4+ Mẫu biên bản kỷ luật lao động kèm File Word

Việc lập biên bản kỷ luật đúng quy định giúp doanh nghiệp xử lý vi phạm lao động một cách minh bạch, công bằng và hợp pháp. Trong bài viết này, 1Office sẽ tổng hợp 4+ Mẫu Biên Bản Kỷ Luật lao động phổ biến, kèm hướng dẫn điền chi tiết và file tải DOCX/PDF tiện dụng, giúp doanh nghiệp áp dụng ngay.

1. Biên bản kỷ luật lao động là gì?

Dưới đây là khái niệm, vai trò và cơ sở pháp lý của biên bản kỷ luật lao động, giúp doanh nghiệp hiểu rõ mục đích lập biên bản và những quy định pháp luật cần tuân thủ để xử lý vi phạm đúng quy trình:

1.1. Định nghĩa biên bản kỷ luật lao động

Biên bản kỷ luật lao động (còn gọi là biên bản họp xử lý kỷ luật lao động) là văn bản ghi nhận đầy đủ diễn biến và nội dung cuộc họp xem xét kỷ luật giữa người sử dụng lao động, người lao động có hành vi vi phạm và các bên liên quan (như tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở). Biên bản được lập và ký xác nhận ngay trong cuộc họp, là căn cứ để doanh nghiệp ban hành quyết định kỷ luật lao động theo đúng quy định pháp luật.

1.2. Phân biệt các văn bản liên quan

Dưới đây là sự khác nhau giữa các văn bản trong quy trình xử lý kỷ luật lao động, bao gồm biên bản vi phạm, biên bản họp xử lý kỷ luật và quyết định kỷ luật, giúp nắm rõ chức năng và thời điểm sử dụng từng loại:

• Biên bản vi phạm kỷ luật lao động: Lập tại thời điểm phát hiện hành vi vi phạm, nhằm ghi nhận sự việc, hành vi cụ thể và chứng cứ liên quan. Đây là bước khởi đầu của quy trình xử lý kỷ luật.
• Biên bản kỷ luật lao động: Lập trong cuộc họp xử lý kỷ luật chính thức, ghi nhận ý kiến các bên, quá trình xem xét và kết luận về hành vi vi phạm.
• Quyết định kỷ luật lao động: Văn bản do người có thẩm quyền ban hành, chính thức áp dụng hình thức kỷ luật đối với người lao động (khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức hoặc sa thải).

1.3. Tầm quan trọng của biên bản kỷ luật lao động

Biên bản kỷ luật lao động là tài liệu then chốt để đảm bảo việc xử lý kỷ luật được thực hiện đúng quy định và minh bạch. Cụ thể, biên bản mang lại những giá trị sau:

• Căn cứ pháp lý bảo vệ doanh nghiệp: Chứng minh doanh nghiệp đã tuân thủ đầy đủ trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật khi phát sinh tranh chấp với người lao động hoặc cơ quan chức năng.
• Đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên: Người lao động được trình bày ý kiến, bào chữa và có đại diện tham gia; doanh nghiệp tránh nguy cơ bị cho là xử lý cảm tính hoặc tùy tiện.
• Tăng tính minh bạch và khách quan: Mọi ý kiến, chứng cứ và kết luận đều được ghi nhận rõ ràng, giúp quá trình xử lý kỷ luật diễn ra công bằng.
• Hạn chế rủi ro pháp lý phát sinh: Biên bản thiếu hoặc không đúng quy định có thể khiến quyết định kỷ luật bị vô hiệu, kéo theo nghĩa vụ bồi thường và khôi phục quyền lợi cho người lao động.

1.4. Cơ sở pháp lý

Việc lập biên bản kỷ luật lao động và tổ chức xử lý kỷ luật phải tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật hiện hành. Tính đến 2026, Bộ luật Lao động 2019 vẫn là căn cứ pháp lý chính, các sửa đổi liên quan chưa làm thay đổi nội dung về kỷ luật lao động. Cụ thể:

• Bộ luật Lao động 2019 (hiệu lực từ 01/01/2021):
  • Điều 122: Nguyên tắc, trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động (bắt buộc họp xử lý, chứng minh lỗi, có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động).
  • Điều 123: Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động.
  • Điều 124: Các hình thức xử lý kỷ luật lao động.
  • Điều 125: Trường hợp áp dụng hình thức sa thải.
  • Điều 126: Các trường hợp tạm đình chỉ công việc.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP:
  • Điều 70: Hướng dẫn chi tiết trình tự xử lý kỷ luật, bao gồm lập biên bản vi phạm, thông báo họp, lập biên bản họp xử lý kỷ luật (phải được thông qua và ký trước khi kết thúc cuộc họp) và ban hành quyết định kỷ luật.

Việc tuân thủ đúng các căn cứ pháp lý trên là điều kiện bắt buộc để quyết định kỷ luật lao động có hiệu lực, đồng thời giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp pháp lý.

2. Quy trình xử lý kỷ luật lao động đúng luật

Để việc xử lý kỷ luật lao động có hiệu lực pháp lý và hạn chế rủi ro tranh chấp, doanh nghiệp cần thực hiện đúng và đủ 4 bước theo trình tự bắt buộc. Quy trình có thể tóm lược như sau:

Lập biên bản vi phạm → Tổ chức họp xử lý kỷ luật → Lập biên bản họp → Ban hành quyết định kỷ luật.

Bước 1: Lập biên bản vi phạm kỷ luật

Đây là bước khởi đầu và có ý nghĩa quan trọng trong toàn bộ quy trình xử lý kỷ luật.

• Thời điểm lập biên bản: Biên bản có thể được lập ngay tại thời điểm phát hiện hành vi vi phạm hoặc ngay sau đó, khi đã xác minh rõ sự việc. Việc lập càng sớm càng giúp đảm bảo tính khách quan và đầy đủ chứng cứ.
• Thành phần tham dự: Thường bao gồm người lập biên bản (đại diện người sử dụng lao động), người lao động vi phạm và người làm chứng (nếu có). Trong một số trường hợp, có thể mời đại diện công đoàn tham gia chứng kiến.
• Nội dung cần có trong biên bản vi phạm: Biên bản phải ghi rõ thời gian, địa điểm xảy ra vi phạm; diễn biến sự việc; hành vi vi phạm cụ thể; căn cứ nội quy/quy chế bị vi phạm; các tài liệu, chứng cứ kèm theo (nếu có); ý kiến giải trình ban đầu của người lao động.
• Lưu ý về chữ ký: Biên bản cần có chữ ký của người lập và người lao động vi phạm. Trường hợp người lao động từ chối ký, phải ghi rõ lý do và có chữ ký xác nhận của người làm chứng để biên bản vẫn có giá trị.

Bước 2: Tổ chức họp xử lý kỷ luật lao động

Cuộc họp xử lý kỷ luật là điều kiện bắt buộc để quyết định kỷ luật có hiệu lực.

• Điều kiện tổ chức họp: Doanh nghiệp phải thông báo trước bằng văn bản cho người lao động vi phạm và các bên liên quan về thời gian, địa điểm, nội dung cuộc họp theo đúng thời hạn luật định.
• Thành phần bắt buộc tham dự: Người sử dụng lao động hoặc người được ủy quyền; người lao động vi phạm; đại diện tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (công đoàn). Nếu người lao động dưới 15 tuổi, phải có người đại diện theo pháp luật tham dự.
• Trình tự cuộc họp: Công bố hành vi vi phạm và căn cứ xử lý; người lao động trình bày ý kiến, tự bào chữa hoặc nhờ người khác bào chữa; các bên tham dự phát biểu ý kiến; người chủ trì kết luận.
• Lưu ý quan trọng: Mọi ý kiến của các bên cần được ghi nhận đầy đủ, trung thực, không được cắt xén hoặc suy diễn chủ quan.

Bước 3: Lập biên bản cuộc họp xử lý kỷ luật

Biên bản họp xử lý kỷ luật là tài liệu trung tâm, quyết định tính hợp pháp của toàn bộ quy trình.

• Nội dung bắt buộc: Ghi rõ thời gian, địa điểm họp; thành phần tham dự; diễn biến cuộc họp; ý kiến của từng bên; kết luận và đề xuất hình thức kỷ luật (nếu có).
• Yêu cầu thông qua và ký biên bản: Biên bản phải được đọc lại, thông qua ngay tại cuộc họp và ký xác nhận trước khi kết thúc. Người ký tối thiểu gồm chủ trì cuộc họp, thư ký và người lao động vi phạm.
• Trường hợp không ký: Nếu có người từ chối ký, cần ghi rõ lý do trong biên bản và có xác nhận của các thành viên tham dự khác để đảm bảo giá trị pháp lý.

Bước 4: Ban hành Quyết định xử lý kỷ luật lao động

Đây là bước cuối cùng, chính thức áp dụng hình thức kỷ luật đối với người lao động.

• Thời hạn ban hành: Quyết định phải được ban hành trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động theo quy định pháp luật; quá thời hạn, quyết định có thể bị vô hiệu.
• Nội dung chính của quyết định: Thông tin người lao động; hành vi vi phạm; căn cứ pháp lý; hình thức kỷ luật áp dụng; thời điểm hiệu lực; trách nhiệm thi hành.
• Thẩm quyền ban hành: Người sử dụng lao động hoặc người được ủy quyền hợp pháp theo nội quy, quy chế của doanh nghiệp.
• Lưu ý về công bố quyết định: Quyết định cần được gửi trực tiếp cho người lao động và các bên liên quan; trường hợp cần thiết có thể công bố nội bộ theo đúng quy định, tránh xâm phạm danh dự, nhân phẩm người lao động.

3. Các hình thức kỷ luật lao động và thời hạn xử lý

Dưới đây là các hình thức kỷ luật lao động phổ biến và thời hiệu áp dụng, giúp doanh nghiệp lựa chọn biện pháp phù hợp, tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro tranh chấp:

3.1. Các hình thức kỷ luật lao động

Căn cứ Điều 124 Bộ luật Lao động 2019 (hiệu lực từ 01/01/2021 và vẫn được áp dụng đến năm 2026), với mỗi hành vi vi phạm, người sử dụng lao động chỉ được lựa chọn một trong bốn hình thức kỷ luật sau:

• Khiển trách: Áp dụng cho các vi phạm lần đầu, mức độ nhẹ hoặc các hành vi đã được quy định cụ thể trong nội quy lao động.
• Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng: Làm chậm thời điểm nâng lương định kỳ, thường áp dụng với vi phạm ở mức độ trung bình.
• Cách chức: Chỉ áp dụng đối với người lao động giữ chức vụ quản lý, lãnh đạo; chấm dứt chức danh hiện tại nhưng không làm chấm dứt hợp đồng lao động.
• Sa thải: Hình thức kỷ luật nghiêm khắc nhất, dẫn đến chấm dứt hợp đồng lao động. Chỉ được áp dụng trong các trường hợp đặc biệt nghiêm trọng theo Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 (như trộm cắp, tham ô, tiết lộ bí mật kinh doanh – công nghệ, vi phạm nghiêm trọng nội quy, tự ý bỏ việc kéo dài…).

Lưu ý quan trọng

• Không được áp dụng nhiều hình thức kỷ luật cho cùng một hành vi vi phạm.
• Không được dùng phạt tiền, cắt lương thay cho kỷ luật hoặc áp dụng các biện pháp xâm phạm thân thể, danh dự, nhân phẩm người lao động (Điều 127 Bộ luật Lao động 2019).

3.2. Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động

Theo Điều 123 Bộ luật Lao động 2019, thời hiệu xử lý kỷ luật được quy định như sau:

• Thời hiệu thông thường: 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm.
• Thời hiệu kéo dài: 12 tháng đối với các hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, bí mật công nghệ hoặc bí mật kinh doanh của doanh nghiệp.

Trường hợp được gia hạn thời hiệu: Trong các khoảng thời gian không được xử lý kỷ luật theo khoản 4 Điều 122 (người lao động nghỉ ốm đau, thai sản, bị tạm giữ – tạm giam, chờ kết luận của cơ quan có thẩm quyền…), nếu thời hiệu đã hết hoặc còn dưới 60 ngày thì:

• Được kéo dài thêm thời hiệu xử lý
• Thời gian gia hạn tối đa không quá 60 ngày, kể từ ngày kết thúc thời gian tạm hoãn xử lý kỷ luật.

4. Các trường hợp không được xử lý kỷ luật lao động

Căn cứ khoản 4 và khoản 5 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 (có hiệu lực từ 01/01/2021 và tiếp tục được áp dụng đến năm 2026), người sử dụng lao động không được tiến hành xử lý kỷ luật lao động trong các trường hợp sau:

• Người lao động đang nghỉ ốm đau, điều dưỡng hoặc nghỉ việc có sự chấp thuận của người sử dụng lao động.
• Người lao động đang bị tạm giữ, tạm giam theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
• Người lao động đang chờ kết luận điều tra, xác minh đối với các hành vi vi phạm nghiêm trọng quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 (như trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc…).
• Lao động nữ đang mang thai; người lao động đang nghỉ thai sản hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi.
• Người lao động bị bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức, khả năng điều khiển hành vi của mình (trường hợp này bị cấm xử lý kỷ luật tuyệt đối, không phụ thuộc thời gian).

Các trường hợp liên quan khác

• Một số đối tượng đặc thù có thể chịu sự điều chỉnh của các văn bản pháp luật chuyên ngành (ví dụ cán bộ, công chức theo Luật Cán bộ, công chức). Tuy nhiên, đối với quan hệ lao động thông thường, các trường hợp nêu trên là căn cứ áp dụng chủ yếu.
• Không được xử lý kỷ luật nếu hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc pháp luật lao động (khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019).

Lưu ý quan trọng

Đối với các trường hợp mang tính tạm thời (nghỉ ốm, thai sản, tạm giữ – tạm giam, chờ kết luận điều tra…), việc xử lý kỷ luật chỉ bị tạm hoãn. Sau khi kết thúc các khoảng thời gian này, doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục quy trình xử lý nếu còn trong thời hiệu (thời hiệu có thể được gia hạn tối đa 60 ngày theo quy định).

Việc xử lý kỷ luật không đúng thời điểm hoặc trái quy định có thể khiến quyết định kỷ luật bị tuyên vô hiệu, kéo theo nghĩa vụ nhận lại người lao động và bồi thường các quyền lợi liên quan.

5. Mẫu Biên bản kỷ luật lao động 2026 phổ biến nhất (Kèm hướng dẫn điền chi tiết)

Dưới đây là các mẫu biên bản kỷ luật lao động thông dụng năm 2026, kèm hướng dẫn chi tiết từng mục để doanh nghiệp dễ dàng áp dụng và lập biên bản đúng chuẩn:

Mẫu 1: Biên bản vi phạm kỷ luật lao động (Biên bản ghi nhận sự việc)

Mục đích và thời điểm lập biên bản: Biên bản vi phạm kỷ luật lao động được lập ngay khi phát hiện hành vi vi phạm hoặc ngay sau đó trong trường hợp cần thu thập, xác minh chứng cứ. Mục đích là ghi nhận khách quan sự việc, làm căn cứ khởi đầu cho quy trình xử lý kỷ luật theo quy định tại khoản 1 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Cấu trúc cơ bản của biên bản

• Quốc hiệu: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
• Tiêu ngữ: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
• Tên doanh nghiệp, số biên bản, địa điểm và thời gian lập
• Thành phần tham gia lập biên bản: người lập, nhân chứng, người vi phạm
• Nội dung vi phạm: mô tả hành vi, thời gian, địa điểm, hậu quả
• Bằng chứng kèm theo: chứng từ, hình ảnh, camera, lời khai…
• Ý kiến của người vi phạm
• Chữ ký các bên (trường hợp từ chối ký phải ghi rõ và có người chứng kiến)

Hướng dẫn điền nội dung chi tiết (kèm ví dụ)

• Thành phần: Ghi rõ họ tên, chức vụ người lập biên bản (quản lý trực tiếp hoặc HR), nhân chứng (tối thiểu 01-02 người) và người vi phạm.
• Nội dung vi phạm: Trình bày cụ thể, trung thực, đúng sự việc, tránh suy đoán chủ quan.
  • Ví dụ đi muộn: “Vào lúc 08h30 ngày 15/01/2026, ông Nguyễn Văn A (mã NV: 123) đến công ty muộn 30 phút, không có lý do chính đáng, vi phạm Điều 10 Nội quy lao động.”
  • Ví dụ nghỉ không phép: “Từ ngày 10-12/01/2026, bà Trần Thị B nghỉ việc 03 ngày liên tục không xin phép, không thông báo, vi phạm Điều 15 Nội quy lao động.”
  • Ví dụ vi phạm an toàn lao động: “Ngày 20/01/2026, ông Lê Văn C không sử dụng trang bị bảo hộ khi vận hành máy, tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn lao động.”
  • Ví dụ trộm cắp: “Ngày 25/01/2026, ông Phạm Văn D lấy 01 laptop của công ty trị giá 20.000.000 đồng (có camera ghi hình và lời khai nhân chứng).”
• Bằng chứng: Liệt kê rõ ràng từng loại chứng cứ kèm theo (hình ảnh camera, tài liệu, lời khai…).
• Ý kiến người vi phạm: Ghi nguyên văn phần giải trình; nếu không có ý kiến, ghi rõ “không có ý kiến”.
• Chữ ký: Trường hợp người vi phạm không ký, phải nêu rõ lý do và mời ít nhất 02 người làm chứng ký xác nhận.

->> Tải Ngay Mẫu Biên Bản Vi Phạm Kỷ Luật Lao Động

Mẫu 2: Biên bản họp xử lý kỷ luật lao động

Mục đích và thời điểm lập: Biên bản được lập trong cuộc họp chính thức xem xét kỷ luật lao động, sau khi người lao động và các bên liên quan đã được thông báo trước tối thiểu 05 ngày làm việc. Văn bản này dùng để ghi nhận đầy đủ diễn biến cuộc họp, ý kiến các bên và là căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định kỷ luật theo khoản 3 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Biên bản phải được thông qua và ký xác nhận ngay trước khi kết thúc cuộc họp.

Bố cục cơ bản của biên bản

• Quốc hiệu – Tiêu ngữ
• Tên doanh nghiệp, số biên bản, địa điểm và thời gian họp
• Thành phần tham dự: người chủ trì, người lao động vi phạm, đại diện tổ chức đại diện người lao động, người liên quan/nhân chứng (nếu có)
• Nội dung họp: công bố biên bản vi phạm và chứng cứ
• Diễn biến cuộc họp: trình bày, trao đổi, tranh luận
• Ý kiến các bên: người lao động, đại diện công đoàn, các bên liên quan
• Kết luận cuộc họp: đề xuất hình thức xử lý kỷ luật
• Chữ ký xác nhận (trường hợp từ chối ký phải ghi rõ)

Hướng dẫn ghi chép chi tiết

• Thành phần tham dự: Bắt buộc phải có người lao động bị xem xét kỷ luật, đại diện tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và người chủ trì cuộc họp (người sử dụng lao động hoặc người được ủy quyền).
• Diễn biến cuộc họp: Ghi theo trình tự logic: công bố biên bản vi phạm → người lao động trình bày, giải trình → công bố và làm rõ chứng cứ → ý kiến đại diện tổ chức người lao động → thảo luận.
• Ý kiến các bên: Ghi nhận trung thực, nguyên văn, không tóm lược mang tính suy diễn.
• Kết luận: Chỉ nêu đề xuất hình thức kỷ luật, không thay thế quyết định kỷ luật chính thức (quyết định do người có thẩm quyền ban hành sau cuộc họp).
• Lưu ý: Việc thiếu thành phần bắt buộc hoặc không thực hiện đúng thủ tục thông báo có thể khiến biên bản và quyết định kỷ luật bị tuyên vô hiệu.

->> Tải Ngay Mẫu Biên Bản Vi Phạm Kỷ Luật Lao Động

Mẫu 3: Biên bản cảnh cáo nhân viên vi phạm nội quy công ty

Mục đích và thời điểm sử dụng: Biên bản này dùng cho hình thức kỷ luật nhẹ, như khiển trách hoặc cảnh cáo, thường áp dụng cho vi phạm lần đầu hoặc vi phạm nhẹ. Mục tiêu là ghi nhận chính thức việc nhắc nhở và tạo cơ sở theo dõi, tránh tái phạm.

Cấu trúc cơ bản và hướng dẫn điền

• Quốc hiệu, tên công ty, ngày tháng lập biên bản
• Thông tin nhân viên vi phạm: họ tên, bộ phận, chức danh
• Hành vi vi phạm: mô tả cụ thể, khách quan, kèm hậu quả nếu có
• Hình thức kỷ luật: “Khiển trách bằng văn bản” hoặc “Cảnh cáo”
• Căn cứ và lý do: trích dẫn nội quy công ty, quy định liên quan
• Ý kiến người vi phạm: giải trình hoặc thừa nhận
• Chữ ký: lãnh đạo có thẩm quyền và nhân viên vi phạm

Hướng dẫn điền chi tiết

• Mô tả vi phạm ngắn gọn, rõ ràng, tránh suy diễn.
• Ghi hậu quả trực tiếp nếu có (ví dụ: chậm tiến độ, gây thiệt hại nhỏ).
• Nhấn mạnh cam kết không tái phạm từ phía nhân viên.

->> Tải Ngay Mẫu Biên Bản Vi Phạm Kỷ Luật Lao Động

Mẫu 4: Quyết định xử lý kỷ luật lao động

Mục đích và thời điểm ban hành: Quyết định này là văn bản chính thức cuối cùng do người có thẩm quyền (Giám đốc hoặc người được ủy quyền) ban hành sau khi có biên bản họp xử lý kỷ luật. Nó chính thức áp dụng hình thức kỷ luật đối với nhân viên và phải được gửi trong thời hiệu quy định (khoản 4 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP).

Cấu trúc mẫu và hướng dẫn điền

• Quốc hiệu, tên công ty, số quyết định, ngày tháng ban hành
• Căn cứ pháp lý: Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 145/2020, nội quy lao động, biên bản họp xử lý kỷ luật
• Thông tin người vi phạm: họ tên, bộ phận, chức danh
• Hành vi vi phạm: mô tả chính xác, khách quan
• Hình thức kỷ luật: khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, sa thải (áp dụng đúng Điều 125 Bộ luật Lao động 2019)
• Thời hạn áp dụng, hiệu lực
• Quyền khiếu nại của người lao động
• Chữ ký Giám đốc hoặc người ủy quyền

Hướng dẫn điền chi tiết

• Ghi hành vi và hình thức kỷ luật đúng sự thật, tuân thủ pháp luật.
• Hình thức sa thải chỉ áp dụng các trường hợp nghiêm trọng theo Điều 125.
• Trình bày văn bản rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu, đảm bảo minh bạch và có giá trị pháp lý.

->> Tải Ngay Mẫu Biên Bản Vi Phạm Kỷ Luật Lao Động

6. Những lưu ý quan trọng khi lập Biên bản kỷ luật

Khi lập biên bản kỷ luật lao động (biên bản họp xử lý kỷ luật), doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ quy định tại Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP – hiện vẫn là căn cứ pháp lý chính áp dụng đến năm 2026. Bất kỳ sai sót nào trong quy trình hoặc nội dung biên bản đều có thể khiến quyết định kỷ luật bị vô hiệu, kéo theo nghĩa vụ nhận lại người lao động và bồi thường các quyền lợi liên quan. Một số lưu ý quan trọng gồm:

• Bảo đảm tính chính xác, khách quan: Biên bản phải phản ánh trung thực diễn biến cuộc họp, chứng cứ và ý kiến của các bên. Nội dung cần dựa trên căn cứ rõ ràng, tránh suy đoán, thiên lệch hoặc sử dụng ngôn từ mang tính cảm xúc, xúc phạm.
• Tuân thủ thời hiệu xử lý kỷ luật: Chỉ được tiến hành xử lý trong thời hiệu theo Điều 123 Bộ luật Lao động 2019 (06 tháng; 12 tháng với vi phạm liên quan tài chính, tài sản, bí mật kinh doanh). Hết thời hiệu, kể cả sau thời gian được gia hạn tối đa 60 ngày, thì không được tổ chức họp hay ban hành quyết định kỷ luật.
• Đảm bảo quyền giải trình của người lao động: Doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản trước ít nhất 05 ngày làm việc, tạo điều kiện để người lao động trình bày ý kiến, bào chữa và cung cấp chứng cứ. Trường hợp người lao động vắng mặt vì lý do chính đáng, cuộc họp phải được hoãn.
• Đủ thành phần tham dự theo luật định: Cuộc họp xử lý kỷ luật phải có người lao động (hoặc đại diện hợp pháp), đại diện tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và người sử dụng lao động hoặc người được ủy quyền. Thiếu thành phần bắt buộc có thể làm biên bản và quyết định kỷ luật không có giá trị pháp lý.
• Chứng cứ hợp pháp, công khai: Tài liệu, bằng chứng (biên bản vi phạm, camera hợp pháp, lời khai nhân chứng…) phải được thu thập đúng quy định và công bố tại cuộc họp để người lao động có quyền phản hồi.
• Hình thức và ngôn ngữ biên bản: Biên bản cần trình bày rõ ràng, đúng thể thức văn bản hành chính, ghi đầy đủ thời gian, địa điểm, thành phần, diễn biến, ý kiến và kết luận. Biên bản phải được thông qua và ký ngay tại cuộc họp trước khi kết thúc.
• Xử lý trường hợp người lao động không ký: Nếu người lao động từ chối ký biên bản hoặc quyết định kỷ luật, phải ghi rõ lý do và có ít nhất 02 người làm chứng ký xác nhận. Việc từ chối ký không làm mất hiệu lực văn bản nếu trình tự xử lý đúng pháp luật.
• Các hành vi bị nghiêm cấm khi xử lý kỷ luật (Điều 127 Bộ luật Lao động 2019):
  • Xâm phạm thân thể, danh dự, nhân phẩm người lao động.
  • Phạt tiền, cắt lương thay cho hình thức kỷ luật.
  • Kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy lao động.
  • Áp dụng nhiều hình thức kỷ luật cho một hành vi vi phạm.

Việc tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc trên giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý, đồng thời đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong quan hệ lao động. Với các trường hợp phức tạp, doanh nghiệp nên tham vấn luật sư hoặc chuyên gia lao động để hạn chế tranh chấp phát sinh.

7. Hỏi đáp thường gặp về Biên bản kỷ luật lao động (FAQs)

Câu hỏi 1: Biên bản kỷ luật có cần công chứng không?

Không. Biên bản kỷ luật là văn bản nội bộ của doanh nghiệp, không thuộc đối tượng bắt buộc công chứng theo Luật Công chứng. Giá trị pháp lý của biên bản phụ thuộc vào việc tuân thủ đúng trình tự, thủ tục (lập tại cuộc họp, được thông qua và ký trước khi kết thúc họp). Việc công chứng không làm tăng giá trị pháp lý mà chỉ phát sinh chi phí không cần thiết.

Câu hỏi 2: Người lao động không ký biên bản kỷ luật thì xử lý thế nào?

Vẫn có hiệu lực nếu quy trình xử lý kỷ luật được thực hiện đúng pháp luật. Trường hợp người lao động từ chối ký, doanh nghiệp phải ghi rõ lý do từ chối (nếu có) và mời ít nhất 02 người không liên quan trực tiếp ký xác nhận việc từ chối. Việc không ký không làm vô hiệu biên bản hoặc quyết định kỷ luật.

Câu hỏi 3: Có bắt buộc phải có đại diện công đoàn trong cuộc họp xử lý kỷ luật không?

Có. Cuộc họp phải có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên (công đoàn cơ sở hoặc tổ chức người lao động tại doanh nghiệp).

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đã thông báo hợp lệ trước ít nhất 05 ngày làm việc nhưng tổ chức này không phản hồi hoặc vắng mặt, cuộc họp vẫn được tiến hành. Ngược lại, nếu không thông báo đúng quy định, quyết định kỷ luật có thể bị tuyên vô hiệu.

Câu hỏi 4: Biên bản kỷ luật có giá trị trong bao lâu?

Biên bản kỷ luật không có thời hạn hiệu lực cụ thể. Đây là chứng cứ lâu dài chứng minh việc xử lý kỷ luật đúng quy trình pháp luật. Biên bản được lưu trữ theo quy định về hồ sơ lao động của doanh nghiệp (thường tối thiểu 05 năm). Giá trị pháp lý chỉ bị ảnh hưởng khi bị cơ quan có thẩm quyền tuyên vô hiệu.

Câu hỏi 5: Phân biệt Biên bản vi phạm và Biên bản cuộc họp xử lý kỷ luật.

Dưới đây là cách phân biệt biên bản vi phạm và biên bản họp xử lý kỷ luật, giúp nắm rõ vai trò, nội dung và thời điểm sử dụng của từng văn bản trong quy trình xử lý kỷ luật lao động:

• Biên bản vi phạm kỷ luật lao động: Lập khi phát hiện hành vi vi phạm, ghi nhận hành vi, thời gian, địa điểm và chứng cứ ban đầu. Đây là bước khởi đầu của quy trình xử lý kỷ luật.
• Biên bản họp xử lý kỷ luật lao động: Lập trong cuộc họp chính thức, ghi nhận đầy đủ ý kiến các bên, diễn biến thảo luận, chứng cứ và kết luận. Biên bản này phải được thông qua và ký ngay trước khi kết thúc họp, làm căn cứ ban hành quyết định kỷ luật.

Câu hỏi 6: Người lao động có được quyền giữ một bản biên bản kỷ luật không?

Có. Người lao động có quyền nhận bản sao biên bản họp xử lý kỷ luật và quyết định kỷ luật lao động. Doanh nghiệp có trách nhiệm gửi quyết định kỷ luật trong thời hiệu xử lý theo quy định, nhằm đảm bảo tính minh bạch và quyền khiếu nại, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động.

Sử dụng các Mẫu Biên Bản Kỷ Luật chuẩn này giúp doanh nghiệp đảm bảo quy trình xử lý vi phạm lao động đúng pháp luật, minh bạch và giảm thiểu rủi ro tranh chấp. Tải về và áp dụng ngay để quản lý kỷ luật lao động hiệu quả.