tổ chức họp để xem xét và quyết định về hoạt động của [CHI NHÁNH TÊN CÔNG TY] tại [ĐỊA ĐIỂM CHI NHÁNH], cụ thể tại địa chỉ: Tầng … – Tòa nhà/Khách sạn … – Tổ … – Phố …, Thị trấn …, Huyện …, Tỉnh ….

THÀNH PHẦN THAM DỰ

Thành phần tham dự cuộc họp bao gồm:

  1. Chủ tọa cuộc họp: [HỌ VÀ TÊN] – Chủ tịch Hội đồng Quản Trị
  2. Thư ký cuộc họp: [HỌ VÀ TÊN]
  3. Các thành viên Hội đồng Quản Trị:
  • [HỌ VÀ TÊN] – Chủ tịch Hội đồng Quản Trị
  • [HỌ VÀ TÊN] – Thành viên Hội đồng Quản Trị
  • [HỌ VÀ TÊN] – Thành viên Hội đồng Quản Trị

Tổng số thành viên dự họp: … thành viên

Tổng số phiếu biểu quyết: … phiếu

Cách thức dự họp: Tất cả các thành viên tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp.

III. NỘI DUNG THẢO LUẬN VÀ BIỂU QUYẾT

Tại cuộc họp, theo đề nghị của các thành viên Hội đồng Quản trị, các vấn đề sau đã được xem xét, thảo luận và biểu quyết:

  • Chi nhánh lập báo cáo thu – chi tài chính định kỳ theo hướng dẫn của phòng Kế toán – Tài chính của [TÊN CÔNG TY].
  • Chi nhánh chỉ được sử dụng tài khoản ngân hàng của Công ty [TÊN CÔNG TY] cho các giao dịch hợp đồng. Thông tin tài khoản cụ thể:
    • Số tài khoản: …
    • Ngân hàng: …
    • Chủ tài khoản: Công ty [TÊN CÔNG TY]
  • Giám đốc chi nhánh được phép mở tài khoản ngân hàng theo chỉ định của Công ty, chỉ dùng để nhận các khoản kinh phí hoạt động định kỳ.

Giám đốc chi nhánh hoạt động theo quy chế của chi nhánh do Đại hội đồng cổ đông ban hành hoặc theo phạm vi ủy quyền của Chủ tịch Hội đồng Quản trị Công ty.

Ý KIẾN CỦA THÀNH VIÊN

Sau khi thảo luận, các thành viên nhất trí rằng tất cả các nội dung nêu tại Mục III phù hợp với quy định pháp luật và tình hình hoạt động của Công ty, đồng thời phê chuẩn việc tổ chức hoạt động của chi nhánh.

KẾT QUẢ BIỂU QUYẾT

  • Thành viên tán thành: Tất cả (3 phiếu)
  • Thành viên không tán thành: Không có (0 phiếu)
  • Thành viên không có ý kiến: Không có (0 phiếu)

NỘI DUNG ĐƯỢC THÔNG QUA

Căn cứ vào kết quả biểu quyết, Hội đồng Quản trị chính thức thông qua và phê chuẩn các nội dung tại Mục III.

Cuộc họp kết thúc lúc 11 giờ 30 phút cùng ngày. Biên bản được lập thành 2 bản gốc bằng tiếng Việt, có giá trị ngang nhau. Thư ký cuộc họp đã đọc lại toàn bộ nội dung cho các thành viên dự họp và không có ý kiến bổ sung.

CHỮ KÝ CỦA CHỦ TỌA VÀ THƯ KÝ CUỘC HỌP

CHỦ TOẠ THƯ KÝ

>>> Tải ngay Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị của Công ty cổ phần cập nhật MỚI NHẤT 2026

Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị của Công ty cổ phần
Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị của Công ty cổ phần

3.2. Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị để tăng vốn cho Công ty cổ phần

Mẫu biên bản này phục vụ cho các cuộc họp HĐQT liên quan đến việc tăng vốn điều lệ, phê duyệt phương án phát hành cổ phần hoặc huy động vốn, đảm bảo đầy đủ thủ tục pháp lý và ghi nhận quyết định của HĐQT:

CÔNG TY CỔ PHẦN ……

…..***…..

Số: …/BB

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…..***…….

…….., ngày tháng năm 20….

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

( V/v góp vốn thành lập Công Ty Cổ phần ………………….. )

Hôm nay, ngày … tháng … năm 20…, lúc 8h30, tại địa chỉ: …………………………, thành phố Hà Nội

Chúng tôi gồm:

  1. Họ và tên: …………………….. Giới tính:….

Sinh ngày:……………. Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam

CMND/Hộ chiếu số: ……….. do công an Tp.Hà Nội cấp ngày: ….

Nơi đăng ký HKTT: …………………

Chỗ ở hiện tại: ………………… 

  1. Họ và tên: …………………….. Giới tính:…

Sinh ngày:……………. Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam

CMND/Hộ chiếu số: ……….. do công an Tp.Hà Nội cấp ngày: ….

Nơi đăng ký HKTT: …………………

Chỗ ở hiện tại: …………………

Là các cổ đông của Công ty cổ phần …………………………, cùng nhau họp bàn, thảo luận và thống nhất các vấn đề sau: Góp vốn thành lập Công ty cổ phần …………………………

Danh sách cổ đông góp vốn thành lập công ty, như sau:

TT Tên cổ đông Phần vốn góp Tỷ lệ Hình thức góp Vốn
1
2

Giấy chứng nhận phần vốn góp

Sau khi hoàn tất việc góp vốn, các cổ đông được Chủ tịch Hội đồng Quản trị cấp Giấy chứng nhận phần vốn góp với các thông tin chi tiết như sau:

  • Ông ………………… – Giấy chứng nhận số 01/GCN, cấp ngày …/…/20…
  • Ông ………………… – Giấy chứng nhận số 02/GCN, cấp ngày …/…/20…

Toàn bộ cổ đông đã hoàn thành nghĩa vụ góp vốn đầy đủ. Danh sách cổ đông đã góp vốn được ghi nhận trong Sổ thành viên và có Thông báo lập Sổ đăng ký thành viên gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hà Nội vào ngày …/…/20…

III. Bầu Chủ tịch Hội đồng Quản trị

Cuộc họp nhất trí bầu Ông ………………… giữ chức Chủ tịch Hội đồng Quản trị Công ty cổ phần …………………

Bầu người đại diện theo pháp luật

Các cổ đông thống nhất cử Ông ………………… làm Người đại diện theo pháp luật của Công ty.

Cuộc họp kết thúc lúc 11h cùng ngày.

Các cổ đông ký xác nhận dưới đây:

—————————–

——————————

>>> Tải ngay Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị để tăng vốn cho Công ty cổ phần cập nhật MỚI NHẤT 2026

Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị để tăng vốn cho Công ty cổ phần
Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị để tăng vốn cho Công ty cổ phần

3.3. Mẫu biên bản họp Hội đồng quản trị; bổ nhiệm các chức danh

Các mẫu biên bản này được áp dụng khi HĐQT tiến hành bổ nhiệm các chức danh quan trọng như giám đốc hoặc kế toán trưởng, ghi nhận quyết định bổ nhiệm, quyền hạn, trách nhiệm và kết quả biểu quyết của các thành viên HĐQT.

(1) Biên bản họp Hội đồng quản trị bổ nhiệm giám đốc

Biên bản này dùng để ghi nhận quyết định bổ nhiệm giám đốc công ty, bao gồm thời gian, người được bổ nhiệm, nhiệm kỳ và quyền hạn.

CÔNG TY CỔ PHẦN ……

…..***…..

Số: …/BB

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…..***…….

…….., ngày tháng năm 20….

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

(Về việc bổ nhiệm Giám đốc)

Hôm nay, ngày … tháng … năm 20…, tại trụ sở chính của Công ty, Hội đồng Quản trị Công ty cổ phần ………………… (“Hội đồng Quản trị”) tổ chức cuộc họp với thành phần tham dự như sau:

  1. Chủ tọa cuộc họp: Ông/Bà ………………… – Chủ tịch Hội đồng Quản trị
  2. Thư ký cuộc họp: Ông/Bà …………………
  3. Các thành viên Hội đồng Quản trị tham dự:
  • Ông/Bà ………………… – Thành viên HĐQT
  • Ông/Bà ………………… – Thành viên HĐQT

MỤC ĐÍCH CUỘC HỌP

Xem xét, thảo luận và quyết định việc bổ nhiệm Giám đốc Công ty.

NỘI DUNG THẢO LUẬN VÀ BIỂU QUYẾT

Các thành viên HĐQT đã xem xét hồ sơ, năng lực, kinh nghiệm và kế hoạch công tác của ứng viên Ông/Bà ………………….

Sau khi thảo luận, các thành viên nhất trí bổ nhiệm Ông/Bà ………………… giữ chức Giám đốc Công ty cổ phần ………………… kể từ ngày …/…/20…

Quyền và trách nhiệm của Giám đốc theo Điều lệ Công ty và quy định pháp luật.

III. KẾT QUẢ BIỂU QUYẾT

  • Số phiếu tán thành: …/… phiếu
  • Số phiếu không tán thành: …/… phiếu
  • Số phiếu không ý kiến: …/… phiếu

Kết luận

Hội đồng Quản trị chính thức bổ nhiệm Ông/Bà ………………… làm Giám đốc Công ty cổ phần ………………… với các quyền hạn và nghĩa vụ theo quy định pháp luật và Điều lệ công ty.

Cuộc họp kết thúc lúc … giờ cùng ngày. Biên bản lập thành … bản gốc, có giá trị ngang nhau, lưu tại trụ sở công ty.

CHỮ KÝ CỦA CHỦ TỌA VÀ THƯ KÝ CUỘC HỌP

CHỦ TOẠ THƯ KÝ

>>> Tải ngay Mẫu Biên bản họp Hội đồng quản trị bổ nhiệm giám đốc cập nhật MỚI NHẤT 2026

 Biên bản họp Hội đồng quản trị bổ nhiệm giám đốc
Biên bản họp Hội đồng quản trị bổ nhiệm giám đốc

(2) Biên bản họp hội đồng quản trị bổ nhiệm kế toán trưởng

Biên bản này dùng để ghi nhận quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng, đảm bảo quyền hạn và trách nhiệm theo quy định của công ty và pháp luật.

CÔNG TY CỔ PHẦN ……

…..***…..

Số: …/BB

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…..***…….

…….., ngày tháng năm 20….

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

(Về việc bổ nhiệm Kế toán trưởng)

Hôm nay, ngày … tháng … năm 20…, tại trụ sở chính của Công ty, Hội đồng Quản trị Công ty cổ phần ………………… (“Hội đồng Quản trị”) tổ chức cuộc họp với thành phần tham dự như sau:

  1. Chủ tọa cuộc họp: Ông/Bà ………………… – Chủ tịch Hội đồng Quản trị
  2. Thư ký cuộc họp: Ông/Bà …………………
  3. Các thành viên Hội đồng Quản trị tham dự:
  • Ông/Bà ………………… – Thành viên HĐQT
  • Ông/Bà ………………… – Thành viên HĐQT

MỤC ĐÍCH CUỘC HỌP

Xem xét, thảo luận và quyết định việc bổ nhiệm Kế toán trưởng Công ty.

NỘI DUNG THẢO LUẬN VÀ BIỂU QUYẾT

Các thành viên HĐQT đã xem xét hồ sơ, năng lực, kinh nghiệm và kế hoạch công tác của ứng viên Ông/Bà ………………….

Sau khi thảo luận, các thành viên nhất trí bổ nhiệm Ông/Bà ………………… giữ chức Kế toán trưởng Công ty cổ phần ………………… kể từ ngày …/…/20…

Quyền và trách nhiệm của Kế toán trưởng theo Điều lệ Công ty, các quy định pháp luật và hướng dẫn của Ban Giám đốc.

III. KẾT QUẢ BIỂU QUYẾT

  • Số phiếu tán thành: …/… phiếu
  • Số phiếu không tán thành: …/… phiếu
  • Số phiếu không ý kiến: …/… phiếu

KẾT LUẬN

Hội đồng Quản trị chính thức bổ nhiệm Ông/Bà ………………… làm Kế toán trưởng Công ty cổ phần …………………, có trách nhiệm thực hiện đầy đủ quyền hạn, nghĩa vụ theo pháp luật và Điều lệ công ty.

Cuộc họp kết thúc lúc … giờ cùng ngày. Biên bản lập thành … bản gốc, có giá trị ngang nhau, lưu tại trụ sở công ty.

CHỮ KÝ CỦA CHỦ TỌA VÀ THƯ KÝ CUỘC HỌP

CHỦ TOẠ THƯ KÝ

>>> Tải ngay Mẫu Biên bản họp hội đồng quản trị bổ nhiệm kế toán trưởng cập nhật MỚI NHẤT 2026

Biên bản họp hội đồng quản trị bổ nhiệm kế toán trưởng
Biên bản họp hội đồng quản trị bổ nhiệm kế toán trưởng

4. Lưu ý khi tiến hành họp Hội đồng quản trị

Khi tiến hành họp Hội đồng quản trị (HĐQT), cần tuân thủ đầy đủ quy trình triệu tập, thông báo, điều kiện dự họp và biểu quyết theo Điều 157, 158 Luật Doanh nghiệp 2020 để đảm bảo hợp pháp và hiệu quả.

Lưu ý 1: Triệu tập và thông báo họp

  • Chủ tịch HĐQT triệu tập họp định kỳ ít nhất 1 lần/quý hoặc họp bất thường khi cần thiết.
  • Trường hợp có đề nghị từ Ban kiểm soát, Tổng giám đốc, ít nhất 2 thành viên điều hành HĐQT hoặc 5 người quản lý khác, phải triệu tập trong vòng 7 ngày làm việc.
  • Thông báo họp gửi ít nhất 3 ngày làm việc trước (trừ khi Điều lệ công ty quy định khác), gồm: thời gian, địa điểm, chương trình, các vấn đề thảo luận/quyết định, kèm tài liệu họp và phiếu biểu quyết. Có thể gửi bằng giấy, email hoặc phương thức khác theo Điều lệ.

Lưu ý 2: Điều kiện họp và chủ trì

  • Lần họp đầu tiên cần ít nhất 3/4 tổng số thành viên dự họp; nếu không đủ, lần họp thứ hai chỉ cần >50% thành viên.
  • Địa điểm họp tại trụ sở chính hoặc nơi khác theo quyết định.
  • Chủ tịch HĐQT chủ trì và điều hành cuộc họp; nếu vắng, thành viên có số phiếu bầu cao nhất sẽ thay thế.

Lưu ý 3: Biểu quyết và lập biên bản

  • Nghị quyết được thông qua nếu đa số thành viên dự họp tán thành (trừ khi Điều lệ quy định khác).
  • Biên bản họp phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định pháp luật.
  • Nếu Chủ tịch không triệu tập đúng hạn, người này chịu trách nhiệm về thiệt hại; người đề nghị triệu tập có quyền triệu tập thay thế.

Để việc triệu tập, thông báo, biểu quyết và lưu trữ biên bản họp HĐQT trở nên nhanh chóng, minh bạch và tuân thủ pháp luật, các công ty có thể sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp 1Office. Hệ thống giúp lên lịch họp, gửi thông báo tự động, lưu trữ biên bản điện tử và phê duyệt online, đảm bảo HĐQT hoạt động hiệu quả mà không bỏ sót thủ tục pháp lý quan trọng.

Lưu ý khi tiến hành họp Hội đồng quản trị
Lưu ý khi tiến hành họp Hội đồng quản trị

5. Giải đáp các câu hỏi thường gặp về biên bản họp hội đồng quản trị

Giải đáp các câu hỏi thường gặp về biên bản họp hội đồng quản trị
Giải đáp các câu hỏi thường gặp về biên bản họp hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị công ty cổ phần bao lâu sẽ họp một lần?

Hội đồng quản trị (HĐQT) công ty cổ phần họp định kỳ ít nhất một lần mỗi quý (tối thiểu 4 lần/năm) để giám sát hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, Chủ tịch HĐQT có thể triệu tập họp bất thường khi cần thiết hoặc theo yêu cầu từ Ban kiểm soát, Tổng giám đốc, một số thành viên HĐQT hoặc quản lý khác. Điều lệ công ty có thể quy định họp thường xuyên hơn, nhưng không được ít hơn mức tối thiểu pháp lý.

Cuộc họp Hội đồng quản trị diễn ra như thế nào?

Cuộc họp HDQT được diễn ra theo trình tự các bước như sau:

 Bước 1: Gửi thông báo mời họp

  • Chủ tịch HĐQT hoặc người triệu tập gửi thông báo trước ít nhất 03 ngày làm việc.
  • Thông báo phải nêu rõ thời gian, địa điểm, chương trình họp, các vấn đề cần thảo luận và tài liệu kèm theo.
  • Thông báo được gửi bằng giấy mời, email, điện thoại, fax hoặc phương thức khác theo Điều lệ.

Bước 2: Mời và cung cấp tài liệu cho Kiểm soát viên

  • Kiểm soát viên được nhận thông báo và tài liệu như các thành viên HĐQT.
  • Kiểm soát viên có quyền dự họp, thảo luận nhưng không có quyền biểu quyết.

Bước 3: Tiến hành cuộc họp

  • Cuộc họp hợp lệ khi có từ 3/4 tổng số thành viên HĐQT tham dự.
  • Nếu không đủ số người, cuộc họp được triệu tập lại trong vòng 07 ngày; ở lần 2, chỉ cần hơn 1/2 số thành viên có mặt để tiến hành.

Biên bản họp HĐQT ai là người ký chính?

Biên bản họp HĐQT được ký chính bởi Chủ tọa cuộc họp và người ghi biên bản. Đây là hai người chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp pháp của nội dung cuộc họp. Nếu họ từ chối ký, biên bản chỉ có hiệu lực khi tất cả thành viên HĐQT tham dự đồng ý và ký thay, đồng thời ghi rõ lý do Chủ tọa và người ghi biên bản không ký.

Có bắt buộc phải có luật sư chứng kiến không?

Không bắt buộc phải có luật sư chứng kiến khi ký biên bản họp Hội đồng quản trị. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản chỉ cần có chữ ký của Chủ tọa và người ghi biên bản. Việc có luật sư tham gia hay không phụ thuộc vào quy định nội bộ công ty hoặc nhu cầu tư vấn pháp lý đặc thù.

Biên bản họp HĐQT có cần công chứng không?

Biên bản họp Hội đồng quản trị (HĐQT) không cần công chứng. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản chỉ cần đầy đủ nội dung cơ bản và có chữ ký của Chủ tọa cùng người ghi biên bản để có hiệu lực pháp lý. Nếu hai người này từ chối ký, biên bản vẫn hợp lệ khi tất cả thành viên HĐQT tham dự đồng ý và ký thay, đồng thời ghi rõ lý do từ chối. Công chứng chỉ áp dụng với một số giao dịch dân sự, không bắt buộc đối với biên bản nội bộ của HĐQT.

File word mẫu có thể chỉnh sửa được không?

Có, file Word mẫu biên bản họp HĐQT có thể chỉnh sửa được. Bạn có thể cập nhật tên công ty, thời gian, thành phần tham dự, nội dung thảo luận và kết quả biểu quyết theo nhu cầu. Sau khi chỉnh sửa, biên bản vẫn phải đầy đủ nội dung theo Điều 158 Luật Doanh nghiệp 2020 và được ký tay bởi Chủ tọa và người ghi biên bản để có giá trị pháp lý.

Biên bản có cần đóng dấu công ty không?

Biên bản họp Hội đồng quản trị (HĐQT) không bắt buộc phải đóng dấu công ty. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, chỉ cần chữ ký của Chủ tọa và người ghi biên bản (hoặc tất cả thành viên tham dự nếu hai người này từ chối ký) là đủ để có hiệu lực pháp lý. Việc đóng dấu chỉ mang tính thực tiễn, tăng xác thực và lưu trữ nội bộ, nhưng không phải yêu cầu bắt buộc.

Họp online (Zoom) có được lập biên bản không?

Họp Hội đồng quản trị (HĐQT) online qua Zoom hoặc hình thức trực tuyến khác vẫn cần lập biên bản. Biên bản phải ghi đầy đủ thời gian, địa điểm (nền tảng trực tuyến), thành phần tham dự, nội dung thảo luận, biểu quyết và kết quả, có chữ ký của Chủ tọa và người ghi biên bản. Có thể kèm ghi âm, ghi hình hoặc lưu trữ điện tử để tăng tính xác thực, và biên bản điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy nếu tuân thủ Điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp 2020.

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tổ chức họp HĐQT online trên Zoom hoặc nền tảng trực tuyến khác, đồng thời ghi nhận đầy đủ nội dung và ký duyệt biên bản điện tử. Với phần mềm quản trị doanh nghiệp 1Office, mọi biên bản, tài liệu họp và kết quả biểu quyết được lưu trữ minh bạch, có giá trị pháp lý tương đương bản giấy, giúp HĐQT hoạt động thuận tiện, chuyên nghiệp và tuân thủ đúng quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

Trên đây là các mẫu biên bản họp hội đồng quản trị chuẩn 2026, giúp doanh nghiệp ghi nhận đầy đủ nội dung họp, đảm bảo minh bạch và tuân thủ pháp luật. Để quản lý biên bản, lịch họp và phê duyệt online hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp 1Office. Liên hệ ngay với 1Office để được tư vấn và trải nghiệm hệ thống hỗ trợ HĐQT chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian.

Ứng dụng kiến thức quản trị vào thực tiễn
cùng bộ giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp 1Office!
Đăng ký ngay icon
Zalo phone